CONVENTION DE PARTENARIAT RELATIVE À LA SOLUTION D’INFORMATISATION EN RÉSEAU ET AU PORTAIL DOCUMENTAIRE BIBLIOTHEQUES.HAUTES-ALPES.FR

CONVENTION DE PARTENARIAT RELATIVE À LA SOLUTION

D’INFORMATISATION EN RÉSEAU ET AU PORTAIL DOCUMENTAIRE

XXXXXXXXXXXXX.XXXXXX-XXXXX.XX

ENTRE

Le Département des Hautes-Alpes

Domicilié Xxxxx xx Xxxxxxxxxxx, Xxxxx Xxxxx-Xxxxxx, XX 00000, 00000 XXX XXXXX

Représenté par son Président, M. Jean-Xxxxx XXXXXXX, dûment habilité à cet effet par délibération en date du 6 février 2018

Ci-après désigné par « le Département »,

Et

La Commune ou l’établissement public de coopération intercommunale (EPCI) de, Domicilié (e)

Représenté (e) par son , , habilité à cet effet par délibération du

Ci-après désignée « la Collectivité »,

Vu le Code Général des Collectivités Territoriales et notamment son article L. 3211-1, Vu le Code du Patrimoine et notamment ses articles L. 310-1 à L. 330-1,

Vu le Manifeste de l’UNESCO sur la bibliothèque publique,

PRÉAMBULE

Au moyen de la Bibliothèque Départementale, le Département œuvre au développement des bibliothèques et de la lecture publique et apporte ainsi son appui, de manière diversifiée, à des collectivités qui ne bénéficieraient sans cet apport d’aucun service de la lecture, ou d’un service de moindre qualité. Dans les Hautes-Alpes, cet appui concerne toutes les collectivités (communes de moins de 20 000 habitants et EPCI de moins de 40 000 habitants. À ce titre, la Bibliothèque Départementale a notamment pour mission de former et animer, pour le profit de chacune de ses composantes, un réseau départemental de lecture publique. C’est dans ce cadre que la Bibliothèque Départementale gère et maintient un système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB) et un portail documentaire uniques pour un certain nombre de bibliothèques du territoire. Cette solution est à la fois fédératrice, rationnelle et économe (partage des coûts). Pour le public comme pour les professionnels des bibliothèques, les avantages de la mise en réseau sont multiples : créer des liens entre les différentes bibliothèques, partager ses connaissances et son savoir-faire, favoriser le travail coopératif.

IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 : OBJET

La présente convention a pour objet de définir la nature, les conditions et les modalités du partenariat relatif à la mise à disposition de la collectivité d’une part de données et d’autre part d’outils logiciels édités par la société C3rb Informatique et utilisés par le Département pour assurer :

• la gestion informatisée d’une bibliothèque (SIGB) : progiciel Xxxxxx.xxx ;

• la publication sur le web de données portant sur les collections, services, actions, etc., (portail documentaire) : POM – Portail Orphée Média.

ARTICLE 2 : OUTILS ET DONNÉES CONCERNÉS PAR LE PROJET

La présente convention porte sur les outils de gestion (SIGB) et de publication (portail documentaire) de la Bibliothèque Départementale et sur les données gérées et produites par la Bibliothèque Départementale et la bibliothèque de la collectivité concernée. Elle comprend :

• L’outil logiciel de gestion informatisée de la bibliothèque départementale (SIGB) ;

• L’outil de publication des collections, articles, etc. (portail documentaire) ;

• Les données de gestion et de contenus rentrées par la bibliothèque ;

• Les données de gestion et de contenus rentrées par la Bibliothèque Départementale ;

• Les données de gestion et de contenus fournies par d’autres partenaires et en premier lieu la

Bibliothèque Nationale de France (BnF) ;

• Les données d’enrichissement de contenus par des prestataires extérieurs (par exemple

Electre et Babelthèque) ;

• Les images numérisées de la bibliothèque des Archives Départementales.

ARTICLE 3 : MODALITÉS DE MISE À DISPOSITION DES OUTILS LOGICIELS

Le Département dispose d’un logiciel de gestion de bibliothèques ainsi que d‘un portail documentaire

dédié à la publication des documents.

Ces outils seront mis à la disposition de la collectivité après la signature de la présente convention.

3.1 SYSTÈME INTÉGRÉ DE GESTION DE BIBLIOTHÈQUE

Le Département intègre gratuitement la collectivité dans son réseau informatisé. Seul le coût de la licence est à la charge de la collectivité.

La collectivité dispose d’une instance personnalisée du SIGB qui lui permet de décrire et gérer ses collections, les mettre à la disposition du public. Cette instance est accessible sur Internet à l’aide d’un compte personnalisé. Elle permet d’accéder à l’ensemble des données bibliographiques du réseau départemental.

La collectivité s’engage à utiliser le logiciel selon les règles établies par le Département, notamment en termes de description bibliographique (catalogage), d’exemplarisation, d’indexation des documents et d’utilisation afin d’assurer une cohérence optimale dans le fonctionnement de la base bibliographique.

3.2 PORTAIL DOCUMENTAIRE

Le Département met à la disposition de la collectivité le portail documentaire bibliothèques.hautes- xxxxx.xx. Cela signifie que la bibliothèque peut rendre visible l’ensemble de ses collections, publier sur le portail des articles portant sur les actions culturelles de la bibliothèque, des coups de cœur…, utiliser tout ou partie des services aux usagers rendus possibles par le portail (réservations, accès au compte lecteur…).

La mise à disposition d’un portail documentaire pour la collectivité se fait selon deux modalités :

• Une intégration basique : visibilité des collections, comptes lecteurs et publication d’articles d’actualité et de coups de cœur sur le portail xxxxxxxxxxxxx.xxxxxx-xxxxx.xx ;

• Une intégration avancée : mise à disposition d’un portail en marque grise (Cf. Annexe 1) proposé prioritairement aux réseaux de bibliothèques. Cette solution permet à la collectivité de disposer d’une page d’accueil personnalisée qu’elle administre librement au moyen d’un back office propre. Depuis cette page d’accueil personnalisée, sur laquelle figure l’identité de

la collectivité, des bibliothèques et du Département, les usagers auront accès, en plus de leur

compte lecteur, aux actions culturelles, coups de cœur, informations pratiques de leur réseau.

Dans tous les cas, le Département conserve la maitrise du paramétrage du portail documentaire.

Toutefois, si elle le souhaite, la collectivité peut choisir d’interfacer une autre solution portail au SIGB proposé par le Département. Dans ce cas, l’intégralité des coûts de mise en œuvre et de fonctionnement du portail sera à sa charge.

ARTICLE 4 : PROPRIÉTÉ ET USAGE DES DONNÉES MISES À LA DISPOSITION DE LA COLLECTIVITÉ

Les données mises à la disposition de la collectivité sont de plusieurs natures et toutes ne relèvent pas du même usage. En revanche toutes sont mises gratuitement à la disposition des collectivités partenaires pendant la durée de la convention.

Le Département a accès, pour la durée de la présente convention, à l’ensemble des données de gestion et de description produites par la collectivité. Le Département s’engage à en limiter l’accès au seul service de la Bibliothèque Départementale, sauf besoin technique.

Le Département se réserve notamment le droit d’exploiter ces données à des fins statistiques.

La Bibliothèque Départementale est garante de la cohérence des données publiées sur le portail afin d’en faciliter la consultation par les internautes, ainsi que l’interopérabilité. Dans ces conditions, la collectivité devra respecter les règles édictées par la Bibliothèque Départementale.

4.1 LES DONNÉES CATALOGRAPHIQUES

Les données catalographiques regroupent pour l’essentiel les données bibliographiques et d’autorité. Celles présentent dans le catalogue géré par la Bibliothèque Départementale sont pour l’essentiel récupérées de la BNF ou ont vocation à l’être à l’avenir. La BNF a placé ses données sous la « licence ouverte » de l’État, qui en permet la libre réutilisation avec obligation de mention de la source (site de la BNF ou de xxxx.xxxx.xx).

Certaines données catalographiques pourront, de manière très exceptionnelle, être produites par le Département (fonds ancien…). Dans ce cas, elles pourront être librement réutilisées avec obligation de mention de la source.

Enfin, quelques données catalographiques (notices de commandes Électre, résumés, 4e de couverture, enrichissements en webservices du catalogue en ligne…) sont fournies par des prestataires extérieurs moyennant facturation. Ces données ne peuvent en aucun cas être réutilisées en dehors de notre catalogue.

4.2 LES DONNÉES LOCALES ET D’EXEMPLAIRES

Les données locales et les données d’exemplaires appartiennent aux collectivités (y compris le Département) qui possèdent un exemplaire physique du document. Néanmoins, pour construire ses propres données locales ou d’exemplaires, et à des fins de cohérence du catalogue, la collectivité s’engage à respecter les règles que fixera le Département.

4.3 LES DONNÉES D’USAGERS

Les données concernant les usagers appartiennent à la collectivité dans laquelle l’usager est inscrit. À ce titre, chaque collectivité doit faire une déclaration à la CNIL (commission nationale informatique et libertés) et respecter le RGPD (Règlement général de protection des données).

4.4 OUVERTURE DES DONNÉES PUBLIQUES

Tous les ministères, les autorités administratives indépendantes, les collectivités territoriales d’au moins 3 500 habitants et disposant au total en équivalents temps plein, de plus de 50 fonctionnaires, agents contractuels et/ou salariés, se voient dans l'obligation d’ouvrir leurs données comme prévu dans la Loi République Numérique.

Le Département est dans l’obligation d’ouvrir ces données publiques depuis avril 2017. La Bibliothéque

Départementale, via le progiciel Orphée est donc concernée par le projet.

Dans le cadre du Schéma Directeur Territorial des Services et des Usages Numériques (SDTSUN), le Département s’implique pleinement dans le développement numérique du territoire des Hautes-Alpes en définissant les différentes lignes de services stratégiques et qui sont définies par des actions concrètes. L’Open Data fait partie du socle de base du SDTSUN. La gouvernance de la donnée est essentielle au développement du territoire. L’évolution réglementaire profonde sur le sujet doit être prise en considération. Ainsi le Département va ouvrir progressivement ses données. Elles seront anonymisées et éditées sur les différentes plateformes de publication d’ouverture de données au niveau régionale avec xxxxxxxx.xx et au niveau national avec xxxx.xxxx.xx.

ARTICLE 5 : MODALITÉS DE FONCTIONNEMENT DU PARTENARIAT

5.1 INSTANCE DE PILOTAGE

Afin d’assurer le bon fonctionnement du partenariat, un comité d’utilisateurs est créé et regroupe l’ensemble des collectivités adhérentes à la convention.

Ce comité, piloté par la Bibliothèque Départementale, doit permettre d’évaluer les besoins des bibliothèques du réseau, d’échanger sur les pratiques, présenter et planifier les évolutions futures.

Il siège au minimum une fois par an et donne lieu à un compte-rendu officiel.

5.2 ENGAGEMENTS DE LA COLLECTIVITÉ

La collectivité s’engage à :

• Mentionner les services apportés par le Département et sa Bibliothèque Départementale dans sa communication sur la bibliothèque. Elle insèrera le logo du Département ainsi que l’adresse du portail Internet (xxxx://xxxxxxxxxxxxx.xxxxxx-xxxxx.xx) sur tout document de communication diffusé au public et qui concerne le SIGB et le portail (guide du lecteur, carte d’usager, etc.) ;

• Maintenir un emploi de bibliothécaire salarié, désigné comme interlocuteur référent, et signaler à la Bibliothèque Départementale tout changement ou remplacement de personnel ;

• Inscrire le bibliothécaire salarié aux formations et réunions de travail indispensables à une bonne appropriation des outils et à l’intégration au sein du réseau des bibliothèques informatisées des Hautes-Alpes ;

• Se conformer aux règles de fonctionnement en réseau, notamment en termes de respect des normes et des cadres de paramétrage mis en commun pour constituer la base bibliographique ainsi que la base des adhérents ;

• Se doter d’un équipement informatique connecté à internet en haut débit (a minima liaison ADSL 25Kb/s en débit montant et 50 Kb/s en débit descendant) selon les recommandations techniques faites par C3rb. Le département ne peut engager sa responsabilité quant à la qualité de la liaison.

• Afin de garantir la sécurité et dans le cadre du RGPD que la collectivité s’engage à respecter, il est fortement conseillé d’utiliser une connexion Internet filaire plutôt que par « Wifi » et de s’équiper d’un logiciel Antivirus à jour. Par ailleurs, les mots de passe sont individuels et ne doivent pas être divulgués, car cela engage la responsabilité des utilisateurs. Ils doivent être changés régulièrement.

• Effectuer les déclarations nécessaires auprès de la CNIL (commission nationale informatique et libertés), respecter les règles de la déontologie informatique et les dispositions du Code de la Propriété Intellectuelle ;

• Autoriser, dans le cadre de la maintenance et de l’accompagnement, un partage d’écrans via les outils web de visioconférence (type Skype) sur les postes informatiques professionnels par les agents de la Bibliothèque Départementale. Pour ce faire, chaque session sera soumise à une acceptation préalable par l’agent de la bibliothèque assistée ;

• Autoriser, dans le cadre de la maintenance, la prise en main à distance (télémaintenance) sur les postes informatiques professionnels par le prestataire C3rb. Pour ce faire, chaque prise en main à distance sera soumise à une acceptation préalable par l’agent de la bibliothèque assistée. L’outil utilisé sera fourni par le prestataire de services (type teamviewer) ;

• Signer, le cas échéant, la charte éditoriale relative à l’utilisation du portail en marque grise.

5.3 ENGAGEMENTS DU DÉPARTEMENT

Le Département s’engage à :

• Mettre à disposition de la bibliothèque un SIGB ainsi qu’un portail documentaire (intégration

basique) ;

• Prendre en charge l’accompagnement des projets d’informatisation et la formation des

utilisateurs salariés ;

• Assurer un service d’assistance par téléphone et par messagerie du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 et 13h30 à 17h30, à l’exclusion des jours fériés. En dehors de ces horaires, le prestataire s’engage à assurer un service d’assistance par téléphone et par messagerie du lundi au vendredi de 8h30 à 18h00 et le samedi de 9h00 à 18h00, à l’exclusion des jours fériés ;

• Fournir un cadre de paramétrage adapté aux besoins de la bibliothèque, notamment dans le respect des règles définies par la collectivité pour la gestion du service de prêt de documents ;

• Passer, auprès des éditeurs des logiciels utilisés, les contrats de maintenance qui recouvrent une assistance technique, la correction des anomalies relevées et des mises à jour évolutives ;

• Respecter le RGPD et s’assurer que C3rb respecte également cette réglementation ;

• Accompagner la mise en œuvre des évolutions techniques et fonctionnelles proposées par le prestataire, et en informer le réseau ;

• Veiller à ce que le prestataire tienne ses engagements quant à la protection et à la sauvegarde des données informatiques. Par ailleurs, le Département ne peut être tenu responsable de l’indisponibilité momentanée du service ;

• Respecter la confidentialité des données personnelles enregistrées dans le système et ne pas les diffuser à des tiers ;

• Autoriser les utilisateurs à modifier les informations relatives à leur bibliothèque ;

• Assurer la cohérence de la base bibliographique et des autorités ;

• Dans le cas où la collectivité souhaiterait ne plus utiliser les outils de la Bibliothèque départementale, le Département s’engage à l’accompagner techniquement dans la récupération de ses données (bases adhérents et bibliographique), mais la collectivité assumera à ses frais les éventuels coûts de cette récupération.

• Mettre gratuitement à la disposition des collectivités l’ensemble des données produites par la Bibliothèque Départementale ou acquises auprès de prestataires extérieurs pour la base bibliographique.

ARTICLE 6 : DISPOSITIONS FINANCIÈRES

Les services rendus dans le cadre de la présente convention par la Bibliothèque Départementale des Hautes-Alpes ne font l’objet d’aucune redevance :

• Informatisation et formation à l’utilisation des outils ;

• Assistance de premier niveau pour le SIGB ;

• Hébergement et maintenance du SIGB ;

• Hébergement, maintenance et intégration de base sur le portail ;

• Gestion de la base de données catalographiques.

En revanche, après refacturation, la collectivité devra prendre à sa charge le coût de la licence donnant accès au SIGB ainsi que toutes prestations complémentaires ne relevant pas des points mentionnés ci- dessus.

Exemples :

• Pour le SIGB : reprise de données, fusion de bases adhérents, formations avancées, etc. ;

• Le coût d’une intégration avancée pour la mise en œuvre d’un portail en marque grise y compris hébergement et maintenance et toute prestation complémentaire en lien avec le portail en marque grise ;

Enfin, les matériels, les logiciels (autres que Xxxxxx.xxx), les consommables nécessaires au fonctionnement informatisé d’une bibliothèque (cartes usagers, codes-barres, matériel informatique, puces RFID, etc.) ainsi que les frais de connexion sont à la charge directe de la collectivité.

ARTICLE 7 : DURÉE DE LA CONVENTION

La présente convention est conclue pour une durée de cinq ans à compter de sa date de signature. Elle sera reconduite tacitement. Elle pourra être dénoncée avant son expiration par notification écrite de l’une ou l’autre des deux parties, avec un préavis de trois mois.

Si la collectivité n’utilise plus les outils ou bien ne respecte pas les termes de la convention, le

Département se réserve le droit de dénoncer la présente convention.

A l’expiration de la convention ou après sa dénonciation, la collectivité est libre de choisir une autre

solution.

ARTICLE 8 : RÈGLEMENT DES LITIGES

Les Parties donnent compétence au Tribunal Administratif de Marseille en cas de conflit relatif à

l’interprétation ou à l’exécution de la présente convention.

Fait à en trois exemplaires, le

Le Président du Département Le Maire de la Commune ou le Président

des Hautes-Alpes de l’EPCI

Jean-Xxxxx XXXXXXX

ANNEXE 1 : glossaire

Système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB) : Un système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB) est un logiciel destiné à la gestion informatique des différentes activités nécessaires au fonctionnement d’une bibliothèque (gestion des collections et des usagers, de la circulation des documents, des acquisitions, édition de rapports statistiques). (Source : Wikipédia)

Portail documentaire : un portail documentaire est le point d'accès à l'information et aux ressources d'une bibliothèque pour le public. Le SIGB et le portail doivent communiquer pour fonctionner en parallèle. Pour cela, le portail documentaire utilise les données fournies par le SIGB. (Source : Enssib)

Marque grise : Une marque grise (ou marque franche) repose sur le principe commercial de mise à disposition d'outils ou de produits en citant explicitement la marque et l'origine de l'information transmise. Ainsi, de nombreux sites Web proposent des contenus appartenant à d'autres sites. La différence réside dans le fait que l'internaute sait de manière transparente que le service fourni émane d'un acteur qui dispose d'un savoir-faire reconnu. (Source : Wikipedia)

CNIL : La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) est une autorité administrative indépendante française. La CNIL accompagne les professionnels dans leur mise en conformité et aide les particuliers à maîtriser leurs données personnelles et exercer leurs droits. Elle analyse l’impact des innovations technologiques et des usages émergents sur la vie privée et les libertés. Enfin, elle travaille en étroite collaboration avec ses homologues européens et internationaux pour élaborer une régulation harmonisée. (Source : CNIL)

Interopérabilité : En informatique, capacité de matériels, de logiciels ou de protocoles différents à fonctionner ensemble et à partager des informations. (Source : Larousse)

RGPB : La solution devra respecter les règles définies dans le Règlement Général de Protection des Données. Le règlement est accessible sur le site : xxxxx://xxx.xxxx.xx/xx/xxxxxxxxx-xxxxxxxx- protection-donnees.

Open Data : L'open data ou donnée ouverte est une donnée numérique dont l'accès et l'usage sont laissés libres aux usagers. Elle peut être d'origine publique ou privée, produite notamment par une collectivité, un service public (éventuellement délégué) ou une entreprise. Elle est diffusée de manière structurée selon une méthode et une licence ouverte garantissant son libre accès et sa réutilisation par tous, sans restriction technique, juridique ou financière.

L'ouverture des données (open data) est à la fois un mouvement, une philosophie d'accès à l'information et une pratique de publication de données librement accessibles et exploitables.

Elle s'inscrit dans une tendance qui considère l'information publique comme un bien commun […] dont

la diffusion est d'intérêt public et général. (Source : Wikipedia)