Contrat de prestation de service en vue de l’audit de validation du système d’autocontrôle pour le guide sectoriel pour la Production Primaire Végétale et Animale G-040
Contrat de prestation de service en vue de l’audit de validation du système d’autocontrôle pour le guide sectoriel pour la Production Primaire Végétale et Animale G-040
et/ou le Standard Vegaplan Production Primaire Végétale CONDITIONS GENERALES
ENTRE :
CERTISYS S.R.L. / B.V.
ayant son siège social à 0000 Xxxxxxxxx, Xxxxxx xx Xxxxx, 00
N° d'entreprise : BE 0445.344.915
Ci-après dénommée "organisme de contrôle et de certification",
ET :
Dénomination Opérateur (Identique à l’enregistrement à la Banque Carrefour des Entreprises) | |
Numéro d’entreprise (TVA) | |
Rue + numéro | |
Code postal + localité | |
Téléphone | |
Ci-après dénommé « le demandeur »,
IL EST EXPOSE CE QUI SUIT :
La validation du système de l’autocontrôle pour le guide sectoriel G-040 pour la production primaire est conditionnée par l’obtention d’un certificat auprès d’un organisme de contrôle et de certification ou auprès de l’AFSCA conformément à l’arrêté royal du 14 novembre 2003 relatif à l’autocontrôle, à la notification obligatoire et à la traçabilité dans la chaîne alimentaire.
La certification du Standard Vegaplan – Production Primaire Végétale (PPV) est conditionnée par l’obtention d’un certificat auprès d’un organisme de contrôle et de certification conformément au cahier des charges « Standard Vegaplan PPV» élaboré par l’a.x.x.x. Xxxxxxxx.
Cet organisme doit offrir des garanties suffisantes de compétence, d'efficacité et d'indépendance à l'égard de toute entreprise de la filière telles que les prévoient les textes légaux précités.
Ces garanties sont attestées par l’agrément décerné par l’AFSCA et par l’accréditation pour la validation du système de
l’autocontrôle pour le guide G-040 Production Primaire et le standard Vegaplan PPV décernée par BELAC.
ENSUITE DE QUOI IL EST CONVENU :
ARTICLE 1 : OBJET DU CONTRAT
L'objet de ce contrat est de permettre aux deux parties de mettre en place une collaboration durable en vue de l’attribution du certificat pour la validation du système de l’autocontrôle pour le guide G-040 Production Primaire (Module A et C) et/ou du certificat pour le Standard Vegaplan PPV.
ARTICLE 2 : ACCEPTATION DU CONTRAT ET DES CONDITIONS GENERALES
Les présentes conditions générales s’appliquent à toutes les prestations de services fournies par CERTISYS. Le demandeur peut consulter ces conditions générales sur le site internet xxx.xxxxxxxx.xx. Lorsqu’un demandeur fait appel aux services de CERTISYS, il est réputé connaître et accepter sans réserve les présentes conditions générales. Sauf publication ou communication par CERTISYS, sous quelque forme que ce soit, d’une version plus récente, les présentes conditions générales s’appliqueront également à toutes les relations futures entre les parties. Tout complément, modification ou dérogation doit être expressément et préalablement accepté par écrit par CERTISYS.
ARTICLE 3 : DEFINITION DE LA MISSION
Le demandeur confie à l'organisme de contrôle et de certification l'ensemble du processus de contrôle et de certification. Cet organisme constituera un dossier en respectant les étapes suivantes :
1. enquête administrative par questionnaire,
2. audit annuel sur les sites d’activité,
3. synthèse des éléments de contrôle.
Les conclusions de l'organisme de contrôle et de certification sont notifiées au demandeur et le certificat est envoyé dans le cas d'une conclusion positive. Ce certificat est valable à compter de sa notification par l'organisme de contrôle. La notification devra intervenir dans les huit jours de la décision.
ARTICLE 4 : MODALITES DE LA MISSION
L’organisme de contrôle et de certification s'engage à :
1. Respecter la réglementation en vigueur
2. Effectuer les audits nécessaires à l'élaboration d'un dossier
3. Communiquer sa décision au demandeur dans les soixante jours de la signature du présent contrat ou de la réception de toute nouvelle demande postérieure ou, tout au moins, lui communiquer par écrit, dans ce délai, les raisons qui justifient un délai plus long
4. Respecter le secret professionnel, à savoir ne pas divulguer les informations à caractère confidentiel dont il aurait connaissance pour l'élaboration du dossier. Le caractère confidentiel des informations est présumé jusqu'à preuve du contraire
5. Les contrôles dans les bâtiments ont lieu en présence du demandeur ou de son représentant
Le demandeur s’engage à :
1. collaborer pleinement lors des audits effectués par l’organisme de contrôle et de certification
2. accepter un audit au siège de l’entreprise et sur les sites d’activités
3. répondre à un contrôle administratif dans le délai imparti
4. faciliter le travail de l’organisme de contrôle et de certification, notamment lors des audits sur place, en facilitant l’accès aux locaux et lieux de production
5. tenir à disposition les éléments nécessaires à l’audit, à savoir : l’ensemble de la documentation relatif aux activités auditées
et les rapports des précédents audits
6. déclarer que ni l’organisme de contrôle et de certification, ni l’auditeur qui sera nommé en vue de l’audit de l’entreprise, n’ont travaillé, dans le passé, comme consultant, employé ou travailleur indépendant pour le demandeur. Si c’est néanmoins le cas lors de l’annonce de l’audit, le demandeur en fera immédiatement mention à l’organisme de contrôle et de certification,
7. informer l’organisme de contrôle et de certification par écrit endéans le mois, de toute modification du numéro d’entreprise, du numéro d’unité d’établissement, du nom, de l’adresse ou du lieu d’implantation ainsi que toute suppression du site d’une unité d’entreprise
8. informer sans délai l’organisme de contrôle et de certification des changements qui peuvent entraîner des conséquences
sur sa capacité à se conformer aux exigences de la certification
9. accepter, lorsque le demandeur se retire du système de contrôle, que le dossier soit conservé pendant une période de cinq ans au moins
10. mettre en œuvre les modalités de notification obligatoire conformément à l’Arrêté royal du 14 novembre 2003 relatif à l’autocontrôle, à la notification obligatoire et à la traçabilité dans la chaîne alimentaire et à l’Arrêté ministériel du 22 janvier 2004 relatif aux modalités de notification obligatoire dans la chaîne alimentaire
ARTICLE 5 : TARIF ET MODALITES DE PAIEMENT
Le coût annuel de l’audit est déterminé suivant les tarifs présentés dans le devis transmis au demandeur.
Le devis à la conclusion du présent contrat est joint à celui-ci et le demandeur reconnaît en avoir pris connaissance et l'accepter.
Pour chaque nouvelle demande d’un opérateur non-enregistré dans le système BEBIO chez CERTISYS, un acompte sera facturé à l'ouverture du dossier. L'acompte n'est en aucun cas remboursable. La décision de certification ne sera transmise qu'après réception du paiement des montants dus.
Pour chaque nouvelle demande d’un opérateur enregistré dans le système BEBIO chez CERTISYS, le montant de nos factures est payable au comptant et à notre compte, sauf convention contraire stipulée par écrit. Elles ne peuvent en aucun cas être payées de la main à la main à un membre de notre personnel, sauf autorisation écrite de la Direction.
Sauf convention contraire expresse :
En cas de retard de paiement, un intérêt calculé à raison de 15 % l’an sera dû de plein droit et sans mise en demeure, par le seul fait de l’échéance de la facture sur toutes les sommes dues à 60 jours de la date d’émission de la facture.
En outre, à défaut de paiement à son échéance de tout ou partie d’une facture, le montant dû sera majoré, de plein droit,
d’une indemnité forfaitaire et indivisible de 15 %, avec un minimum de 25 €.
Cette clause relative aux intérêts et à l’indemnité forfaitaire est acceptée par le client en application des articles 1147, 1231, et 1229 du Code Civil.
L'absence injustifiée de paiement des sommes dues aux échéances entraîne, après mise en demeure par lettre recommandée sans résultat, le retrait de la certification autocontrôle pour le guide G-040 Production Primaire Végétale et/ou Animale et le Standard Vegaplan PPV., si la certification a déjà été accordée et ceci à partir du 15ème jour ouvrable à partir de l'envoi de la mise en demeure.
Le fait que l'organisme de contrôle et de certification ne mette pas en œuvre l'une ou l'autre clause établie en sa faveur dans les présentes conditions générales, ne peut être interprété comme une renonciation de sa part à s'en prévaloir.
ARTICLE 6 : DUREES
1. La demande prend cours le jour de la signature du contrat.
2. L’audit doit être effectué au cours des neuf mois qui suivent la signature du présent contrat. Si ce n’est pas le cas, le présent contrat est automatiquement annulé
3. Le certificat pour le Guide G-040 Production Primaire et pour le Standard Vegaplan PPV a une durée de validité de trois ans sauf exception d’un an pour les couvoirs, qui prend cours au moment de la décision positive de l’organisme de contrôle et de certification
4. Au plus tôt neuf mois avant la date d’expiration du certificat, l’organisme de contrôle et de certification invitera le demandeur à fixer la date à laquelle sera effectué l’audit de renouvellement.
5. En cas de prolongation de la certification, s’applique toujours le principe selon lequel la date d’entrée en vigueur du certificat correspond à la date d’expiration du certificat précédent + 1 jour; le nouveau certificat a une durée de validité de 3 ans et de 1 an pour les couvoirs.
6. Si le certificat est prolongé par l’organisme de contrôle et de certification, ce contrat est automatiquement prolongé pour 3 ans.
7. Au cas où l’une des deux parties entendrait ne pas renouveler le présent contrat, elle devra en informer l’autre partie de sa résiliation du contrat par lettre recommandée avec accusé de réception au moins trois mois avant le terme du présent contrat. Le non-respect fautif par l'une des parties de l'une ou l'autre clause de ce contrat peut entraîner la résiliation de celui-ci lorsque la partie fautive n'a pas remédié au non-respect fautif endéans les 30 jours à dater de la date d'envoi d'une lettre recommandée dénonçant le ou les manquements constatés.
ARTICLE 7 : REFERENCE A L'ORGANISME DE CONTROLE ET DE CERTIFICATION
Le demandeur peut reproduire la marque de l'organisme de contrôle et de certification sous condition du respect du document d'usage de la marque Certisys®, joint au présent contrat, dont le demandeur reconnaît avoir pris connaissance et accepté les conditions. Toute utilisation abusive ou frauduleuse du nom de l'organisme de contrôle et de certification, de sa marque ou de son logo donnera lieu au paiement d'une indemnité forfaitaire minimale égale à deux fois la redevance annuelle par manquement, sous la réserve de plus amples dommages et intérêts s'il y a lieu. En cas d'utilisation simplement abusive, le montant de l'indemnité forfaitaire est limité à 2500 €. Dès que l’autorisation est devenue caduque ou dès la fin du présent contrat, le demandeur s'engage à retirer toute référence à l'organisme de contrôle et de certification dans le plus bref délai. En aucun cas, le symbole BELAC de l’organisme belge d’accréditation (SPF Economie) ou le symbole de l’AFSCA ne peuvent apparaître sur l’étiquetage, documents et produits du demandeur, détenteur d’un certificat émis par l’organisme de contrôle et de certification
ARTICLE 8: RESPONSABILITE
L'organisme de contrôle et de certification, n'est tenu, à l'égard du demandeur, que d'obligations de moyens et n'est responsable envers lui et ses ayants-droits qu'en cas de faute intentionnelle ou de faute lourde personnelles et sa responsabilité est limitée à un montant de 50.000 €, par dommage et par an.
Le demandeur doit faire connaître l’éventuel dommage par écrit à l’attention de l’organisme de contrôle et de certification
dans le mois où il se produit, sous peine de déchéance.
ARTICLE 9 : COMPETENCE
Tout litige auquel pourrait donner lieu la conclusion, l'exécution ou l'interprétation du présent contrat est soumis au droit belge et à la compétence des Cours et Tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles.
ARTICLE 10 : MENTIONS SPECIFIQUES
Le présent contrat couvre tous les engagements entre le demandeur et CERTISYS pour la validation du système de
l’autocontrôle pour le guide G-040 Production Primaire et la certification pour le Standard Vegaplan PPV.
Le demandeur informe CERTISYS dans le formulaire de demande de certification pour la production primaire qu’il accorde le droit à CERTISYS d’effectuer des audits d’entreprise dans le cadre de la validation du système de l’autocontrôle pour le guide G-040 Production Primaire Végétale et/ou Animale et/ou dans le cadre la certification pour le Standard Vegaplan PPV. Ce document est joint au présent contrat.
Les points A et B ci-dessous s’ajoutent aux engagements du demandeur repris à l’article 4 du présent contrat.
A. Le demandeur accorde le droit à CERTISYS d’effectuer des audits d’entreprise dans le cadre de la validation du système d’autocontrôle pour le guide G-040 – guide sectoriel Production Primaire Végétale et/ou Animale et il s’engage à :
1. respecter les dispositions du Guide sectoriel pour la Production Primaire G-040,
2. accepter la participation d’observateurs lors de ces audits et notamment, la présence de collaborateurs de l’AFSCA ainsi que de l’a.x.x.x. Xxxxxxxx, le cas échéant,
3. appliquer toute modification du guide G-040 Production Primaire, endéans l’année, à moins que les exigences ne soient
applicables plus tôt,
5. informer, sans délai, l’organisme de contrôle et de certification en cas d’infraction ou de non-conformité liée au champ d’application du guide G-040 Production Primaire ou en cas de suspension/retrait de la certification du système d’autocontrôle afin de permettre à l’organisme de contrôle et de certification d’assurer l’intégrité du certificat délivré. Le demandeur permet aux autorités ayant constaté une infraction ou ayant retiré/suspendu la certification du système d’autocontrôle d’informer l’organisme de contrôle et de certification,
6. accepter que toutes les données administratives jugées pertinentes et les résultats des audits soient communiqués à
l’AFSCA.
B. Le demandeur accorde le droit à CERTISYS d’effectuer des audits d’entreprise dans le cadre de la certification pour le Standard Vegaplan – production primaire végétale , il s’engage à :
1. respecter les dispositions du Standard Vegaplan PPV,
2. accepter la participation d’observateurs lors de ces audits et notamment, la présence de collaborateurs de l’a.s.b.l. Vegaplan le cas échéant,
3. appliquer toute modification du Standard Vegaplan PPV, endéans l’année de sa publication, à moins que les exigences ne
soient applicables plus tôt,
4. informer l’organisme de contrôle et de certification dans les plus brefs délais en cas d’infraction ou de non-conformité liée au champ d’application du Standard Vegaplan PPV afin de permettre à l’organisme de contrôle et de certification d’assurer l’intégrité du certificat délivré. Le demandeur permet aux autorités ayant constaté une infraction d’informer l’organisme de contrôle et de certification,
5. à ne conclure de contrat qu’avec CERTISYS. Les contrats avec d’autres organismes de certification dans le cadre de la certification de la même unité d’exploitation pour le même Standard Vegaplan PPV sont par conséquent interdits.
6. prendre connaissance des modalités spécifiées par le règlement de certification Vegaplan PPV.
7. À accepter que l’enregistrement électronique des données de l’exploitation et de son statut de certification est nécessaire pour permettre la facturation. Le demandeur marque son accord quant au fait que ses données administratives, la check-list et le statut de son entreprise soient introduits dans la banque de données de Vegaplan. Ces données ne sont pas accessibles librement et ne peuvent être consultées que par Vegaplan et par CERTISYS. Les données administratives et le statut de l’entreprise peuvent être consultés par les acheteurs de produits primaires végétaux (affiliés à Vegaplan) et communiqués aux autorités compétentes si nécessaire.
C. Le demandeur accorde le droit à CERTISYS d’effectuer des audits d’entreprise dans le cadre de la validation du système d’autocontrôle pour le guide G-040 Production Primaire Végétale et/ou Animale et dans le cadre de la certification pour le Standard Vegaplan – production primaire végétale, il s’engage à respecter toutes les mentions reprises dans le présent contrat.
Fait en deux originaux à Bruxelles, le
Pour la srl CERTISYS Pour le demandeur
Xxxxxx XXXXXXXX Nom + prénom :
Directeur Général Fonction :
Signature : Signature :
Le présent document est la propriété de CERTISYS. Il ne peut être reproduit ou communiqué même partiellement sans son autorisation expresse et préalable.