Convention

Convention

de mise à disposition de la salle polyvalente

CONVENTION

ENTRE d’une part

La commune de Myans représentée par son maire, Monsieur Jean-Xxxxxx XXXXXXXX, en application de la délibération du conseil municipal n°2014-50 du 16 septembre 2014 et de la délibération n°2016-39 du 27 juin 2016,

ET d’autre part

M / Mme ……………………………………………………………………………………….

Demeurant………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………….. Téléphone : ………………………………….

Courriel : ……………………………………………………………………………………….

Ci-après dénommé l’utilisateur.

IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

Article 1 –A la demande de l’utilisateur, la commune de Myans met à sa disposition :

 la Salle polyvalente de Myans

Du ………/…………/…………… de………….H…………

Au ………/…………/…………… à…………H ……………

Objet de la manifestation ou occupation : ………………………………………………………………

Le nombre de participants, compte-tenu de la capacité de la salle, ne devra pas excéder 180 personnes debout ou 120 personnes assises.

Les manifestations devront être impérativement terminées à 2 heures.

En cas de fausse déclaration, l’utilisateur s’expose à des poursuites administratives et pénales.

Pour l’utilisateur Pour la commune

Mention manuscrite

« lu et approuvé »

Nom et prénom

…………………………………………… ………………………………………… Fait à Myans le ………………… Fait à Myans le ………………

Rappel des pièces à fournir

Au plus tard, 4 mois avant la manifestation :

 Chèque de règlement (du montant de la location),

 La présente convention paraphée et signée,

 Une copie de la carte d’identité de l’utilisateur (le demandeur, responsable de la manifestation),

 Justificatif de domicile (facture de téléphone portable non acceptée),

 Attestation d’assurance responsabilité civile de l’utilisateur,

Le jour de la remise des clés :

Numéros d’urgence

 Chèques de caution.

- Gendarmerie :	00
- Xxxxxxxx :	18
- Service médical d’urgence :	15

Article 1 : Bénéficiaires de la salle polyvalente

La salle est avant tout à la disposition :

- de la commune ou de réunions de l’Intercommunalité à titre gracieux,

- des associations communales,

- des particuliers domiciliés dans la commune pour leurs fêtes familiales,

D es dérogations pourront être accordées pour l’utilisation de la salle :

- aux particuliers non domiciliés dans la commune pour des fêtes familiales ainsi que pour les associations locales, l’utilisation étant limitée jusqu’à 22 heures,

- à tout parti politique légalement constitué, dans le cadre de campagnes électorales ou réunions locales. La demande de réservation devra émaner d’une personne de la commune.

Article 2 : Cautions

Conformément à la délibération du conseil municipal du 16/09/2014, l’utilisateur devra remettre à la Mairie de MYANS :

- un chèque de caution de 1500.00 euros, libellé à l’ordre du Trésor Public, pour le bâtiment et le matériel,

- un chèque de caution de 150.00 euros libellé à l’ordre du Trésor Public, pour le défaut de nettoyage.

Le paiement sera effectué lors de prise en charge des clés.

Les chèques de cautions lui seront restitués dans un délai de 15 jours après la manifestation sauf si :

- le bâtiment et le matériel mis à disposition ont été dégradés, ou pour le non nettoyage de la salle et des tables.

- l’utilisateur renonce au bénéfice de la convention sans en avoir avisé la commune 15 jours avant la date prévue de l’utilisation (facturé au prix de la réservation),

- les obligations de rangement et de nettoyage telles définies à l’article 10 de la présente convention n’ont pas été respectées par l’utilisateur. Dans ce cas, la caution sera amputée du montant des frais engagés par la commune,

- Une plainte a été déposée en ce qui concerne les nuisances sonores.

- l’utilisateur devra respecter scrupuleusement les consignes concernant l’électroménager, toutes dégradations feront l’objet d’une facture établie à l’ordre de l’utilisateur.

Article 3 : Montant et paiement de la redevance d’occupation

Le coût de la mise à disposition de la salle est de :

- pour les personnes résidant à Myans :

 180 euros par week-end,

 120.00 euros pour des réunions ou manifestations à la journée,

- pour les personnes extérieures à la commune : 360 euros par week-end sans manifestation après 22h,

- pour des réunions ou manifestations en soirée ou en ½ journée : 80.00 euros (sans accès à l’office),

- pour les partis politiques dans le cadre de leur réunion préélectorale ou locale : gratuit.

Le chèque de location sera déposé en mairie lors de la remise des clés. Si la salle est susceptible d’être louée pour la soirée du vendredi, les clefs seront remises à l’utilisateur le samedi matin dès 8 heures.

Article 4 : Clés

Les clés ne seront remises à l’utilisateur que si le dossier est complet et le paiement effectué. Il est interdit de céder les clés à un tiers.

Article 5 : Assurance

Préalablement à la mise à disposition de la salle communale, l’utilisateur devra avoir souscrit auprès de la compagnie de son choix, une police d’assurance de type responsabilité civile couvrant tous les dommages matériels et corporels occasionnés à des tiers, pouvant résulter des activités exercées à l’occasion de l’utilisation de la salle.

L’attestation correspondante devra être remise à la mairie en même temps que les exemplaires de la présente convention. En l’absence d’attestation adaptée, les clés ne seront pas remises à l’utilisateur et la réservation sera annulée d’office.

La commune de MYANS dégage sa responsabilité en cas de vol ou de dégradation du matériel propre à l’utilisateur (notamment en ce qui concerne les véhicules ou les appareils de sonorisation).

Article 6 : État des lieux

Deux états des lieux seront expressément établis contradictoirement en présence d’un responsable de la salle, l’un avant la prise de possession, l’autre à l’issue de l’occupation de la salle.

L’utilisateur devra restituer en l’état les locaux et le matériel mis à sa disposition.

Article 7 : Police de la salle

L’utilisateur assurera la police de la salle, fera respecter l’horaire de fermeture, vérifiera que l’émergence globale du bruit à l’extérieur de la salle soit conforme au décret n°2006-1099 du 31/08/06, ainsi que toutes les autres dispositions arrêtées dans la présente convention. D’une manière générale, l’utilisation des locaux devra se faire dans le respect de l’ordre public (respect de la tranquillité des riverains), de l’hygiène et des bonnes mœurs.

Le nombre de participants, compte-tenu de la capacité de la salle, ne devra pas excéder 180 personnes debout ou 120 personnes assises. Durant l’utilisation des locaux mis à sa disposition, l’utilisateur s’engage à en assurer le gardiennage, à contrôler les entrées des participants et à faire respecter les règles de sécurité.

En particulier, le local électrique devra demeurer fermé.

Veiller à ne pas utiliser les places réservées aux emplacements du marché du samedi après-midi de 16h à 20h (au fond du parking de la Mairie selon marquage au sol). Il est interdit de stationner sur les espaces verts.

Il est formellement interdit :

• De cuisiner (cuire les aliments dans l’office),

• De décorer les locaux par clouage, vissage, perçage, peinture ou collage,

• D’utiliser les avertisseurs sonores des véhicules,

• Les animaux ne sont pas admis dans la salle,

• L’utilisateur s’assurera que tous les participants quittent la salle le plus silencieusement possible. La gendarmerie pourrait intervenir en cas de non respect de ces principes ou sur plaintes du voisinage et pourrait dresser un procès verbal.

• L’utilisateur fera respecter les règles d’hygiène et de sécurité et s’assurera que les issues de secours sont ouvertes et accessibles.

• Il est rappelé que la consommation excessive d’alcool ou d’autres substances répréhensibles par les convives peut être reprochée à l’utilisateur (en tant qu’organisateur) en cas d’accident (notamment de la route) ou de rixe.

La location de la salle pourrait être annulée en cas de force majeure. En cas d’annulation, la commune rembourserait le prix de la mise à disposition mais aucun dédommagement ne sera dû par la commune à l’utilisateur.

Article 8 : Sécurité

L’utilisateur reconnaît :

- Avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité ainsi que des consignes particulières lors de l’installation du matériel et s’engage à les appliquer.

- Avoir constaté avec le représentant de la commune, l’emplacement des dispositifs d’alarme, des moyens d’extinction et avoir pris connaissance des itinéraires d’évacuation et que les dégagements et couloirs desservant les différentes pièces et conduisant aux portes de sorties et issues de secours ne seront pas encombrés pendant la manifestation.

- Il devra veiller au respect de la capacité maximale (180 personnes) de la salle.

- L’établissement est classé en 5ème catégorie et est dépourvu de téléphone fixe (autorisation article MS70 et PE27 du règlement de sécurité). Donc l’utilisateur devra s’assurer qu’au moins une personne présente lors de la manifestation soit en possession d’un téléphone portable afin de prévenir les secours en cas de besoin.

Article 9 : Installation, rangement et nettoyage des locaux et du matériel mis à disposition

Le nombre de chaises et de tables dont l’utilisateur a besoin, devra être défini avant la location afin que le matériel mis à disposition soit sorti du local rangement (local non accessible).

L’installation et la manipulation du matériel devront se faire dans le respect des consignes de sécurité. La responsabilité de l’installation et du rangement du matériel incombe à l’Utilisateur.

L’utilisateur s’engage à achever le nettoyage et le rangement des locaux et du matériel, au plus tard le lendemain de la manifestation à 8 h afin de procéder à l’état contradictoire des lieux avec un responsable de la salle et la remise des clés à ce dernier. L’électroménager devra être nettoyé et les portes des réfrigérateurs devront rester ouvertes.

Le non-respect de ces obligations par l’utilisateur sera consigné par le responsable de la salle dans ledit état des lieux au même titre que les vérifications réalisées en application de l’article 7.

L’ensemble des déchets produits lors des manifestations doit être trié : les bouteilles et pots en verre ainsi que les emballages recyclables doivent être déposés dans les conteneurs du point recyclage situé à côté de la salle polyvalente, les autres déchets doivent être mis en sacs plastiques fermés et déposés dans les bacs à ordures ménagères et stockés dans le local réservé à cet effet.

Article 10 : Litige

Le non-respect des clauses de la présente convention pourra entraîner le refus d’une mise à disposition ultérieure des locaux appartenant à la commune, sans préjudice des poursuites ou actions de justice que celle-ci serait susceptible d’engager.

Fait en 2 exemplaires, à MYANS, le

L’utilisateur Le Xxxxx,

Xxxx-Xxxxxx XXXXXXXX