Contrat de représentation fiscale
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Contrat de représentation fiscale
ENTRE LES SOUSSIGNÉES
LA SOCIÉTÉ [nom de la société française représentant],
dont le siège social est [adresse de la société française représentant],
immatriculée au RCS de [information R.C.S. de la société française représentant],
ci-après dénommée « société Représentante »
d'une part,
ET,
LA SOCIÉTÉ [nom de la société française représentée],
dont le siège social est situé [adresse de la société française représentée],
ci-après dénommée « société Représentée »
d'autre part,
aussi appelées la « Partie » ou les « Parties »
SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :
PRÉAMBULE
La société Représentée confirme qu'elle réalise des opérations en France entrant dans le champ d'application de la taxe sur la valeur ajoutée (ci-après « TVA ») française.
La société Représentée souhaite désigner un représentant fiscal dans le but de se conformer à ses obligations déclaratives en matière de TVA en France.
La société Représentée a décidé de nommer la société Représentante pour la réalisation de ses obligations déclaratives.
Les deux Parties ont décidé de fixer les conditions d'exécution des services devant être fournis par la société Représentante à La société Représentée en définissant les droits et obligations respectives de chacune des deux Parties.
ARTICLE 1 - OBJET
Le présent contrat a pour objet de définir les obligations réciproques des Parties dans le cadre du mandat de représentation fiscale en matière de TVA en France conclu par elles le [date].
ARTICLE 2 - OBLIGATIONS DE la société Représentante
2.1 Services fournis par la société Représentante
La société Représentante fournira les prestations de services prévues au présent article (ci-après « les Services »), et telles que définies ci-dessous :
Préparation et envoi, dans les délais légaux et après validation par La société Représentée, de la déclaration mensuelle de TVA au titre des opérations entrant dans le champ d'application de la TVA en France réalisées par la société Représentée ;
Préparation et envoi, dans les délais légaux et après validation par La société Représentée, de la déclaration mensuelle d'échanges de biens au titre des livraisons et acquisitions intracommunautaires réalisées en France par la société Représentée ;
Préparation et envoi, dans les délais légaux et après validation par La société Représentée, des demandes de remboursement mensuel de TVA ;
Examen mensuel d’un panel significatif de factures de ventes et de factures d'achats émises au titre des opérations effectuées par la société Représentée en France ;
Communication des erreurs identifiées sur les factures par la société Représentante à la société Représentée ;
Traiter toutes les informations concernant la société Représentée dans la plus stricte confidentialité et ne pas divulguer ces renseignements sans l'autorisation écrite de La société Représentée, sauf dans le cadre de procédure de réquisition prévue par la réglementation française ;
Fourniture à la société Représentée d’un rapport mensuel concernant l'exécution de la mission ;
Conserver les déclarations originales ainsi que tous les documents déclarés en version originale pendant la période de reprise de l’administration fiscale française puis, au terme de ce délai, envoyer lesdits originaux à La société Représentée pour conservation ultérieure (le délai légal de conservation des documents est de 10 ans en droit commercial français).
En cas de contrôle diligenté par les autorités fiscales ou douanières françaises et portant sur les opérations réalisées par la société Représentée et déclarées par la société Représentante, la société Représentante sera l’interlocuteur privilégié des autorités.
2. 2 Services exclus des obligations incombant à la société Représentante
à modifier en cas de conclusion d’un mandat de facturation
La société Représentante ne fournira aucune prestation de services liée à la facturation (autofacturation / édition et/ou émission de factures au nom et pour le compte de La société Représentée / etc..) à l’exception des procédures prévues aux 4 et 5 du 2.1 de l’article 2 ci-dessus.
à modifier en cas de besoin
La société Représentante ne remplit pas de déclaration européenne de services.
ARTICLE 3 - OBLIGATIONS DE La société Représentée
La société Représentée s'engage à respecter toutes les procédures nécessaires relatives à la réalisation par la société Représentante des Services indiqués ci-dessus, et notamment :
3.1. Mentions à faire figurer sur les factures émises par la société Représentée
Les factures émises pour les ventes réalisées en France par la société Représentée doivent contenir toutes les mentions exigées par la réglementation française en vigueur (article 242 A nonies à l’annexe II au code général des impôts), en particulier la référence à la société Représentante en sa qualité de représentant fiscal.
Le détail de ces mentions sera transmis à la société Représentée après réception du présent contrat signé.
La société Représentée devra s'assurer que ces règles sont respectées et devra immédiatement prévenir la société Représentante des modifications apportées sur les factures afin que la société Représentante puisse prendre en considération les conséquences éventuelles des modifications opérées.
La société Représentante vérifiera la conformité d'un panel significatif de factures émises par La société Représentée et transmises au début de la mission.
3.2. Transmission des informations
La société Représentée fournira à la société Représentante toutes les informations nécessaires pour permettre la préparation des déclarations mensuelles de TVA et d’échanges de biens dans des délais permettant à la société Représentante de respecter les délais légaux de dépôt des déclarations et demandes mentionnés à l'article 2 du présent contrat.
Ainsi, les renseignements requis doivent être reçus par la société Représentante :
S'agissant des déclarations mensuelles de TVA : au plus tard le 10 du mois suivant celui pour lequel la déclaration est préparée ;
S'agissant des déclarations d'échanges de biens : au plus tard le 5ème jour ouvrable qui suit le mois suivant celui pour lequel la déclaration est préparée.
Dans l’hypothèse où la date limite du délai légal aurait lieu un samedi, un dimanche ou un jour férié, le délai est prorogé jusqu'au premier jour ouvrable suivant.
Tous les autres documents ou renseignements nécessaires pour que la société Représentante puisse exécuter ses obligations (en particulier les documents douaniers) doivent être remis à la société Représentante dans le délai requis afin de lui permettre de préparer dûment les déclarations qu’elle doit déposer pour le compte de La société Représentée.
Si au cours de deux périodes consécutives, les informations visées au présent paragraphe sont transmises après le délai mentionné ci-dessus, un honoraire supplémentaire de 5 % de la redevance mensuelle sera facturée, par la société Représentante à la société Bailleur, en plus des frais mensuels réguliers, et ce en raison des difficultés générées par l'arrivée tardive des informations.
Toute sanction appliquée par les autorités fiscales (droits et/ou pénalités), ou toute autre autorité administrative, à la suite d'un retard ou d'un défaut d'envoi des documents ou informations nécessaires à la société Représentante pour remplir ses services seront entièrement prises en charge par La société Représentée.
3.3. Autres obligations
En cas de procédure de contrôle des autorités fiscales ou douanières françaises, la société Représentante sera l’interlocuteur privilégié des dites autorités. Dans cette hypothèse, La société Représentée s’engage à verser un honoraire supplémentaire à la société Représentante, de [à compléter en chiffres] euros ([à compléter en lettres] euros) par heure.
La société Représentée s'engage à régler directement à l'administration fiscale française, toute somme due ou réclamée par cette dernière, en particulier, les sommes à rembourser en raison d'un remboursement de TVA irrégulier.
Enfin, La société Représentée est dans l’obligation d’informer par écrit la société Représentante de toutes les modifications apportées aux opérations qu’elle réalise en France.
ARTICLE 4 - HONORAIRES
Les services rendus par la société Représentante seront facturés à La société Représentée sur une base mensuelle, qui prend en compte le temps passé par le personnel de la société Représentante.
Sur la base de la mission décrite ci-dessus, les honoraires perçues par la société Représentante s’établissent à :
[à compléter en chiffres] euros (à compléter en lettres euros) par mois si la société Représentante n'est en charge que des déclarations de TVA ;
[à compléter en chiffres] euros (à compléter en lettres euros) par mois si la société Représentante prépare les déclarations de TVA et les déclarations d'échanges de biens, sous réserve que le montant cumulé des factures d'achats et de ventes ne représente pas plus de 50 documents ;
[à compléter en chiffres] euros ([à compléter en lettres] euros) pour les formalités liées aux demandes de réactivation, de modification ou de radiation de l'immatriculation à la TVA en France ;
[à compléter en chiffres] euros ([à compléter en lettres] euros) pour les formalités liées aux demandes de remboursement de TVA, sous réserve que le montant des factures d’achats ne représente pas plus de 50 documents à traiter ;
[à compléter en chiffres] euros ([à compléter en lettres] euros) par déclaration de TVA et d'échanges de biens si, au cours d'une période, aucune transaction n'est à déclarer.
Les tarifs seront majorés à la fin de chaque année proportionnellement à la hausse des coûts salariaux de la société Représentante, avec l'accord préalable de La société Représentée.
Ces honoraires ne couvrent pas les services rendues par la société Représentante et prévu au dernier alinéa du 2.1 de l’article 2.
Les factures émises par la société Représentante au titre des Services définis dans le présent contrat sont payables dans les 30 jours à compter de la fin du mois au cours duquel la facture aura été émise.
Tout retard de paiement entraînera une charge supplémentaire égale [à déterminer] % par mois du montant impayé.
ARTICLE 5 - DATE D'EFFET - DUREE – RESILIATION
Cet accord est conclu pour une durée d'un an, renouvelable par tacite reconduction pour la même période, sauf dénonciation par l'une ou l'autre des Parties et sous réserve d'un préavis de 3 mois notifié par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l'autre Partie.
Le présent accord entrera en vigueur dès la signature du présent contrat.
Ce contrat peut être résilié à tout moment, à l'initiative de la société Représentante en raison du non-respect par La société Représentée de ses obligations, huit jours après avoir été mise en demeure de le faire.
En cas de résiliation ou de non-renouvellement du présent contrat, La société Représentée est tenue de payer immédiatement à la société Représentante toutes les sommes dues à la société Représentante pour la ou les périodes au titre desquelles la société Représentante aura effectué la mission.
ARTICLE 6 - INTÉGRALITÉ DU CONTRAT - RENONCIATION - MODIFICATION
Si l’une des stipulations contractuelles du présent contrat s'avérait illégale, invalide ou inapplicable, pour quelque raison que ce soit, la stipulation en question serait réputée non écrite, sans remettre en cause la validité des autres stipulations.
Toute renonciation totale ou partielle par l'une des Parties d'exiger de l'autre Partie l'exécution de toute obligation en vertu du présent accord sera définitive.
ARTICLE 7 - CLAUSE DE RESPONSABILITE
Dans l'hypothèse où la société Représentante ne satisferait pas à ses obligations dans le cadre des Services qu'elle est contractuellement tenue de rendre, telles que mentionnées à l’article 2 du présent contrat, sa responsabilité pour toute perte ou dommage subie par La société Représentée sera limitée (i) aux dommages directs uniquement, à l'exclusion de tout dommage indirect, et (ii) à trois fois le montant des honoraires perçus par la société Représentante pour le Service spécifique non exécuté, étant convenu que cette limitation ne s'applique pas dans l'hypothèse où il s'agirait de l'inexécution d'une obligation essentielle à laquelle serait tenue la société Représentante dans le cadre du présent contrat.
la société Représentante ne pourra en aucun cas être tenue responsable en cas de non respect par La société Représentée de ses obligations, telles que prévues à l’article 3 du présent contrat, des dommages résultant des déclarations, demandes ou toute autre formalité déclarative effectuée.
la société Représentante ne saurait également être tenue responsable des dommages résultants de ces mêmes déclarations, demandes ou formalités dès lors que ces dernières auront été modifiées et / ou partiellement utilisées par La société Représentée.
la société Représentante ne pourra en aucun cas être tenue responsable de l'utilisation par La société Représentée des projets de documents (et non la version finale) qu'elle aura émis.
La société Représentée ne pourra pas en aucun être tenue responsable des dommages résultants des déclarations, demandes ou toute autre formalité déclarative effectuée par la société Représentante dès lors qu’elle aura dûment satisfait à ses obligations, telles que prévues à l’article 3 du présent contrat.
ARTICLE 8 – CLAUSE DE CONFIDENTIALITÉ
Les Parties conviennent d’une confidentialité réciproque sur l’ensemble des informations et documents échangés dans le cadre de l’exécution du présent contrat. Ainsi, les Parties s’engagent à ne divulguer aucune information ni aucun document échangé dans le cadre de l’exécution du présent contrat.
La société Représentante ne pourra en aucun cas être tenue responsable des dommages résultant des déclarations, demandes ou toute autre formalité déclarative effectuée dès lors que ces dernières auront été modifiées et / ou partiellement utilisées par La société Représentée.
Les services effectués par la société Représentante sont rendus au bénéfice et pour la seule utilisation interne de La société Représentée.
Aucun tiers, à l'exception des autorités fiscales ou douanières, ne peut utiliser les documents délivrés par la société Représentante, sauf accord exprès de la société Représentante. En ce cas, le tiers en question décharge la société Représentante de toute responsabilité par une déclaration expresse.
La société Représentée s'engage à ne divulguer aucun des documents ou partie des documents à une tierce personne, par tout moyen et sur tout support, qui permettrait ainsi à cette tierce personne de bénéficier des services de la société Représentante.
La société Représentante ne sera pas responsable de l'utilisation par un tiers de tout ou partie des documents publiés par la société Représentante, sans son consentement préalable et écrit.
ARTICLE 9 - DROIT APPLICABLE - JURIDICTION COMPETENTE
Les Parties conviennent que ce contrat est soumis au droit français.
Tout litige né entre les Parties à la suite de ce contrat ou de ses conséquences est renvoyé devant le tribunal français compétent dans le ressort duquel est situé le siège de la société Représentante.
ARTICLE 10 - DOMICILIATION
Pour les fins du présent contrat, les Parties décident d'être domiciliées à leur siège social respectif, comme indiqué ci-dessus.
Fait à [à compléter]
Le [à compléter]
Signature
(En double exemplaire, un pour chaque Partie)
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