CONTRAT DE LOCATION
Salle Polyvalente de BAYON
(rue de Straelen)
CONTRAT DE LOCATION
à compter du 1er décembre 2018
NOM : …………………………………………………………………………. Prénom : ………………………………………………................................
Adresse : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Code postal : ………………………………… Commune : …………………………………………………………………………………………………
Téléphone fixe : ………………………………………………………… Téléphone mobile : …………………………………………………………
Courrier électronique : ……………………………………………………………………………@..........................................................................
(facultatif) agissant au nom de : ………………………………………………………………………………………………………………………………
(dénomination de l’association, de l’établissement, de la collectivité etc)
en qualité de : ……………………………………………………………………………………………………………………
(précisez : président, vice-président, directeur, secrétaire, trésorier)
Adresse du siège social : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
a bien pris connaissance du règlement d’utilisation de la Salle polyvalente en vigueur au 1er décembre 2018 et des tarifs d’utilisation des équipements municipaux en vigueur au 1er décembre 2018, dont le non-respect engage la responsabilité de l’utilisateur
et souhaite louer cet équipement municipal pour la manifestation suivante :
………….……………………………………………………………………………………………………………………………….
(précisez : réunion, vin d’honneur, etc)
Date : ……………………………………………………………….. de ……………h…………… à ……………h……………
Frais de location
A JOINDRE AU CONTRAT DE LOCATION à retourner en Mairie au moins 1 mois avant la date de location | Salle (cf. tarifs d’utilisation en page 2) | , |
Acompte 50 % à l’ordre du Trésor Public | , |
Pièce(s) à joindre au contrat (sauf si déjà fourni et en cours de validité)
1 attestation d’assurances mentionnant « Responsabilité civile » ET « Risques locatifs »
le compte-rendu de la dernière assemblée générale de l’association
(pour les associations d’intérêt communal pouvant prétendre à un tarif préférentiel cf. tarifs d’utilisation en page 2)
A PRÉVOIR LE JOUR DE LA REMISE DES CLÉS | 2ème acompte : 50 % | , |
A RÉGLER A RÉCEPTION DE LA FACTURE FINALE | Frais de ménage (30 € de l’heure) | si l’ensemble n’est pas rendu propre |
…/…
L’utilisateur | Le Maire ou l’Adjoint délégué | |
Date de la demande : …………………………………. Signature précédée de la mention « lu et approuvé » : | Date d’accord : …………………………………. La remise et la restitution de la clé : s’effectueront sur place (salle polyvalente) avec états des lieux en présence d’un représentant de la Commune : prendre contact au moins 8 jours à l’avance avec la Mairie en vue de fixer l’heure du rendez-vous 06 37 99 91 60 (Xxx Xxxxxxxxx) 03 83 72 51 52 (Mairie) s’effectueront auprès du secrétariat de mairie ; les agents municipaux effectueront le contrôle de l’état des lieux lors de leur mission de surveillance ou d’entretien de la salle. sont inutiles, l’utilisateur disposant déjà de la clé de la salle en vertu d’une convention passée entre l’association qu’il représente et la Commune ; les agents municipaux effectueront le contrôle de l’état des lieux lors de leur mission de surveillance ou d’entretien de la salle. Manifestation publique avec partenariat communal : OUI (*) – NON (*) Le blason de la Commune de BAYON devra figurer sur tout support de communication de la manifestation à titre de partenaire. Signature : (cachet) | |
Observations du représentant de la Commune avant location : (Date et heure) …………………………………………….. Observations du représentant de la Commune après location : (Date et heure) …………………………………………….. | ||
Règlement d’utilisation de la Salle Polyvalente Ville de Bayon
au 1er décembre 2018
Titre I – Dispositions générales Article 1 – Objet
Le présent règlement a pour objet de déterminer les conditions dans lesquelles doit être utilisée la salle polyvalente de BAYON.
Titre II – Utilisation
Article 2 – Principe de mise à disposition
Les salles sont réservées par ordre de priorité aux activités organisées :
- par la commune ;
- par les associations d’intérêt communal (*) ;
- par tout autre demandeur.
La mise à disposition se décline selon le contrat ou la convention établi(e). Sa capacité maximale est de 60 places assises.
(*) association qui contribue à l’animation de Bayon par une activité régulière se déroulant au moins en partie sur le territoire de la commune.
Article 3 – Réservation par convention annuelle Les demandes de réservation par convention annuelle se font par écrit auprès du secrétariat de mairie avant le 15 août de l’année en cours pour l’année scolaire suivante.
Une fois le planning annuel finalisé par la Commune, une convention sera établie en double exemplaire entre l’utilisateur (personne physique ou morale représentée par son président ou directeur) et la Commune (représentée par le Maire ou son Adjoint délégué).
Article 4 – Réservation occasionnelle
Les demandes de réservation occasionnelle se font par écrit (courrier électronique ou papier libre) auprès du secrétariat de mairie.
Article 5 – Horaires
Pour des motifs liés à la nécessité de sauvegarder l’ordre et la tranquillité publics, et en dehors des cas de réunions ou de conventions passées avec des associations dans le cadre de leur activité, la location de la salle est réservée à l’organisation de vin d’honneur ou de repas de midi avec traiteur, la salle devant être rendue au plus tard à 20h.
Le respect des horaires d’utilisation de la salle est exigé pour son bon fonctionnement. La mise à disposition de la salle est consentie au jour et aux heures indiqués dans le contrat de location.
Article 6 – Dispositions particulières
- La salle ne pourra être utilisée pour des activités sportives proprement dites nécessitant des équipements fixes.
- La commune se réserve le droit d’utiliser ou d’interdire les installations pour des interventions techniques notamment à l’occasion de travaux d’aménagement, d’entretien et de mise en sécurité.
- La sous-location ou mise à disposition de tiers est formellement interdite.
- L’utilisateur, signataire du contrat de location ou de la convention avec la commune, demeure responsable de l’activité.
- La remise et la restitution de la clé de la salle se feront selon les modalités retenues par le contrat ou la convention. En cas de perte de la clé, le coût de fabrication d’une nouvelle clé sera facturé à l’utilisateur au tarif en vigueur.
- L’utilisateur, en la personne du responsable désigné, doit se conformer aux règles d’ordre public habituelles, relatives à la sécurité, la salubrité et l’hygiène. Il est également responsable de la protection des mineurs pendant toute la durée d’occupation et notamment au cours des opérations d’installation et de rangement.
- L’utilisateur devra se conformer aux obligations édictées par la SACEM en cas d’usage d’œuvres musicales dans le courant de la manifestation.
Titre III – Sécurité – Hygiène – Maintien de
l’ordre
Article 7 – Utilisation de la salle
L’utilisateur s’assurera de laisser les lieux dans l’état où il les a trouvés à son arrivée. S’il constate le moindre problème, il devra en informer la commune immédiatement. Il est également chargé de l’extinction des lumières.
Chaque utilisateur reconnaît :
- avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité arrêtées et s’engage à les respecter ;
- avoir constaté l’emplacement des moyens d’extinction d’incendie et avoir pris connaissance des itinéraires d’évacuation et des issues de secours.
Il est interdit :
- de procéder à des modifications sur les installations électriques existantes ;
- de déplacer le matériel électroménager ;
- de sortir le mobilier de la salle ;
- de bloquer l’issue de secours ;
- d’introduire dans l’enceinte des pétards, fumigènes etc ;
- de déposer des cycles et cyclomoteurs à l’intérieur des locaux ;
…/…
- d’utiliser les locaux à des fins auxquelles ils ne sont pas destinés.
Pour limiter les nuisances sonores auprès du voisinage, l’utilisateur veillera :
- à ne pas laisser les portes et fenêtres ouvertes en permanence,
- à s’abstenir d’animations ou de manifestations extérieures à la salle,
- à réduire au maximum les bruits provenant des véhicules (démarrages, claquements de portières…).
Pour des raisons évidentes de sécurité, le stationnement des véhicules ne devra pas se faire en empiétant sur la chaussée, ni devant l’issue de secours.
Article 8 – Maintien de l’ordre
Toute personne se livrant à des actes susceptibles de créer un désordre ou une gêne pour les utilisateurs pourra être expulsée immédiatement.
L’utilisateur est chargé de la discipline et est responsable de tout incident pouvant survenir. Il est tenu de faire régner la discipline, de surveiller les entrées et les déplacements du public, de veiller à l’évacuation des locaux en fin d’utilisation.
Article 9 – Mise en place, rangement et nettoyage
Après chaque utilisation, les opérations de remise en ordre seront effectuées par l’utilisateur au cours de la période allouée. La salle devra être rendue dans l’état où elle a été donnée. Dans le cas contraire, la commune se réserve le droit de facturer à l’utilisateur des heures de ménage au tarif en vigueur.
La location n’inclut pas la fourniture des produits d’hygiène et d’entretien (sacs poubelles, éponges, torchons etc.) à l’exception du savon liquide, des papiers toilettes et essuie-mains qui sont fournis.
Article 10 – Ordures ménagères
Les ordures seront déposées :
- pour les déchets en verre : dans les bennes à verre situées dans la Commune ;
- pour les autres déchets recyclables définis par la Communauté de Communes : dans le sac plastique transparent prévu à cet effet dans la tisanerie, l’excédent devant être enlevé par l’utilisateur ;
- pour les déchets non-recyclables : dans le sac plastique noir prévu à cet effet dans la tisanerie, l’excédent devant être enlevé par l’utilisateur.
Titre IV – Assurances - Responsabilités Article 11 – Assurances
Chaque utilisateur devra justifier d’une police d’assurance couvrant sa responsabilité civile pour les accidents corporels et matériels pouvant survenir à lui- même comme aux tiers, et couvrant également les risques locatifs.
La commune est déchargée de toute responsabilité pour les accidents corporels directement liés aux activités et pouvant intervenir pendant l’utilisation de la salle ainsi que pour les dommages subis aux biens entreposés par les utilisateurs. Elle ne saurait être tenue responsable des vols commis dans l’enceinte de la salle et ses annexes.
Article 12 – Responsabilités
L’utilisateur est responsable de la propreté des locaux et des dégradations occasionnées.
Il devra assurer le cas échant les frais de remise en état, le remboursement ou la réparation des dégradations et des pertes constatées sur présentation de facture par la commune.
Il devra informer le représentant de la commune de tout problème de sécurité dont il aurait connaissance, tant pour les locaux que pour le matériel mis à disposition. La maintenance des locaux est à la charge de la commune.
Titre V – Divers Article 13 – Buvette
Conformément aux articles L48 du Code des débits de boissons et des mesures contre l’alcoolisme et L3321-1 du Code de la santé publique, l’ouverture d’un débit de boissons temporaires (buvette) doit faire l’objet d’une demande écrite auprès de l’autorité municipale au moins 15 jours avant la date prévue (imprimé à retirer en mairie). Le Maire ou son Adjoint délégué est seul habilité à autoriser ou refuser cette ouverture.
Article 14 – Redevance
La mise à disposition de la salle et de ses équipements est soumise au tarif en vigueur fixé par délibération du conseil municipal et précisé dans le contrat de location ou convention prévu(e) aux articles précédents.
Titre VI – Dispositions finales Article 15 – Infractions
Toute infraction au présent règlement sera poursuivie conformément aux lois et règlements en vigueur. Elle pourra notamment entraîner l’expulsion du ou des contrevenants, la suspension provisoire ou définitive de la manifestation.
Le présent règlement a été approuvé par délibération du Conseil Municipal de BAYON le 12 novembre 2018 avec effet au 1er décembre 2018.
Le Maire, Pour le Maire,
Le 1er Adjoint délégué,
Xxxxxxx XXXXX.