CONVENTION DE PARTENARIAT
CONVENTION DE PARTENARIAT
Entre les soussignés :
L’Etablissement public de coopération culturelle « Opéra de Rouen Normandie », Domicilié au : 0, xxx xx Xxxxxxx Xxxxxxx – 00000 Xxxxx
SIRET 450 761 937 000 17 - Code APE – 9004Z,
Licences entrepreneur du spectacle n°1/ 1108472, 1/1117545, 2/1108470, 3/1108471 Représenté par Monsieur Xxxx Xxxxxxxx, agissant en qualité de Directeur général, Ayant tous pouvoirs aux fins des présentes,
Ci-après dénommé « L’OPÉRA DE ROUEN»,
D’une part,
Et
L’Étincelle, théâtre de la Ville de Rouen, Domicilié 000 xxx Xxxxxxxxxxxx 00000 Xxxxx,
N° SIRET : 000 000 000 010 56 APE : 9004 Z
Licences entrepreneur du spectacle : N° 1-1114264 / 1-1114290 / 1-1114295 / 2-1114265 / 3-1114263 Représenté par Monsieur le Maire de la Ville de ROUEN
Ayant tous pouvoirs aux fins des présentes,
Ci-après dénommé « L’ETINCELLE »,
D’autre part
L’ETINCELLE et L’OPÉRA DE ROUEN sont également dénommés ci-après « les parties ».
Préambule
La Région Normandie a confié la gestion de la Chapelle Corneille – Xxxxxxxxxx xx Xxxxxxxxx x x’XXXXX XX XXXXX à partir de la saison 2018-2019. L’ETINCELLE et L’OPÉRA DE ROUEN sont convenus de collaborer pour l’accueil de spectacles programmés par L’ETINCELLE dans ce lieu dans le cadre de la saison 2019/2020.
L’OPÉRA DE ROUEN s’est assuré de la disponibilité de la chapelle Corneille.
La présente convention a pour objet de définir les modalités de cette collaboration. CECI ÉTANT EXPOSÉ, IL EST CONVENU ET ARRÊTÉ CE QUI SUIT :
Article 1 – Xxxxx
X’XXXXXXXXX xx X’XXXXX XX XXXXX conviennent que la Chapelle Corneille – Auditorium de Normandie accueillera les huit (8) spectacles programmés et organisés par L’ETINCELLE, aux dates mentionnées ci-après :
03/10/2019 : TITI ROBIN TARIF D
12/11/2019 : LE MYSTERE DES VOIX BULGARES TARIF C
17/12/2019 : XXXXXXX XXXXXX - XXXX/XXXXXXXX TARIF D
21/01/2020 : ICI-BAS, LES MELODIES DE XXXXXXX XXXXX TARIF D
06/02/2020 : CARMINHO TARIF C
10/03/2020 : XXXXXX XXXXXX-XXXX ET XXXXXX XXXXXXXX – FARANGI TARIF D
28/04/2020 : XXXXX XXXXXXX - BORDERS BEHIND TARIF D
14/05/2020 : CONSTANTINOPLE ET XXXXXX XXXXXXX – TRAVERSEES TARIF D
Article 2 – Descriptif des conditions d’utilisation de la Chapelle
2.1 Accueil du public :
2.1.1 Accueil général
Le tableau ci-dessous indique le nombre d’agents nécessaires à l’accueil du public de manière globale (hors gestion du bar) :
Jauge | Responsable de salle | Nb agent Contrôle | Nb agent Vestiaire | Nb agent Salle | Nb total agent | Forfaits horaires |
Inférieur à 200 pers | 1 | 1 | 1 | 4 | 7 | 6 grands forfaits 4h 1 forfait 7h |
Entre 200 et 400 pers | 1 | 2 | 2 | 4 | 9 | 6 grands forfaits 4h 2 petits forfaits 2,5h 1 forfait 7h |
Supérieur à 400 pers | 1 | 2 | 2 | 6 | 11 | 6 grands forfaits 4h 4 petits forfaits 2,5h 1 forfait 7h |
Tous les agents doivent avoir suivi au préalable une cession d’information sur les principes d’évacuation du public proposée par L’OPÉRA DE ROUEN.
Ils sont chaque soir sous la responsabilité du responsable de salle. Ils arrivent 1h30 avant le début de la représentation.
Le cadre de l’Opéra ou le responsable de salle sera à l’écoute des demandes formulées par les cadres de L’ETINCELLE dans le cas de contraintes techniques ou artistiques particulières relatives au spectacle accueilli.
La Chapelle Corneille est ouverte au public une heure avant la représentation.
2.1.2 Contrôle
Le contrôle des billets doit être réalisé par 2 agents au regard de la configuration de la salle.
2.1.3 Placement
Le placement en salle est réalisé par 4 à 8 personnes en fonction de la jauge estimée (cf. tableau article 2.1).
2.1.4 Vestiaire
Le vestiaire nécessite la présence de 2 agents au regard de la configuration du vestiaire et de la jauge de la salle.
2.1.5 Bar
L’OPÉRA DE ROUEN, sous réserve de l’obtention de la licence d’exploitation correspondante, fera fonctionner le bar de la Chapelle Corneille les soirs de représentations définis à l’article 1.
L’OPÉRA DE ROUEN fera son affaire de l’achat des produits, des salaires des personnes chargées de faire fonctionner le bar, et conservera l’intégralité des recettes correspondantes.
2.1.6 Vente de produits dérivés
Lors de vente de produits dérivés (merchandising), L’OPÉRA DE ROUEN devra être prévenu en amont pour organiser l’installation de la vente. L’ETINCELLE sera seul responsable de l’organisation de ces ventes, en aucun cas le personnel de l’OPERA DE ROUEN ne pourra être sollicité pour ces opérations.
2.2 Bâtiment
2.2.1 Théâtre en ordre de marche
L’OPÉRA DE ROUEN met à disposition la Chapelle Corneille en ordre de marche.
L’OPÉRA DE ROUEN met à disposition son lieu de représentation, la Chapelle Corneille, pour le montage, les répétitions, l’exploitation et le démontage des spectacles objets de la présente convention, selon un planning réalisé en concertation entre les parties.
2.2.2 Service de sécurité incendie et service de représentation (article L14)
Le service de sécurité incendie est composé d’un agent de sécurité incendie et deux personnes désignées qui peuvent toutes les deux être employées à d'autres tâches (article MS 46 de l’arrêté du 25 juin 1980). Ils sont présents en continu dès l’ouverture de la Chapelle Corneille jusqu’à sa fermeture. La Chapelle Corneille est un ERP de Type L de 2ème catégorie, à ce titre, le service de représentation est composé du service de sécurité incendie susmentionné accompagné d’un SSIAP 1 (article MS 48 de l’arrêté du 25 juin 1980).
2.2.3 Nettoyage
Le nettoyage de la Chapelle Corneille est réalisé par L’OPÉRA DE ROUEN ou son prestataire.
2.3 Technique spectacle
2.3.1 Personnel technique
Un régisseur de scène (ou principal ou général) de L’OPERA DE ROUEN sera présent à chaque journée d’occupation afin d’assurer l’ouverture de la Chapelle Corneille, l’accompagnement des équipes de L’ETINCELLE, et la fermeture de la Chapelle Corneille.
2.3.2 Matériel Technique
Un parc matériel est disponible selon les termes de la fiche technique de la Chapelle Corneille (cf. annexe 5), il peut être utilisé pour la mise en œuvre des spectacles (cf. article 1).
2.4 Billetterie
2.4.1 La salle
La jauge est de 597 places dont 13 places réservées aux personnes à mobilité réduite, soit 584 places assises. Elles sont proposées avec 2 séries numérotées, à l’exception des derniers rangs (rangs K et L du transept, et rang S de la nef) qui sont au tarif de 10 € au regard de la visibilité moindre.
2.4.2 Les tarifs appliqués et répartition des ventes
Les tarifs de l’OPERA DE ROUEN sont indiqués dans l’annexe 3. Les tarifs de L’ETINCELLE sont indiqués dans l’annexe 4.
2.4.2 TVA applicable à la billetterie
L’ETINCELLE atteste que les œuvres inscrites au programme auront fait l’objet de moins de 141 représentations à la date de chacune des représentations objet de la présente convention. Les œuvres sont considérées comme une création au regard de l’article 89 ter annexe III du CGI. Le taux de TVA applicable aux recettes de billetterie occasionnées est donc le taux particulier de 2,10 %.
2.4.3 Agent de billetterie et horaires d’ouverture
Le personnel est présent 30 minutes avant l’ouverture au public de la Chapelle Corneille au public. L’ouverture de la billetterie se fait 1h avant la représentation.
Un agent de L’ETINCELLE doit tenir la caisse de la billetterie à chaque représentation.
2.4.4 Recettes
L’ETINCELLE et L’OPÉRA DE ROUEN éditeront et vendront chacun des billets.
2.4.5 Invitations
L’ETINCELLE gérera les invitations protocolaires et des partenaires (Etat, Ville de Rouen, Métropole de Rouen Normandie, Région Normandie, mécènes…) ainsi que les invitations des professionnels du secteur culturel et des artistes.
L’OPÉRA DE ROUEN dispose de 10 invitations par représentation, dont il aura la libre utilisation.
Article 3 –Répartition des missions et organisation entre les parties
3.1 Accueil public :
L’OPÉRA DE ROUEN prendra en charge l’organisation et la planification de l’équipe d’accueil en lien avec l’ETINCELLE au regard de la jauge estimée. L’OPÉRA DE ROUEN assurera les rémunérations, charges sociales et fiscales de son personnel.
L’OPÉRA DE ROUEN refacturera le coût de l’ensemble des agents d’accueil tels que défini entre les parties et indiqué dans le devis.
3.2. Bâtiment
3.2.1 Service de sécurité incendie et service de représentation
Pendant la présence de L’ETINCELLE, le régisseur de L’OPERA DE ROUEN sera l’agent de sécurité incendie et sera amené à désigner deux personnes qui peuvent toutes les deux être employées à d'autres tâches (article 2.2.2)
L’OPÉRA DE ROUEN planifiera le service de représentation. Ces frais feront l’objet d’une refacturation à 100% par l’OPÉRA DE ROUEN.
En moyenne, le service de cet agent dure 3,5h et ne peut être inférieur à 2,5h. Il arrive 1h30 avant la représentation et part 30 minutes après la représentation. Lors de cocktail et autres événements proposés en plus des représentations, des heures supplémentaires sont à prévoir.
3.2.2 Nettoyage
L’OPÉRA DE ROUEN planifiera le service de nettoyage qui sera refacturé à 100% à L’ETINCELLE au prorata de l’occupation. L’OPÉRA DE ROUEN s’assure que les prestations de nettoyage sont bien réalisées.
3.3. Technique spectacle
3.3.1 Personnel technique
Les dépenses en personnels techniques supplémentaires (en dehors du personnel prévu à l’article 2.3.1) nécessaires au montage, les répétitions, l’exploitation et au démontage pour la réalisation des spectacles indiqués à l’article 1 du présent contrat, seront engagées par L’ETINCELLE.
3.3.2 Matériel technique
Les dépenses en location ou achat de matériels nécessaires au montage, répétitions, exploitation et démontage pour la réalisation des spectacles indiqués à l’article 1 du présent contrat, seront engagées par L’ETINCELLE à l’exception des matériels ou équipement indiqués dans la fiche technique (cf. Annexe 5).
3.4 La Billetterie
3.4.1 Agent de billetterie
L’ETINCELLE mettra à disposition un agent de billetterie qui tiendra la caisse le soir du spectacle. L’OPÉRA DE ROUEN mettra à disposition un agent de billetterie pour donner les places achetées par téléphone et ses invitations.
3.4.2 Matériel de billetterie
L’OPÉRA DE ROUEN ne met pas à disposition le matériel nécessaire à la réalisation de la billetterie de L’ETINCELLE à la Chapelle Corneille. L’OPERA DE ROUEN est autonome pour la gestion de sa billetterie.
L’ETINCELLE devra être autonome pour réaliser sa billetterie : ordinateur, imprimante à billet, douchettes éventuelles. L’ETINCELLE devra indiquer ses besoins en terme de connectivité internet nécessaire pour les ventes de billets et les encaissements.
3.4.3 Tarifs
L’OPÉRA DE ROUEN applique les réductions 20, 30 ou 50 % pour ses abonnés en fonction de l’abonnement choisi. Le Tarif F est non numéroté et hors abonnement. (cf. annexe 3)
L’OPÉRA DE ROUEN propose le tarif 15mn à ses spectateurs. L’ETINCELLE propose ce même tarif lors des représentations nommées à l’article 1.
3.4.4 Jauge, répartition des ventes et recettes
Toute augmentation ou restriction de la jauge prédéfinie se fera d’un commun accord entre les parties. Dans l’hypothèse d’une jauge pleine, 207 (200+7PMR) places sont mises en vente par L’OPÉRA DE ROUEN.
Une fois ce contingent épuisé, L’OPÉRA DE ROUEN s’engage à rediriger les spectateurs vers la billetterie de L’ETINCELLE.
Pour chacun des spectacles objet de la présente convention, la mise en vente par L’OPÉRA DE ROUEN cessera au plus tard la veille de la première représentation du spectacle concerné. L’OPERA DE ROUEN fournit alors à L’ETINCELLE un état des places invendues de son quota, de manière à permettre à L’ETINCELLE de les vendre le jour de la représentation.
L’OPERA DE ROUEN reversera à L’ETINCELLE l’intégralité de la recette de billetterie TTC qu’il aura encaissé pour le spectacle considéré, l’ETINCELLE faisant son affaire de la déclaration et du reversement de la TVA collectée.
A l’issue de la représentation :
- L’OPERA DE ROUEN transmet à l’ETINCELLE un état détaillé par tarif des billets délivrés par ses soins ;
- L’ETINCELLE transmet à L’OPERA DE ROUEN un état détaillé par tarif des billets délivrés par ses soins ;
- L’ETINCELLE transmet à l’OPERA DE ROUEN une facture pour le reversement correspondant au montant TTC de la billetterie encaissée par l’OPERA DE ROUEN ;
- Dès réception, l’OPERA DE ROUEN procède au virement correspondant.
3.5. Divers :
A la demande de L’ETINCELLE, un cocktail pourra être organisé à l’issue des représentations, que ce soient des cocktails de production ou pour des partenaires (mécènes…). Chaque cocktail fera l’objet d’un devis spécifique avec un bon pour accord signé qui précise les termes d’organisation (personnel supplémentaire, détail des prestations…).
Les éventuelles autres recettes réalisées par les parties à l’occasion du spectacle demeurent acquises au vendeur.
Article 4 –Obligations de l’OPÉRA DE ROUEN
L’OPÉRA DE ROUEN:
mettra à disposition la Chapelle Corneille aux dates susmentionnées (cf. article 1) ainsi que les matériels disponibles sur place et son personnel permanent (technique, billetterie),
prendra en charge les frais de fonctionnement (fluides, théâtre en ordre de marche, personnel permanent…)
organisera l’accueil du public selon les modalités précisées à l’article 3.1
organisera la surveillance et la sécurité du lieu.
organisera le nettoyage de la Chapelle Corneille.
ouvrira le bar lors des représentations et se chargera d’engager les dépenses et percevoir les recettes.
Article 5 – Obligations de L’ETINCELLE
L’ETINCELLE :
s’engage à fournir le spectacle entièrement monté et en assumera la responsabilité artistique,
fera son affaire de la conclusion des contrats artistiques relatifs au programme ainsi que du règlement des charges correspondantes. Il organisera les voyages, le séjour et l’hébergement des artistes affectés au spectacle,
se sera assuré auprès des autorités compétentes, des autorisations pour l’emploi, le cas échéant, d’artistes étrangers et/ou des mineurs dudit spectacle,
se chargera de la déclaration et du paiement des droits d’auteurs auprès des sociétés d’auteurs,
assurera l’organisation des transferts des artistes, et plus généralement de leur accueil.
se chargera de l’organisation du catering des artistes et techniciens attachés au spectacle,
se chargera de la réalisation et de la responsabilité technique du spectacle, engagera le personnel technique supplémentaire, engagera les locations de matériels supplémentaires.
Article 6 – Conditions financières
6.1 Refacturation par l’OPERA DE ROUEN
L’OPERA DE ROUEN met à disposition gracieusement la Chapelle Corneille, c'est-à-dire qu’il n’y a pas de coût de location ni de refacturation d’un montant forfaitaire pour les fluides. Néanmoins, l’OPERA DE ROUEN refacturera les dépenses listées ci-dessous, dont voici, à titre indicatif, des éléments de chiffrage des prestations :
Les agents d’accueil, dont le coût refacturé sera de : Pour 7 agents : 540 € HT
Pour 9 agents : 630 € HT Pour 11 agents : 720 € HT
Chaque heure supplémentaire sera refacturée 17,50 € HT / agent.
Le service de représentation, dont le coût estimé est de : 70 € HT pour un service 3,5 heures.
Les frais de nettoyage, dont le coût refacturé sera forfaitairement de :
350 € HT par journée d’occupation (montage, répétition ou représentation).
Afin de pouvoir refacturer les dépenses, l’OPERA DE ROUEN établira en amont de chaque représentation (cf. article 1) un devis qui devra être signé par L’ETINCELLE avant la date de représentation. La facturation sera réalisée a posteriori selon le devis préétabli. En cas d’écart important entre le devis signé et les dépenses réellement engagées, un nouveau devis pourra être réalisé avec la mention « annule et remplace », document signé par les deux parties.
La facture devra être payée 30 jours après réception. A défaut, l’Organisateur sera redevable à l’Opéra de pénalités de retard correspondant au taux de refinancement (Refi) semestriel de la Banque centrale européenne en vigueur au 1er janvier 2019 majoré de 10 points. L’Organisateur est informé que ces pénalités sont exigibles sans qu'aucun rappel préalable ne soit nécessaire, et qu’elles n’empêchent pas d’éventuelles poursuites en cas de défaut de paiement.
Article 7 – Assurances
7.1. Responsabilité de L’OPÉRA DE ROUEN
La Région Normandie assure les risques de dommages et de responsabilité inhérents à sa qualité de propriétaire des bâtiments. Elle continue de couvrir la Chapelle Corneille, y compris les embellissements et mobiliers notamment architecturaux, les retables et décors intérieurs de la Chapelle, les œuvres d’arts, sous couvert de ses contrats « Multirisques » avec renonciation à recours à l’encontre de l’EPCC et ses assureurs.
En contrepartie, l’EPCC et ses assureurs renoncent à recours à l’encontre de la Région Normandie et ses assureurs pour l’assurance des biens propres de l’EPCC.
Par ailleurs, L’OPÉRA DE ROUEN a souscrit les contrats d’assurance suivants :
- Assurance responsabilité pour tous dommages causés à autrui imputables à l’occupation, par l’EPCC, son personnel, ses fournisseurs et prestataires, des locaux du fait de ses activités.
- - Assurance multirisque couvrant les biens lui appartenant ou dont il a la garde ou l’usage à quelque titre que ce soit, se trouvant à l’intérieur des locaux.
7.2. Responsabilité de L’ETINCELLE
Concernant les objets, matériels, instruments appartenant, confiés, ou sous la garde de chacune des parties, L’OPÉRA DE ROUEN et L’ETINCELLE feront leur affaire personnelle de l’assurance avec renonciation réciproque à l’exercice de tout recours tant pour elles-mêmes que pour leurs assureurs respectifs également.
L’ETINCELLE s’engage à souscrire une police d'assurance couvrant sa responsabilité et les risques de dommages matériels et corporels pouvant résulter des activités organisées et/ou proposées dans les locaux et équipements mis à sa disposition.
La responsabilité de L’OPÉRA DE ROUEN ne saurait être recherchée par L’ETINCELLE et ses partenaires à l’égard de tous vols, pertes ou détériorations de matériels, d’instruments de musique, de vêtements ou tout autre objet lui appartenant ou appartenant à son personnel ou lui étant confié.
Article 8 – Communication
Les parties déclarent faire apport de leurs moyens de communication respectifs et mettre en œuvre toutes actions de promotion ou de sensibilisation permettant de favoriser la venue du public aux représentations objet du présent contrat.
En particulier, l’OPERA DE ROUEN fera la promotion des spectacles désignés à l’article 1 lors des relances var voie électronique en cours de saison (site web, newsletters, réseaux sociaux).
L’OPÉRA DE ROUEN autorise L’ETINCELLE à installer des supports de communication à la Chapelle Corneille lors des représentations désignées à l’article 1. Leur emplacement sera choisi d’un commun accord.
Dans le cadre de la nouvelle identité visuelle de la Chapelle Corneille, mise en œuvre par l’OPERA DE ROUEN pour la communication sur le lieu et sur l’intégralité de sa programmation, et afin d’assurer la cohérence de sa nouvelle politique d’ouverture dans sa relation aux publics, l’OPERA DE ROUEN se chargera de l’édition du programme de soirée remis aux spectateurs par le personnel de salle.
En matière de publicité et d’information, chacun des co-contractants s’engage à respecter l’esprit général de la documentation fournie par les artistes et fera apparaître sur les documents de promotion et d’information édités la mention :
Pour les supports réalisés par ETINCELLE : ACCUEIL OPÉRA DE ROUEN NORMANDIE.
Pour les supports réalisés par l’OPERA DE ROUEN : PROGRAMMATION DE L’ÉTINCELLE, THÉÂTRE DE LA VILLE DE ROUEN
En outre, L’OPÉRA DE ROUEN fera apparaitre le logo de L’ETINCELLE sur tous les supports de
communication édités ou électroniques concernant les représentations mentionnées à l’article 1. Ces documents feront l’objet d’une validation mutuelle avant leur publication.
Article 9 – Force majeure
Le présent contrat se trouverait suspendu ou résilié de plein droit et sans indemnité d'aucune sorte, dans tous les cas reconnus de force majeure par la loi et la jurisprudence.
En cas de force majeure, la partie empêchée en préviendra dans les plus brefs délais l’autre partie afin de suspendre le contrat. Cette dernière se réserve alors le droit d’y mettre un terme sans indemnité d’aucune
sorte. En cas de désir de reconduction du contrat après cessation des circonstances qui empêchent son exécution, les deux parties se réservent une nouvelle négociation.
Article 10 – Désistement, défaillance
Dans l’hypothèse d’une annulation du spectacle objet du présent contrat, chaque partie procédera au remboursement des billets vendus par ses soins.
A l’exception des cas de force majeure, toute annulation de fait provoquée par l’une des parties entraînera, pour la partie défaillante, l’obligation de verser aux cocontractants une indemnité calculée sur les frais effectivement engagés par elles.
Article 11 – Clause compromissoire
Au cas où des difficultés surviendraient entre les parties à propos de l’exécution ou de l’interprétation du présent contrat, celles-ci s’engagent à d’abord coopérer pleinement avec diligence et bonne foi en vue de trouver une solution amiable au litige.
Article 12 – Loi du contrat
Le présent contrat est régi par la loi française. Le français est la langue faisant foi à l’interprétation du présent contrat.
Article 13 – Compétence territoriale de juridiction
En cas de recours judiciaire, les parties conviennent de s’en remettre à l’appréciation des tribunaux de Rouen.
Article 14 – Intégralité du contrat
Le présent contrat constitue l’intégralité des conventions existant entre les parties aux présentes concernant son objet. Tous autres accords oraux ou écrits ayant le même objet et ayant pu exister auparavant entre elles sont expressément annulés.
Article 15 – Entrée en vigueur
Le présent contrat entrera en vigueur à dater de sa signature par les deux parties sous les conditions expresses décrites en préambule.
Fait à Rouen, le 2019, en trois exemplaires originaux de 9 pages.
Pour L’OPÉRA DE ROUEN* POUR L’ETINCELLE*
Monsieur Xxxx Xxxxxxxx Madame Xxxxxxxxx Xxxxxxx
Directeur général de L’OPERA DE ROUEN Pour le Maire de ROUEN Par délégation
* faire précéder la signature de la mention manuscrite « lu et approuvé »