Contract
1 Périmètre
Les présentes conditions générales de services s’appliquent aux prestations qui seront rendues par le Prestataire au bénéfice du Client. Ces prestations ci-après dénommées
«les Services» peuvent être des services de conseil, d’installation, de formation et autres services professionnels, à l’exclusion de services de maintenance standards.
La commande de Services définit le type de Service à fournir par le Prestataire sur la base des informations fournies par le Client au moment de la signature ainsi que les prix. Les autres conditions tels que le calendrier, les livrables etc…feront l’objet le cas échéant d’annexes.
Les présentes conditions générales de services sont applicables conjointement avec la commande de Services et les éventuelles annexes applicables.
2 Prestations de Service et obligations du Prestataire
Le Prestataire doit fournir les Services tels que détaillés ci-dessous dans la rubrique « Détails des Services professionnels » avec toute la diligence nécessaire, sous sa propre responsabilité conformément à la méthodologie éventuellement définie dans les annexes applicables et aux standards de la profession. Le Prestataire doit assurer la fourniture des Services en mobilisant des employés suffisamment qualifiés et en nombre suffisant.
Le Prestataire est autorisé à sous-traiter sous sa responsabilité tout ou partie des Services à des partenaires ou prestataires qualifiés de son choix.
3 Prix
3.1 Le prix est indiqué dans la commande de Services.
3.2 En cas de tarif journalier, celui-ci est entendu comme un « jour-homme » d’un consultant au profil correspondant au Service fourni. Un « jour-homme » équivaut à 7 heures.
Si les prix ne sont pas spécifiquement couverts dans le Contrat, les Services fournis par le Prestataire sont facturés conformément aux tarifs journaliers en vigueur.
4 Conditions de paiement
4.1 Les Services sont facturés en fonction des Services rendus.
4.2 Les frais de déplacement nécessités par le Service sont facturés en sus au coût réel sur justificatifs.
4.3 Les prix sont indiqués HT et n’incluent pas la taxe à la valeur ajoutée ni les autres impôts ou taxes éventuellement applicables.
4.4 Le mode de règlement des factures est indiqué dans la commande de prestations.
4.5 Les factures sont payables dans les 15 jours à compter de la date de facturation. Conformément à la législation en vigueur en cas de retard de paiement par rapport à la date de règlement indiquée sur la facture, des pénalités d’un montant égal à 3 fois le taux d’intérêt légal et une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € sont dues.
Au cas où le Client ne paierait pas, à l'échéance prévue, le montant d’une facture, le Prestataire pourra suspendre immédiatement l'exécution de ses propres obligations et cela sans préjudice des dispositions prévues à l’article résiliation.
5 Obligations du Client
5.1 Pour chaque Service, le Client doit désigner un (des) responsable(s) de projet habilité à gérer tous les accès aux informations et aux ressources nécessaires, à prendre les décisions nécessaires, à valider les jalons du projet afin de permettre au Prestataire d’assurer les Services dans les meilleures conditions. En particulier, le(s) responsable(s) de projet doit être habilité à signer la réception des livrables et tous les documents d’étape spécifiés le cas échéant dans le cahier des charges, ou autre document technique.
Le Client veille à ce que le (les) responsable(s) de projet soit accessible et disponible au cours de l’exécution des Services dans la mesure nécessaire et en temps opportun.
5.2 Pour la fourniture des Services, le Client doit fournir toutes les ressources techniques nécessaires au Prestataire, telles que le matériel informatique, les logiciels et les licences, la documentation, un accès et une capacité réseau suffisante, ainsi que toute autre infrastructure éventuellement nécessaire. Le Client veille à ce que toutes les informations, pré-requis ou ressources internes nécessaires soient disponibles avant que le Prestataire ne commence à fournir le Service tel que défini le cas échéant dans le cahier des charges, ou autre document technique.
5.3 Les coûts supplémentaires entraînés par un manque de collaboration du Client ou une absence des requis nécessaires comme précisé ci-dessus, sont à la charge du Client.
6 Livrables
Si le Service inclut des livrables, le Cahier des Charges (ou autre document technique) doit contenir la description de ceux-ci, qui doivent être soumis à acceptation dans un Procès- Verbal de recette.
Des écarts mineurs ne peuvent pas justifier le refus de signature du Procès-Verbal de recette.
La mise en exploitation productive par le Client du Service est considérée comme une acceptation et équivaut à un Procès-Verbal.
7 Gestion des modifications des Services
7.1 Au cours de l’exécution du Service, le Client peut demander des modifications du périmètre ou des exigences convenus dans le Contrat. Dans tous les cas, le processus suivant doit être respecté :
Le Client doit formaliser sa demande par écrit en précisant les modifications souhaitées par rapport aux exigences définies dans le Contrat.
Le Prestataire vérifie cette demande de modifications et informe le Client de sa faisabilité et des conséquences estimées sur le projet, y compris sur le coût, les interdépendances et le calendrier. Le Prestataire peut refuser de mettre en œuvre des modifications s’il estime que ces modifications imposeraient une charge déraisonnable sur la réalisation du projet, le calendrier ou la capacité opérationnelle ou si cette mise en œuvre est non réalisable ou déraisonnable pour d’autres raisons.
7.2 Le processus défini ci-dessus s’applique également lorsque le Prestataire constate lui- même lors de l’exécution des Services, un changement du périmètre ou des exigences définis dans le Contrat. Le Prestataire doit informer le Client le plus tôt possible de tout changement qu’il pourrait constater.
L’ensemble des amendements apportés aux Services, à la rémunération, aux échéances, etc…doivent être consignés dans un écrit signé par les deux Parties.
8 Droits de propriété intellectuelle
8.1 Généralités.
La présente section énonce les droits respectifs des Parties quant aux éléments préexistants et/ou indépendants du Contrat (PI indépendants) ainsi qu’aux Résultats des Services créés, le cas échéant aux termes du Contrat (Résultats du Service) et sauf clauses contraires définies dans des conditions spécifiques signées par les Parties.
8.2 Définitions.
La « PI indépendante » d’une Partie désigne les brevets, modèles, les inventions, les dessins, les marques de commerce, marques de service, noms de domaine, les logiciels, documents, matériels et autres œuvres de l’esprit, pouvant ou non faire l’objet d’un
enregistrement et qui soit (i) ont été créés et détenus ou obtenus sous licence par la Partie avant l’exécution du présent Contrat, ou (ii) sont par la suite créés et détenus ou obtenus sous licence par la Partie en dehors du périmètre et indépendamment du Contrat et des informations obtenues au titre du Contrat.
« Résultats du Service » désigne les livrables, logiciels, documents, matériels et autres œuvres de l’esprit produites par le Prestataire ou ses sous-traitants spécifiquement pour les besoins du Client dans le cadre de l’exécution des Services et toujours à condition qu’il ne s’agisse pas d’une œuvre dérivée d’œuvres préexistantes appartenant au Prestataire ou à un de ses sous-traitant ou dûment utilisée sous licence par le Prestataire ou un sous- traitant. Pour éviter toute ambigüité, il est précisé que la PI Indépendante du Prestataire, de ses fournisseurs ou sous-traitants (incluant les œuvres dérivées) est exclu du champ des Résultats du Service.
« Utilisation/Utiliser » signifie le droit d’exécuter, de faire fonctionner, de distribuer des copies pour les stricts besoins en interne ou, de maintenir, modifier, améliorer les Résultats du Service, objet du contrat.
8.3 Propriété et licence. Dans la relation entre les Parties, chaque Partie possède et retient tous les droits, titres et intérêts, y compris les Droits de propriété intellectuelle, sur ses éléments de PI indépendante.
Le Prestataire détient tous les droits de propriété sur tous les rapports, le code source, les fichiers, les analyses, les graphiques, les spécifications et autres documents préparés par lui dans le cadre de l’exécution des Services aux termes du présent Contrat, que ce soit en collaboration avec le personnel du Client ou de toute autre manière.
Pour tous les Résultats de Service fournis et payés dans le cadre d’un Cahier des Charges spécifique, le Prestataire accorde au Client, une licence perpétuelle, mondiale, non exclusive, irrévocable, libre de redevance entièrement payée pour Utiliser ces Résultats du Service.
9 Responsabilité
Le Prestataire est responsable de tous les dommages directs qui sont imputables à une faute de sa part ou de celle de ses préposés ou sous-traitants étant entendu que cette responsabilité, ne peut inclure des pertes ou dommages indirects tels que les pertes de profits, pertes de données, perte de chances, etc… même si le Client a été avisé de la possibilité d’une telle perte ou d’un tel
dommage ou si cette perte ou ce dommage pouvaient avoir été raisonnablement prévus.
9.2 Certains Services impliquent l’utilisation de réseaux de communication, ainsi que l’intervention de différents prestataires, dont dépend le bon fonctionnement du Service. Neopost France mettra tout en œuvre pour assurer le fonctionnement de cette chaîne d’intervenants dont les performances du Service peuvent dépendre en grande partie. Neopost France ne garantit pas la continuité et la qualité des liaisons de communication avec le Client, et notamment les défaillances d’accès à Internet du Client.
9.3 Les Parties conviennent que la responsabilité du Prestataire toutes causes confondues, pour toute responsabilité ou demande d’indemnité ou pour tout autre dommage de quelque nature que ce soit, est strictement limitée au montant de la prestation de Services concernée à l’origine de la réclamation, payée ou payable au Prestataire.
10 Durée et résiliation
10.1 Le présent Contrat entre en vigueur au moment de la signature des deux Parties pour la durée nécessaire à l’exécution des Services sauf stipulations différentes mentionnées dans la commande de Services.
10.2 L’une ou l’autre des Parties peut résilier le Contrat pour manquement grave. Un manquement grave est défini comme le non- respect du Contrat, par exemple le non- paiement des factures par le Client après une mise en demeure de payer, le non-respect des obligations de coopération malgré la réception d’une notification écrite, si ledit manquement n’a pas été corrigé dans les 30 (trente) jours suivant la notification.
10.3 En cas de résiliation anticipée du Contrat par le Client avant l’achèvement des Services, et sans manquement du Prestataire le paiement de tous les Services commandés est dû par le Client.
10.4 En cas de résiliation anticipée du Contrat par le Client avant le commencement des Services, et sans manquement du Prestataire, le paiement d’une pénalité forfaitaire de 50% du montant du Service commandé est exigible immédiatement par le Prestataire pour compenser de manière forfaitaire notamment les impacts pour le Prestataire de la non utilisation de ressources réservées pour le Service et les bouleversements de planning qui en découlent.
10.5 Les 2 paragraphes ci-dessus sont également applicables si le Prestataire résilie
le contrat pour manque de coopération du Client comme indiqué dans l’article 5.
11 Confidentialité et protection des données
11.1 Chaque Partie s'engage à observer la confidentialité sur toutes informations en provenance de l'autre Partie, quelle qu'en soit la nature : informations commerciales, techniques ou financières et ce tant à l'égard des tiers qu'à l'égard des membres de son personnel non appelés à les utiliser ou à en avoir connaissance pour les besoins d’exécution du Contrat.
11.2 S’il est nécessaire que le Prestataire se conforme à des politiques de sécurité ou des politiques internes spécifiques du Client, lesdites politiques doivent être fournies par le Client sous forme écrite. Toutes les politiques ou exigences spéciales doivent être annexées au Contrat concerné.
12 Données personnelles
Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les Parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable en matière de traitement de Données à caractère personnel et, en particulier, le Règlement européen 2016/679. Si dans le cadre du Service, l’accès à des données à caractère personnel ou leur traitement est nécessaire, une annexe complètera les présentes afin de définir les dispositions applicables entre les Parties, au titre des traitements de Données à caractère personnel, confiés par le Client au Prestataire.
13 Non-sollicitation
Chacune des Parties convient de ne pas solliciter un employé de l’autre partie pour lui faire une offre d’emploi pendant la prestation des Services et pour une période de douze
(12) mois suivant l’achèvement des Services.
14 Droit applicable et juridiction compétente
Le contrat est soumis au droit français. Les tribunaux ayant compétence exclusive pour les litiges découlant et en rapport avec le présent Contrat sont les tribunaux de Paris.
15 Dispositions diverses
15.1 Tous les amendements et toutes les modifications au Contrat doivent être faits par écrit et signés des deux Parties pour être valides.
15.2 Les obligations aux termes du présent Contrat sont automatiquement suspendues si l’une des Parties n’est pas en mesure de remplir ses obligations par un cas de force
majeure tel que défini par l’article 1218 du code civil.
15.3 Si une disposition du présent Contrat devient nulle ou sans effet, la validité des autres dispositions du présent Contrat n’est pas affectée. Une disposition nulle et sans effet doit être remplacée par la stipulation la plus proche de l’accord mutuel exprimé dans le présent Contrat, sauf si les deux Parties conviennent d’un autre accord juridiquement contraignant.
Annexe aux conditions générales : Détails des Services professionnels
A. Audit et Conseil
A.1 Nature du Service
La prestation est proposée dans le cas où le Client souhaite une intervention du Prestataire afin de réaliser un état de l’existant et de proposer des actions pour atteindre l’objectif du Client.
A.2 Modalités de déploiement
En amont de la souscription de cette prestation, le Prestataire et le Client se rapprocheront afin de rédiger un document de cadrage comprenant une synthèse du besoin client ainsi qu’un planning prévisionnel et le prix de la prestation commandée. Ce document sera signé en même temps que le contrat de service.
A.3 Limites
La mission du Prestataire ne comprend pas la fourniture de matériel, ni de prestations de développement, de formation ou d’accompagnement. Il s’agit uniquement d’un service de conseil visant à partir de constats à proposer une solution permettant de répondre à l’objectif du Client.
Cette prestation ne comprend aucun engagement du Prestataire à l’obtention par le Client d’un résultat quelconque.
A.4 Facturation
Un acompte sera éventuellement facturé au démarrage de la prestation comme indiqué dans la commande de prestations et le solde sera facturé à l’issue de la prestation après signature d’un Procès-verbal de recette.
B. Gestion & Conduite de projet
B.1 Nature du Service
Ce Service est proposé dans le cas d’un déploiement de nouveau produit ou lors d’un déploiement d’un projet sur un produit déjà installé.
Il permet la coordination par le Prestataire, des différents acteurs du Projet tout au long du cycle de déploiement, ce qui permet au Client d’avoir de la visibilité sur le planning, notamment à travers des comptes rendus réguliers et des réunions de suivi.
B.2 Modalités de déploiement
Avant la souscription de la prestation, un devis sera établi par le Prestataire en fonction du nombre de jours estimés pour la gestion du Projet. Le prix est indiqué dans la commande de prestations. En cas de dépassement du temps initialement prévu, le montant du
Service pourra être réévalué par le Prestataire avec l’accord écrit du Client.
B.3 Limites
L’organisation et le suivi de la prestation pourront être réalisés sur site client ou à distance selon la décision du chef de projet du Prestataire en fonction du contexte du dossier. En aucun cas, le Client ne pourra exiger le déplacement sur site.
B.4 Facturation
Un acompte sera éventuellement facturé au démarrage de la prestation comme indiqué dans la commande de prestations et le solde sera facturé à l’issue de la prestation.
C. Accompagnement sur site ou à distance
C.1 Nature du Service
La prestation est proposée dans le cas où le Client souhaite un service d’accompagnement dans ses locaux ou à distance sur la solution du Prestataire en place chez lui. La prestation comprend un accompagnement personnalisé, du conseil, de l’aide dans la prise en main de la solution ou la réalisation de la production du Client.
Par la souscription de cette prestation, le Client achète un volume de jours (1 jour correspond à 7 heures) à utiliser dans l’année suivant la signature de la commande. Ce volume est décompté par heure dans le cadre d’un accompagnement à distance (Toute heure commencée est due), et par demi- journée (3,5h) dans le cas d’un accompagnement sur site (Toute demi- journée commencée est due). Au bout d’un an, le volume de jours non consommé est perdu.
C.2 Modalités de déploiement
Lorsque le Client souhaite utiliser ce Service, il doit contacter le centre d’appel du Prestataire pour formuler l’ouverture d’une demande de prestation. Cette demande sera transmise à un expert qui contactera le Client pour préciser son besoin, établir un descriptif synthétique des tâches à réaliser ainsi qu’une estimation du temps nécessaire. Ce document sera communiqué au Client avant intervention. A l’issue de l’intervention, un procès-verbal sera remis au Client avec le décompte du temps passé pour la prestation ainsi que le crédit restant. Le décompte pourra être supérieur à l’estimation initiale selon le temps réellement nécessaire à l’exécution de la prestation mais ne pourra pas dépasser le volume acheté par le Client sans l’accord de ce dernier.
C.3 Limites
La prestation sera réalisée à distance ou sur site (en fonction de la prestation choisie) et le Client ne pourra en aucun cas exiger le
déplacement du Prestataire sur site s’il n’a pas souscrit la prestation sur site.
La prestation sera réalisée suivant le planning fourni au Client par le Prestataire.
Aucun engagement de délai n’est prévu tant pour la date d’intervention du Prestataire que pour la réalisation de la prestation.
C.4 Facturation
L’intégralité du volume de jours achetés sera facturée dès la signature de la commande et le Client aura un an pour les utiliser à partir de la date de commande.
D. Développement et/ou configuration de la solution logicielle à distance
D.1 Nature du Service
La prestation est proposée dans le cas où le Client souhaite un développement et/ou une configuration de la solution du Prestataire afin de correspondre à ses besoins.
D.2 Modalités de déploiement
En amont de la souscription de cette prestation, le Prestataire et le Client se rapprocheront afin de rédiger un document de cadrage comprenant une synthèse du besoin client ainsi qu’un planning prévisionnel et le prix de la prestation commandée. Ce document sera signé en même temps que le contrat de service. Le Client s’engage à mettre à disposition toutes les ressources matérielles ou humaines permettant l’exécution de la prestation, conformément au document de cadrage rédigé préalablement.
D.3 Limites
La prestation sera réalisée à distance et le Client ne pourra en aucun cas exiger le déplacement du Prestataire sur site. Cette prestation comprend uniquement les développements et/ou la configuration de la solution, et en aucun cas la prestation d’installation et de mise en production, qui peut être souscrite parallèlement par le Client. Si nécessaire une réévaluation du montant de la prestation sera établie si le Client souhaite des évolutions supplémentaires non couvertes par le document de cadrage.
D.4 Facturation
Un acompte sera éventuellement facturé au démarrage de la prestation comme indiqué dans la commande de prestations et le solde sera facturé à l’issue de la prestation après signature d’un Procès-verbal de recette.
E. Forfait Evolution Développement logiciel
E.1 Nature du Service
Ce Service est proposé dans le cas où le Client souhaite des développements
supplémentaires sur une solution logicielle déjà installée. Par la souscription de cette prestation, le Client achète un volume de jours (1 jour correspond à 7 heures) à utiliser dans l’année suivant la signature de la commande. Ce volume est décompté par heure. Toute heure commencée est due. Au bout d’un an, le volume de jours non consommé est perdu.
E.2 Modalités de déploiement
Lorsque le Client souhaite utiliser ce Service, il doit contacter le centre d’appel du Prestataire pour formuler l’ouverture d’une demande de prestation. Cette demande sera transmise à un expert qui contactera le Client pour préciser son besoin, établir un descriptif synthétique des tâches à réaliser ainsi qu’une estimation du nombre d’heures nécessaires. Ce document sera communiqué au Client avant intervention. A l’issue de l’intervention, un procès-verbal sera remis au Client avec le décompte du temps passé pour la prestation ainsi que le crédit restant. Le décompte pourra être supérieur à l’estimation initiale selon le temps réellement nécessaire à l’exécution de la prestation mais ne pourra pas dépasser le volume acheté par le Client sans l’accord de ce dernier.
E.3 Limites
La prestation sera réalisée à distance et le Client ne pourra en aucun cas exiger le déplacement du Prestataire sur site. La prestation sera réalisée suivant le planning fourni au Client par le Prestataire. Aucun engagement de délai n’est prévu tant pour la date d’intervention du Prestataire que pour la réalisation de la prestation.
E.4 Facturation
L’intégralité du volume de jours achetés sera facturée dès la signature de la commande et le Client aura un an pour les utiliser à partir de la date de commande.
F. Installation et mise en production
F.1 Nature du Service
La prestation est proposée dans le cas où le Client souhaite l’installation et la mise en production sur site ou à distance des développements et de la configuration réalisés au préalable par le Prestataire. Cette prestation inclut la formation opérateur (formation à l’utilisation du produit).
F.2 Modalités de déploiement
En amont de la souscription de cette prestation, le Prestataire et le Client se rapprocheront afin de rédiger un document de cadrage comprenant une synthèse du besoin client ainsi qu’un planning prévisionnel et le prix de la prestation commandée. Ce document sera signé en même temps que le
contrat de service. Le Client s’engage à mettre à disposition toutes les ressources matérielles ou humaines permettant l’exécution de la prestation, conformément au document de cadrage rédigé préalablement.
F.3 Limites
Cette prestation comprend uniquement l’installation, la mise en production et la formation opérateur de la solution sur site ou à distance (en fonction de la prestation choisie). En aucun cas, cette prestation ne comprend la formation superviseur qui permet au Client d’acquérir les compétences pour réaliser des développements ou la configuration de sa solution de manière autonome. Si nécessaire une réévaluation du montant de la prestation sera établie si le Client souhaite des évolutions supplémentaires non couvertes par le document de cadrage.
F.4 Facturation
Un acompte sera éventuellement facturé au démarrage de la prestation comme indiqué dans la commande de prestations et le solde sera facturé à l’issue de la prestation après signature d’un Procès-verbal de recette.
G. Formation inter entreprise
G.1 Nature du Service
La prestation est proposée dans le cas où le Client souhaite bénéficier d'une formation dans les locaux du Prestataire avec la présence d’autres entreprises.
G.2 Modalités de déploiement
Le Prestataire déterminera en amont avec le Client son besoin de formation, et les conditions de celle-ci afin d’établir le nombre de jours nécessaires pour l’établissement du prix de la prestation. Le Prestataire communiquera ensuite au Client le déroulé de la formation (lieu, horaires, programme de formation...). Le Client se déplacera ensuite dans les locaux du Prestataire suivant le planning défini et communiqué au préalable.
G.3 Limites
La formation pourra être reportée si le nombre de participants s’avère insuffisant, à savoir deux entreprises minimum. Le Client sera prévenu au moins trois semaines à l’avance du report éventuel de la date. En aucun cas, les frais engagés par le Client ne seront remboursés.
G.4 Facturation
Un acompte sera éventuellement facturé au démarrage de la prestation comme indiqué dans la commande de prestations et le solde sera facturé à l’issue de la prestation.
H. Formation intra entreprise
H.1 Nature du Service
La prestation est proposée dans le cas où le client souhaite bénéficier d'une formation prévue dans le catalogue de formations. En fonction de la prestation choisie (à distance ou sur site), la formation aura lieu dans les locaux du Client ou à distance.
H.2 Modalités de déploiement
Le Prestataire déterminera en amont avec le Client son besoin de formation, et les conditions de celle-ci afin d’établir le nombre de jours nécessaires pour l’établissement du prix de la prestation. Le prestataire communiquera ensuite au Client le déroulé de la formation (horaires, programme de formation...). Le prestataire interviendra ensuite sur site ou à distance (en fonction de la prestation choisie) afin de délivrer la formation.
H.3 Limites
Dans le cas d’une formation réalisée sur site ou à distance, le nombre de participants est limité à 4. La prestation sera réalisée suivant le planning convenu entre le Client et le Prestataire.
H.4 Facturation
Un acompte sera éventuellement facturé au démarrage de la prestation comme indiqué dans la commande de prestations et le solde sera facturé à l’issue de la prestation.
I. Formation en ligne
I.1 Nature du Service
La prestation est proposée dans le cas où le Client souhaite bénéficier d’une plate-forme de formation en ligne.
I.2 Modalités de déploiement
Lors de la souscription de cette prestation, le Prestataire communiquera au Client un accès (Identifiant/Mot de passe) à l'ensemble des modules auxquels le Client a souscrit. Le Client aura 1 an à partir de la date de communication de l’accès à la plate-forme de formation pour y accéder.
I.3 Limites
La prestation comprend uniquement la mise à disposition d’un accès avec les modules disponibles. Cette prestation ne donne pas droit à des formations personnalisées dispensées par le Prestataire, aussi bien par téléphone que sur site. Le Client s’engage à disposer des configurations permettant l’exécution de la prestation, conformément aux prérequis communiqués lors de l’ouverture du compte.
I.4 Facturation
La prestation sera facturée dès la mise à disposition du Client des accès à la plate-forme de formation en ligne.
J. Offre de mise à niveau logiciel
J.1 Nature du Service
Ce Service est proposé dans le cas où le Client souhaite une mise à jour de sa version logicielle de sa solution en place, afin de bénéficier des dernières évolutions et fonctionnalités.
Ce service inclut l’installation des logiciels, l’accompagnement aux tests de non régression et l’accompagnement à l’intégration des modifications à réaliser aux développements.
J.2 Modalités de déploiement
Avant la souscription de la prestation, un devis sera établi par le Prestataire en fonction du nombre de jours estimés pour la réalisation de la mise à niveau de la solution. Le prix est indiqué dans la commande de prestations. En cas de dépassement du temps initialement prévu, le montant du Service pourra être réévalué par le Prestataire avec l’accord écrit du Client. Dès la souscription de cette prestation, le Prestataire prend contact avec le Client afin de planifier l’intervention.
J.3 Limites
La prestation sera réalisée à distance et le Client ne pourra en aucun cas exiger le déplacement du Prestataire sur site. Aucun engagement de délai n’est prévu tant pour la date d’intervention du Prestataire que pour la réalisation de la prestation.
J.4 Facturation
Un acompte sera éventuellement facturé au démarrage de la prestation comme indiqué dans la commande de prestations et le solde sera facturé à l’issue de la prestation après signature d’un Procès-verbal de recette.
K. Externalisation Production d’envoi
K.1 Nature du Service
Ce Service est proposé dans le cas où le Client souhaite externaliser sa production d’envois de documents auprès du Prestataire dans le cas d’un besoin ponctuel. La prestation comprend le traitement des documents (courrier sous forme de fichier PDF ou Word) du Client, l’impression, la mise sous plis, l’affranchissement et la remise en Poste.
K.2 Modalités de déploiement
En amont de la souscription de cette prestation, le Prestataire et le Client se rapprocheront afin de rédiger un document de cadrage comprenant une synthèse du besoin client ainsi qu’un planning prévisionnel et le prix de la prestation commandée, une partie
du prix est fonction du nombre de jours estimé pour effectuer la prestation et une partie du prix est en fonction de la consommation du Service, estimé selon les volumes prévisionnels, régularisé en fonction du volume réel d’envoi. Une analyse préalable sera réalisée par le Prestataire pour confirmer la faisabilité de la prestation à partir des éléments communiqués par le client (fichiers clients…) Ce document sera signé en même temps que le contrat de service.
K.3 Limites
La prestation sera réalisée à distance et le Client ne pourra en aucun cas exiger le déplacement du Prestataire sur site. Celle-ci comprend uniquement le traitement des fichiers pour permettre l’envoi, la production des plis (impression, mise sous pli, apposition de l’affranchissement) et la remise en poste.
K.4 Facturation
Le contrat signé avec le Client comprend le montant de la prestation ainsi que le montant prévisionnel de la consommation (prestation d’impression et d’affranchissement). Suite à la production, la facturation sera émise en début du mois suivant sa production du mois écoulé, à partir de la consommation réelle. En aucun cas, le montant prévisionnel communiqué ne constitue un engagement ferme de montant de facturation.
Facturation du Service Courrier et de ses options :
Le Client sera facturé pour chaque page transmise à Neopost France, le prix du Service d’Externalisation du courrier étant dû, même si le Client a demandé à Neopost France de ne pas remettre un courrier en poste.
Les Documents recto verso sont facturés pour 2 pages.
Pages porte-adresse ou pages blanches : le verso d’une page porte-adresse sera facturé au prix de la page suivante. Les pages blanches envoyées comme pages à imprimer seront facturées au prix d’une page.
L’affranchissement sera facturé au réel pour les consommations du mois écoulé, distinctement du Service, en fonction du type de courrier choisi par le Client, du poids et de sa destination. Le service de tri postal réalisé par Neopost France permet de bénéficier de tarifs postaux en catégorie courrier industriel ; il est facturé par unité de pli lorsque le volume journalier minimum produit par Neopost France est supérieur à 1 000 plis par type de plis. Les tarifs d’affranchissement courrier industriel ne s’appliquent pas en cas de non atteinte des volumes journaliers requis. Le Service d’envoi international est facturé au
titre de l’affranchissement international au prix du tarif affranchissement international de la Poste. Ce tarif est sujet à variation selon les conditions publiées par la Poste.
Dans le cas où le Document doit être adressé par courrier et que celui-ci n’aurait pas encore été affranchi, seul l’affranchissement ne sera pas facturé.
Le Service d’Externalisation de courrier sera facturé, ainsi que l’affranchissement, pour les courriers qui ont été envoyés par Neopost France mais qui n’ont pu être remis aux destinataires sans faute de Neopost France (adresse erronée, perte par l’opérateur postal, etc…).
K.5 Conditions particulières du service
K.5.1 Mandat lié à la transmission des factures du Client
Si le Client transmet à Neopost France des factures pour impression, mise sous pli, affranchissement et remise en poste ou facturation électronique, celui-ci :
- mandate Neopost France qui elle-même délègue à la société ESKER sis 00 xxx xxx Xxxxxxxxx 00000 Xxxx, d’éditer matériellement des factures en son nom et pour son compte.
- reconnaît avoir pris connaissance du rescrit publié par l’Administration 2006-39 TCA du 12/9/2006 statuant sur la question du sous- mandataire. Ce mandat est établi aux conditions suivantes :
- Il n’est délivré par le Client que pour l’émission et le cas échéant l’impression et l’envoi de ses factures clients pour la période définie au présent contrat ;
- Le Client conserve l’entière responsabilité de ses obligations en matière de facturation et de ses conséquences au regard de la TVA.
En conséquence le Client mandant s’engage à:
- verser au Trésor la taxe mentionnée sur les factures émises en son nom et pour son compte,
- réclamer immédiatement à Neopost France le double de la facture originale si celui-ci ne lui est pas parvenu ;
- signaler toute modification dans les mentions concernant l’identification de son entreprise.
K.5.2 Mandat d’envoi pour compte
Le Client donne mandat à Neopost France pour affranchir et remettre à La Poste les courriers pour son compte.
K.5.3 Envoi de courriers au tarif prioritaire, non prioritaire ou recommandé :
Dans le cadre des envois à J, chaque jour ouvré, Neopost France a pour objectif de
remettre en poste 95% minimum des Documents (nombre de pages) reçus et acceptés du Client tel qu’inscrit dans l’interface utilisateur avant 12h le même jour ouvré.
Ce niveau de service s’apprécie sur un mois civil dans la mesure où le volume soumis n’excède pas 50.000 pages imprimées par jour ouvré, en ce compris 3 000 courriers recommandés France (format DL, 6 feuilles maximum) et 600 plis recommandés France (Format C4) et 250 plis recommandés internationaux (format DL, 6 feuilles maximum).
Par ailleurs, les Documents bénéficiant de l’option « Regroupement » seront regroupés à 23.30h pour remise en poste le lendemain.
Dans le cadre des envois à Xx0, Xxxxxxx France remet en poste le lendemain (J+1) les courriers du Client dès lors que les Documents ont été reçus et acceptés par la plateforme Neotouch avant 12h le jour précédent (J) ouvré.
Neopost France met tout en œuvre pour offrir ce niveau de service pour 95% minimum des Documents (nombre de pages) du Client.
Ce niveau de service s’apprécie sur un mois civil dans la mesure où le volume de Documents soumis n’excède pas 100 000 pages imprimées par jour ouvré, en ce compris 6 000 courriers recommandés France
(format DL, 6 feuilles maximum) et 1 200 plis recommandés France (Format C4) et 250 plis recommandés internationaux (format DL, 6 feuilles maximum).
Neopost France ne garantit aucun délai entre l’envoi du Document par le Client et sa réception par le destinataire.
Le Client ne pourra donc pas engager la responsabilité de Neopost France en cas de réception tardive d’un courrier en recommandé par le destinataire.
K.5.4 Opérations exceptionnelles : demandes d’annulation d’envoi
Toute demande d’annulation formulée par le Client concernant des Documents envoyés à Neopost France et en cours de traitement (imprimés, mis sous pli ou affranchis) fera l’objet d’une facturation pour les Documents n’ayant pas pu être annulés et d’une facturation complémentaire forfaitaire de 500€ HT. Ces demandes devront être soumises avant 14h et ne pourront être traitées que si les plis en cause n’ont pas encore été remis en Poste. Neopost France se réserve le droit de refuser une demande dans
les cas où celle-ci conduirait à un arrêt trop important de sa chaîne de production.
K.5.5 Envoi de courriers marketing à destination de la France Métropolitaine : Neopost France appliquera le tarif préférentiel Destineo de l’opérateur postal pour les courriers marketing direct à destination de la France métropolitaine de moins de 35g pour un minimum de 400 ou 2000 plis à remettre en Poste le même jour selon l’option d’affranchissement retenue et les conditions de l’opérateur postal.
Ces lots de courriers seront en général traités le lendemain de leur réception de manière à n’effectuer qu’une seule remise en poste avec l’intégralité du lot. En cas de non-respect des critères requis par la Poste, Neopost France se réserve le droit d’expédier les plis au tarif non prioritaire.
K.5.6 Conservation des documents :
Neopost France conserve pendant 60 jours les informations détaillées d’utilisation du Service Neotouch et les documents transmis par le Client, servant de base à la facturation. A la suite de ce délai les documents sont purgés. Cas particulier :
Dans certains cas et compte tenu de la nature de son activité, le Client peut demander à ce qu’il n’y ait pas de conservation des Documents envoyés. Exemple : domaine de la santé. Dans ce cas, seules les métadonnées (exemple : expéditeur, date et heure de soumission, statut du traitement, etc.) sont conservées pendant 2 mois pour permettre le suivi de l’envoi. Tous les documents et pièces jointes des enregistrements sont supprimés dès l’atteinte de l’état final de l’enregistrement (succès ou échec de l’envoi).
K.5.7 Obligations de Neopost France
K.5.7.1. Délivrance des documents.
Neopost France n’acceptera ni ne traitera de Document dont la taille excèderait 10 Mo pour les documents, pièces jointes incluses, chaque page ne devant pas dépasser 300 Ko.
K.5.7.2 Neopost France s’interdit d’utiliser les listes de destinataires et le contenu des Documents, qui restent la propriété du Client.
K.5.8 Obligations du Client
Le Client s’engage à ne pas diffuser directement ou indirectement, de quelque manière que ce soit et sous quelque forme que ce soit, par le biais, directement ou indirectement, du Service d’externalisation du courrier, de contenu illicite, illégal ou
enfreignant les droits de tiers et notamment de contenu :
- contraire à l’ordre public et aux bonnes mœurs
- pornographique ou à caractère pédophile ; à caractère injurieux ; diffamatoire, portant atteinte à l’honneur ou à la réputation de personnes
- à caractère raciste, incitant à la haine raciale
- constitutif de menace de quelque nature que ce soit, adressée à une ou plusieurs personnes
- contrefaisant ou enfreignant un droit de propriété intellectuelle
- et plus généralement portant atteinte à la vie privée, à la protection des données personnelles ou au droit d’un tiers
K.5.9 Documents : A l’exception de l’apposition d’un code barre de routage, Neopost France achemine les Documents au destinataire dans l’état où ils se trouvent. En aucun cas, Neopost France n’y apportera des modifications. En conséquence, le Client est seul responsable de la qualité, de la fréquence, du volume et du contenu des Documents. En outre, il est seul responsable, envers les titulaires de droits de propriété intellectuelle concernés, du paiement des éventuelles redevances dues au titre des droits de propriété intellectuelle liés au contenu des Documents.
Neopost France ne pourra être tenu pour responsable en cas de non-retour de l’accusé réception (AR) par la Poste quelle qu’en soit la raison (non retrait du courrier par le destinataire, perte dans le circuit postal notamment).
K.5.10 Toute mise en œuvre par le Client de la responsabilité de Neopost France, devra faire l'objet d'une lettre recommandée avec accusé de réception adressée au plus tard dans les 12 mois de la connaissance par le Client de la survenance du fait dommageable. Cette contestation devra être motivée précisément. Le défaut de procéder ainsi vaut renonciation de la part du Client à invoquer la responsabilité de Neopost France.