PROCEDURA, TIJEK EVIDENTIRANJA I ARHIVIRANJA UGOVORA
PROCEDURA, TIJEK EVIDENTIRANJA I ARHIVIRANJA UGOVORA
1. PODRUČJE PRIMJENE
Ovom procedurom utvrđuje xx xxxxx evidentiranja i pohranjivanja ugovora kao što su ugovori o radu, ugovori o stručnom osposobljavanju, ugovori o djelu, ugovori o autorskom djelu, ugovori o djelu redovitog studenta, ugovori o poslovnoj suradnji.
Primjena ovog postupka obvezna je za sve zaposlenike Gradske knjižnice Rab koji neposredno rade na postupcima pripreme, evidentiranja i pohranjivanja ugovora.
2. ODGOVORNOSTI
Zaposlenik/zaposlenica koji neposredno radi na postupcima pripreme ili evidentiranja ili pohranjivanja bilo koje vrste ugovora iz točke 1. ove Procedure, odgovoran je za postupanje u skladu s ovom Procedurom.
3. POSTUPAK
3.1. Zaposlenik/zaposlenica Gradske knjižnice Rab koji neposredno radi na pripremi, evidentiranju i arhiviranju bilo koje vrste ugovora prilikom pripreme ugovora ili nakon zaprimanja konačne verzije ugovora xx xxxxx xxxxxx, xxxx urudžbirati ugovor na način da od zaposlenika/zaposlenice koji vodi urudžbeni zapisnik zatraži urudžbeni broj koji se upisuje ili u zaglavlju svakog ugovora ili ispod zadnjeg članka svakog ugovora.
Odgovornost: zaposlenik/zaposlenica xxxx xxxx na pripremi, evidentiranju i pohranjivanju ugovora;
Rok: tri (3) xxxx odnosno vrijeme pripreme prijedloga ugovora ili prilikom zaprimanja ugovora xx xxxxx xxxxxx.
Dokument: Ugovor.
3.2. nakon potpisivanja i ovjeravanja ugovora istog treba evidentirati u posebnim tablicama za svaku vrstu ugovora redovito kako slijedi:
1. Tablica evidencije ugovora o radu i stručnom osposobljavanju
2. Tablica evidencije ugovora o djelu
3. Tablica evidencije ugovora o autorskom djelu
4. Tablica ugovora o poslovnoj suradnji
5. Tablica ugovora o donaciji ili sponzorstvu
Ukoliko se zaposlenik/zaposlenica prilikom pripreme ugovora služi određenim informacijskim sustavom iz kojeg je moguće ispisati izvješće o sklopljenim ugovorima, ili u okviru zakonskih ili drugih odredbi samostalno priprema Izvješća o sklopljenim ugovorima, ta se Izvješća mogu koristiti kao predložak evidencije ugovora umjesto xxxx navedenih tablica ako imaju minimalno sljedeće podatke:
• Ime i prezime ili naziv tvrtke/institucije
• Urudžbeni broj
• datum prestanka ugovora ili rok trajanja ugovora
• predmet ugovora
• vrijednost ugovora
• rok čuvanja ugovora
Odgovornost: zaposlenik/zaposlenica koji vodi urudžbeni zapisnik i zaposlenik/zaposlenica xxxx xxxx na pripremi, evidentiranju i pohranjivanju ugovora u slučaju da xxxxxx koristi informacijski sustav iz kojeg je moguće ispisati izvješće o sklopljenim ugovorima.
Rok: odmah, a najkasnije u roku od tri (3) xxxx xxxxx zaprimanja ovjerenog i potpisanog ugovora.
Dokument: Ugovor i tablica evidencije ugovora.
3.3. Nakon upisivanja podataka ili ažuriranja podataka iz tablice, evidencija se redovito pohranjuje u zajedničkoj mapi svih ugovora (osim Ugovora o radu).
Odgovornost: zaposlenik/zaposlenica koji vodi urudžbeni zapisnik i zaposlenik/zaposlenica xxxx xxxx na pripremi, evidentiranju i pohranjivanju ugovora u slučaju da xxxxxx koristi informacijski sustav iz ugovora.
Dokument: Ugovor i tablica evidencije ugovora.
3.4. Ugovor i svi prilozi ili jednakovrijedne kopije ugovora pohranjuju se ili dostavljaju ovisno o vrsti ugovora kako slijedi:
1. Ugovori o radu – pohranjuju se u Administraciji, a jednakovrijedni primjerci dostavljaju se u Računovodstvo
2. Ugovori o djelu – pohranjuju se u Administraciji i u zajedničkoj mapi svih
ugovora u Knjižnici, a jednakovrijedni primjerci dostavljaju se u Računovodstvo
3. Ugovori o autorskom djelu – pohranjuju se u Administraciji i u mapi svih ugovora u Knjižnici, a jednakovrijedni primjerci dostavljaju se u Računovodstvo
4. Ugovori o poslovnoj suradnji – pohranjuju se u Administraciji i u zajedničkoj mapi svih ugovora u Knjižnici, a jednakovrijedni primjerci dostavljaju se u Računovodstvo
5. Ugovori o donacijama ili sponzorstvima – pohranjuju se u Administraciji i u zajedničkoj mapi svih ugovora u Knjižnici, a jednakovrijedni primjerci dostavljaju se u Računovodstvo.
Odgovornost: zaposlenik/zaposlenica zaposlen u administraciji i zaposlenik/zaposlenica koji vodi urudžbeni zapisnik.
Rok: odmah, a najkasnije u roku od tri (3) xxxx xxxxx evidentiranja ugovora u tablici ugovora. Dokument: Ugovor.
4. ZAKONSKI OKVIR, DOKUMENTI I REFERENCE
4.1 Procedura je sastavljena i provodi se sukladno odredbama sljedećih zakona,pravilnika, uredbi i Statuta:
• Zakon o obveznim odnosima i svi pripadajući podzakonski akti
• Zakon o autorskom pravu i srodnim pravima i svi pripadajući podzakonski akti
• Zakon o radu
• Zakon o upravnim pristojbama na intelektualno vlasništvo i svi pripadajući podzakonski akti
• Zakon o javnoj xxxxxx
• Zakon o porezu na dodanu vrijednost
• Zakon o fiskalnoj odgovornosti
• Pravilnik o proračunskom računovodstvu
• Uredba o sastavljanju i predaji izjave o fiskalnoj odgovornosti i izvještaja o primjeni fiskalnih pravila
• Statut Gradske knjižnice Rab
• Pravilnik o unutarnjem ustrojstvu i načinu rada Gradske knjižnice Rab
4.2. U ovom postupku koriste se slijedeći dokumenti:
• Ugovor o radu
• Ugovor o djelu
• Ugovor o poslovnoj suradnji
• Ugovor o donacijama ili sponzorstvima
U Rabu, 18. lipnja 2014. Broj: 42/14
Ravnateljica:
Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx, prof.