PEMANGGILAN
PEMANGGILAN
RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM TAHUNAN 2024 PT UNITED TRACTORS Tbk
Direksi PT United Tractors Tbk (“Perseroan”) dengan ini melakukan pemanggilan kepada pemegang saham Perseroan (“Pemegang Saham”) untuk menghadiri RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM TAHUNAN 2024 (“Rapat”) yang akan diselenggarakan pada:
Hari / Tanggal : Rabu, 24 April 2024 |
Pukul : 10.00 Waktu Indonesia Barat (“WIB”) - selesai |
Tempat : Catur Xxxxxx Xxxx, Menara Astra Lt. 5 |
Jalan Jend. Sudirman Kav. 5-6, Karet Tengsin, Kec. Tanah Abang, |
Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10220 |
Mata Acara Rapat:
1. Persetujuan Laporan Tahunan 2023, termasuk Pengesahan Laporan Tugas Pengawasan Dewan Komisaris Perseroan, serta Pengesahan Laporan Keuangan Konsolidasian Perseroan untuk Tahun Buku 2023;
2. Penetapan Penggunaan Laba Bersih Perseroan untuk Tahun Buku 2023;
3. Perubahan Susunan Anggota Direksi dan Dewan Komisaris Perseroan;
4. Penetapan Gaji dan Tunjangan Direksi Perseroan serta Gaji atau Honorarium dan Tunjangan Dewan Komisaris Perseroan untuk Masa Jabatan 2024-2025; dan
5. Penunjukan Kantor Akuntan Publik untuk Melakukan Audit Laporan Keuangan Perseroan untuk Tahun Buku 2024.
Penjelasan Singkat untuk Masing-masing Mata Acara Rapat:
Mata acara pertama sampai dengan mata acara kelima merupakan mata acara rutin yang diadakan dalam setiap Rapat Umum Pemegang Saham (“RUPS”) Tahunan Perseroan.
Mata Acara 1: Persetujuan Laporan Tahunan 2023, termasuk Pengesahan Laporan Tugas Pengawasan Dewan Komisaris Perseroan, serta Pengesahan Laporan Keuangan Konsolidasian Perseroan untuk Tahun Buku 2023.
Berdasarkan Pasal 69 ayat (1) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (“UUPT”) dan Pasal 19 ayat (2) huruf a dan b Anggaran Dasar Perseroan, Laporan Tahunan memerlukan persetujuan RUPS, dimana termasuk diantaranya Laporan Pengawasan Dewan Komisaris serta Laporan Keuangan yang memerlukan pengesahan RUPS.
Mata Acara 2: Penetapan Penggunaan Laba Bersih Perseroan untuk Tahun Buku 2023.
Berdasarkan Pasal 71 ayat (1) UUPT dan Pasal 19 ayat (2) huruf c Anggaran Dasar Perseroan, penetapan penggunaan laba bersih diputuskan dalam RUPS.
Mata Acara 3: Perubahan Susunan Anggota Direksi dan Dewan Komisaris Perseroan.
Berdasarkan Pasal 94 ayat (5) jo. Pasal 111 ayat (5) UUPT dan Pasal 11 ayat (2) dan Pasal 14 ayat (3) Anggaran Dasar Perseroan, pengangkatan, penggantian atau pemberhentian anggota Direksi dan Dewan Komisaris membutuhkan persetujuan RUPS.
Mata Acara 4: Penetapan Gaji dan Tunjangan Direksi Perseroan serta Gaji atau Honorarium dan Tunjangan Dewan Komisaris Perseroan untuk Masa Jabatan 2024-2025.
Berdasarkan Pasal 96 ayat (1) jo. Pasal 113 UUPT dan Pasal 11 ayat (3) jo. Pasal 14 ayat
(4) Anggaran Dasar Perseroan, (i) besarnya gaji dan tunjangan anggota Direksi ditetapkan berdasarkan keputusan RUPS dan dapat didelegasikan kepada Dewan Komisaris dan (ii) pemberian gaji atau honorarium dan tunjangan Dewan Komisaris ditetapkan oleh RUPS.
Mata Acara 5: Penunjukan Kantor Akuntan Publik untuk Melakukan Audit Laporan Keuangan Perseroan untuk Tahun Buku 2024.
Berdasarkan Pasal 59 ayat (1) Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No. 15/POJK.04/2020 tentang Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka jo. Pasal 19 ayat (2) huruf d Anggaran Dasar Perseroan, penunjukkan kantor akuntan publik untuk melakukan audit Laporan Keuangan membutuhkan persetujuan RUPS.
Catatan:
I. Ketentuan Umum
1. Pemanggilan ini berlaku sebagai undangan resmi bagi para Pemegang Saham untuk menghadiri Rapat. Pemanggilan ini juga dapat dilihat di laman web Perseroan (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxx-xxxx- pemegang-saham/), sistem RUPS elektronik KSEI (“eASY.KSEI”), dan situs web Bursa Efek Indonesia.
2. Untuk (i) mempermudah dan memperlancar pelaksanaan sinkronisasi sistem registrasi Pemegang Saham dan (ii) memastikan agar pelaksanaan Rapat dapat berjalan tepat waktu, registrasi pemegang saham di tempat Rapat akan dibuka pada pukul 08.30 WIB dan ditutup pada pukul 09.30 WIB atau 30 (tiga puluh) menit sebelum Rapat dimulai. Pemegang Saham atau kuasanya yang hadir setelah pukul 09.30 WIB tidak diperkenankan untuk melakukan registrasi dan hadir dalam Rapat.
3. Sehubungan dengan ketentuan dalam angka 2 di atas, kami menghimbau kepada Pemegang Saham atau kuasanya untuk dapat hadir di tempat Rapat 90 (sembilan puluh) menit sebelum Rapat dimulai.
4. Bahan Mata Acara Rapat, telah tersedia di kantor pusat Perseroan, beralamat di Jalan Raya Bekasi Km. 22, Cakung, Jakarta Timur 13910 (“Kantor Pusat Perseroan”) terhitung sejak tanggal Pemanggilan ini sampai dengan tanggal 24 April 2024 pukul 09.30 WIB. Bahan Mata Acara Rapat dapat diperoleh dari Perseroan pada jam kerja dan atas permintaan tertulis dari Pemegang Saham melalui email xx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx. Laporan Tahunan Perseroan dan daftar riwayat hidup calon Direksi dan Dewan Komisaris Perseroan juga tersedia di situs web Perseroan (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxx-xxxx- pemegang-saham/).
5. Yang berhak hadir atau diwakili dalam Rapat adalah para Pemegang Saham yang namanya tercatat dalam Daftar Pemegang Saham Perseroan pada tanggal 1 April 2024 pada jam penutupan perdagangan saham atau bagi Pemegang Saham yang sahamnya dimasukkan dalam penitipan kolektip PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (”KSEI”) pada penutupan perdagangan saham pada tanggal 1 April 2024.
6. Sesuai dengan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Republik Indonesia dan sehubungan dengan telah diterbitkannya surat KSEI No. KSEI-4012/DIR/0521 tanggal 31 Mei 2021 perihal Penerapan Modul e- Proxy dan Modul e-Voting pada Aplikasi eASY.KSEI beserta Tayangan Rapat Umum Pemegang Saham, Perseroan akan menyelenggarakan Rapat secara fisik di Catur Xxxxxx Xxxx, Menara Astra Lantai 5 dan Rapat secara elektronik dengan menggunakan fasilitas elektronik melalui sistem eASY.KSEI yang dikelola oleh KSEI (“e-Proxy”). Perseroan menyediakan alternatif bagi Pemegang Saham untuk memberikan kuasa secara elektronik kepada pihak independen melalui e-Proxy dan memberikan hak suara (voting) melalui e-Voting. Pihak independen yang ditunjuk Perseroan adalah Biro Administrasi Efek Perseroan, yaitu PT Raya Saham Registra (“RSR”).
7. a.Pemegang Saham atau kuasanya yang akan menghadiri Rapat agar memperlihatkan Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau tanda pengenal lainnya yang sah dan menyerahkan fotokopinya kepada petugas pendaftaran sebelum memasuki ruang Rapat.
b. Bagi Pemegang Saham Perseroan yang berbentuk badan hukum agar menyerahkan fotokopi Anggaran Dasarnya yang terakhir (beserta pengesahan dari atau pelaporan kepada Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia) serta akta notaris tentang pengangkatan anggota Direksi dan Dewan Komisaris atau pengurus terakhir (beserta bukti penerimaan pemberitahuan dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia) kepada petugas pendaftaran.
8. x.Xxmegang saham yang berhalangan hadir dapat diwakili oleh kuasanya berdasarkan surat kuasa (dengan hak substitusi) yang bentuk dan isinya disetujui oleh Direksi Perseroan. Anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris dan karyawan Perseroan dapat bertindak sebagai kuasa Pemegang Xxxxx dalam Rapat, namun tidak berhak mengeluarkan suara dalam pemungutan suara. Pemegang saham yang alamatnya terdaftar di luar Republik Indonesia, surat kuasanya harus dilegalisasi oleh notaris/pejabat berwenang setempat dan oleh Kedutaan Besar/Perwakilan Republik Indonesia setempat.
b.Formulir surat kuasa dapat diperoleh selama jam kerja di Biro Administrasi Efek Perseroan, RSR, melalui email xxxxxx@xxxxxxxx.xx.xx atau xxxx@xxxxxxxx.xx.xx, nomor telepon: (x00 00) 0000000, nomor faksimili: (x00 00) 0000000; atau Investor Relation Perseroan, melalui email xx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx. Formulir surat kuasa dapat juga diakses/diperoleh melalui sistem eASY.KSEI dan situs web Perseroan (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxx-xxxx-xxxxxxxx-xxxxx/).
c.Semua asli surat kuasa yang sudah sesuai dengan persyaratan harus sudah diterima oleh RSR atau Investor Relation Perseroan selambatnya 1 (satu) hari kerja sebelum penyelenggaraan RUPS yaitu pada tanggal 23 April 2024 pada pukul 16.00 WIB.
9. Satu saham memberikan hak kepada pemegangnya untuk mengeluarkan 1 (satu) suara. Apabila seorang Pemegang Xxxxx mempunyai lebih dari 1 (satu) saham, suara yang dikeluarkan berlaku untuk seluruh saham yang dimilikinya.
10.Pemegang Saham atau kuasanya yang hadir secara elektronik maupun fisik, memiliki kesempatan untuk menyampaikan 1 (satu) pertanyaan dan/atau pendapat sebelum diadakannya pemungutan suara. Pemegang Saham lainnya yang belum memperoleh kesempatan bertanya/berpendapat, dapat menyampaikan pertanyaannya kepada Perseroan melalui email: xx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx
11.Terkait dengan prosedur pemungutan suara bagi Pemegang Saham atau kuasanya yang hadir secara elektronik maupun fisik, akan tunduk pada ketentuan Tata Tertib Rapat yang akan disampaikan oleh Perseroan yang tersedia pada sistem eASY.KSEI dan/atau melalui situs web Perseroan (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxx-xxxx-xxxxxxxx-xxxxx/) dan/atau tersedia sebelum memasuki ruangan Rapat.
12. Pemegang Saham Perseroan diharapkan untuk terlebih dahulu membaca Tata Tertib Rapat, termasuk panduan pelaksanaan Rapat secara elektronik bagi yang akan hadir secara elektronik yang tersedia pada sistem eASY.KSEI dan/atau melalui situs web Perseroan (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxx-xxxx- pemegang-saham/).
13. Bagi para Pemegang Saham atau kuasanya yang hadir secara fisik dalam Rapat dan sedang dalam kondisi tidak sehat (khususnya memiliki/ merasakan gejala seperti batuk, suhu badan di atas 37.3°C, atau flu, dsb.), maka Pemegang Saham atau kuasanya wajib menggunakan masker pada lokasi Rapat sebagai langkah pencegahan penyebaran risiko penularan kepada pihak lainnya.
II. Pemberian Kuasa Kepada RSR melalui e-Proxy
Panduan pemberian kuasa kepada RSR melalui e-Proxy adalah sebagai berikut:
X. Xxxx Pemegang Saham individu berkewarganegaraan Indonesia
Pemegang saham yang ingin memberikan kuasa harus telah memiliki Nomor Single Investor Identification (Nomor SID). Pengecekan Nomor SID dapat dilakukan dengan menghubungi perusahaan efek atau bank kustodian masing-masing Pemegang Saham. Panduan pemberian kuasa di atas beserta penjelasannya dapat diakses melalui link berikut (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxx-xxxx-xxxxxxxx-xxxxx/).
Pemegang saham dapat memberikan kuasa kehadiran dan pemberian suara melalui e-Proxy di atas selambat-lambatnya 23 April 2024.
B. Bagi Pemegang Saham (i) individu berkewarganegaraan asing dan (ii) berbentuk badan hukum (Indonesia dan asing):
Pemegang saham dihimbau untuk memberikan kuasa melalui perusahaan efek atau bank kustodian masing- masing Pemegang Saham, untuk kemudian perusahaan efek atau bank kustodian tersebut memberikan e- Proxy kepada RSR.
III.Kehadiran Rapat Secara Elektronik
1. Proses Registrasi Kehadiran dalam Rapat Secara Elektronik
(i) Pemegang Saham individu lokal dapat memberikan deklarasi kehadiran atau kuasa melalui sistem eASY.KSEI hingga batas waktu pada 23 April 2024. Kepada Pemegang Saham individu lokal yang belum memberikan deklarasi kehadiran atau kuasa hingga batas waktu tersebut dan ingin menghadiri Rapat secara elektronik, maka wajib melakukan registrasi kehadiran dalam sistem eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat pada saat pembukaan registrasi sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan, yaitu pada tanggal 23 April 2024 pukul 12.00 WIB (“Masa Registrasi Rapat Elektronik”).
(ii) Yang wajib melakukan registrasi kehadiran dalam sistem eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan Masa Registrasi Rapat Elektronik ditutup oleh Perseroan, adalah:
a. Pemegang Saham individu lokal yang telah memberikan deklarasi kehadiran tetapi belum memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) mata acara Rapat dalam sistem eASY.KSEI hingga batas waktu pada 23 April 2024 pukul 12.00 WIB namun ingin menghadiri Rapat secara elektronik;
b. Penerima kuasa yang diberikan kuasa oleh Pemegang Saham yang disediakan oleh Perseroan (Independent Representative) atau Individual Representative tetapi Pemegang Saham belum memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) mata acara Rapat dalam sistem eASY.KSEI hingga batas waktu 23 April 2024 pukul 12.00 WIB;
x. Xxxwakilan penerima kuasa yang telah terdaftar dalam sistem eASY.KSEI atas Pemegang Saham yang telah memberikan kuasa kepada penerima kuasa partisipan/intermediary (Bank Kustodian atau Perusahaan Efek) dan telah memberikan pilihan suara dalam sistem eASY.KSEI hingga batas waktu yaitu 23 April 2024 pukul 12.00 WIB.
(iii) Pemegang Saham yang telah memberikan deklarasi kehadiran atau memberikan kuasa kepada penerima kuasa yang disediakan oleh Perseroan (Independent Representative) atau (Individual Representative) dan telah memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) atau seluruh mata acara Rapat dalam sistem eASY.KSEI paling lambat hingga 23 April 2024 pukul 12.00 WIB, maka Pemegang Saham atau kuasanya tidak perlu melakukan registrasi kehadiran secara elektronik dalam sistem eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat. Kepemilikan saham akan otomatis diperhitungkan sebagai kuorum kehadiran dan pilihan suara yang telah diberikan akan otomatis diperhitungkan dalam pemungutan suara Rapat.
(iv) Keterlambatan atau kegagalan dalam proses registrasi secara elektronik sebagaimana dimaksud angka i-ii dengan alasan apapun akan mengakibatkan Pemegang Saham atau kuasanya tidak dapat menghadiri Rapat secara elektronik, serta kepemilikan sahamnya tidak diperhitungkan sebagai kuorum kehadiran dalam Rapat.
2. Proses Penyampaian Pertanyaan dan/atau Pendapat Secara Elektronik
(i) Pertanyaan dan/atau pendapat dapat disampaikan secara tertulis oleh Pemegang Saham atau kuasanya dengan menggunakan fitur chat pada kolom “Electronic Opinions” yang tersedia dalam layar E- Meeting Hall di sistem eASY.KSEI. Pemberian pertanyaan dan/atau pendapat dapat dilakukan selama status pelaksanaan Rapat pada kolom “General Meeting Flow Text” adalah “Discussion started for agenda item no. ()”.
(ii) Penentuan mekanisme pelaksanaan sesi tanya jawab dan/atau pendapat per mata acara Rapat secara tertulis melalui layar E-Meeting Hall di sistem eASY.KSEI akan dituangkan Perseroan dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat.
(iii) Bagi penerima kuasa yang hadir secara elektronik dan akan menyampaikan pertanyaan dan/atau pendapat Pemegang Sahamnya selama sesi diskusi per mata acara Rapat berlangsung, maka diwajibkan untuk menuliskan nama Pemegang Saham yang diwakilinya dan besar kepemilikan saham lalu diikuti dengan pertanyaan atau pendapat terkait.
3. Proses Pemungutan Suara/Voting dalam Rapat Secara Elektronik
(i) Proses pemungutan suara secara elektronik berlangsung di sistem eASY.KSEI pada menu E-Meeting Hall, sub-menu Live Broadcasting.
(ii) Pemegang Saham atau kuasanya yang hadir namun belum memberikan pilihan suara pada mata acara Rapat sebagaimana dimaksud pada butir 2 angka i-ii, maka Pemegang Saham atau kuasanya memiliki kesempatan untuk menyampaikan pilihan suaranya secara langsung selama masa pemungutan suara melalui layar E-Meeting Hall di sistem eASY.KSEI dibuka oleh Perseroan. Ketika masa pemungutan suara elektronik per mata acara Rapat dimulai, sistem secara otomatis menjalankan waktu pemungutan suara (voting time) dengan menghitung mundur maksimum selama 2 (dua) menit. Selama proses pemungutan suara secara elektronik berlangsung akan terlihat status “Voting for agenda item no () has started” pada kolom “General Meeting Flow Text”. Apabila Pemegang Saham atau kuasanya tidak memberikan pilihan suara untuk mata acara Rapat tertentu hingga status pelaksanaan Rapat yang terlihat pada kolom “Voting for agenda item no () has ended”, maka akan dianggap memberikan suara Abstain untuk mata acara Rapat yang bersangkutan.
(iii) Voting time selama proses pemungutan suara secara elektronik merupakan waktu standar yang ditetapkan pada sistem eASY.KSEI. Perseroan dapat menetapkan kebijakan waktu pemungutan suara langsung secara elektronik per mata acara dalam Rapat (dengan waktu maksimum adalah 2 (dua) menit per mata acara Rapat atau dapat diakhiri lebih cepat apabila seluruh Pemegang Saham telah memberikan suara) dan akan dituangkan dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat.
4. Penayangan Siaran Langsung Pelaksanaan Rapat Secara Elektronik
(i) Pemegang Saham atau kuasanya yang telah terdaftar di sistem eASY.KSEI paling lambat hingga batas waktu pada 23 April 2024 pukul 12.00 WIB dapat menyaksikan pelaksanaan Rapat yang sedang berlangsung melalui webinar Zoom dengan mengakses menu eASY.KSEI, sub-menu Tayangan RUPS yang berada pada fasilitas AKSes (xxxxx://xxxxx.xxxx.xx.xx/).
(ii) Tayangan RUPS memiliki kapasitas hingga 500 peserta, di mana kehadiran tiap peserta akan ditentukan berdasarkan first come first serve basis. Bagi Pemegang Saham atau kuasanya yang tidak mendapatkan kesempatan untuk menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan RUPS tetap dianggap sah hadir secara elektronik serta kepemilikan saham dan pilihan suaranya diperhitungkan dalam Rapat, sepanjang telah teregistrasi dalam sistem eASY.KSEI sebagaimana ketentuan pada butir 1 angka i-iii.
(iii) Pemegang Saham atau kuasanya yang hanya menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan RUPS namun tidak teregistrasi hadir secara elektronik pada sistem eASY.KSEI sesuai ketentuan pada butir 1 angka i-iii, maka kehadiran Pemegang Saham atau kuasanya tersebut dianggap tidak sah serta tidak akan masuk dalam perhitungan kuorum kehadiran Rapat.
(iv) Untuk mengikuti Rapat secara optimal dalam menggunakan sistem eASY.KSEI dan/atau Tayangan RUPS, Pemegang Saham atau kuasanya disarankan menggunakan peramban (browser) Mozilla Firefox.
5. Panduan tata cara sistem eASY.KSEI bagi Pemegang Saham mengenai registrasi keikutsertaan hadir sendiri secara elektronik di dalam Rapat; penunjukkan “individual representative”, “independent representative”, maupun “intermediary” sebagai penerima kuasa, penyampaian pilihan suara secara elektronik; penyampaian pertanyaan/pendapat secara elektronik; serta penyaksian Tayangan RUPS via webinar Zoom, dapat diunduh pada tautan xxx.xxxx.xx.xx/xxxx/xxxxxxxx-xxxx-xxx-xxxx-xxxxx mengenai “Panduan eASY.KSEI – Pemegang Saham”.