Protocollo differito Clausole campione
Protocollo differito. Nel caso di temporaneo, eccezionale ed imprevisto carico di lavoro, che non permetta di evadere la corrispondenza ricevuta nella giornata di arrivo e comunque non oltre le 48 ore dal ricevimento e qualora dalla mancata registrazione di protocollo possa venire meno un diritto di terzi (ad esempio per la registrazione di un consistente numero di domande di partecipazione ad un concorso in scadenza) con motivato provvedimento del Responsabile della Gestione documentale è autorizzato l’uso del protocollo differito. Nel provvedimento (modulo di autorizzazione alla registrazione differita) sono indicati la tipologia di documenti da ammettere a registrazione differita, le cause che determinano la necessità di procedere al differimento dei termini di registrazione e la durata del periodo di differimento (massimo 7 giorni lavorativi). Il protocollo differito si applica solo ai documenti in arrivo e per tipologie omogenee di documenti. Per certificare l’arrivo della corrispondenza soggetta a registrazione differita l’addetto al protocollo provvede ad apporre sui documenti un timbro dell’ufficio di appartenenza con la data di arrivo, un numero progressivo di arrivo del documento, sequenziale sull’intero periodo di differimento, e la sigla autografa dell’operatore. Terminato il periodo di differimento l’addetto al protocollo procederà alla protocollazione dei documenti rispettando il numero progressivo di arrivo segnato e avendo cura di indicare nella maschera di protocollo la data di effettivo arrivo del documento che, in tal caso, assume valore legale anche se precedente a quella di protocollo. In tutti i casi in cui si presenti la necessità di protocollare un numero consistente di documenti, sia in ingresso che in uscita, qualora sia possibile, l’ufficio interessato deve comunque darne comunicazione al responsabile del Protocollo generale con sufficiente anticipo, al fine di concordare tempi e modi di protocollazione e di spedizione.
Protocollo differito. Nel caso di temporaneo, eccezionale ed imprevisto carico di lavoro, che non permette di evadere la corrispondenza ricevuta nella medesima giornata lavorativa, e qualora dalla mancata registrazione di protocollo del documento nella medesima giornata lavorativa di ricezione possa venire meno un diritto di terzi (ad es. per la registrazione di un consistente numero di domande di partecipazione ad una gara in scadenza), il responsabile del Servizio archivistico è autorizzato ad emettere proprio motivato autonomo atto di autorizzazione all’uso del protocollo differito. L’atto di differimento individua espressamente i documenti da ammettere alla registrazione differita, le cause e il termine entro il quale la registrazione di protocollo deve essere comunque effettuata. Il protocollo differito consiste nel differimento dei termini di registrazione di protocollo e si applica solo ai documenti in arrivo e per tipologie omogenee che il responsabile del servizio di protocollo deve descrivere nel provvedimento. Dopo aver assunto l’atto di cui sopra, il responsabile del Servizio archivistico, provvede a chiudere in un plico o in un armadio chiuso a chiave o in una stanza chiusa a chiave i documenti da protocollare e redige un verbale in cui dichiara il numero di tali documenti.
Protocollo differito. Il registro di protocollo è aggiornato alla data corrente in maniera automatica e pertan- to non è possibile riservare numeri di protocollo o posticipare la protocollazione conser- vandone una data pregressa. Nel caso di carico di lavoro superiore alla norma o di ritardata protocollazione di un documento in ingresso, previa autorizzazione del Responsabile, occorre valorizzare l’effettiva data di arrivo. La registrazione differita non si applica per i documenti informatici pervenuti via PEC, in quanto le date di invio/ricezione sono certificate dal sistema di gestione della PEC, la quale ha lo stesso valore giuridico della raccomandata AR.