Allegato A "Articolazione organizzativa delle Strutture dell'Amministrazione Centrale"
Allegato A "Articolazione organizzativa delle Strutture dell'Amministrazione Centrale"
Micro-organizzazione
1 luglio 2024
Sommario
APPROVVIGIONAMENTI, GARE E CONTRATTI PUBBLICI
AFFARI GENERALI, RELAZIONI ISTITUZIONALI, ARCHIVI E BIBLIOTECHE
INFRASTRUTTURE SERVIZI INFORMATICI E AMMINISTRAZIONE DIGITALE
PERSONE, PROGRAMMAZIONE E SVILUPPO
PIANIFICAZIONE, FINANZA E CONTROLLO
DIREZIONE PROGES 120-162
PROGETTAZIONE, GESTIONE, EDILIZIA E SICUREZZA
DIREZIONE PROSIQ 163-173
PROGRAMMAZIONE STRATEGICA, INTERNAZIONALIZZAZIONE E QUALITÀ
DIREZIONE RIMIN 174-205
RICERCA, RAPPORTI CON L’IMPRESA E INNOVAZIONE
DIREZIONE SAIL 206-219
SOSTENIBILITÀ DI XXXXXX, INFRASTRUTTURE DI RICERCA E LABORATORI
DIREZIONE STUDI 220-246
STUDENTI E DIDATTICA
NUCLEO COMUNICAZIONE, 247-256
IDENTITÀ E VALORIZZAZIONE
NUCLEO DOTTORATO DI RICERCA 257-261
NUCLEO MULTIMEDIA 262-267
In questo documento, per semplicità e coerenza con le versioni precedenti, viene utilizzato il genere maschile in modo sovraesteso per riferirsi a tutti i ruoli,
indipendentemente dal genere della persona che li ricopre. Questa scelta non intende in alcun modo escludere o sminuire le donne o altre identità di genere.
Area AGACON
APPROVVIGIONAMENTI,
GARE E CONTRATTI PUBBLICI
Organizzazione
MISSION
L’Area svolge funzioni trasversali a tutte le strutture di Ateneo, secondo le direttive della Direzione Generale, espletando le procedure di appalto per l’affidamento di lavori pubblici, forniture e servizi, anche per conto dei Dipartimenti nel caso di acquisti di importo superiore alla soglia di affidamento diretto. Assiste i RUP nella gestione dei contratti e fornisce supporto giuridico alle Strutture di Ateneo in materia di contrattualistica pubblica, anche ai fini della partecipazione dell’Ateneo a gare di appalto bandite da altri Enti, nonché per l’istruzione e conclusione di contratti pubblici diversi dagli appalti.
AGACON inoltre presidia le strategia di acquisto, monitora le performance del processo degli acquisti e predispone e gestisce il programma assicurativo
dell’Ateneo.
4
AGACON
Responsabile AGACON
ED
Assicurazioni
Ufficio
Segreteria tecnica
Unità Assicurazioni
ED
Digitalizzazione
ED
Iniziative Consip
ED
Analisi della spesa
ED
Procurement
Ricerca finanziata
ED
Programmazione Acquisti
Ufficio Supporto Esecuzione e Partecipazione Appalti
Ufficio
Appalti
Servizio Appalti Comunitari
Ufficio
Buyer Lavori Pubblici
Ufficio
Buyer Servizi e Forniture
Servizio Appalti Sotto Soglia UE
Relazione gerarchica
Relazioni Funzionali
prevalenti dei Professional
II livello III livello Funzioni (Professional
o Esperti di Xxxxxxx)
Servizi o Uffici (Strutture)
Vice Responsabile di Area AGACON
Ai sensi del DDG 1876/2023 il Responsabile di Struttura di I livello propone al Direttore Generale un Vice Responsabile appartenente all’Area EP che assume le sue funzioni in caso di impedimento e/o assenza tra i colleghi della struttura che condividono visione trasversale su tutte le attività in essere presso la struttura. Ai sensi del medesimo provvedimento i Vice-Responsabili possono essere delegati su alcune specifiche funzioni – intese come ambiti di attività da presidiare – con la precisazione che non si tratta di delega sui provvedimenti e/o atti.
In staff al Responsabile di AGACON sono previsti 1 Unità e 1 Ufficio:
🡪 Unità Assicurazioni (senza responsabile)
🡪 Ufficio Segreteria Tecnica
L’Unità non ha un responsabile ma è previsto un Esperto di Dominio.
L’Unità supporta il Responsabile dell’Area nella predisposizione e gestione del programma assicurativo di Ateneo, costituito da:
Polizza Responsabilità Civile, Polizza Infortunio, Polizza All Risks, Polizza Responsabilità civile patrimoniale, Polizza RSMO, Polizza Kasko, Polizza per assistenza viaggio in missioni Extra – UE per il personale, Polizza assistenza in viaggio per studenti partecipanti ad iniziative di mobilità internazionale, Polizza RCA per il parco veicoli dell’Ateneo.
Per ognuna delle citate coperture assicurative l’Unità, anche avvalendosi del supporto di una società di brokeraggio assicurativo (anch’essa selezionata
all’esito di apposita procedura di selezione del contraente), provvede a:
🡪 supportare il RUP nella scelta della modalità di affidamento e nella predisposizione dell’eventuale documentazione tecnica necessaria per
l’espletamento della procedura di selezione del contraente;
🡪 curare l’istruttoria relativa alla stipula della polizza ed alla liquidazione delle rate di premio assicurativo e delle regolazioni annuali;
🡪 fornire supporto quotidiano al personale ed all’utenza studentesca nella fruizione dei prodotti assicurativi;
🡪 denunciare eventuali sinistri e gestire le relative pratiche fino alla definizione delle stesse;
🡪 supportare le strutture dipartimentali e l’Amministrazione per questioni assicurative connesse allo svolgimento di attività istituzionali (coperture per attività presso terzi o all'estero di docenti e studenti, per workshop, giornate di orientamento, manifestazioni ed eventi vari organizzati dall’Ateneo, …);
🡪 rilasciare pareri su clausole ed implicazioni di tipo assicurativo presenti in contratti, convenzioni e regolamenti;
🡪 monitorare costantemente i contratti assicurativi in essere, al fine di evidenziare eventuali opportuni adattamenti, in connessione o a modifiche giurisprudenziali in materia od a mutate esigenze dell’Ateneo, anche a seguito di eventi dannosi verificatisi o dell’individuazione di rischi per i quali si rende necessaria una copertura assicurativa;
🡪 monitorare il corretto adempimento delle obbligazioni contrattuali da parte delle compagnie assicuratrici.
Nell’Unità è previsto un Esperto di Dominio ED Assicurazioni che ha il compito di sovrintendere alla gestione quotidiana del programma assicurativo, composto da un ampio numero di polizze e da un variegato panorama di coperture, e che richiede pertanto la specifica competenza di una risorsa che, anche in presenza di un’utenza molto numerosa e differenziata quanto ad esigenze di supporto, sia in grado di:
🡪 monitorare il corretto adempimento contrattuale da parte delle Compagnie affidatarie;
🡪 avere padronanza dei singoli passaggi di processo richiesti per la gestione di richieste di informazioni e di eventuali sinistri.
Ufficio Segreteria Tecnica 1/2
L’Ufficio supporta trasversalmente i Servizi dell’Area e il Responsabile.
L’ufficio nell’ambito specialistico degli affidamenti pubblici:
🡪 verifica della sussistenza dei requisiti di ordine generale richiesti in capo agli operatori economici ai fini dell’affidamento di contratti pubblici;
🡪 verifica dell’assenza di motivi ostativi all’affidamento di contratti pubblici ai sensi della normativa antimafia;
🡪 predisposizione e trasmissione delle comunicazioni agli operatori economici previste dall’art. 76 del D. Lgs. 50/2016;
🡪 predisposizione del provvedimento di efficacia dell’aggiudicazione;
🡪 acquisizione e verifica della documentazione propedeutica alla stipula contrattuale, curando anche la fase di sottoscrizione;
🡪 supporto alla predisposizione della documentazione da prodursi in risposta ad istanze di accesso agli atti;
🡪 svincolo delle garanzie prestate dagli operatori economici affidatari;
🡪 cura degli adempimenti in materia di trasparenza amministrativa (pubblicazione di atti e provvedimenti, verifica della consistenza dei dati complessivi
dell’Ateneo in occasione della comunicazione annuale richiesta dall’art. 1, comma 32 della L. 190/2012);
🡪 cura degli adempimenti in materia di pubblicità obbligatoria prevista dalla normativa sugli affidamenti ad evidenza pubblica;
🡪 cura del rimborso da parte degli operatori economici delle spese anticipate per imposta di bollo e per pubblicità obbligatoria; monitoraggio dei relativi crediti e gestione, per la parte di competenza, del procedimento di recupero dell’eventuale credito;
🡪 gestione della procedura di pagamento del contributo di gara dovuto all’ANAC ai sensi dell’art. 1, commi 65 e 67 della L. 266/2005;
🡪 gestione delle comunicazioni obbligatorie ad ANAC/Osservatorio Regionale Contratti pubblici in ordine all’affidamento ed esecuzione di contratti
pubblici di servizi e forniture di importo superiore a 40.000 euro;
🡪 gestione del sistema informativo dedicato all’incentivazione delle funzioni tecniche di cui all’art. 113 del D. Lgs. 50/2016 (GRIT);
🡪 monitoraggio dello stato di avanzamento dei contratti ad esecuzione continuativa;
🡪 supporto al Responsabile dell’Area nella predisposizione, aggiornamento e pubblicazione del programma biennale degli acquisti di beni e servizi;
🡪 supporto al Responsabile dell’Area nella gestione dell’Anagrafe Unica della Stazione Appaltante.
Ufficio Segreteria Tecnica 2/2
Inoltre, l’Ufficio, nell’ambito amministrativo e istituzionale, cura la gestione:
🡪 del personale (gestione presenze, inserimento stagisti, pianificazione ferie, facilitazione performance...);
🡪 dell’attività documentale e del protocollo informatizzato.
Per quanto riguarda l’ambito budget:
🡪 cura, per l’intera Amministrazione Centrale, della registrazione nel sistema informativo contabile degli ordini di acquisto di lavori, servizi e forniture e degli incarichi professionali per i servizi di Ingegneria ed Architettura;
🡪 programmazione, gestione e monitoraggio del budget dell’Area;
🡪 predisposizione delle scritture contabili di competenza dell’Area;
🡪 cura della liquidazione delle spese dell’Area, compresa la rendicontazione mensile delle spese effettuate mediante carta di credito;
🡪 gestione dei convenzionamenti con alberghi e ristoranti.
Infine, supporta il Responsabile per attività di segreteria e gestisce le esigenze logistiche e di dotazioni varie (pc, telefoni, IT, account@, accessi, arredi…)
dell’Area e cura dei rapporti con le Direzioni competenti per ambito.
Inoltre esso fornisce supporto alle strutture dipartimentali dell’Ateneo con riferimento alle problematiche relative agli acquisti rientranti nella soglia di affidamento diretto ed all’utilizzo delle piattaforme di e-procurement.
Il Servizio è composto da 2 uffici:
🡪 Ufficio Buyer Servizi e Forniture
🡪 Ufficio Buyer Lavori Pubblici
Ufficio Buyer Servizi e Forniture 1/2
L'Ufficio assicura la gestione di tutte le fasi connesse al processo di acquisizione di servizi e forniture:
🡪 supporto all’utenza interna in fase di
› definizione/descrizione dell’esigenza;
› individuazione di strategia di acquisto;
› individuazione del criterio di aggiudicazione e di elementi di valutazione;
🡪 scelta della modalità e del canale di approvvigionamento;
🡪 predisposizione della documentazione di gara;
🡪 gestione della procedura di selezione del contraente (predisposizione dei provvedimenti previsti dall’iter procedurale, gestione dei chiarimenti, gestione e verbalizzazione delle sedute di gara);
🡪 supporto al RUP in fase di verifica dell’anomalia dell’offerta;
🡪 verifica dei requisiti speciali previsti dalla disciplina di gara;
🡪 predisposizione della documentazione contrattuale.
Sono escluse le attività di verifica dei requisiti di ordine generale e gli adempimenti obbligatori in ordine a pubblicità e trasparenza, affidate all’Ufficio
Segreteria Tecnica. L’ambito oggettivo di attività comprende:
🡪 per l’Amministrazione Centrale
› gli affidamenti di importo inferiore alla soglia comunitaria;
› i contratti mediante adesione a strumenti di acquisto di Consip o di altri soggetti aggregatori, senza limite di importo;
› gli affidamenti in house, senza limite di importo;
🡪 per i Dipartimenti
› gli affidamenti di importo compreso tra 40.000 euro e la soglia comunitaria.
Ufficio Buyer Servizi e Forniture 2/2
L'Ufficio inoltre:
🡪 fornisce supporto ai Dipartimenti nelle problematiche inerenti gli acquisti rientranti nella soglia di affidamento diretto e le acquisizioni su canali di e- procurement, nonché nella definizione dei relativi processi;
🡪 presidia le azioni di condivisione di processi e best practices con riferimento agli acquisti effettuati in autonomia dai Dipartimenti.
Nell’ambito dell’ufficio sono previsti 4 Esperti di Xxxxxxx
ED Iniziative Consip: figura che conosce in maniera approfondita l’offerta di beni e servizi resi disponibili da Consip e ne monitora costantemente e proattivamente l’evoluzione, in modo da assicurare all’Ateneo la possibilità di cogliere eventuali opportunità di acquisto.
ED Analisi della spesa: figura esperta nel monitoraggio continuo e nell’analisi dei dati relativi agli ordinativi di acquisto effettuati dall’Ateneo, per individuare la ricorrenza di aree di sovrapposizione e proporre l’attivazione di iniziative di procurement di interesse condiviso al fine dell’ottimizzazione dei processi.
ED Procurement Ricerca finanziata: figura esperta nell’individuazione delle ricadute a livello di procedura di affidamento introdotte dai vari programmi di ricerca e a supportare le strutture incaricate della rendicontazione nella raccolta della relativa documentazione.
ED Programmazione Acquisti: figura esperta nella programmazione degli acquisti che, nel contesto di un Ateneo tecnologico - e in particolare dell’attività di ricerca scientifica – aggiorna ciclicamente e frequentemente la programmazione anche attraverso la definizione di un processo strutturato per la segnalazione di tali esigenze ed una costante interazione con i corrispondenti referenti di Direzioni e Dipartimenti.
L'Ufficio assicura la gestione di tutte le fasi connesse al processo di affidamento di lavori pubblici e dei servizi di Ingegneria ed Architettura:
🡪 supporto all’utenza interna in fase di
› definizione/descrizione dell’esigenza;
› individuazione delle categorie di lavori oggetto dell’appalto e dei conseguenti requisiti richiesti agli operatori economici;
› definizione degli importi a base di gara per gli affidamenti di servizi di Ingegneria ed Architettura;
🡪 scelta della modalità e del canale di approvvigionamento;
🡪 predisposizione della documentazione di gara;
🡪 gestione della procedura di selezione del contraente (predisposizione dei provvedimenti previsti dall’iter procedurale, gestione dei chiarimenti, gestione e verbalizzazione delle sedute di gara);
🡪 supporto al RUP in fase di verifica dell’anomalia dell’offerta;
🡪 verifica dei requisiti speciali previsti dalla disciplina di gara;
🡪 predisposizione della documentazione contrattuale.
Sono escluse le attività di
🡪 verifica dei requisiti di ordine generale e gli adempimenti obbligatori in ordine a trasparenza (affidate all’Ufficio Amministrativo- Contabile);
🡪 gli adempimenti obbligatori in materia di pubblicità e comunicazioni ad Autorità di controllo (di competenza della Direzione PROGES in virtù del
necessario stretto collegamento con la fase di esecuzione presidiata dai RUP).
L’ambito oggettivo di attività comprende gli affidamenti di lavori pubblici e servizi di Ingegneria e Architettura di importo inferiore alla soglia comunitaria e, ove disponibili, i contratti mediante adesione a strumenti di acquisto di Consip o di altri soggetti aggregatori, senza limite di importo.
Il Servizio assicura la gestione di tutte le fasi connesse all’affidamento di lavori pubblici, servizi e forniture di importo superiore alla soglia comunitaria, dal supporto nella definizione/descrizione dell’esigenza, nell’individuazione della strategia di acquisto e del canale di approvvigionamento, fino alla stipula contrattuale ed al supporto ai RUP in fase di esecuzione nell’ambito del pre-contenzioso e contenzioso che dovesse insorgere. Inoltre esso fornisce supporto generalizzato alle strutture dell’Ateneo per lo svolgimento di procedure amministrative finalizzate allo stipula di contratti pubblici differenti dagli appalti e dalle concessioni, nonché in occasione della partecipazione a procedure di affidamento di contratti pubblici nella veste di operatore economico.
Il Servizio è composto da 2 uffici:
🡪 Ufficio Appalti
🡪 Ufficio Supporto Esecuzione e Partecipazione Appalti
L'Ufficio assicura la gestione di tutte le fasi connesse al processo di affidamento di servizi, forniture e lavori pubblici, in particolare:
🡪 supporto all’utenza interna nella fase di definizione/descrizione dell’esigenza, individuazione della strategia di acquisto, scelta della modalità e del canale di approvvigionamento;
🡪 predisposizione della documentazione di gara;
🡪 gestione della procedura di selezione del contraente (predisposizione dei provvedimenti previsti dall’iter procedurale, gestione dei chiarimenti, gestione e
verbalizzazione delle sedute di gara);
🡪 supporto al RUP in fase di verifica dell’anomalia dell’offerta;
🡪 verifica dei requisiti speciali previsti dalla disciplina di gara;
🡪 predisposizione documentazione contrattuale, compresa la predisposizione di contratti attuativi discendenti da Accordi Quadro.
Sono escluse le attività di verifica dei requisiti di ordine generale, l’acquisizione della documentazione pre-contrattuale e gli adempimenti obbligatori in
ordine a pubblicità e trasparenza, affidate all’Ufficio Segreteria Tecnica.
L’ambito oggettivo di attività comprende, per l’intero Ateneo, l’affidamento di lavori pubblici, servizi e forniture di importo superiore alla soglia di rilevanza comunitaria.
L’Ufficio inoltre fornisce alle strutture dell’Ateneo supporto per la definizione e lo svolgimento di procedimenti amministrativi finalizzati alla stipula di contratti pubblici non disciplinati dalla normativa in materia di appalti, ma nondimeno caratterizzati da spiccate esigenze di trasparenza nei confronti del mercato (es. cessione di quote societarie, sfruttamento di brevetti, sponsorizzazione passiva, ecc.).
Nell’ambito dell’Ufficio è previsto un Esperto di Dominio.
Il completamento del processo di digitalizzazione del ciclo di vita degli appalti pubblici, cui si è dato corso a partire dal 01.01.2024, ha una ricaduta estremamente significativa nei processi di affidamento ed esecuzione dei contratti: la figura dell’ED Digitalizzazione è il riferimento per la ridefinizione e manutenzione del processo di procurement, tenendo conto delle disposizioni in tema di digitalizzazione delle varie fasi della procedura, anche con riferimento ai collegati adempimenti in materia di comunicazioni obbligatorie all’ANAC, di trasparenza e di accesso agli atti.
Ufficio Supporto Esecuzione e Partecipazione Appalti
L'Ufficio supporta la fase di esecuzione e l’attività di partecipazione ad appalti, in particolare:
🡪 fornisce supporto ai RUP dei contratti di lavori pubblici, servizi e forniture (sopra e sotto soglia comunitaria):
› nella fase di pre-contenzioso;
› nella fase di esecuzione, in particolare per quanto attiene agli istituti giuridici connessi alle modifiche contrattuali (proroghe, rinnovi, quinti d'obbligo, affidamento servizi analoghi, variazioni contrattuali). Sono escluse le attività rivolte all’autorizzazione dei subappalti di lavori, le riserve e la sospensione dei lavori, di competenza della Direzione PROGES in virtù del necessario stretto collegamento con la fase di esecuzione presidiata dai RUP;
🡪 collabora con l’Avvocatura di Ateneo nell’ambito del contenzioso in materia di affidamento di contratti pubblici;
🡪 per i contratti di servizi e di fornitura:
› cura l’istruttoria delle richieste di autorizzazione di subappalto;
› supporta i RUP nella contestazione di penali e nell’istruzione delle richieste di revisione dei prezzi;
🡪 supporta le strutture dell’Ateneo in occasione della partecipazione a procedure di affidamento di contratti pubblici nella veste di operatore economico,
mediante:
› analisi delle esigenze di partecipazione espresse dalla componente scientifica;
› analisi degli obblighi contrattuali derivanti in capo all’Ateneo in caso di partecipazione in modalità plurisoggettiva o di intervento di subappaltatori in fase esecutiva;
› verifica della documentazione amministrativa richiesta per la partecipazione alla procedura di selezione del contraente;
🡪 supporta le strutture, anche dipartimentali, deputate agli acquisti per la gestione delle richieste di accesso agli atti nell’ambito degli appalti;
🡪 presidia l’attività di analisi e di aggiornamento normativo in materia di contrattualistica pubblica, fornendo supporto giuridico alle strutture centrali e dipartimentali.
AVVO
AVVOCATURA
Organizzazione
MISSION
La Struttura gestisce il contenzioso stragiudiziale e giudiziale, le procedure di recupero credito dell’Ateneo, le procedure concorsuali (fallimento, concordato preventivo, etc..) e assicura l’attività di consulenza sulla base delle direttive della Direzione Generale di carattere legale alle strutture amministrative e dipartimentali e le supporta nella gestione delle donazioni a favore dell’Ateneo. AVVO assicura l’interpretazione dello Statuto, dei regolamenti e di norme legislative e gestisce l’informativa all’Ateneo sulle novità normative e giurisprudenziali.
Professional PLC
(Public Legal Counsel)
di At
l’Accesso ed ntrollo delle
ED
Referente eneo per
il Co
Dichiaraz stitutive
ioni So
Responsabile AVVO
Relazione gerarchica
Relazioni Funzionali prevalenti dei Professional
II livello III livello Funzioni (Professional
o Esperti di Xxxxxxx)
Servizi o Uffici (Strutture)
Oltre la responsabilità sulle attività e sul personale della Struttura, il Responsabile di AVVO:
🡪 determina le direttive inerenti la trattazione degli affari contenziosi e consultivi;
🡪 assegna agli avvocati in servizio le pratiche sulla base di criteri concordati con gli altri legali dell'Avvocatura, improntati in ogni caso ad un’equa distribuzione del carico di lavoro e della competenza professionale acquisita;
🡪 assicura il coordinamento e l'unità di indirizzo dell'attività contenziosa e consultiva dell'Avvocatura promuovendo l'esame e la decisione collegiale delle questioni giuridiche di maggior rilievo, nonché l'informazione e collaborazione reciproca tra gli avvocati.
Tenuto conto della natura dell’attività di AVVO, il Responsabile opera in costante raccordo con la Direzione Generale per la definizione delle attività e priorità
della Struttura.
🡪 gestisce le fasi di precontenzioso e i rapporti con l’Avvocatura dello Stato;
🡪 cura la presentazione di denunce presso le competenti Autorità penali in raccordo con le Strutture dell’Ateneo;
🡪 supporta la Direzione Generale nell’attività di consulenza di carattere legale e giuridico generale e per l’analisi di tematiche che richiedono approfondimenti di carattere giuridico di natura trasversale;
🡪 gestisce l’informativa sulle novità normative e giurisprudenziali di competenza delle diverse Strutture e degli Organi in modo mirato, anche mediante l’uso
di sistemi telematici (rassegna normativa, documenti di commento alla normativa, rassegna giurisprudenziale etc.);
🡪 su richiesta del Direttore Generale, svolge consulenza specialistica: per la gestione delle procedure di donazione di modico valore ex articolo 783 del Codice Civile da parte delle Strutture; in merito alla predisposizione di contratti con contenuti specifici per l’approfondimento di particolari problematiche di carattere giuridico o per la prevenzione di problematiche di carattere legale; per la gestione degli incarichi di verificazione nell’ambito del processo amministrativo (Dipartimenti);
🡪 assicura la gestione dell’arbitrato, compreso il presidio di atti convenzionali collegati alle fasi di cui sopra su indicazione del Direttore Generale;
🡪 assicura l’interpretazione dello Statuto e di norme legislative e regolamentari su richiesta del Direttore Generale; svolge consulenza generale su schemi di contratti, su alienazione ed acquisti cespiti immobiliari;
🡪 assicura il recupero dei crediti dell’Ateneo e delle Strutture seguendo tutte le fasi del processo anche giudiziale;
🡪 coordina il tema dell’accesso in Ateneo compreso l’accesso civico e il Freedom of Information Act – FOIA fungendo da punto di raccolta delle istanze, raccordandosi con le altre strutture competenti per l’istruttoria ai fini delle decisioni da assumere da parte del Direttore Generale e del Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (RPCT);
🡪 fornisce supporto alle Strutture nell’ambito dei controlli delle dichiarazioni sostitutive anche attraverso l’organizzazione di momenti di formazione e
condivisione finalizzati all’adozione di comportamenti omogenei nello svolgimento di attività analoghe.
In staff al Responsabile della Struttura sono previsti 1 Professional e 1 Esperto di Xxxxxxx:
🡪 Professional PLC (Public Legal Counsel)
🡪 ED Referente di Ateneo per l’accesso ed il controllo delle dichiarazioni sostitutive
Professional PLC (Public Legal Counsel)
Il Professional PLC (Public Legal Counsel) ha i seguenti compiti specifici:
🡪 fornisce supporto alla Direzione Generale per la consulenza specialistica in materia di pubblico impiego;
🡪 fornisce pareri in merito a questione specifiche, anche di dimensione trasversale, su reclutamento, incompatibilità, gestione del rapporto di lavoro e relativi processi di semplificazione;
🡪 fornisce supporto alla Direzione Generale e alla Direzione PEPS per la gestione di problematiche di carattere tecnico-giuridico riguardanti le vicende e la cessazione del rapporto di lavoro;
🡪 istruisce e gestisce il precontenzioso e il contenzioso in materia di pubblico impiego.
ED Referente di Ateneo per l’accesso ed il controllo delle dichiarazioni sostitutive
L’Esperto di Dominio Referente di Ateneo per l’accesso ed il controllo delle dichiarazioni sostitutive ha i seguenti compiti specifici:
🡪 coordina il tema dell’accesso in Ateneo compreso l’accesso civico e il Freedom of Information Act – FOIA fungendo da punto di raccolta delle istanze, raccordandosi con le altre strutture competenti per l’istruttoria ai fini delle decisioni da assumere da parte del Direttore Generale e del Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (RPCT);
🡪 fornisce supporto alle Strutture nell’ambito dei controlli delle dichiarazioni sostitutive anche attraverso l’organizzazione di momenti di formazione e
condivisione finalizzati all’adozione di comportamenti omogenei nello svolgimento di attività analoghe.
🡪 fornisce supporto al Direttore Generale sulla tematica dell’accesso in tutte le sue declinazioni.
Direzione ARIA
AFFARI GENERALI, RELAZIONI ISTITUZIONALI, ARCHIVI E BIBLIOTECHE
Organizzazione
MISSION
La Direzione integra le funzioni di supporto alle attività istituzionali della Governance, con la gestione di processi di natura trasversale alle strutture di Ateneo.
Cura le attività istituzionali e le relazioni di Rettore e Direttore Generale con Vicerettori e board of governance, Organi di Governo, Dirigenti e strutture di Ateneo; gestisce i protocolli e il cerimoniale di accoglienza delle personalità in visita. Cura anche i rapporti con CRUI, CODAU, CODIGER e altri organismi nazionali e internazionali. Coordina le attività di prevenzione della corruzione e trasparenza e supporta l’RPCT e il DPO nelle loro funzioni.
Coordina, cura e realizza le attività culturali (eventi, manifestazioni scientifiche, etc.). Gestisce i rapporti con le Associazioni Alumni e Polincontri e cura la promozione dello sport in particolare nella collaborazione con il CUS Torino.
Cura i processi di designazione, di nomina ed elettivi nonché le attività istruttorie, di redazione e pubblicazione di Statuto e Regolamenti e il supporto alle
attività di Senato Accademico e Consiglio di Amministrazione.
Gestisce in ottica unitaria le attività negoziali di contrattazione attiva con soggetti terzi di natura pubblica e privata nonché le partecipazioni di Ateneo in soggetti terzi fornendo supporto tecnico-giuridico alle strutture di Ateneo. Cura i rapporti con fondazioni ed enti privati rispetto a iniziative multidisciplinari, finalizzate allo sviluppo dell’ecosistema del territorio.
Cura, in ottica integrata, il ciclo di vita dei documenti, supporta i processi di dematerializzazione, gestisce gli archivi storici e le collezioni scientifiche.
Gestisce il patrimonio librario di Ateneo, lo sviluppo delle collezioni bibliografiche e documentali in formato analogico ed elettronico e i servizi al pubblico. Presidia le attività di supporto all’Open access e all’Open Science. Promuove la valorizzazione culturale del patrimonio librario.
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ARIA
Vice Responsabile
Relazione gerarchica
Relazioni Funzionali
prevalenti dei Professional
II livello III livello Funzioni (Professional
o Esperti di Xxxxxxx)
Servizi o Uffici (Strutture)
Unità Amministrazione e Budget
Pool Emergenze e Gestione Grandi Eventi
Professional Relazioni Istituzionali
Unità Segreteria Rettore e Direzione Generale
Professional Relazioni con gli Organi di Governo e Processi Elettorali
ED
Eventi Istituzionali in Supporto alla Governance
ED
Assistente Direzione Generale
ED
Assistente Attività Istituzionali Internazionali
Servizio Gestione Documentale,
Archivi e Patrimonio Storico
Servizio Sistema Bibliotecario
Servizio
Organi Collegiali, Anticorruzione, Trasparenza e Privacy
Servizio Contratti e Partecipate
Servizio
Eventi e Attività Culturali
Ufficio Protocollo e
Archivio Generale
ED
Processi di Dematerializzazione
Ufficio Gestione del Patrimonio
Storico dell’Ateneo
ED
Collezioni Storico-Scientifiche
ED
Scienza Aperta
ED
Ufficio
Polo Bibliotecario
di Architettura
Digitalizzazione
ED
Regolamenti e Processi di Designazione
Ufficio Anticorruzione,
Trasparenza, Privacy e
Supporto al Comitato Etico
ED
Ufficio
Polo Bibliotecario di Ingegneria
Anticorruzione,Trasparenza e Trattamento Dati
ED
Partecipazioni Pubbliche
ED
Contrattazione Commerciale
ED
Contrattazione
Istituzionale
Ufficio
Eventi e Fundraising
Ufficio
Alumni, Sport e Relazioni con il Territorio
ED
Patrocini e Cerimonie
ad Honorem
Ufficio
Realizzazione Allestimenti e Grafica
Oltre la responsabilità sulle attività specifiche della struttura, il Dirigente di ARIA:
Supporta il Direttore Generale nella sua attività di coordinamento del Collegio di Direzione
Ricopre l’incarico di:
🡪 Responsabile della Conservazione e Responsabile della Gestione Documentale ai sensi del X.X.xx 82/2005 e del DPCM;
🡪 Ufficiale Rogante.
È definito il «Pool Emergenze e Gestione Grandi Eventi» per supportare Rettore e Direttore Generale nella gestione di grandi eventi di Ateneo con particolare riferimento ai temi relativi alla sicurezza, all’intelligence, ai processi autorizzativi nonché alle relazioni con le forze dell’ordine. Il Presidio opera in stretta collaborazione con la Direzione PROGES per poter fornire con tempestività ogni risposta in occasione di eventi particolarmente complessi o di emergenze. Fanno parte di tale Presidio il Dirigente ARIA, il Professional Relazioni Istituzionali (ARIA), il Dirigente PROGES, il Responsabile del Servizio Gestione Sicurezza Antincendio in qualità di Coordinatore dell’unità gestionale GSA (CGSA), il Responsabile del Servizio Prevenzione e Protezione in qualità di RSPP.
Collabora con il Pool il Nucleo Comunicazione Identità e Valorizzazione per quanto riguarda la strategia di comunicazione con la comunità di Ateneo.
Vice Responsabile di Direzione ARIA
Ai sensi del DDG 1876/2023 il Responsabile di Struttura di I livello propone al Direttore Generale un Vice Responsabile di cat. EP che assume le sue funzioni in caso di impedimento e/o assenza tra i colleghi della struttura che condividono visione trasversale su tutte le attività in essere presso la struttura. Ai sensi del medesimo provvedimento i Vice-Responsabili possono essere delegati su alcune specifiche funzioni – intese come ambiti di attività da presidiare – con la precisazione che non si tratta di delega sui provvedimenti e/o atti.
Il Vice Responsabile della direzione ARIA, in particolare, in relazione alle sue specifiche competenze, ha l’incarico di assistere il Rettore e il Direttore Generale in relazione ad attività strategiche relative alle partecipate di Ateneo e a Enti terzi anche in fase preliminare ad attività progettuali.
In staff al Dirigente di ARIA sono previste 1 Unità di staff con responsabile, 2 Professional e 1 Unità di staff senza responsabile:
🡪 Unità Amministrazione e Budget (con responsabile)
🡪 Professional Relazioni Istituzionali
🡪 Professional Relazioni con gli Organi di Governo e Processi Elettorali
🡪 Unità Segreteria Rettore e Direzione Generale (senza responsabile)
Unità Amministrazione e Budget
L’Unità supporta trasversalmente i servizi della Direzione, la struttura AVVO e il Dirigente per le seguenti attività:
Ambito amministrativo:
🡪 gestione del personale (gestione presenze, pianificazione ferie, performance, malattie, permessi...);
🡪 supporto amministrativo al processo di gestione dei processi autorizzativi di concessione temporanea di spazi in capo al Professional Relazioni istituzionali;
🡪 gestione e aggiornamento, in raccordo con il Professional Relazioni con gli Organi di Governo e Processi Elettorali, dei Ruoli e degli Incarichi di Ateneo
sull’applicativo preposto.
Ambito procurement e budget:
🡪 gestione degli acquisti di beni e servizi;
🡪 programmazione del budget e del bilancio;
🡪 gestione e monitoraggio del budget (contabilizzazioni, variazioni, verifiche di chiusura...);
🡪 scritture contabili di competenza (anche in riferimento al processo di verifica e pagamento dei gettoni di presenza dei componenti degli organi di governo).
Ambito organizzativo:
🡪 raccordo delle esigenze logistiche e di dotazioni varie (pc, telefoni, IT, account@, accessi, arredi…) e cura dei rapporti Direzioni competenti per ambito.
La figura del Professional Relazioni Istituzionali supporta trasversalmente le attività della Direzione sul tema delle relazioni Istituzionali, in
particolare:
🡪 assiste il Rettore, il Prorettore e il Direttore Generale nell'esercizio delle funzioni istituzionali e di rappresentanza con partner e istituzioni internazionali, nazionali e del territorio;
🡪 in occasione di visite ufficiali di personalità nazionali o straniere, presenzia e coordina le attività di accoglienza, nel rispetto del protocollo istituzionale e del Cerimoniale;
🡪 coordina le attività di ricevimento di delegazioni internazionali in collaborazione con l’ED Attività Istituzionali Internazionali e in raccordo con le Direzioni
STUDI, PROSIQ e XXXXX in relazione agli ambiti di attività coinvolti;
🡪 assiste Rettore, Xxxxxxxxxx e Direttore Generale nelle cerimonie istituzionali in collaborazione con le strutture coinvolte;
🡪 fornisce supporto a convegni e congressi in cui sia prevista la presenza di autorità e/o del Rettore, Prorettore o Direttore Generale;
🡪 presidia i rapporti con la Prefettura, la Questura e tutte le forze dell’ordine in sinergia e collaborazione con la Direzione PROGES.
La figura del Professional Relazioni con gli Organi di Governo e Processi Elettorali supporta le attività di relazione con gli Organi Collegiali e di Governo fornendo specifico approfondimento alle tematiche oggetto di istruttoria, alla redazione di verbali e provvedimenti anche di designazione in stretta collaborazione con il «Servizio Organi Collegiali, Anticorruzione, Trasparenza e Privacy». Il Professional coordina i processi elettivi anche in relazione alle altre Direzioni coinvolte.
In particolare:
🡪 assiste il Dirigente nelle attività istruttorie degli Organi Collegiali che necessitano particolare attenzione segnalandone le criticità;
🡪 redige i provvedimenti di nomina di particolare complessità avvalendosi del confronto con il Servizio Organi Collegiali, Anticorruzione, Trasparenza e
Privacy;
🡪 supporta il Dirigente nella corretta implementazione, gestione e manutenzione dei Ruoli e degli Incarichi di Ateneo sull’applicativo preposto.
Inoltre coordina e gestisce i processi istituzionali legati ai procedimenti elettorali di tutti gli Organi di Ateneo di cui all’art. 9 dello Statuto nonché quelli legati alla costituzione delle sue strutture didattiche e di ricerca avvalendosi del personale afferente al «Servizio Organi Collegiali, Anticorruzione, Trasparenza e Privacy» in accordo con il responsabile ovvero:
🡪 gestisce (in collaborazione con Direzione ISIAD) le procedure di voto telematico;
🡪 redige e aggiorna i Regolamenti elettorali;
🡪 cura e gestisce la pagina web relativa agli eventi elettorali;
🡪 gestisce il processo di elezione di Rettore, Senato Accademico, di designazione del Consiglio di Amministrazione e le elezioni studentesche, in particolare:
› redige i provvedimenti di indizione e di nomina delle Commissioni Elettorali e ne dà opportuna informazione agli elettorati di riferimento;
› accoglie le candidature e ne verifica le incompatibilità;
› definisce gli elettorati attivi e passivi e predispone gli strumenti di voto;
› gestisce e organizza le elezioni attivate dal MUR;
› supporta le attività legate ai processi elettorali e di designazione di pertinenza dei Dipartimenti e di altre strutture (Dottorato e Master, elezioni RSU, RLS, Consigliera di Fiducia etc.) fornendo indicazione e supporto circa l’interpretazione dei Regolamenti vigenti e l’utilizzo delle procedure di Ateneo.
Unità Segreteria Rettore e Direzione Generale 1/2
L’Unità è collocata in staff, il suo personale afferisce direttamente al Dirigente.
Supporta organizzativamente le attività di indirizzo e coordinamento di Rettore, Prorettore e del Direttore Generale anche tramite il supporto alle attività di Giunta, curando altresì le relazioni del Rettore e del Prorettore con il board of governance.
Nell’ambito delle attività di segreteria del Rettore e della Direzione Generale garantisce supporto alle attività istituzionali degli stessi, in particolare:
🡪 cura il collegamento e coordinamento del Rettore con i Vicerettori e i Delegati e del Direttore Generale con il Collegio di Direzione;
🡪 cura le agende, le missioni e la predisposizione di documenti anche istruttori legati alle funzioni istituzionali e di rappresentanza di Rettore, Prorettore, e
Direttore Generale, Vice Rettori e Delegati quando operano in sostituzione del Rettore;
🡪 verifica la documentazione da sottoporre alla firma/approvazione di Rettore, Prorettore e Direttore Generale da parte delle strutture e ne supporta il processo di registrazione nel sistema di gestione documentale;
🡪 cura le agende di Vicerettori qualora non supportati in tali attività dalle Direzioni in relazione ai loro impegni verso l’esterno e supporta le strutture interne di riferimento per l’organizzazione di riunioni istruttorie di loro pertinenza;
🡪 cura gli aspetti legati alla predisposizione di nomine e deleghe del Rettore presso enti e commissioni esterne;
🡪 supporta le attività di comunicazione e relazioni istituzionali interne ed esterne del Rettore, Prorettore, Direttore Generale e della squadra di Governo;
🡪 organizza le Conferenze di Ateneo;
🡪 gestisce la pagina relativa agli adempimenti di pubblicazione relativi al Rettore ai sensi del D.Lgs 33/2013 e successive modifiche.
Unità Segreteria Rettore e Direzione Generale 2/2
Nell’ambito dell’Unità è previsto un Esperto di Xxxxxxx ED Assistente del Direttore Generale quale principale referente, su base fiduciaria, del Direttore Generale, sia nell’ambito dell’Unità organizzativa sia nei confronti delle altre strutture di Ateneo e degli interlocutori esterni. Ha il compito di organizzare gli impegni interni ed esterni all’Ateneo con particolare cura agli aspetti relazionali. Ha il compito di organizzare le attività di supporto del Direttore Generale affinché anche in sua assenza sia garantita la continuità delle attività. In stretta collaborazione con il Dirigente supporta il Direttore Generale per le attività connesse al Collegio di Direzione, al Coordinamento dei Responsabili Gestionali, al Coordinamento Anticorruzione e Trasparenza (pianificazione incontri, gestione ordini del giorno e raccordo sui contributi dati dalle diverse strutture/componenti, gestione piattaforme di condivisione della documentazione...), ai rapporti con gli Ordini Professionali.
Nell’ambito dell’Unità è previsto un Esperto di Xxxxxxx ED Assistente Attività Istituzionali Internazionali che funge da principale punto di supporto, su base fiduciaria, al Rettore e ai componenti della squadra di governo per le relazioni istituzionali in contesto internazionale, supporta il Professional Relazioni Istituzionali per l’organizzazione di visite di delegazioni straniere. Ha il compito di contribuire alla standardizzazione della documentazione istituzionale in lingua inglese - traduzioni o versioni di supporto - e cura la revisione e la consulenza di testi di natura istituzionale in lingua inglese.
Nell’ambito dell’Unità è previsto un Esperto di Dominio ED Eventi Istituzionali in Supporto alla Governance: costituisce il contact point per l’individuazione di spazi per eventi in Ateneo. Supporta l’organizzazione e gestione di eventi e cerimonie istituzionali in ottica di supporto alla governance e su indicazione del Rettore e dei Vicerettori. Cura la custodia e la gestione degli abiti da cerimonia di Ateneo. Assiste il «Comitato per la concessione temporanea degli spazi» in collaborazione con la Responsabile del Servizio Eventi e Attività Culturali.
Operano altresì presso l’Unità:
🡪 2 Assistenti del Rettore, una delle quali cura in particolare le relazioni del Rettore supportando gli aspetti di comunicazione
🡪 1 Assistente del Prorettore
🡪 1 Assistente di Vicerettori e Delegati che cura altresì le procedure di nomina e delega in Commissioni e Enti esterni.
Il Servizio cura in ottica integrata l’intero ciclo di vita dei documenti di Ateneo garantendo supporto alla gestione delle fasi di formazione degli stessi, di
gestione e di conservazione nel sistema di gestione documentale.
In particolare gestisce il sistema di protocollo e ne presidia l’utilizzo tramite la definizione di passaggi relativi alle fasi di registrazione, classificazione e formazione delle unità aggregative con lo scopo di garantire sicurezza, qualità ed efficienza all’intero processo di gestione documentale. Supporta le strutture nelle fasi di dematerializzazione dei processi con riferimento alla natura dei documenti in esso gestiti e del loro trattamento in ambiente digitale anche con riferimento alle modalità di firma elettronica. Supporta il Responsabile della conservazione.
Cura le attività di selezione conservativa e presidia gli archivi di deposito di Ateneo.
Gestisce, custodisce e valorizza gli archivi storici di Ateneo e le collezioni storico-scientifiche assicurandone la corretta catalogazione e favorendo i processi di digitalizzazione in ottica di una sempre maggiore fruizione. Coordina le attività di prestito e selezione e garantisce e supporta le attività di approfondimento scientifico in ottica di valorizzazione del patrimonio custodito anche tramite la definizione di policy per il servizio all’utenza. Opera – in collaborazione con la struttura PROGES e con le Soprintendenze – per l’adeguamento dei locali di conservazione e per la progettazione di adeguati spazi espositivi.
Il Servizio è composto da 2 Uffici:
🡪 Ufficio Protocollo e Archivio Generale
🡪 Ufficio Gestione del Patrimonio Storico dell’Ateneo
Ufficio Protocollo e Archivio Generale 1/2
L'Ufficio assicura la gestione di tutte le fasi connesse alla gestione dell’archivio istituzionale corrente e di deposito, in particolare:
🡪 presidia le attività di protocollo informativo e gestione documentale;
🡪 supporta le attività di definizione dei processi documentali e di dematerializzazione dell’Ateneo;
🡪 in collaborazione con le strutture impegnate nella reingegnerizzazione dei processi e nella loro conseguente dematerializzazione opera insieme alla Direzione ISIAD per individuare le soluzioni più efficaci in relazione alla gestione dei documenti da prodursi e alla loro relazione con il sistema di gestione documentale;
🡪 presidia il processo di firma digitale e definisce con la Direzione ISIAD Linee guida per il suo utilizzo;
🡪 gestisce il sistema di protocollo e gestione/conservazione documentale attraverso la definizione e l’aggiornamento del titolario di classificazione;
🡪 definisce il Manuale di gestione e il Piano di Fascicolazione e di Conservazione;
🡪 gestisce l’Albo on-line di Ateneo;
🡪 promuove la semplificazione amministrativa e la dematerializzazione dei processi, elaborando gli iter di dematerializzazione di attività trasversali a tutte le
strutture (delibere/decreti/determine/albo di Ateneo/repertori…);
🡪 supporta le attività dell’Ufficiale Rogante anche in relazione alla tenuta del Registro;
🡪 gestisce gli archivi di deposito dell’Amministrazione Centrale e il coordinamento delle azioni relative a quelli dei Distretti, ovvero si occupa:
› del versamento della documentazione non più utile ai fini della gestione amministrativa in archivio di deposito;
› delle operazioni di scarto e selezione conservativa: ottenimento del nulla osta allo scarto a cura della Soprintendenza archivistica, coordinamento degli
aspetti logistici e cura degli aspetti contrattuali con gli enti che si occupano del corretto smaltimento;
› cura le operazioni di scarto di tutta la documentazione prodotta e conservata nei Distretti;
› supporta la Direzione PROGES nelle attività di pianificazione e progettazione dei depositi di Ateneo dedicati ad archivio fornendo supporto tecnico rispetto alle indicazioni richieste dalla Soprintendenza archivistica;
🡪 gestisce la corretta sedimentazione e tenuta dell’archivio storico istituzionale di Ateneo in collaborazione con l’Ufficio Gestione del Patrimonio storico di
Ateneo.
Ufficio Protocollo e Archivio Generale 2/2
Nell’Ufficio è previsto un Esperto di Dominio ED Processi di Dematerializzazione che:
🡪 supporta le attività del Responsabile della Gestione documentale, della Conservazione e del Responsabile della Transizione Digitale;
🡪 supporta organizzativamente e partecipa alle attività relative ai processi di dematerializzazione di Ateneo svolte in collaborazione con la Direzione ISIAD;
🡪 svolge una azione propulsiva e di raccordo nei confronti delle strutture per i processi di dematerializzazione;
🡪 fornisce alle strutture di Ateneo supporto ai processi di dematerializzazione con attenzione alla natura del documento e al suo ruolo nei processi
amministrativi oggetto di revisione.
Ufficio Gestione del Patrimonio Storico dell’Ateneo
L’Ufficio cura la gestione, conservazione e valorizzazione del patrimonio storico-scientifico (archivi storici, collezioni storico-scientifiche, arredi storici).
L’Ufficio opera in sinergia con i Dipartimenti ove sono conservati archivi storici e collezioni storico-scientifiche operando in stretta collaborazione con la componente docente che presidia la conoscenza scientifica del patrimonio storico assicurando supporto tecnico alle fasi di corretta catalogazione, tenuta e gestione del patrimonio storico.
Cura i rapporti con le Soprintendenze per gli aspetti di propria competenza e collabora con la Direzione PROGES per la progettazione degli spazi di conservazione e espostivi.
In questo ambito l’Ufficio gestisce le seguentiattività:
🡪 acquisizione di fondi storici in collaborazione con XXXX;
🡪 schedatura dei fondi archivistici e delle collezioni storico-scientifiche secondo gli standard di descrizione internazionali;
🡪 conservazione del patrimonio storico;
🡪 digitalizzazione del patrimonio storico e gestione del sito web in raccordo con le altre Strutture coinvolte;
🡪 valorizzazione del patrimonio, mostre/workshop didattici/pubblicazioni/partecipazione a convegni;
🡪 definizione di policy (accesso, prestito, smaltimento…);
🡪 gestione processo di nulla osta a prestito materiali storici;
🡪 gestione iter smaltimento collezioni storico-scientifiche.
Nell’Ufficio è previsto un Esperto di Dominio ED Collezioni Storico-Scientifiche che presidia i processi di gestione, custodia e valorizzazione delle Collezioni Storico-Scientifiche.
Il Servizio cura il Sistema Bibliotecario di Ateneo in tutte le sue attività.
In questo ambito coordina e supporta i processi di:
🡪 gestione e organizzazione dei servizi e delle funzioni delle biblioteche di Ateneo (Centrali e Distretti) al fine di conseguire un elevato livello di qualità, omogeneità e integrazione;
🡪 selezione, organizzazione, gestione e accesso alle risorse informative a supporto della didattica, della ricerca e della Terza Missione;
🡪 selezione e gestione delle risorse elettroniche e dei relativi servizi di accesso e supporto alla ricerca;
🡪 attività negoziali per l’acquisizione delle risorse cartacee ed elettroniche anche attraverso l’adesione a CRUI-CARE;
🡪 sviluppo, conservazione, fruizione e valorizzazione del patrimonio bibliografico cartaceo moderno e antico;
🡪 qualità e controllo del catalogo;
🡪 gestione dell’organizzazione dei servizi al pubblico;
🡪 digitalizzazione del patrimonio bibliografico storico e di pregio;
🡪 elaborazione e sviluppo di progetti per le biblioteche di Ateneo;
🡪 partecipazione a progetti esterni di cooperazione (locali, nazionali e internazionali) per l’ampliamento e lo sviluppo di servizi innovativi e offerta culturale;
🡪 gestione e presidio della «Scienza Aperta» - Open Access, validazione dei prodotti della ricerca, cura e gestione dei diritti di pubblicazione e dei diritti
d’autore, Dati della Ricerca, Data Management Plan - anche in sinergia con le Direzioni RIMIN e PROSIQ;
🡪 cura del sistema informativo-gestionale per le biblioteche in collaborazione con la Direzione ISIAD;
🡪 gestione del Catalogo IRIS-IR in collaborazione con le Direzioni ISIAD e PROSIQ;
🡪 pianificazione degli acquisti (beni e servizi) e redazione di capitolati tecnici e bandi per l’affidamento di servizi e l’acquisizione di prodotti e cura dei successivi rapporti con gli affidatari in collaborazione con l’Area AGACON;
🡪 cura e progettazione di iniziative culturali a sostegno e promozione della lettura, del libro e dell’informazione scientifica in sinergia con la Direzione.
Il Servizio è composto da 2 Esperti di Dominio in staff al Responsabile di Servizio e da 2 Uffici:
🡪 ED Scienza Aperta
🡪 ED Digitalizzazione
🡪 Ufficio Polo Bibliotecario di Architettura
🡪 Ufficio Polo Bibliotecario di Ingegneria
È previsto 1 Esperto di Dominio ED Scienza Aperta in staff al Responsabile di Servizio per:
🡪 il supporto tecnico alla pubblicazione ad Accesso Aperto nel rispetto della Policy di Ateneo;
🡪 il supporto tecnico nel processo di deposito dei prodotti della ricerca nell’Archivio istituzionale;
🡪 la gestione dei diritti di pubblicazione e dei diritti d’autore nell’ambito dell’Open Access;
🡪 l’attività di validazione dei prodotti della ricerca (metadati bibliografici ed allegati) in raccordo con il Gruppo di Lavoro «Open Access – supporto alla validazione..»;
🡪 il supporto al responsabile di Servizio e delle Strutture di volta in volta coinvolte per le iniziative di promozione e diffusione della Scienza Aperta;
🡪 la gestione e manutenzione del Repository istituzionale Porto@Iris in raccordo con il Gruppo di Lavoro «Open Access – supporto alla validazione..» e le Direzioni ISIAD e PROSIQ;
🡪 il supporto e coordinamento per la gestione dei dati e prodotti della ricerca secondo i principi FAIR e di accesso aperto;
🡪 il presidio e partecipazione a iniziative nazionali ed internazionali nell’ambito della Scienza Aperta (ad es. EOSC, ICDI, ecc.);
🡪 l’elaborazione e diffusione di documenti operativi ed esplicativi sulle problematiche del’OS (anche in relazione ai progetti di ambito Europeo) in sinergia
con la Direzione RIMIN e/o altre Strutture a vario titolo coinvolte;
🡪 la formazione dell’utenza e diffusione di strumenti e servizi per l’applicazione delle buone pratiche della Scienza Aperta.
Collabora inoltre con il Servizio Comunicazione e Relazioni con i media per l’implementazione dei contenuti delle pagine web e dei social network delle Biblioteche.
È previsto 1 Esperto di Dominio ED Digitalizzazione in staff al Responsabile di Servizio che:
🡪 cura l’attività di digitalizzazione del materiale bibliografico antico, raro e di pregio posseduto dalle biblioteche di Ateneo;
🡪 cura l’archivio digitale «DIGIT» in raccordo con la Direzione ISIAD;
🡪 fornisce supporto al Responsabile di Servizio ed al Dirigente per l’elaborazione e lo sviluppo di progetti di valorizzazione del materiale librario di Ateneo;
🡪 fornisce supporto al Responsabile di Servizio ed al Dirigente per la partecipazione a progetti di digitalizzazione con enti esterni.
Collabora inoltre con il Servizio Comunicazione e Relazioni con i Media per l’implementazione dei contenuti delle pagine web e dei social network delle
Biblioteche.
Ufficio Polo Bibliotecario di Architettura
L'Ufficio assicura la gestione e l’organizzazione di tutte le fasi connesse alle attività di front office e back office delle biblioteche del Polo di Architettura
(Centrale e Distretti). In particolare:
🡪 gestisce i servizi al pubblico di consultazione, prestito e accesso al patrimonio bibliografico e documentale per gli utenti interni ed esterni all’Ateneo;
🡪 gestisce il Servizio di assistenza bibliografica di base ed avanzato;
🡪 gestisce il Servizio di document delivery e prestito interbibliotecario;
🡪 cura la fruibilità, l’accessibilità e la sicurezza delle sale e degli ambienti destinati al pubblico in raccordo con le Direzioni competenti;
🡪 gestisce le attività di acquisizione, catalogazione, classificazione del materiale bibliografico;
🡪 cura il corretto trattamento e la conservazione del patrimonio bibliografico con particolare riguardo ai fondi-persona e antichità;
🡪 cura la valutazione ed il trattamento di doni e scambi;
🡪 fornisce supporto ai Centri Interdipartimentali (FULL, China Room...) per l’acquisizione e il trattamento bibliografico del materiale librario;
🡪 gestisce gli acquisti di beni e servizi e provvede alle scritture contabili in collaborazione con il Servizio.
L’Ufficio inoltre fornisce supporto al Responsabile di Servizio e al Dirigente nei seguenti ambiti, anche in collaborazione con altre Strutture dell’Ateneo:
🡪 sistema informativo-gestionale per le biblioteche;
🡪 pianificazione degli acquisti (beni e servizi) e redazione di capitolati tecnici e bandi per l’affidamento di servizi e l’acquisizione di prodotti e cura dei successivi rapporti con gli affidatari;
🡪 predisposizione budget;
🡪 cura e progettazione di iniziative culturali a sostegno e promozione della lettura, del libro e dell’informazione scientifica, in sinergia con la Direzione.
L’Ufficio collabora con il Servizio Comunicazione e Relazioni con i Media (Nucleo Comunicazione Identità e Valorizzazione per l’implementazione dei contenuti delle pagine web e dei social network delle Biblioteche.
Ufficio Polo Bibliotecario di Ingegneria
L'Ufficio assicura la gestione e l’organizzazione di tutte le fasi connesse alle attività di front office e back office delle biblioteche del Polo di Ingegneria
(Centrale e Distretti). In particolare:
🡪 gestisce i servizi al pubblico di consultazione, prestito e accesso al patrimonio bibliografico e documentale per gli utenti interni ed esterni all’Ateneo;
🡪 gestisce il Servizio di assistenza bibliografica di base ed avanzato;
🡪 gestisce il Servizio di document delivery e prestito interbibliotecario;
🡪 cura la fruibilità, l’accessibilità e la sicurezza delle sale e degli ambienti destinati al pubblico in raccordo con le Direzioni competenti;
🡪 gestisce le attività di acquisizione, catalogazione, classificazione del materiale bibliografico;
🡪 cura il corretto trattamento e la conservazione del patrimonio bibliografico con particolare riguardo ai fondi-persona e antichi; cura la valutazione ed il trattamento di doni e scambi;
🡪 gestisce gli acquisti di beni e servizi e provvede alle scritture contabili in collaborazione con il Servizio.
Fornisce supporto al Responsabile di Servizio e al Dirigente nei seguenti ambiti, anche in collaborazione con altre Strutture dell’Ateneo:
🡪 sistema informativo-gestionale per le biblioteche;
🡪 pianificazione degli acquisti (beni e servizi) e redazione di capitolati tecnici e bandi per l’affidamento di servizi e l’acquisizione di prodotti e cura dei successivi rapporti con gli affidatari;
🡪 predisposizione budget;
🡪 cura e progettazione di iniziative culturali a sostegno e promozione della lettura, del libro e dell’informazione scientifica, in sinergia con la Direzione.
L’Ufficio collabora con il Servizio Comunicazione e Relazioni con i Media (Nucleo Comunicazione Identità e Valorizzazione) per l’implementazione dei contenuti delle pagine web e dei social network delle Biblioteche.
Il Responsabile di Servizio assolve le funzioni di DPO con i seguenti compiti:
🡪 informa e fornisce consulenza al Titolare del Trattamento (Politecnico di Torino in persona del Rettore) ed ai soggetti Designati Privacy, nonché ai dipendenti che eseguono il trattamento in merito agli obblighi derivanti dalla normativa comunitaria, nazionale, interna di Ateneo relativa alla protezione dei dati;
🡪 sorveglia l'osservanza della Regolamentazione interna e di altre disposizioni derivanti dalla normativa comunitaria e nazionale e monitora l’adempimento da parte del personale ai compiti di attribuzione delle responsabilità, anche mediante azioni di sensibilizzazione e formazione del personale che partecipa ai trattamenti e alle connesse attività di controllo;
🡪 coopera e funge da punto di contatto per il Garante della Privacy e supporta la Direzione Generale per gli aspetti connessi le attività in materia di
privacy;
🡪 collabora con i Designati Privacy nella redazione dei registri di Trattamento previsti dall’art. 30 GDPR e nella tenuta degli elenchi dei soggetti autorizzati presso le singole strutture;
🡪 fornisce supporto al Titolare dei dati e al CISO in caso di violazione dati secondo la procedura di Xxxxxx;
🡪 fornisce, se richiesto, un parere in merito alla valutazione d'impatto sulla protezione dei dati e ne sorveglia lo svolgimento;
🡪 è punto di contatto per gli interessati in merito alle questioni riguardanti il trattamento dei dati personali operati dall’Ateneo e riguardo all’esercizio dei loro
diritti;
🡪 partecipa, anche con funzione attiva e proattiva, a specifici gruppi di lavoro in materia di adeguamento alla normativa sulla protezione dei dati personali con il RPCT e il Coordinatore del gruppo di supporto per gli aspetti di impatto connessi alla trasparenza.
Il Servizio è composto da 1 Esperto di Dominio in staff al Responsabile di Servizio e un Ufficio nel quale trova collocazione 1 Esperto di Dominio:
🡪 ED Regolamenti e Processi di Designazione
🡪 Ufficio Anticorruzione, Trasparenza, Privacy e Supporto al Comitato Etico
In relazione alle attività di segreteria tecnica di Senato Accademico e Consiglio di Amministrazione il Servizio:
🡪 fornisce coordinamento e supporto tecnico e trasversale alle attività anche istruttorie e ne cura le relazioni con le altre strutture dell’Ateneo e con gli altri Organi di Governo;
🡪 cura la verbalizzazione delle sedute supportando il Segretario degli Organi di Governo e ne garantisce la corretta pubblicazione;
🡪 presidia i processi di comunicazione e restituzione efficace delle decisioni assunte dagli Organi di Ateneo alle strutture interessate e al personale tutto. In particolare:
🡪 accoglie le indicazioni pervenute dalle strutture di Ateneo e dalle sedute pregresse e predispone l’ordine del giorno da sottoporre a Direttore Generale e Rettore;
🡪 cura la pubblicazione dei materiali aggiornando il Direttore Generale e provvedendo a eventuali modifiche necessarie;
🡪 definisce con il Direttore Generale la documentazione a supporto di eventuali argomenti di natura politica non oggetto di istruttoria di altre strutture;
🡪 cura la restituzione puntuale alle strutture di quanto è stato deliberato e redige il Resoconto destinato a tutto il personale di Ateneo;
🡪 cura la redazione di copie conformi o stralci delle deliberazioni assunte;
🡪 fornisce a strutture e squadra di governo le deliberazioni a supporto dell’attività amministrativa e decisionale tramite attività di ricerca;
🡪 fornisce inoltre supporto e consulenza alle strutture per i processi di convocazione e verbalizzazione degli organi da loro gestiti.
In materia di Regolamenti di Ateneo il Servizio:
🡪 gestisce il processo istituzionale di natura istruttoria, di redazione e deliberativo (anche nelle relazioni con il MUR) di Statuto, Regolamento Generale di
Ateneo e Regolamento di Amministrazione e Finanza;
🡪 supporta tale processo in relazione ai Regolamenti che fanno capo per i loro contenuti alle altre strutture di Ateneo. In particolare fornisce supporto tecnico-giuridico all'elaborazione e modifica dei Regolamenti di Ateneo in sinergia con le strutture interessate anche al fine di verificarne la coerenza con altri testi regolamentari di Ateneo vigenti e ne cura le condivisioni nelle commissioni o gruppi di lavoro dedicati;
🡪 cura la redazione dei decreti di approvazione/emanazione dei Regolamenti a conclusione dei processi deliberativi in capo agli Organi di Governo;
🡪 gestisce e aggiorna le pagine web relative alla pubblicazione dei Regolamenti;
🡪 supporta il «Gruppo di lavoro Regolamenti» in relazione alla predisposizione dei materiali anche nelle fasi istruttorie.
Il Servizio coordina e gestisce i processi istituzionali legati ai procedimenti di designazione e di nomina di tutti gli Organi di Ateneo di cui all’art. 9 dello Statuto, di Vice Rettori, Referenti e Delegati del Rettore, di quelli legati alla costituzione delle strutture didattiche e di ricerca, di Commissioni deliberate dagli Organi:
🡪 garantisce – in relazione a quanto definito in Statuto e Regolamenti - il rispetto dei tempi utili a provvedere alle nuove nomine;
🡪 provvede a redigere i provvedimenti di nomina e a darne la corretta informazione;
🡪 cura i procedimenti di nomina dei Direttori di Dipartimento e dei Coordinatori e Referenti delle strutture didattiche;
🡪 cura la gestione del Data Base di Ateneo relativo ai ruoli e agli incarichi di Ateneo.
È previsto un Esperto di Dominio ED Regolamenti e Processi di Designazione in staff al Responsabile di Servizio che supporta proattivamente le attività del
«Gruppo di Lavoro Regolamenti» collaborando con il Dirigente nelle fasi istruttorie e deliberative. Costituisce interfaccia per tutte le strutture di Ateneo in relazione ai processi di designazione e nomina fornendo indicazione circa le modalità e i tempi previsti nonché indicazione circa ruoli e incarichi ricoperti nel tempo anche in funzione delle verifiche di incompatibilità. Opera in maniera proattiva nella gestione del sistema informativo di Ateneo anche in ottica di semplificazione.
Ufficio Anticorruzione, Trasparenza, Privacy e Supporto al Comitato Etico 1/2
L’ufficio è finalizzato ad assicurare raccordo e coordinamento in materia di anticorruzione e trasparenza, anche alla luce delle costanti modifiche legislative, ed è chiamato a supportare il Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (RPCT); fornisce supporto al Comitato Etico di Ateneo; supporta il DPO nelle proprie funzioni.
Anticorruzione e trasparenza:
🡪 supporta l’RPCT nella gestione delle attività connesse alla programmazione e monitoraggio delle misure di prevenzione nell’ambito della redazione del
Piano triennale per la prevenzione della corruzione e della trasparenza nell’ambito della programmazione integrata (PIAO);
🡪 coadiuva le Strutture per gli adempimenti ai sensi del D.lgs. 33/2013 e successive modifiche, compresi quelli contenuti nel Piano della Prevenzione della Corruzione e Trasparenza, anche in accordo con il DPO;
🡪 supporta il RPCT nella gestione delle segnalazioni attraverso il canale del whistleblowing;
🡪 organizza e/o promuove iniziative di formazione sulle tematiche di propria competenza ed in particolare sui temi dell’etica;
🡪 collabora con il Gruppo Anticorruzione Trasparenza e Privacy d’Ateneo nelle attività di programmazione e monitoraggio delle misure di prevenzione;
🡪 supporta l’RPCT nella predisposizione della Relazione annuale;
🡪 collabora alla diffusione verso le strutture dei temi connessi alla trasparenza e all’anticorruzione;
🡪 coordina e monitora la Rete dei referenti della trasparenza individuati presso le Strutture d’Ateneo, al fine di assolvere gli obblighi derivanti dalla normativa in materia;
🡪 supporta il Nucleo di valutazione nei controlli annuali sugli adempimenti di trasparenza e coordina le strutture in occasione delle rilevazioni annuali.
Comitato Etico e Integrità della Ricerca:
🡪 agisce da segreteria tecnica del Comitato Etico della ricerca fornendo supporto alla definizione e all’implementazione delle politiche e delle procedure di Ateneo in ambito di etica e integrità della ricerca anche in relazione a richieste espresse dagli Organi di Governo;
🡪 fornisce approfondimenti in temi connessi al GDPR e alla protezione dei dati personali nei progetti di ricerca.
È previsto un Esperto di Dominio ED Anticorruzione, Trasparenza e Trattamento Dati che coadiuva le strutture per gli adempimenti ai sensi della normativa anticorruzione e in particolare del D.lgs. 33/2013 e successive modifiche, compresi quelli contenuti nel piano anticorruzione, organizzando anche momenti di formazione e condivisione finalizzati all’adozione di prassi omogenee nello svolgimento di attività analoghe; collabora attivamente con il RPCT, con il Coordinamento Anticorruzione Trasparenza e Privacy e con il coordinatore del gruppo nelle attività di programmazione e monitoraggio delle misure di prevenzione.
Il Servizio è la struttura di supporto trasversale a tutto l’Ateneo in relazione alle attività di natura negoziale connesse alla contrattazione attiva con soggetti terzi,
di natura pubblica o privata:
🡪 garantisce la negoziazione, definizione, redazione e stipula di contratti, convenzioni, protocolli di intesa, accordi in genere (fatta eccezione per i contratti
«passivi»): costituisce il riferimento univoco per tutte le strutture di Ateneo, centrali e/o dipartimentali, per le attività negoziali e contrattuali attive di natura istituzionale e commerciale, nonché mista;
🡪 assicura supporto e affianca Rettore, squadra di governo, Direttore Generale, Dipartimenti e Direzioni curando l’intero processo di redazione dei contratti anche con riferimento alla scelta della tipologia contrattuale corretta e/o maggiormente opportuna per l’Ateneo;
🡪 supporta le attività di definizione dei contenuti e di predisposizione dei contratti di interesse generale dell’Ateneo e trasversali a più strutture, sia di natura
istituzionale sia di natura commerciale;
🡪 cura gli adempimenti relativi alla stipula, e a eventuali rinnovi, proroghe o risoluzioni dei contratti;
🡪 coordina la negoziazione, predisposizione e scrittura dell’atto negoziale che coinvolge più strutture dell’Ateneo;
🡪 collabora con la Direzione PROGES per la redazione di accordi che prevedono l’uso e/o la messa a disposizione di spazi e con la Direzione PEPS per la
redazione delle convenzioni con Enti esterni per le procedure di reclutamento di personale;
🡪 fornisce un supporto tecnico giuridico e supporta tutte le Direzioni nelle attività di stesura di accordi e contratti di specifica pertinenza della struttura;
🡪 fornisce supporto, in collaborazione con la Direzione RIMIN, nelle fasi di negoziazione e di predisposizione e redazione di accordi in relazione ai programmi di finanziamento competitivi, NDA, MOU, Consortium Agreement, Partnership Agreement, Secondment Agreement, anche derivanti dalle norme connesse al PNNR;
🡪 supporta la «Commissione Istruttoria in materia di contratti e convenzioni» di Ateneo nella predisposizione dei materiali istruttori e nell’organizzazione delle
sedute;
🡪 aggiorna i Regolamenti e le policy di Ateneo in materia di contratti e convenzioni per attività in collaborazione o per conto di terzi nonché relativi alle partecipazioni di Ateneo in enti terzi;
🡪 gestisce le partecipazioni dell’Ateneo in enti terzi;
🡪 supporta la «Commissione Enti Partecipati» di Ateneo nella predisposizione dei materiali istruttori e nell’organizzazione delle sedute.
🡪 cura i rapporti con fondazioni, enti privati, di iniziative multidisciplinari, finalizzate allo sviluppo dell’ecosistema del territorio (es. Fondazioni bancarie, Centri di Ricerca industriali), al fine di assicurare lo sviluppo dei contenuti progettuali, previsti da specifiche convenzioni pluriennali, presidiandone l’istruttoria e il follow up e la gestione dei relativi budget;
🡪 monitora lo sviluppo di tali progettualità – trasversali tra più strutture dipartimentali e/o dell’Amministrazione Centrale – predisponendo piani di attività e finanziari - previsionali e consuntivi - e interagendo con gli stakeholder per la soluzione di criticità, rischi e/o problematiche che dovessero insorgere nel corso di vita dei progetti;
🡪 gestisce direttamente iniziative progettuali considerate strategiche per l’Ateneo e derivanti da accordi quadro trasversali, redigendo e condividendo con
gli attori, linee guida, analisi dei piani finanziari, monitorando scadenze e stati di avanzamento lavori;
🡪 gestisce, implementa e mantiene l’applicativo GECO in collaborazione con la Direzione ISIAD.
Il Servizio garantisce per ogni tipologia contrattuale attiva:
🡪 partecipazione alle fasi di negoziazione e scrittura/implementazione degli atti, interagendo con la controparte e curandone la stipula;
🡪 cura dell’istruttoria relativa ai passaggi approvativi interni degli accordi, alla formalizzazione con la controparte e alla repertoriazione.
Il Servizio prevede 3 Esperti di Dominio:
🡪 ED Partecipazioni Pubbliche
🡪 ED Contrattazione Commerciale
🡪 ED Contrattazione Istituzionale
🡪 verifica di conformità alle disposizioni normative e alle policies di Ateneo degli Statuti o di eventuali loro modifiche, di Consorzi, Associazioni, Fondazioni e Società (eccezion fatta per le società spin off, la cui istruttoria è assegnata ad altra struttura), in funzione della partecipazione dell’Ateneo;
🡪 supporto nella predisposizione di eventuali patti parasociali, ovvero di convenzioni/accordi volti alla gestione dei rapporti istituzionali fra i soggetti partecipanti all’Ente terzo, ovvero fra l’Ateneo e l’Ente medesimo;
🡪 supporto al Collegio dei revisori dei conti per le attività di costituzione e di partecipazione dell’Ateneo ad Enti terzi e in occasione dei monitoraggi
periodici;
🡪 nomine e designazioni negli organi degli enti partecipati, di spettanza dell’Ateneo;
🡪 supporto agli Organi Accademici in merito al monitoraggio periodico delle partecipazioni dell’Ateneo e al coordinamento delle politiche di Ateneo, attraverso la partecipazione dell’Ateneo agli organi dell’ente quali assemblee, consigli…;
🡪 cura l’istruttoria per i competenti organi di Ateneo nei processi di analisi e revisione periodica delle partecipazioni dell’Ateneo in particolare in
ottemperanza alle disposizioni del T.U.S.P.
È previsto un Esperto di Dominio ED Partecipazioni Pubbliche in staff al Responsabile di Servizio che supporta proattivamente i processi relativi alla gestione delle Partecipazioni del Politecnico di Torino in tutte le fasi a supporto del Responsabile di Servizio e di Direzione. Presidia in particolare l’evoluzione normativa di riferimento fornendo supporto rispetto ad essa alle strutture di Ateneo.
Cura l’aggiornamento della Policy di Ateneo in materia di partecipazioni e supporta il Responsabile di Servizio nella predisposizione degli atti da sottoporre alla «Commissione Enti Partecipati».
🡪 supporta la squadra di governo dell’Ateneo e/o le strutture dell’amministrazione centrale o dei dipartimenti nella fase di negoziazione dell’accordo,
gestisce la predisposizione e redazione del testo contrattuale e cura l’iter approvativo di Accordi di Partnership o accordi quadro di natura commerciale;
🡪 supporta le strutture dipartimentali nelle fasi di negoziazione di predisposizione e di redazione degli accordi commerciali;
🡪 supporta le attività di partecipazione a procedure a evidenza pubblica (gare d’appalto nazionali ex D.Lgs. 36/2023 e s.m.i. ed europee), anche in collaborazione con l’Area AGACON curando inoltre la predisposizione e formalizzazione di atti costitutivi di ATS e RTI connessi a tali procedure;
🡪 gestisce le attività di iscrizione dell’Ateneo sulle piattaforme e-procurement delle stazioni appaltanti in collaborazione con l’Area AGACON;
🡪 esamina la documentazione ricevuta in risposta alla Manifestazione di Interessa da parte degli istanti e ne verifica la completezza;
🡪 istruisce le richieste pervenute per la valutazione da parte della Commissione Spazi di Ateneo;
🡪 riscontra quanto valutato dalla Commissione e avvia con gli istanti la negoziazione dei successivi accordi (anche in collaborazione con la Direzione PROGES).
È previsto un Esperto di Dominio ED Contrattazione Commerciale in staff al Responsabile di Servizio che supporta proattivamente i processi relativi alla gestione dei contratti di natura commerciale in tutte le fasi in collaborazione stretta con il Responsabile di Servizio e di Direzione. È riferimento, a valle dell’individuazione della tipologia contrattuale da predisporre (attività da effettuarsi in collaborazione con il Responsabile di Servizio e con ED Contrattazione Istituzionale), per le strutture dipartimentali con riferimento ai contratti di natura commerciale. Presidia in particolare l’evoluzione normativa di riferimento fornendo supporto rispetto ad essa alle strutture di Ateneo. Supporta il Responsabile di Servizio nella predisposizione degli atti da sottoporre alla Commissione Contratti. Collabora proattivamente con AGACON per tutte le attività relative a procedure di evidenza pubblica anche in ottica di semplificazione del processo.
🡪 supporta e valuta le specifiche esigenze da formalizzare e sceglie la tipologia contrattuale idonea;
🡪 supporta la squadra di Governo dell’Ateneo e/o le strutture dell’amministrazione centrale o dei dipartimenti nella fase di negoziazione dell’accordo, gestisce la predisposizione e redazione del testo contrattuale e cura l’iter approvativo di protocolli di intesa, accordi, contratti e convenzioni quadro istituzionali di interesse strategico per l'Ateneo;
🡪 gestisce e coordina le fasi di negoziazione degli accordi istituzionali di interesse dell’Ateneo, aventi natura mista (sia collaborativa, sia commerciale), in particolare:
› si interfaccia con i vari attori interni (direzioni, servizi, uffici dell’amministrazione centrale e/o Dipartimenti) coinvolti per quanto di competenza, per raccoglierne le esigenze e le istanze e si rapporta con la controparte per la predisposizione finale dell’accordo e la redazione del testo, per le successive fasi di approvazione e di stipula;
🡪 supporta e/o gestisce la fase di stipula di collaborazione tra pubbliche amministrazioni, in particolare;
› scelta dello strumento giuridico più adeguato, quali a titolo esemplificativo contratti e convenzioni ex art. 15 L. 241/90, ex art. 5, c. 6 D. Lgs. 50/2016...;
› attività di negoziazione, redazione e gestione degli accordi istituzionali nazionali ed internazionali di interesse dell’Ateneo.
È previsto un Esperto di Dominio ED Contrattazione Istituzionale in staff al Responsabile di Servizio che supporta proattivamente i processi relativi alla gestione dei contratti di natura istituzionale in tutte le fasi in collaborazione stretta con il Responsabile di Servizio e il Dirigente. È riferimento, a valle dell’individuazione della tipologia contrattuale da predisporre (attività da effettuarsi in collaborazione con il Responsabile di Servizio e con ED Contrattazione Commerciale), per le strutture dipartimentali in relazione ai contratti di natura istituzionale. Presidia in particolare l’evoluzione normativa di riferimento fornendo supporto rispetto ad essa alle strutture di Ateneo. Supporta il Responsabile di Servizio nella predisposizione degli atti da sottoporre alla Commissione Contratti. Collabora proattivamente alla revisione e divulgazione – in collaborazione con AVVO – delle Linee guida relative ai contratti stipulati ai sensi dell’art. 15 (L. 241/90.
In particolare:
🡪 supporta la programmazione e produzione, in stretto contatto con la governance, degli eventi e delle attività culturali e scientifiche dell’Ateneo;
🡪 realizza iniziative a supporto di progetti di Ateneo, nell’ambito delle attività di Didattica, Ricerca e Terza Missione in sinergia con le strutture competenti;
🡪 realizza – in stretta collaborazione con il Nucleo Comunicazione Identità e Valorizzazione che elabora e definisce concept e elementi di identità visiva - la
grafica e gli allestimenti dei singoli eventi e iniziative culturali e dei progetti strategici;
🡪 coordina e realizza i Grandi Eventi di Ateneo, rassegne, eventi culturali e scientifici, iniziative di divulgazione (a titolo di esempio Biennale Tecnologia, Notte Europea dei Ricercatori, Just The Woman I Am, Salone del Libro, ecc…), realizzati anche in partnership con altri enti e istituzioni;
🡪 cura i rapporti con i concessionari di spazi pubblicitari;
🡪 promuove le attività sportive di Ateneo in collaborazione con il CUS e a supporto del Comitato per lo Sport; cura la realizzazione di altre iniziative sportive
realizzate dall’Ateneo, anche insieme ad altri soggetti esterni;
🡪 promuove e gestisce le relazioni con l’Associazione Alumni PoliTO;
🡪 gestisce le relazioni con l’Associazione Polincontri per il coordinamento delle attività offerte e per la valorizzazione del brand dell’Ateneo.
Il Responsabile di Servizio supporta il Dirigente nell’istruttoria del «Comitato per la concessione temporanea degli spazi» in collaborazione con l’ED Eventi istituzionali in supporto alla governance.
Il Servizio è composto da 3 Uffici :
🡪 Ufficio Eventi e Fundraising
🡪 Ufficio Alumni, Sport e Relazioni con il Territorio
🡪 Ufficio Realizzazione Allestimenti e Grafica
Ufficio Eventi e Fundraising
L'Ufficio cura l’organizzazione di manifestazioni eventi ed attività culturali e supporta le attività di Fundraising sviluppando i contatti con le aziende partner e
predisponendo i materiali di presentazione nonché predisponendo i contratti di sponsorizzazione e la loro attivazione;
L’Ufficio assicura la gestione di tutte le fasi connesse alla organizzazione e produzione di manifestazioni, in particolare:
🡪 cura l’organizzazione degli eventi istituzionali (Inaugurazione Anno Accademico, Lauree ad honorem, Xxxxxx Xxxxxxxxxxx, conferimento diplomi…) in raccordo con le attività svolte dall’ED Eventi Istituzionali in Supporto alla Governance ;
🡪 progetta, realizza e cura il coordinamento organizzativo dei Grandi eventi di Ateneo (“Biennale Tecnologia”, etc.) di rassegne e manifestazioni culturali e scientifiche organizzate dall’Ateneo (talks e lectio tematiche) o in partnership con altri Enti del territorio (“Notte Europea dei Ricercatori”, Salone del Libro, Just The Woman I Am);
🡪 supporta le strutture di Ateneo per la realizzazione di seminari, convegni, mostre realizzati in sede o fuori sede;
🡪 cura le relazioni con istituzioni nazionali e internazionali nell’organizzazione di eventi ospitati in Ateneo in raccordo con l’Unità Segreteria del Rettore e Direzione Generale e con il Professional Relazioni istituzionali;
🡪 presidia la raccolta dati per rilevazioni periodiche per la misurazione dell’impatto delle attività di Public Engagement. Partecipa a gruppi di lavoro interni ed esterni all’Ateneo preposti al monitoraggio e aderisce ai progetti per l’introduzione e applicazione in Ateneo di principi comunitari per gli aspetti relativi al Public Engagement (es. Carta Europea dei Ricercatori);
🡪 aggiorna l’Anagrafe della Ricerca relativamente alle attività di Public Engagement;
🡪 gestisce le procedure per richieste di contributo a supporto degli eventi da parte di Fondazioni e Istituzioni.
Ufficio Alumni, Sport e Relazioni con il Territorio
L'Ufficio promuove le relazioni interne ed esterne volte a rafforzare attività culturali, sportive e di fidelizzazione, in particolare:
🡪 promuove e gestisce le relazioni con l’Associazione Alumni PoliTO al fine di rafforzare i rapporti con gli ex allievi dell’Ateneo e di promuovere la realizzazione di progetti innovativi;
🡪 promuove e gestisce le relazioni con le realtà del territorio per la diffusione della cultura anche attraverso la stipula di partnership;
🡪 coordina le attività di rappresentanza istituzionale e delle funzioni del cerimoniale, e applica il Cerimoniale di Stato durante gli eventi istituzionali in stretto
raccordo con il Professional Relazioni Istituzionali e l’ED Eventi Istituzionali in supporto alla governance;
🡪 gestisce e aggiorna l’indirizzario istituzionale e il database eventi, strumento che consente la gestione di inviti e adesioni del pubblico in stretta collaborazione con l’Unità Segreteria del Rettore e Direzione Generale;
🡪 presidia le istruttorie necessarie alla concessione del patrocinio del Politecnico di Torino;
🡪 gestisce le attività promosse dall’Ateneo in ambito sportivo (PoliTO SPORT) rivolte agli studenti e a tutto il personale;
🡪 gestisce i rapporti con il CUS – Centro Universitario Sportivo - di Torino e con altri Enti a livello locale e nazionale per la diffusione di iniziative sportive rivolte alla comunità studentesca;
🡪 gestisce le relazioni con l’Associazione Polincontri per il coordinamento delle attività offerte e per la valorizzazione del brand dell’Ateneo.
Nell’ambito dell’ufficio è previsto un ED Patrocini e Cerimonie ad Honorem che gestisce il processo di concessione dei patrocini aggiornando la definizione della policy di Ateneo, e cura gli iter di definizione delle lauree ad honorem e dei cerimoniali legati a premi e manifestazioni istituzionali.
Ufficio Realizzazione Allestimenti e Grafica
L’ufficio realizza – in stretta collaborazione con il Nucleo Comunicazione Identità e Valorizzazione che elabora e definisce concept e elementi di identità
visiva - la grafica e gli allestimenti dei singoli eventi e iniziative culturali e dei progetti strategici. In particolare:
🡪 supporta le strutture interne e i soggetti esterni per la corretta applicazione del sistema di immagine coordinata così come elaborato dal Nucleo Comunicazione Identità e Valorizzazione;
🡪 realizza i prodotti informativi e promozionali, per attività istituzionali ed eventi di Ateneo;
🡪 Collabora alla realizzazione delle campagne pubblicitarie per attività istituzionali e per eventi e cura i rapporti con i concessionari di spazi pubblicitari ;
🡪 realizza gli esecutivi grafici per allestimenti espositivi (stand, mostre, exhibit temporanei…) e supervisiona la realizzazione e posa degli allestimenti;
🡪 fornisce supporto all’allestimento di mostre promosse dall’Ateneo o da altri Enti, volte anche a valorizzare il patrimonio storico culturale e le collezioni;
🡪 collabora con il Nucleo Comunicazione Identità e Valorizzazione alla definizione del Merchandising di Ateneo, selezionando articoli e personalizzazioni grafiche a marchio Politecnico;
🡪 si relaziona con il Nucleo Comunicazione Identità e Valorizzazione anche per l’implementazione di concept elaborati dal Nucleo che impattano sulla dimensione comunicativa.
Direzione ISIAD
INFRASTRUTTURE SERVIZI INFORMATICI
E AMMINISTRAZIONE DIGITALE
Organizzazione
MISSION
La Direzione si occupa di tutti i servizi informatici di Ateneo, dalla progettazione, realizzazione, al supporto e gestione del ciclo di vita delle componenti del
sistema tecnologico.
Progetta e gestisce soluzioni al servizio delle postazioni di lavoro e delle attività quotidiane, per l’Amministrazione e per i Dipartimenti, fornendo servizi di supporto e service desk (ITSM).
In ambito applicativo, la Direzione supporta Didattica, e-Learning, Ricerca e Biblioteca, HR e Finance, Web, Facility Management, con realizzazioni on premise o soluzioni cloud (IaaS, PaaS, SaaS). Fanno capo a ISIAD il presidio e lo sviluppo delle soluzioni di collaborazione, i Laboratori Informatici di Base, le infrastrutture di rete WAN e LAN, la telefonia fissa e mobile, la Cybersecurity, i Datacenter e lo storage di Ateneo.
In accordo con la Governance di Ateneo, la Direzione presidia policy e compliance in tema di informatizzazione, supporta le figure del Responsabile per la Transizione al Digitale, del Coordinatore per la sicurezza informatica e del Responsabile della Protezione dei Dati, a sostegno dei processi di Trasformazione Digitale.
Supporta e collabora con tutte le strutture fornendo consulenza e aggiornamento sulle materie di competenza e promuovendo soluzioni IT per la ricerca e innovazione anche verso i Dipartimenti con particolare attenzione al calcolo scientifico e all’HPC.
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ISIAD
Dirigente ISIAD
Relazione gerarchica
Relazioni Funzionali
prevalenti dei Professional
II livello III livello Funzioni (Professional
o Esperti di Xxxxxxx)
ED
Sistemi MS365 per le Applicazioni
Ufficio
Piattaforme Applicative
ED
Sistemi Windows
e Collaboration
Ufficio Workplace e Collaboration
Ufficio Laboratori Informatici LAIB
Servizio Laboratori, Workplace
e Collaboration
n. 2 Professional Gestione Progetti
ED
Didattica
ED
Ricerca e Biblioteche
ED
HR e Finance
ED
Web e Mobile
ED
Applicativi Segreterie Studenti
Servizio Applicativi
Professional
HPC
Professional
Innovation
ED
Cloud Cybersecurity
Servizio Cybersecurity & IT for Research
ED
Budget e Acquisti
ED
Service Desk
Ufficio Supporto e Logistica
Servizio
Operation
Professional Progettazione e Coordinamento Sistemi
Servizio Infrastrutture
Ufficio Sistemi Centrali
Ufficio
Reti e Data Center
Servizi o Uffici (Strutture)
Vice Responsabile in staff al Dirigente ISIAD
Vice Responsabile di Direzione ISIAD
Ai sensi del DDG 1876/2023 il Responsabile di Struttura di I livello propone al Direttore Generale un Vice Responsabile di cat. EP che assume le sue funzioni in caso di impedimento e/o assenza tra i colleghi della struttura che condividono visione trasversale su tutte le attività in essere presso la struttura. Ai sensi del medesimo provvedimento i Vice-Responsabili possono essere delegati su alcune specifiche funzioni – intese come ambiti di attività da presidiare – con la precisazione che non si tratta di delega sui provvedimenti e/o atti.
Il Servizio opera trasversalmente rispetto alla Direzione ISIAD, alle strutture di ateneo e ai dipartimenti con funzioni di coordinamento, promozione e sviluppo
negli ambiti della Cybersecurity di Ateneo, della compliance e della Information Technology applicata a progetti di ricerca e innovazione.
Nell’ambito della Cybersecurity supporta il CISO (Coordinatore Sicurezza Informatica di Ateneo) nei compiti di indirizzo, pianificazione, coordinamento e monitoraggio della sicurezza informatica relativamente ai dati, ai sistemi e alle infrastrutture (DL 82/2005 art.17/c)
Le attività, svolte in raccordo con la Governance di Ateneo e per gli aspetti di dominio con la Direzione ARIA, sono:
🡪 progettazione sistemi informatici per la sicurezza periferica e delle applicazioni e basi dati dell’Ateneo e per il rilevamento e la prevenzione degli attacchi;
🡪 gestione servizi di protezione e monitoraggio delle piattaforme informatiche di Ateneo;
🡪 supporto e consulenza specialistica sulle problematiche e soluzioni di sicurezza informatica;
🡪 gestione degli accessi e dei relativi log da e verso Internet e degli accessi degli amministratori di sistema;
🡪 consulenza tecnica per l’attuazione delle linee programmatiche di Ateneo sulla security e privacy, anche a supporto del DPO;
🡪 controlli occasionali a carattere preventivo, su incarico del CISO, volti alla difesa dei sistemi informatici e all’accertamento di possibili responsabilità in
illeciti.
In quest’ambito è previsto 1 Esperto di Dominio ED Cloud Cybersecurity in staff al Responsabile di Servizio che si occupa dello studio e della gestione della postura di sicurezza (Cloud Security Posture Management), dei dati, delle applicazioni, dei servizi e delle infrastrutture ospitati su cloud.
Nell’ambito dell’IT for Research (applicazione di tecnologie informatiche avanzate per la ricerca) il Servizio costituisce punto di riferimento nell’Ateneo per realizzare un approccio innovativo all’applicazione delle tecnologie IT, sviluppando proattività nei confronti dei clienti interni (i.e. dipartimenti, gruppi di ricerca) e valorizzando l’impiego di tecnologie di punta per la ricerca, la trasformazione digitale, l’innovazione e la compliance.
In particolare concorre al miglioramento del sistema di tecnologie esistente in Ateneo con un processo di revisione continua delle soluzioni tecnologiche proposte e del loro modello di sviluppo unito all’analisi di opportunità di tipo strategico in un'ottica di digital transformation.
In questo ambito, il Servizio svolge attività di:
🡪 supporto della ricerca attraverso l’offerta di strumenti di calcolo e storage ai dipartimenti in modo complementare ed in coordinamento rispetto ad installazioni dipartimentali, con particolare riferimento a soluzioni per High Performance Computing, Big Data & Analytics, Artificial Intelligence, Private Cloud (es. OpenStack, Kubernetes);
🡪 consolidamento e miglioramento dei datacenter e dei locali tecnici dipartimentali, definizione di policy per ospitare sistemi provenienti da altre strutture mediante virtualizzazione e physical hosting, consulenza per il dimensionamento di eventuali locali tecnici presso altre strutture;
🡪 definizione di strategie di allocazione dei servizi infrastrutturali tra le soluzioni on premise e l’offerta su cloud in una logica di sviluppo di soluzioni di hybrid cloud, anche per quanto riguarda i sistemi di backup, contemperando esigenze di flessibilità, sicurezza, riservatezza e sostenibilità;
🡪 supporto alle scelte di Xxxxxx in tema di sostenibilità promuovendo la realizzazione di infrastrutture sostenibili ed a basso impatto energetico «Green Data Center», impiegando soluzioni anche virtualizzate contro l’obsolescenza dei sistemi, e altre iniziative con approccio di sperimentazione in ambito dipartimentale;
🡪 pianificazione degli investimenti nello sviluppo tecnologico delle infrastrutture anche in coordinamento con le politiche di espansione edilizia dell’Ateneo;
🡪 definizione standard per le architetture IT di Ateneo;
🡪 partecipazione e sviluppo di iniziative di reti nazionali ed europee per la ricerca (es. GARR Cloud, European Open Science Cloud);
🡪 collaborazione e gestione dei rapporti con il GARR riguardo le tematiche di sviluppo di iniziative e servizi per la ricerca;
🡪 supporto ed incentivazione della cultura dell’Open Source e delle soluzioni a codice aperto quali fattori abilitanti per la condivisione;
🡪 supporto all’adozione del documento elettronico nativo e alla gestione del suo intero ciclo di vita;
🡪 supporto e consulenza alle iniziative di Ricerca e dell’Open Science, ai dipartimenti di eccellenza, centri interdipartimentali, e progetti di laboratori di
ricerca in stretto raccordo con le Direzioni RIMIN e PEPS ed il Nucleo Comunicazione, Identità e Valorizzazione per gli ambiti di competenza.
In staff al Responsabile di Servizio è previsto 1 Professional in ambito HPC, che, in raccordo con le strutture Dipartimentali, segue le attività:
🡪 gestione delle infrastrutture di calcolo scientifico, HPC (High Performing Computing) e aggiornamento dei sistemi, del software, della infrastruttura di rete di questi sistemi, in collaborazione con i tecnici del Servizio, gestione degli utilizzatori dei sistemi di calcolo, definizione e gestione di sistemi di accounting e di sicurezza informatica;
🡪 configurazione di software, adozione di nuove soluzioni, integrazione ed installazione di pacchetti di software specifici richiesti dagli utenti, supporto agli utilizzatori dei servizi di calcolo, identificazione di best practice, ottimizzazione dei processi e del software al fine di sfruttare al meglio le capacità di calcolo parallelo;
🡪 comunicazione verso l’esterno delle competenze offerte dalle iniziative relative al Calcolo Scientifico, mediante siti web, incontri con aziende e eventi di
divulgazione e disseminazione tecnico-scientifica;
🡪 supporto ad attività di didattica congiunta sperimentale a livello di Dottorato per evidenziare le possibilità offerte dai servizi HPC di Ateneo.
In staff al Responsabile di Servizio è previsto 1 Professional in ambito Innovation che, in raccordo con le strutture Dipartimentali e con le iniziative interdipartimentali, segue le attività di:
🡪 progettazione, realizzazione, test e supporto di servizi e soluzioni innovativi ad alto contenuto tecnologico dedicati alla ricerca con particolare riferimento alle infrastrutture di computing di ateneo;
🡪 studio e prototipazione di sistemi innovativi per la visualizzazione e la comunicazione dei dati relativi all’erogazione dei servizi e al funzionamento dei sistemi , ai fini dell’ottimizzazione del funzionamento, delle performance e della sostenibilità;
🡪 supporto alle iniziative di Ateneo nelle tematiche di progettazione di infrastrutture sostenibili ed innovative per il computing scientifico e altre iniziative con
approccio di sperimentazione in ambito dipartimentale, come ad es. Quantum Computing, Virtual Reality, etc.;
🡪 supporto in collaborazione con altri Servizi della Direzione ISIAD alle tematiche di storage dei dati della ricerca su piattaforme cloud e/o on premise.
Il Servizio si occupa dei processi trasversali di gestione, amministrazione e supporto necessari all’Area e ai suoi utenti e presidia:
🡪 processi di Segreteria Generale, gestione del personale (gestione presenze, inserimento stagisti, pianificazione ferie, ecc); gestione dell’attività documentale e del protocollo informatizzato; istruttoria delle pratiche da sottoporre agli organi collegiali; supporto amministrativo ai RUP e ai DEC nelle procedure di acquisto attivate dall’Area; attività di segreteria a supporto del Responsabile della struttura;
🡪 processi di amministrazione e di contabilità dell’Area, in raccordo con la Direzione PIFIC; acquisti di beni e servizi in collaborazione con i Servizi della Direzione e in raccordo con la Struttura AGACON; programmazione, gestione e monitoraggio del budget con il supporto dei diversi Servizi; scritture contabili di competenza della Direzione;
🡪 processi del ciclo di vita dei progetti finanziati di competenza dell’Area (documentazione, avanzamenti, rendicontazioni, audit) in raccordo con la
Direzione RIMIN;
🡪 processi di acquisizione, configurazione e gestione amministrativa servizi di telefonia fissa e mobile, secondo le policy adottate dall’Ateneo. Analisi, controllo e rendicontazione consumi;
🡪 processi di asset management, gestione del patrimonio/inventario beni informatici, supporto logistico alle attività della Direzione, gestione centralizzata e monitoraggio dispositivi di stampa;
🡪 processi di supporto agli utenti mediante Service Desk di primo livello, monitoraggio livelli di servizio e relativo reporting, gestione servizio di reperibilità della Direzione.
Il Servizio è composto da 1 Ufficio e da 2 Esperti di Xxxxxxx:
🡪 Ufficio Supporto e Logistica
🡪 ED Budget e Acquisti
🡪 ED Service Desk
L’Ufficio presidia i processi di gestione degli Asset informatici, del parco stampanti multifunzionali di Ateneo, in particolare cura le seguenti attività:
🡪 asset management: gestione operativa del ciclo di vita dei beni informatici, dal ricevimento del bene alla sua dismissione (anche mediante donazione); gestione magazzini centrali per ricezione beni IT; supporto IT del servizio di traslochi postazioni di lavoro (PDL) dell’Amministrazione e moving PDL inter-sede e intra-sede; supporto servizio di moving tra magazzini centrali e Direzione ISIAD e viceversa;
🡪 progettazione, razionalizzazione e gestione delle stampanti multifunzioni a noleggio per le attività amministrative di tutte le strutture di Ateneo;
🡪 fornitura e gestione, per le strutture dell’Amministrazione Centrale, di: dispositivi di stampa e periferiche multifunzioni di proprietà, materiale di consumo
informatico, supporti individuali per lo smart working;
🡪 fornitura, per le strutture dipartimentali, degli ausili individuali per la didattica a distanza;
🡪 supporto logistico in ambito IT all’organizzazione eventi di Ateneo;
🡪 servizi logistici interni per l’Area: supporto al facility management, piccola manutenzione locali, gestione rifiuti RAEE e speciali con la Direzione SAIL;
🡪 attività connesse alla salute e sicurezza del lavoro, con riferimento agli spazi di ufficio, magazzino e servizi comuni, alle attrezzature di lavoro utilizzate ed alle attività lavorative ivi svolte: supporto all’utenza, attuazione direttive, monitoraggio della loro corretta esecuzione e coordinamento con il proprio Dirigente a fini della sicurezza.
È previsto un Esperto di Dominio ED Budget e Acquisti in staff al Responsabile di Servizio che presidia i seguenti ambiti:
🡪 amministrazione e contabilità dell’Area;
🡪 acquisti di beni e servizi in collaborazione con i Servizi della Direzione;
🡪 programmazione, gestione e monitoraggio del budget con il supporto dei diversi servizi;
🡪 scritture contabili di competenza della Direzione.
È previsto un Esperto di Dominio ED Service Desk in staff al Responsabile di Servizio che cura le seguenti attività:
🡪 processi di supporto agli utenti nel rispetto della metodologia ITIL mediante Service Desk di primo livello (primo contatto con gli utenti dell’Ateneo e raccolta delle richieste di intervento per gli ambiti serviti dalla Direzione);
🡪 gestione e tracciamento dei ticket e risoluzioni incidenti e richieste di servizio;
🡪 smistamento incidenti non risolti dal I° livello al II° livello;
🡪 monitoraggio livelli di servizio e gestione sonde Pingdom per il controllo dei principali servizi d’Ateneo;
🡪 reporting finalizzato al miglioramento continuo della qualità dei servizi IT erogati e Service Management;
🡪 gestione servizio di reperibilità della Direzione.
Il Servizio si occupa, in chiave integrata, della gestione e della progettazione del sistema informativo di Ateneo in raccordo con la Direzione PEPS per quanto
riguarda il design dei processi.
Il sistema informativo è costituito da:
🡪 sistemi on premise e da servizi SaaS erogati da terze parti;
🡪 didattica in raccordo con la Direzione STUDI;
🡪 ricerca e biblioteche in raccordo con la Direzione RIMIN e ARIA;
🡪 risorse umane in raccordo con la Direzione PEPS;
🡪 finanza e contabilità in raccordo con la Direzione PIFIC;
🡪 web e mobile in raccordo con il Nucleo Comunicazione, Identità e Valorizzazione.
Il sistema informativo di Ateneo si compone di diverse piattaforme applicative, sviluppate internamente o di terze parti, che si collocano in diversi domini funzionali, i principali sono:
🡪 Didattica: comprende tutti i sistemi gestionali della didattica interamente sviluppati on-premise;
🡪 Ricerca e Biblioteche: sottende tutte le applicazioni per la gestione delle biblioteche, per il supporto alla valutazione della ricerca e la gestione del sistema IRIS. Rientrano nel dominio anche le tematiche legate a Open Data e Open Access;
🡪 HR e Finance: comprende tutte le applicazioni sviluppate internamente per la gestione del personale e la gestione finanziaria, nonché le integrazioni con il sistema U-GOV e le relative configurazioni e le necessarie integrazioni con il fornitore;
🡪 Web e Mobile: nel dominio si colloca la progettazione, realizzazione e gestione di portali e degli strumenti CMS e delle applicazioni mobile.
Il Servizio è composto da 2 Professional, 5 Esperti di Dominio e 1 Ufficio:
🡪 2 Professional Gestione Progetti
🡪 ED Didattica
🡪 ED Ricerca e Biblioteche
🡪 ED HR e Finance
🡪 ED Web e Mobile
🡪 ED Applicativi Segreterie Studenti
🡪 Ufficio Piattaforme Applicative
In staff al Responsabile del Servizio sono previsti 2 Professional Gestione Progetti.
I Professional si occupano del Coordinamento dei singoli progetti, con il compito di orchestrare e armonizzare i vari processi del ciclo di vita dei sistemi
informativi.
Le attività dei Professional, esperti di Project Management, sono:
🡪 pianificazione e gestione trasversale dei progetti che insistono sui domini funzionali;
🡪 predisposizione piani di progetto e programmazione delle attività;
🡪 distribuzione e coordinamento delle risorse sui diversi progetti;
🡪 gestione relazioni con i committenti delle altre strutture dell’Ateneo;
🡪 gestione ciclo di vita dei progetti;
🡪 gestione delle iniziative speciali e dei progetti di Ateneo trasversali ai domini funzionali;
🡪 disseminazione dei risultati, dei progetti e delle comunicazioni verso gli utenti;
🡪 ricerca e valutazione nuove tecnologie.
Gli Esperti di Dominio del Servizio Applicativi sono collocati in staff al Responsabile di Servizio. Garantiscono un’elevata specializzazione e competenza nella materia specifica. A queste figure sono affidati i compiti di raccolta dei requisiti, di disegno dei dati, di analisi funzionale e delle operazioni di «help desk di secondo livello» nei rispettivi domini di competenza.
L’Esperto di Dominio ED Didattica è responsabile della raccolta dei requisiti, del disegno dei dati, dell’analisi funzionale e delle operazioni di help desk di secondo livello relativamente a sistemi gestionali della didattica, con riferimento ad un ciclo di vista di sviluppo e manutenzione on-premise.
L’Esperto di Dominio ED Ricerca e Biblioteche si occupa della raccolta dei requisiti, del disegno dei dati, dell’analisi funzionale e delle operazioni di help desk di secondo livello relativamente a tutte le applicazioni per la gestione delle biblioteche, per il supporto alla valutazione della ricerca e la gestione del sistema IRIS, con riferimento a soluzioni applicative di terze parti (Cineca e altri). Rientrano nelle attività anche le tematiche legate a Open Data e Open Access.
L’Esperto di Dominio ED HR e Finance è responsabile della raccolta dei requisiti, del disegno dei dati, dell’analisi funzionale e delle operazioni di help desk di secondo livello relativamente a tutte le applicazioni sviluppate internamente per la gestione del personale e della gestione finanziaria, nonché delle integrazioni con sistemi di terze parti, in particolare il sistema Cineca U-GOV. Rientrano nelle attività anche le configurazioni e le necessarie integrazioni con i prodotti Cineca.
L’Esperto di Dominio ED Web e Mobile si occupa della raccolta dei requisiti, del disegno dei dati, dell’analisi funzionale e delle operazioni di help desk di secondo livello relativamente alla progettazione, realizzazione e gestione di portali e degli strumenti CMS e delle applicazioni mobile, con riferimento un ciclo di vista di sviluppo e manutenzione on-premise.
L’Esperto di Dominio ED Applicativi Segreterie Studenti è responsabile della compliance degli applicativi di segreteria con i regolamenti e le normative nazionali; implementa le business rules che regolano i vari aspetti della carriera degli studenti, interfacciandosi con le direzioni di competenza (STUDI, RIMIN,PIFIC); si occupa delle procedure che implementano lo scambio dei dati con Enti terzi (Edisu, Inps, MEF, AGID, MUR); collabora attivamente con la direzione PEPS per la realizzazione dei datawarehouse e dei cruscotti che utilizzano i dati della didattica.
Ufficio Piattaforme Applicative
L'Ufficio presidia le attività trasversali sulle tecnologie applicative, in particolare:
🡪 gestisce le attività sistemistiche per garantire il corretto funzionamento e l’integrazione tra le varie Applicazioni;
🡪 definisce e implementa le architetture software e gestisce gli applicativi di terze parti, integrati con l’ecosistema software sviluppato in house.
Nell’ambito dell’Ufficio è previsto un Esperto di Dominio ED Sistemi Microsoft365 per le Applicazioni che presidia e gestisce i DBMS e gli application server
basati su queste tecnologie. Tale figura fornisce anche un punto di riferimento per l’integrazione tra gli applicativi di Ateneo e Microsoft365.
Il Servizio cura la progettazione, sviluppo e gestione delle infrastrutture IT centralizzate sulle quali si basano i servizi informatici di Ateneo.
Collabora e fornisce consulenza a tutte le strutture di Ateneo per gli aspetti di competenza e opera in stretto raccordo, per quanto riguarda la Cybersecurity
e i progetti di Xxxxxxx e Innovazione, con il Servizio Cybersecurity & IT for Research.
In particolare il Servizio si occupa di:
🡪 progettazione/coordinamento, realizzazione, gestione ordinaria ed evolutiva di sistemi informativi e delle infrastrutture tecnologiche e telematiche, dei sistemi computazionali e di storage, della rete dati e fonia dell’Ateneo e delle connessioni geografiche (WAN) tra le sedi dell’Ateneo e verso le reti esterne ed Internet;
🡪 sviluppo e innovazione delle infrastrutture IT e dei Data Center e delle infrastrutture di interconnessione alla rete della ricerca italiana (GARR);
🡪 integrazione nuove tecnologie di reti e sistemi;
🡪 supporto alla progettualità tecnologica di Ateneo;
🡪 supporto alla definizione degli standard per le architetture IT di Ateneo e delle tecniche di implementazione.
Il Servizio è composto da 1 Professional e 2 Uffici:
🡪 Professional Progettazione e Coordinamento Sistemi
🡪 Ufficio Reti e Data Center
🡪 Ufficio Sistemi Centrali
In staff al Responsabile di Servizio è previsto 1 Professional per la Progettazione e il Coordinamento dei Sistemi, che costituisce punto di riferimento per le
iniziative di progettazione trasversali contribuendo al coordinamento di tutte le figure con competenze sistemistiche in questo e negli altri Servizi.
Su indicazione del Responsabile di Servizio segue le attività di:
🡪 gestione del ciclo di vita di specifici progetti o iniziative del Servizio in collaborazione con i responsabili degli uffici;
🡪 supporto al Servizio per lo sviluppo e l’innovazione delle infrastrutture oppure per specifiche iniziative;
🡪 raccolta requisiti, pianificazione e gestione trasversale dei progetti connessi con la componente tecnologica dei sistemi di calcolo e storage, in
particolare per i progetti di innovazione del Servizio Cybersecurity & IT for Research;
🡪 supporta attivamente i responsabili di altri servizi della Direzione in merito al coordinamento e del personale con competenze sistemistiche con particolare attenzione ai progetti con impatto trasversale sulla Direzione e sull’Ateneo.
Ufficio Reti e Data Center
L’Ufficio presidia le infrastrutture di rete di telecomunicazioni e i Data Center di Ateneo, in questo ambito:
🡪 supporta la progettazione, configurazione, gestione delle infrastrutture di rete e Data Center
› rete locale;
› interconnessione delle sedi metropolitane e regionali dell’Ateneo;
› rete wireless;
› connessione di accesso ad Internet e alla rete della ricerca (GARR);
› servizio di telefonia fissa;
🡪 cura la direzione lavori e presidia la realizzazione di impianti di cablaggio strutturato in rame e fibra ottica in coordinamento con Direzione PROGES;
🡪 gestisce e controlla i Data Center di Ateneo;
🡪 fornisce consulenza e supporto nell’identificazione dei sistemi e delle componenti ottimali per la realizzazione e la fruizione in rete di iniziative e specifici
eventi o progetti;
🡪 supporta gli utenti e fornisce consulenza specialistica sulle principali tematiche di competenza dell’Ufficio;
🡪 svolge attività connesse alla salute e sicurezza del lavoro, con riferimento agli spazi di Data Center, Centrali telefoniche, locali tecnici gestiti dal Servizio. Attrezzature di lavoro utilizzate ed alle attività lavorative svolte (supporto all’utenza, attuazione delle direttive, monitoraggio della loro corretta esecuzione e coordinamento con il proprio Dirigente a fini della sicurezza...).
L’Ufficio cura la progettazione, la gestione e l’evoluzione delle piattaforme hardware e software su cui si basano i servizi informatici di Ateneo, in questo
ambito:
🡪 gestisce l’infrastruttura di virtualizzazione dei server;
🡪 eroga risorse e supporto sistemistico virtual desktop, private cloud computing ;
🡪 supporta la gestione delle infrastrutture di computing e storage per i LAIB;
🡪 gestisce l’infrastruttura storage e Storage Area Network dell’Ateneo;
🡪 fornisce servizi di Backup & Restore dati;
🡪 gestisce Servizi network di base quali ad esempio DNS di Ateneo, PROXY HTTP, FTP, DHCP, NFS, NTP;
🡪 fornisce supporto agli utenti e consulenza specialistica sulle principali tematiche di competenza dell’Ufficio.
Il Servizio progetta, sviluppa e gestisce i principali servizi hardware/software basati sull’utilizzo integrato di postazioni di lavoro (PDL) da parte degli utenti. Grazie alla crescente efficacia delle piattaforme software di collaboration e di virtualizzazione, le PDL vengono interpretate in modo evolutivo e pertanto possono essere costituite da PC di laboratorio, postazioni desktop in uffici fisici dell’Amministrazione ma anche da postazioni mobili basate su notebook, portatili, tablet e smartphone, sempre più presenti per rispondere all’esigenza di lavoro e studio in modalità agile e smart working. Il Servizio presidia inoltre la progettazione, distribuzione e messa a disposizione degli utenti delle applicazioni software di produttività individuale e per usi specialistici, i software utilizzati per la didattica nei laboratori, la realizzazione di accordi software di livello campus.
Il Servizio è composto da 2 Uffici e da 1 Esperto di Dominio:
🡪 Ufficio Laboratori Informatici LAIB
🡪 Ufficio Workplace e Collaboration
🡪 ED Sistemi Windows e Collaboration
Ufficio Laboratori Informatici LAIB 1/2
L’Ufficio coordina la gestione e lo sviluppo della piattaforma di laboratori informatici fisici (LAIB) e virtuali (vLAIB), fornendo i servizi di supporto in sala alle
diverse utenze: docenti, studenti, amministrazione.
Presidia inoltre la progettazione e gestione dei sistemi centrali di supporto alle piattaforme di workplace.
In particolare l’Ufficio:
🡪 progetta, gestisce l’evoluzione delle piattaforme HW e SW di desktop management in ambienti Windows e Linux per i laboratori informatici e le aule
attrezzate;
🡪 supporta la progettazione e la gestione dei sistemi centrali su cui si basano i servizi della piattaforma cloud Office365;
🡪 fornisce consulenza specialistica alle strutture dipartimentali nella progettazione realizzazione e gestione sistemistica di laboratori;
🡪 gestisce i sistemi e server Windows di livello enterprise e relativi servizi (Domain Controller, DNS Microsoft, ADFS, …);
🡪 fornisce il servizio di Autenticazione di Ateneo su Active Directory;
🡪 gestisce desktop virtuali per laboratori e amministrazione (VDI);
🡪 gestisce le licenze server per i principali software applicativi (accordi Campus);
🡪 offre supporto sistemistico specializzato su architetture PC-based (Windows, Linux) di livello enterprise;
🡪 gestisce il packaging di software applicativi e la distribuzione automatizzata sul parco client;
🡪 sviluppa e gestisce sistemi IT di supporto agli impianti tecnologici gestiti dalla Direzione PROGES;
🡪 supervisiona la conduzione operativa dei Laboratori Informatici di Base (presidio, vigilanza, supporto operativo LAIB).
Ufficio Laboratori Informatici LAIB 2/2
L’Ufficio cura inoltre:
🡪 la gestione ordinaria delle sale e del parco dotazioni informatiche, gestione aule informatizzate e aule specialistiche (Biblioteca, CLA);
🡪 la gestione PDL cattedre attrezzate poste nelle aule dell’Ateneo, in collaborazione con la Direzione SAIL;
🡪 la gestione servizi di stampa e plottaggio con monitoraggio dei consumi;
🡪 le attività connesse alla salute e sicurezza del lavoro, con riferimento agli spazi dei Laboratori Informatici di Base e dei locali tecnici gestiti, alle attrezzature di lavoro utilizzate ed alle attività lavorative ivi svolte: supporto all’utenza, attuazione delle direttive, monitoraggio della loro corretta esecuzione e coordinamento con il proprio Dirigente a fini della sicurezza;
🡪 la definizione di standard e tecniche di implementazione.
Ufficio Workplace e Collaboration 1/2
L’Ufficio gestisce i servizi basati su PDL (parco di dotazioni informatiche hardware e software) e fornisce supporto specialistico agli utenti di II livello ad integrazione del Service Desk. Presidia inoltre la sperimentazione, lo sviluppo e la promozione dei servizi di collaboration di Ateneo nei confronti degli utenti, anche tramite supporto di azioni formative in collaborazione con gli uffici dell’Amministrazione preposti allo sviluppo formativo del personale.
In particolare si occupa di:
🡪 gestione del parco dotazioni informatiche hardware e software dell’Amministrazione;
🡪 supporto applicativi software produttività (on premise e cloud);
🡪 coordinamento, progettazione, sviluppo e gestione dei servizi sulla piattaforma cloud Microsoft365 e loro progressiva integrazione e consolidamento;
🡪 supporto allo sviluppo, gestione e promozione dei servizi su piattaforma cloud Office365;
🡪 supporto ai servizi di firma digitale (firma remota e smart card);
🡪 supporto specializzato di II livello a Dipartimenti in collaborazione con i referenti informatici;
🡪 servizio prestito PC portatili e allestimenti informatici per eventi istituzionali;
🡪 definizione degli standard e policy di Office Automation;
🡪 supporto alla gestione con sistemi elettronici delle elezioni interne e delle valutazioni comparative;
🡪 coordinamento network informale referenti e tecnici informatici di distretti dei dipartimenti;
🡪 coordinamento supporto alla formazione utenti su tecnologie e servizi di produttività e collaboration;
🡪 sviluppo, gestione e consolidamento dei servizi emergenti di collaboration in cloud basati su piattaforma Microsoft365;
🡪 coordinamento, progettazione dei servizi sulla piattaforma cloud Microsoft365 e la loro progressiva integrazione e consolidamento;
🡪 coordinamento e supporto agli utenti per iniziative connesse ai software «Campus» e alle forniture software gestite dal Servizio;
🡪 sviluppo e promozione dei servizi utente per la collaborazione e il workgroup;
🡪 gestione delle attività di predisposizione forniture software in collaborazione con gli uffici e con l’Area AGACON.
Ufficio Workplace e Collaboration 2/2
È previsto un Esperto di Dominio ED Sistemi Windows e Collaboration in staff al Responsabile di Servizio che agisce con un coordinamento trasversale su tutte le componenti di sistema gestite in raccordo e con il supporto di dominio dei servizi infrastrutturali, di security e di sviluppo applicativo. In particolare la figura si occupa della:
🡪 configurazione, gestione, evoluzione dei sistemi Windows Enterprise;
🡪 configurazione e gestione della piattaforma cloud Microsoft365 (Azure AD, Microsoft Online (MSOL), Office365, Teams, Exchange Online (EOL), Exchange on premise (EOP), SharePoint...).
Direzione PEPS
PERSONE, PROGRAMMAZIONE
E SVILUPPO
Organizzazione
MISSION
La Direzione cura la gestione del processo di programmazione del reclutamento del personale e presidia i relativi adempimenti, i processi di reclutamento e gestione delle risorse umane dell’Ateneo e la predisposizione del relativo budget. Assicura il presidio giuridico per la gestione delle carriere del personale docente, ricercatore e degli assegnisti di ricerca, dei professori a contratto e del lavoro autonomo unitamente alle carriere del personale tecnico amministrativo e bibliotecario, ai collaboratori linguistici e lettori, assicurando, inoltre, lo sviluppo professionale secondo le indicazioni della normativa vigente.
La Direzione cura altresì lo sviluppo professionale del PTAB attraverso la Scuola di Formazione per il personale tecnico amministrativo e bibliotecario, che progetta e cura l’erogazione di corsi di formazione per assicurare la valorizzazione e lo sviluppo delle competenze interne all’Ateneo e gestisce e presidia i processi di sviluppo dell’organizzazione promovendo la cultura della gestione per processi, supportando la Direzione Generale per la definizione dell’assetto organizzativo complessivo e della sua evoluzione anche mediante la definizione e la valutazione delle competenze professionali. Presidia le attività di gestione e monitoraggio dei processi valutativi della performance individuale mediante anche l’aggiornamento del sistema di valutazione del personale in linea con il ciclo della performance nell’ambito dei documenti di programmazione integrata.
Cura i rapporti con i soggetti sindacali operanti nell’Ateneo, definisce i fondi accessori del PTAB e dei Dirigenti e assicura supporto gestionale e tecnico- specialistico alla Delegazione di Parte Pubblica nell’ambito delle diverse forme di partecipazione sindacale anche attraverso misure di welfare rivolte specificamente al personale tecnico amministrativo e bibliotecario e ai dirigenti per incentivare il benessere individuale, familiare e sociale.
83
PEPS
Unità Amministrazione e Budget
Dirigente PEPS
Relazione gerarchica
Relazioni Funzionali
prevalenti dei Professional
II livello III livello
Funzioni (Professional o Esperti di Xxxxxxx)
Servizi o Uffici (Strutture)
Servizio Programmazione e
Reclutamento del Personale
ED
Controlli
Ufficio Reclutamento Personale Docente e Ricercatore
Servizio
Gestione del Personale
ED
Ufficio
Gestione Personale Docente, Ricercatore e Professori a Contratto
Analisi Aspetti Giuridico-Economici del Rapporto di Lavoro PTAB e Personale Docente
Servizio Organizzazione e Formazione
Ufficio Sviluppo Organizzativo e Performance Individuale
ED
Organizzazione
Servizio
Relazioni Sindacali e Welfare
del Personale TAB e Dirigente
ED
Welfare
ED
Analisi Accordi Integrativi e Attività di Benchmark rispetto al Panorama Universitario Nazionale
Scuola di Formazione Personale TAB
Ufficio Assegni di Ricerca e Lavoro Autonomo
Ufficio Gestione Personale
TAB
Ufficio Reclutamento Personale
TAB
ED
Formazione
Vice Responsabile di Direzione PEPS
Ai sensi del DDG 1876/2023 il Responsabile di Struttura di I livello propone al Direttore Generale un Vice Responsabile di cat. EP che assume le sue funzioni in caso di impedimento e/o assenza tra i colleghi della struttura che condividono visione trasversale su tutte le attività in essere presso la struttura. Ai sensi del medesimo provvedimento i Vice-Responsabili possono essere delegati su alcune specifiche funzioni – intese come ambiti di attività da presidiare – con la precisazione che non si tratta di delega sui provvedimenti e/o atti.
In staff al Dirigente PEPS sono previste 1 Unità :
🡪 Unità Amministrazione e Budget (con responsabile)
Unità Amministrazione e Budget
L’Unità, coordinata da un Responsabile di Unità, supporta trasversalmente i Servizi della Direzione e il Dirigente per le seguenti attività:
Ambito amministrativo e istituzionale:
🡪 gestione dell’attività documentale e del protocollo informatizzato;
🡪 coordinamento dell’istruttoria delle pratiche da sottoporre agli organi collegiali.
Ambito procurement e budget:
🡪 gestione degli acquisti di beni e servizi in collaborazione con i servizi per aspetti di dominio e di contenuto;
🡪 programmazione del budget e del bilancio in capo alla Direzione con il supporto dei diversi servizi;
🡪 gestione e monitoraggio del budget (contabilizzazioni, variazioni, verifiche di chiusura...);
🡪 scritture contabili di competenza della Direzione.
Ambito organizzativo:
🡪 supporto al Dirigente per attività di segreteria;
🡪 raccordo delle esigenze logistiche e di dotazioni varie (pc, telefoni, IT, account@, accessi, arredi…) della Direzione e cura i rapporti con le Direzioni competenti per ambito.
Il Servizio cura tutti gli aspetti connessi alla programmazione del fabbisogno di personale e al reclutamento del Personale Docente e Ricercatore e del PTAB, monitora l’utilizzo dei Punti Organico e gestisce le relative banche dati locali e ministeriali (PROPER), cura il processo di reclutamento e gestione degli Assegni di Ricerca e di tutte le forme di lavoro autonomo attivate in Ateneo. Il Servizio supporta gli Organi di Governo e i Dipartimenti in materia di programmazione sul reclutamento del personale.
Il Servizio è composto da 3 Uffici e da1Esperto di Dominio in staff al Responsabile di Servizio:
🡪 Ufficio Reclutamento Personale Docente e Ricercatore
🡪 Ufficio Reclutamento Personale TAB
🡪 Ufficio Assegni di Ricerca e Lavoro Autonomo
🡪 Esperto di Dominio Controlli
Il Servizio si occupa delle seguenti attività di controlli e verifiche connesse agli ambiti della Direzione, nello specifico:
🡪 Supporta, con il contributo del Servizio Gestione del Personale, il Collegio di Disciplina e l’Ufficio Procedimenti Disciplinari;
🡪 supporta il Servizio Ispettivo;
🡪 coordina le attività di controlli delle autodichiarazioni per le attività dell’intera Direzione;
🡪 rappresenta la Direzione nel gruppo anticorruzione e trasparenza.
È previsto un Esperto di Dominio ED Controlli in staff al Responsabile di Servizio che ha il compito di effettuare i controlli delle autodichiarazioni e di assistere il Responsabile del Servizio nelle attività connesse al Collegio di Disciplina, all’Ufficio Procedimenti Disciplinari e al Servizio Ispettivo. Ha inoltre il compito di coordinare le attività connesse all’ambito dell’anticorruzione, trasparenza e privacy in capo alle singole strutture della Direzione.
Ufficio Reclutamento Personale Docente e Ricercatore
L'Ufficio assicura la gestione di tutte le fasi connesse al reclutamento del personale docente e ricercatore (ruolo e pre-ruolo) fino all’atto di
chiamata/assunzione, in particolare:
🡪 supporta i lavori delle commissioni per le procedure di Abilitazione Scientifica Nazionale per conto del MUR;
🡪 fornisce supporto nelle attività di programmazione del personale e nella gestione delle banche locali e ministeriali sul personale (PROPER);
🡪 supporta le deliberazioni dei competenti Organi di Ateneo per la messa a bando di posizioni da coprire, anche per trasferimento o chiamata diretta, ed
emissione dei bandi di valutazioni comparative;
🡪 supporta le attività di scouting e/o promozione delle posizioni (Euraxess, Careers…) in collaborazione con la Direzione RIMIN nell’ambito delle attività di
Talent Attraction;
🡪 gestisce tutte le fasi del processo delle valutazioni comparative;
🡪 gestisce le procedure di mobilità e doppia affiliazione in ingresso;
🡪 supporta le Commissioni Giudicatrici nell'espletamento delle procedure di valutazione comparativa;
🡪 gestisce le chiamate dirette e per chiara fama;
🡪 conclude il processo di reclutamento con la predisposizione degli atti/contratti connessi alla chiamata/assunzione e adempimenti connessi;
🡪 fornisce supporto nelle attività di analisi della normativa con riferimento alle procedure di reclutamento;
🡪 monitora e implementa l’attuazione della riforma contenuta nella legge n. 79/2022 con riferimento al reclutamento del personale accademico;
🡪 collabora con la Direzione STUDI per le pratiche connesse alle procedure di ingresso di docenti e ricercatori stranieri.
Ufficio Reclutamento Personale TAB
L'Ufficio assicura la gestione di tutte le fasi del processo del reclutamento del personale tecnico amministrativo, bibliotecario, dei collaboratori linguistici, del
personale Dirigente e delle altre figure regolate dal CCNL e riconducibili al PTAB (compreso la stipula del relativo contratto), in particolare:
🡪 fornisce supporto nelle attività di programmazione del personale e nella gestione delle banche locali e ministeriali sul personale (PROPER);
🡪 fornisce supporto per l’individuazione e la definizione dei profili professionali in raccordo con l’Ufficio Sviluppo Organizzativo e Performance Individuale;
🡪 supporta le attività di scouting e/o promozione delle posizioni e di pubblicità delle selezioni;
🡪 gestisce tutte le fasi delle procedure di reclutamento;
🡪 gestisce le procedure di mobilità compartimentale e intercompartimentale del PTAB in ingresso;
🡪 gestisce le procedure di comando in entrata e le altre forme di cessione del contratto di lavoro previste dalla normativa vigente;
🡪 cura il reclutamento e i relativi adempimenti del personale appartenente alle categorie protette (monitoraggio, rendicontazione, riconoscimenti);
🡪 gestisce la proroga dei contratti a tempo determinato;
🡪 supporta le Commissioni Giudicatrici nell'espletamento delle selezioni anche sul piano organizzativo e nella gestione degli spazi e servizi di supporto;
🡪 gestisce le procedure relative alle Progressioni Verticali e alle Progressioni Economico Orizzontali;
🡪 conclude il processo di reclutamento con la stipula dei contratti di lavoro e connessa presa di servizio;
🡪 fornisce supporto nelle attività di analisi della normativa con riferimento alle procedure di reclutamento;
🡪 gestisce il processo di Onboarding del personale neo assunto coordinandosi con gli altri uffici di Ateneo interessati.
Ufficio Assegni di Ricerca e Lavoro Autonomo
L’Ufficio assicura la gestione di tutte le fasi di reclutamento e la gestione degli Assegni di Ricerca e di tutte le forme di di lavoro autonomo o assimilati di
Xxxxxx anche per conto dei Dipartimenti, in particolare gestisce:
🡪 le procedure di selezione e conferimento degli incarichi di consulenza, collaborazione e prestazioni occasionali anche da parte delle strutture dipartimentali;
🡪 le procedure di selezione, stipula contratti e gestione degli Assegni di Ricerca;
🡪 le procedure di attribuzione degli incarichi di Long e Short Visiting Professors;
🡪 la stipula di Convenzioni con gli enti promotori e l’attivazione di tirocini extra curricolari, dei volontari del Servizio Civile e di altre figure assimilabili da collocare nelle strutture dell’Amministrazione;
🡪 supporta le strutture dell’Amministrazione e i Dipartimenti nelle procedure di selezione e gestione di competenza;
🡪 fornisce supporto nelle attività di analisi della normativa con riferimento alle procedure di selezione e conferimento;
🡪 le pratiche connesse alle procedure di ingresso per titolari di assegni di ricerca e Visiting Professors stranieri in collaborazione con la Direzione STUDI;
🡪 gli adempimenti connessi alla normativa sulla trasparenza e alle comunicazioni alle banche dati ministeriali;
🡪 monitora e implementa l’attuazione della riforma contenuta nella legge n. 79/2022 con riferimento al reclutamento del personale accademico.
Il Servizio assicura le azioni volte alla gestione amministrativa e giuridica del personale Docente e Ricercatore e del personale Tecnico Amministrativo e Bibliotecario. Coordina e supporta le attività connesse agli incarichi didattici del Personale Docente, Ricercatore e dei Docenti a contratto. Assicura anche il supporto all’Ufficio Procedimenti Disciplinari per gli aspetti di competenza.
Il Servizio è composto da 2 Uffici e 1 Esperto di Dominio in staff al Responsabile di Servizio:
🡪 Ufficio Gestione Personale TAB
🡪 Ufficio Gestione Personale Docente e Ricercatore
🡪 Esperto di Xxxxxxx Xxxxxxx Aspetti Giuridico-Economici del Rapporto di Lavoro PTAB e Personale Docente
L’ED Analisi Aspetti Giuridico-Economici del Rapporto di Lavoro PTAB e Personale Docente, in staff al Responsabile di Servizio, presidia i processi di analisi delle politiche retributive del personale TAB, Docente e Ricercatore e si raccorda con la Direzione PIFIC - Pianificazione, Finanza e Controllo per la sua attuazione. Supporta il Responsabile del servizio nella predisposizione del Conto Annuale in collaborazione con la Direzione PIFIC.
Ufficio Gestione Personale TAB
L’Ufficio cura la gestione del personale TAB, in particolare:
🡪 presidia e analizza l’evoluzione normativa di riferimento;
🡪 gestisce gli eventi di carriera (comandi in uscita, trasferimenti esterni, aspettative, malattie, maternità etc.);
🡪 gestisce gli incarichi esterni e le autorizzazioni a vario titolo richieste;
🡪 gestisce l'orario di lavoro (presenze, permessi, xxxxx, buoni pasto etc.);
🡪 coordina il processo del riconoscimento economico del lavoro straordinario;
🡪 gestisce l’accesso alle forme flessibili di lavoro (rapporto di lavoro part-time, Lavoro Agile, Telelavoro, ecc);
🡪 gestisce l’archivio del PTAB;
🡪 è responsabile delle comunicazioni su PerlaPA, coordinandosi con le strutture interessate, per il personale strutturato con riferimento a: permessi per
l’assistenza a persone disabili, partecipazione dei dipendenti pubblici agli scioperi, permessi sindacali e procedimenti disciplinari;
🡪 accoglie il personale neo assunto insieme all’Ufficio Reclutamento Personale TAB e gestisce centralmente l’assegnazione dei badge;
🡪 gestisce le pratiche INAIL per tutte le categorie di personale (strutturato e non) e tutta la componente studentesca.
Xxxxxxx Xxxxxxxx Personale Docente, Ricercatore e Professori a Contratto
L’Ufficio cura la gestione del personale Docente e Ricercatore, in particolare:
🡪 presidia e analizza l’evoluzione normativa di riferimento;
🡪 gestisce gli eventi di carriera (mobilità, trasferimenti interni, periodi sabbatici, aspettative, malattie, maternità, opzione tempo pieno e tempo definito...);
🡪 gestisce le procedure di attribuzione degli scatti stipendiali ai sensi della L. 240/2010;
🡪 gestisce gli incarichi esterni e le autorizzazioni a vario titolo richieste;
🡪 gestisce le procedure connesse ai cambi di settore scientifico disciplinare;
🡪 supporta il processo di conferimento del titolo di professore emerito e onorario;
🡪 implementa le banche dati CSA e Cineca con i dati relativi alla carriera giuridica del personale docente e ricercatore;
🡪 monitora e implementa l’attuazione della riforma contenuta nella legge n. 79/2022 con riferimento agli aspetti di competenza;
🡪 gestisce l’archivio del Personale Docente e Ricercatore.
L’Ufficio, inoltre, nell’ambito degli incarichi didattici:
🡪 coordina e supporta il processo connesso alle coperture delle attività didattiche in collaborazione con la Direzione STUDI, verifica i compiti didattici e il carico per SSD;
🡪 gestisce i contratti per attività di insegnamento (Art 23 L. 240/2010);
🡪 monitora la compilazione dei registri delle lezioni e delle certificazioni annue dei compiti didattici e di servizio agli studenti da parte dei docenti;
🡪 gestisce centralmente la fase di consuntivazione di tutte le attività didattiche anche riferite ai contratti per attività di insegnamento (Art 23 L. 240/2010) afferenti ad altre strutture fermo restando la competenza delle fasi di selezione nelle strutture di riferimento.
Il Servizio assicura le azioni volte allo sviluppo della struttura organizzativa e delle persone che la compongono. Gestisce i processi di analisi, valutazione e monitoraggio degli incarichi organizzativi per il personale TAB e del modello organizzativo nel suo complesso, cura l'iter relativo al conferimento, al rinnovo e alla revoca degli incarichi di responsabilità. Il Responsabile del Servizio supporta il Direttore Generale nella progettazione e nella revisione del modello organizzativo e del sistema di ruoli correlato.
La formazione è riconosciuta come momento fondamentale per accompagnare il cambiamento in un’ottica di miglioramento continuo della qualità dei servizi e di rinnovamento. In questa ottica Sviluppo e Formazione del personale sono due processi strettamente connessi funzionali ad una gestione delle risorse umane efficace ed efficiente e volti a migliorare sia la performance complessiva che la performance individuale, nonché a favorire il benessere delle persone.
È presente all’interno del Servizio la Scuola di Formazione del Personale Tecnico Amministrativo e Bibliotecario, che progetta e gestisce percorsi di formazione rivolti al personale tecnico, amministrativo e bibliotecario necessari per la valorizzazione, lo sviluppo e l’aggiornamento delle competenze e monitora l’inserimento professionale dei neoassunti promuovendo inoltre la conoscenza dei principi dell’etica nella pubblica amministrazione partendo dai nuovi assunti.
Il Servizio gestisce il modello delle competenze dei profili professionali ed il processo di valutazione della performance individuale compreso il sistema di
valutazione del personale promuovendo tra l’altro la diffusione della gestione organizzativa per processi.
È composto da 2 Uffici:
🡪 Ufficio Sviluppo Organizzativo e Performance Individuale
🡪 Scuola di Formazione Personale TAB
Ufficio Sviluppo Organizzativo e Performance Individuale
🡪 supporta tutte le azioni connesse alla trasformazione dell'organizzazione per garantirne l’attuazione della dimensione strategica;
🡪 gestisce l'organigramma anche a fini di integrazione organizzativa nei sistemi;
🡪 gestisce le assegnazioni di incarichi organizzativi, gestisce la mobilità e i trasferimenti interni;
🡪 gestisce il modello professionale delle competenze, al fine della valutazione del potenziale e dello sviluppo professionale, a supporto della selezione, della formazione, della mobilità interna e dei processi di riorganizzazione;
🡪 svolge analisi qualitative e quantitative dei fabbisogni organizzativi anche attraverso check up organizzativi, rilevazioni dei volumi ed elaborazione dei dati
disponibili;
🡪 supporta le strutture preposte nella stesura dei profili professionali da bandire;
🡪 supporta la definizione organizzativa delle reti professionali;
🡪 supporta la definizione delle politiche di progressione di carriera anche con riferimento alle PEO e PEV (implementate dal Sevizio Programmazione e Reclutamento del Personale);
🡪 supporta la definizione della programmazione del PTAB attraverso l’analisi dei gap di consistenze organiche e di competenze;
🡪 supporta la Direzione Generale nell'impostazione e nell'attuazione delle politiche retributive e in tutte le funzioni di pertinenza del Servizio;
🡪 predispone e aggiorna il Sistema di Misurazione e Valutazione della Performance;
🡪 presidia il processo di gestione della performance individuale e fornisce supporto alle strutture, ai soggetti valutati e ai valutatori nella definizione, monitoraggio e valutazione degli obiettivi; nell’ambito di tale processo gestisce le comunicazioni per l’avvio, la gestione e la chiusura delle procedure, il monitoraggio e la raccolta delle schede di valutazione.
Nell’ambito dell’Ufficio è previsto un Esperto di Dominio ED Organizzazione che presidia le attività di sviluppo organizzativo nell’ottica della loro integrazione anche nei sistemi informativi.
Scuola di Formazione Personale TAB
La Scuola di Formazione Interna progetta e gestisce percorsi di formazione rivolti al personale tecnico, amministrativo e bibliotecario necessari per la valorizzazione, lo sviluppo e l’aggiornamento delle competenze, per accompagnare i processi di riorganizzazione, per realizzare percorsi di mobilità interna all’Ateneo e in generale per favorire percorsi di crescita professionale promuovendo la diffusione dei principi di etica nella pubblica amministrazione.
In particolare:
🡪 coordina l'analisi dei bisogni formativi del personale dell’Ateneo e il monitoraggio e la valutazione finale degli interventi formativi realizzati;
🡪 supporta la programmazione delle attività formative per la formazione di dominio e la formazione soft di interesse trasversale tra più strutture in senso lato,
anche con riferimento al supporto ai processi di cambiamento;
🡪 gestisce i processi formativi trasversali in tutte le fasi (supporto alla progettazione, gestione incarichi e prestazioni, organizzazione dei momenti formativi, rilevazione gradimento fino all’inserimento in carriera formativa dei singoli beneficiari);
🡪 promuove la cultura organizzativa di gestione per processi;
🡪 definisce percorsi di sviluppo professionale per le famiglie professionali di Ateneo;
🡪 progetta e gestisce percorsi di sviluppo su singoli ruoli e /o figure chiave;
🡪 effettua il monitoraggio dei nuovi inserimenti di persone;
🡪 progetta e gestisce iniziative di team building;
🡪 coordina le attività Erasmus staff training per il PTAB in ingresso e collabora con la Direzione STUDI per le opportunità di training in uscita.
Nell’ambito dell’Ufficio è previsto un Esperto di Dominio ED Formazione che presidia i processi di programmazione della formazione e di progettazione dei
singoli corsi in stretto raccordo con le altre strutture dell’Amministrazione.
Il Servizio coordina e supporta i processi connessi alle relazioni sindacali in tutti i modelli relazionali previsti daI CCNL del PTAB e dei Dirigenti; partecipa alla delegazione di parte datoriale fornendo supporto tecnico-giuridico e predisponendo i contratti integrativi gli altri accordi sindacali, con l’ausilio operativo dei diversi Servizi della Direzione per ambito di competenza e con il supporto della Direzione PIFIC per gli aspetti finanziari; svolge attività di studio, analisi e di interpretazione delle norme di legge e contrattuali in materia sindacale e di rapporto di lavoro; cura i rapporti con i soggetti sindacali e gli accreditamenti delle delegazioni e dei Dirigenti sindacali, nonché le procedure relative alla determinazione del monte ore di amministrazione dei permessi sindacali ed è il referente del processo elettorale delle RSU; cura i rapporti con l’ARAN e gli altri Enti di competenza; supporta il Dirigente e il Direttore Generale nei rapporti con il personale per questioni relative ai diritti sindacali; supporta la Direzione Generale e il Dirigente nelle valutazioni connesse alla consistenza del fondo accessorio del personale tecnico amministrativo proponendo valutazioni e analisi in relazione all’attuazione del contratto collettivo di comparto e di norme specifiche per il PTAB; definisce e monitora il processo di costituzione e utilizzo dei fondi accessori del PTAB e Dirigenti per le necessarie certificazioni del Collegio dei Revisori dei Conti nel rispetto dei vincoli e limiti ad essi applicati con il supporto della Direzione PIFIC per gli aspetti finanziari; supporta il Dirigente e il Direttore Generale nella valutazione e progettazione degli interventi connessi alle varie modalità di incentivazione del personale; supporta gli Organi di Governo nei rapporti di natura sindacale verso altre figure di ricerca non strutturate.
Il Servizio inoltre assicura l’organizzazione delle attività di welfare (borsellino e sussidi) specificamente rivolti al personale tecnico amministrativo e bibliotecario e ai Dirigenti, anche attraverso la progettazione e implementazione delle azioni rivolte al personale per incentivare il benessere individuale, familiare e sociale dei dipendenti dell’Ateneo, così come definite dai rispettivi CCNL.
In staff al Responsabile di Servizio sono previsti 2 Esperti di Dominio:
🡪 ED Welfare
🡪 ED Analisi Accordi Integrativi e Attività di Benchmark rispetto al Panorama Universitario Nazionale
L’Esperto di Xxxxxxx ED Welfare partecipa alla progettazione e gestione del piano Welfare per il PTAB, coordinando i servizi finalizzati al miglioramento della qualità della vita lavorativa, con particolare riferimento al borsellino e al fondo sussidi gestendo le relazioni con tutti i soggetti coinvolti.
L’Esperto di Dominio ED Analisi Accordi Integrativi e Attività di Benchmark rispetto al Panorama Universitario Nazionale svolge attività di analisi e studio delle norme contrattuali e degli accordi integrativi di ateneo in essere e futuri; monitora e approfondisce l’evoluzione del contesto nazionale di riferimento, in un’ottica di benchmark rispetto agli accordi sottoscritti dalle altre università italiane, individuando best practices e proposte innovative
Direzione PIFIC
PIANIFICAZIONE,
FINANZA E CONTROLLO
Organizzazione