Contract
1. Samhandlingsavtalen og de samhandlende partene
Samhandlingsavtalen gjelder for gjennomføring av partenes elektroniske samhandling og har til hensikt å avstemme partenes gjensidige forventninger, og sikre en god fremdrift på implementeringen av e-handelsløsningen. DFØ (Direktoratet for Økonomistyring) drifter Kjøper sin e-handelsløsning.
Avtale om elektronisk samhandling (Samhandlingsavtale) er inngått mellom følgende parter:Kjøper | Leverandør | |
Virksomhetens navn | Stortingets administrasjon | |
Organisasjonsnummer | 971 524 960 | [sett inn] |
Referanse til rammeavtale(r) / forretningsavtale(r) mellom partene som samhandlingsavtalen gjelder for | [sett inn] |
Oppstartdato for elektronisk samhandling | [sett inn] |
Kjøper | Leverandør | |
Virksomhetens adresse | Stortinget 0026 Oslo | [sett inn] |
Hovedkontaktperson | Xxxxxxxx X. Xxxxx | [sett inn] |
E-post adresse | [sett inn] | |
Tlf | 00 00 00 00 | [sett inn] |
Xxxxxxxxxxxxxxx | Xxxxx Xxxxxx | [sett inn] |
Dato for underskrift | 12. april 2016 | [sett inn] |
Kjøper benytter Basware som innkjøps- og fakturaflytsystem. Samhandlingsavtalen regulerer format på katalog og om katalog skal sendes via Aksesspunkt eller Ehandelsplattformen. Det kan her også avtales at varer skal bestilles via Punchout (vareinformasjon hentes fra leverandørens nettbutikk) og/eller fritekst. Ved bruk av Punchout skal avtaleprodukter gjøres tilgjengelig slik at de blir et naturlig førstevalg i leverandørens nettbutikk.
Bestilling sendes fra Basware via Ehandelsplattformen. Leverandør mottar bestillingen som en e-post, leser bestilling direkte inn i eget ERP system eller behandler bestillingen i Ehandelsplattformen. En ordrebekreftelse på om hele bestillingen aksepteres kan sendes fra Ehandelsplattformen. Øvrige endringer på bestillingen sendes direkte til kjøper på e-post senest en dag etter mottak av ordre.
Papirpakkseddel skal merkes med navn på mottaker, leveringsadresse og kjøpers bestillingsnummer.
Faktura skal sendes på EHF format via Aksesspunkt. Følgende er avtalt i henhold til ovennevnte beskrivelse:
Avropsmetode | Ja/Nei |
Katalog via Ehandelsplattformen (*) | Ja |
Punchout(*) | Nei |
Fritekst | Ja |
EHF katalog via Aksesspunkt (*) (ingen støtte i dag) | Nei |
(*) Katalog/punchout skal oppdateres i henhold til avtale en gang per år.
Bestilling | Ja/Nei |
Bestilling via Ehandelsplattformen | Ja |
EHF bestilling via Aksesspunkt (ingen støtte i dag) | Nei |
Ordrebekreftelse | Ja/Nei |
Ordrebekreftelse på e-post direkte til kjøper | Ja |
Ordrebekreftelse på om hele bestilling aksepteres eller ikke (via Ehandelsplattformen) | Ja |
EHF ordrebekreftelse via Aksesspunkt (ingen støtte i dag ) | Nei |
Forsendelse / pakkseddel | Ja/Nei |
Papirpakkseddel | Ja |
EHF pakkseddel (ingen støtte i dag) | Nei |
Faktura | Ja/Nei |
EHF faktura via aksesspunkt | Ja |
Tabellen under viser minimumskrav som stilles til innhold i katalog som sendes via Ehandelsplattformen (format xCBL ). For krav til innhold i EHF katalog via Aksesspunkt, så henvises det til implementeringsveileder for EHF katalog på DIFI sine sider, xxx.xxxx.xx
Produkt- katalog felter | Felt | Bruk (ja/nei ) | Anmerkning/utstrekning av bruk |
Leverandørens artikkelnummer | Ja | ||
Produktnavn | Xx | ||
Produktbeskrivelse | Ja | ||
Enhet | Ja | ||
Ledetid | Ja | ||
UNSPSC klassifisering i henhold til versjon 7.04.01/13.1 | Ja | ||
Minste ordrestørrelse | Ja | ||
Bestillingsintervall | Ja | ||
Pris | Ja | ||
Valuta | Ja | ||
MVA sats | Ja | ||
Miljømerkenavn / kode | Ja | (miljø,sosialt ansvar, økologisk, andre) InfoClassificationCode: Klikk her | |
Miljøtekst / link | Ja | Eksempel på link til beskrivelse av miljø, sosialt ansvar, økologisk, andre merke. Klikk her | |
Synonymer / nøkkelord | Ja | ||
Produsent | Ja | ||
Produsentens artikkelnummer | Ja | ||
En enhet består av | Ja | ||
Medfølgende produkter | Ja | ||
Risikoprodukt | Ja | ||
HMS blad | Ja | Obligatorisk dersom verdien under ”Risikoprodukt” er ja. | |
Bilde (link eller filnavn) | Xx | ||
Link | Ja | ||
Linknavn | Xx | ||
Eformsreferanse | Nei | ||
Standard/bransjespesifikt nummer | Nei | Skal angi hvilket nomenklatur som legges til grunn | |
Standard/bransjespesifikt navn | Nei | ||
Volumpris, pris | Nei | Ikke støtte for volumpriser i katalog. Eventuelle volumpriser må avtales særskilt | |
Volumpris, minstekvantum | Nei | Ikke støtte for volumpriser i katalog. Eventuelle volumpriser må avtales særskilt | |
Sortiment | Nei | ||
Kontraktsnummer | Nei | ||
Andre kjøperspesifikke felt (spesifiser) | Ja | Dersom alle produkter til leverandør sendes med i katalog skal avtaleprodukter merkes særskilt. | |
Annet | Ja | Dersom det finnes en rammeavtale skal priser og sortiment avtalt i rammeavtalen benyttes. | |
Andre kjøperspesifikke felt (spesifiser) |
Følgende krav stilles til kvalitet i den katalogen som Leverandør til enhver tid gjør tilgjengelig for kjøper:
Attributt | Kriterier |
Produkt- navn | Rasjonaliserte artikkelnavn i følge anbefalt syntaks (Type av produkt – merke/modell – nøkkelattributt). Unike navn. Ingen forkortede nøkkeltermer. Konvensjonelle navn og termer brukes (brukervennlige, enkle å forstå for alle sluttbrukere). |
Produkt- beskrivelse | Saklig informasjon som beskriver produktenes formål og egenskaper. Ingen unødig reklame eller irrelevant informasjon. (alle produkter har en produktbeskrivelse) |
Bilder | Rett formaterte (størrelse og vekt) og relevante bilder lenket til 99 % av samtlige artikler |
Kategori- sering (UNSPSC) | 99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt varegruppe (nivå 4). Øvrige 1 % må være kategorisert i korrekt familie (nivå 3). |
Synonymer | Synonymer / nøkkelord identifiserer 99 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff. |
Produkt- identitet | 99 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog. |
Partene skal tilrettelegge sine løsninger slik at følgende funksjonalitet er tilgjengelig ved bestilling:
Funksjonalitet i bestilling | Ja/nei (anmerkning) | |
A | Kjøper kan bestille produkter fra Leverandør ved å sende ordrelinjer med fritekstbeskrivelse av produktet (forespørsel/fritekstordre) | Ja |
B | Kjøper kan knytte vedlegg til hele bestillingen1 | Ja |
C | Kjøper kan knytte vedlegg til den enkelte varelinje i bestillingen 1 | Nei |
D | Kjøper kan angi tekstkommentar til hele bestillingen 1 | Ja |
E | Kjøper kan angi tekstkommentar til den enkelte varelinje i bestillingen 1 | Nei |
F | Kjøper kan benytte eforms (smart forms) i tilknytning til bestillingene | Nei |
G | Kjøper skal benytte GLN eller annen unik identifikator som adressereferanse i ordredokumentet for å angi oppdragsgiver/fakturaadresse, enhet som bestiller og leveringsadresse. 2 | Nei |
H | Leverandør kan slå sammen flere kundebestillinger til en ordre ved eksempelvis samme leveransedato. | Nei |
I | Leverandør kan legge på tilleggslinjer på en ordre. | Nei |
J | Leverandør kan erstatte en vare på ordre med en annen vare (eksempelvis samme produkt, men annen forpakning). | Nei |
1 Viktig at Leverandør tar hensyn til dette i sin mottaksprosess
2 GLN kan sendes etter evt. ønske fra leverandør. Stortinget tar forbehold om at GLN/annen unik identifikator implementeres på et senere tidspunkt.
Partene skal tilrettelegge sine løsninger slik at følgende funksjonalitet er tilgjengelig ved fakturering:
Funksjonalitet i elektronisk faktura | Ja/nei (anmerkning) | |
A | Krav til innhold i EHF faktura til DFØ sine kunder er beskrevet på DFØ sine hjemmesider. xxxx://xxx.xx/xx/Xxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxx- | Ja |
B | Faktura som ikke tilfredsstiller DFØ sine krav til innhold kan returneres | Ja |
C | Det skal sendes en faktura pr. bestilling selv om leveransen deles opp delleveranser | Ja |
Partene er innforstått med at tekniske e-handelsløsninger og tjenester inngått med 3. part skal være i henhold til de krav som stilles i denne avtalen.
Hvis det er opprettet en forretningsavtale eller kjøpsavtale mellom partene vil Samhandlings-avtalen utgjøre et vedlegg til den merkantile avtalen, og beskrive vilkårene og betingelsene som skal styre den elektroniske samhandlingen mellom partene. Er det ikke opprettet annen avtale vil Samhandlingsavtalen utgjøre en egen selvstendig avtale. Samhandlingsavtale inngått med en leverandør kan gjelde også for en eventuelt ny avtale med samme leverandør. En samhandlingsavtale vil dermed kunne gjelde for to eller flere separate avtaler med samme leverandør.
Hvis det ikke finnes noe forretningsavtale er gjensidig oppsigelse av samhandlingsavtalen satt til 3 måneder.
Hvis det er motstrid mellom denne samhandlingsavtale og den/de refererte forretningsavtalen(e)/kjøpsavtalen(e), skal følgende tolkningsprinsipp legges til grunn:
• Det som er avtalt i denne samhandlingsavtalen skal gå foran generelle forretningsvilkår i kjøpsavtalen(e)/forretningsavtalen(e) på den elektroniske samhandlingen
• Ved manglende oppfølgning eller mislighold av samhandlingsavtalen kan det være aktuelt med sanksjoner der det følger av forretningsavtalen/kjøpsavtalen eller av alminnelige avtalerettslige prinsipper.
Endringer til samhandlingsavtalen skal være gjensidig avtalt og dokumentert i en revidert versjon av avtalen. Ønske om eventuelle endringer skal meddeles den annen part skriftlig med 1 måneds varsel med mindre annet er avtalt særskilt. Tilsvar skal gis innen 10 arbeidsdager.
Partene har en aktiv opplysningsplikt om forhold som vedrører tilgjengelighet av de tjenester og tekniske løsninger som partene etablerer etter denne avtalen og som påvirker partenes mulighet til å gjennomføre elektronisk samhandling.
Dersom en part forårsaker at det ikke er mulig å gjennomføre elektronisk samhandling i en periode på 3 måneder og dette ikke er avtalt på forhånd, betraktes avtalen som misligholdt og sanksjonsregime, hvis dette er avtalt i forretningsavtalen/kjøpsavtalen, trer i kraft.
Veileder | Link |
Beskrivelse ulike avropsmetoder | xxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx- leverandoraktivering |
EHF formater (alle) | xxxxx://xxxxxx.xxx/xxxx/XXXXxxxxxxxxxXxxx/xxxx/xxxxxx/XXXXXXXX/ |
Aksesspunkt | xxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx_xxxxxxxxxx/-xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx |
Krav EHF faktura DFØ | |
Ehandelsplattformen |
Versjonshistorikk
Ver. | Dato | Init | Endring |
2.8 | 10.05.2013 | OS | Oppdatert versjon av SHA sendt til DFØ sine kunder |
2.9 | Gjennomgang og revidering av SHA. OS og MKF | ||
2.9 | 27.02.2014 | OS | Revidert versjon sendt på høring til RA-App, RA-Ehandel og Ra-EFB. |
3.0 | 11.03.2014 | OS | Presiseringer i kap. 2.1 Elektronisk katalog etter innspill fra OS. Versjonshistorikk legges til. |
3.0 | 11.03.2014 | OS | SHA sendes til RA-App, RA-Ehandel og RA-EFB for godkjenning. |