Versjon 1.2 28.11.2019 Prosedyreregler for konkurranse Rammeavtale Busstjenester 2020

Xxxxx inviterer med dette kvalifiserte tilbydere til å gi tilbud i konkurransen om rammeavtale for busstjenester. Konkurransen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser og forsyningsforskriften.

Konkurransen blir gjennomført som konkurranse med forhandling.

Tilbyderne oppfordres til å gjennomgå konkurransegrunnlaget nøye og sette seg inn i reglene for konkurransen. Hvis konkurransegrunnlaget oppleves som uklart, oppfordres tilbyderne til å stille spørsmål til Ruter.

1.2 Denne rammeavtalen og dens kontrakter

Hensikten med denne rammeavtalen er å kunne nyttiggjøre seg eventuell tilgjengelig kapasitet i markedet for behov Ruter har utover de ordinære kontraktene om busstjenestekjøp. Dette gjelder blant annet, men ikke uttømmende, kapasitet ut over det materiellet som er i trafikk på eksisterende kontrakter for Ruter på det gjeldende tidspunktet, samt kapasitet blant operatører som ikke har kontrakt med Ruter om et ruteområde.

Rammeavtale for busstjenester kommer til anvendelse i de situasjonene Oppdragsgiver har behov for å anskaffe transporttjenester som går ut over rammene i de ordinære kontraktene om busstjenestekjøp.

Oppdragsgiver mottar med ujevne mellomrom henvendelser fra andre aktører i kollektivtrafikken om bistand til erstatnings- eller tilleggstrafikk i tillegg til henvendelser om transportløsninger ved større arrangementer. Oppdragsgiver er positivt innstilt til å bistå i disse situasjonene. Det kan også bli aktuelt å foreta avrop på denne rammeavtalen for å dekke transportbehov i slike situasjoner.

Behovene kan oppstå plutselig og være ikke-planlagt, eller de kan være planlagt. Det kan også være tale om mer langvarige oppdrag som opprettelse av nye enkeltlinjer i etablerte ruteområder. Behovene vil være ulike avhengig av situasjon.

Rammeavtalen er delt inn i fire kontraktskategorier avhengig av materiell, samt videre inndeling knyttet til oppdragets art:

Oversikt over kontraktene under rammeavtalen:

Tilbydere står fritt til å delta i konkurransen om én, flere eller samtlige av hovedkontraktene. Det er ikke mulig å inngi tilbud på enkelte underkontrakter separat. Det er for eksempel ikke tillatt å levere tilbud på bare kontrakt A1 og ikke A2.

Det gjøres særskilt oppmerksom på at det også er tillatt å tilby tjenester/materiell som ikke oppfyller alle Ruters krav. Disse vil i så fall bli satt opp på rangeringsliste 2 på de respektive kontrakter. Se nærmere omtale i Rammeavtalen og vedlegg om dette.

Tilbydere kan gi tilbud på de ulike kontrakter og rangeringslister selv om man ikke besitter egnet materiell på tidspunktet for tilbudsinngivelse. Tilbyder kan i så fall melde seg inn som

«inaktiv» inntil man får slikt materiale til rådighet. Se også nærmere i Rammeavtalen pkt. 2.

Ved oppdrag hvor en operatør ikke kan stille med tilstrekkelig kapasitet kan det bli behov for å gjennomføre avrop hvor flere operatører blir tildelt deler av oppdraget.

Xxxxxxxx vinner en hovedkontrakt, det vil si med to underkontrakt. F.eks. best tilbud på hovedkontrakt A havner lengst opp på rangeringslisten på både underkontrakt A1 og A2. Rangeringsliste 1 blir tilbudt oppdrag før rangeringsliste 2.

Kontrakt D er planlagte oppdrag med anslått verdi over 1 MNOK, og de oppdragene vil i kontraktsperioden lyses ut som minikonkurranser. Alle operatører kan levere inn tilbud på minikonkurranser.

Tilbyder gjøres oppmerksom på at det bussmateriell som tilbys per enkelt oppdrag i løpet av rammeavtalens levetid eventuelt kan skifte fra rangeringsliste 1 til 2, spesielt ved utrangering fra andre kontrakt med Ruter.

1.3 Om Ruter

Ruter er et aksjeselskap som har ansvaret for planlegging, koordinering, og markedsføring av rutegående kollektivtrafikk i Oslo og Akershus. Tilskudd til driften ytes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune.

Ruter er ikke selv et operatørselskap, men kjøper som oppdragsgiver transporttjenester av flere buss-, bane-, trikk- og båtselskaper som utfører den daglige transporten. I tillegg til ordinær rutetransport har Oppdragsgiver ansvaret for skolekjøring i Akershus.

For ytterligere informasjon om Xxxxx vises det til Oppdragsgivers hjemmesider: xxxx://xxx.xxxxx.xx

1.4 Rammeavtalens økonomiske omfang

Rammeavtalen vil dekke behovene ut over de ordinære busskontraktenes situasjoner, og det økonomiske omfanget er således svært vanskelig å anslå.

Fra januar til og med september 2019 har det vært planlagte oppdrag (inkl. minikonkurrranser) for 61 MNOK og ikke-planlagte oppdrag for 0,6 MNOK.

Oppdragsgiver legger på bakgrunn av historiske data og et estimat til grunn en årlig verdi på rammeavtalen mellom 50 og 100 millioner kroner totalt sett på samtlige kontrakter. Totalverdien vil sannsynligvis være størst på kontrakt D.

1.5 Rammeavtalens varighet

Rammeavtalen inngås med en varighet på tre (3) år, med oppstart 1. september 2020. I tillegg har Oppdragsgiver opsjon på forlengelse i inntil fem ganger ett år (1 + 1 + 1 + 1 + 1 år).

1.6 Konkurransegrunnlagets oppbygning

Konkurransegrunnlaget består av følgende 2 deler:

1. Prosedyreregler (dette dokument) som inneholder informasjon og rettledning i fasen frem til rammeavtalen inngås.

2. Rammeavtalen som angir betingelser for avrop/bestillinger, som angir vilkår for Oppdraget og som regulerer avtaleforholdet mellom Oppdragsgiver og Operatør. Rammeavtalen har følgende vedlegg som ligger ved konkurransegrunnlaget:

Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse

Vedlegg 2 Materiellbeskrivelse

Vedlegg 3 Godtgjørelsesskjema

Vedlegg 4 Databehandleravtale

Vedlegg 5 Handlingsregler for Ruters leverandører

1.7 Frister for konkurransen

Oppdragsgiver har satt opp følgende foreløpige fremdriftsplan:

Aktivitet	Xxxx	Xxxxxxxxxxx
Dialogkonferanse	18.09.2019
Kunngjøring av konkurransen	25.10.2019
Tilbudskonferanse	13.11.2019	10:00
Frist for å stille spørsmål i kvalifikasjonsfasen	20.11.2019	12.00
Frist for å levere forespørsel om å delta i konkurransen - innlevering av kvalifikasjonssøknad	25.11.2019	12:00
Avgjørelse om kvalifisering med meddelelse til Tilbyderne	Uke 48-49
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget	04.12.2019	12.00
Siste dag Oppdragsgiver legger ut svar på spørsmål evt. også oppdatering av konkurransegrunnlaget	06.12.2019
Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist)	09.12.2019	12:00
Forhandlinger og reviderte tilbud	Uke 51-2

Forventet tildeling	Uke 5
Kontraktsinngåelse	Uke 6-7
Vedståelsesfrist	31.03.2020
Oppstart av Oppdraget (dato er endelig)	01.09.2020

Oppdragsgiver presiserer at fremdriftsplanen er veiledende, og at forskyvninger kan finne sted innenfor den periode tilbudet er bindende.

1.8 Tilbudskonferanse

Oppdragsgiver inviterer til en tilbudskonferanse onsdag 13. november klokken 10:00 i Ruters lokaler, Xxxxxxxxxxx xxxx 00, x Xxxx xxxxxxx. Operatører har anledning til å stille med inntil 4 personer fra hvert selskap.

Påmelding gjøres på link innen kl. 12:00 fredagen den 8. november.

2 Kvalifikasjonsfasen

2.1 Generelt

Interesserte tilbydere skal i første trinn av konkurransen kun levere en forespørsel om å få delta (kvalifikasjonssøknad), ikke et komplett tilbud. Forespørselen skal leveres elektronisk i KGV- systemet EU-supply. Innlogging skjer på nettsiden xx.xx-xxxxxx.xxx .

Tilbyder må oppfylle kravene i punkt 2.4 for å være kvalifisert for å delta i konkurransen.

Tilbyderen skal fylle ut og levere egenerklæringsskjemaet ESPD som dokumentasjon på at kvalifikasjonskravene er oppfylt. Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene behøver ikke å legges ved ~~tilbudet~~ forespørselen om å delta, men det er ønskelig at tilbyderen leverer dette med en gang. Tilbyderne må i alle tilfelle sørge for å ha dokumentasjonen som fremgår nedenfor tilgjengelig slik at den kan fremlegges innen kort tid. Ved forespørsel fra Oppdragsgiver skal tilbydere kunne levere dokumentasjonen innen to virkedager.

2.2 Spørsmål, svar, rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget

Tilbyderne plikter å foreta en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget for å avdekke eventuelle uklarheter. En slik gjennomgang skal gjennomføres på et så tidlig tidspunkt at det er tid til å korrigere uklarhetene før tilbud inngis.

Alle spørsmål fra tilbyderne vedrørende konkurransen rettes skriftlig via eget EU-supply.

Alle spørsmål som gir grunnlag for et svar som inneholder nye eller endrede opplysninger vil være tilgjengelige for alle tilbydere evt. i anonymisert (omarbeidet) form. Oppdragsgiver vil bare svare på spørsmål fra tilbydere via EU-supply. Tilbyderne må identifisere seg med selskapsnavn og kontaktperson når de legger inn spørsmål.

2.3 Utfylling av europeisk egenerklæringsskjema (ESPD)

2.3.1 Samlet angivelse av alle kvalifikasjonskrav i ESPD-skjemaet

Tilbyderen skal fylle ut ESPD-skjemaets del II, III, IV og VI.

For del IV gjelder følgende: I denne konkurransen kan tilbyderne i ESPD-skjemaet gi en samlet erklæring om at han oppfyller samtlige av de kvalifikasjonskravene som fremkommer av dette konkurransegrunnlaget. Dette gjøres i ESPD-skjemaets del IV seksjon a. Det vil si at resten av del IV ikke skal fylles ut.

2.3.2 ESPD del III Nasjonale avvisningsgrunner

I ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D er det inntatt følgende punkt: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat». De norske anskaffelsesreglene går lenger enn hva som følger av avvisningsgrunnene angitt i EUs direktiv om offentlige anskaffelser og i standardskjemaet for ESPD. Det presiseres derfor at alle avvisningsgrunnene i FOA § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene, gjelder i denne konkurransen.

Til orientering er følgende av avvisningsgrunnene i § 24-2 rent nasjonale avvisningsgrunner:

- § 24-2 (2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en tilbyder når han er kjent med at tilbyderen er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene. Kravet til at oppdragsgiver skal avvise tilbydere som har vedtatt forelegg for de angitte straffbare forholdene er et særnorsk krav.

- § 24-2 (3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD-skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om tilbyderens yrkesmessige integritet.

2.4 Kvalifikasjonskrav og krav knyttet til avvisningsgrunnlag

2.4.1 Krav til betaling av skatter og avgifter

KRAV 1	DOKUMENTASJONSKRAV
Tilbyderen må ha ordnede forholde til skattemyndighetene	Skatte- og merverdiattest, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp.

2.4.2 Krav til organisatorisk og juridisk stilling, samt godkjenning

KRAV 2

DOKUMENTASJONSKRAV

Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak

Norske selskaper:

• Oppdatert firmaattest utstedt av Foretaksregisteret.

For tilbydere som søker på vegne av selskap under etablering skal det vedlegges et stiftelsesdokument.

Utenlandske selskaper:

• Attester for registrering i faglig register som bestemt ved lovgivning i det land hvor tilbyderen

er etablert.

2.4.3 Tilbyders økonomiske kapasitet

KRAV 3

DOKUMENTASJONSKRAV

Tilbyderen må ha tilstrekkelig

økonomisk soliditet til å gjennomføre kontrakten

Oppdragsgiver vil gjennomføre en kredittvurdering av selskapet for å vurdere at kravet er oppfylt.

Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner

KRAV4

DOKUMENTASJONSKRAV

Tilbyder skal ha relevant kompetanse og erfaring til å gjennomføre oppdraget

Oversikt over tilbyderens relevante oppdrag de siste 3 årene.

Oversikten skal minimum inneholde:

Kort beskrivelse av oppdraget med følgende informasjon:

- sted for utførelse

- oppdragsgiver med navn på referanseperson,

- tidsrom,

- oppdragets årlig verdi

2.5 Støtte fra andre foretak

Tilbyderen kan velge å støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene. Med «andre foretak» menes for eksempel morselskap, samarbeidspartner, underleverandør og lignende. Tilbyderen må i så fall levere egenerklæringsskjema (ESPD) utfylt av de foretakene han vil støtte seg på. I tillegg skal det fremlegges dokumentasjon på de aktuelle virksomheters kvalifikasjoner i henhold til kvalifikasjonskravene ovenfor, avhengig av hvilket eller hvilke kvalifikasjonskrav virksomheten skal bidra med å oppfylle.

Dersom tilbyderen støtter seg på andre virksomheter for å oppfylle kravene til faglige kvalifikasjoner eller kravene til relevant faglig erfaring, skal disse virksomhetene utføre arbeidene som krever slike kvalifikasjoner, jf. FOA § 16-10 (5).

I tillegg må tilbyderen bevise at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra de støttende foretak i kontraktsperioden, ved å legge frem en forpliktelseserklæring, garanti, samarbeidsavtale eller lignende. Dette gjelder uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom foretakene, dvs. at de støttende foretakene enten kan være tilbyderens morselskap, et annet foretak i samme konsern, en samarbeidspartner eller lignende.

Forpliktelseserklæringen skal klargjøre partenes indre ansvarsforhold og oppgavefordelingen mellom dem. Det skal gå frem av avtalen at partene er solidarisk ansvarlige for kontraktsoppfyllelsen med Oppdragsgiver. Avtalen skal peke ut det selskap eller foretak som skal representere partene overfor Oppdragsgiver.

3 TILBUDET

3.1 Levering av tilbudet

Kun inviterte tilbydere kan levere tilbud. Tilbudet skal leveres elektronisk i KGV. Innlogging skjer på nettsiden xx.xx-xxxxxx.xxx. Tilbudet med alle vedlegg skal lastes opp i EU-supply senest på tilbudsfristen angitt i punkt 1.7.

3.2 Alternative tilbud

Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud (tilbud som avviker fra krav i konkurranse- grunnlaget).

3.3 Språk

Tilbudet skal være utformet på norsk.

3.4 Tilbudets oppbygning

Tilbydere som leverer tilbud til konkurransen skal innlevere dokumentasjon som angitt nedenfor:

Tilbudsbrev med følgende vedlegg:

- Utfylt tilbudsskjema med avkrysning.

- (Vedlegg 3) Tilbydes svar på tilbudsskjema for godtgjørelse

- (Vedlegg 7) ~~Tilbyders løsningsbeskrivelse (svar på oppdragsbeskrivelsen)~~ Tilbyders besvarelse på oppdragsbeskrivelsen – eget vedlegg

3.5 Nærmere om tilbudsbrev

Hvert tilbud skal følges av tilbudsbrev signert av bemyndiget person hos tilbyder. Med bemyndiget person menes en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen i henhold til opplysninger i enhetsregisteret eller etter egen fullmakt. Brevet skal som minimum angi:

• Angivelse av hvilke kontrakter og rangeringslister det leveres tilbud på

• En bekreftelse på at tilbudet gis basert på de vilkår som fremgår av Rammeavtalen

• Spesifikasjon av eventuelle forbehold og avvik i samsvar med kravene i punkt 3.6

Xxxxxxxx skal oppgi en kontaktperson med tlf. nr. og e-post som Xxxxxxxxxxxxx kan kontakte for å få presisert uklarheter i tilbudet.

3.6 Avvik fra konkurransegrunnlaget

Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, skal dette fremgå av tilbudsbrevet.

Alle avvik og forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og det skal fremgå hva avviket/forbeholdet gjelder. Det skal vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle avvik/forbehold. Oversikten skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet er nærmere beskrevet.

Avvikets/forbeholdets betydning for den tilbudte prisen skal beregnes av tilbyder. Oppdragsgiver forbeholder seg likevel retten til selv å vurdere priskonsekvens av alle avvik og forbehold.

4 GJENNOMFØRING AV FORHANDLINGER

Konkurransen gjennomføres som en konkurranse med forhandling.

Før første forhandlingsrunde kan den enkelte tilbyder, innenfor de grenser som følger av regelverket, bli bedt om tilleggsopplysninger dersom dette anses nødvendig.

Oppdragsgiver kan forhandle om alle sider ved tilbudene.

Dersom forhandlingene fører til endring av tilbudet, skal endringene dokumenteres skriftlig i et revidert tilbud fra tilbyder.

Oppdragsgiver vil kunne gjennomføre flere forhandlingsrunder. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å fase ut tilbydere i løpet av forhandlingene.

5 INNSYN

Ruter er underlagt offentleglova og denne lovens regler om innsyn i søknader/tilbud som Ruter mottar. Innsyn i søknader/tilbud i denne konkurransen vil uansett ikke bli gitt før tildelingen av oppdraget er gjennomført.

Det er ikke nødvendig å levere et tilbud sladdet for forretningshemmeligheter ved første innlevering. Tilbyder må være forberedt på å levere sladdet versjon av tilbudet på forespørsel etter tildeling av kontrakter. Xxxxx forbeholder seg retten til å vurdere om sladdede opplysninger faktisk er forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte tilbyder.

6 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN

6.1 Tildelingskriterier i denne konkurransen

6.1.1 Kontrakt A til C

Alle tilbydere som bekrefter å oppfylle konkurransegrunnlagets krav i vedleggene tildeles hovedkontrakt. Tilbydere innenfor hovedkontrakt A-C rangeres etter tildelingskriteriene nedenfor.

Tildelingskriterier	Vekt	Oppdragsgivers vurdering	Vedlegg
Pris	70 %	Utfylt tilbudsskjema på godtgjørelse - Ikke-planlagte oppdrag (30 %) - Planlagte oppdrag (70 %) (Dersom det inngis tilbud på både rangeringsliste 1 og 2 skal det leveres to separate tilbudsskjema)	Vedlegg 3
Pris	70 %	Eventuelle forbehold og avvik som har betydning for pris	Fortrinnsvis tilbudsbrevet
Kvalitet på mottaksapparat og trafikkledelse for henholdsvis ikke-planlagte og planlagte oppdrag	30 %	- Ikke-planlagte oppdrag (80 %): Kvalitet på tilbudt mottaksapparatet og trafikkledelse som tilbys for ikke-planlagte oppdrag, herunder prosessene som gir respons til Oppdragsgiver på 15 minutter eller mindre.	Vedlegg 7 (som svarer opp vedlegg 1, Oppdrags- beskrivelsen)
		Kvalitet på beskrivelse av hvilke systemer og rutiner som benyttes for å ha oversikt over Operatørens samlede ressurser i Ruters trafikkområde og hvordan disse kan aktiveres.
		- Planlagte oppdrag (20 %):
		Kvalitet på beskrivelse av mottaksapparatet, trafikkledelse og prosessene som tilbys for denne typen oppdrag og hvordan disse behandles i egen organisasjon.

I evalueringen av tildelingskriteriene vil Oppdragsgiver benytte en poengskala fra 0 – 10 poeng i evalueringen av hvert kriterium. Beste tilbud gis 10 poeng på et enkelt tildelingskriterium. Øvrige tilbud evalueres relativt opp mot beste tilbud.

For pris vil det legges til grunn en modell der 50 % høyere pris enn beste pris gir 0 poeng. Det innebærer også at det åpnes for å gi minuspoeng på kriteriet pris der prisen overstiger 50 % mer enn beste pris.

6.1.2 Kontrakt D

Alle tilbydere som bekrefter å oppfylle konkurransegrunnlagets krav i vedleggene tildeles kontrakt

D. De enkelte avrop vil bestilles etter gjennomføring av minikonkurranse.

6.2 Tildeling og avtaleinngåelse

Alle tilbydere som har gitt et tilbud vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt til Rammeavtalens kontrakter og deres innbyrdes rangering. Avtaleinngåelse vil skje straks etter utløp av angitt karensperiode. Avtale er ikke inngått før den er signert av begge parter.

6.3 Avlysning

Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller dersom det foreligger saklig grunn.

Document Metadata

Table of Contents

Versjon 1.2 28.11.2019 Prosedyreregler for konkurranse Rammeavtale Busstjenester 2020

Document Metadata