FOR ANSKAFFELSER UNDER NASJONAL TERSKELVERDI (NOK 1 300 000 EKS MVA)
Konkurransegrunnlag 2021/ 210718-3
Konseptutredning IKT-samarbeid i Gjøvikregionen
FOR ANSKAFFELSER UNDER NASJONAL TERSKELVERDI (NOK 1 300 000 EKS MVA)
MERK: Xxxxxxxx skal benytte dette dokumentet som grunnlag for sitt tilbud. Fyll ut i gule felt og benytt eventuelt vedlegg.
1. Oppdragsgiver og oppdragets art
Gjøvikregionen består av kommunene Gjøvik, Østre Toten, Vestre Toten, Nordre Land og Søndre Land. Regionen er hjemsted for over 70 000 mennesker, og ligger idyllisk til mellom Mjøsa og Randsfjorden og blir regnet som et nyskapende og teknologisk sentrum i Innlandet.
Gjøvik kommune, i samarbeid med øvrige kommuner i regionen, inviterer til å delta i konkurranse om anskaffelse av et konsulentoppdrag for konseptutredning av et tettere IKT- samarbeid mellom kommunene. I oppdraget inngår utredning av alternative samarbeidskonsepter, herunder beregning av gevinster og kostnader.
2. Kommunikasjon
Leverandøren skal følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg.
Dersom det oppdages feil eller uklarheter i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig etter anvisningene nedenfor.
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx. Dette for at all kommunikasjon skal loggføres.
Når du er inne på konkurransen skal du velge fanebladet Kommunikasjon. Klikk deretter på
«Ny melding.» Skriv inn informasjon til oppdragsgiver og trykk «Send.» Oppdragsgiver mottar så meldingen din. Hvis spørsmålet angår alle tilbydere vil oppdragsgiver besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon. Tilleggsinformasjon er
tilgjengelig under fanebladet Kommunikasjon og deretter underfanebladet Tilleggsinformasjon. Du vil også få en e-post med en link til tilleggsinformasjonen.
Tilbud leveres via Mercell i PDF, Word, Excel eller andre filformat som kan åpnes av Microsoft Office eller Adobe.
3. Prosedyre
Konkurransen reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsens anslåtte verdi er under NOK 1.300.000 eks. mva. og er fritatt fra kunngjøringsplikten.
Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og tilbudsbestemmelsene som følger nedenfor.
Konkrakt vil bli inngått etter Statens Standardavtale – Bistandsavtalen (SSA-B enkel), vedlagt.
4. Forhandlinger
Xxxxxxxxxxxxx planlegger å velge tilbud på bakgrunn av en vurdering av tilbudene slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp. Dialog i form av avklaringer eller korrigeringer vil bli gjennomført i henhold til de behov som eventuelt oppstår.
Dialog gjennom forhandlinger kan likevel bli gjennomført dersom oppdragsgiver etter at tilbudene er mottatt vurderer dette som formålstjenlig.
5. Viktige datoer
Følgende fremdriftsplan gjelder for anskaffelsesprosessen
Milepæl | Tidspunkt |
Publisering av konkurranse på Mercell | 01.10.2021 |
Frist for spørsmål til konkurransegrunnlag | 22.10.2021 |
Tilbudsfrist (være oppdragsgiver i hende) - start kvalifisering/evaluering | 29.10.2021 kl. 12.00 |
Kort presentasjon av tilbudet på Teams | 05.11.2021 |
Tildeling av oppdrag | 19.11.2021 |
6. Innlevering av tilbud
Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist.
Skulle det komme tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver som fører til at du ønsker å endre tilbudet ditt før tilbudsfristen utgår, kan du gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.
7. Kontaktopplysninger leverandør
Firmanavn: | |
Organisasjonsnummer: | |
Postadresse: | |
Tilbudsansvarlig: | |
Telefon: | |
E-post: | |
Avtaleansvarlig: | |
Tittel avtaleansvarlig: | |
Telefon: | |
E-post: | |
Xxxxxxx, hvem som signerer avtalen, med tittel: |
8. Kvalifikasjonskrav
Følgende krav/dokumentasjon kreves for å delta i konkurransen:
Kvalifikasjonskrav | Svar/Vedlegg |
Skatteattest (kun for kjøp over NOK 500.000) |
Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder beregnet fra tilbudsfristens utløp.
9. KRAVSPESIFIKASJON
9.1 Bakgrunn for oppdraget
Kommunene i Gjøvikregionen står i årene som kommer foran et løp knyttet til digitalisering av sine tjenester og løsninger. En viktig brikke i dette er at kommunene har en IKT-funksjon som er rigget for å støtte opp under disse prosessene, inkl. føringer og strategier fra nasjonalt hold, innen en rekke funksjonsområder som drift, rådgivning, bestiller og leverandør.
Videre har trusselbildet knyttet til informasjonssikkerhet blitt vesentlig tilspisset i det siste. Dette er en trend som vi må anse som vedvarende og økende. Ingen av kommunene har hver for seg løsninger eller ressurser til å møte dette økende trusselbilder på en god nok måte.
Kommunene samarbeider allerede om IKT gjennom et §27-samarbeid kalt SIKT (Samordnet IKT i Gjøvikregionen). Dette omfatter per dags dato telefoni, callsenter, felles internettaksess og et fåtall fagsystemer innen økonomi, HR, e-handel og turnusplanlegging. 2,2 årsverk er knyttet til SIKT. Samarbeidet er formalisert gjennom egen samarbeidsavtale (vedlagt).
Etter oppstarten i 2011, valgte regionen i 2018 å stanse videre utvikling av samarbeidet. Alle kommunene driftes i dag i hovedsak av intern IKT-avdeling, med unntak av Østre Toten kommune som driftes av Ikomm AS.
Nå har det økte fokuset på digitalisering og IKT-sikkerhet, samt bestillinger om økt interkommunalt samarbeid fra politisk hold, på nytt aktualisert hvordan IKT-funksjonen best mulig i samarbeid kan organiseres for å møte fremtidens og de enkelte kommuners definerte behov.
Det er viktig for kommunene å få avklart egne behov og krav til IKT-funksjonen, herunder hvilke behov som oppleves virksomhetsnære og kanskje krever lokal støtte, samt hvilke behov best kan løses ved å utvikle samarbeidet kommunene imellom. Ønsker man imidlertid å oppnå mer enn «å plukke lavthengende frukter», er det nødvendig med en bredere vurdering av hvilke samarbeidsmuligheter som kommunene har interkommunalt. Kommunene ønsker derfor å knytte til seg ekstern konsulentbistand som kan bistå oss i belyse alternative tilnærminger til og effektene av et økt IKT-samarbeid.
Kommunene benytter DigDirs Prosjektveiviser som rammeverk for sin prosess. Beslutningspunkt 1 er nylig passert, og vi er nå i konseptfasen. Leveransene fra dette konsulentoppdraget vil utgjøre hovedbidraget til prosjektforslaget som skal utarbeides av kommunene senere i konseptfasen.
9.2 Oppdragets omfang og art
Oppdraget er tredelt:
A. Kartlegging og behovsavklaring
A. Kartlegging og behovsavklaring
Leverandøren skal, i samarbeid med oppdragsgiver, kartlegge status for IKT i samarbeidskommunene og hvilke behov kommunene vil ha for støtte til IKT og digitalisering fremover. Dette vil være et nødvendig kunnskapsgrunnlag for deloppdrag B og C.
Eksempler på områder som kan være aktuelle for kartlegging og behovsavklaring er:
- Digital modenhet
- Digitaliseringsressurser og –kompetanse
- Tjenester/fagsystemer
- Organisering/sourcing
- Kostnader
- Erfaringer fra andre interkommunale IKT-samarbeid
Kommunene har nylig foretatt både en sikkerhetsgjennomgang av IKT-infrastrukturen og kompetansekartlegging av sine respektive IKT-miljøer. Rapportene fra dette vil bli gjort tilgjengelig for Leverandøren, og vil inngå i kunnskapsgrunnlaget.
Leverandøren skal, i samarbeid med oppdragsgiver og basert på gjennomført kartlegging, utrede alternative konsepter for et økt IKT-samarbeid mellom kommunene i Gjøvikregionen. Konseptene skal beskrives slik at det klart kommer frem, bl.a.:
- hvilke oppgaver som tenkes løst i et IKT-samarbeid
- hvilke oppgaver som den enkelte kommune har ansvar for
- hvilken juridisk organisering og driftsmodell som legges til grunn for samarbeidet
- antall årsverk nødvendig for å løse de ulike oppgavene og behovene
- hvilke endringer i IKT-infrastruktur og systemportefølje som blir nødvendige
- kompetansebehov
Konseptene skal synliggjøre for kommunene hvilke alternativer de har i tilnærmingen til økt IKT- samarbeid. Av denne grunn bør konseptene som beskrives dekke hele spekteret av tilnærminger helt fra nullalternativet (dagens samarbeid) til fullt samarbeid om alle oppgaver innen IKT-drift, -utvikling,
-sikkerhet og digitalisering.
Leverandøren skal med bakgrunn i konseptbeskrivelsene, anbefale tre av konseptene for videre beskrivelse i deloppdrag C. Dette er de tre konseptene som leverandøren vurderer som mest aktuelle og realistiske for Gjøvikregionen. Anbefalingen skal begrunnes.
Leverandøren skal for de tre mest aktuelle konseptene beregne og gi en nærmere beskrivelse av:
- Gevinster (både kvalitative og kvantitative)
- Kostnader (både etablerings-/prosjektkostnader og driftskostnader)
9.3 Leveranser
Følgende leveranser ønskes:
• En rapport som inkluderer en oppsummering av resultatene og hvor resultatene underbygges
• En presentasjon med illustrasjoner og grafer som egner seg til ekstern benyttelse.
• Deltakelse i presentasjon av rapporten ved inntil to anledninger. Oppdragsgiver skal ha eierskap til leveransene og skal kunne benytte disse fritt. Det skal være dialog med oppdragsgiver underveis i prosessen.
Rammen for oppdraget er inntil NOK 850 000,- eks mva. inkludert nødvendig reiseutgifter. Reiseutgifter skal dekke fysiske møter som er nødvendige for å løse oppdraget, ute i alle de fem samarbeidskommunene. I tillegg skal reiser til følgende møter dekkes av rammen:
• Oppstartsmøte
• Statusmøte underveis i prosessen
• To presentasjoner av rapporten.
Eventuelt ytterligere møter gjøres etter avtale basert på timeforbruk/Statens reiseregulativ.
9.4 Budsjettramme
Budsjettrammen for dette kjøpet er maksimalt NOK 850 000 eks mva.
9.5 Rapportering og fremdrift
Følgende fremdriftsplan gjelder for leveransen:
Milepæl | Tidspunkt |
Signering av avtale | Desember 2021 |
Oppstartsmøte | 04.01.2022 |
Statusmøte | 01.03.2022 |
Ferdig rapport med presentasjon av rapporten | 02.05.2022 |
9.6 Utvelgelseskriterier
Kvalifikasjonskravene er standard for alle og skal bekreftes i utfylt og inngitt ESPD Kvalifiserte leverandører vil deretter blir valgt ut fra kriterier nedenfor.
o Gjennomføringsevne for relevante og sammenlignbare prosjekter
o Presentasjon av gjennomføringsevne for relevante og sammenlignbare prosjekter
o Referanseprosjekter, 0 xxx., skal være innenfor samme sektor og/eller størrelse
10. Evaluering av tilbud/tildelingskriterier
Tildeling av kontrakt vil skje på bakgrunn av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet. I tillegg til skriftlig tilbud, vil vi også legge vekt på presentasjonen og svarene som gis i presentasjonsmøte. Det vil bli lagt vekt på følgende kriterier:
Tildelingskriterium | Vekt i % | Nærmere beskrivelse |
Pris | 10% | Samlet pris på oppdrag/bistand. Dokumentasjon: Det bes levert både en oversikt over timepriser og tilbudssum. |
Oppdragsforståelse og metodikk | 50 % | Leverandørens forståelse av oppdraget (tilnærmingsmåte og oppdragsbeskrivelse). Konsulentens tilnærming for beregning av effekter vektlegges spesielt. Dokumentasjon: Det bes levert en beskrivelse av arbeidsopplegg, metode og gjennomføring. Beskrivelse av metodikk for gevinst og kostnadsberegninger. |
Tildelingskriterium | Vekt i % | Nærmere beskrivelse |
Kompetanse og erfaring | 40% | Erfaring med tilsvarende oppdrag vektlegges. Kompetanse og erfaring med interkommunale IKT-samarbeid vektlegges. Lokal og regional kjennskap vektlegges. Dokumentasjon: - Tilbyder skal beskrive hvordan konsulentteamet er sammensatt med informasjon om hvilken fagkunnskap hver enkelt deltaker besitter, og hvilken rolle de skal ha i oppdraget. Oppgi et estimat for antall timer den enkelte skal bidra. - Det bes levert CV for sentrale medarbeidere i prosjektet, herunder også eventuell underleverandør. - Beskriv tidligere utførte, relevante prosjekter hvor deltakerne i tilbudt konsulentteam har bidratt. Informer om hvilken rolle vedkommende har hatt i prosjektet. (Oppgi referanser som oppdragsgiver kan kontakte ved behov.) |
11. Faktura
Faktura skal sendes til Gjøvik kommune i elektronisk handelsformat (EHF), fakturanr. 940155223
Bestillerreferanse for denne anskaffelsen er: | SIKT/OHHF |
12. Avtale
Avtaleforholdet vil bli regulert av Statens Standardavtale – Bistandsavtalen (SSA-B enkel).
13. Tildeling
Tilbydere som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og en kort begrunnelse for valget.
14. Vedlegg
• Standard avtalevilkår (SSA-B enkel)
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxx-x_xxxxx_0000-xxx.xxxx
• SIKT-samarbeidsavtale