KONKURRANSEGRUNNLAGSMAL FOR ANSKAFFELSE AV BÅTTJENESTER
KONKURRANSEGRUNNLAGSMAL FOR ANSKAFFELSE AV BÅTTJENESTER
Prosedyreregler
september 2019
INNHOLD
1 INNLEDNING 4
1.1 Orientering 4
1.2 Om Oppdragsgiver 4
1.3 Oppbygging av konkurransegrunnlaget 4
2 KONKURRANSENS FREMDRIFT 5
2.1 Tentativ fremdriftsplan 5
2.2 Kvalifikasjonsfasen 5
2.3 Tilbudsbefaring /tilbudskonferanse 5
3 OPPDRAGET 6
3.1 Formål og omfang av anskaffelsen 6
3.2 Deltilbud og delleveranser 6
3.3 Antall leverandører 6
3.4 Avtaleperiode 6
3.5 Opsjon om forlengelse 6
3.6 Andre opsjoner 6
3.7 Statistikk 6
4 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 7
4.1 Alminnelige konkurranseregler 7
4.2 Nærmere om anskaffelsesprosedyren 7
4.3 Kommunikasjon med Oppdragsgiver 7
4.4 Spørsmål, endring av konkurransedokumentene og tilleggsopplysninger 8
4.5 Offentlighet 8
4.6 Taushetsplikt 8
4.7 Bestemmelser om virksomhetsoverdragelse 8
5 UTFORMING OG LEVERING AV TILBUDET 9
5.1 Levering av tilbudet 9
5.2 Tilbudets utforming og innhold 9
5.3 Utgifter til utarbeidelse og levering av tilbud 9
5.4 Avvik fra konkurransegrunnlaget 9
5.5 Rettidig levering av tilbudet 10
5.6 Alternative tilbud 10
5.7 Avvisning 10
6 FORHANDLINGER 10
7 TILDELINGSKRITERIER 10
8 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 10
8.1 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling 10
8.2 Avlysning av konkurranse 11
1 INNLEDNING
1.1 ORIENTERING
Vestland fylkeskommune (heretter også kalt Oppdragsgiver) inviterer til konkurranse om drift av lokale båtruter i Bremanger, Flora, Høyanger, Vik og Vågsøy.
1.2 OM OPPDRAGSGIVER
Hordaland fylkeskommune og Sogn og Fjordane fylkeskommune blir med virkning fra 01.01.20 slått sammen til Vestland fylkeskommune.
Vestland fylkeskommune skal planlegge, kjøpe og markedsføre de kollektivtransport-tjenester som fylkeskommunen har ansvaret for.
Vestland fylkeskommune vil tildele kontrakter for drift av båtruter etter anbudskonkurranser. I tillegg skal fylkeskommunen ha oppgaver som ruteplanlegging, utvikling av billettsystem, informasjon og markedsføring av kollektivtilbudet i fylket.
Kontrakten skal følges opp av en ny innkjøpsenhet i Vestland fylkeskommune. Enheten har foreløpig ikke fått navn.
For ytterligere informasjon om Vestland fylkeskommune viser vi til xxx.xxxx.xx.
1.3 OPPBYGGING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET
Konkurransegrunnlaget består av følgende deler og dokumenter: (listen vil bli oppdatert med vedlegg til konkurransegrunnlaget før kunngjøring)
Dokument | Navn | Beskrivelse / instruks |
Konkurransegrunnlaget | ||
Hoveddokument | Kvalifikasjonsgrunnlag | Fremstiller regler om prekvalifisering til konkurransen. |
Hoveddokument | Prosedyreregler | Fremstiller regler om gjennomføring av konkurransen. |
Kontrakt | ||
Kapittel 1 | Kontraktsvilkår | Ferdigstilles endelig ved tildeling av avtale. |
Kapittel 2 | Oppdragsbeskrivelse | |
Kapittel 3 | Krav til fartøy | |
Kapittel 4 | Rutebeskrivelse | |
Kapittel 5 | Godtgjørelse, malus og bonus | |
Kapittel 6 | Oppstartsforberedelser | |
Kapittel 7 | Brygger og infrastrukt | |
2 KONKURRANSENS FREMDRIFT
2.1 TENTATIV FREMDRIFTSPLAN
Aktivitet | Tidspunkt |
Prekvalifiseringsfasen | |
Kunngjøring av konkurransen | 20.11.2019 |
Frist for spørsmål til i kvalifiseringsfasen | 16.12.2020 kl 12: 00 |
Frist for innlevering av forespørsel om å delta | 03.01.2020 kl 12: 00 |
Behandling av forespørsel om deltakelse i konkurransen. Meddelelse om eventuelle avvisninger og eventuell reduksjon av antall tilbydere | Uke 2-4 |
Tilbudsfase | |
Invitasjon til å gi inn tilbud | Uke 4 |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | 05.03.20 kl 12: 00 |
Frist for innlevering av tilbud | 24.03.20 kl 12: 00 |
Forhandlinger | Uke 16-17 |
Reviderte tilbud | Uke 20 |
Forventet tildeling | Uke 22 |
Forventet kontraktsignering | Uke 24 |
Vedståelsesfrist | «120 dager etter innlevert tilbud» |
Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at tidsplanen kun er tentativ og dermed kan bli endret. Oppdragsgiver vil varsle alle som har registrert interesse for konkurransen i Oppdragsgivers konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) om eventuelle endringer i tidsplanen.
2.2 KVALIFIKASJONSFASEN
Se Kvalifikasjonsregler i eget dokument.
2.3 TILBUDSBEFARING /TILBUDSKONFERANSE
Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse
3 OPPDRAGET
3.1 FORMÅL OG OMFANG AV ANSKAFFELSEN
Oppdragsgiver ønsker tilbud på drift av lokale båtruter i Bremanger, Flora, Høyanger, Vik og Vågsøy. Det vises for øvrig til Oppdragsbeskrivelsen for ytterliggere detaljer.
3.2 DELTILBUD OG DELLEVERANSER
Denne konkurransen er ikke delt inn i delleveranser, og deltilbud er ikke aktuelt.
3.3 ANTALL LEVERANDØRER
Oppdragsgiver har til hensikt å inngå avtale med 1 leverandør.
3.4 AVTALEPERIODE
Oppdragsgiver ønsker å inngå tjenestekontrakt for 12 år.
3.5 OPSJON OM FORLENGELSE
Oppdragsgiver har ensidig rett til å utøve opsjon på utvidet driftsperiode to ganger med inntil 4 år til sammen, basert på de samme vilkårene som kontrakten angir. Opsjonen kan benyttes for hele kontrakten eller enkeltsamband i kontrakten.
Ved utøvelse av opsjon blir Operatør forpliktet til å utføre oppdraget i opsjonsperioden. Oppdragsgiver skal varsle operatør minst 1 år før kontraktsperiodens og den enkelte opsjonsperiodens utløp dersom opsjon skal benyttes.
3.6 ANDRE OPSJONER
Oppdragsgiver tilbyr fylkeskommunalt minstetilbud i samsvar med fylkestingsak 11/2010. Kommunen kan bestille tilleggsproduksjon utover det fylkeskommunale tilbudet.
Det vises for øvrig til Konkurransegrunnlaget punkt 4.1 for ytterliggere detaljer.
3.7 STATISTIKK
3.7.1 Trafikkstatistikk
Til orientering er det i tabellen i vedlegg X satt opp trafikkmengde og trafikksammensetning for de siste X årene i sambandet.
4 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN
4.1 ALMINNELIGE KONKURRANSEREGLER
Denne anskaffelsen gjennomføres i samsvar med lov om offentlige anskaffelser av 17. juli 2016 nr. 73 (anskaffelsesloven) og forskrift om offentlige anskaffelser av 12. august 2016 nr. 974 (anskaffelsesforskriften).
4.2 NÆRMERE OM ANSKAFFELSESPROSEDYREN
Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring i henhold til anskaffelsesforskriften del I og III.
Denne prosedyren gir alle interesserte tilbydere mulighet til å levere en forespørsel om å delta i konkurransen. Bare de tilbydere som deretter blir invitert av Xxxxxxxxxxxxxxx, kan inngi tilbud. Dette betyr at konkurransen gjennomføres i to trinn, der trinn 1 er en kvalifikasjonsfase, og trinn 2 er en tilbudsfase. Interesserte tilbydere skal i første trinn av konkurransen kun levere forespørsel om å delta (kvalifikasjonssøknad), ikke et komplett tilbud.
Oppdragsgiver kan beslutte at forhandlingene skal skje i flere faser for å redusere antall tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å redusere antall tilbud etter hver fase på grunnlag av tildelingskriteriene, jf. anskaffelsesforskriften § 23-11. Oppdragsgiveren vil avslutte forhandlingene ved å sette en felles frist for mottak av endelige tilbud fra de gjenværende leverandørene. Det er ikke tillatt å forhandle om de endelige tilbudene jf. § 23-7 (4).
Etter mottak av tilbud første gang forbeholder Xxxxxxxxxxxxx seg retten til å tildele kontrakten uten å gjennomføre forhandlinger. Anskaffelsesforskriften § 23-7 (5).
4.3 KOMMUNIKASJON MED OPPDRAGSGIVER
All kommunikasjon ink. spørsmål til konkurransegrunnlaget skal skje via TendSign (xxx.xxxxxxxx.xx) og i samsvar med pkt. 4.4.
4.4 SPØRSMÅL, ENDRING AV KONKURRANSEDOKUMENTENE OG TILLEGGSOPPLYSNINGER
Dersom Xxxxxxxx finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller at det foreligger antatte feil i konkurransedokumentene, skal han via TendSign be om tilleggsopplysninger.
Vi oppfordrer Xxxxxxxxx som eventuelt opplever at Oppdragsgiver kan ha stilt urimelige minstekrav om å ta dette opp med Oppdragsgiver i tilbudsperioden, innen frist for å stille tilleggsspørsmål. Dette er en bedre løsning enn å risikere at Oppdragsgiver plikter å avvise tilbudet.
Eventuelle spørsmål tilbyderne måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristene oppgitt i punkt 2.
4.5 OFFENTLIGHET
For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova).
Tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet inntil meddelelse om avtalestildeling er gitt, jfr. offentleglova § 23.
Tilbyderne skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter eller personalopplysninger er sladdet, se Vedlegg X – Retningslinjer for sladding av tilbud.
Ved begjæring om innsyn, skal Oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet.
4.6 TAUSHETSPLIKT
Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. anskaffelsesforskriften § 7-4, og lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) § 13.
4.7 BESTEMMELSER OM VIRKSOMHETSOVERDRAGELSE
I henhold til lov av 21. juni 2002 nr. 45 om yrkestransport med motorvogn og fartøy (yrkestransportlova) § 8
(2) er konkurransen underlagt reglene i lov av 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. §§ 16-2 til 16-7 om arbeidstakernes rettigheter ved virksomhetsoverdragelse.
Oppdragsgiver vil innhente opplysninger fra dagens operatør om ansatte som oppgis å være knyttet til de aktuelle rutene. En anonymisert oversikt over de aktuelle ansatte med opplysninger om blant annet stilling, alder, ansiennitet og lønn utgis til potensielle deltakere i konkurransen på forespørsel.
Denne informasjonen er ikke en del av Kontrakten eller konkurransegrunnlaget, og videreformidles uten at Oppdragsgiver påtar seg noe ansvar for at opplysningene er fullstendige og korrekte. Oppdragsgiver er ikke part i forholdet mellom eksisterende operatør, ny operatør og deres ansatte.
5 UTFORMING OG LEVERING AV
TILBUDET
5.1 LEVERING AV TILBUDET
1) Tilbudet skal leveres elektronisk i KGV. Innlogging skjer på nettsiden xxx.xxxxxxxx.xx
2) Alle deler av tilbudet skal leveres som søkbare PDF-filer.
3) Filene skal navngis slik at navnet viser til filens innhold.
4) Tilbyder skal sammen med tilbudet levere en kopi av tilbudssettet på redigerbart format (elektronisk) der opplysninger som av tilbyder ansees som forretningshemmeligheter er sladdet.
5.2 TILBUDETS UTFORMING OG INNHOLD
1) Tilbudet skal gis på Vedlegg T1 Tilbudsbrev.
2) Tilbudet signeres elektronisk i TendSign.
3) Tilbudet skal foreligge på norsk.
4) Dokument som skal følge tilbudet fremgår av tabellen nedenfor. Dersom tilbyder leverer flere tilbud, skal det leveres et tilbudsskjema for hvert tilbud.
Tilbudet skal bestå av følgende:
Dokument | Innhold |
Tilbudsbrev | Vedlegg X |
Prisskjema | Vedlegg X |
Fremdriftsplan for Oppstart | Vedlegg X |
5.3 UTGIFTER TIL UTARBEIDELSE OG LEVERING AV TILBUD
Utgifter som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering og oppfølging av tilbud, og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert av Oppdragsgiver.
5.4 AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET
Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, herunder om det gjøres avvik, skal dette angis i Vedlegg T1 Tilbudsbrev. Avvikene skal spesifiseres i eget vedlegg, alternativt skal det henvises til hvor i tilbudet avvikene er beskrevet. De skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med tilbyder.
Avvik skal så vidt mulig prissettes. Avvik som ikke er prissatt vil bli kostnadsmessig (eventuelt skjønnsmessig) vurdert av Oppdragsgiver.
Avvik fra anskaffelsesdokumentene kan føre til avvisning fra konkurransen, jf. anskaffelsesforskriften §§ 24-8
(1) bokstav b og 24-8 (2) bokstav a.
5.5 RETTIDIG LEVERING AV TILBUDET
Tilbudet er rettidig levert dersom det er innlevert i TendSign før tilbudsfristens utløp. Etter fristens utløp vil det ikke være mulig å levere tilbud, jf. anskaffelsesforskriften § 24-1 (1) a).
5.6 ALTERNATIVE TILBUD
Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud.
5.7 AVVISNING
Avvisningsreglene i anskaffelsesforskriften kapittel 24 kommer til anvendelse. Oppdragsgiver anmoder tilbyderne om å gjøre seg kjent med disse.
6 FORHANDLINGER
Forhandlinger vil bli gjennomført i samsvar med reglene i anskaffelsesforskriften §§ 23-7 og 23-10.
Forhandlingene vil kunne forløpe i flere faser slik at Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å redusere det antallet tilbud det skal forhandles om, jf. anskaffelsesforskriften § 23-11. En første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene. Reduksjonen vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene.
7 TILDELINGSKRITERIER
Oppdragsgiver vil velge det tilbudet som har det beste forholdet mellom kostnad og kvalitet basert på følgende tildelingskriterier:
Tildelingskriterium | Vekt | Detaljer |
Pris | 100 % | Prisskjema – Totalbudsjett linje x total (celle xx) |
Totalt | 100 % |
8 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN
8.1 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING
Xxxxxxxxxxxxx informerer alle tilbydere skriftlig og samtidig om hvem Xxxxxxxxxxxxx har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av tilbud er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperioden.
Dersom Oppdragsgiver finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått.
8.2 AVLYSNING AV KONKURRANSE
Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA § 25-4 (1).
Ved vedtak i sak 56/18 og sak 10/19 har fylkestinget lagt inn totalt 230 mill. kr årlig til lokal- og hurtigbåttjenester i økonomiplanen. Dersom tilbudspris overstiger denne rammen vil avlysning av konkurransen være aktuelt.
****