Oppdragsspesifikasjon (SLA) for driftselskap
Oppdragsspesifikasjon (SLA) for driftselskap
Oppdragsavtalen som er inngått mellom Kunde og XxxxxxxXxxxxxxx.xx (ER) viser til denne Oppdragsspesifikasjon. Konseptets Oppdragsspesifikasjon er standardisert og skal sikre en felles forståelse av hva som skal leveres. Hensikten med denne Oppdragsspesifikasjon er å definere hva som inngår i leveransen og hvilke forpliktelser hver av partene har for at avtalen skal holdes.
Oppgaver som ikke er spesifisert i denne Oppdragsspesifikasjon, vil bli fakturert som tillegg etter medgått tid til enhver tids gjeldende timesats.
Oppgaver i denne Oppdragsspesifikasjonen som ikke er avtalt i Oppdragsavtalens punkt 2. Omfang, skal det sees bort fra.
Versjon: 1.1
Gjelder fra: 01.01.2021
1.0 Oppsett, forberedelser og opplæring
1.1 Generelle forutsetninger
• Kunde er ansvarlig for å tegne avtale om direkteintegrasjon og OCR-avtale med banken. Alle inn- og utbetalinger skal kjøres via økonomisystemet.
• Kunde aksepterer at Regnskapsbyrået registrerer Kunde i ELMA- registeret slik at sende og motta av faktura kan gjøres via elektronisk handels format («EHF»).
• Kunde aksepterer at Regnskapsbyrået automatiserer alt som økonomisystemet til enhver tid muliggjør å automatisere.
• Kunde er forpliktet til å delta i konseptets til enhver tids gjeldende Onboardingsprogram.
Forberedelser og opplæring utover dette avtales særskilt mellom Kunde og Regnskapsbyrå i hvert enkelt tilfelle. Dette gjelder også Regnskapsbyråets økonomiske vederlag for forberedelser og opplæring, som del av regnskapsoppdraget.
1.2 Spesielle konsept forutsetninger
Nr. | Aktivitet |
1.2.1 | Standard kontoplan benyttes |
1.2.2 | Kunde har ikke firmakort |
1.2.3 | Direkte integrasjon mellom regnskapssystem og bank |
1.2.4 | Kunde har maksimalt tre (3) aktive bankkonti, inkludert lån. Inkluderer ikke utenlandske valuta |
1.2.5 | Kunde har maksimalt ett (1) langsiktig lån |
1.2.6 | Kunde har ikke forholdsmessig fradrag for merverdiavgift |
1.2.7 | Kunde har maksimalt fem (5) driftsmidler |
1.2.8 | Kunde har ikke kasse eller manuell netthandelsløsning |
1.2.9 | Behandling av betalingsoppgjør skal automatiseres |
2.0 Regnskap Standard – løpende
2.1 Løpende mottak og behandling av elektroniske bilag til virksomheten
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
2.1.1 | Alle bilag (kvitteringer, bankbilag, fakturaer, tolldeklarasjoner osv) skal fortløpende sendes inn på EHF, oppgitt faktura e-post eller annen anvist metode. | Kunde | Løpende |
2.1.2 | Fortløpende bokføring i henhold til standard kontoplan, herunder også avdeling og prosjekt. Midlertidig bokføring: Tolldeklarasjon: 6998 Annet ukjent: 6999 | Etter avtale | Løpende |
2.1.3 | Eventuell godkjenning av faktura (valgfritt) | Kunde | Løpende |
2.1.4 | Betaling av faktura via økonomisystemet | Kunde | Løpende |
2.1.5 | Kontroll av bokføring ihht 2.1.2 | ER | Månedlig |
2.1.6 | Korrigering av midlertidig bokføring ihht 2.1.2 | ER | Månedlig |
Arbeid med manglende bilag og eventuelt etterlysning av manglende bilag ansees som avvik.
2.2 Utfakturering
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
2.2.1 | Utfakturering via økonomisystemet med KID | Kunde | Løpende |
2.2.2 | Periodisering av inntekter ved forskuddsfakturering Konto: 3999 Balansekonto: 2970 | Kunde | Løpende |
2.2.3 | Purring av kunder | Kunde | Løpende |
2.2.4 | Oversendelse inkasso | Kunde | Løpende |
2.2.5 | Oppfølging kunder | Kunde | Løpende |
3.0 Regnskap Standard – periodeoppgaver
Kunde sørger for at alle bilag er levert/oversendt i forbindelse med periodeavslutning. Herunder opplyse om påløpte kostnader og inntekter i perioden som ikke er bokført, slik at det kan avsettes for dette i riktig periode.
3.1 Periodeavslutning
Periodeavslutning defineres som siste dato i en måned.
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
3.2.1 | Informere om påløpte kostnader og inntekter som ikke er bokført, innen den 10. hver måned | Kunde | Månedlig |
3.2.2 | Bokføring av avsetninger på påløpte kostnader og inntekter. | ER | Månedlig |
3.2 Avstemming
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
3.1.1 | Avstemming bank | ER | Månedlig |
3.1.2 | Avstemming kunder og leverandører | ER | Månedlig |
3.1.3 | Avstemming øvrige balansekontoer | ER | 2 månedlig |
3.1.4 | Kontroll av avstemming balansekonti ihht «God regnskapsførerskikk». | ER | 2 månedlig |
3.1.5 | Kontroll og avstemming av Tolldeklarasjon | ER | Månedlig |
3.3 Rapportering
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
3.3.1 | Rapportering baserer seg på ferdig avstemt regnskapsmateriale. I standard leveranse via økonomisystemet eller annet avtalt rapporteringsverktøy. Herunder inngår følgende rapporter: | ER | 2 månedlig Innen utgangen av påfølgende måned (Innen |
• Kommentarer ihht «God regnskapsførerskikk» | 15.august for 3.termin) | ||
3.3.2 | Avviksrapportering | ER | 2 månedlig |
Eventuell rapportgjennomgang i møteform er ikke inkludert.
3.4 Omsetningsoppgave
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
3.4.1 | Avstemme mva oppgjøret | ER | 2 månedlig |
3.4.2 | Rapportere omsetningsoppgaven via Altinn | ER | 2 månedlig |
3.4.3 | Betaling av terminoppgjør via økonomisystemet | Kunde | 2 månedlig |
4.0 Lønnsføring Standard
Det skal skriftlig avtales kontaktpersoner på lønn (hvis denne avviker fra det som er angitt i pkt. 4 i oppdragsavtalen.).
Det er kun kontaktpersonen hos kunden som skal kontakte EnklereRegnskap i lønnsspørsmål.
4.1 Håndtering av lønnsdata
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
4.1.1 | Innrapportering av variable lønnsdata i format som er godkjent av EnklereRegnskap | Kunde | 5 virkedager før lønnsdag |
4.1.2 | Innlevering av innberetningspliktig utlegg og reiseregninger i format som er godkjent av EnklereRegnskap | Kunde | 5 virkedager før lønnsdag |
4.1.3 | Endringer i -/ajourhold av faste xxxxxxxxx | Xxxxx | 5 virkedager før lønnsdag |
4.1.4 | Endringer i naturalytelser som fri bil, fri telefon, forsikringer etc leveres i format som er godkjent av EnklereRegnskap | Kunde | 5 virkedager før lønnsdag |
Det er Kunden som er ansvarlig for at levert grunnlag er korrekt og på avtalt format.
Er alt eller deler av lønnsgrunnlaget for sent levert, garanterer ikke EnklereRegnskap for at lønnen vil bli utbetalt på lønningsdato.
Mangelfull dokumentasjon ansees som avvik.
4.2 Månedlig utlønning
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
4.2.1 | Utlønning baserer seg på godkjent grunnlag iht avtalens pkt 4.1. | ER | 1 virkedag før lønnskjøring |
4.2.2 | Utbetaling av godkjent lønnskjøring via økonomisystemet. | Kunde | Senest på lønnsdato |
4.2.3 | Lønnslipp tilgjengeliggjøres til ansatte | ER | 1 virkedag før lønnskjøring |
4.2.4 | Tilgang til rapporter via økonomisystemet: • Lønnslipper • Bankliste • Regnskapsbilag • Godkjenningsjournal • Feriepengeliste | ER | 1 virkedag før lønnskjøring |
4.3 Forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift, A-ordningen
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
4.3.1 | Rapportering A-ordningen. A-ordningen inneholder lønns- og trekk informasjon, årsoppgave, ssb statistikk, skattetrekk og arbeidsgiveravgift og AA- register. | ER | Månedlig |
4.3.2 | Betaling av skatt, lønnstrekk og arbeidsgiveravgift via økonomisystemet | Kunde | 2 månedlig |
4.4 Skattekort
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
4.4.1 | Elektronisk innlesing av skattekort fra Xxxxxx.xx | ER | Ved behov |
4.5 Inn- og utmelding av ansatte
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
4.5.1 | Ved nyansettelser må tilstrekkelig med personopplysninger formidles regnskapsfører i format som er godkjent av EnklereRegnskap | Kunde | 5 virkedager før lønnskjøring |
4.5.2 | Sluttmelding av ansatte formidles regnskapsfører i format som er godkjent av EnklereRegnskap | Kunde | 5 virkedager før lønnskjøring |
4.6 Refusjon av sykepenger
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
4.6.1 | Sykemelding sendes EnklereRegnskap | Kunde | Løpende |
4.6.2 | Fylle ut inntektsopplysningsskjema og videresende til NAV | Kunde | Løpende |
Arbeid knyttet til pkt. 4.6 faktureres utenfor Tjenesteleveranseavtale.
4.7 Sykefraværsstatistikk
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
4.7.1 | Lovpålagt fraværsrapportering (SSB) | Kunde | Løpende |
4.7.2 | Utarbeide RTV sykefraværsstatistikk | Kunde | Ved behov |
Arbeid knyttet til pkt. 4.7 faktureres utenfor Tjenesteleveranseavtale.
4.8 OTP
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
4.8.1 | Informasjon relatert til tjenesten sendes ER | Kunde | 5 virkedager før lønnskjøring |
4.8.2 | Informasjon føres i lønnssystemet | ER | Løpende |
4.8.3 | Innrapportering til OTP-leverandør | Kunde | Løpende |
Arbeid knyttet til pkt. 4.8 faktureres utenfor Tjenesteleveranseavtale.
5.0 Årsoppgjør standard
5.1 Skattemelding
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
5.2.1 | Innlevering om endringer som skal rapporteres i Aksjonærregisteroppgaven | Kunde | Årlig |
5.2.2 | Utarbeide og sende aksjonærregisteroppgaver på bakgrunn av informasjon fra kunde. | ER | Årlig |
5.2.3 | Utarbeide Næringsoppgave, skattemelding og andre relevante ligningspapirer. | ER | Årlig |
5.2.4 | Innsendelse av ligningspapirer. | ER | Årlig |
Presisering: Er Kunden, Kundens revisor eller andre ytre forhold skyld i at innsending ikke kan foretas eller blir forsinket, er EnklereRegnskap uten ansvar.
5.2 Årsoppgjør
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
5.2.1 | Kunde sender all relevant dokumentasjon for utarbeidelse av årsoppgjør (eks. varetelling, km-stand biler, årsoppgaver, avtaler etc.) | Kunde | Årlig |
5.2.2 | Utarbeide årsoppgjørsdokumentasjon. All relevant informasjon som dokumenterer ligningspapirene og årsoppgjøret samles. | ER | Årlig |
5.2.3 | Årsregnskap og noter. Inkluderer avstemming og dokumentasjon av balansekonti og klar for revisjon. | ER | Årlig |
5.2.4 | Bistand styrets årsberetning, om lovpålagt. | ER | Årlig |
5.2.5 | Innsendelse av offentlig årsregnskap | ER | Årlig |
5.2.6 | Oppbevare dokumentasjon av årsoppgjøret | ER | Årlig |
5.2.7 | Vedlikehold av driftsmiddelkartotek | ER | Årlig |
Presisering: Er Kunden, Kundens revisor eller andre ytre forhold skyld i at innsending ikke kan foretas eller blir forsinket, er EnklereRegnskap uten ansvar.
6.0 Pliktig rapportering, oppbevaring og dokumentasjon
6.1 Rapportering
EnklereRegnskap oppbevarer dokumentasjon frem til en eventuell oppsigelse av avtale. Kunde vil da få overlevert dokumentasjon elektronisk og må selv oppbevare i henhold til lovens oppbevaringsplikt.
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
6.1.1 | Fremstille elektronisk dokumentasjon som dokumenterer pliktig rapportering | ER | 2 månedlig |
6.1.2 | Oppbevare elektronisk dokumentasjon ihht. Forskrift | ER | 2 månedlig |
6.1.3 | Oppbevare dokumentasjon av regnskapssystem og evt. lønnssystem ihht. forskrift | ER | 2 månedlig |
6.1.4 | Oppbevare dokumentasjon av tilknyttende systemer til regnskapssystemet | ER | 2 månedlig |
6.1.5 | Oppbevare dokumentasjon av årsoppgjøret. Hvis ER tar årsoppgjør, gjelder kapittel 5. | Kunde | Årlig |