HO-19-03 Kontroll av lekeplassutstyr
HO-19-03 Kontroll av lekeplassutstyr
Konkurransegrunnlag
Engerdal Stor-Elvdal Trysil Åmot
Alvdal Folldal Os Rendalen Røros Tolga Tynset
Innhold
3
3
2.7. Forbehold og presiseringer 4
3. TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING
4
3.1. Innleveringssted og –form 4
3.5. Krav til tilbudets utforming 5
3.5.3. Komplett besvarelse av tildelingskriteriene 5
3.5.4. Avvik fra konkurransegrunnlaget 5
5
4.2.2. RUTINER, METODIKK OG GARANTI (40 %) 6
6
5.8. Rettelser, supplering og endringer av konkurransedokumentene 7
7
6.1. Arbeidsvilkår for ansatte 7
1. OPPDRAGSGIVER
Oppdragsgiver for anbudskonkurransen er Engerdal, Trysil, Stor-Elvdal, Åmot, Alvdal, Folldal, Os, Rendalen, Tolga, Tynset og Røros kommuner.
Konkurransen gjennomføres av Abakus AS xxx.xx. 983 335 543 på vegne av oppdragsgiver.
Abakus as er et selskap 100 % eid av Engerdal, Trysil, Stor-Elvdal, Åmot, Alvdal, Folldal, Os, Rendalen, Tolga, Tynset, Røros, Frøya, Meldal og Elverum kommuner.
2. ANSKAFFELSEN
2.1. FORMÅL
Oppdragsgiver nevnt i punkt 1 har til hensikt å inngå rammeavtale om kjøp av tjenester knyttet til sikkerhetskontroll på lekeplasser og uteområder i henhold til Produktkontrolloven, lekeplassforskriften og internkontrollforskriften.
Formålet med anskaffelsen er å dekke oppdragsgivers behov for årlig kontroll på lekeplasser og uteområder jfr. vedlagte oversikt, og sørge for at kontrollene alltid utføres i henhold til det til enhver tid gjeldende regelverk.
Leverandøren skal bruke sin fagkunnskap og kompetanse for å bidra til at kontraktens formål blir ivaretatt.
2.2. OMFANG
I tilbudet skal omfang av årlig kontroll spesifiseres for de forskjellige typene apparater. Kontrollene skal utføres i henhold til det til enhver tid gjeldende regelverk.
Kontraktens estimerte omfang er ca. 230.000,- NOK eks. mva. pr. år. Estimatet er basert på uttak i 2018.
Det skal utføres kontroll på anlegg som tilkommer i avtaleperioden med samme pris som gis i tilbudet. Anlegg som rapporteres utgått i løpet av perioden, skal ikke besøkes og da heller ikke faktureres for.
2.3. LEVERANSER
Leveransene skal skje direkte til oppdragsgivers tjenestesteder som er oppgitt i vedlagte oversikt, innenfor vanlig kontortid. Virksomhetsoversikten kan bli endret både før avtaleinngåelse og i avtaleperioden.
Komplett levering inkluderer all nødvendig dokumentasjon.
Dokumentasjon inkluderer alt skriftlig materiale levert i avtaleperioden. Det skal leveres både i papirformat og i et leselig elektronisk format.
Levert materiale er oppdragsgivers eiendom og kan fritt benyttes av oppdragsgiver, til dette og andre relevante formål.
Leverandøren skal gjennomføre et oppstartmøte senest 2 uker etter avtaleinngåelse hos oppdragsgiver, hvor alle oppdragsgivere skal være representert.
2.4. KONTRAKTSTYPE
Det skal inngås avtale med én leverandør. Avtalen baseres på vedlagte avtalevilkår.
2.5. KONTRAKTENS VARIGHET
Kontraktens varighet er 3 år med kundestyrt opsjon på 1 års prolongering.
2.6. VEDSTÅELSESFRIST
Tilbudets vedståelsesfrist er i henhold til kunngjøring i Mercell og Doffin.
2.7. FORBEHOLD OG PRESISERINGER
Det tas forbehold om det oppgitte omfanget, og at endringer i budsjetter, politiske/administrative vedtak og rutiner kan påvirke det endelige omfanget. Dersom det foreligger saklig grunn, kan oppdragsgiver avlyse konkurransen i henhold til Xxx om offentlige anskaffelser.
3. TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING
3.1. INNLEVERINGSSTED OG –FORM
Tilbudet skal leveres elektronisk gjennom Mercell MSS og signeres med digital signatur.
Om det er behov for bistand ved tilgang og nedlasting av dokumenter eller spørsmål knyttet til innlevering av tilbud og digital signatur, vennligst kontakt Mercell support telefon: 00 00 00 00 eller e- post: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx
All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal skje gjennom kommunikasjonsmodulen i Mercell. Tilbudsfristen er i henhold til kunngjøring i Mercell og Doffin.
3.2. TILBUDETS STRUKTUR
Det er tilbyders ansvar å påse at filene er nummerert og navngitt korrekt og i henhold til strukturen som følger av skjemaene og metoden i Mercell.
Tilbudet skal inneholde følgende:
- svar på kvalifikasjonskravene
- tilbudsbrev der eventuelle forbehold skal angis
- utfylt prisskjema
- svar på tildelingskriteriene
- svarskjema kravspesifikasjon
- utfylt svarskjema avtalevilkår
3.3. FORBEHOLD
Forbehold som ikke er prissatt av tilbyder, eller som kan prissettes av oppdragsgiver, vil kunne medføre avvisning i henhold til Xxx om offentlige anskaffelser.
Tilbudet skal utarbeides i henhold til de spesifikasjoner og avgrensninger som er gjort i konkurransedokumentene. Det vil si dette konkurransegrunnlaget med alle vedleggene, DOFFIN- kunngjøring og eventuell tilleggsinformasjon som blir sendt ut gjennom Mercell i konkurranseperioden.
3.4. OFFENTLIGHET
Oppdragsgiver er omfattet av Offentleglova og Forvaltningsloven. Dette innebærer at dokumenter knyttet til offentlige anskaffelser kan bli gjenstand for innsynsbegjæring.
Det er i offentleglova en utsatt innsynsrett i tilbud og protokoll til etter at leverandørvalg er gjennomført. I tilbudene er det gjort unntak fra innsynsretten når det gjelder opplysninger som kan karakteriseres som forretningshemmeligheter. Det er avgjørende at det har en «konkurransemessig betydning å hemmeligholde» dokumentene, i den betydning at det kan medføre økonomisk tap for
bedriften.
Det skal ikke leveres et eget sladdet tilbud, men tilbyder skal vedlegge en egenerklæring som inneholder opplysninger om hvilke deler av tilbudet som skal unntas offentlighet. Tilbyder skal begrunne hvorfor det er forretningshemmeligheter og av «konkurransemessig betydning å hemmeligholde».
Oppdragsgiver tar den endelige avgjørelsen om hvilken informasjon som kan gjøres offentlig.
3.5. KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING
3.5.1. TILBUDET
Tilbudet skal være i overensstemmelse med konkurransedokumentene. Det er tilbyders ansvar å gjøre seg kjent med alle dokumentene i konkurransen, og levere et korrekt og komplett tilbud.
Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Det er ikke adgang til å gi deltilbud.
3.5.2. PRISSKJEMA
Tilbudspriser skal oppgis i vedlagte prisskjema. Alle felt skal være utfylt. Det er ikke anledning til å endre skjemaet med nye varelinjer eller kolonner. Det er tilbyders ansvar at prisskjema er fullstendig og korrekt utfylt.
Prisskjemaets tilbudssum utgjør en handlekurv som estimerer oppdragsgivers årlige anskaffelser, og gir grunnlag for vurdering av tildelingskriteriet ”pris”.
Dersom det foreligger motstrid mellom opplysningene i prisskjemaet og i tilbudsbrevet har opplysningene i tilbudsbrevet forrang.
3.5.3. KOMPLETT BESVARELSE AV TILDELINGSKRITERIENE
Tilbudet skal inneholde en komplett beskrivelse av hvordan tilbyder oppfyller tildelingskriteriene i punkt 4.2.
Manglende beskrivelser kan medføre at tilbudet må avvises i henhold til Xxx om offentlige anskaffelser.
3.5.4. AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET
Eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget skal være i tråd med kravene i Lov om offentlige anskaffelser. Alle avvik skal beskrives og prissettes slik at oppdragsgiver kan vurdere og kvantifisere implikasjonene av disse.
4. PROSEDYRE
4.1. ANSKAFFELSESPROSEDYRE
Konkurransen gjennomføres som åpen prosedyre.
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016(LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974. del I og del II. Kontraktstildeling gjennomføres i henhold til prosedyren åpen tilbudskonkurranse, jamfør FOA § 8-3.
Oppdragsgiver planlegger å tildele kontrakt uten å ha dialog med leverandørene utover å foreta eventuelle avklaringer/korrigeringer.
Dialog gjennom forhandlinger kan likevel bli gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurdere det som hensiktsmessig. Utvelgelsen vil i så fall bli gjort etter en vurdering av tildelingskriteriene. Det presiseres at ingen leverandører kan forvente dialog om sitt tilbud og derfor må levere sitt beste tilbud.
4.2. TILDELINGSKRITERIER
Valg av leverandører bestemmes ut ifra det beste forholdet mellom pris og kvalitet, vurdert ut fra følgende kriterier med vekting i parentes.
4.2.1. PRISER (60 %)
Prisene skal oppgis i henhold til beskrivelsene i punkt 3.5.2 (som fastpris per kontroll) eksklusive merverdiavgift, og inneholde alle relevante kostnader og avgifter for å utføre tjenesten.
Alle kostnader som ikke er oppgitt eller spesifisert, anses som inkludert.
Betingelser for å kunne foreta eventuelle prisendringer i avtaleperioden, samt hvilke prisendringsklausuler som kan komme til anvendelse, er beskrevet i dokumentet «innkjøps- og avtalevilkår».
Hvis det kreves prisendringer i avtaleperioden skal prisendringsklausulen oppgis knyttet til en indeks og tidsintervall.
4.2.2. RUTINER, METODIKK OG GARANTI (40 %)
Tilbyder skal dokumenter sine rutiner og metodikk for gjennomføring av kontrollene. Herunder vektlegges spesielt varsling, gjennomføring av kontroll, dokumentasjon, avviksklassifisering og rapportering (dialog etter kontroll).
I tillegg evalueres punkt 12 i kravspesifikasjonen her.
5. ADMINISTRATIV INFORMASJON
5.1. BEHANDLINGSPROSEDYRE
Etter tilbudsåpning vil Abakus as distribuere tilbudsdokumenter til oppdragsgiver. Xxxxxx as lager en sammenstilling av de innkomne tilbud, som presenteres for oppdragsgiver. Oppdragsgiver tar den endelige beslutningen om hvilken tilbyder som skal tildeles kontrakten. Abakus as sender meddelelser om valg av leverandør.
Xxxxxx as har fullmakt til å signere rammeavtaler på vegne av oppdragsgiver.
5.2. EVALUERINGSPROSEDYRE
Evalueringsprosedyren bygger på en evalueringsmodell som er en absoluttmodell. Denne tar utgangspunkt i tilbudt pris, med tillegg av manglende oppfyllelse av de øvrige kriteriene. Dette gir et sammenligningstall som gir grunnlag for rangering av tilbyderne.
For tildelingskriteriene utover pris, har evalueringsmodellen en poengskala fra 0-3 poeng. Poengene settes ut fra besvarelsen av tildelingskriteriene.
Den teoretiske bakgrunnen for denne modellen er utarbeidet av professor Xxxx Xxxxxxx ved Södertörns Högskola i Sverige. Modellen og rapporten med det teoretiske grunnlaget finnes tilgjengelig her: xxxx://xxxxxx.xx/xxxxxxx.xxx/0000000.0000.xxxxxxxxxxxxxx/xxxxx_xxx_0000-0.xxx
5.3. KONFIDENSIALITET
Mottatte tilbud vil bli behandlet i henhold til Lov 2006-05-19 nr. 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd § 23 jfr. Forvaltningsloven §§ 13 og 19b. Informasjon om tilbudene vil bli gjort internt tilgjengelig i den grad det er nødvendig for evalueringen.
5.4. ENDRING AV FORESPØRSEL
Oppdragsgiver kan gjøre endringer i forespørselen, som ikke er vesentlig, inntil 6 dager før tilbudsfristens utløp. Frist for å stille spørsmål til konkurransen er i henhold til kunngjøring i Mercell og Doffin.
5.5. UNDERLEVERANDØRER
Dersom tilbyder i sitt tilbud inkluderer leveranser fra andre leverandører, står tilbyder selv ansvarlig overfor sine underleverandører med hensyn til oppfylling av kontraktsforpliktelser og forpliktelser i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser. Hvilke underleverandører som benyttes, i hvilket omfang og i hvilke deler av leveransen, skal oppgis i tilbudet.
5.6. SPRÅK
Tilbudet og øvrig informasjon skal leveres på norsk.
5.7. EIENDOMSRETT
Xxxxxx tilbud er oppdragsgivers eiendom.
5.8. RETTELSER, SUPPLERING OG ENDRINGER AV KONKURRANSEDOKUMENTENE
Dersom tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransedokumentene, plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette.
Henvendelser i utlysningsperioden blir anonymisert, og gjort tilgjengelig i Mercell sammen med relevant svar. Tilbydere har et selvstendig ansvar for å hente denne informasjonen. Dersom tilbud allerede er levert før eventuelle endringer i konkurransen, må tilbudet bekreftes på nytt av tilbyder.
Henvendelser skal skje skriftlig gjennom kommunikasjonsmodulen i Mercell. Meldingen skal merkes med referansenummer og tittel på konkurransen.
Spørsmål må fremsettes innen fristen oppgitt i punkt 5.4.
Det skal ikke være kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende konkurransen enn oppgitt kontaktperson.
6. SAMFUNNSANSVAR
6.1. ARBEIDSVILKÅR FOR ANSATTE
Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av firmaet er ansvarlig for at denne regelen blir overholdt.
Jamfør ”FOR 2008-02-08 nr. 112: Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter”.
6.2. NULLTOLERANSE
Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis overfor leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Oppdragsgiver vil avvise leverandører som ved anbudsinnbydelsen ikke oppfyller sin opplysningsplikt slik det er beskrevet.
Xxxxxx oppdragsgiver blir oppmerksom på mislighold i avtaleperioden, vil oppdragsgiver avslutte kontraktsforholdet umiddelbart.