Common use of Administratief beheer Clause in Contracts

Administratief beheer. 3.1 Onder de diensten met betrekking tot het administratief beheer wordt verstaan: a. het bijwonen en notuleren van één Ledenvergadering per jaar. Deze vergadering wordt op een werkdag gehouden. Indien de VvE tien appartementsrechten of minder telt, wordt deze vergadering tijdens kantooruren gehouden; b. het verzorgen van de schriftelijke uitnodigingen, daaronder begrepen de agenda, voor de Ledenvergadering en digitaal beschikbaar stellen van overige vergaderstukken; c. het (laten) uitvoeren van werkzaamheden verband houdende met de door de Ledenvergadering genomen besluiten, passend binnen de werkzaamheden van de Beheerovereenkomst; d. het desgewenst eenmaal per jaar bijwonen van een bestuursvergadering van de VvE. Deze vergadering wordt in beginsel tijdens kantooruren gehouden; e. het adviseren over de verzekeringsportefeuille van de VvE en het namens de VvE (doen) afsluiten dan wel beëindigen van verzekeringspolissen bij assurantietussenpersonen en verzekeringsmaatschappijen; f. de afhandeling van schadeclaims met assurantietussenpersonen en verzekeringsmaatschappijen; g. het in overleg met het bestuur, al naar gelang de eisen van de verzekeringsmaatschappij, voor rekening van de VvE, laten (her)taxeren van de herbouwwaarde van gebouw. Een kopie van het taxatierapport wordt verstrekt aan de verzekeraar teneinde de verzekerde waarde aan te passen; h. het aanleggen en bijhouden van een register van eigenaars; i. het namens de VvE begeleiden van eigendomsoverdrachten van appartementsrechten. Voor deze begeleiding is de verkoper van het appartementsrecht € 150,= (excl. omzetbelasting) verschuldigd aan de Beheerder. 3.2 Stukken die betrekking hebben op het beheer worden ten minste twee (boek)jaren in papieren danwel digitale vorm bewaard. De Beheerder is gerechtigd om stukken die ouder zijn ter archivering aan te bieden aan het bestuur of, indien het bestuur de stukken niet in ontvangst wenst te nemen, voor rekening van de VvE in een (externe) archiefruimte op te slaan.

Administratief beheer. 3.1 Onder 1. De administratie wordt voornamelijk digitaal bewaard. De termijn van bewaring bedraagt tenminste 7 jaar. 2. Totaal VvE Beheer Den Haag en omstreken B.V. is bevoegd de diensten met betrekking tot benodigde betaal-­‐ en spaarrekening(en) te openen op basis van de beheerovereenkomst, de notulen en de presentielijst van de vergadering van eigenaars bij een bank naar keuze van Xxxxxx VvE Beheer Den Haag en omstreken B.V. 3. De VvE verplicht zich een (spaar)rekening aan te houden ten behoeve van het administratief beheer wordt verstaanreservefonds. 4. Ten aanzien van de administratieve verwerking van de financiële gegevens van de VvE gelden de volgende voorwaarden: a. het bijwonen a) de eigenaars geven (indien gewenst) een machtiging voor automatische incasso van de periodieke bijdragen; b) de periodieke bijdragen worden op of omstreeks de eerste dag van de maand van de rekening afgeschreven. De eigenaars zijn verantwoordelijk voor voldoende saldo op de betaalrekening; c) Totaal VvE Beheer Den Haag en notuleren omstreken B.V. is bevoegd om ten behoeve van één Ledenvergadering per jaarde reservering voor onderhoud overboekingen te plegen van de betaal-­‐ naar de spaarrekening. 5. Deze vergadering wordt op een werkdag gehoudenVoor de juiste verwerking van de gegevens t.b.v. Indien de opstart dient de VvE tien appartementsrechten of minder teltbij de getekende Beheerovereenkomst mee te zenden: a) de Splitsingsakte b) de Splitsingstekening c) de Ledenlijst (naam, wordt deze vergadering tijdens kantooruren gehouden;adres, telefoonnummer en e-­‐mailadres) b. d) de begroting van het verzorgen lopende boekjaar e) informatie van reeds in gebruik zijnde bankrekeningen f) kopie van de schriftelijke uitnodigingen, daaronder begrepen afgesloten verzekeringen g) de agenda, bestuursleden met de telefoonnummers en eventueel mailadressen 6. De eigenaars zijn verantwoordelijk voor de Ledenvergadering en digitaal beschikbaar stellen beschikbaarheid van overige vergaderstukken; c. het (laten) uitvoeren van werkzaamheden verband houdende met de door de Ledenvergadering genomen besluiten, passend binnen de werkzaamheden van de Beheerovereenkomst; d. het desgewenst eenmaal per jaar bijwonen van een bestuursvergadering banktegoeden van de VvE. Deze vergadering wordt in beginsel tijdens kantooruren gehouden; e. het adviseren over Totaal VvE Beheer Den Haag en omstreken B.V. is niet aansprakelijk voor tekorten op de verzekeringsportefeuille betaal-­‐ en spaarrekeningen van de VvE en VvE. 7. De periodieke bijdrage wordt jaarlijks vastgesteld in de Vergadering van eigenaars voor het namens eerst in de VvE (doen) afsluiten dan wel beëindigen van verzekeringspolissen bij assurantietussenpersonen en verzekeringsmaatschappijen; f. de afhandeling van schadeclaims met assurantietussenpersonen en verzekeringsmaatschappijen; g. het in overleg met opstartvergadering. Indien het bestuur, al naar gelang de eisen voorzitter of de eigenaars geen vergadering van eigenaars organiseren wordt de verzekeringsmaatschappij, voor rekening van de VvE, laten (her)taxeren van de herbouwwaarde van gebouw. Een kopie van het taxatierapport wordt verstrekt periodieke bijdrage gelijk gehouden aan de verzekeraar teneinde de verzekerde waarde aan te passen; h. het aanleggen en bijhouden van een register van eigenaars; i. het namens de VvE begeleiden van eigendomsoverdrachten van appartementsrechten. Voor deze begeleiding is de verkoper van het appartementsrecht € 150,= (excl. omzetbelasting) verschuldigd aan de Beheerderreeds vastgestelde bijdrage. 3.2 Stukken die betrekking hebben op het beheer worden ten minste twee (boek)jaren in papieren danwel digitale vorm bewaard. De Beheerder is gerechtigd om stukken die ouder zijn ter archivering aan te bieden aan het bestuur of, indien het bestuur de stukken niet in ontvangst wenst te nemen, voor rekening van de VvE in een (externe) archiefruimte op te slaan.

Administratief beheer. 3.1 Onder a) De administratie wordt voornamelijk digitaal bewaard. De termijn van bewaring bedraagt tenminste 7 jaar. b) Fundeon Vastgoed Beheer is bevoegd de diensten met betrekking tot benodigde betaal- en spaarrekening(en) te openen op basis van de beheerovereenkomst, de notulen en de presentielijst van de vergadering van eigenaars bij een bank naar keuze van Fundeon Vastgoed Beheer. c) De VvE verplicht zich een (spaar) rekening aan te houden ten behoeve van het administratief beheer wordt verstaan:reservefonds. a. het bijwonen en notuleren d) Ten aanzien van één Ledenvergadering per jaar. Deze vergadering wordt op een werkdag gehouden. Indien de administratieve verwerking van de financiële gegevens van de VvE tien appartementsrechten of minder telt, wordt deze vergadering tijdens kantooruren gehouden; b. het verzorgen gelden de volgende voorwaarden:  de eigenaars dienen de maandelijkse bijdrage binnen de 31 dagen termijn van een maand aan de VVE rekening te voldoen. De eigenaars zijn verantwoordelijk voor voldoende saldo op de betaalrekening.  Fundeon Vastgoed Beheer is bevoegd om ten behoeve van de schriftelijke uitnodigingenreservering voor onderhoud overboekingen te plegen van de betaal- naar de spaarrekening. e) Voor de juiste verwerking van de gegevens t.b.v. de opstart dient de VvE bij de getekende beheersovereenkomst mee te zenden:  de splitsingsakte  de splitsingstekening  de ledenlijst (naam, daaronder begrepen adres, telefoonnummer en e-mailadres)  de agenda, begroting van het lopende boekjaar  informatie van reeds in gebruik zijnde bankrekeningen  kopie van de afgesloten verzekeringen  de bestuursleden met de telefoonnummers en eventueel mailadressen f) De eigenaars zijn verantwoordelijk voor de Ledenvergadering en digitaal beschikbaar stellen beschikbaarheid van overige vergaderstukken; c. het (laten) uitvoeren van werkzaamheden verband houdende met de door de Ledenvergadering genomen besluiten, passend binnen de werkzaamheden van de Beheerovereenkomst; d. het desgewenst eenmaal per jaar bijwonen van een bestuursvergadering banktegoeden van de VvE. Deze vergadering wordt in beginsel tijdens kantooruren gehouden;Fundeon Vastgoed Beheer is niet aansprakelijk voor tekorten op de betaal- en spaarrekeningen van de VvE. e. g) Fundeon Vastgoed Beheer draagt zorg voor het adviseren tijdig gereed hebben van de jaarrekening overeenkomstig de regels die gelden op grond van de wet en het reglement van splitsing. De beheerder doet wat binnen haar mogelijkheden ligt om te zorgen dat over de verzekeringsportefeuille vaststelling van de jaarrekening ook tijdig wordt besloten in de vergadering van eigenaren. h) De periodieke bijdrage wordt jaarlijks vastgesteld in de Vergadering van eigenaars voor het eerst in de opstartvergadering. Indien het bestuur, de voorzitter of de eigenaars geen vergadering van eigenaars organiseren wordt de periodieke bijdrage gelijk gehouden aan de reeds vastgestelde bijdrage. i) Fundeon Vastgoed Beheer zorgt voor het tijdig aanmanen van debiteuren en mag hier rechtsmaatregelen tegen nemen en, indien nodig, zal het bestuur van de VvE en hierover worden ingelicht. j) Fundeon Vastgoed Beheer is niet aansprakelijk voor schade behoudens opzet of grove schuld. In geval van kleine administratieve vergissingen aan de zijde van Fundeon Vastgoed Beheer, zoals onjuiste boekingen of het namens ontbreken van facturen, is Fundeon Vastgoed Beheer jegens de VvE (doen) afsluiten dan wel beëindigen van verzekeringspolissen bij assurantietussenpersonen verplicht en verzekeringsmaatschappijen; f. de afhandeling van schadeclaims met assurantietussenpersonen gerechtigd onmiddellijk na constatering zelf en verzekeringsmaatschappijen; g. het in overleg met het bestuur, al naar gelang de eisen van de verzekeringsmaatschappij, op eigen kosten voor rekening van de VvE, laten (her)taxeren van de herbouwwaarde van gebouw. Een kopie van het taxatierapport wordt verstrekt aan de verzekeraar teneinde de verzekerde waarde aan herstel daarvan zorg te passen; h. het aanleggen en bijhouden van een register van eigenaars; i. het namens de VvE begeleiden van eigendomsoverdrachten van appartementsrechten. Voor deze begeleiding is de verkoper van het appartementsrecht € 150,= (excl. omzetbelasting) verschuldigd aan de Beheerderdragen. 3.2 Stukken die betrekking hebben op het beheer worden ten minste twee (boek)jaren in papieren danwel digitale vorm bewaard. De Beheerder is gerechtigd om stukken die ouder zijn ter archivering aan te bieden aan het bestuur of, indien het bestuur de stukken niet in ontvangst wenst te nemen, voor rekening van de VvE in een (externe) archiefruimte op te slaan.

Administratief beheer. 3.1 Onder de diensten met betrekking tot het administratief beheer wordt verstaan: a. het bijwonen en notuleren van één Ledenvergadering per jaar. Deze vergadering wordt in overleg op een werkdag gehouden. Indien de VvE tien appartementsrechten of minder telt, wordt deze vergadering in overleg bij voorkeur tijdens kantooruren gehouden; b. het verzorgen van de schriftelijke uitnodigingen, bij voorkeur digitaal, daaronder begrepen de agenda, voor de Ledenvergadering en digitaal beschikbaar stellen van overige vergaderstukken;; dit alles in overleg en naar redelijke beschikbaarheid. c. het (laten) uitvoeren van werkzaamheden verband houdende met de door de Ledenvergadering genomen besluiten, passend binnen de werkzaamheden Onderhouden van de Beheerovereenkomst;relatie met het bestuur, informeren van het bestuur inzake eigenaars- en bewonersmutaties. d. Informeren van het desgewenst eenmaal per jaar bijwonen van een bestuursvergadering Handelsregister van de VvE. Deze vergadering wordt Kamer van Koophandel in beginsel tijdens kantooruren gehouden;geval van mutaties in het bestuur. e. het adviseren beoordelen over de verzekeringsportefeuille van de VvE , voor zover de wet dit toelaat, en het intermeidiair namens de VvE (doen) bij afsluiten dan wel beëindigen van verzekeringspolissen bij assurantietussenpersonen en verzekeringsmaatschappijen; f. de afhandeling van schadeclaims met assurantietussenpersonen en verzekeringsmaatschappijen; g. het in overleg met het bestuur, al naar gelang de eisen van de verzekeringsmaatschappij, voor rekening van de VvE, laten (her)taxeren van de herbouwwaarde van gebouw. Een kopie van het taxatierapport wordt verstrekt aan de verzekeraar teneinde de verzekerde waarde aan te passen; h. het aanleggen en bijhouden van een register van eigenaars; i. Toezicht houden op de naleving van de bepalingen uit de splitsingsakte, splitsingsreglement, het huishoudelijk reglement en op de besluiten van de algemene ledenvergadering. j. het namens de VvE begeleiden van eigendomsoverdrachten van appartementsrechten. Voor deze begeleiding is de verkoper van het appartementsrecht € 150,= 75,= (excl. omzetbelasting) verschuldigd aan de Beheerder. 3.2 Stukken die betrekking hebben op het beheer worden ten minste twee drie (boek)jaren in papieren danwel dan wel digitale vorm bewaard. De Beheerder is gerechtigd om stukken die ouder zijn ter archivering aan te bieden aan het bestuur of, indien het bestuur de stukken niet in ontvangst wenst te nemen, voor rekening van de VvE in een (externe) archiefruimte op te slaan. De afhandeling van schadeclaims met assurantietussenpersonen en verzekeringsmaatschappijen worden als additionele diensten gezien.