Common use of Boekingsproces Clause in Contracts

Boekingsproces. 1.1. Het boekingsproces kent vier onderdelen: Aanbieding, Interesse, Optie en Boeking. Bespelers leggen Boekingen vast in DIP. Ten einde efficiëntie in de podiumkunstensector te vergroten, hebben Ondertekenaars afgesproken Opties en Interesses eveneens door middel van DIP te gaan bevestigen. Ondertekenaars maken hiertoe met DIP een invoeringsplanning. 1.2. Het boekingsproces kent twee varianten. Variant A betreft Producties voor de programmering van een seizoen volgend op het seizoen van Aanbieding. Variant B betreft Producties die op korte termijn en/of los van seizoenen worden geboekt en in verkoop genomen. 1.3. Voor Variant A geldt de volgende tijdsplanning: 1.4. Voor Variant B geldt geen standaard tijdsplanning. 1.5. Bespeler doet een Aanbieding die in ieder geval de volgende onderdelen bevat: 1.6. Voor een Optie maakt Bespeler afhankelijk van de invoeringsplanning in DIP een voorstelling aan met de status Xxxxx. Binnen vijf werkdagen accordeert het Podium de Optie of meldt aan Bespeler welke gegevens onjuist zijn ingevoerd. Daarna herhaalt de procedure zich. Totdat Bespelers Opties vastleggen in DIP en een Podium die ook via DIP kan bevestigen, verzenden Bespelers deze per e-mail aan het Podium met verzoek om schriftelijke bevestiging. 1.7. Voor een afspraak tot Interesse geldt dat Partijen deze in variant A tot 1 februari en in variant B tot een onderling af te spreken einddatum eenzijdig en kosteloos kunnen annuleren, omzetten in een Optie of omzetten in een Boeking. 1.8. Partijen komen Opties overeen met de bedoeling deze in een volgende fase om te zetten in een Boeking. Opties vervallen na omzetting in een Boeking of wanneer Partijen in redelijkheid niet tot overeenstemming komen over de condities van de Voorstelling. 1.9. Het Podium kan een Optie eenzijdig annuleren wanneer Bespeler niet langer voldoet aan een of meer van de in artikel 1.6. genoemde afspraken. Bespeler kan een Optie eenzijdig annuleren wanneer het Podium niet langer voldoet aan een of meer van de in artikel 1.6. genoemde afspraken of wanneer blijkt dat er niet voldoende Voorstellingen zijn geboekt en Bespeler besluit de Productie terug te trekken. In variant A kan hij dit doen tot uiterlijk 15 maart en in variant B tot de tussen Partijen afgesproken einddatum. 1.10. Wanneer Partijen een Boeking willen overeenkomen, dan maken zij definitieve afspraken over alle onderdelen van de Voorstelling(en) en leggen deze vast in DIP. Bespeler voegt de afspraken toe in DIP, het Podium controleert deze en keurt bij akkoordbevinding de afspraken via DIP goed. Hiermee is de Boeking definitief en heeft zij de status van overeenkomst. Eventueel aanvullende afspraken die (nog) niet in DIP kunnen worden vastgelegd, leggen Partijen zoveel mogelijk vast in documenten waarnaar wordt verwezen in DIP. Partijen bevestigen de Boeking via DIP. 1.11. Bespeler meldt het Podium zo mogelijk bij Boeking waar in de buurt van het Podium de betreffende Productie eveneens wordt uitgevoerd. Daarbij gaat het om Voorstellingen die in variant A in hetzelfde seizoen of in variant B binnen een tijdspanne van zes maanden voor tot zes maanden na de overeengekomen dag van de Voorstelling in de omgeving worden uitgevoerd. Bij eendaagse bespeling betreft dit Podia in dezelfde en/of aangrenzende gemeentes, bij meerdaagse bespeling betreft dit Podia gevestigd binnen een hemelsbrede afstand van 40 kilometer. 1.12. Voor een Succesoptie geldt dat Partijen deze uiterlijk twee weken voor de datum waarop de Succesoptie betrekking heeft, al dan niet omzetten in een Boeking. Desgewenst leggen Partijen bij het afspreken van een mogelijke Succesoptie vast, wanneer en onder welke voorwaarden zij deze wel of niet zullen omzetten in een Boeking. 1.13. Bespeler informeert het Podium voorafgaand aan de Boeking over de op dat moment bekende zaken die van belang zijn voor de voorbereiding op en voor het verloop van de Voorstelling, in het bijzonder de Voorlopige Technische Lijst. In een later stadium zetten Bespeler en Podium de voorlopige afspraken om in definitieve afspraken, in het bijzonder de Definitieve Technische Lijst.

Boekingsproces. 1.1. Het boekingsproces kent vier onderdelen: Aanbieding, Interesse, Optie en Boeking. Bespelers leggen Boekingen vast in DIP. Ten einde efficiëntie in de podiumkunstensector te vergroten, hebben Ondertekenaars afgesproken Opties en Interesses eveneens door middel van DIP te gaan bevestigen. Ondertekenaars maken hiertoe met DIP een invoeringsplanning. 1.2. Het boekingsproces kent twee varianten. Variant A betreft Producties voor de programmering van een seizoen volgend op het seizoen van Aanbieding. Variant B betreft Producties die op korte termijn en/of los van seizoenen worden geboekt en in verkoop genomen. 1.3. Voor Variant A geldt de volgende tijdsplanning: 1.4. Voor Variant B geldt geen standaard tijdsplanning. 1.5. Bespeler doet een Aanbieding die in ieder geval de volgende onderdelen bevat: 1.6. Voor een Optie maakt Bespeler afhankelijk van de invoeringsplanning in DIP een voorstelling aan met de status Xxxxx. Binnen vijf werkdagen accordeert het Podium de Optie of meldt aan Bespeler welke gegevens onjuist zijn ingevoerd. Daarna herhaalt de procedure zich. Totdat Bespelers Opties vastleggen in DIP en een Podium die ook via DIP kan bevestigen, bevestigen verzenden Bespelers deze per e-mail aan het Podium met verzoek om schriftelijke bevestiging. Een Optie is gebaseerd op de inhoud van de Aanbieding, waarbij Partijen tevens afspraken maken over: • datum/data van de Voorstelling • soort Voorstelling: normaal/Try-out/première • soort Optie: normaal/Succesoptie • (indicatie van) financiële condities • (indicatie van) kaartprijzen • voorgenomen marketingactiviteiten van Bespeler en Podium • verwachte technische vereisten • eventuele aanvullende voorwaarden (bijvoorbeeld exclusiviteit binnen de regio) Partijen kunnen in onderling overleg en met wederzijdse instemming de inhoud van de Optie aanpassen tot zij deze omzetten in een Boeking of laten vervallen. 1.7. Voor een afspraak tot Interesse geldt dat Partijen deze in variant A tot 1 februari en in variant B tot een onderling af te spreken einddatum eenzijdig en kosteloos kunnen annuleren, omzetten in een Optie of omzetten in een Boeking. 1.8. Partijen komen Opties overeen met de bedoeling deze in een volgende fase om te zetten in een Boeking. Opties vervallen na omzetting in een Boeking of wanneer Partijen in redelijkheid niet tot overeenstemming komen over de condities van de Voorstelling. 1.9. Het Podium kan een Optie eenzijdig annuleren wanneer Bespeler niet langer voldoet aan een of meer van de in artikel 1.6. genoemde afspraken. Bespeler kan een Optie eenzijdig annuleren wanneer het Podium niet langer voldoet aan een of meer van de in artikel 1.6. genoemde afspraken of wanneer blijkt dat er niet voldoende Voorstellingen zijn geboekt en Bespeler besluit de Productie terug te trekken. In variant A kan hij dit doen tot uiterlijk 15 maart en in variant B tot de tussen Partijen afgesproken einddatum. 1.10. Wanneer Partijen een Boeking willen overeenkomen, dan maken zij definitieve afspraken over alle onderdelen van de Voorstelling(en) en leggen deze vast in DIP. Bespeler voegt de afspraken toe in DIP, het Podium controleert deze en keurt bij akkoordbevinding de afspraken via DIP goed. Hiermee is de Boeking definitief en heeft zij de status van overeenkomst. Eventueel aanvullende afspraken die (nog) niet in DIP kunnen worden vastgelegd, leggen Partijen zoveel mogelijk vast in documenten waarnaar wordt verwezen in DIP. Partijen bevestigen de Boeking via DIP. 1.11. Bespeler meldt het Podium zo mogelijk bij Boeking waar in de buurt van het Podium de betreffende Productie eveneens wordt uitgevoerd. Daarbij gaat het om Voorstellingen die in variant A in hetzelfde seizoen of in variant B binnen een tijdspanne van zes maanden voor tot zes maanden na de overeengekomen dag van de Voorstelling in de omgeving worden uitgevoerd. Bij eendaagse bespeling betreft dit Podia in dezelfde en/of aangrenzende gemeentes, bij meerdaagse bespeling betreft dit Podia gevestigd binnen een hemelsbrede afstand van 40 kilometer. 1.12. Voor een Succesoptie geldt dat Partijen deze uiterlijk twee weken voor de datum waarop de Succesoptie betrekking heeft, al dan niet omzetten in een Boeking. Desgewenst leggen Partijen bij het afspreken van een mogelijke Succesoptie vast, wanneer en onder welke voorwaarden zij deze wel of niet zullen omzetten in een Boeking. 1.13. Bespeler informeert het Podium voorafgaand aan de Boeking over de op dat moment bekende zaken die van belang zijn voor de voorbereiding op en voor het verloop van de Voorstelling, in het bijzonder de Voorlopige Technische Lijst. In een later stadium zetten Bespeler en Podium de voorlopige afspraken om in definitieve afspraken, in het bijzonder de Definitieve Technische Lijst.