Factuurafhandeling en betalingsprocedures. De factuurafhandeling en de betalingsprocedure zijn het slot op de deur qua uitgaande geldstroom. Deze processen kunnen risicovol zijn. De gemeente verwerkt een groot aantal facturen en betalingen, waardoor het niet mogelijk is alle transacties grondig te controleren. Frauduleuze partijen proberen mogelijk valse facturen betaald te krijgen of te manipuleren met gegevens. Enerzijds is in opzet sprake van functiescheiding bij het doen van betalingen. Bijvoorbeeld tussen het vaststellen van geleverde prestaties (het inhoudelijk goedkeuren van de factuur), het vaststellen van de juiste boekingsgang van de factuur en het betalen van facturen1. Uit de standaardroutes voor de factuurafhandeling in SAP blijkt dat facturen nooit door één en dezelfde persoon kunnen worden goedgekeurd en betaald2. Overigens zijn er altijd situaties denkbaar waarbij deze werkwijze wordt omzeild (ambtenaar en leverancier spannen samen) of niet goed werkt (iemand let bijvoorbeeld niet goed op en keurt een factuur onterecht goed of stelt niet goed vast of een prestatie is nagekomen). Anderzijds kent de gemeente een betalingsprocedure. De groep Financiële Administratie verzorgt de betalingen voor alle soorten opdrachten binnen de gemeente. Dus zowel de reguliere facturen als salarissen. Er zijn altijd minimaal twee verschillende elektronische handtekeningen nodig van de BNG. Er vinden voordat de goedkeuring van de betalingen plaatsvindt zichtbare controles plaats op de betaallijsten. Er worden interne controles uitgevoerd op de factuurafhandeling waarbij ook specifiek controle plaatsvindt op de feitelijke levering van het gefactureerde (prestatielevering). Het blijkt dat niet voor alle verplichtingen die worden aangegaan, de prestatielevering even makkelijk te achterhalen is. Omdat we de prestatielevering niet altijd kunnen vaststellen is op die leveringen niet te toetsen of er sprake is geweest van fraude. Mogelijke maatregel is het opnemen van alle prestatieleveringen in de systemen of het accepteren van het risico.
1 Hierbinnen is ook sprake van functiescheiding (zie volgende alinea): opstellen betaalbatch, controle betaalbatch, betaling in de bank zetten, 2e handtekening in de bank.
2 Er van uitgaande dat medewerkers de afspraak nakomen dat inloggegevens voor SAP en BNG niet met andere medewerkers/personen worden gedeeld. De betalingsprocedure en aanwezige functiescheiding ondervangen veel frauderisico’s. Niet altijd is gemakkelijk vast te stellen of de prestatie onder facturen daadwe...
