Verzoeken voor een bilateraal onderhoud. Behalve bij een staatsbezoek of een officieel bezoek, is het altijd de taak van de diplomatieke zending om het programma van het bezoek van de VIP op te stellen. In deze gevallen kunnen verzoeken voor een onderhoud met Zijne Majesteit de Koning, de Eerste Minister of Minister van Buitenlandse Zaken steeds bij het Protocol (zelfde referentieadres) worden ingediend. De verzoeken voor een onderhoud met andere Belgische functionarissen moeten rechtstreeks aan de bevoegde instantie worden gericht. De VIPs worden doorgaans door hun ambassade en door de protocoldiensten van de luchthaven of het station onthaald. Indien het bezoek op uitnodiging van de Belgische regering plaatsvindt, dan is de chef van het Protocol van Buitenlandse Zaken of zijn adjunct verantwoordelijk voor het onthaal. Het Protocol doet zelf de reservering van het VIP- salon. In alle andere gevallen dient de diplomatieke zending het nodige te doen voor de reservering rekening houdend met het soort vlucht en het uur van aankomst van de VIP in België. BTW vrijstelling is mogelijk onder bepaalde voorwaarden (zie de Verbale Nota betreffende de procedure in annex). Voor het onthaal van een VIP die per commerciële vlucht toekomt: zie Hoofdstuk III over de toegangsbadges.
