Obieg dokumentów. Podstawowym narzędziem pracy jest elektroniczny obieg dokumentów, obecnie eDok, który powinien być zintegrowany z systemem (brak potrzeby kilkukrotnego wprowadzania tego samego dokumentu zakupu, wezwanie do zapłaty przygotowane do nadania papierowo przygotowane bezpośrednio w systemie tworzy wysyłkę w eDOk etc.). ZMSP planuje wprowadzić pełen elektroniczny obieg dokumentów. Zakłada się wieloetapowy sposób ewidencjonowania faktur i innych dokumentów księgowych: − faktury i rachunki początkowo trafiają do kancelarii, gdzie w systemie rejestrowane są: numer faktury, kontrahent, dane kontrahenta, kwota netto, vat oraz następuje przypisanie do odpowiedniego wydziału, − w wydziałach dokument opisywany jest pod względem merytorycznym, celowości wydatkowania, − w dalszej kolejności dokument przekazywany jest do działu zamówień publicznych, − następnie trafia do kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej w Wydziale Finansowo- Księgowym, podlega ujęciu w księgach rachunkowych w połączeniu zamówieniem lub umową (kontrola wykonania umowy i budżetu), Poza obiegiem dokumentów w ZMSP występuje korespondencja papierowa. Część dokumentów musi mieć możliwość importu do ZSI i podpięcia pod dowolny rekord baz, tj. nieruchomości, kontrahentów, umów etc.
Obieg dokumentów. 1. Po zakończeniu załadunku kierowca otrzyma do podpisu dokumenty „dowód dostawy” (dalej: DD). Podpis kierowcy na dokumencie DD stanowi potwierdzenie odbioru wskazanej na nim ilości towaru i palet oraz prawidłowości załadunku.
Obieg dokumentów. PRZEWOZOWYCH POMIĘDZY WYKONAWCĄ A ZAMAWIAJĄCYM
Obieg dokumentów. 1. Przy przekazaniu asortymentu do prania Strony sporządzają w 3 egzemplarzach kwit pralniczy – 1 dla Zamawiającego i 2 dla Wykonawcy.
Obieg dokumentów. Funkcja obieg dokumentów pozwala wybrać do dalszej obsługi wystąpienia, które mają status „Weryfikacja formalno-rachunkowa poprawna". W zależności od zawartości wystąpienia podejmowane są stosowne działania. Dla wystąpień wszystkich rodzajów (por. opisane poniżej różnice dla ”Korekty po wypłacie”) wystąpienia są przygotowywane do zatwierdzenia przez Zarząd – tworzony jest dokument „Wykaz beneficjentów ..." w formacie html zawierający dane wystąpienia będące załącznikiem uchwały, którą podejmuje Zarząd Funduszu oraz tworzony jest wsad do samej uchwały i uzasadnienia. Wystąpienia wybrane w trakcie realizacji tej funkcji otrzymują status „Uchwala dla Zarządu". W przypadku wystąpienia ”Korekta po wypłacie" obsługa wystąpienia zależy od rodzaju korekty zgłaszanej przez bank. Wystąpienie dzielone jest na odrębne wystąpienia dla różnych typów umów (PIT-DB, DB, pozostałe (Zarząd oraz PIT-Zarząd). Wystąpienia wynikowe zawierać będą umowy tylko jednego (lub dwóch – zarząd i PIT-Zarząd) typu, a różnić się będą od oryginalnego kolejną numeracją i nazwą pliku uzupełnioną o literę „V” wraz z numerem umowy. Jeżeli wśród zmian, które są w umowie znajduje się korekta w górę kwoty, którą wypłacono beneficjentowi, wówczas wystąpienie to jest dołączane do zbioru wystąpień, które są załącznikami do tworzonej uchwały Zarządowej i wymagają zatwierdzenia przez Zarząd (korekta typu „Zarząd" lub „PIT-Zarząd”). Jeżeli umowa zawarta w wystąpieniu „Korekta po wypłacie" nie koryguje w górę wypłaconej dotacji to wystąpienie wymaga zatwierdzenia przez Dyrektora Xxxxx. Dokumenty przekazywane do systemu Lotus są tam podpisywane według stosownego dla rodzaju dokumentu obiegu dokumentów. Po zakończeniu obsługi dokumentu użytkownik w systemie Lotus rejestruje jego status. Status ten jest automatycznie przekazywany do „MODUŁU DOM”, w którym podejmowane są stosowne akcje: