OGÓLNE WARUNKI UMOWNE

XXXXXX WARUNKI UMOWNE

Andersia Tower Hotel Management sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu („HOTEL”)

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Na podstawie niniejszych ogólnych warunków umownych („OWU”) HOTEL, w zakresie działalności swojego przedsiębiorstwa zawiera umowy o świadczenie usług z osobami fizycznymi lub prawnymi a także jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, którym ustawa przyznaje zdolność prawną.

2. UMOWA może być zawarta na uzgodnionych przez strony warunkach odbiegających od postanowień OWU z zastrzeżeniem, iż powinny one być sporządzone na piśmie, podpisane przez strony oraz w pełnym brzmieniu dołączone do UMOWY pod rygorem ich nieważności.

3. OWU stanowią integralną część UMOWY.

II. DEFINICJE WSPÓLNE

W OWU oraz w UMOWIE podane poniżej wyrażenia, pisane wielkimi literami, otrzymują następujące znaczenie:

1) HOTEL – Andersia Tower Hotel Management sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu;

2) KONTRAHENT – osoba fizyczna lub prawna, a także jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną (np. organizacja), dla której HOTEL świadczy usługę z integralnym programem wyszczególnionym w SCENARIUSZU;

3) STRONY – HOTEL oraz KONTRAHENT nazywani łącznie;

4) OFERTA – oferta w rozumieniu Kodeksu Cywilnego złożona przez HOTEL KONTRAHENTOWI;

5) UMOWA – umowa zawierana pomiędzy HOTELEM a KONTRAHENTEM, której przedmiotem jest świadczenie przez HOTEL na rzecz KONTRAHENTA poszczególnych usług w zakresie działalności przedsiębiorstwa HOTELU o łącznej wartości przekraczającej 5.000 (słownie: pięć tysięcy złotych) netto, której integralną częścią są OWU;

6) WYDARZENIE – oznacza rezerwację sali/sal na potrzeby KONTRAHENTA, w tym w szczególności dla potrzeb organizacji konferencji, szkolenia, bankietu, itp., jak również inne usługi dostępne w ofercie HOTELU (w tym np. zakwaterowanie), które wyszczególnione zostaną w SCENARIUSZU stanowiącym załącznik do UMOWY;

7) OKRES REZERWACJI – okres czasu pomiędzy datą podpisania UMOWY a datą WYDZARZENIA,

8) SCENARIUSZ – załącznik do UMOWY zawierający wykaz wszystkich usług zamówionych przez KONTRAHENTA oraz opis WYDARZENIA;

9) KALKULACJA – załącznik do UMOWY zawierający zestawienie wartości poszczególnych usług świadczonych przez HOTEL na rzecz KONTRAHENTA na podstawie UMOWY;

10) ZALICZKA – kwota uiszczana HOTELOWI od KONTRAHENTA przed realizacją WYDARZENIA,

11) KOSZTY DODATKOWE – wszelkie koszty z tytułu wykonania dodatkowych usług na rzecz KONTRAHENTA lub zakupu dodatkowych towarów, które nie zostały uwzględnione w KALKULACJI, a których wykonanie bądź nabycie zlecił HOTELOWI KONTRAHENT po dniu zawarciu UMOWY, w tym w szczególności w trakcie trwania WYDARZENIA;

12) AKCEPTOWANIE KART PŁATNICZYCH – wyłącznie: Visa, Master Card, American Express, Diners Club oraz JCB;

13) SIŁA WYŻSZA - zjawiska zewnętrzne, nadzwyczajne, których nie można było przewidzieć i których skutkom nie można było zapobiec, mimo dołożenia należytej staranności przez STRONĘ bądź STRONY.

III. UMOWA

1. UMOWA zawierana jest w następstwie przyjęcia przez KONTRAHENTA bez zastrzeżeń złożonej przez HOTEL OFERTY.

2. UMOWA zawierana jest w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

3. Z chwilą podpisania UMOWY KONTRAHENT oświadcza, iż przed jej zawarciem zapoznał się z treścią OWU stanowiących integralną część UMOWY i zaakceptował ich treść.

4. W przypadku zawarcia przez STRONY UMOWU na odległość, KONTRAHENT po jej podpisaniu zobowiązany jest do jej odesłania drogą pocztową na adres siedziby HOTELU wskazany w UMOWIE. Podpisanie UMOWY powinno nastąpić zgodnie z zasadą reprezentacji obowiązującą w przedsiębiorstwie KONTRAHENTA.

IV. PRZEDMIOT UMOWY

1. Przedmiot UMOWY określany jest szczegółowo w jej treści w oparciu o sporządzoną OFERTĘ oraz indywidualne uzgodnienia pomiędzy STRONAMI.

2. HOTEL zastrzega, iż nie gwarantuje KONTRAHENTOWI wyłączności w zakresie organizacji WYDARZENIA, tj. nie gwarantuje iż w dniach organizacji WYDARZENIA na terenie HOTELU nie będą odbywały się inne wydarzenia, w tym wydarzenia o podobnej tematyce, a KONTRAHENT wyraża zgodę na powyższe. HOTEL może zagwarantować KONTRAHENTOWI wyłączność, o której mowa powyżej za odrębnym wynagrodzeniem wskazanym w UMOWIE.

V. WARUNKI PŁATNOŚCI

1. KONTRAHENT zobowiązuje się do dokonania płatności na rzecz HOTELU w następujący sposób:

a) Zaliczka nr 1 w wysokości 10 % kosztów wskazanych w treści KALKULACJI płatna w terminie 14 dni od dnia podpisania UMOWY;

b) Zaliczka nr 2 w wysokości 30 % kosztów wskazanych w KALKULACJI płatna bez odrębnego wezwania po upływie około 25 % czasu OKRESU REZERWACJI,

c) Zaliczka nr 3 w wysokości 50 % kosztów wskazanych w KALKULACJI płatna bez odrębnego wezwania po upływie około 50 % czasu OKRESU REZERWACJI,

d) Zaliczka nr 4 w wysokości 10 % kosztów wskazanych w KALKULACJI płatna najpóźniej na 14 dni przed terminem WYDARZENIA.

e) wpłata w wysokości 100 % KOSZTÓW DODATKOWYCH nieuwzględnionych w treści KALKULACJI, płatna najpóźniej w dniu zakończenia WYDARZENIA w formie uzgodnionej przez

KONTRAHENTA Z HOTELEM, chyba, że

KONTRAHENT ma otwarty w HOTELU kredyt kupiecki potwierdzony podpisaniem dokumentów upoważniających na płatność przelewem po wykonaniu usługi- w takim przypadku płatność może nastąpić przelewem w terminie uzgodnionym przez strony.

2. Szczegółowe terminy płatności zaliczek, o których mowa w ust. 1 powyżej, określone zostaną w UMOWIE, z uwzględnieniem reguł określonych w ust. 1.

3. Jeżeli OKRES REZERWACJI jest krótszy, niż terminy płatności poszczególnych zaliczek wskazane w ust. 1, KONTRAHENT jest zobowiązany do uiszczenia zaliczek w ilości i w terminie określonym w UMOWIE, nie później jednak niż na 3 dni przed WYDARZENIEM.

4. HOTEL zastrzega, iż za datę płatności bezgotówkowej przyjmuje się datę uznania rachunku bankowego HOTELU.

5. KONTRAHENT może dokonać płatności na rzecz HOTELU w następujący sposób:

a) przelewem bezpośrednio na rachunek bankowy HOTELU prowadzony przez Bank Zachodni WBK S.A. VIII Oddział w Poznaniu o numerze 33 1090 1854 0000 0001 0687 9768;

b) przy użyciu AKCEPTOWANYCH przez HOTEL KART PŁATNICZYCH w recepcji HOTELU;

c) gotówką w recepcji HOTELU.

6. Po dokonaniu przez KONTRAHENTA na rzecz HOTELU jakiejkolwiek wpłaty wynikającej z UMOWY lub OWU, KONTRAHENT zobowiązany jest przesłać drogą elektroniczną lub telefaksową potwierdzenie dokonania danej wpłaty do osoby odpowiedzialnej za organizację WYDARZENIA ze strony HOTELU - wskazanej w UMOWIE.

7. W przypadku, gdy uiszczenie zaliczki zostanie dokonane w miesiącu innym niż miesiąc, w którym odbywa się WYDARZENIE, HOTEL w ciągu 7 dni od otrzymania zaliczki wystawi fakturę zaliczkową. Jeśli zapłata zaliczki dokonana będzie w tym samym

miesiącu, w którym odbywa się WYDARZENIE, rozliczenie ZALICZKI odbędzie się na podstawie końcowej faktury VAT, o której mowa w ust. 8 poniżej.

8. HOTEL, w ciągu 7 dni od dnia wykonania przedmiotu UMOWY wystawi na rzecz KONTRAHENTA końcową fakturę VAT, która uwzględniać będzie dokonane przez KONTRAHENTA wpłaty, jak również ewentualne KOSZTY DODATKOWE.

9. W sytuacji, gdy KONTRAHENT dokonał rezerwacji jakichkolwiek usług, w tym w szczególności zakwaterowania, za które płatność ma zostać uiszczona bezpośrednio przez Gości/Uczestników WYDARZENIA, KONTRAHENT zobowiązany jest powiadomić daną osobę o wysokości należnych kwot oraz możliwych formach płatności. W takim przypadku HOTEL akceptuje gotówkę oraz płatności dokonywane przy pomocy AKCEPTOWANYCH przez HOTEL KART PŁATNICZYCH. W razie odmowy dokonania płatności przez Gościa/Uczestnika WYDARZENIA, jak również w przypadku opóźnienia w zapłacie przekraczającego 14 dni, HOTEL upoważniony będzie do obciążenia KONTRAHENTA nieuiszczonymi kosztami zakwaterowania Gości/Uczestników WYDARZENIA.

10.W przypadku dokonania przez KONTRAHENTA zapłaty na rzecz HOTELU zgodnie z ust. 9 powyżej, KONTRAHENT obowiązany jest przesłać stosowne potwierdzenie dokonania zapłaty na adres HOTELU (drogą elektroniczną bądź pocztową). Po otrzymaniu potwierdzenia, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, kwota ta w miarę możliwości zostanie doliczona do końcowej faktury VAT bądź też będzie stanowić przedmiot odrębnej faktury VAT wystawionej przez HOTEL na rzecz KONTRAHENTA.

11.W przypadku, gdy KONTRAHENT opóźnia się z zapłatą jakichkolwiek należności wynikających z UMOWY, niezależnie od innych uprawnień, HOTEL ma prawo naliczania odsetek ustawowych za opóźnienie.

VI. ROZWIĄZANIE I ODSTĄPIENIE OD UMOWY

1. W przypadku, gdy KONTRAHENT nie dokona na rzecz HOTELU płatności zaliczki nr 1, o której mowa w pkt V.1.a OWU w przepisanym terminie, fakt ten uznaje się za odstąpienie przez KONTRAHENTA od UMOWY z jego winy z zastrzeżeniem postanowień ust. 3 poniżej. STRONY niniejszym zgodnie postanawiają, iż brak zapłaty zaliczki nr 1, o której mowa w pkt V.1.a OWU w przepisanym terminie, będzie oznaczał odstąpienie KONTRAHENTA od UMOWY z winy KONTRAHENTA, bez konieczności składania osobnego oświadczenia w tym przedmiocie.

2. W przypadku, gdy KONTRAHENT nie dokona na rzecz HOTELU płatności którejkolwiek z zaliczek, o których mowa w pkt V.1.b-d w przepisanym terminie, HOTEL uprawniony będzie do wypowiedzenia UMOWY w trybie natychmiastowym z winy KONTRAHENTA z zastrzeżeniem postanowień ust. 4 poniżej. Pisemne oświadczenie HOTELU o wypowiedzeniu UMOWY przesłane na adres KONTRAHENTA wskazany w UMOWIE staje się skuteczne z chwilą jego złożenia.

3. W razie odstąpienia od UMOWY przez KONTRAHENTA z jego winy, w tym w przypadku określonym w ust. 1 powyżej, HOTEL będzie uprawniony do żądania od KONTRAHENTA zapłaty kary umownej w wysokości równowartości zaliczki nr 1 płatnej w terminie 7 dni od dnia odstąpienia od UMOWY.

4. W przypadku wypowiedzenia UMOWY przez HOTEL z winy KONTRAHENTA, w tym w przypadku określonym w ust. 2 powyżej, HOTEL będzie uprawniony do żądania od KONTRAHENTA zapłaty kary umownej w wysokości równowartości wszystkich zaliczek, do płatności których KONTRAHENT był zobowiązany do czasu złożenia przez HOTEL oświadczenia o wypowiedzeniu UMOWY, płatnej w terminie 7 dni od dnia doręczenia KONTRAHENTOWI oświadczenia

HOTELU o wypowiedzeniu UMOWY, o którym mowa w ust. 2 zdanie 2 powyżej.

5. Płatność kar umownych odbywa się zgodnie z treścią pkt. V ust. 5 powyżej lub przez zaliczenie uiszczonej przez KONTRAHENTA zaliczki na poczet kary umownej.

6. Wszelkie kary umowne zastrzeżone w treści OWU na rzecz HOTELU nie mają charakteru kar wyłącznych co oznacza, iż w przypadku poniesienia przez HOTEL szkody o wartości przewyższającej wysokość zastrzeżonej kary umownej, HOTEL będzie uprawniony do dochodzenia od KONTRAHENTA odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych.

VII. REZERWACJA – POTWIERDZENIE, OGRANICZENIE ORAZ REZYGNACJA

1. Rezerwację WYDARZENIA uważa się za potwierdzoną z chwilą zapłaty przez KONTRAHENTA na rzecz HOTELU wskazanej w UMOWIE zaliczki nr 1, a w przypadku, o którym mowa w pkt V.3 OWU – z chwilą zapłaty przez KONTRAHENTA na rzecz HOTELU wszystkich zaliczek określonych w UMOWIE.

2. KONTRAHENT może, w drodze jednostronnego oświadczenia ograniczyć zakres każdej z usług, stanowiących przedmiot UMOWY na następujących zasadach:

a) do upływu określonego w UMOWIE terminu płatności zaliczki nr 2 – ograniczenie o nie więcej niż o 15 % w stosunku do KALKULACJI bez obowiązku ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z koniecznością naprawienia szkody poniesionej przez HOTEL ;

b) do upływu określonego w UMOWIE terminu płatności zaliczki nr 3 – ograniczenia o nie więcej niż 10 % w stosunku do KALKULACJI, z uwzględnieniem dokonanego ograniczenia, o którym mowa w lit a powyżej, bez obowiązku ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z koniecznością naprawienia szkody poniesionej przez HOTEL,

c) do upływu określonego w UMOWIE terminu płatności zaliczki nr 4 – ograniczenie o nie więcej niż 5 % w stosunku do KALKULACJI, z uwzględnieniem dokonanego ograniczenia, o którym mowa w lit a i b powyżej, bez obowiązku ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z koniecznością naprawienia szkody poniesionej przez HOTEL.

3. W przypadku, o którym mowa w pkt V.3 OWU, ograniczenie zakresu usług stanowiących przedmiot UMOWY jest możliwe o nie więcej niż o 10 % w stosunku do KALKULACJI bez obowiązku ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z konicznością naprawienia szkody poniesionej przez HOTEL, pod warunkiem, że ograniczenie to jest dokonane przez KONTRAHENTA nie później niż na 14 dni przed terminem WYDARZENIA, chyba, że co innego wynika z treści UMOWY.

4. Ograniczenie, o którym mowa w ust. 2 i 3 powyżej winno być dokonywane na piśmie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, przy czym przyjmuje się, że datą jego dokonania jest data doręczenia stosownego oświadczenia HOTELOWI.

5. W przypadku ograniczenia zakresu usług ponad zakres określony w ust. 2 lub 3 powyżej lub terminach późniejszych niż tam określone, KONTRAHENT zobowiązany jest do zapłaty całości wynagrodzenia wynikającego z KALKULACJI, z odjęciem kwoty wynikającej z ewentualnego ograniczenia dokonanego zgodnie z regułami określonymi w ust. 2 lub 3, chyba, że strony w odrębnym pisemnym (pod rygorem nieważności) porozumieniu uzgodnią odmienne warunki, w szczególności określą wysokość karu umownej należnej HOTELOWI od KONTRAHENTA za dokonanie ograniczenia wbrew zapisom OWU.

VIII. UPRAWNIENI PRZEDSTAWICIELE STRON

1. W treści UMOWY każda ze STRON wskazuje osobę bądź osoby odpowiedzialne za realizację jej postanowień – wraz z danymi teleadresowymi (telefon, e-mail, faks).

2. Niezależnie od powyższego, najpóźniej na 3 dni kalendarzowe przed rozpoczęciem WYDARZENIA, KONTRAHENT zobowiązany jest przesłać drogą elektroniczną ostateczną listę osób, które będą odpowiedzialne za realizację postanowień UMOWY w trakcie trwania WYDARZENIA, w tym będą upoważnione do działania w imieniu KONTRAHENTA.

3. Nieprzesłanie przez KONTRAHENTA listy osób, o których mowa powyżej w przepisanym terminie oznaczać będzie, iż osobami uprawnionymi są wyłącznie osoby wskazane w UMOWIE.

4. Zawierając UMOWĘ, KONTRAHENT oświadcza iż osoby przez niego upoważnione, o których mowa w ust. 1 powyżej, uprawnione są do działania w imieniu KONTRAHENTA, w tym w szczególności do składania HOTELOWI zamówień ustnych na wykonanie usług bądź zakupu towarów oferowanych przez HOTEL w trakcie trwania WYDARZENIA, które nie zostały uwzględnione w KALKULACJI, a które stanowić będą KOSZTY DODATKOWE w rozumieniu OWU.

IX. ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI

1. HOTEL ponosi odpowiedzialność za utratę lub uszkodzenie rzeczy wniesionych przez swoich Gości i pozostawionych w pokojach hotelowych, jak również ponosi odpowiedzialność za utratę lub uszkodzenie rzeczy pozostawionych w pokojach hotelowych przez KONTRAHENTA lub jego Gości w tym przez inne osoby uczestniczące w WYDARZENIU za zgodą KONTRAHENTA, chyba że szkoda wynikła z właściwości rzeczy wniesionej, albo że powstała z wyłącznej winy poszkodowanego lub osoby, która mu towarzyszyła albo za jego zgodą przebywała w zajmowanym przez niego pokoju hotelowym.

2. HOTEL nie ponosi odpowiedzialności za utratę lub uszkodzenie rzeczy wniesionych na teren HOTELU przez swoich Gości, KONTRAHENTA, jego Gości lub przez inne osoby uczestniczące w WYDARZENIU za zgodą KONTRAHENTA pozostawionych na terenie

HOTELU – za wyjątkiem sytuacji opisanych w ust. 1 tego artykułu w miejscach niezabezpieczonych, do którego dostęp ma nieograniczona liczba osób, w tym w szczególności – choć nie wyłącznie – holów hotelowych, sal konferencyjnych, sal bankietowych, sal restauracyjnych, toalet hotelowych dostępnych publicznie, a także na obszarze parkingu hotelowego.

3. HOTEL nie ponosi odpowiedzialności za szkody poniesione przez KONTRAHENTA, innych Gości hotelowych lub osoby uczestniczące w WYDARZENIU na skutek utraty karty hotelowej, nieprawidłowego zamknięcia lub niezamknięcia pokoju hotelowego.

4. KONTRAHENT, Goście KONTRAHENTA lub inne osoby uczestniczące w WYDARZENIU za zgodą KONTRAHENTA, nie będące jednocześnie Gośćmi hotelowymi, mogą oddać HOTELOWI za jego zgodą na przechowanie rzeczy przedstawiającej znaczną wartość materialną lub osobistą (w tym przedmioty przedstawiające znaczną wartość naukową lub artystyczną).

5. KONTRAHENT ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie zniszczenia powstałe w HOTELU lub na terenie należącym do HOTELU (w tym parkingu hotelowym), dokonane przez KONTRAHENTA lub jego Gości, w tym przez inne osoby uczestniczące za zgodą KONTRAHENTA w WYDARZENIU.

6. Jeżeli którakolwiek ze stron UMOWY nie jest w stanie wywiązać się z przyjętych zobowiązań ze względu na przeszkody będące wynikiem działania SIŁY WYŻSZEJ, wówczas odpowiedzialność Strony za szkodę wyrządzoną w ten sposób drugiej stronie jest wyłączona.

7. W przypadku, gdy HOTEL lub KONTRAHENT nie jest w stanie wywiązać się ze swoich zobowiązań względem drugiej STRONY z przyczyn, o których mowa w ust. 6 powyżej bezzwłocznie winien on powiadomić o tym drugą STRONĘ wszelkimi dostępnymi sposobami w celu zminimalizowania potencjalnych szkód.

8. KONTRAHENT jest zobowiązany do należytego poinformowania swoich Gości, jak również wszystkich pracowników o przewidzianej procedurze składania zamówień dodatkowych (w tym ustnych) z tym, zastrzeżeniem iż w przypadku sporu ponosi on odpowiedzialność za swoich Gości oraz pracowników.

9. Za oprawę muzyczną WYDARZENIA odpowiedzialny jest tylko i wyłącznie KONTRAHENT i to na KONTRAHENCIE spoczywa obowiązek uiszczenia wszelkich opłat i dopełnienia wszelkich obowiązków przewidzianych przepisami prawa związanych z ww. oprawą muzyczną, w szczególności obowiązków przewidzianych ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.

U. z 2017 r., poz. 880 z późn. zm.).

X. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Zabrania się wnoszenia na teren HOTELU własnej żywności, napojów oraz sprzętu technicznego znacznych rozmiarów, chyba że KONTRAHENT uzyska na to pisemną (pod rygorem nieważności) zgodę HOTELU i uiści stosowną opłatę.

2. HOTEL zobowiązuje KONTRAHENTA do przestrzegania na terenie HOTELU przepisów przeciwpożarowych oraz zasad bezpieczeństwa. Bezwzględnie zabrania się pozostawiania źródeł ognia bez opieki, jak również palenia tytoniu poza miejscami do tego wyznaczonymi.

3. Na terminie HOTELU obowiązuje całkowity zakaz ustawiania, wieszania, przyklejania i przypinania jakichkolwiek przedmiotów, chyba że KONTRAHENT uzyska na to pisemną (pod rygorem nieważności) zgodę HOTELU.

4. Każda rezerwacja posiada swój indywidualny numer składający się z daty zawarcia UMOWY łamanej przez nazwę/firmę/imię nazwisko KONTRAHENTA, który powinien być umieszczany przez KONTRAHENTA w korespondencji stron związanej z wykonywaniem UMOWY (w tym w szczególności korespondencji e-mail) oraz w treści tytułu zapłaty wynagrodzenia, o którym mowa w pkt V. powyżej.

Numer rezerwacji będzie wpisany w treści każdej z faktur wystawianych przez HOTEL w związku z realizacją UMOWY.

5. W sprawach nieuregulowanych w OWU bądź w UMOWIE zastosowanie będą miały przepisy polskiego Kodeksu Cywilnego.

XI. PRAWO WŁAŚCWIWE

Prawem właściwym jest prawo polskie, a jurysdykcja należy do sądów polskich.

XII. WŁAŚCIWOŚĆ SĄDU

Wszelkie spory mogące wyniknąć w związku z realizacją UMOWY rozwiązywane będą polubownie a w przypadku braku osiągnięcia porozumienia w ciągu 30 dni kalendarzowych od dnia zgłoszenia zaistnienia sporu przez jedną ze STRONY, rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo ze względu na siedzibę HOTELU.

XIII. OBOWIĄZYWANIE OWU

OWU wchodzą w życie z dniem 01.03.2018 r. i mają zastosowanie do UMÓW zawartych po tej dacie.