Contract

I. UWAGI OGÓLNE

1. Postępowanie niniejsze prowadzone jest na zasadach ogólnych przepisów Kodeksu Cywilnego oraz Regulaminu udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane przez Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne w Częstochowie Sp. z o. o., zwanego dalej regulaminem, którego treść zamieszczona jest na stronie Zamawiającego: xxxx://xxx.xxx.xxxxx.xx

2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

4. Zamawiający nie zamierza zwoływać zebrania Wykonawców, o którym mowa w art. 38 ust. 3 u ustawy PZP.

5. Treść złożonych ofert musi być zgodna z treścią SIWZ pod rygorem ich odrzucenia.

6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty

7. Zamawiającemu przysługuje prawo do zamknięcia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert bez podania przyczyny.

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ORAZ WYMAGANIA STAWIANE PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO DOTYCZĄCE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest budowa, konfiguracja, wdrożenie i uruchomienie zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP wraz z dostawą oprogramowania i udzieleniem licencji, dostawą infrastruktury technicznej, przeprowadzeniem szkoleń i migracją danych.

2. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności:

1) opracowanie i dostarczenie dokumentacji zarządzania projektem do zatwierdzenia przez Zamawiającego składającej się co najmniej z następujących dokumentów:

a) Struktura Organizacyjna Projektu,

b) Plan Projektu, uwzględniający w szczególności definicje prac i produktów wykonywanych w ramach umowy, sposób dokumentacji prac projektowych oraz szczegółowy harmonogram realizacji,

c) Strategia Zarządzania Jakością oraz Plan Jakości,

d) Strategia Zarządzania Ryzykiem oraz Rejestr Ryzyka,

e) Plan Komunikacji z Zamawiającym;

2) przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej (szczegółowej pod wdrażany System) oraz opracowanie i dostarczenie dokumentacji projektowej Systemu obejmującej co najmniej:

a) szczegółowy opis realizacji przez System funkcji określonych w Procesach Biznesowych oraz w Wymaganiach Funkcjonalnych wraz ze wskazaniem miejsc w analizie, w których opisana jest realizacja poszczególnych funkcji,

b) założenia konfiguracji, parametryzacji i uruchomienia Systemu w środowisku testowym i produkcyjnym,

c) szczegółowe uzgodnienia dotyczące zakresu i sposobu przeniesienia danych z systemów obecnie eksploatowanych przez Zamawiającego do Systemu,

d) wykaz prac wdrożeniowych oraz niezbędnych prac programistycznych;

znanych i udokumentowanych technologii informatycznych w następujących obszarach funkcjonalnych:

a) finanse-księgowość,

b) controlling i budżetowanie,

c) majątek trwały,

d) kadry,

e) płace,

f) sprzedaż,

g) gospodarka magazynowa,

h) warsztaty (zlecenia);

4) dostawę, instalację i konfigurację infrastruktury serwerowej dopasowanej wydajnościowo dla zapewnienia prawidłowej i efektywnej pracy Systemu z zapasem zasobów oraz zapewnieniem serwisu. Infrastruktura serwerowa, o której mowa w tym punkcie, ma być przystosowana do warunków serwerowni Zamawiającego oraz ma zapewnić optymalną szybkość pracy użytkowników, nie niższą niż systemów obecnie eksploatowanych u Zamawiającego;

5) udzielenie wszelkich wymaganych licencji na oprogramowanie niezbędne do zapewnienia wdrożenia i prawidłowego funkcjonowania Systemu, w tym w szczególności dla systemów operacyjnych, oprogramowania aplikacyjnego i użytkowego, bazodanowego i narzędziowego, modułów oraz bibliotek oraz instalację i konfigurację tego oprogramowania umożliwiającą jednoczesną, optymalną pracę w Systemie na minimum 60 autoryzowanych kontach użytkowników. System powinien posiadać mechanizm zarządzania kontami użytkowników oraz zarządzania wykorzystaniem licencji w dowolnym momencie czasu;

6) wykonanie i dostarczenie pełnej dokumentacji użytkowej, technicznej oraz powdrożeniowej Systemu, składającej się w szczególności z następujących dokumentów:

a) instrukcji użytkownika,

b) instrukcji administratora, w tym opisu konfiguracji i parametryzacji Systemu,

c) szczegółowej dokumentacji interfejsów komunikacyjnych (wewnętrznych i zewnętrznych), interfejsów programistycznych (API, WebServices, itp.) oraz struktur danych Systemu;

7) zaplanowanie, przygotowanie i przeprowadzenie migracji oraz konwersji danych z obecnie eksploatowanych przez Zamawiającego systemów informatycznych do nowego Systemu;

8) zaplanowanie, przygotowanie, zorganizowanie i przeprowadzenie szkoleń dla administratorów i użytkowników Systemu;

9) świadczenie usługi trzymiesięcznej asysty technicznej w pierwszym okresie eksploatacji każdego z obszarów funkcjonalnych, o których mowa w pkt 3;

10) udzielenie 36-miesięcznej gwarancji na prawidłowe działanie Systemu oraz świadczenie 24-miesięcznej usługi serwisu utrzymaniowego na wykonany przedmiot zamówienia licząc od daty podpisania protokołu odbioru końcowego Systemu bez zastrzeżeń.

3. Termin realizacji: do 12 miesięcy, licząc od daty podpisania umowy.

4. Miejsce realizacji: siedziba Zamawiającego, Xx. Xxxxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxxxxx.

5. Gwarancja: 36-miesiące licząc od daty podpisania protokołu odbioru końcowego, bez zastrzeżeń.

6. OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA W/G GRUP DOSTAW SŁOWNIKA CPV :

48 00 00 00-8	Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne
48 44 20 00-8	Pakiety oprogramowania do systemów finansowych
48 44 30 00-5	Pakiety oprogramowania do rachunkowości / księgowości
48 90 00 00-7	Różne pakiety oprogramowania i systemy komputerowe
48 45 00 00-7	Pakiety oprogramowania do rozliczania czasu i zarządzania
	zasobami ludzkimi
48 21 93 00-9	Pakiety oprogramowania

7. Informacje o opcjach:

1) Zamawiający przewiduje możliwość zwiększenia zakresu przedmiotu zamówienia poprzez zastosowanie prawa opcji.

2) Zamawiający uzależnia możliwość skorzystania z tego prawa od posiadania środków finansowych.

3) W przypadku nie skorzystania z prawa opcji Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie z tego tytułu;

4) Warunkiem uruchomienia opcji jest pisemne oświadczenie woli Zamawiającego wykonania zamówienia przewidzianego w ramach opcji;

5) Zamawiający zastrzega sobie do skorzystania z prawa opcji na budowę, konfigurację, wdrożenie i uruchomienie zintegrowanego systemu zarządzania klasy ERP, w obszarze:

• wykonanie wszelkich niezbędnych czynności mających na celu instalację, testowanie, wdrożenie, uruchomienie oraz prawidłowe i bezpieczne działanie Systemu z wykorzystaniem powszechnie znanych i udokumentowanych technologii informatycznych w obszarze funkcjonalnym controlling i budżetowanie, modułu „Business Intelligence” – analityka biznesowa.

III. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki określone art. 22 pkt 1 Ustawy PZPdotyczące:

1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

2) posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia;

3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;

4) sytuacji ekonomicznej i finansowej,

2. Zamawiający dokona oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu metodą "spełnia/nie spełnia" w oparciu o dokumenty załączone do oferty. W przypadku niespełnienia chociażby jednego warunku udziału w postępowaniu, Wykonawca zostanie wykluczony z postępowania.

IV. OŚWIADCZENIA I DOKUMENTY, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU

W POSTĘPOWANIU

1. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia, Zamawiający żąda złożenia, przez Wykonawcę, wraz z ofertą:

1) oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu wynikających z art. 22 ust. 1 Ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz braku podstaw do wykluczenia z postepowania na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy PZP, zgodnie ze wzorem oświadczenia stanowiącym załącznik nr 1 do formularza ofertowego;

2) aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy,

3) aktualnego zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

4) aktualnego zaświadczenia właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu otwarcia ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

5) aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego albo równoważnego zaświadczenia właściwego organu sądowego lub administracyjnego kraju pochodzenia osoby w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4 – 8 ustawy PZP, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

6) aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy PZP, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, jeżeli Wykonawca składający ofertę jest podmiotem zbiorowym;

7) listy podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy PZP, albo informacji o tym że nie należy do grupy kapitałowej, sporządzonej wg załącznika nr 2 do formularza ofertowego.

2. W celu oceny spełniania przez wykonawcę warunków, określonych w III rozdziale SIWZ pkt 1, Zamawiający żąda złożenia, przez Wykonawcę, wraz z ofertą:

1) wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych głównych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów czy zostały

wykonane lub są wykonywane należycie, sporządzonego według załącznika nr 3 do formularza ofertowego. O udzielenie zamówienia może ubiegać się wykonawca, który wykonał:

a) przynajmniej 2 usługi polegające na budowie, konfiguracji, wdrożeniu i uruchomieniu zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP w przedsiębiorstwach zatrudniających nie mniej niż 100 osób w chwili zakończenia, o wartości nie mniejszej niż 300 000 zł netto każda. Każde z wykazywanych usług powinno obejmować łącznie co najmniej obszary: finanse-księgowość, controlling i budżetowanie, majątek trwały, kadry, płace, sprzedaż, gospodarka magazynowa, warsztaty (zlecenia).

b) przynajmniej 1 usługi polegających na budowie, konfiguracji, wdrożeniu i uruchomieniu zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP w przedsiębiorstwach zatrudniających nie mniej niż 100 osób w chwili zakończenia, o wartości nie mniejszej niż 300 000 zł netto w przedsiębiorstwie działającym w branży transportowej lub logistycznej. Wykazywana usługa powinna obejmować łącznie co najmniej obszary: sprzedaż, gospodarka magazynowa, warsztaty zlecenia).

Wartości podane w dokumentach w walutach innych niż wskazana przez Zamawiajacego, będą przeliczane na PLN wg średniego kursu NBP na dzień opublikowania ogłoszenia o niniejszym przetargu.

2) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości wraz informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami, sporządzony według załącznika nr 8 do formularza ofertowego. W celu potwierdzenia, że Wykonawca dysponuje osobami z odpowiednimi kwalifikacjami zawodowymi, doświadczeniem oraz wykształceniem niezbędnym do wykonania niniejszego zamówienia, wykonawca musi wykazać, że dysponuje co najmniej osobami spełniającymi wymagania, o których mowa poniżej:

• Kierownik projektu (1 osoba):

- wykształcenie min. wyższe z zakresu informatyki, zarządzania, ekonomii lub pokrewne;

- posiadający znajomość metodyki zarządzania projektami, potwierdzona odpowiednim i aktualnym certyfikatem np.: PRINCE2 Practitioner, PMP Practitioner, 1PMA level C lub innym równoważnym, wydanym przez niezależną jednostkę certyfikującą;

- posiadający co najmniej 5-letnie doświadczenie zawodowe w zarządzaniu projektami informatycznymi związanymi z wdrożeniami zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP, przy czym osoba ta powinna zakończyć w tym okresie realizację co najmniej 3 projektów wdrożeń zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP;

• Ekspert/Architekt (minimum 1 osoba):

- wykształcenie min. wyższe z zakresu informatyki, zarządzania, ekonomii lub pokrewne;

- posiadający co najmniej 3-letnie doświadczenie z zakresu projektowania i wdrażania systemów informatycznych, prowadzenia analizy

przedwdrożeniowej, analizy wymagań użytkowników, mapowania i optymalizacji procesów biznesowych pod zintegrowanie systemy zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP;

- aktywnie uczestniczyła w roli eksperta/architekta w okresie ostatnich trzech lat do terminu składania ofert w realizacji co najmniej 2 zakończonych projektów wdrożeniowych oferowanego Systemu, w tym przynajmniej jednego w przedsiębiorstwie działającym w branży transportowej lub logistycznej.

• Konsultant/Wdrożeniowiec (minimum 5 osoby):

- wykształcenie kierunkowe z zakresu informatyki, zarządzania, ekonomii lub pokrewne;

- posiadający przynajmniej 3-letnie doświadczenie w zakresie wdrożeń, wsparcia, rozwiązywania problemów z użytkowaniem, szkoleń w co najmniej 3 odrębnych wdrożeniach zintegrowanych systemów zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP w oparciu o wykonaną analizę przedwdrożeniową i dokumentację projektową;

- minimum po 1 oddzielnej osobie z kompetencjami dla każdego z niżej wymienionych obszarów funkcjonalnych:

a. finanse-księgowość, controlling i budżetowanie, majątek trwały,

b. kadry, płace,

c. gospodarka magazynowa, sprzedaż,

d. warsztaty (zlecenia).

• Konsultant techniczny (minimum 1 osoba):

- wykształcenie kierunkowe z zakresu informatyki lub pokrewne;

- posiadający przynajmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe w obszarze IT, w którym pełnił funkcję osoby odpowiedzialnej za obszar technologiczny w co najmniej 2 projektach informatycznych wdrożeń systemów klasy ERP;

- posiadający kwalifikacje w zakresie obsługi technicznej systemów informatycznych.

• Programista/Projektant (minimum 2 osoby):

- wykształcenie kierunkowe z zakresu informatyki;

- posiadający kwalifikacje w zakresie projektowania, programowania, instalacji i konfiguracji aplikacji typu zintegrowane systemy zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP z użyciem powszechnie znanych i udokumentowanych technologii informatycznych;

- posiadający przynajmniej 3-letnie doświadczenie w zakresie tworzenia, modyfikowania systemów klasy ERP w co najmniej 3 odrębnych wdrożeniach w oparciu o wykonaną analizę przedwdrożeniową i dokumentację projektową.

• Tester oprogramowania (minimum 1 osoba):

- wykształcenie kierunkowe z zakresu informatyki lub pokrewne;

- posiadający kwalifikacje w zakresie testowania zintegrowanych systemów zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP z użyciem powszechnie znanych i udokumentowanych technologii informatycznych;

- posiadający przynajmniej 3-letnie doświadczenie w zakresie testowania systemów klasy ERP w co najmniej 3 odrębnych wdrożeniach w oparciu o wykonaną analizę przedwdrożeniową i dokumentację projektową.

Wymagane jest aby wszystkie wymienione wyżej osoby czynnie uczestniczyły

w realizacji przedmiotowego zamówienia oraz co najmniej 50% w/w osób było zatrudnione na umowę o pracę u Wykonawcy lub Podwykonawcy, zgodnie z art. 29 ust 4. pkt 4 ustawy PZP w związku z pkt 4 Regulaminu udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane przez Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne w Częstochowie Sp. z o. o.

3) informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wykonawcy, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Informacja ta winna potwierdzać posiadanie środków finansowuych lub zdolność kredytową wykonawcy na kwotę nie mniejszą niż 800 000,00 złotych.

Wartości podane w dokumentach w walutach innych niż wskazana przez Zamawiajacego, będą przeliczane na PLN wg średniego kursu NBP na dzień opublikowania ogłoszenia o niniejszym przetargu.

4) opłaconą polisę, a w przypadku jej braku innego dokumentu ubezpieczeniowego potwierdzającą, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. Dokument ten powinien potwierdzać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej wykonawcy w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę minimum 800 000,00 złotych.

Wartości podane w dokumentach w walutach innych niż wskazana przez Zamawiajacego, będą przeliczane na PLN wg średniego kursu NBP na dzień opublikowania ogłoszenia o niniejszym przetargu.

5) pisemne zobowiązanie innych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia (na podstawie art. 26 ust 2b ustawy PZP), jeżeli wykonawca planuje korzystanie z zasobów innych podmiotów.

3. Zamawiający, w celu potwierdzenia, że oferowany produkt odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego żąda złożenia wraz z ofertą:

1) opis oferowanego przedmiotu zamówienia zawierający: nazwy produktów, charakterystykę techniczną oprogramowania ERP z wyszczególnieniem funkcjonalności (wypełniony załącznik nr 2 do formularza ofertowego);

2) rodzaje oferowanych modułów (wypełniony załącznik nr 4 do formularza ofertowego);

3) ramowego harmonogramu prac sporządzonego wg załącznika nr 3 do formularza ofertowego;

4) wzory umów licencyjnych, o których mowa w § 2 ust. 1 wzoru umowy i wg załącznika nr 9 do formularza ofertowego.

4. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia, ustanawiając pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (sektorowego). Zamawiający dopuszcza pełnomocnictwo wynikające z treści umowy konsorcjum. Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą wyłącznie z podmiotem występującym jako pełnomocnik pozostałych. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną

odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Jeżeli oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie zostanie wybrana, Zamawiający zażąda przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego (sektorowego) przedłożenia umowy regulującej współpracę tych wykonawców (umowy konsorcjum).

5. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wymagane jest, aby każdy Wykonawca złożył oddzielnie dokumenty określone w pkt 1 niniejszego rozdziału.

6. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokumenty określone w pkt 2 niniejszego rozdziału winny zostać złożone przez co najmniej jednego z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

7. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, określone w pkt 1 ppkt 1, składa pełnomocnik Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzieleniu zamówienia w ich imieniu bądź każdy z wykonawców oddzielnie.

8. W przypadku konsorcjum, żaden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia nie może podlegać wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy PZP.

9. Wypełniając formularz ofertowy oraz inne dokumenty powołujące się na "Wykonawcę" w miejscu "nazwa i adres Wykonawcy" należy wpisać dane dotyczące Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

10. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt 1 ppkt 2, 3, 4 i 5 niniejszego rozdziału, składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:

a) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości;

b) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.

c) nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie;

d) oraz składa zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego kraju pochodzenia lub zamieszkiwania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4 – 8 ustawy – Prawo zamówień publicznych

wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

11. Jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa powyżej, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem.

12. Zamawiający wymaga przedłożenia w ofercie oryginałów dokumentów lub ich kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez osobę lub osoby upełnomocnione ze strony Wykonawcy.

13. Za osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy uznaje się osoby upoważnione

do reprezentowania firmy, wskazane we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej bądź w stosownym pełnomocnictwie, które należy załączyć do oferty w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę udzielającą pełnomocnictwa lub poświadczone notarialnie.

14. W przypadku konsorcjum do oferty musi być załączony dokument ustanawiający pełnomocnika konsorcjum do reprezentowania go w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (sektorowego).

15. Zamawiający zażąda przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wówczas, gdy złożona przez Wykonawcę kopia dokumentu będzie nieczytelna lub będzie budzić wątpliwości co do jej prawdziwości.

16. W przypadku wątpliwosci co do treści dokumentu złożonego przez wykonawcę, mającego siedzibę lub miejsce zamieszkanaia poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Zamawiający może zwrócic się do właściwych organów odpowiednio kraju miesjca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, z wnioskiem o udzielenie niezbędnych informacji dotyczących przedłożonego dokumentu.

V. JĘZYK POSTĘPOWANIA

1. Postępowanie jest prowadzone w języku polskim. Zamawiający nie dopuszcza złożenia ofert w innym języku.

2. Dokumenty sporzadzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

VI. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM

1. Wykonawca przystępujący do przetargu jest zobowiązany do wniesienia wadium.

2. Wadium ustala się w wysokości: 20 000,00 zł (dwadzieścia tysięcy złotych)

3. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku z nastepujących form:

1) pieniądzu,

2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym,

3) gwarancjach bankowych,

4) gwarancjach ubezpieczeniowych

5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 roku o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 Nr 42, poz. 275)

4. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert.

5. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy nr:

ING BSK S.A. ODDZIAŁ CZĘSTOCHOWA NRB: 2 5 1 0 5 0 1 1 4 2 1 0 0 0 0 0 2 2 3 2 5 5 6 5 1 0

z dopiskiem : „WADIUM – postępowanie na budowę, konfigurację, wdrożenie

i uruchomienie zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP zwanego dalej Systemem wraz z dostawą oprogramowania i udzieleniem licencji, dostawą infrastruktury technicznej, przeprowadzeniem szkoleń i migracją danych ”

6. Wadium wnoszone w innej niż pieniądz formie poręczenia, gwarancji bankowej lub gwarancji ubezpieczeniowej należy załączyć do oferty.

7. Wykonawca, który nie wniósł wymaganego wadium w podanym przez Zamawiającego

terminie zostanie wykluczony z postępowania.

8. Zamawiający zwraca wadium wszystkim wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, z zastrzeżeniem art. 46 ust. 4a ustawy PZP.

9. Wykonawcy, którego oferta została uznana jako najkorzystniejsza, Zamawiajacy zwraca wadium niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

10. Zamawiający zażąda ponownego wniesienia wadium przez wykonawcę, któremu zwrócono wadium na podstawie art. 46 ust. 1 ustawy PZP, jeżeli w wyniku rozstrzygnięcia odwołania jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Wykonawca wnosi wadium w terminie określonym przez Zamawiającego.

11. Z zastrzeżeniem art. 46 ust. 4 a ustawy – Pzp, Zamawiający zwróci niezwłocznie wadium na pisemny wniosek Wykonawcy:

a) który wycofał ofertę przed upływem terminu do składania ofert,

b) który został wykluczony z postępowania,

c) którego oferta została odrzucona.

12. Zamawiający zatrzyma wadium wraz z odsetkami, jeżeli Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy – Pzp, z przyczyn leżących po jego stronie, nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy

– Pzp, pełnomocnictw, listy podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art.24 ust. 2 pkt 5 ustawy PZP lub informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej, lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy PZP, co spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez wykonawcę jako najkorzystniejszej.

13. Wadium wniesione w pieniądzu Zamawiający zwraca wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę.

14. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana:

a) odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie,

b) zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.

c) Zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.

VII. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI

1. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, zapytania oraz informacje Zamawiający oraz Wykonawcy zobowiązani są przekazywać pisemnie na adres Zamawiającego.

2. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, przekazane za pomocą faksu lub poczty elektronicznej, uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu i została niezwłocznie potwierdzona pisemnie.

3. W toku postępowania, każdy z Wykonawców może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż 6 dni przed terminem składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie SIWZ wpłynął do zamawiającego nie później niż

do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Zamawiający prześle jednocześnie treść zapytań wraz z wyjaśnieniami wszystkim Wykonawcom, którym doręczył SIWZ, bez ujawnienia źródła zapytania, a także zamieści na stronie internetowej, na której ją udostępnił.

4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, przed upływem terminu składania ofert Zamawiający może zmienić treść SIWZ. Dokonaną w ten sposób zmianę Zamawiający jednocześnie przekaże wszystkim Wykonawcom, którym przekazał SIWZ oraz zamieści na stronie internetowej, na której ją udostępnił, a jeżeli zmiana treści SIWZ spowoduje zmianę treści ogłoszenia przekazuje do UOPWE ogłoszenie dodatkowych informacji, informacji o niekompletnej procedurze lub sprostowania, drogą elektroniczną, zgodnie z formą i procedurami wskazanymi na stronie internetowej określonej w dyrektywie.

5. W przypadku, gdy zmiana treści SIWZ powodować będzie konieczność zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu i jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. O przedłużeniu terminu składania ofert Zamawiający niezwłocznie zawiadomi wszystkich Wykonawców, którym przekazał SIWZ oraz zamieści tę informację na stronie internetowej, na której ją udostępnił.

6. Osobami upoważnionymi do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania informacji dotyczących niniejszego postępowania ze strony Zamawiającego w toku przygotowania ofert są:

Xxxxxx Xxxxx: faks: (00) 00 00 000 (przedmiot zamówienia) adres e-mail: xx@xxx.xxxxx.xx

Xxxx Xxxx: faks: (00) 00 00 000 (procedura) adres e-mail: xxxxxxxxxx@xxx.xxxxx.xx

VIII. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Termin związania ofertą wynosi 30 dni licząc od dnia składania ofert.

IX. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT

1. Ofertę i wszystkie załączniki do oferty należy składać, pod rygorem nieważności,

w formie pisemnej.

2. Wykonawca może złożyć jedną ofertę pod rygorem odrzucenia.

3. Oferta powinna zawierać:

1) wypełniony i podpisany formularz ofertowy zgodny ze wzorem formularza ofertowego, stanowiącym załącznik do niniejszej SIWZ. W przypadku złożenia przez Wykonawcę oferty bez użycia załączonego formularza, złożona oferta musi być tożsama z treścią załączonego formularza i jej treść musi zawierać wszelkie informacje wymagane SIWZ i wynikające z zawartości formularza ofertowego,

2) wszystkie dokumenty i oświadczenia, których przedstawienia żąda Zamawiający w niniejszej SIWZ,

3) pełnomocnictwo do podpisania oferty, o ile umocowanie do dokonania przedmiotowej czynności nie wynika z dokumentów rejestrowych załączonych do oferty.

4. Oferta powinna być napisana w języku polskim, na komputerze, maszynie do pisania lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisana przez osobę lub osoby upoważnione w dokumentach rejestrowych do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo do reprezentowania firmy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty, udzielone przez osobę lub osoby

upoważnione do reprezentacji podmiotu.

5. Upoważnienie (pełnomocnictwo) powinno być przedstawione w formie oryginału lub poświadczonej notarialnie za zgodność z oryginałem kopii.

6. Wszystkie strony oferty winny być spięte w sposób trwały, zapobiegający możliwości zdekompletowania oferty. Zaleca się ponumerowanie stron.

7. Zaleca się, aby każda strona oferty była parafowana przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentacji Wykonawcy.

8. Wszelkie miejsca w ofercie, w których Wykonawca naniósł poprawki lub zmiany wpisywanej przez siebie treści muszą być parafowane przez osobę/y podpisującej ofertę.

9. Wykonawca powinien umieścić ofertę wraz z wszystkimi dokumentami, zaświadczeniami i załącznikami w zamkniętej kopercie (opakowaniu) w sposób gwarantujący zachowanie poufności jej treści oraz zabezpieczający jej nienaruszalność do terminu otwarcia ofert. Na kopercie (opakowaniu) powinny widnieć nazwa i adres Zamawiającego oraz następujące oznaczenie:

„Postępowanie o udzielenie zamówienia sektorowego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na budowę, konfigurację, wdrożenie i uruchomienie zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem klasy wraz z dostawą oprogramowania i udzieleniem licencji, dostawą infrastruktury technicznej, przeprowadzeniem szkoleń i migracją danych

Nie otwierać przed dniem 3 września 2015 roku godz. 12.00”

10. Na kopercie należy podać również nazwę i adres Wykonawcy oraz opatrzyć ją pieczęcią Wykonawcy.

11. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty przed upływem terminu do składania ofert. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu musi być złożone według tych samych zasad co składana oferta. Koperta powinna zostać dodatkowo oznaczona "Zmiana" lub "Wycofanie". Wykonawca nie może wycofać oferty ani wprowadzić jakichkolwiek zmian treści oferty po upływie terminu składania ofert.

12. Oferty, oraz wszelkie dokumenty, oświadczenia i zaświadczenia dołączone do niej są jawne zgodnie z art. 96 ust. 3 ustawy pzp, z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, a Wykonawca składając ofertę zastrzegł w odniesieniu do tych informacji, że nie mogą być one udostępnione. Informacje zastrzeżone powinny być w sposób trwały oddzielone i oznaczone jako część niejawna oferty. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy – Prawo zamówień publicznych.

13. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty, w tym również przedstawione w formie oryginałów, nie podlegają zwrotowi.

X. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT

1. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie w siedzibie Zamawiającego: Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne w Częstochowie Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxxxxx, Biuro Podawcze, nie

później niż 3 września 2015 roku, do godziny 11.00. Dla ofert przesłanych do Zamawiającego liczy się data i godzina dostarczenia oferty do siedziby Zamawiającego.

2. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego: Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne w Częstochowie Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxxxxx, w Sali Konferencyjnej, I piętro, w dniu 3 września 2015 roku, o godzinie 12.00.

3. Otwarcie ofert jest jawne.

4. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda do wiadomości kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

5. Podczas otwarcia ofert podane zostaną nazwy (firmy) oraz adresy Wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia i warunków płatności, o ile informacje te będą zawarte w ofertach.

6. Informacje, o których mowa w ust. 4 i 5 niniejszgo rozdziału Zamawiający przekaże niezwłocznie Wykonawcom, którzy nie byli obecni przy otwarciu ofert, na ich wniosek.

7. Zamawiający niezwłocznie zawiadamia wykonawcę o złożeniu oferty po terminie oraz zwraca ofertę bez otwierania, po upływie terminu przewidzianego na wniesienie odwołania.

XI. SPOSÓB OBLICZENIA CENY

1. Wykonawca określi cenę całkowitą oferty (brutto) dla przedmiotu zamówienia, podając ją w zapisie liczbowym i słownie.

2. Cena brutto podana w ofercie musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszej SIWZ, obejmować wszystkie koszty jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytego wykonania przedmiotowego zamówienia.

3. Walutą ceny oferowanej jest złoty polski (PLN).

4. Jeżeli w niniejszym postępowaniu nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tyych ofert wybiera ofertę z niższą ceną.

5. Płatność dokonana zostanie na zasadach i terminach określonych postanowieniami wzoru umowy, stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszej SIWZ.

XII. KRYTERIA OCENY OFERT I ICH ZNACZENIE ORAZ SPOSÓB OCENY OFERT

1. Spośród ofert złożonych przez wykonawców nie podlegających wykluczeniu z postępowania oraz ofert nieodrzuconych, Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej tzn. takiej, która uzyska największą liczbę punktów przyznanych wyłącznie na podstawie kryteriów oceny opisanych poniżej:

L.p.	Kryterium	Waga	Opis
1.	Cena	70% - 70 pkt	Cena za wykonanie przedmiotu zamówienia
2.	Ocena funkcjonalności	20% - 20 pkt	Poziom spełnienia wymagań funkcjonalnych
3.	Cena dodatkowej licencji	5% - 5 pkt	Cena dodatkowej licencji Systemu
4.	Cena roboczogodziny pracy specjalisty	5% - 5 pkt	Cena za godzinę pracy specjalisty w związku z realizacją prac rozwojowych Systemu

1) KRYTERIUM CENY

Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę oferty brutto otrzyma 70 punktów, natomiast pozostali wykonawcy otrzymają odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem

gdzie:

KC =

CN

------------------- x 70 CO

KC – ilość punktów przyznanych w kryterium ceny

CN – najniższa zaoferowana cena brutto oferty,

CO – cena brutto oferty badanej

2) KRYTERIUM OCENY FUNKCJONALNOŚCI

Maksymalną liczbę punktów jaką może uzyskać wykonawca w tym kryterium to 20 punktów na podstawie formularza wymagań funkcjonalnych wypełnionego przez Wykonawcę i załączonego do oferty (formularz dostępny także do wypełnienia jako arkusz kalkulacyjny). Wykonawcy otrzymają odpowiednią liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem:

PF = [(PF2ofs + 0,3 x PF2ofm) x 75 / PF2max + (PF1ofs + 0,3 x PF1ofm) x 25 / PF1max] x 0,2

, gdzie:

PF – ilość punktów przyznanych za ocenę funkcjonalności,

PF1ofs – ilość spełnionych wymagań z priorytetem 1 w standardzie systemu,

PF1ofm – ilość spełnionych wymagań z priorytetem 1 w modyfikacji,

PF1max – ilość wymagań z priorytetem 1 zdefiniowanych w tabelach z wymaganiami funkcjonalnymi,

PF2ofs – ilość spełnionych wymagań z priorytetem 2 w standardzie systemu,

PF2ofm – ilość spełnionych wymagań z priorytetem 2 w modyfikacji,

PF2max – ilość wymagań z priorytetem 2 zdefiniowanych w tabelach z wymaganiami funkcjonalnymi.

Przy ocenie powyższego kryterium zostały poczynione następujące założenia:

⮚ 75 % punktacji przypada na realizację wymagań 2;

⮚ 25 % punktacji przypada na realizację wymagań 1;

⮚ spełnienie wymagania w standardzie ma współczynnik 1;

⮚ spełnienie wymagania w modyfikacji ma współczynnik 0,3;

⮚ zaokrąglenie do dwóch miejsc po przecinku.

3) KRYTERIUM CENY DODATKOWEJ LICENCJI

Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę brutto dodatkowej licencji otrzyma 5 punktów, natomiast pozostali wykonawcy otrzymają odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem:

gdzie:

XX x

XX

------------------- x 0 XX

XX – ilość punktów przyznanych w kryterium ceny dodatkowej licencji LN – najniższą cenę brutto dodatkowej licencji,

LO – cena brutto dodatkowej licencji badanej oferty.

4) KRYTERIUM CENY ROBOCZOGODZINY PRACY SPECJALISTY

Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę roboczogodziny pracy specjalisty otrzyma 5 punktów, natomiast pozostali wykonawcy otrzymają odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem:

RN

gdzie:

CR =

------------------- x 5 RO

CR – ilość punktów przyznanych w kryterium ceny roboczogodziny pracy specjalisty,

RN – najniższa cena brutto roboczogodziny pracy specjalisty

RO – cena brutto roboczogodziny pracy specjalisty badanej oferty

2. Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez Zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez Zamawiającego oświadczenia lub dokumenty zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Złożone na wezwanie Zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane usługi wymagań określonych przez Zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania ofert.

3. Zamawiający poprawi w ofercie:

1) oczywiste omyłki pisarskie,

2) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,

3) inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty

– niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

4. Oferta Wykonawcy, który w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki podlega odrzuceniu.

5. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwróci się w formie pisemnej do Wykonawcy o udzielenie w wyznaczonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

6. Protokół postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami jest jawny. Załączniki do protokołu, udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym że oferty udostępnia się od chwili ich otwarcia.

XIII. ODRZUCENIE OFERT, UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA

1. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, jeżeli:

a) jest niezgodna z ustawą;

b) jej treść nie odpowiada treści SIWZ, z zastrzeżeniem art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp;

c) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,

d) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,

e) została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia,

f) zawiera błędy w obliczeniu ceny,

g) wykonawca w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy PZP;

h) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

2. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

3. Zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli:

a) nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu,

b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty;

c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć wcześniej,

d) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

4. O unieważnieniu postępowania o udzielenia zamówienia, Zamawiający, podając uzasadnienie faktyczne i prawne, zawiadamia równocześnie wszystkich Wykonawców, którzy:

a) ubiegali się o udzielenie zamówienia – w przypadku unieważnienia postępowania przed upływem terminu składania ofert;

b) złożyli oferty – w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert.

XIV. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY

1. Zamawiający niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zawiadomi pisemnie Wykonawców, którzy złożyli ofertę, o:

1) wyborze najkorzystniejszej oferty, wskazując nazwę (firmę), albo imię i nazwisko, siedzibę albo adres zamieszkania i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz uzasadnienie jej wyboru, a także nazwy (firmy),albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację;

2) wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne;

3) wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania podając uzasadnienie faktyczne i prawne;

4) terminie określonym zgodnie z art. 94 ust. 1 lub 2 ustawy PZP, po upływie którego umowa w sprawie zamówienia publicznego może zostać zawarta.

2. Zamawiający niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamieści informacje, o których mowa w pkt 1 niniejszego rozdziału, na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie.

3. W „informacji o wyniku postępowania” przesłanej do Wykonawcy, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, Zamawiający wyznaczy termin i miejsce zawarcia umowy. Zamawiający zawrze umowę, której treść, zawierającą wszystkie istotne dla Zamawiającego postanowienia stanowi załącznik nr 1 do SIWZ, nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą.

4. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny, chyba, że zajdą przesłanki, o których mowa w art. 93 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych.

XV. WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

1. Zamawiający zażąda od Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10 % ceny całkowitej brutto, podanej w ofercie, zwane dalej zabezpieczeniem.

2. Zabezpieczenie to służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.

3. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wniesione w nastepujących formach:

a) pieniądzu,

b) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym,

c) gwarancjach bankowych,

d) gwarancjach ubezpieczeniowych;

e) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art 6 b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 roku o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości;

4. Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu wykonawca wpłaca przelewem na poniżej wskazany rachunek bankowy Zamawiającego nr:

ING BSK S.A. ODDZIAŁ CZĘSTOCHOWA NRB: 2 5 1 0 5 0 1 1 4 2 1 0 0 0 0 0 2 2 3 2 5 5 6 5 1 0

z dopiskiem : „ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY–budowa,

konfiguracja, wdrożenie i uruchomienie zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem klasy wraz z dostawą oprogramowania i udzieleniem licencji, dostawą infrastruktury technicznej, przeprowadzeniem szkoleń i migracją danych”

5. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu wykonawca może wyrazić zgodę na zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia.

6. W trakcie realizacji umowy wykonawca może dokonać zmian formy zabezpieczenia na jedną lub kilka form, o których mowa w pkt 3 niniejszego rozdziału. Zmiana ta jest dokonywana z zachowaniem ciągłości i bez zmniejszenia jego wysokości.

7. Zamawiający zwróci 70% kwoty zabezpieczenia w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane na podstawie protokołu odbioru końcowego. Pozostałe 30 % wysokości zabezpieczenia, zatrzymane zostanie na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady i zostanie zwrócone nie później niż w 15. dniu po upływie okresu rękojmi za wady.

XVI. UMOWA

1. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako oferta najkorzystniejsza, zobowiązany będzie do zawarcia umowy na warunkach określonych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ.

2. Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 10 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty.

3. Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia publicznego przed upływem terminu, o którym mowa w pkt 2 niniejszego rozdziału, jeżeli w postępowaniu złożono tylko jedną ofertę.

XVII. ŚRODKI OCHRONY PRAWNEJ

Wykonawcom, a także innym podmiotom, którzy mają lub mieli interes w uzyskaniu zamówienia oraz ponieśli lub mogli ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy PZP, przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w Dziale VI ustawy PZP.

XVIII. ADRES POCZTY ELEKTRONICZNEJ, STRONY INTERNETOWEJ ZAMAWIAJĄCEGO:

strona internetowa: xxx.xxx.xxxxx.xx

adres e-mail: xxxxxx.xxx@xxx.xxxxx.xx; xxxxxxxxxxx@xxx.xxxxx.xx; xxxxxxxxxx@xxx.xxxxx.xx

ZAŁĄCZNIK NR 1 DO SIWZ

WZÓR UMOWY

W wyniku postępowania w sprawie o udzielenie zamówienia publicznego (sektorowego) NA BUDOWĘ, KONFIGURACJĘ, WDROŻENIE I URUCHOMIENIE ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA PRZEDSIĘBIORSTWEM KLASY ERP WRAZ Z DOSTAWĄ OPROGRAMOWANIA I UDZIELENIEM LICENCJI, DOSTAWĄ INFRASTRUKTURY TECHNICZNEJ, PRZEPROWADZENIEM SZKOLEŃ I MIGRACJĄ DANYCH

w Częstochowie, dnia 2015 roku została zawarta

UMOWA nr Z/ /PI/2015

pomiędzy:

MIEJSKIM PRZEDSIĘBIORSTWEM KOMUNIKACYJNYM W CZĘSTOCHOWIE

Spółką z ograniczoną odpowiedzialnością

REGON: 151555169, NIP: 949 – 17 – 23 – 846

wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego - Rejestr Przedsiębiorców pod numerem KRS: 0000125412, dokumentacja spółki przechowywana jest w Sądzie Rejonowym w Częstochowie XVII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, wysokość kapitału zakładowego wynosi: 83 215 000,00 złotych

z siedzibą: Aleja Niepodległości 30, 42-200 CZĘSTOCHOWA

reprezentowanym przez:

………………………………………………………

……………………………………………………… zwanym dalej „ZAMAWIAJĄCYM”,

a firmą: ………………………………………………………

REGON: ……………………, NIP: ……………………

wpisaną do …………………………………… ………

reprezentowaną przez:

……………………………………………………… zwaną dalej „WYKONAWCĄ”.

§ 1.

Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem niniejszej umowy jest budowa, konfiguracja, wdrożenie i uruchomienie zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP (zwanego dalej „Systemem”) wraz z dostawą oprogramowania i udzieleniem licencji, dostawą infrastruktury technicznej, przeprowadzeniem szkoleń i migracją danych.

2. Przedmiot umowy obejmuje w szczególności:

1) opracowanie i dostarczenie dokumentacji zarządzania projektem do zatwierdzenia przez Zamawiającego składającej się co najmniej z następujących dokumentów:

a) Struktura Organizacyjna Projektu,

b) Plan Projektu, uwzględniający w szczególności definicje prac i produktów wykonywanych w ramach umowy, sposób dokumentacji prac projektowych oraz szczegółowy harmonogram realizacji,

c) Strategia Zarządzania Jakością oraz Plan Jakości,

d) Strategia Zarządzania Ryzykiem oraz Rejestr Ryzyka,

e) Plan Komunikacji z Zamawiającym;

2) przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej (szczegółowej pod wdrażany System) oraz opracowanie i dostarczenie dokumentacji projektowej Systemu obejmującej co najmniej:

a) szczegółowy opis realizacji przez System funkcji określonych w Procesach Biznesowych stanowiących załącznik nr 1 do niniejszej umowy oraz w Wymaganiach Funkcjonalnych stanowiących załącznik nr 2 do niniejszej umowy wraz ze wskazaniem miejsc w analizie, w których opisana jest realizacja poszczególnych funkcji,

b) założenia konfiguracji, parametryzacji i uruchomienia Systemu w środowisku testowym i produkcyjnym,

c) szczegółowe uzgodnienia dotyczące zakresu i sposobu przeniesienia danych z systemów obecnie eksploatowanych przez Zamawiającego do Systemu,

d) wykaz prac wdrożeniowych oraz niezbędnych prac programistycznych;

3) wykonanie wszelkich niezbędnych czynności mających na celu instalację, testowanie, wdrożenie, uruchomienie oraz prawidłowe i bezpieczne działanie Systemu w środowisku testowym i produkcyjnym z wykorzystaniem powszechnie znanych i udokumentowanych technologii informatycznych w następujących obszarach funkcjonalnych:

a) finanse-księgowość,

b) controlling i budżetowanie,

c) majątek trwały,

d) kadry,

e) płace,

f) sprzedaż,

g) gospodarka magazynowa,

h) warsztaty (zlecenia);

Zamawiającego oraz ma zapewnić optymalną szybkość pracy użytkowników, nie niższą niż systemów obecnie eksploatowanych u Zamawiającego. Minimalne wymagania dla infrastruktury serwerowej i sprzętowej stanowią załącznik nr 3 do niniejszej umowy;

6) wykonanie i dostarczenie pełnej dokumentacji użytkowej, technicznej oraz powdrożeniowej Systemu, składającej się w szczególności z następujących dokumentów:

a) instrukcji użytkownika,

b) instrukcji administratora, w tym opisu konfiguracji i parametryzacji Systemu,

c) szczegółowej dokumentacji interfejsów komunikacyjnych (wewnętrznych i zewnętrznych), interfejsów programistycznych (API, WebServices, itp.) oraz struktur danych Systemu;

7) zaplanowanie, przygotowanie i przeprowadzenie migracji oraz konwersji danych z obecnie eksploatowanych przez Zamawiającego systemów informatycznych do nowego Systemu. Wymagania w zakresie migracji danych stanowią załącznik nr 4 do niniejszej umowy;

8) zaplanowanie, przygotowanie, zorganizowanie i przeprowadzenie szkoleń dla administratorów i użytkowników Systemu;

9) świadczenie usługi trzymiesięcznej asysty technicznej w pierwszym okresie eksploatacji każdego z obszarów funkcjonalnych, o których mowa w pkt 3;

3. System powinien być wielostanowiskowy, wielodostępowy – tzn. umożliwiać pracę wielu równoczesnych użytkowników w sieci komputerowej.

4. Wszystkie moduły Systemu obsługujące obszary funkcjonalne, o których mowa w ust. 2 pkt 3 niniejszego paragrafu, winny tworzyć system zintegrowany, tzn. zapewnić po jednokrotnym wprowadzaniu danych, dostęp do niezbędnych dla tej danej funkcjonalności bez konieczności jej replikowania, kopiowania czy też ponownego wprowadzania, a także natychmiastową widoczność wprowadzonych zmian w danych we wszystkich miejscach, w których są wykorzystywane. Powinny również cechować się otwartością, w tym ułatwiać wymianę danych z innymi systemami.

5. Moduły Systemu Wykonawcy powinny obsługiwać poszczególne obszary funkcjonalne, o których mowa w ust. 2 pkt 3 niniejszego paragrafu. Wybrany moduł

może obsługiwać jeden lub kilka w/w obszarów funkcjonalnych. Wykaz modułów Systemu Wykonawcy realizujących poszczególne funkcjonalności zawarty jest w załączniku nr 5 do niniejszej umowy.

6. Szkolenia, o których mowa w ust. 2 pkt 8 niniejszego paragrafu winny zostać przeprowadzone zgodnie z poniższymi zasadami:

1) Wykonawca zaplanuje, zorganizuje i przeprowadzi odrębne szkolenia dotyczące realizowanego przedmiotu umowy oddzielnie dla użytkowników i administratorów systemu;

2) Wykonawca opracuje i przedstawi Zamawiającemu do zatwierdzenia szczegółowy plan szkoleń;

3) szkolenia użytkowników Systemu dla każdego z obszarów funkcjonalnych, o których mowa w ust. 2 pkt 3 zostaną przeprowadzone w co najmniej dwóch etapach, z minimum 5 dniowym odstępem między etapami;

4) szkolenia zostaną przeprowadzone w terminach uzgodnionych z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany będzie do uzyskania od Zamawiającego akceptacji dla szczegółowego harmonogramu szkoleń;

5) szkolenia będą trwały nie dłużej niż 7 godzin w ciągu jednego dnia. W czasie szkolenia odbędą się co najmniej trzy przerwy nie krótsze niż 10 minut i nie dłuższe niż 20 minut;

6) szkolenia odbędą się w siedzibie Zamawiającego w Częstochowie na koszt Wykonawcy;

7) Wykonawca opracuje i dostarczy materiały szkoleniowe w wersji papierowej oraz elektronicznej dla uczestników poszczególnych szkoleń; materiały szkoleniowe swoją treścią będą odpowiadały zakresowi poszczególnych rodzajów szkoleń. Materiały zostaną opracowane w języku polskim. W okresie objętym gwarancją, po każdej zmianie w Systemie, Wykonawca będzie zobowiązany do uaktualnienia i dostarczenia nowych wersji materiałów szkoleniowych uwzględniających dokonane zmiany;

8) szkolenia zakończą się przekazaniem certyfikatów potwierdzających ich odbycie oraz zakres szkoleń dla poszczególnych pracowników.

7. Przez asystę techniczną, o której mowa w ust. 2 pkt 9, rozumie się świadczenie przez Wykonawcę usługi polegającej na asystowaniu i bieżącym wsparciu pracowników Zamawiającego na starcie pracy Systemu w poszczególnych obszarach funkcjonalnych w środowisku produkcyjnym, w pierwszej kolejności poprzez osobiste, następnie telefoniczne lub e-mailowe konsultacje od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:00 do 15:00. Osobiste konsultacje będą się odbywały w siedzibie Zamawiającego w wymiarze do 5 dni w miesiącu.

8. Serwis utrzymaniowy, o którym mowa w ust. 2 pkt 10, polegał będzie na:

1) zapewnieniu poprawnego działania oprogramowania i usuwaniu wad Systemu, w tym w szczególności naprawie błędów w kodzie źródłowym, usterek i awarii krytycznych; Zamawiający musi mieć możliwość szybkiego zgłaszania awarii na specjalnym formularzu za pośrednictwem poczty elektronicznej, faksu lub wypełniając formularz systemu zgłaszania awarii na stronie internetowej Wykonawcy;

2) dostarczaniu co najmniej jednej nowej podwersji Systemu rocznie w ramach wersji głównej Systemu. W przypadku pojawienia się całkowicie nowej głównej wersji

Systemu Wykonawca zobowiązany będzie do jej prezentacji w siedzibie Zamawiającego. W przypadku uznania przez Xxxxxxxxxxxxx za zasadną instalację nowej wersji Wykonawca ma obowiązek ją wykonać;

3) stałym audycie nad Systemem w zakresie jego zgodności z obowiązującymi przepisami prawa; opracowywanie i wydawanie aktualizacji Systemu polegających na jego dostosowaniu do zmian w powszechnie obowiązujących przepisach prawa musi nastąpić nie później niż 2 tygodnie przed wejściem w życie zmian, a jeżeli okres

„vacatio legis” jest krótszy niż 1 miesiąc, opracowywanie i wydawanie aktualizacji Systemu polegających na jego dostosowaniu do zmian w powszechnie obowiązujących przepisach prawa musi nastąpić nie później niż w dniu wejścia w życie zmian;

4) prowadzeniu prac rozwojowych mających na celu modernizację Systemu oraz usprawnienie jego funkcji. Zamawiający wymaga 60 roboczogodzin rocznie do wykorzystania w ramach zlecania przez Zamawiającego dodatkowych prac programistycznych. W przypadku nie wykorzystania godzin w danym roku pozostałe godziny przechodzą na rok następny;

5) uaktualnianiu Systemu do każdej jego nowej wersji i podwersji bez dodatkowych opłat dla Wykonawcy z tego tytułu poprzez mechanizmy umożliwiające automatyzację aktualizacji wersji Systemu;

6) uaktualnieniu i dostarczeniu nowych wersji dokumentacji uwzględniających wprowadzone zmiany;

7) umożliwieniu korzystania z bezpłatnych konsultacji telefonicznych w zakresie wsparcia użytkowników systemu za pośrednictwem wydzielonych linii telefonicznych w wymiarze nie przekraczającym 30 godzin miesięcznie od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:00 do 15:00;

8) osobistych konsultacjach w siedzibie Zamawiającego w wymiarze 1 dnia w miesiącu. Nie wykorzystany w danym miesiącu limit może być wykorzystany w ciągu kolejnych 12 miesięcy trwania serwisu utrzymaniowego;

9) umożliwieniu zabezpieczenia Systemu na wypadek awarii sprzętu lub oprogramowania oraz okresowa kontrola stanu Systemu;

10) pomocy w diagnostyce problemów związanych z działaniem Systemu;

11) zdalnym serwisie – możliwości wykonywania za pośrednictwem sieci Internet napraw usterek i awarii krytycznych bezpośrednio po ustaleniu ich przyczyny i wykonaniu korekty oprogramowania.

9. Wykonawca jest zobowiązany, na pisemny wniosek Zamawiającego, do udzielenia dodatkowych, kompletnych licencji na Moduły Systemu, o których mowa w ust. 2 pkt 5, w okresie wdrożenia i trwania serwisu utrzymaniowego, w cenie określonej w § 9 ust. 7.

10. Wykonawca jest zobowiązany, na uzasadniony pisemny wniosek Zamawiającego, do podjęcia dodatkowych prac rozwojowych dostarczonego Systemu poza zakresem przewidzianym w niniejszej umowie, w okresie wdrażania Systemu, asysty technicznej, o której mowa w ust. 2 pkt 9 i serwisu utrzymaniowego, o którym mowa w ust. 2 pkt 10, w cenie osobogodziny pracy specjalisty, określonej w § 9 ust. 8.

11. Wykonawca zobowiązuje się wykonać wszystkie prace będące przedmiotem zamówienia terminowo z zachowaniem szczególnej staranności oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, normami i standardami technicznymi.

12. Przedmiot umowy w swoim funkcjonowaniu winien być zgodny z obowiązującymi przepisami prawa polskiego, a w szczególności z:

1) ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. 2014, poz. 1182 z późn. zm.),

2) ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. 2013, Nr 152, poz. 330 z późn. zm.),

3) ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz. U. 2011, Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.),

4) ustawą z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz. U. 2014, poz. 851 z późn. zm.),

5) ustawą z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz. U. 2012, poz. 361 z późn. zm.),

6) Kodeksem Pracy z dnia 26 czerwca 1974 r. (tekst jednolity Dz. U. 2014, poz. 1502 z późn. zm.),

7) ustawą z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. 2012, poz. 1155 z późn. zm.),

8) Kodeksem Spółek Handlowych z dnia 15 września 2000 r. (Dz. U. 2013, poz. 1030 z późn. zm.).

13. Poza zakresem przedmiotu umowy określonym w ust. 1 i 2, Wykonawca zobowiązuje się do wykonania wszelkich niezbędnych czynności mających na celu instalację, testowanie, wdrożenie, uruchomienie oraz prawidłowe i bezpieczne działanie Systemu z wykorzystaniem powszechnie znanych i udokumentowanych technologii informatycznych w dodatkowym obszarze funkcjonalnym obejmującym tzw. analitykę biznesową - Business Intelligence, w terminie i w ramach harmonogramu, o których mowa w § 3. (ust. 13 niniejszego paragrafu zostanie pominięty w treści podpisanej umowy jeżeli Zamawiający nie skorzysta z prawa opcji dotyczącej w/w funkcjonalności).

§ 2.

Warunki licencyjne

1. Wykonawca udzieli Zamawiającemu licencji, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 5, pełnych, niewyłącznych, bezterminowych na oprogramowanie aplikacyjne i użytkowe Systemu oraz na wszelkie niezbędne moduły i biblioteki, bez limitu typu oraz ilości instalacji kont użytkowników, wraz z prawem przeniesienia na nowe urządzenia (stanowiska komputerowe) w ramach wynagrodzenia o którym mowa w § 9 ust. 1. Szczegółowe warunki w/w licencji zostały określone w umowach licencyjnych stanowiących po ich podpisaniu przez Strony, załącznik nr 6 do niniejszej umowy.

2. Postanowienia ust. 1 nie odnoszą się do licencji na oprogramowanie systemowe (systemy operacyjne, systemy baz danych, systemy narzędziowe), które są licencjonowane na zasadach ogólnych producenta tegoż oprogramowania. Dokumenty licencyjne na oprogramowanie systemowe Wykonawca dostarczy Zamawiającemu wraz z dostawą urządzeń, o których mowa w §1 ust. 2 pkt 4.

3. Wykonawca gwarantuje, że System, jego elementy i technologie użyte do jego wykonania, a nie będące własnością Wykonawcy są wolne od wad prawnych, to znaczy zostały użyte zgodnie z intencją zawartych umów dealerskich, licencyjnych i innych zawartych pomiędzy Wykonawcą, a ich prawnymi właścicielami.

4. W przypadku wystąpienia przez osoby trzecie z roszczeniami wobec Zamawiającego wynikającymi z ewentualnych naruszeń autorskich praw majątkowych powstałymi w wyniku korzystania przez Xxxxxxxxxxxxx z Systemu Wykonawca zobowiązuje się do podjęcia na swój koszt wszelkich kroków prawnych zapewniających Zamawiającemu należytą ochronę przed takimi roszczeniami.

5. Wykonawca oświadcza, iż przysługują mu autorskie prawa majątkowe do tej części Systemu, którego Wykonawca jest autorem i posiada ważne uprawnienia w zakresie umożliwiającym wykonanie niniejszej umowy oraz że jest uprawniony do udzielenia licencji, o których jest mowa w §1 ust. 2 pkt 5. W pozostałym zakresie Wykonawca udzieli licencji, sublicencji lub zapewni Zamawiającemu licencję wystawioną przez producenta oprogramowania (dotyczy ust. 2 niniejszego paragrafu).

6. W ramach udzielonych licencji, o których mowa w ust. 1, Zamawiający ma prawo do korzystania z Systemu na następujących polach eksploatacji:

1) użytkowanie Systemu, przez co rozumie się uruchamianie, wyświetlanie, uzyskiwanie dostępu, drukowanie, wprowadzanie własnych danych, konfigurowanie, parametryzowanie i aktualizowanie, dokonywanie importu oraz eksportu danych do i z Systemu,

2) wprowadzania własnych danych do pamięci komputera oraz ich utrwalania na nośnikach komputerowych,

3) dowolnego dysponowania danymi, raportami i wydrukami generowanymi przez System, zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej,

4) tworzenia kopii bezpieczeństwa na nośnikach komputerowych w celu ich użycia w przypadku awarii Systemu,

5) instalacji oprogramowania aplikacyjnego i użytkowego na nieograniczonej liczbie stanowisk komputerowych Zamawiającego.

7. Wraz z udzieleniem licencji, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 5, Wykonawca dostarczy Zamawiającemu 2 kopie oprogramowania aplikacyjnego i użytkowego na nośnikach elektronicznych oraz instrukcje obsługi tegoż oprogramowania, umieszczone w Systemie w formie elektronicznej. W celu zapewnienia prawidłowej obsługi urządzeń, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 4, Zamawiający wymaga aby instrukcje stanowiskowe dla w/w urządzeń zostały dostarczone zarówno w formie elektronicznej, jaki i w formie wydruków.

8. Zamawiający nie jest uprawniony do udzielania sublicencji osobom trzecim.

9. Wykonawca zobowiązuje się do zdeponowania kodów źródłowych oprogramowania, o którym mowa w ust. 1 z wyłączeniem oprogramowania, o którym mowa w ust. 2, w terminie 3 miesięcy od dnia udzielenia licencji, w miejscu uzgodnionym szczegółowo z Zamawiającym (kancelaria notarialna, bank). Koszty depozytu ponosi Wykonawca.

10. Wykonawca pisemnie udokumentuje Zamawiającemu fakt zdeponowania kodów źródłowych.

11. Wykonawca wraz ze zdeponowanymi kodami źródłowymi zobowiązany jest dołączyć opis procedury kompilacji oraz dokumentację techniczną pozwalającą na pełną kompilację. Kody źródłowe powinny być zdeponowane w wersji elektronicznej na nośnikach o gwarantowanej trwałości tak, aby Zamawiający miał możliwość ich odczytu

za pomocą powszechnie używanych narzędzi informatycznych. Ponadto Wykonawca jest zobowiązany prowadzić bieżącą aktualizację zdeponowanych kodów źródłowych oraz dokumentacji z zapewnieniem ich kompletności i stanu umożliwiającego pełną kompilację i wykorzystanie.

12. Wykonawca upoważnia Zamawiającego do dostępu do kodów źródłowych z wyznaczonego miejsca o którym mowa w ust. 9. Na jego podstawie Zamawiającemu będzie przysługiwała licencja do korzystania z nich na potrzeby własne związane z usuwaniem błędów oraz wykonywaniem modyfikacji Systemu oraz udziela Użytkownikowi prawa wykonywania autorskiego prawa zależnego, w przypadku, gdy nastąpi:

a) otwarcie procesu likwidacji lub upadłości Wykonawcy;

b) faktyczne zaprzestanie prowadzenia działalności gospodarczej przez Wykonawcę;

c) uchylania się przez Wykonawcę od obowiązku aktualizacji oprogramowania, niewywiązywania się z obowiązków wynikających z udzielonej gwarancji lub zaprzestania rozwoju Systemu w wersji użytkowanej przez Zamawiającego.

13. Zamawiający po uzyskaniu dostępu do kodów źródłowych oraz dokumentacji może je przekazać osobom/firmom trzecim tylko na potrzeby umów serwisowych/konserwacyjnych, w tym także w celu dostosowania ich do powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

14. Zamawiający nie ma prawa do dalszej sprzedaży kodów źródłowych oraz dokumentacji.

§ 3.

Terminy i miejsce wykonania Umowy

1. Przedmiot umowy, określony w § 1, zostanie wykonany w terminie do 12 miesięcy, licząc od daty podpisania niniejszej umowy.

2. Wykonawca dostarczy i zainstaluje wszelką infrastrukturę informatyczną Systemu, w szczególności infrastrukturę serwerową, o której mowa w § 1 ust. 2 pkt 4, na swój koszt i ryzyko, bezpośrednio do miejsca wskazanego przez Zamawiającego w siedzibie Zamawiającego w Częstochowie przy Xx. Xxxxxxxxxxxxxx 00. Przejście na Zamawiającego ryzyka związanego z przypadkową utratą bądź uszkodzeniem infrastruktury informatycznej Systemu nastąpi w chwili protokolarnego przekazania jej Zamawiającemu (etap realizacji).

3. Wykonanie przedmiotu umowy zostanie podzielone na etapy zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik nr 7 do niniejszej umowy.

4. Zakończenie realizacji każdego z etapów harmonogramu, o którym mowa w ust. 3 niniejszego paragrafu, wymaga wykonania przez Wykonawcę i odebrania przez Zamawiającego wszystkich prac przewidzianych w ramach danego etapu. Odbiór każdego z poszczególnych etapów prac określa § 5.

§ 4.

Sposób realizacji umowy

1. Niniejsza umowa będzie realizowana zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym paragrafie, dokumentacji projektowej Systemu, o której mowa w § 1 ust. 2 pkt 2 oraz w dokumentacji zarządzania projektem, o której mowa w § 1 ust. 2 pkt 1.

2. Wykonawca zagwarantuje przygotowanie infrastruktury informatycznej, w szczególności infrastruktury serwerowej, o której mowa w § 1 ust. 2 pkt 4, która zapewni stabilne i bezpieczne środowisko do prowadzenia działalności związanej z realizacją niniejszej umowy.

3. Wszystkie dostarczone produkty oraz wykonywane prace, o których mowa w § 1 ust. 2 umowy, Wykonawca zainstaluje oraz uruchomi na platformie sprzętowej i stacjach roboczych, stanowiących własność Zamawiającego oraz na urządzeniach dostarczonych przez Wykonawcę. Zamawiający udostępni w zakresie koniecznym do prawidłowej realizacji zobowiązań Wykonawcy posiadany sprzęt, a także zapewni dostęp do pomieszczeń i budynków, w których będą prowadzone prace związane z realizacją przedmiotu umowy, z zachowaniem procedur i regulaminów obowiązujących w tychże pomieszczeniach i budynkach.

4. Wszystkie dostarczone produkty oraz wykonywane prace, o których mowa w § 1 ust. 2, będą fabrycznie nowe, wolne od wad, wykonywane przez doświadczonych specjalistów Wykonawcy, oparte o ogólnie znane, akceptowane i używane standardy, metodyki, technologie i narzędzia.

5. Realizacja przedmiotu umowy, o którym mowa w § 1, nie może zakłócić wykonywania czynności służbowych przez pracowników Zamawiającego, a także pracy istniejącego systemu informatycznego Zamawiającego. Zakres i czas trwania ewentualnych zakłóceń lub przerw w pracy istniejącego systemu informatycznego będzie uzgadniany z Zamawiającym.

6. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawiania Zamawiającemu do akceptacji raportów ze stanu realizacji prac na żądanie Zamawiającego.

7. W celu zapewnienia prawidłowej i terminowej realizacji umowy powołany zostanie Zespół Sterujący, w skład którego wejdą co najmniej:

1) Kierownik – przedstawiciel Zamawiającego kierujący pracami Zespołu Sterującego;

2) Główni Użytkownicy – przedstawiciele Zamawiającego reprezentujący interesy użytkowników Systemu; minimum dwie osoby posiadające odpowiednią wiedzę merytoryczną dla każdego z obszarów funkcjonalnych, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 3;

3) Koordynator – przedstawiciel Wykonawcy koordynujący prace Zespołu Sterującego;

4) Główni Dostawcy – przedstawiciele Wykonawcy reprezentujący interesy wykonawców Systemu; minimum jedna osoba odpowiadająca za każdy z obszarów funkcjonalnych, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 3.

8. Do Zespołu Sterującego zostaną powołane osoby uprawnione do reprezentacji Stron i podejmowania decyzji dotyczących sposobu realizacji umowy. Skład osobowy Zespołu Sterującego z danymi kontaktowymi, o którym mowa w ust. 7 niniejszego paragrafu, zawiera załącznik nr 8 do niniejszej umowy.

9. Strony zastrzegają sobie prawo do zmian składu osobowego Zespołu Sterującego, o którym mowa w ust. 7. Strony winny informować się na piśmie o każdej zmianie osobowej. Zmiana ta nie wymaga aneksu do umowy.

10. Ustalenia Zespołu Sterującego, o którym mowa w ust. 7, dotyczące wszystkich szczegółów realizacji niniejszej umowy, są wiążące dla obu Stron.

11. Wszelkie terminy osobistych konsultacji oraz zakres, którego będą dotyczyć każdorazowo ustali Kierownik oraz Koordynator Projektu.

12. W przypadku braku jednomyślności, decyzje niezbędne dla zapewnienia prawidłowej realizacji umowy będą podejmowane przez Kierownika Zespołu Sterującego po zasięgnięciu opinii Koordynatora, co do technicznych możliwości zaproponowanego sposobu realizacji umowy.

13. Zespół Sterujący, o którym mowa w ust. 7, będzie odpowiedzialny za bieżącą realizację niniejszej umowy i koordynację współpracy między Stronami.

14. Komunikacja pomiędzy Stronami umowy będzie odbywać się w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach od 07:00 do 15:00 .

15. Wykonawca zobowiązany jest zapoznać swoich pracowników z przepisami obowiązującymi w Miejskim Przedsiębiorstwie Komunikacyjnym w Częstochowie Spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, a w szczególności z Porozumieniem o współpracy pracodawców, których pracownicy wykonują prace w Miejskim Przedsiębiorstwie Komunikacyjnym w Częstochowie Spółcez ograniczoną odpowiedzialnością, dotyczące zapewnienia im bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, zwanego dalej Porozumieniem, którego treść stanowi załącznik nr 9 do niniejszej umowy.

16. W przypadku stwierdzenia przez jedną ze Stron braku wymaganej współpracy lub współdziałania drugiej ze Stron, Strona zgłaszająca jest zobowiązana powiadomić o tym fakcie drugą ze Stron (w formie pisemnej pod rygorem nieważności), opisać dokładnie brak wymaganej współpracy (współdziałania) i jego wpływ na realizowane prace oraz zakreślić odpowiedni termin na podjęcie współpracy (współdziałania), nie krótszy niż 3 dni. Wezwanie takie uprawnia Wykonawcę do wprowadzenia odpowiednich zmian w harmonogramie, o którym mowa w § 3 ust. 3 – w przypadkach, gdy brak współpracy (współdziałania) Zamawiającego wpływa na terminy wykonania prac przez Wykonawcę.

17. Jeśli rozpoczęcie prac nad poszczególnymi etapami z powodów metodycznych uzależnione jest od zakończenia poprzednich etapów, potwierdzonych przyjęciem Protokołów Odbioru i w związku z tym dochodzi do przesunięcia terminów rozpoczęcia i zakończenia wyżej wymienionych prac Wykonawca uprawniony jest do dokonania odpowiednich zmian w harmonogramie, o którym mowa w § 3 ust. 3.

§ 5.

Procedura odbiorów poszczególnych etapów wdrożenia oraz odbioru końcowego

1. Wykonawca zgłaszać będzie Zamawiającemu w formie pisemnej gotowość do odbioru poszczególnych etapów prac, zgodnie z harmonogramem, o którym mowa w § 3 ust. 3 i dokumentacją zarządzania projektem, o której mowa w § 1 ust. 2 pkt. 1, w oparciu o wymagania określone w Wymaganiach Funkcjonalnych, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 2 lit. a) , oraz dokumentację projektową Systemu, o której mowa w § 1 ust. 2 pkt 2.

2. Odbiór poszczególnych etapów prac dokonywany będzie w ustalonym przez Strony terminie, nie później jednak niż w terminie 7 dni roboczych po otrzymaniu przez Zamawiającego pisemnej informacji o gotowości do odbioru. Zamawiający może złożyć Wykonawcy oświadczenie o przedłużeniu terminów, o których mowa w niniejszym

ustępie, przy czym przedłużenie powyższych terminów nie może przekraczać dalszych 7 dni kalendarzowych.

3. Odbiór poszczególnych etapów prac nastąpi w formie protokołów odbiorczych, podpisanych bez zastrzeżeń przez upoważnionych przedstawicieli obu Stron określonych w ramach Zespołu Sterującego odpowiadających za dany etap prac. Jeżeli w toku czynności odbioru zostanie stwierdzone, że dany etap nie osiągnął gotowości do odbioru z powodu nie zakończenia prac, to Zamawiający odmówi odbioru z winy Wykonawcy. Protokoły częściowe, o których mowa w zdaniu poprzednim stanowią podstawę do wystawienia faktur częściowych.

4. W przypadku zastrzeżeń co do zakresu i jakości wykonanych prac uniemożliwiających dokonanie odbioru poszczególnych etapów prac Zamawiający wskaże w formie protokołu rozbieżności nieprawidłowo działające funkcje Systemu wraz z ich opisem. Wykonawca jest zobowiązany do odpowiedzi na protokół rozbieżności w terminie do 7 dni roboczych. W odpowiedzi Wykonawca wskazuje sposób i termin usunięcia rozbieżności.

5. Po dokonaniu odbioru poszczególnych etapów prac bez zastrzeżeń, o których mowa w ust. 3 niniejszego paragrafu, nastąpi rozpoczęcie okresu trzymiesięcznej asysty technicznej, o której jest mowa w § 1 ust. 2 pkt 9, osobno dla każdego z obszarów funkcjonalnych Systemu, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 3.

6. Zamawiający dokona dodatkowej weryfikacji zgodności funkcjonalności Systemu z Wymaganiami Funkcjonalnymi, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 2 lit. a) umowy i dokumentacją projektową Systemu, o której mowa w § 1 ust. 2 pkt 2.

7. W trakcie wykonywania asysty technicznej, o której mowa w § 1 ust. 2 pkt 9 niniejszej umowy, realizowana będzie także eksploatacja próbna. Przez eksploatację próbną Zamawiający rozumie uruchomienie oddanego bez zastrzeżeń etapu prac, o których mowa w ust. 3 niniejszego paragrafu, w środowisku produkcyjnym Systemu, pozwalającą na ewentualne stwierdzenie i zgłoszenie uwag i zastrzeżeń przez Zamawiającego.

8. Strony przystąpią do końcowego odbioru przedmiotu umowy, o którym mowa w § 1 ust. 1, po upływie wszystkich okresów asysty technicznej i eksploatacji próbnej dla poszczególnych etapów prac. Wyniki odbioru końcowego zostaną przedstawione w formie pisemnej, w terminie do 7 dni roboczych od dnia przystąpienia do odbioru. Strony mogą w uzasadnionych przypadkach przedłużyć terminy, o których mowa w niniejszym ustępie na dalszy czas oznaczony. Jeżeli w toku czynności odbioru zostanie stwierdzone, że przedmiot umowy nie osiągnął gotowości do odbioru z powodu nie zakończenia prac lub nieusunięcia przez Wykonawcę usterek stwierdzonych w trakcie asysty technicznej, o której mowa w § 1 ust. 2 pkt 9, to Zamawiający odmówi odbioru z winy Wykonawcy.

9. W przypadku zastrzeżeń co do zakresu i jakości wykonanych prac uniemożliwiających dokonanie odbioru końcowego Zamawiający wskaże w formie protokołu rozbieżności nieprawidłowo działające funkcje oprogramowania wraz z ich opisem. Wykonawca jest zobowiązany do odpowiedzi na protokół rozbieżności w terminie 7 dni roboczych. W odpowiedzi powinny zostać podane między innymi sposoby oraz terminy usunięcia zgłoszonych uwag.

10. Odbiór końcowy prac związanych z wdrożeniem Systemu nastąpi na podstawie protokołów odbioru poszczególnych etapów i zostanie sporządzony w formie pisemnej, jako protokół końcowy, podpisany bez zastrzeżeń przez wszystkich przedstawicieli obu Stron określonych w ramach Zespołu Sterującego, o którym mowa w § 6 ust. 7.

11. Protokół odbioru końcowego bez zastrzeżeń, o którym mowa w ust. 10 niniejszego paragrafu, jest podstawą do wystawienia faktury końcowej za wykonany przedmiot umowy, o którym mowa w § 1 ust. 1.

§ 6.

Personel Wykonawcy

1. Przedmiot Umowy może być wykonywany wyłącznie przez pracowników Wykonawcy lub podwykonawców realizujących zadania przez niego zlecone. Na udział każdego podwykonawcy Wykonawca musi uzyskać pisemną zgodę Zamawiającego.

2. Wykonawca winien dopuścić do wykonywania prac będących przedmiotem umowy wyłącznie pracowników, wymienionych w wykazie personelu Wykonawcy stanowiącym załącznik nr 10 do niniejszej umowy oraz wykazie personelu podwykonawcy Wykonawcy stanowiącym załącznik nr 11 do niniejszej umowy.

3. W przypadku konieczności zmian w wykazie, o którym mowa w ust. 2 niniejszego paragrafu, Wykonawca zobowiązany jest do każdorazowego uzyskania od Zamawiającego akceptacji dla osób proponowanych do wykonywania prac będących przedmiotem umowy. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu opis doświadczenia i kompetencji proponowanych osób wraz z kopią dokumentów potwierdzających doświadczenie i kompetencje, w szczególności kopią wymaganych certyfikatów przewidzianych dla roli pełnionej przez daną osobę w związku z wykonywaniem przedmiotu umowy. Osoby przedstawiane przez Wykonawcę muszą spełniać warunek niezbędnego doświadczenia, kompetencji i wiedzy w celu udziału w postępowaniu. Jeżeli w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania informacji o planowanej zmianie pracownika Zamawiający nie zajmie stanowiska w formie pisemnej, uznaje się, że wyraził on zgodę na proponowaną zmianę.

4. Xxxxx, która miałaby zastępować dotychczasowego pracownika Wykonawcy, musi posiadać doświadczenie i kompetencje nie niższe niż zastępowany pracownik. Do czasu uzyskania przez Wykonawcę od Zamawiającego akceptacji dla nowej osoby ryzyko związane z wykonaniem przedmiotu umowy ponosi Wykonawca.

5. Wykaz podwykonawców zawiera załącznik nr 11 do niniejszej umowy. Każdorazowa zmiana w tym zakresie wymaga przedłożenia Zamawiającemu stosownego wykazu, który, po zatwierdzeniu przez Zamawiającego, stanie się integralną częścią niniejszej umowy. Wraz z wykazem Wykonawca przedłoży Zamawiającemu uzasadnienie zmian. Wykonawca jest zobowiązany do uzyskania akceptacji przez Zamawiającego w przypadku zmiany podwykonawców. Jeżeli w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania informacji o planowanej zmianie podwykonawcy Zamawiający nie zajmie stanowiska w formie pisemnej uznaje się, że wyraził on zgodę na proponowaną zmianę podwykonawcy.

6. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszystkie prace oraz skutki niewykonania lub nienależytego wykonania prac zleconych podwykonawcom, tak jak za działania własne.

7. Zamawiający ma prawo wystąpić na piśmie do Wykonawcy z żądaniem wykreślenia podwykonawcy z wykazu, o którym mowa w ust. 5 niniejszego paragrafu lub pracownika z wykazu, o którym mowa w ust. 2 niniejszego paragrafu jeżeli wykaże, że podwykonawca lub pracownik nie wywiązuje się należycie ze swoich obowiązków. Wykonawca zobowiązany jest do ustosunkowania się do żądania Zamawiającego w terminie 5 dni roboczych od otrzymania żądania. Ustosunkowanie powinno objąć co najmniej przedstawienie planu naprawczego lub zaproponowanie kandydatur podwykonawców lub osób na zasadach opisanych w niniejszym paragrafie. W przypadku, gdy Zamawiający wystąpi ponownie z żądaniem dotyczącym tego samego podwykonawcy lub pracownika, Wykonawca ma obowiązek niezwłocznie odsunąć takiego podwykonawcę lub pracownika od realizacji niniejszej umowy.

§ 7.

Audyt i kontrole prawidłowości realizacji Umowy

1. Zamawiający ma prawo do wykonywania ciągłego audytu prac Wykonawcy w celu weryfikacji poprawności realizacji umowy.

2. Audyt może być przeprowadzony przez Zamawiającego, z asystą podmiotu trzeciego lub przez podmiot trzeci wskazany przez Xxxxxxxxxxxxx.

3. Wykonawca jest zobowiązany do:

1) udzielenia audytującym wyczerpujących wyjaśnień;

2) przekazywania audytującym wszelkich dostępnych informacji związanych z realizacją umowy;

3) udostępnienia rutynowo wykonywanych raportów i dokumentów, oraz wszelkiej powstałej w czasie trwania umowy dokumentacji;

4) przeprowadzania wskazanych przez audytujących operacji i prac mających na celu wykazanie prawidłowości przebiegu procesu realizacji umowy.

4. Terminy poszczególnych działań w ramach audytu zostaną ustalone wspólnie pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą. W przypadku braku możliwości wspólnego ustalenia terminów, zostaną one wyznaczone przez Zamawiającego.

5. Zamawiający przedstawi Wykonawcy wyniki audytu. W przypadku zauważonych nieprawidłowości Wykonawca w terminie do 7 dni kalendarzowych przedstawi plan naprawczy tzn. na piśmie odniesie się do przedstawionych uwag oraz zaproponuje odpowiednie działania korygujące. Czas usunięcia nieprawidłowości nie może przekroczyć 30 dni kalendarzowych od dnia zatwierdzenia przez Zamawiającego planu naprawczego.

6. Zamawiający oświadcza, że wskaże do przeprowadzenia audytów podmioty zewnętrzne, które złożą oświadczenie o obowiązku zachowania poufności informacji oraz danych, do których będą miały dostęp w związku z przeprowadzanym audytem.

§ 8.

Gwarancja i serwis utrzymaniowy

1. W ramach ceny określonej w § 9 ust. 1 Wykonawca udziela gwarancji na poprawne funkcjonowanie Systemu od dnia, w którym nastąpiło podpisanie protokołu odbioru końcowego bez zastrzeżeń na okres 36-miesięcy.

2. W okresie 24-miesięcy trwania gwarancji Wykonawca zapewni także realizację serwisu utrzymaniowego, o którym mowa w §1 ust. 2 pkt 10.

3. W przypadku wystąpienia awarii krytycznej Wykonawca podejmie prace w ciągu 12 godzin od powiadomienia go przez Zamawiającego i zobowiązuje się do jej usunięcia w czasie nie dłuższym niż 48 godzin od powiadomienia. Przez awarię krytyczną należy rozumieć wadę Systemu spowodowaną jego błędem, uniemożliwiającą Zamawiającemu czasowe lub trwałe korzystanie z Systemu w zakresie funkcji niezbędnych do prowadzenia bieżącej działalności.

4. W przypadku ujawnienia usterek lub błędów w kodzie źródłowym, Wykonawca podejmie prace w ciągu 24 godzin od powiadomienia go przez Zamawiającego i zobowiązuje się do ich usunięcia w czasie nie dłuższym niż 72 godziny od powiadomienia. Przez usterkę należy rozumieć wadę w funkcjonowaniu Systemu spowodowaną jego błędem, a nie będącą awarią krytyczną nie powodująca utraty danych ani naruszenia ich spójności, nie powodująca wstrzymania działania żadnego z procesów biznesowych Zamawiającego.

5. Zgłoszenie serwisowe ujawnionych usterek i awarii krytycznych Systemu Zamawiający zobowiązany jest dostarczyć w dni robocze od poniedziałku do piątku w godz. od 07:00 do 15:00 pod nr faks: ………………………lub na adres(-y) e-mail Strony

dopuszczają możliwość telefonicznego zgłoszenia usterek lub awarii krytycznych, co należy niezwłocznie potwierdzić faksem lub e-mailem.

6. Zgłoszenie serwisowe, o którym mowa w ust. 5 niniejszego paragrafu, uznaje się za dokonane z chwilą jego przyjęcia przez Wykonawcę. Potwierdzeniem przyjęcia zgłoszenia serwisowego jest przesłanie do Zamawiającego pod nr faks:

…………………….. lub na adres(-y) e-mail: …………………………… podpisanej przez Wykonawcę kopii zgłoszenia serwisowego. Wykonawca zobowiązany jest potwierdzić zgłoszenie serwisowe w czasie nie dłuższym niż 2 godziny od momentu jego otrzymania. Jeżeli zgłoszenie nastąpiło po godzinie 15:00 Wykonawca zobowiązany jest przesłać potwierdzenie nie później niż do godziny 9:00 następnego dnia roboczego. W przypadku braku potwierdzenia przez Wykonawcę przyjęcia zgłoszenia serwisowego we wskazanym wyżej czasie, uznaje się, że zgłoszenie serwisowe zostało przyjęte przez Wykonawcę po jego upływie.

7. Odebranie Systemu po dokonanej naprawie odbywa się na podstawie pisemnego protokołu podpisanego przez upoważnionych przedstawicieli Stron określonych w ramach Zespołu Sterującego, o którym mowa w § 4 ust. 7, odpowiedzialnych za obszar funkcjonalny, w którym wystąpiła awaria, usterka lub błąd, w terminie 24 godzin od momentu otrzymania przez Zamawiającego zgłoszenia zakończenia naprawy. W przypadku zastrzeżeń co do zakresu i jakości wykonanej naprawy lub nie osiągnięcia gotowości Systemu z powodu nie zakończenia prac naprawczych, Zamawiający odmówi odbioru naprawy z winy Wykonawcy. Zamawiający przedstawi swoje stanowisko w formie pisemnej. Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia nieprawidłowości w terminie 12 godzin.

8. W przypadku ujawnienia w okresie gwarancji i serwisu utrzymaniowego, że System nie realizuje funkcji określonych w Załączniku nr 2 do niniejszej umowy, dokumentacji projektowej Systemu, o której mowa w § 1 ust. 2 lub dokumentacji użytkowej, o której mowa w § 1 ust. 2 pkt 6 lub też realizuje je w sposób nieprawidłowy Wykonawca

dokona jego korekty w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia tego faktu.

9. Wykonawca zobowiązuje się w pełnym okresie gwarancyjnym nieodpłatnie usuwać naruszanie gwarancji zgodnie z trybem przyjętym dla awarii krytycznych, usterek oraz wady w dostarczonych produktach, na własny koszt i ryzyko. Zamawiający może dochodzić roszczeń z tytułu gwarancji także po okresie gwarancyjnym, jeżeli zgłosił wadę przed upływem tego okresu.

10. Zamawiającemu przysługują uprawnienia z tytułu rękojmi, niezależnie od uprawnień przysługujących mu z tytułu gwarancji.

§ 9.

Wynagrodzenie i warunki płatności

1. Zamawiający zapłaci Wykonawcy z tytułu należytego wykonania przedmiotu umowy, którym mowa w § 1 ust. 2, z wyjątkiem serwisu utrzymaniowego, o którym mowa w § 1 ust. 2 pkt 10, wynagrodzenie łączne w wysokości …………………………… zł netto (słownie: ..................................................................................) wraz z podatkiem VAT według aktualnie obowiązującej stawki, co łącznie daje zł

brutto.

2. Zapłata wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu będzie następować na podstawie faktur częściowych oraz na podstawie faktury końcowej.

3. Podstawą do wystawienia faktur częściowych będzie częściowy protokół odbiorczy, o którym mowa w § 5 ust. 3 (zgodnie z harmonogramem, o którym mowa w § 3 ust. 4 pkt 2).

4. Zamawiający wypłaci Wykonawcy do 70% wynagrodzenia na podstawie faktur częściowych.

5. Podstawę do wystawienia faktury końcowej będzie protokół końcowy bez zastrzeżeń, o którym mowa w § 5 ust. 10, podpisany przez Strony.

6. Zamawiający zapłaci Wykonawcy z tytułu wykonywania 24-miesięcznego serwisu utrzymaniowego, o którym mowa w § 1 ust. 2 pkt 10, wynagrodzenie łączne w wysokości ............................................... zł netto (słownie:

...........................................................) wraz z podatkiem VAT według aktualnie

obowiązującej stawki, co łącznie daje zł brutto.

7. Zamawiający zapłaci Wykonawcy z tytułu udzielenia dodatkowej licencji, o której mowa w § 1 ust. 9, cenę w wysokości ……………… zł netto (słownie:

................................................................................) wraz z podatkiem VAT według aktualnie

obowiązującej stawki, co łącznie daje zł brutto.

8. Zamawiający zapłaci Wykonawcy z tytułu podjęcia prac rozwojowych, o których mowa w § 1 ust. 10, cenę osobogodziny pracy specjalisty w wysokości ……………… zł netto (słownie ) wraz z podatkiem VAT według aktualnie obowiązującej

stawki, co łącznie daje zł brutto.

9. Zamawiający zapłaci Wykonawcy z tytułu wprowadzenia dodatkowej funkcjonalności, o której mowa w § 1 ust. 13, wynagrodzenie łączne w wysokości ……………… zł netto (słownie: .........................................) wraz z podatkiem VAT według aktualnie obowiązującej stawki, co łącznie daje .......................................... zł brutto. (ust. 5

niniejszego paragrafu zostanie pominięty w treści podpisanej umowy jeżeli Zamawiający nie skorzysta z prawa opcji dotyczącej funkcjonalności, o których mowa w §1 ust. 13).

10. Wynagrodzenia i ceny, o których mowa w ust. 1 oraz 6 – 9 niniejszego paragrafu zaspokajają wszelkie roszczenia Wykonawcy z tytułu realizacji umowy w zakresie zadań wymienionych w tych ustępach. Wynagrodzenia i ceny, o których mowa w ust. 1 oraz 6 - 9 niniejszego paragrafu są wynagrodzeniami i cenami ryczałtowymi i nie mogą ulec zmianie w czasie trwania niniejszej umowy, za wyjątkiem zmiany obowiązującej stawki podatku VAT.

11. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust 1 i 6 niniejszego paragrafu, obejmuje prawo do korzystania z Systemu na zasadach określonych w warunkach licencyjnych z §2.

12. Płatność wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1 i 6 – 9 niniejszego paragrafu, realizowana będzie w terminie do 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania przez Zamawiającego poprawnie wystawionej faktury wraz z właściwymi protokołami odbioru podpisanymi przez każdą ze Stron bez zastrzeżeń.

13. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 6 niniejszego paragrafu, jest wynagrodzeniem ryczałtowym i nie może ulec zmianie w czasie trwania niniejszej umowy, za wyjątkiem zmiany obowiązującej stawki podatku od towarów i usług, zmiany minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10.10.2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu oraz zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.

14. Płatność wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 6 niniejszego paragrafu nastąpi w 24 równych ratach, w terminie do 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania poprawnie wystawionej faktury po każdym miesiącu obowiązywania serwisu utrzymaniowego, o którym mowa w § 1 ust. 2 pkt 10.

15. Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

16. Przekroczenie terminu płatności, o którym mowa w ust. 9 i 10 niniejszego paragrafu upoważnia Wykonawcę do obciążenia Zamawiającego ustawowymi odsetkami, chyba że odpowiednio wcześniej uzyska pisemną zgodę Wykonawcy na uregulowanie należności w innym terminie.

17. Wierzytelności Wykonawcy przysługujące z niniejszej umowy nie podlegają cesji na rzecz osób trzecich. Cesji nie podlegają również świadczenia uboczne związane z należnością główną.

§ 10.

Kary umowne

1. Strony ustalają odpowiedzialność z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy poprzez naliczanie kar umownych.

2. Zamawiający naliczy Wykonawcy kary umowne za:

1) niedochowanie terminu wykonania przedmiotu umowy, o którym mowa w § 1, z przyczyn, za które odpowiada Wykonawca – w wysokości 0,1% łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 9 ust. 1, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia;

2) niedochowanie deklarowanych terminów wykonywania zgłoszonych przez Zamawiającego modyfikacji Systemu z przyczyn, za które odpowiada Wykonawca – w wysokości 0,1% łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 9 ust. 1 za wykonanie modyfikacji, której zwłoka dotyczy, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia;

3) opóźnienie w wykonaniu ustaleń Zespołu Sterującego, o których mowa w § 4 ust. 10, za które odpowiada Wykonawca oraz w raportowaniu, o którym mowa w § 4 ust. 6

– w wysokości 0,01% łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 9 ust. 1, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia;

4) opóźnienie w wykonaniu ustalonych między Stronami planów naprawczych, o których mowa w § 7 ust. 5, powstałe z przyczyn, za które odpowiada Wykonawca – w wysokości 0,01% łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 9 ust. 1, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia;

5) opóźnienie w usunięciu awarii krytycznych, o których mowa w § 8 ust. 3, w wysokości 1.000,00 zł za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia, a za opóźnienie w usunięciu usterek i błędów w kodzie źródłowym w wysokości 300,00 zł za każdy dzień opóźnienia;

6) naruszenie przez Wykonawcę postanowień odpowiedzialności za własny personel i personel podwykonawców na zasadach opisanych w § 6 – w wysokości 0,1% łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 9 ust. 1, za każde naruszenie;

7) naruszenie przez Wykonawcę postanowień gwarancyjnych opisanych w § 8 ust. 3, 4 i 8 – w wysokości 0,01 % łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 9 ust. 1, za każde stwierdzone i udokumentowane przez Zamawiającego naruszenie;

8) naruszenie przez Wykonawcę, jego personel lub któregokolwiek z podwykonawców tajemnicy przedsiębiorstwa, o której mowa w § 13 – w wysokości 0,5 % łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 9 ust. 1 za każdy ujawniony przypadek naruszenia;

9) odstąpienie przez Zamawiającego od umowy z przyczyn, leżących po stronie Wykonawcy, w tym określonych w § 14 – w wysokości 10% łącznego wynagrodzenia brutto , o którym mowa w § 9 ust. 1;

3. Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną za odstąpienie od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiedzialność ponosi Zamawiający – w wysokości 10% łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 9 ust. 1.

4. Łączna odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu kar umownych nie przekroczy 100% łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w §9 ust. 1. Strony umowy mogą dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania uzupełniającego przewyższającego zastrzeżone kary umowne do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody.

5. Zamawiający może potrącić naliczone kary umowne z wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy z tytułu realizacji niniejszej umowy.

6. W przypadku kar umownych naliczonych zgodnie z postanowieniami umowy, Zamawiający wystawi stosowny dokument księgowy, który Wykonawca zobowiązuje się zapłacić w ciągu 21 dni od daty jego wpływu, przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Xxxxxxxxxxxxx na tym dokumencie.

§ 11.

Odpowiedzialność Wykonawcy

1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody związane z wykonywaniem przedmiotu umowy na terenie siedziby Zamawiającego, w szczególności stwierdzenia przez Zamawiającego kradzieży, zniszczenia mienia.

2. W przypadku stwierdzenia wyrządzenia przez pracowników Wykonawcy (jak i podwykonawcy (-ów)) szkody w mieniu Zamawiającego, Zamawiającemu przysługuje prawo żądania naprawienia wyrządzonej szkody.

3. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości dotyczących zabezpieczenia mienia Zamawiającego przed kradzieżą lub pożarem, pracownicy Wykonawcy (jak i podwykonawcy (-ów)) zobowiązani są niezwłocznie powiadomić o zaistnieniu takiego faktu Zamawiającego.

4. Wykonawca oświadcza, że posiada dokument potwierdzający ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na sumę

………………………………. złotych, stanowiący załącznik nr 12 do niniejszej umowy.

5. W przypadku posiadania ubezpieczenia, w okresie krótszym niż termin obowiązywania umowy, Wykonawca jest zobowiązany do zawierania umów ubezpieczenia na następny okres i przedkładania Zamawiającemu dokumentu potwierdzającego ten fakt oraz dowodu opłacenia składki, na 7 dni przed upływem terminu dotychczasowego ubezpieczenia, pod rygorem prawa Zamawiającego do odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, z zastrzeżeniem § 10 ust. 2 pkt 10.

§ 12.

Zabezpieczenie należytego wykonania Umowy

1. Wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 10 % łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 9 ust. 1, tj. w kwocie

…………………………………..................................................................... zł (słownie:

…………………………………………………………………..).

2. Zabezpieczenie zostało wniesione w formie ………………………………….

3. Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej umowy.

4. W trakcie realizacji umowy Wykonawca może dokonać zmian formy zabezpieczenia na jedną lub kilka form, przewidzianych ustawą – Prawo Zamówień Publicznych. Zmiana ta jest dokonywania z zachowaniem ciągłości i bez zmniejszania jego wysokości. Każda zmiana wymaga pisemnego zawiadomienia Zamawiającego.

5. Zamawiający dokona zwrotu wniesionego zabezpieczenia należytego wykonania umowy w terminie 30 dni po uznaniu przez Zamawiającego wykonania niniejszej umowy należycie, co zostanie potwierdzone protokołem odbioru końcowego bez zastrzeżeń, o którym mowa w § 5 ust. 10, w wysokości 70% wniesionego zabezpieczenia, natomiast 30% wysokości wniesionego zabezpieczenia pozostawione zostanie na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady. Kwota ta będzie zwrócona Wykonawcy nie później niż w 15-tym dniu po upływie okresu rękojmi za wady.

6. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy wniesione w pieniądzu, Zamawiający zwróci wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia rachunku oraz prowizji

bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę. (ust. 6 niniejszego paragrafu zostanie pominięty w treści podpisanej umowy, jeżeli Wykonawca wniesie zabezpieczenie w innej niż pieniężna, dopuszczalnej formie).

§ 13.

Tajemnica przedsiębiorstwa

1. Strony zgodnie ustalają, że w trakcie obowiązywania niniejszej umowy, jak i po zakończeniu okresu jej obowiązywania – przez okres 10 lat, zobowiązane są do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji i danych o charakterze poufnym związanych z działalnością prowadzoną przez drugą Stronę umowy, uzyskanych w toku realizacji niniejszej umowy, których ujawnienie mogłoby narazić tę Stronę na szkodę lub jest przez nią niepożądane (tajemnica przedsiębiorstwa).

2. Obowiązek zachowania w tajemnicy informacji, o których mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, dotyczy także informacji o podmiotach współpracujących z każdą ze Stron, o warunkach tej współpracy, systemie organizacji przedsiębiorstw, organizacji pracy, organizacji produkcji, dystrybucji, marketingu i reklamy, stosowanych technologii, zamierzeniach i osiągnięciach technicznych.

3. Obowiązek zachowania w tajemnicy danych, o których mowa w ust. 1 i 2 niniejszego paragrafu wiąże Stronę w każdym przypadku i niezależnie od źródeł czy formy utrwalenia informacji chyba, że informacja stanowiąca tajemnicę przedsiębiorstwa drugiej Strony:

a) stała się uprzednio powszechnie znana lub

b) Strona zobowiązana jest do jej ujawnienia ze względu na spoczywający na Stronie, a wynikający z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, obowiązek ujawnienia informacji uprawnionemu organowi lub osobom działającym w ramach obowiązujących przepisów prawnych lub

c) została wypracowana przez Stronę niezależnie od jej ujawnienia przez drugą Stronę lub

d) została zgodnie z prawem uzyskana od osoby trzeciej.

4. Każda ze Stron obowiązana jest przedsięwziąć odpowiednie środki dla zapewnienia bezpiecznego przechowywania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa drugiej strony, co najmniej w zakresie środków, jakie Strona zapewnia w celu ochrony własnych informacji, danych i dokumentów o analogicznym charakterze.

5. W przypadku powzięcia jakiejkolwiek wątpliwości co do poufnego charakteru określonej informacji lub danych, Strona zamierzająca ją ujawnić zobowiązana jest do uzyskania uprzedniej pisemnej zgody drugiej Strony na ujawnienie danej informacji lub danych.

6. Przyjmuje się, że każda informacja, dane, dokument itp. przekazane przez jedną ze Stron drugiej Stronie w trakcie wykonywania umowy stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa, chyba że w chwili przekazania Strona przekazująca określi odmienny od określonego wyżej charakter takiej informacji, danych czy dokumentu.

§ 14.

Odstąpienie od umowy

1. Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni kalendarzowych od podjęcia wiadomości, iż kontynuowanie Umowy nie leży w interesie publicznym czego nie można było przewidzieć w momencie zawierania Umowy.

2. Zamawiający może odstąpić od umowy bez okresu wypowiedzenia w przypadku zaistnienia zdarzenia, za które odpowiada Wykonawca, dotyczącego rażących uchybień i zaniedbań w realizacji Umowy. Za rażące uchybienie w realizacji umowy traktowane będzie w szczególności:

1) opóźnienie w zakończeniu etapów harmonogramu, o którym mowa w § 3 ust. 3, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, dłuższe niż 30 dni kalendarzowych;

2) Wykonawca nie rozpoczął realizacji pracy w ramach przedmiotu umowy, o którym mowa w § 1 i nie podjął działań w ciągu 15 dni kalendarzowych, pomimo wystosowanego przez Zamawiającego pisemnego wezwania Wykonawcy do realizacji niniejszej umowy;

3) Wykonawca przerwał realizację przedmiotu umowy i przerwa trwa dłużej niż 15 dni kalendarzowych, pomimo wystosowanego przez Zamawiającego pisemnego wezwania Wykonawcy do realizacji niniejszej umowy;

4) opóźnienie w usuwaniu awarii krytycznych i usterek trwające dłużej niż 7 dni kalendarzowych od zadeklarowanych terminów;

5) naruszenie przez Wykonawcę, jego personel lub podwykonawcę tajemnicy przedsiębiorstwa Zamawiającego o której mowa w § 13;

6) złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości lub likwidację przedsiębiorstwa Wykonawcy.

3. Odstąpienie od umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności oraz powinno zawierać uzasadnienie.

4. W terminie do 15 dni kalendarzowych od daty odstąpienia od umowy Wykonawca przy udziale Zamawiającego sporządzi szczegółowy protokół inwentaryzacji prac w toku, według stanu na dzień odstąpienia oraz zabezpieczy przerwane prace.

5. Zamawiający w razie odstąpienia od umowy zobowiązany jest do dokonania odbioru wykonanego zakresu przedmiotu umowy oraz zapłaty wynagrodzenia jedynie za prace, które zostały wykonane w ramach realizacji przedmiotu umowy do dnia odstąpienia. Wykonawca przekaże Zamawiającemu wszelkie materiały, a w szczególności produkty, części produktów i inne elementy powstałe w ramach realizacji umowy wraz z majątkowymi prawami autorskimi.

§ 15.

Wady prawne

1. W przypadku wystąpienia osób trzecich wobec Zamawiającego z roszczeniem opartym na twierdzeniu, iż używane przez Zamawiającego utwory naruszają jakiekolwiek prawa osób trzecich, Zamawiający niezwłocznie zawiadomi Wykonawcę o roszczeniu zgłoszonym przez osobę trzecią oraz o toczącym się postępowaniu sądowym. W szczególności Zamawiający umożliwi Wykonawcy wstąpienie do postępowania w

charakterze interwenienta oraz zrzeka się niniejszym prawa zgłoszenia opozycji, o którym mowa w art. 78 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego.

2. W przypadku wytoczenia przeciwko Zamawiającemu powództwa opartego na twierdzeniu opisanym w ust. 1, Wykonawca zobowiązuje się zapewnić Zamawiającemu na swój koszt ochronę prawną oraz ponieść konsekwencje zapadłego wyroku.

3. W przypadku, w którym naruszenie praw osoby trzeciej zostanie stwierdzone prawomocnym wyrokiem sądu powszechnego, Zamawiający wyznaczy Wykonawcy termin do dostarczenia utworów wolnych od wad prawnych. W przypadku niedochowania przez Wykonawcę powyższego terminu Zamawiającemu przysługują wszystkie niżej wymienione uprawnienia, które ma prawo zrealizować według własnego wyboru:

1) prawo odstąpienia od Umowy z winy Wykonawcy, przy czym Wykonawcy nie przysługuje w takim przypadku roszczenie o wynagrodzenie, roszczenie o zwrot poniesionych kosztów, ani jakiekolwiek roszczenie odszkodowawcze wobec Zamawiającego;

2) prawo żądania od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 20% łącznego wynagrodzenia brutto określonego w § 9 ust. 1 oraz prawo żądania odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych Kodeksu Cywilnego.

§ 16.

Zmiana istotnych postanowień umowy

1. Niedopuszczalna jest zmiana postanowień umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy z wyjątkiem określonych w ust. 2 niniejszego paragrafu.

2. Zamawiający dopuszcza zmiany postanowień zawartej umowy, w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w przypadku:

1) zmian harmonogramu realizacji umowy, o którym mowa w § 3 ust. 3 z przyczyn niezależnych od stron Umowy, z zastrzeżeniem, że nie może ulec zmianie ostateczny termin wykonania umowy, o którym mowa w § 3 ust. 1;

2) wprowadzenia zmiany stawki podatku VAT - zmianie ulegnie wysokość wynagrodzenia netto wchodzącego w skład łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 9, stawka podatku VAT oraz wartość podatku VAT;

3) wystąpienia zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy – w zakresie dostosowania postanowień umowy do zmiany przepisów prawa;

4) zmiany zakresu realizowanego projektu w szczególności ze względów organizacyjnych, technologicznych, osobowych lub gdy konieczne będą oszczędności środków własnych - w zakresie sposobu realizacji przedmiotu umowy;

5) opóźnień w realizacji projektu lub realizacji umowy - w zakresie zmian przedmiocie umowy, o ile zmiana taka jest korzystna dla Zamawiającego lub jest konieczna w celu prawidłowej realizacji umowy, a nie wynika z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy;

6) zmian w wykazie podwykonawców lub zmian w wykazie personelu, który bierze udział w wykonywaniu umowy - w zakresie dostosowania umowy do tych zmian;

7) zmiany nazwy oraz formy prawnej Stron - w zakresie dostosowania umowy do tych zmian;

8) wystąpienia siły wyższej (siła wyższa - zdarzenie lub połączenie zdarzeń obiektywnie niezależnych od Stron, które zasadniczo i istotnie utrudniają wykonywanie części lub całości zobowiązań wynikających z umowy, których Strony nie mogły przewidzieć i którym nie mogły zapobiec ani ich przezwyciężyć i im przeciwdziałać poprzez działanie z należytą starannością ogólnie przewidzianą dla cywilnoprawnych stosunków zobowiązaniowych) – w zakresie dostosowania umowy do zmian nią spowodowanych.

9) w przypadku wprowadzenia na rynek nowej wersji Systemu lub wprowadzenia na rynek innego, lepszego Systemu o funkcjonalności lepszej niż oferowane Zamawiającemu, a Zamawiający wyrazi na to zgodę;

3. Zmiany, o których mowa powyżej nie mogą spowodować zmian wartości łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 9 ust. 1.

§ 17.

Postanowienia końcowe

1. Wszelkie zmiany postanowień niniejszej umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem jej nieważności, za wyjątkiem zmian o których mowa w

§ 4 ust. 9 oraz § 12 ust 4 .

2. Ewentualne spory wynikające z wykonania niniejszej umowy strony będą starały się rozstrzygnąć w drodze negocjacji w terminie do 7 dni roboczych, termin ten może ulec wydłużeniu za zgodą obu Stron. W przypadku nie rozstrzygnięcia sporu w tym terminie stronom przysługuje prawo skierowania sprawy na drogę sądową.

3. Spory wynikłe na tle realizacji niniejszej umowy będzie rozstrzygał sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.

4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz prawa polskiego.

5. Niżej wymienione Załączniki do niniejszej umowy, podpisane przez Strony, stanowią integralną część umowy:

1) Załącznik nr 1 – Modele procesów biznesowych;

2) Załącznik nr 2 – Wymagania funkcjonalne;

3) Załącznik nr 3 – Minimalne wymagania dla infrastruktury sprzętowej;

4) Załącznik nr 4 – Wymagania w zakresie migracji danych;

5) Załącznik nr 5 – Wykaz modułów;

6) Załącznik nr 6 – Umowy licencyjne na System;

7) Załącznik nr 7 – Harmonogram wdrożenia;

8) Załącznik nr 8 – Skład Zespołu Sterującego;

9) Załącznik nr 9 – Porozumienie o współpracy pracodawców;

10) Załącznik nr 10 – Wykaz personelu Wykonawcy;

11) Załącznik nr 11 – Wykaz podwykonawców wraz z personelem;

12) Załącznik nr 12 – Dokument potwierdzający ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.

13) Załącznik nr 13 - Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

6. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA:

……………………………... ……………………………...

ZAŁĄCZNIK Nr 1 do Umowy Nr Z/ /PI/2015

z dnia 2015 roku

MODELE PROCESÓW BIZNESOWYCH

Kluczowe procesy biznesowe funkcjonujące w przedsiębiorstwie MPK w Częstochowie Sp. z o. o. przedstawione zostały na rysunku nr 1, w tabeli nr 1 oraz schematach wykonanych zgodnie z notacją BPMN.

Rysunek 1. Mapa procesów biznesowych MPK w Częstochowie Sp. z o. o.

Obszar	ID	Proces		Krótki Opis	Start procesu	Koniec procesu
Realizacja	PG.UT.01	Codzienna obsługa taboru Proces obejmuje swym zakresem autobusowego działania mające na celu realizację dziennych zleceń przewozowych realizowanych przez transport autobusowy			Wydanie kierowcom niezbędnych dokumentów	Zjazd kierowców na zajezdnię, zaparkowanie na stanowisku postojowym
przewozów	PG.UT.01				Wydanie kierowcom niezbędnych dokumentów
	PG.UT.02	Codzienna obsługa taboru Proces obejmuje swym zakresem tramwajowego działania mające na celu realizację dziennych zleceń przewozowych realizowanych przez transport tramwajowy			Wydanie motorniczemu dokumentów	Zaparkowanie sprawnego tramwaju na stanowisku postojowym na zajezdni
	PG.UT.03	Obsługa tramwajowej autobusowej	komunikacji i	Realizacja oraz rozliczenie zadań przewozowych zleconych przez MZDIT	Przygotowanie miesięcznego harmonogramu pracy kierowców oraz motorniczych	Wystawienie faktury do MZDiT
Remonty i	PP.RE.05	Remonty		Remonty autobusów oraz tramwajów, zarówno spowodowane niesprawnością pojazdu jak również zaplanowane	Zgłoszenie niesprawności pojazdu lub remont zgodnie z planem remontów	Rozliczenie kosztów materiałów oraz robocizny związanych z wykonaniem remontu
inwestycje	PP.RE.05	Remonty
	PP.RE.06	Remonty infrastruktury Remonty infrastruktury MPK w Częstochowie Sp. z o. o.			Otwarcie zlecenia remontu	Rozliczenie kosztów materiałów oraz robocizny związanych z wykonaniem remontu
Dostarczenie produktu i usługi	PP.SP.07	Sprzedaż		Sprzedaż biletów, usług oraz towarów przez MPK w Częstochowie Sp. z o. o.	Zgłoszenie się zainteresowanego zakupem produktu lub usługi oferowanej przez MPK	Wystawienie faktury lub paragonu za sprzedany towar lub usługę
Zaopatrzenie	PP.ZA.08	Zakupy		Realizacja zakupów zgodnie z zapotrzebowaniem zgłaszanym przez komórki MPK w oparciu o Prawo Zamówień Publicznych oraz wewnętrzny Regulamin udzielania zamówień publicznych poniżej progów ustawowych	Zgłoszenie zapotrzebowania na zakup	Rozliczenie księgowe zakupionego produktu lub usługi

Tabela 1. Identyfikacja procesów biznesowych MPK w Częstochowie Sp. z o. o.

Modele procesów objętych zakresem wdrożenia

1. Codzienna obsługa taboru autobusowego

ID	PG.UT.01
Obszar	Realizacja przewozów
Właściciel procesu	Wydział Eksploatacji i Ruchu, Wydział Autobusowy, Oddział Kontroli Technicznej
Proces	Codzienna obsługa taboru autobusowego
Podprocesy
	Remonty
Cel procesu	Realizacja dziennych zleceń przewozowych realizowanych przez transport autobusowy
Miary procesu
Ilość zrealizowanych kursów autobusowych w dniu
Ilość zgłoszonych awarii autobusów w dniu
Ilość wykonanych kursów rezerwowych w dniu
Opis procesu
Dyspozytor realizuje ekspedycję autobusów na bieżący dzień według grafiku. Kierowcy zostają wydane dokumenty pojazdu: dowód rejestracyjny, ubezpieczenie, wypis z zezwolenia na linię, wypis z licencji, tablice z numerem linii (jeśli pojazd nie ma wyświetlacza), rozkład jazdy (zadanie przewozowe), karta drogowa. Kierowcy w ramach obsługi pojazdu przed wyjazdem sprawdzają stan techniczny, logują się do autokomputera pojazdu. W przypadku gdy pojazd jest sprawny wyjeżdza z zajezdni zgodnie z rozkładem. Jeśli kierowca wykryje awarię, zgłasza ją dyspozytorowi. Dyspozytor po przeanalizowaniu zgłoszenia może: przydzielić nowy pojazd, skierować pojazd do kontroli technicznej, skierować pojazd do „szybkiej naprawy”. W przypadku przydzielenia nowego pojazdu, kierowca zdaje dokumenty, natomiast pojazd zostaje skierowany do naprawy przez Oddział Kontroli Technicznej. Wydane zostają dokumenty do innego sprawnego pojazdu. W przypadku szybkiej naprawy pracownik oddziału zajezdni zlokalizowanej na Wydziale Autobusowym sprawdza czy istnieje możliwość szybkiej naprawy. Jeśli istnieje możliwość szybkiej naprawy wówczas Oddział Kontroli Technicznej kieruje pojazd do naprawy. Odział Kontroli Technicznej rejestruje w module ZSI - ERP Warsztaty przeprowadzenie naprawy, pojazd wyjeżdza z zajezdni zgodnie z rozkładem. W przypadku skierowania pojazdu do kontroli technicznej, następuje analiza zgłoszonej awari. Jeśli istnieje możliwość naprawy pojazdu na bieżąco zostaje przeprowadzona „szybka naprawa” pojazdu. Jeśli nie ma możliwość szybkiej naprawy, kierowca zdaje do dyspozytora dokumenty pojazdu i pobiera dokumenty pojazdu sprawnego. Niesprawny pojazd zostaje skierowany do naprawy. Kierowca wyjeżdza z zajezdni zgodnie z rozkładem. Przy wyjeździe rejestruje się za pomocą czytnika RCP. Jeśli nie wystąpiła awaria po zakończeniu realizacji zlecenia przewozowego autobus zjeżdża na zajezdnię rejestrując się na czytniku RCP. W przypadku wystąpienia zakłócenia pojazd zostaje naprawiony przez pogotowie techniczne lub zostaje uruchomiony autobus rezerwowy wraz z kierowcą który kontynuuje realizację zadania przewozowego. Niesprawny pojazd zjeżdża na zajezdnię lub jest holowany. Kierowca po zjechaniu do zajezdni zdaje pojazd oraz wypełnia kartę drogową. Pracownik Wydziału Autobusowego tankuje pojazd, oraz myje na myjni. Pojazd zostaje zaparkowany na stanowisku postojowym. W regularnych odstępach przeprowadzana jest kontrola techniczna pojazdu (terminy przeglądów podpowiadane są z modułu ZSI - ERP Warsztaty). Jeśli pojazd nie jest sprawny zostaje

zakwalifikowany do remontu.
Uwagi
Rejestracja w module Dyspozytornia wszelkich czynności związanych z wydaniem kierowcy dokumentów pojazdu, zdaniem dokumentów po zakończonej jeździe. Rejestracji powinny podlegać wszelkie awarie zarówno zgłaszane na zajezdni jak również na zewnątrz. Wykorzystanie modułu Warsztaty w którym byłaby możliwość rejestracji niesprawności pojazdu, wymienionych części, materiałów eksploatacyjnych oraz czasu poświęconego na wykonanie naprawy/remontu. Moduł ZSI - ERP Warsztaty powinnien być zintegrowany z modułem Dyspozytornia tak, aby była możliwość otrzymania informacji dotyczącej sprawności pojazdów. Dostęp dla pracowników Wydziału Autobusowego, Oddziału Kontroli Technicznej oraz dyspozytorów.
Czynności w procesie
Czynność	Uwagi szczegółowe	Wsparcie IT
Wydanie kierowcy	Kierowca otrzymuje:	ZSI - moduł Dyspozytornia
dokumentów	dokumenty pojazdu:
	dowód rejestracyjny,
	ubezpieczenie
	wypis z zezwolenia na
	linię
	wypis z licencji
	tablice (jeśli pojazd nie
	ma wyświetlacza)
	rozkład jazdy (zadanie
	przewozowe)
	karta drogowa (dokument
	ewidencjonujący pracę
	danego pojazdu w danym
	dniu, dokument jest
	drukowany komputerowo
	z systemu Dyspozytor,
	uzupełniana jest w trakcie
	realizacji zadania przez
	kierowców)
Obsługa pojazdu przed	Sprawdzenie stanu
wyjazdem	technicznego pojazdu,
	zalogowanie się do
	autokomputera pojazdu
Zgłoszenie awarii dyspozytorowi		ZSI - moduł Dyspozytornia
Analiza rangi awarii
Zdanie dokumentów pojazdu		ZSI - moduł Dyspozytornia
Analiza awarii
Szybka naprawa pojazdu, rejestracja kosztów naprawy		ZSI - ERP moduł Warsztaty
Odbiór naprawy		ZSI - ERP moduł Warsztaty
Wyjazd z zajezdni zgodnie z rozkładem	Rejestracja wyjazdu na bramie - odbicie legitymacji	RCP
Realizacja zadania	Rejestracja w
przewozowego	autokomputerze pojazdu
	przebiegu realizacji
	zadania: czasy odjazdu,
	odbicia biletów

	elektronicznych, parametry techniczne wozu, kontrole biletowe, postój, otwarcie drzwi na przystankach, zatrzymanie się na przystankach, załączenie centralnego ogrzewania, prędkość. Sprzedaż biletów jednorazowych
Zgłoszenie zakłócenia do dyspozytora		ZSI - moduł Dyspozytornia
Naprawa pojazdu		ZSI - ERP moduł Warsztaty
Uruchomienie autobusu rezerwowego wraz z kierowcą lub podmiana autobusu		ZSI - moduł Dyspozytornia Municom.Premium
Zjazd na zajezdnię lub holowanie	Rodzaje zakłóceń: awarie, kolizje, kontrola drogowa, nieszczęśliwy wypadek, inne zdarzenia losowe
Skierowanie pojazdu do naprawy
Kontynuacja realizacji zlecenia przewozowego
Zjazd autobusu na zajezdnię		RCP
Zdanie pojazdu, wypełnienie karty drogowej	Zrzucenie raportów z realizacji zadania przewozowego do systemu Municom.Premium oraz modułu Dyspozytornia Pobieranie zaktualizowanych informacji: rozkładów jazdy, taryfy biletowe, "czarne listy” - listy dotyczące zablokowanych elektronicznych kart biletowych, dane o zatrudnieniu kierowcy	ZSI - moduł Dyspozytornia Municom.Premium
Tankowanie pojazdu	Rejestrowanie tankowania w systemie Autopoll firmy Hectronic (obsługa anutomatycznego wydawania paliw)
Mycie zewnętrzne pojazdu	Rejestracja: myty, nie umyty, data	ZSI – ERP moduł Warsztaty
Przegląd na kanale		ZSI – ERP moduł Warsztaty
Zaparkowanie na stanowisku postojowym

2. Codzienna obsługa taboru tramwajowego

ID	PG.UT.02
Obszar	Realizacja przewozów
Właściciel procesu	Wydział Eksploatacji i Ruchu, Wydział Tramwajowy
Proces	Codzienna obsługa taboru tramwajowego
Podprocesy
	Remonty
Cel procesu	Realizacja dziennych zleceń przewozowych realizowanych przez transport tramwajowy
Miary procesu
Ilość zrealizowanych kursów tramwajowych w dniu
Ilość zgłoszonych awarii tramwajów w dniu
Ilość wykonanych interwencji pogotowia technicznego
Opis procesu
Dyspozytor realizuje ekspedycję tramwajów na bieżący dzień według grafiku. Motorniczemu zostają wydane dokumenty pojazdu: ubezpieczenie, rozkład jazdy (zadanie przewozowe), ceduła pojazdu, ceduła wozokilometrów (dokument ewidencjonujący pracę danego pojazdu w danym dniu). Motorniczy w ramach obsługi pojazdu przed wyjazdem sprawdza stan techniczny pojazdu. W przypadku gdy pojazd jest sprawny - wyjeżdza z zajezdni zgodnie z rozkładem. Jeśli pojazd nie jest sprawny zgłoszona zostaje awaria mistrzowi, mistrz rejestruje zgłoszenie w systemie. Oddział Zajezdni Tramwajowej wchodzący w skład Wydziału Tramwajowego sprawdza czy możliwa jest „szybka naprawa”. Jeśli jest możliwa, pojazd zostaje naprawiony i wyjeżdza z zajezdni zgodnie z rozkładem. Jeśli pojazd nie może zostać naprawiony w ramach szybkiej naprawy zostaje on skierowany do remontu. Motorniczy rozpoczyna realizację zlecenia podmienionym wagonem. Po wyjeździe z zajezdni pojazd realizuje zlecenie zgodnie z rozkładem. Jeśli wystąpi zakłócenie uniemożliwiające realizację zlecenia przewozowego, motorniczy informuje dyspozytora który podejmuje decyzję, czy możliwa jest kontynuacja jazdy bez przewozu pasażerów. Jeśli tak to tramwaj zjeżdza awaryjnie na zajezdnię, gdzie przeprowadzany jest remont. Jeśli nie istnieje możliwość kontynuacji jazdy, wysłane zostaje pogotowie techniczne. W przypadku naprawy na miejscu pojazd kontynuuje realizację zadania przewozowego. W przypadku braku możliwości naprawy, pojazd zostaje zholowany na zajezdnię. Po zakończeniu realizacji zlecenia przewozowego tramwaj zjeżdza na zajezdnię, motorniczy zdaje pojazd, wypełnia cedułę wozokilometrową. Pracownicy Wydziału Tramwajowego myją pojazd, dokonują przeglądu na kanale. Jeśli pojazd nie jest sprawny, przeprowadzany jest remont. Sprawny pojazd zostaje odstawiony na stanowisku postojowym.
Uwagi
Rejestracja w module Dyspozytornia wszelkich czynności związanych z wydaniem motorniczemu dokumentów pojazdu, zdaniem dokumentów po zakończonej jeździe. Rejestracji powinny podlegać wszelkie awarie zarówno zgłaszane na zajezdni jak również na zewnątrz. Wykorzystanie modułu Warsztaty w którym byłaby możliwość rejestracji niesprawności pojazdu, wymienionych części, materiałów eksploatacyjnych oraz czasu poświęconego na wykonanie naprawy/remontu. Moduł ZSI – ERP Warsztaty powinien być zintegrowany z modułem Dyspozytornia tak, aby była możliwość otrzymania informacji dotyczącej sprawności pojazdów. Dostęp dla pracowników Wydziału Tramwajowego oraz dyspozytorów.
Czynności w procesie
Czynność	Uwagi szczegółowe	Wsparcie IT
Wydanie motorniczemu dokumentów	Motorniczy otrzymuje: dokumenty pojazdu:	ZSI- moduł Dyspozytornia

	ubezpieczenie rozkład jazdy (zadanie przewozowe) wydruki: - ceduła pojazdu (dokument którym potwierdzana jest sprawnośc tramwaju, wpisywane są na niej usterki w trakcie pracy), - ceduła wozokilometrów (dokument ewidencjonujący pracę danego pojazdu w danym dniu)
Obsługa przed wyjazdem	Sprawdzenie stanu technicznego pojazdu
Zgłoszenie awarii mistrzowi		ZSI – ERP moduł Warsztaty
Podmiana wagonu
Zamiana dokumentu ceduły		ZSI - moduł Dyspozytornia
Naprawa pojazdu, rejestracja kosztu naprawy		ZSI – ERP moduł Warsztaty
Wyjazd z zajezdni zgodnie z rozkładem		ZSI - moduł Dyspozytornia, RCP
Realizacja zadania przewozowego	Rejestracja w autokomputerze pojazdu przebiegu realizacji zadania: czasy odjazdu, odbicia biletow elektronicznych, parametry techniczne wozu, kontrole biletowe, postój, otwarcie drzwi na przystankach, zatrzymanie się na przystankach, załączenie centralnego ogrzewania, prędkość. Sprzedaż biletów jednorazowych
Zgłoszenie zakłócenia do dyspozytora		ZSI- moduł Dyspozytornia
Awaryjny zjazd tramwaju na zajezdnię		ZSI- moduł Dyspozytornia
Wysłanie pogotowia technicznego		ZSI- moduł Dyspozytornia
Kontynuacja realizacji zlecenia transportowego
Holowanie do zajezdni
Zjazd tramwaju na zajezdnię	Rejestracja wjazdu na bramie	RCP, Municom.Premium ZSI- moduł Dyspozytornia
Zdanie pojazdu oraz dokumentów, wypełnienie cedułuły wozokilometrowej	Zrzucenie raportów z realizacji zadania przewozowego - automatycznie i zdalnie Pobieranie zaktualizaowanych informacji: rozkładów jazdy, taryfy biletowe, "czarne listy" - listy dotyczące zablokowanych elektronicznych kart	Municom.Premium

	biletowych", o zatrudnieniu nowego motorniczego
Mycie zewnętrzne pojazdu	Rejestracja: myty, nie umyty, data	ZSI – ERP moduł Warsztaty
Przegląd na kanale		ZSI – ERP moduł Warsztaty
Zaparkowanie na stanowisku postojowym

3. Obsługa komunikacji tramwajowej i autobusowej – realizacja

ID	PG.UT.03
Obszar	Realizacja przewozów
Właściciel procesu	Wydział Eksploatacji i Ruchu
Proces	Obsługa komunikacji tramwajowej i autobusowej - realizacja
Podprocesy
	Codzienna obsługa taboru autobusowego
	Codzienna obsługa taboru tramwajowego
Cel procesu	Realizacja zadania przewozowego zleconego przez MZDiT
Miary procesu
Ilość wystawionych ceduł oraz kart drogowych
Średni czas przygotowania harmonogramu pracy kierowców i motorniczych
Opis procesu
MZDiT przekazuje dla MPK w Częstochowie Sp. z o. o. zadania przewozowe oraz plan wozokilometrów w postaci papierowej, nieedytowalnych plikach .pdf oraz plikach eksportowych .dbf. Dane zostają wczytane do systemu, do modułu Dyspozytornia. Planiści analizują w systemie dostarczone zadanie przewozowe. W przypadku uwag do zadania przewozowego zostają przygotowane oraz wysłane do MZDIT propozycje korekty. Plik z poprawionym zadaniem przewozowym zostaje ponownie wczytany do systemu. W przypadku braku uwag, planiści w module Dyspozytornia przygotowują miesięczny plan pracy kierowców i motorniczych. Przy tworzeniu planu uwzględnione zostają między innymi plany urlopowe zarejestrowane w module Kadry, preferencje kierowców dotyczące dni, godzin pracy, przypisanie kierowców do pojazdów. Powyższe informacje są zarejestrowane w module Dyspozytornia. Harmonogram zostaje przekazany do zatwierdzenia przez przełożonego. Po zatwierdzeniu wydrukowane zostają dzienne listy ekspedycyjne. Miesięczne plany pracy zostają przekazane dla kierowców oraz motorniczych. Na początku miesiąca powstają codzienne listy ekspedycyjne. Powstają one na podstawie miesięcznego harmonogramu po uwzględnieniu nieobecności pracowników w danym dniu spowodowanych zwolnieniami lekarskimi, urlopami na żądanie lub innymi losowymi przypadkami. Zatwierdzone listy na dany dzień zostają przekazane do Dyspozytora. Rozpoczyna się realizacja zadania przewozowego na dany dzień. Równolegle dyspozytor nanosi uwagi na liście ekspedycyjnej. Realizowane są procesy „Codzienna obsługa taboru autobusowego” oraz „Codzienna obsługa taboru tramwajowego”. Po zakończeniu dnia zostają zebrane Karty drogowe od kierowców oraz ceduły od motorniczych szczegółowo opisujące przebieg zadania przewozowego. Dyspozytor zatwierdza zrealizowaną przez kierowców oraz motorniczych w ciągu danego dnia pracę poprzez podpisanie ceduł oraz kart drogowych.
Uwagi
Wczytywanie przez system zadania przewozowego dostarczanego w formie pliku przez MZDiT. Obecnie wykorzystywane trzy systemu DPK Dyspozytor, DPK Grafik oraz DPK Ruch powinny zostać zastąpione jednym zintegrowanym rozwiązaniem. Spowoduje to rezygnację z zaciągania danych tworzonych przez różne rozwiązania. Dane kadrowe (kartoteki, uprawnienia, szkolenia i badania, absencje/plany urlopów) zaczytywane z modułu ZSI – ERP Kadry. Informacje dotyczące przypisania kierowcy do autobusu, preferowane trasy, itp. powinny być parametrami rejestrowanymi dodatkowo w module dyspozytorskim. Dostęp do poszczególnych modułów systemu Dyspozytornia powinien być regulowany za pomocą definiowania praw dostępu.
Czynności w procesie
Czynność	Uwagi szczegółowe	Wsparcie IT

Wczytanie zadania przewozowego do systemu	Wczytanie pliku dostarczonego przez MZDiT	ZSI - moduł Dyspozytornia
Analiza zadania
Przygotowanie uwag, proponowane rozwiązania/korekty
Tworzenie miesięcznego harmonogramu pracy kierowców i motorniczych, przy uwzględnieniu planów urlopowych, preferencji kierowców dotyczących dni, godzin pracy, przypisania kierowców do autobusów		ZSI - moduł Dyspozytornia
Przekazanie do zatwierdzenia harmonogramu pracy
Wydruk dziennych list ekspedycyjnych, kart drogowych dla kierowców oraz ceduł dla motorniczych		ZSI - moduł Dyspozytornia
Przekazanie miesięcznych planów do kierowców i motorniczych
Porównanie listy obecności z planem, modyfikacja grafiku na dzień następny w przypadku urlopu na żądanie, zwolnień lekarskich kierowców oraz motorniczych oraz w innych losowych przypadkach		ZSI - moduł Dyspozytornia
Zatwierdzenie planu na następny dzień dla dyspozytora
Naniesienie poprawek na listy ekspedycyjne na dany dzień		ZSI - moduł Dyspozytornia
Zebranie kart drogowych oraz Ceduł (w przypadku tramwajów) od kierowców i motorniczych
Zatwierdzenie wykonania pracy: podpisanie kart drogowych oraz ceduł z danego dnia

4. Obsługa komunikacji tramwajowej i autobusowej – rozliczenie

ID	PG.UT.04
Obszar	Realizacja przewozów
Właściciel procesu	Wydział Eksploatacji i Ruchu, Biuro Rozliczeń Wydziałów
Proces	Obsługa komunikacji tramwajowej i autobusowej-rozliczenie
Podprocesy

Cel procesu	Rozliczenie zadania przewozowego zleconego przez MZDiT
Miary procesu
Procentowa wartość odchylenia planu do realizacji Zadania Przewozowego
Średnia wielkość przepału/oszczędności na pojazd
Opis procesu
Po zatwierdzeniu kart drogowych oraz ceduł pracownicy Biuro Rozliczeń Wydziałów rozliczają realizację zadania przewozowego. Zaczytane zostają informacje o realizacji zadania przewozowego z systemu Municom.Premium do modułu Dyspozytornia. System Dyspozytornia sprawdza, czy zaczytane dane dotyczące realizacji zadania przewozowego sa zgodne z planem przy uwzględnieniu zdefiniowanego poziomu błędu. Jeśli dane nie są zgodne, pracownik sprawdza zatwierdzone karty drogowe oraz ceduły, poprawia ewentualne błędy w systemie. Na podstawie zatwierdzonych danych zostają wyliczone automatycznie przez system: kilometry na poszczególnych liniach, różnice kilometrowe na liniach, rozliczenia na potrzeby wyliczenia przepału/oszczędności. Wypełniony zostaje dzienny rejestr strat kursów. Po zakończeniu miesiąca zostaje rozliczony miesięczny czas pracy kierowców oraz motorniczych. Dane zostają zaimportowane do ZSI – ERP moduł Płace. Przygotowany zostaje „Raport z wykonania Zadania Przewozowego” zawierający porównanie planu oraz wykonania zadania przewozowego w miesiącu. Na podstawie raportu Pion Księgowo-Ekonomiczny wystawia fakturę, którą wysyła wraz z rozliczeniem do MZDiT.
Uwagi
Zaczytywanie informacji dotyczących realizacji zadania przewozowego z systemu Municom.Premium (informacje zarejestrowane przez autokomputery zainstalowane w tramwajach oraz autobusach). Jedynie w sytuacjach spornych (wyniki odbiegają od standardowych wartości) pracownik ręcznie sprawdza dokumentację papierową przygotowaną przez kierowców oraz motorniczych z danymi w systemie. Na podstawie zebranych danych wszelkie zestawienia generowane są automatycznie w formie zdefiniowanych raportów.
Czynności w procesie
Czynność	Uwagi szczegółowe	Wsparcie IT
Zaczytanie informacji o realizacji zadania przewozowego z systemu Municom.Premium do modułu Dyspozytornia		ZSI - moduł Dyspozytornia Municom.Premium
Sprawdzenie czy zaczytane dane dotyczące zrealizowanego zadania przewozowego są zgodne z planem przy uwzględnieniu zdefiniowanego poziomu błędu		ZSI - moduł Dyspozytornia
Ręczne wpisanie lub poprawa danych do		ZSI - moduł Dyspozytornia

systemu z przygotowanych przez kierowców oraz motorniczych kart drogowych oraz ceduł
Automatyczne dzienne rozliczenie kilometrów na potrzeby przepału/oszczędności wg typów zbiorczych oraz podstawowych taboru		ZSI- moduł Dyspozytornia
Automatyczne wyliczenie kilometrów na poszczególnych liniach, wykazu różnic kilometrowych na liniach, również wg typów zbiorczych oraz podstawowych taboru		ZSI - moduł Dyspozytornia
Wypełnienie dziennego rejestru strat kursów	Opis przyczyn straconych kursów wraz z podaniem wydziału odpowiedzialnego za realizację kursu	ZSI - moduł Dyspozytornia
Rozliczenie miesięczne czasu pracy kierowców i motorniczych	Zliczenie przepracowanych w miesiącu godzin przez kierowców i motorniczych, naliczenie dodatków (np. za godziny nocne, świąteczne, przerywany czas pracy, nadgodziny)	ZSI - moduł Dyspozytornia
Export danych do modułu Płace		ZSI – ERP moduł Płace
Rozliczenie miesięczne wozokilometrów na poszczególnych liniach wg typów linii oraz wg typów zbiorczych taboru	Raport zawiera: -plan wozokilometrów z uwzględnieniem typu tabor i kursów na poszczególnych liniach z podziałem na kilometry wykonane w mieście i gminie -wykonanie wozokilometrów -różnice wozokilometrów	ZSI - moduł Dyspozytornia
Wystawienie faktury dla MZDIT
Wysłanie rozliczenia wraz z fakturą do MZDiT		ZSI – ERP moduł Sprzedaż

5. Remonty

ID	PP.RE.05
Obszar	Remonty i inwestycje
Właściciel procesu	Wydział Autobusowy, Wydział Tramwajowy
Proces	Remonty
Podprocesy
	Zakupy
Cel procesu	Remonty pojazdów MPK w Częstochowie Sp. z o. o.
Miary procesu
Ilość zrealizowanych remontów zaplanowanych w roku
Ilość zrealizowanych remontów niezaplanowanych w roku
Ilość uszkodzeń pojazdów MPK w roku
Opis procesu
W MPK w Częstochowie Sp. z o. o. remonty autobusów oraz tramwajów mogą wynikać z niesprawności pojazdu wykrytej w trakcie codziennej obsługi oraz mogą wynikać z realizacji zaplanowanych remontów, z planu przeglądu, po zrealizowaniu określonego przebiegu. W przypadku niesprawnego pojazdu na wystawione zlecenie remontowe przez Xxxxx Xxxxxxxxx Wydziałów mistrz/brygadzista rozpoznaje rodzaj naprawy, a następnie rozdysponowuje pracę zaplecza technicznego, którego pracownicy próbują naprawić pojazd. W przypadku remontu zaplanowanego realizowana jest naprawa zgodnie z zakresem prac do wykonania. Jeśli do wykonania remontu konieczne są części zamienne, a pojazd jest na gwarancji osoby uprawnione zamawiają części z magazynu wskazanego przez producenta. Zostają one przyjęte na magazyn. W przypadku, gdy pojazd nie jest na gwarancji sprawdza się czy części są dostępne na składzie konsygnacyjnym (zewnętrznym podmiocie z którym MPK w Częstochowie Sp. z o. o. posiada podpisaną umowę na stałą dostawę części zamiennych). Jeśli części nie ma na składzie, muszą one zostać zakupione zgodnie z procesem „Zakupy”. Pracownik pobiera części z magazynu lub ze składu konsygnacyjnego. W przypadku pobrania z magazynu zostaje wydrukowany dokument RW. Pracownicy zaplecza naprawiają pojazd. Odbiór dokonywany jest przez mistrza lub pracownika Oddziału Kontroli Technicznej. Jeśli zostanie stwierdzone, że remont nie został wykonany prawidłowo, pojazd wraca do naprawy. Remont zostaje zarejestrowany, w przypadku tramwajów w cedule pojazdów oraz książce raportów dziennych, w przypadku autobusów w Oddziale Kontroli Technicznej w zeszytach przyporządkowanych dla poszczególnych autobusów. Remont może wynikać również z kolizji/uszkodzenia pojazdu. Biuro Rozliczeń Wydziałów określa winnego zdarzenia. W przypadku winy osoby trzeciej sprawca zostaje wskazany, wystawiony zostaje protokół do likwidacji szkody. Biuro Rozliczeń Wydziałów wystawia zlecenie remontowe. Po zrealizowanym remoncie w przypadku gdy remont był realizowany w pojeździe na gwarancji lub remont był spowodowany kolizją/zniszczeniem zostaje wystawiona faktura a w przypadku remontu gwarancyjnego dodatkowo wniosek gwarancyjny. Do dyspozytora przekazana zostaje informacja o sprawności pojazdu. W przypadku gdy kolizja była z winy obcej utworzony zostaje arkusz kalkulacyjny naprawy, pismo przewodnie, zestawienie materiałowe. Po akceptacji Zarządu dokumenty zostają wysłane do firmy ubezpieczeniowej oraz przekazanie do księgowości. Jeśli kolizja była z winy pracownika, zostaje utworzona nota księgowa, arkusz kalkulacyjny naprawy, zestawienie materiałowe i po akceptacji Zarządu dokumenty zostają wysłane do pracownika oraz przekazanie do księgowości. Pion Księgowo-Ekonomiczny rozlicza koszty materiałów oraz osobogodzin poniesionych na obsługę zlecenia.
Uwagi
Wdrożenie modułu Warsztaty, który będzie służył do rejestracji oraz rozliczania kosztów remontów (materiałów i części oraz roboczogodzin pracowników).

Czynności w procesie
Czynność	Uwagi szczegółowe	Wsparcie IT
Określenie winnego kolizji/uszkodzenia
Wskazanie sprawcy, wystawienie protokołu do likwidacji szkody
Wystawienie zlecenia remontowego		ZSI – ERP moduł Warsztaty
Rozpoznanie rodzaju naprawy, rozdysponowanie pracy, wystawienie zlecenia remontowego		ZSI – ERP moduł Warsztaty
Naprawa zgodnie z zakresem prac do wykonania
Zamówienie części przez osoby uprawnione	Zamówienie części z magazynu wskazanego przez producenta
Przyjęcie towaru		ZSI – ERP moduł Gospodarka Magazynowa
Wystawienie ceduły pobrania		ZSI – ERP moduł Gospodarka Magazynowa
Wydanie materiału, wydruk dokumentu RW		ZSI – ERP moduł Gospodarka Magazynowa
Pobranie towaru ze składu
Rejestracja pobranych towarów ze składu konsygnacyjnego
Naprawa
Odbiór remontu		ZSI – ERP moduł Warsztaty
Przekazanie informacji o sprawności pojazdu dla dyspozytora (w przypadku autobusów jak i tramwajów)		ZSI moduł Dyspozytornia
Przygotowanie arkusza naprawy oraz zestawienia materiałowego		ZSI – ERP moduł Warsztaty
Przygotowanie noty księgowej, arkusza naprawy oraz zestawienia materiałowego		ZSI – ERP moduł Warsztaty
Przesłanie dokumentów do firmy ubezpieczeniowej	Dokumenty muszą zostać podpisane przez Zarząd
Przesłanie dokumentów do pracownika	Dokumenty muszą zostać podpisane przez Zarząd
Przygotowanie wniosku gwarancyjnego
Wystawienie faktury		ZSI – ERP moduł Sprzedaż
Księgowe rozliczenie kosztów materiałów oraz roboczogodzin		ZSI – ERP moduł Księgowość

6. Remonty infrastruktury

ID	PP.RI.06
Obszar	Remonty i inwestycje
Właściciel procesu	Wydział Utrzymania Infrastruktury
Proces	Remonty infrastruktury
Podprocesy
	Zakupy
Cel procesu	Remonty infrastruktury MPK w Częstochowie Sp. z o. o.
Miary procesu
Ilość zrealizowanych remontów w roku
Wartość zrealizowanych remontów
Opis procesu
W MPK w Częstochowie Sp. z o. o. remonty infrastruktury mogą wynikać z bieżącej konieczności napraw bądź mogą być realizować zgodnie z zaplanowanym na dany rok planem remontów. W pierwszej kolejności Biuro Wydziałowe wchodzące w skład Wydziału Utrzymania Infrastruktury otwiera zlecenie remontowe w systemie. Zlecenie może być zrealizowane siłami własnymi MPK lub może zostać ogłoszone postępowanie przetargowe na realizację prac. W przypadku zlecenia realizowanego siłami MPK określone zostają potrzeby dotyczące materiałów oraz osób niezbędnych do prawidłowej realizacji zlecenia. W przypadku braku towaru na magazynie należy go zakupić zgodnie z procesem „Zakupy”. Niezbędny towar zostaje pobrany z magazynu, wystawiony zostaje dokument RW. Remont może być wykonany przez Oddział Mechaniczno - Budowlany. Prace odbierane są przez kierownika Wydziału Utrzymania Infrastruktury. Biuro wydziałowe rozlicza wykonane prace w szczególności ile godzin przypadło na wykonanie zlecenia, jakie były koszty materiałów. Pion Księgowo-Ekonomiczny rozlicza poniesione koszty. W przypadku remontów realizowanych przez podmiot zewnętrzny jest odbierana usługa. Jeśli nie została wykonana prawidłowo, Biuro Wydziałowe reklamuje wykonane prace. Kierownik podpisuje protokół odbioru prac. Usługa zostaje rozliczona przez Pion Księgowo- Ekonomiczny.
Uwagi
Moduł Warsztaty będzie służył do rejestracji oraz rozliczania kosztów remontów (materiałów i części, roboczogodzin pracowników).
Czynności w procesie
Czynność	Uwagi szczegółowe	Wsparcie IT
Otwarcie zlecenia remontowego		ZSI – ERP moduł Warsztaty
Otwarcie zleceń rocznych	Zlecenia w rozdzieleniu na budynki i charakter prac: np. malarskie, szklarskie, ślusarskie, hydrauliczne, elektryczne	ZSI – ERP moduł Warsztaty
Określenie potrzeb: materiały oraz osoby		ZSI – ERP moduł Warsztaty
Odbiór usługi		ZSI – ERP moduł Warsztaty
Reklamacja
Pobranie materiału z magazynu		ZSI – ERP moduł Gospodarka Magazynowa

Wykonanie prac remontowych
Podpisanie protokołu odbioru
Rozliczenie prac	Rozliczanie: ile godzin przypadło na zlecenie, ile zużyto materiałów	ZSI – ERP moduł Warsztaty
Rozliczenie usługi		ZSI – ERP moduł Księgowość
Księgowe rozliczenie kosztów materiałów oraz roboczogodzin		ZSI – ERP moduł Księgowość

7. Sprzedaż

ID	PP.SP.07
Obszar	Dostarczenie produktów i usług
Właściciel procesu	Sekcja Sprzedaży Biletów, Dział Zaopatrzenia i Magazynów, Wydział Eksploatacji i Ruchu, Wydział Autobusowy, Wydział Tramwajowy, Biuro Rozliczeń Wydziałów, Wydział Utrzymania Infrastruktury, Sekcja Marketingu i Reklamy
Proces	Sprzedaż
Podprocesy
Cel procesu	Sprzedaż biletów, usług oraz towarów przez MPK w Częstochowie Sp. z o. o.
Miary procesu
Wartość sprzedanych biletów w miesiącu
Wartość sprzedanych usług w miesiącu
Wartość sprzedanych towarów w miesiącu
Opis procesu
Podstawową usługą oferowaną przez MPK w Częstochowie Sp. z o. o. jest usługa transportowa realizowana przez kursujące na liniach autobusy oraz tramwaje. Kontrahenci zgłaszają się do kas biletowych celem zakupu biletów. Sprzedaż odbywa się w systemie Municom.Premium. Bilety mogą być sprzedawane osobom indywidualnym jak również hurtowo dla podmiotów odsprzedających bilety klientom indywidualnym. Kontrahent zainteresowany zakupem usługi transportowej, usługi reklamowej, zakupem towaru bądź odpadu zgłasza się do odpowiednich komórek organizacyjnych MPK. Komórki organizacyjne otrzymują zgłoszenie na realizację usługi transportowej, reklamowej, remontowej, itp. Po analizie oraz rejestracji zgłoszenia informują kontrahenta, czy są w stanie zrealizować usługę. Jeśli istnieje możliwość usługa jest realizowana. W danej komórce wystawiona zostaje faktura przy użyciu modułu ZSI – ERP Sprzedaż. W przypadku chęci zakupu towaru będącego własnością MPK, Zarząd przekazuje zgłoszenie do komórki, która dysponuje towarem celem wydania opinii o możliwość sprzedaży. Komórka może zezwolić na sprzedaż lub wydać opinię odmowną i przygotować pismo o braku możliwości sprzedaży. Dział Zaopatrzenia i Magazynów przekazuje pismo do podpisu przez Zarząd, a następnie wysyła pismo zainteresowanemu kontrahentowi. W przypadku zgody na sprzedaż, komisja ds. wyceny przeprowadza wycenę. Protokół wyceny zostaje podpisany przez Zarząd. Dział Zaopatrzenia i Magazynów informuje kontrahenta o możliwości oraz warunkach sprzedaży. Jeśli kontrahent jest nadal zainteresowany, komórka wydaje towar, wystawiona zostaje faktura.
Uwagi
Sprzedaż będzie rejestrowana w jednym centralnym systemie. Wyjątkiem jest sprzedaż biletów oraz doładowań, która będzie odbywała się jak obecnie za pośrednictwem systemu Municom.Premium firmy R&G/Taran z Mielca.
Czynności w procesie
Czynność	Uwagi szczegółowe	Wsparcie IT
Zgłoszenie kontrahenta celem zakupu biletów
Sprzedaż biletów		Municom.Premium
Wydanie biletów z kasy	Kontrahent hurtownik posiada podpisaną umowę na zakup biletów. Na podstawie umowy zgłasza się do kasy biletowej

Zgłoszenie się kontrahenta celem zakupu towaru, odpadu, usługi
Otrzymanie i rejestracja zgłoszenia na realizacje usługi transportowej/ reklamowej/remontowej		ZSI – ERP moduł Sprzedaż
Analiza
Poinformowanie kontrahenta o braku możliwości realizacji
Poinformowa klienta o możliwości realizacji
Realizacja usługi
Wystawienie faktury		ZSI – ERP moduł Sprzedaż
Przekazanie zgłoszenia do komórki organizacyjnej w celu wydania opinii, rejestracja zgłoszenia		ZSI – ERP moduł Sprzedaż
Wydanie opinii
Przygotowanie pisma o braku możliwości sprzedaży
Przekazanie pisma do podpisania przez Zarząd
Podpisanie pisma
Wysłanie pisma zainteresowanemu
Przygotowanie opinii o możliwości sprzedaży
Przeprowadzenie wyceny przez komisje ds. wyceny
Podpisanie protokołu przez Zarząd
Poinformowanie Kontrahenta o możliwości i warunkach sprzedaży
Wydanie towaru
Wystawienie faktury		ZSI – ERP moduł Sprzedaż

8. Zakupy

ID	PP.ZA.08
Obszar	Zaopatrzenie
Właściciel procesu	Dział Zaopatrzenia i Magazynów, Dział Zamówień Publicznych, Techniki i Inwestycji
Proces	Zakupy
Podprocesy
Cel procesu	Realizacja zakupów na potrzeby MPK zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych oraz wewnętrznym regulaminem udzielania zamówień publicznych poniżej progów ustawowych
Miary procesu
Ilość organizowanych postępowań przetargowych w roku
Średnia wartość zamówienia
Opis procesu
Komórki organizacyjne MPK w Częstochowie Sp. z o. o. zgłaszają zapotrzebowanie na zakup do Działu Zaopatrzenia i Magazynów. Zapotrzebowanie zgłaszane jest na druku zapotrzebowania, który zawiera opis towaru lub usługi, jej ilość oraz szacunkową cenę. Druk jest podpisywany przez zamawiającego oraz kierownika komórki organizacyjnej zgłaszającej zapotrzebowanie. Dział Zaopatrzenia i Magazynów sprawdza prawidłowość sporządzenia dokumentu. Jeśli druk zapotrzebowania nie został wystawiony poprawnie, zostaje on przekazany do poprawy do osoby zgłaszającej zapotrzebowanie. Poprawnie wypełnione zapotrzebowanie zostaje przekazane na Zarząd. Jeśli Zarząd będzie potrzebował dodatkowych informacji, Dział Zaopatrzenia i Magazynów przekazuje uwagi/zapytania autorowi zapotrzebowania w celu przygotowania wyjaśnień. Przygotowane wyjaśnienia zostają przekazane na Zarząd. Zarząd może się zgodzić na zakup lub nie wyrazić zgody. W takim wypadku Dział Zaopatrzenia i Magazynów przekazuje zainteresowanym komórkom decyzję o braku zgody. W przypadku zgody na zakup weryfikowane jest, czy konieczne jest zorganizowanie postępowania przetargowego. Jeśli nie ma takiej konieczności, Dział Zaopatrzenia i Magazynów przeprowadza analizę rynku, zbiera oferty, sporządza wzór zamówienia, który trafia do podpisu przez Zarząd. W przypadku konieczności zorganizowania postępowania zostaje przygotowany wniosek na Zarząd celem powołania komisji przetargowej. Komisja przygotowuje wniosek o wszczęcie postępowania. Wniosek musi zostać zaakceptowany przez Zarząd. Dział Zamówień Publicznych, Techniki i Inwestycji rejestruje wniosek w rejestrze zamówień publicznych. Przygotowany zostaje SIWZ, projekt umowy oraz ogłoszenie. Zostaje ogłoszone postępowanie bądź ogłoszenie zostaje przesłane do wybranych firm. Oferty zostają ocenione, zostaje podpisana umowa. Dział Zamówień Publicznych, Techniki i Inwestycji rejestruje podpisaną umowę. Dział Zaopatrzenia i Magazynów oraz komórki zgłaszające zapotrzebowanie nadzorują realizację zamówienia. W przypadku przyjęcia towaru na magazyn wystawiony zostaje dokument PZ. Komórka wystawia cedułę na podstawie której towar jest pobierany z magazynu. W magazynie wygenerowany zostaje dokument RW. W przypadku, gdy przy odbiorze nie korzystamy z magazynu, zamawiający odbiera produkt/usługę podpisując protokół odbioru. Pion Księgowo-Ekonomiczny rozlicza otrzymane faktury.
Uwagi
Zgłoszenie zapotrzebowania zawsze musi zostać zgłoszone za pośrednictwem Działu Zaopatrzenia i Magazynów. W module Gospodarki Magazynowej powinien być rejestrowany status realizacji zamówienia: zgłoszone, zaakceptowane, w trakcie realizacji, zrealizowane, itp.
Czynności w procesie
Czynność	Uwagi szczegółowe	Wsparcie IT
Zgłoszenie zapotrzebowania na zakup	Zapotrzebowanie zgłaszane jest na druku Zapotrzebowanie Dokument zawiera: opis asortymentu/usługi ilość szacunkowa cena

	Druk jest podpisywany przez osobę zamawiającą, kierownika komórki organizacyjnej
Rejestracja zgłoszonego zapotrzebowania		ZSI – ERP moduł Gospodarka Magazynowa
Sprawdzenie poprawności sporządzenia dokumentu
Poprawa zapotrzebowania
Przekazanie zapotrzebowania na Zarząd
Zapoznanie się z Zapotrzebowaniem
Przekazanie uwag/ zapytań autorowi zapotrzebowania w celu przygotowania wyjaśnień
Przygotowanie wyjaśnień
Podjęcie decyzji dotyczącej zakupu
Przekazanie informacji zainteresowanym komórkom o decyzji - brak zgody na zakup. Rejestracja braku zgody		ZSI – ERP moduł Gospodarka Magazynowa
Analiza rynku		ZSI – ERP moduł Gospodarka Magazynowa
Zebranie ofert
Sporządzenie zamówienia		ZSI – ERP moduł Gospodarka Magazynowa
Przygotowanie wniosku na Zarząd o powołanie Komisji Przetargowej w celu przygotowania postępowania	Inicjacja postępowania przetargowego Inicjatorem postępowania może być dział Zaopatrzenia i Magazynów oraz Kierownicy komórek organizacyjnych w celu przeprowadzenia postępowania przetargowego
Podjęcie uchwały o powołaniu komisji
Przygotowanie wniosku o wszczęcie postępowania
Akceptacja wniosku
Rejestracja wniosku w rejestrze zamówień publicznych
Przygotowanie SIWZ/zaproszenia,

projektu umowy, ogłoszenia
Ogłoszenie postępowania/przesłanie zaproszeń do wybranych firm
Wpłynięcie oraz ocena ofert
Podpisanie umowy
Rejestracja podpisanej umowy		ZSI – ERP moduł Gospodarka Magazynowa
Nadzór nad realizacją zamówienia		ZSI – ERP moduł Gospodarka Magazynowa
Zarejestrowanie i realizacja zamówienia		ZSI – ERP moduł Gospodarka Magazynowa
Przyjęcie na magazyn,wystawienie PZ		ZSI – ERP moduł Gospodarka Magazynowa
Wystawienie protokołu odbioru
Wydanie towaru zapotrzebowującemu, wystawienie RW		ZSI – ERP moduł Gospodarka Magazynowa
Odbiór usługi/produktu	Podpisanie protokołu odbioru	ZSI – ERP moduł Gospodarka Magazynowa
Rozliczenie księgowe	Rozliczenie faktur	ZSI – ERP moduł Finansowo- Księgowy

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

ZAŁĄCZNIK Nr 2 do Umowy Nr Z/ /PI/2015

z dnia 2015 roku

WYMAGANIA FUNKCJONALNE ORAZ POZAFUNKCJONALNE DLA SYSTEMU

(UWAGA !!! Tutaj znajdą się wypełnione tabele z załącznika nr 5 do formularza ofertowego bez opcji)

ZAŁĄCZNIK Nr 3 do Umowy Nr Z/ /PI/2015

z dnia 2015 roku

MINIMALNE WYMAGANIA DLA INFRASTRUKTURY SPRZĘTOWEJ

Wymagane jest aby dostarczona przed rozpoczęciem właściwego wdrożenia Systemu infrastruktura serwerowa (nowa – pochodząca z bieżącej produkcji producenta) obejmowała minimum dwa serwery (do obsługi aplikacji Systemu oraz systemu bazy danych Systemu), macierz dyskową (do przechowywania danych Systemu), zasilacz bezprzerwowy UPS (do podtrzymania pracy w/w urządzeń przez minimum 30 minut z zapewnieniem bezpiecznego wyłączania chronionych urządzeń i raportowaniem), listwy zasilające, napęd taśmowy LTO z 10 szt. taśm LTO oraz taśmą czyszcząca (z kartą interfejsu SCSI lub SAS, okablowaniem i dedykowanym oprogramowaniem do backupu danych Systemu na taśmy LTO lub rozwiązanie alternatywne).

Infrastruktura serwerowa ma być przystosowana do zabudowy w szafie typu Rack 19”. W tym celu musi być dostarczony komplet akcesoriów wraz z wysuwanymi szynami umożliwiających prawidłowy montaż w w/w szafie.

Do przechowywania kopii bezpieczeństwa danych Systemu należy dodatkowo wykorzystać posiadany przez Zamawiającego dysk sieciowy Ctera C400 (RAID-5, 8TB przestrzeni użytkowej). Zakup licencji serwerowych do tego urządzenia przez Zamawiającego.

Infrastruktura serwerowa ma zapewnić skalowalność serwerów oraz macierzy w tym skalowanie poziome związane ze zmianą zasobów systemowych.

Infrastruktura serwerowa ma zapewnić prawidłowe, bezpieczne i efektywne działanie Systemu oraz zachować taką samą stabilność i wydajność pracy niezależnie od wzrostu liczby jednoczesnych użytkowników do ich ilości maksymalnej.

Poniżej zamieszczono minimalne wymagania jakie powinna posiadać dostarczona w ramach zamówienia infrastruktura serwerowa.

Tabela 1. Minimalne wymagania stawiane na dostarczone serwery

Pozycja	Parametry
Procesor	2 x 4 rdzeniowy klasy x86
Pamięć operacyjna RAM	32 GB z zabezpieczeniem
System operacyjny	platforma Windows Server/Linux
Obudowa	Rack 19” o wysokości maks. 2U z możliwością instalacji do 8 dysków twardych HotPlug
Dyski twarde	SAS, SATA, SSD, obsługa HotPlug, zainstalowane 2 dyski twarde o pojemności min. 300GB, SAS, 15krpm skonfigurowane fabrycznie w RAID 1
Kontroler dysków	Dedykowany sprzętowy kontroler dyskowy posiadający min. 512MB nieulotnej pamięci cache z możliwością konfiguracji poziomów RAID: 0, 1, 5, 6, 10
Interfejsy sieciowe	Wbudowana dwuportowa karta Gigabit Ethernet z możliwością agregacji
Napęd optyczny	Napęd DVD+/-RW DL, BR
Zasilacz	Główny + zapasowy (1+1) o mocy min. 650W każdy

Parametry oferowanych serwerów:

Pozycja

Parametry

Model (oznaczenie)
Procesor
Pamięć operacyjna RAM
System operacyjny
Obudowa
Dyski twarde
Kontroler dysków
Interfejsy sieciowe
Napęd optyczny
Zasilacz

Tabela 2. Minimalne wymagania stawiane na macierz dyskową przeznaczoną na przechowywanie danych Systemu (zintegrowaną lub oddzielną)

Pozycja

Parametry

Pamięć podręczna cache

Minimum 2GB pamięci podręcznej z nieograniczonym czasowo

zabezpieczeniem w razie awarii zasilania

Kontrolery

Dedykowane sprzętowe kontrolery z redundancją (zapewniające

wysoką dostępność). Wymagane poziomy RAID co najmniej 5, 6, 10, 50

System operacyjny

Natywna współpraca z systemami operacyjnymi Windows

Server/Linux

Obudowa

Rack 19” o wysokości maks. 2U z możliwością instalacji min. 8

dysków twardych HotPlug

Dyski twarde

Zainstalowane min. 5 dysków 300GB HotPlug SAS 15k rpm skonfigurowane fabrycznie w min. RAID 5 (sprzętowy),

z możliwością rozbudowy o moduły z dyskami SAS, SATA, SSD oraz dodatkowym zapasowym dyskiem 300GB HotPlug SAS 15k

rpm z kieszenią

Zasilacz

Główny + zapasowy (1+1) o mocy min. 650W każdy

Parametry oferowanej macierzy dyskowej przeznaczonej na przechowywanie danych Systemu (zintegrowaną lub oddzielną):

Pozycja	Parametry
Model (oznaczenie)
Pamięć podręczna cache
Kontrolery
System operacyjny
Obudowa
Dyski twarde
Zasilacz

Wymagane jest aby w przypadku zewnętrznej macierzy dyskowej zapewnić wydajne operacje zapisu/odczytu pomiędzy serwerami, a macierzą za pomocą odpowiednich interfejsów SAS, Fiber Channel lub inne o podobnej wydajności.

Wykonawca zapewni minimum 36 miesiące gwarancji na dostarczoną infrastrukturę serwerową licząc od daty podpisania protokołu odbioru końcowego bez zastrzeżeń z czasem reakcji na rozpoczęcie naprawy w następnym dniu roboczym. W przypadku uszkodzenia w okresie gwarancyjnym dysku twardego będącego na wyposażeniu dostarczonej infrastruktury serwerowej nie opuszcza on siedziby Zamawiającego. Dostarczony zostaje nowy w ramach gwarancji. Firma serwisująca musi

posiadać właściwe oraz aktualne certyfikaty na świadczenie usług serwisowych oraz aktualne autoryzacje producenta sprzętu. Wymagane jest przedstawienie oświadczenia producenta, że w przypadku nie wywiązywania się z obowiązków gwarancyjnych Wykonawcy lub firmy serwisującej, przejmie on na siebie wszelkie zobowiązania związane z serwisem.

W czasie obowiązywania gwarancji dostawca zobowiązany jest do udostępnienia Zamawiającemu nowych wersji BIOS, firmware i sterowników (na płytach CD lub stronach internetowych) do przekazanej infrastruktury serwerowej.

Zamawiający wymaga dokumentacji w języku polskim lub angielskim. Możliwość telefonicznego sprawdzenia konfiguracji sprzętowej serwera oraz warunków gwarancji po podaniu numeru seryjnego bezpośrednio u producenta lub jego przedstawiciela.

Zamawiający dopuszcza rozwiązanie alternatywne, instalowane fizycznie w siedzibie Zamawiającego, równoważne wyżej wymienionemu.

Wykonawca powinien podać dokładną specyfikację wymagań technicznych i sprzętowych dotyczących infrastruktury informatycznej, która zapewni efektywną pracę oferowanego Systemu.

Tabela 3 i 4 opisują minimalne parametry stacji roboczych oraz sieci komputerowej posiadane przez Zamawiającego. Wymagane jest, aby dostarczony System wykorzystywał oraz zapewniał sprawną pracę na posiadanych przez Zamawiającego stacjach roboczych oraz sieci komputerowej dla maksymalnej ilości użytkowników Systemu.

Tabela 3. Minimalne wymagania stawiane przez stacje robocze klasy x86 do prawidłowej i efektywnej pracy w Systemie

L.p.	Pozycja	Parametry
1	Procesor	Procesor Intel Celeron 2Ghz
2	Pamięć operacyjna RAM	1 GB RAM
3	Dysk twardy	80 GB
4	Ekran	1024 x 768 x 32 bity
5	System operacyjny	Windows XP SP3 PL Professional/Home

Tabela 4. Minimalne wymagania stawiane przez sieć komputerową do prawidłowego i efektywnego działania Systemu

L.p.

Pozycja

Parametry

Sieć komputerowa

Sieć komputerowa w standardzie FastEthernet wykonana w technologii miedzianej (skrętka komputerowa kategorii 5) oraz światłowodowej (kabel

światłowodowy, wielomodowy).

ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA:

ZAŁĄCZNIK Nr 4 do Umowy Nr Z/ /PI/2015

z dnia 2015 roku

WYMAGANIA W ZAKRESIE MIGRACJI DANYCH

Obecnie wykorzystywane systemy informatyczne Zamawiającego wykazują dużą różnorodność oraz wiele miejsc wprowadzania tych samych danych. Przy tego typu rozproszonym systemie w trakcie wdrożenia nowego systemu informatycznego należy zwrócić szczególną uwagę na odpowiednie przygotowanie danych do migracji i wymaga się ścisłego zaplanowania całego tego procesu, w tym określenie szczegółów zakresu importowanych danych (plan migracji danych do bazy testowej i bazy produkcyjnej).

Standardowa procedura migracji danych powinna przebiegać następująco:

a) Eksport danych z obecnego oprogramowania (brak pełnej dokumentacji technicznej opisującej struktury danych w aktualnie użytkowanych programach, Zamawiający nie posiada pełnego wsparcia producentów w zakresie migracji danych z aktualnie używanych programów);

b) Opracowanie przez Wykonawcę pustych arkuszy do migracji (format OpenOffice Calc lub Excel) z opisanymi polami wymaganymi i opcjonalnymi. Arkusze te będą wypełnione przekazanymi przez Zamawiającego danymi z obecnych baz danych i arkuszy przez Wykonawcę. Arkusze zostaną sprawdzone oraz skorygowane przez Zamawiającego;

c) Import danych do Systemu Wykonawcy;

d) Weryfikacja przez Zamawiającego w nowym Systemie zaimportowanych danych;

e) Poprawa danych w nowym Systemie, w tym usunięcie z nich danych nadmiarowych oraz uzupełnienie danymi których w starym systemie nie było. Krok ten będzie wykorzystywany przez Zamawiających do uporządkowania kartotek, wprowadzenia wspólnych oznaczeń i reguł tworzenia kartotek.

Podczas migracji danych należy zwrócić uwagę na siedem głównych rodzajów danych koniecznych do przeniesienia.

1. Kontrahenci

Obecne rozwiązania informatyczne wykorzystywane przez Zamawiającego powodują konieczność wyeksportowania kartoteki kontrahentów z wielu systemów. Podstawą eksportu jest kartoteka kontrahentów w obecnym systemie finansowo-księgowym. W pierwszej kolejności należy wyeksportować kartotekę ze Zintegrowanego Systemu Zarządzania „FIRMA” autorstwa ZTK SOFT EKSPERT z Gliwic. Możliwa jest konieczność skorzystania z pomocy producenta oprogramowania w celu znalezienia w strukturze bazy danych wszystkich wymaganych pól. Podczas wykonania eksportu zaleca się dodanie do oddzielnej kolumny wyróżnika kontrahenta bez znaków grupujących np. myślników lub spacji. W przypadku kontrahentów najlepszym wyróżnikiem jest zazwyczaj numer NIP kontrahenta. Pozwoli to w dalszych etapach na znalezienie możliwie wielu zdublowanych kartotek. Należy jednak zwrócić uwagę, że taki sam wyróżnik nie

zawsze oznacza tego samego kontrahenta. Po analizie wyeksportowanego arkusza, jeszcze bez usuwania zdublowanych kontrahentów, należy wykonać eksport kontrahentów z innych systemów i spróbować przypisać ich do już istniejących w arkuszu. Wszelkie usunięcie rekordów nadmiarowych przedstawiających zdublowanych kontrahentów z danych finansowo-księgowych powinno być wykonane dopiero gdy będzie pewność, że taki kontrahent nie ma nierozliczonych rozrachunków, gdyż w takim przypadku import rozrachunków będzie sygnalizował błąd.

2. Nierozliczone rozrachunki

Nierozliczone rozrachunki są to zobowiązania i należności które nie zostały jeszcze opłacone i zamknięte w obecnym systemie finansowo-księgowym. Ze względu na zamknięcie roku obrachunkowego rozpoczęcie pracy na nowym systemie odbędzie z początkiem nowego roku obrachunkowego. Źródłem tych informacji jest Zintegrowany System Zarządzania „FIRMA” autorstwa ZTK SOFT EKSPERT z Gliwic. Głównymi informacjami które będą konieczne do zaimportowania do nowego systemu jest unikalny identyfikator kontrahenta, konto księgowe, wartość początkowa faktury, kwota pozostała do zapłaty, daty wystawienia, waluta, termin płatności oraz identyfikator rozrachunku.

3. Salda planu kont

Przeniesienie próbne oraz końcowe planu kont z obecnego systemu finansowo-księgowego do nowego systemu na nowy rok obrachunkowy. Przeniesienie próbne planu kont obejmie zaimportowanie do nowego systemu numeru konta księgowego, nazwę konta, schemat księgowania, wartości na kontach z możliwością wskazania które wartości przenieść, a które nie. Przeniesienie próbne nastąpi z początkiem nowego roku obrachunkowego. Przeniesienie końcowe obejmujące wprowadzenie bilansu otwarcia na nowy rok obrachunkowy, nastąpi po przeprowadzeniu bilansu spółki za poprzedni rok obrachunkowy. Źródłem tych informacji jest Zintegrowany System Zarządzania „FIRMA” autorstwa ZTK SOFT EKSPERT z Gliwic.

Podczas migracji danych konieczne będzie także wykonanie mapowania obecnego planu kont na przyszły aby w pełni wykorzystać wdrażany System.

4. Środki trwałe oraz ewidencja pozabilansowa

Po przeprowadzeniu parametryzacji modułów obsługujących środki trwałe oraz materiały długotrwałego użytku w nowym systemie, część słowników należy zasilić informacjami z dotychczasowych programów. Ze względu na prowadzenie ewidencji w dwóch różnych programach w zależności od okresu używalności środka konieczne będzie wyeksportowanie danych z obydwu obecnych programów: z systemu EWIDENCJA MATERIAŁOWA EM2000 (DOS) dla materiałów długotrwałego użytku oraz z systemu ŚRODKI TRWAŁE TST 2000 (DOS) dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

5. Kartoteki towarowe

Z uwagi na istnienie, w chwili obecnej, kilku różnych systemów w których są ewidencjonowane towary, narzędzia i materiały wykorzystywane w MPK w Częstochowie Sp. z o. o. konieczne będzie przygotowanie

jednolitej kartoteki towarowej z uwzględnieniem potrzeb wszystkich zainteresowanych działów. Przed przystąpieniem do migracji należy ujednolicić kodowanie indeksów materiałowych tak, żeby były one jednoznacznie rozumiane przez wszystkich zainteresowanych pracowników. Przyjęcie jednolitej nomenklatury kodowania indeksów towarowych powinno spowodować minimalizację zdublowanych kartotek w programie, a co za tym idzie większe możliwości analizy danych.

6. Stany magazynowe

W celu odpowiedniego przygotowania danych konieczne będzie wcześniejsze ustalenie w jaki sposób będą kodowane indeksy towarowe. Dane dotyczące stanów magazynowych powinny zostać uzupełnione wyceną poszczególnych pozycji towarowych i powinny być pobrane z obecnego systemu gospodarki materiałowej o nazwie „FIRMA” produkcji firmy Taran z Mielca.

7. Dane kadrowe i płacowe

Wykonawca wdrażający nowy system przeprowadzi import danych kadrowych i płacowych z obecnie eksploatowanych systemów informatycznych, w tym z systemu Kadrowo-Płacowego „EKSPERT” firmy Soft- Ekspert z Gliwic oraz wykorzystywanych arkuszy kalkulacyjnych OpenOffice Calc. Zakres przenoszonych danych musi pozwolić na realizację bieżących działań Zamawiającego, zapewnienie podstawowych potrzeb raportowania oraz realizację kolejnych punktów wdrożenia Systemu. Na etapie analizy wstępnej Wykonawca wraz z Zamawiającym podejmą decyzję o szczegółowych zakresach importowanych danych. Zakres archiwalnych danych które muszą zostać przeniesione w celu zapewnienia poprawności naliczeń list płac musi być dostosowany do potrzeb wdrażanego systemu i musi obejmować minimum informacje dotyczące danych osobowych, rachunków bankowych, danych płacowych, danych podatkowych, danych o bieżącym i poprzednim zatrudnieniu pracowników oraz podstawy do wyliczania wynagrodzeń chorobowych i urlopowych.

Dodatkowe informacje

Dane w obecnych systemach przechowywane są w prostych bazach danych plikowych *.dbf.

W zakresie oprogramowania operującego na danych: kontrahenci, nierozliczone rozrachunki, salda planu kont, dane kadrowe i płacowe Zamawiający posiada wykupione aktualizacje oraz konsultacje u producenta. Oprogramowanie to posiada rozbudowany mechanizm w postaci generatora wydruków pozwalający na dowolne tworzenie wydruków (określenie warunków selekcji, wybór wymaganych kolumn) z możliwością eksportu danych do prostego pliku dbf (cp852) do wykorzystania w np. arkuszu kalkulacyjnym.

Oprogramowanie operujące na danych: środki trwałe i ewidencja pozabilansowa, kartoteki magazynowe oraz stany magazynowe nie posiada wsparcia producenta. Możliwość uzyskania wymaganych danych bezpośrednio z pojedynczych plików baz danych danych dbf (analiza bezpośrednia struktury pliku).

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

ZAŁĄCZNIK Nr 13 do Umowy Nr Z/ /PI/2015

z dnia 2015 roku

UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

zawarta w Częstochowie w dniu zwana dalej „Umową powierzenia”

pomiędzy:

Miejskim Przedsiębiorstwem Komunikacyjnym w Częstochowie Spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, Regon: 151555169, NIP: 949 - 17 - 23 - 846 wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego - Rejestr Przedsiębiorców pod numerem KRS: 0000125412, dokumentacja spółki przechowywana jest w Sądzie Rejonowym w Częstochowie XVII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, wysokość kapitału zakładowego wynosi: 83 215 000,00 złotych z siedzibą: Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxxxxx, zwanym dalej „Administratorem”, reprezentowanym przez:

- ..................................................................................

…...............................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................

..................................., zwanym dalej „Przetwarzającym”, reprezentowanym przez:

- …................................................................................

W związku z treścią Umowy nr ………… z dnia , Strony zawierają Umowę

powierzenia danych osobowych o następującej treści:

§ 1.

Powierzenie przetwarzania danych

1. Administrator stosownie do art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. 2014 r. poz. 1182 z dnia 26 czerwca 2014 r. z późn. zm.), zwanej dalej „Ustawą”, powierza Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych w celu należytego wykonywania obowiązków wynikających z Umowy nr ……………… z dnia to jest budowy, konfiguracji, wdrożenia i

uruchomienia zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP wraz z dostawą oprogramowania i udzieleniem licencji, dostawą infrastruktury technicznej, przeprowadzeniem szkoleń i migracją danych.

2. Dane osobowe, których dotyczy Umowa powierzenia, obejmują dane osobowe przetwarzane za pomocą Systemu: w

zakresie niezbędnym do należytej realizacji Umowy nr ……….………….. oraz inne dane osobowe, których przetwarzanie okaże się niezbędne w związku z należytą realizacją Umowy nr , a w szczególności:

- dane osobowe pracowników Administratora zawierające nazwisko i imiona, imiona rodziców, numer ewidencyjny PESEL oraz NIP, adres zameldowania, adres zamieszkania, miejsce i data urodzenia, seria i numer dowodu osobistego, telefon,

płeć, dane o członkach rodziny, numery ewidencyjne wewnętrzne, dane o warunkach zatrudnienia,

- dane osobowe klientów Administratora (osoby fizyczne) zawierające nazwisko i imię, numer ewidencyjny PESEL oraz NIP, adres zamieszkania, adres dostawy, telefon, fax, e-mail, dane o wielkości sald oraz obrotów.

3. Przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone dane osobowe wyłącznie w celu i w zakresie przewidzianym w Umowie powierzenia oraz na zasadach w niej przewidzianych i wynikających z obowiązujących przepisów prawa.

4. Administrator oświadcza, że jest w stosunku do danych, których przetwarzanie powierza Przetwarzającemu, Administratorem Danych Osobowych w rozumieniu Ustawy.

§ 2.

Zasady przetwarzania danych

1. Przetwarzający zobowiązuje się do podjęcia przy przetwarzaniu danych osobowych, o których mowa w §1 środków zabezpieczających, co najmniej w zakresie określonym w art. 36-39 Ustawy.

2. Przetwarzający zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych zgodnie z Ustawą oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024) w szczególności przy użyciu urządzeń i systemów informatycznych zapewniających zastosowanie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa oraz do prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych. W przypadku uchylenia rozporządzenia i wejścia w życie nowego aktu wykonawczego wydanego na podstawie art. 39a Ustawy Przetwarzający zobowiązany jest przetwarzać dane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

3. Osoby wykonujące w imieniu i na rzecz Przetwarzającego czynności, o których mowa w § 1 ust. 1 powinny posiadać i okazać przy pierwszej czynności Administratorowi upoważnienie do ich wykonywania. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej umowy. Przetwarzający jest zobowiązany niezwłocznie poinformować Administratora o odwołaniu upoważnienia.

4. Po wykonaniu czynności, przy których następowało przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w § 1 ust. 1 niniejszej Umowy, Przetwarzający zobowiązuje się niezwłocznie skutecznie zniszczyć wszelkie dane osobowe, których przetwarzanie zostało mu powierzone, w tym usunąć je również z nośników informacji, w tym elektronicznych, pozostających w dyspozycji Przetwarzającego, chyba że ich dalsze przetwarzanie jest konieczne dla realizacji Umowy, zgodnie z § 1.

5. Przetwarzający nie może powierzyć wykonania zadań wynikających z niniejszej Umowy powierzenia innej osobie lub firmie bez uprzedniej zgody Administratora na piśmie.

§ 3.

Zabezpieczenie przetwarzanych danych osobowych

1. Przetwarzający zobowiązuje się spełnić warunki, o których mowa w art. 36-39 Ustawy oraz spełnić wymagania, określone w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 39a Ustawy, a w szczególności zobowiązuje się do:

a. zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych, a w szczególności zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem,

b. dopuszczenia do przetwarzania danych osobowych, w tym obsługi systemu informatycznego oraz urządzeń wchodzących w jego skład służących do przetwarzania danych, wyłącznie osób posiadających wydane przez niego upoważnienie,

c. zapewnienia kontroli nad przetwarzaniem danych, w szczególności nad jego prawidłowością,

d. prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych,

e. dołożenia najwyższej staranności, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zachowały te dane, jak i sposób ich zabezpieczenia w tajemnicy, również po zakończeniu realizacji Umowy powierzenia, między innymi poprzez poinformowanie ich o prawnych konsekwencjach naruszenia poufności danych oraz odebranie oświadczeń o zachowaniu w tajemnicy danych i sposobu ich zabezpieczenia zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej Umowy powierzenia.

2. Administrator jest uprawniony do kontrolowania sposobu wykonywania Umowy przez Przetwarzającego.

3. W celu wykonania kontroli upoważnieni pracownicy Administratora mają prawo:

a. wstępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe, i przeprowadzenia niezbędnych czynności kontrolnych,

b. żądania złożenia pisemnych i ustnych wyjaśnień w celu ustalenia stanu faktycznego,

c. przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych służących do przetwarzania danych.

4. Na zakończenie kontroli, o której mowa w ust. 2 przedstawiciel Administratora sporządza protokół, który podpisują i otrzymują przedstawiciele obu stron. Przedstawiciel Przetwarzającego może wnieść zastrzeżenia do protokołu.

5. Po kontroli, o której mowa w ust. 2, Administrator może zredagować i żądać wykonania zaleceń pokontrolnych w terminie przez siebie ustalonym, o ile są one zgodne z Umową powierzenia i przepisami prawa oraz określić termin ich realizacji.

6. W przypadku niewykonania zaleceń w terminie, o którym mowa w ustępie poprzedzającym, Administrator wyznaczy dodatkowy termin, a w przypadku jego niedotrzymania przez Przetwarzającego może Umowę powierzenia rozwiązać.

§ 4.

Współdziałanie Stron

Strony ustalają, że podczas realizacji niniejszej Umowy powierzenia będą ze sobą ściśle współpracować za pośrednictwem wyznaczonych osób, informując się wzajemnie o wszystkich okolicznościach mających lub mogących mieć wpływ na wykonanie Umowy powierzenia.

§ 5.

Czas obowiązywania Umowy powierzenia

Umowa powierzenia zostaje zawarta na czas wykonywania przedmiotu Umowy nr

………… z dnia…………..

§ 6.

Rozwiązanie Umowy powierzenia

1. Umowa powierzenia może zostać rozwiązana przez Administratora ze skutkiem natychmiastowym bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku:

a. naruszenia przez Przetwarzającego postanowień Umowy powierzenia lub przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych,

b. wyrządzenia przez Przetwarzającego przy realizacji Umowy powierzenia szkody, w szczególności Administratorowi,

c. utrudniania lub uniemożliwiania kontroli, o której mowa w § 3 ust. 2 i następnych,

d. niewykonania w wyznaczonym, jak i w wyznaczonym dodatkowo przez Administratora terminie zaleceń pokontrolnych,

e. stwierdzenia naruszenia przez Przetwarzającego przepisów dotyczących ochrony danych osobowych przez uprawnione organy lub wszczęcia postępowania sądowego przeciw Przetwarzającemu w związku z naruszeniem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych,

f. powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom trzecim bez pisemnej zgody Administratora.

2. W przypadku, gdyby w wyniku naruszenia postanowień Umowy powierzenia Administrator poniósł szkodę lub jakieś koszty, Przetwarzający jest zobowiązany do jej naprawienia lub zwrotu poniesionych kosztów. Obowiązek naprawienia szkody i zwrotu poniesionych kosztów obejmuje także wszelkie poniesione w związku z naruszeniem Umowy powierzenia przez Administratora koszty takie jak grzywny, odszkodowania, koszty sądowe poniesione przez Administratora, w tym koszty zastępstwa procesowego Administratora.

§ 7.

Klauzula poufności

1. Niezależnie od obowiązków wynikających z przepisów art. 11 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tj. Dz. U. z 2003 r., Nr 153, poz. 1053 z późn. zm.), strony zobowiązują się wzajemnie do nie wykorzystywania pozyskanych w związku z realizacją Umowy nr …………i Umowy Powierzenia informacji na cele inne niż związane z realizacją powołanych umów.

2. Xxxxxx zobowiązują się zachować w tajemnicy informacje dotyczące drugiej strony lub działalności przez nią prowadzonej, które znajdą się w ich posiadaniu w związku lub przy okazji realizacji umów powołanych w ust 1.

3. Nie stanowi naruszenia obowiązku zachowania tajemnicy sytuacja:

1) kiedy informacja jest powszechnie znana lub została podana do wiadomości publicznej samodzielnie przez stronę, której informacja dotyczy,

2) w której strona uzyskała odpowiednią pisemną zgodę strony, której informacja dotyczy,

3) w której określony obowiązek wynika z przepisów prawa, w zakresie i na zasadach określonych w tych przepisach.

§ 8.

Postanowienia końcowe

1. W przypadku zakończenia obowiązywania Umowy powierzenia Przetwarzający zobowiązany jest niezwłocznie, ale nie później niż w terminie do 3 dni od jej zakończenia, skutecznie zniszczyć wszelkie dane osobowe, których przetwarzanie zostało mu powierzone, w tym usunąć je nośników informacji, w tym elektronicznych, pozostających w dyspozycji Przetwarzającego oraz podjąć stosowne działania w celu uniemożliwienia dalszego przetwarzania danych powierzonych na podstawie niniejszej Umowy powierzenia.

2. Wszelkie zmiany do Umowy powierzenia powinny być sporządzone w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową powierzenia zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu Cywilnego i ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. 2014 r. poz. 1182 z dnia 26 czerwca 2014 r. z późń. zm.), aktów wykonawczych i innych odpowiednich przepisów prawa.

4. Umowa wraz z załącznikami stanowiącymi jej integralną część wchodzi w życie z dniem jej zawarcia.

5. Spory wynikłe z tytułu Umowy będzie rozstrzygał Sąd właściwy dla miejsca siedziby Administratora.

6. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

7. Załącznikami do niniejszej umowy są:

a. Załącznik nr 1 – Wzór upoważnienia imiennego do wykonywania czynności wdrożeniowych/serwisowych Systemu ERP,

b. Załącznik nr 2 – Wzór oświadczenia o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych.

Administrator Przetwarzający

ZAŁĄCZNIK nr 1

Wzór upoważnienia imiennego do czynności wdrożeniowych/serwisowych Systemu ERP

UPOWAŻNIENIE

Upoważnia się Pana(-ią) ……………………..……… nr PESEL do

wykonywania w Miejskim Przedsiębiorstwie Komunikacyjnym w Częstochowie Sp. z o. o., Al. Niepodległości 30, 42-200 Częstochowa:

…………………………………………………………………………………………………..

(określić czynności)

wynikających z umowy nr ……………………….. z dnia ......................................... .

..…….………………………………………………………………

/podpis i pieczątka osoby uprawnionej do reprezentacji/

Document Metadata

Table of Contents

Contract

Document Metadata