Załącznik nr 13 do Regulaminu wyboru projektów nr FEMP.08.01-IP.02-009/23 – WZÓR – Umowa o partnerstwie na rzecz realizacji projektu1

Załącznik nr 13 do Regulaminu wyboru projektów nr FEMP.08.01-IP.02-009/23

– WZÓR –

Umowa o partnerstwie na rzecz realizacji projektu¹

………………………………………………..

(nazwa projektu)

Umowa o partnerstwie na rzecz realizacji projektu ………… (nazwa projektu) w ramach programu Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021-2027 (dalej: FEM 2021-2027) finansowanego z Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji, zwana dalej „umową”, zawarta na podstawie art. 39 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 (Dz. U. z 2022 r., poz. 1079) w dniu ………………. między:

........................................................................................................................................

(nazwa Beneficjenta)

z siedzibą w ……………………………. (miejscowość), ........................................................................................................................................

(adres)

reprezentowanym przez ........................................................................................................................................

(imię i nazwisko osób uprawnionych do reprezentacji)

zwanym dalej Partnerem wiodącym projektu²

a

........................................................................................................................................

(nazwa Partnera)

z siedzibą w ……………………………. (miejscowość), ........................................................................................................................................

(adres)

reprezentowanym przez ........................................................................................................................................

(imię i nazwisko osób uprawnionych do reprezentacji)

zwanym dalej Partnerem nr 1

a

.......................................................................................................................................

(nazwa Partnera)

z siedzibą w ……………………………. (miejscowość), ........................................................................................................................................

(adres)

reprezentowanym przez ........................................................................................................................................

(imię i nazwisko osób uprawnionych do reprezentacji)

zwanym dalej Partnerem nr 2

a

........................................................................................................................................

(nazwa Partnera)

z siedzibą w ……………………………. (miejscowość), ........................................................................................................................................

(adres)

reprezentowanym przez ........................................................................................................................................

(imię i nazwisko osób uprawnionych do reprezentacji)

zwanym dalej Partnerem nr 3

zwanymi dalej łącznie Stronami.

§ 1. Przedmiot umowy

1. Ustanawia się partnerstwo na rzecz realizacji projektu … (tytuł projektu) realizowanego w ramach Priorytetu 8 Fundusze europejskie dla sprawiedliwej transformacji i wsparcia rynku pracy Działania 8.1 Działania na rzecz poprawy sytuacji na rynku pracy programu Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021-2027, zwanego dalej „projektem”.

2. Strony umowy stwierdzają zgodnie, że wskazane w ust. 1 partnerstwo zostało utworzone w celu realizacji projektu, którego opis zawiera wniosek o dofinansowanie o numerze nadanym w systemie IGA: ……..³.

3. Umowa określa zasady funkcjonowania partnerstwa, zasady współpracy Partnera wiodącego projektu i Partnerów oraz współpracy między Partnerami przy realizacji projektu, o którym mowa w ust. 1.

4. Okres realizacji projektu jest zgodny z okresem wskazanym we wniosku o dofinansowanie i dotyczy realizacji zadań w ramach projektu.

§ 2. Zakres zadań Stron

1. Strony ustalają następujący podział zadań:

1. ...........................................................................................................................(nazwa Partnera wiodącego projektu)

jest odpowiedzialny za realizację następujących zadań określonych w projekcie

1. .......................................................................................................................(nazwa zadania zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie)

2. .......................................................................................................................(nazwa zadania zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie)

2. ...........................................................................................................................(nazwa Partnera nr 1) jest odpowiedzialny za realizację następujących zadań określonych w projekcie:

1. .......................................................................................................................(nazwa zadania zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie)

2. .......................................................................................................................(nazwa zadania zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie)

3. ...........................................................................................................................(nazwa Partnera nr 2)

jest odpowiedzialny za realizację następujących zadań określonych w projekcie:

1. ......................................................................................................................(nazwa zadania zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie)

2. ......................................................................................................................(nazwa zadania zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie)

4. ...........................................................................................................................(nazwa Partnera nr 3)

jest odpowiedzialny za realizację następujących zadań w projekcie:

1. .......................................................................................................................(nazwa zadania zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie)

2. .......................................................................................................................(nazwa zadania zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie).

2. Strony zgodnie postanawiają, że zadania realizowane przez poszczególnych Partnerów w ramach projektu partnerskiego nie mogą polegać na oferowaniu towarów, świadczeniu usług lub wykonywaniu robót budowlanych na rzecz pozostałych Partnerów.

3. Partnerzy zapewniają, że wykonawcy będą przestrzegać postanowień niniejszej umowy oraz odpowiadają przed Partnerem wiodącym projektu za wszelkie działania lub zaniechania wykonawcy jak za swoje działania lub zaniechania.

4. W przypadku zmian w projekcie, Strony realizują projekt zgodnie ze zaktualizowanym wnioskiem o dofinansowanie projektu.

5. Każda ze Stron oświadcza, że nie podlega wykluczeniu z otrzymania wsparcia wynikającego z nałożonych sankcji w związku z agresją Federacji Rosyjskiej na Ukrainę, tj.: 

1. Partner wiodący i Partner nie są osobami lub podmiotami, względem których stosowane są środki sankcyjne, 

2. Partner wiodący i Partner nie są związani z osobami lub podmiotami, względem których stosowane są środki sankcyjne. 

§ 3. Uprawnienia, obowiązki i odpowiedzialność Partnera wiodącego projektu

1. Strony stwierdzają zgodnie, że …………….… (nazwa Partnera wiodącego projektu) pełni funkcję Partnera wiodącego projektu odpowiedzialnego za:

1. reprezentowanie Partnerów przed Instytucją Pośredniczącą FEM 2021-2027 w procesie ubiegania się o dofinansowanie projektu, a po zawarciu umowy o dofinansowanie, reprezentowanie Partnerów w trakcie realizacji projektu;

2. koordynowanie (w tym monitorowanie i nadzorowanie) prawidłowości działań Partnerów przy realizacji zadań, zawartych w projekcie;

3. zapewnienie udziału Partnerów w podejmowaniu decyzji i realizacji zadań, na zasadach określonych w niniejszej umowie;

4. wsparcie Partnerów w realizacji powierzonych zadań;

5. zapewnienie sprawnego systemu komunikacji pomiędzy Partnerami oraz Instytucją Pośredniczącą;

6. zapewnienie prawidłowości operacji finansowych, w szczególności poprzez wdrożenie systemu zarządzania i kontroli finansowej projektu;

7. pozyskiwanie, gromadzenie i archiwizację dokumentacji związanej z realizacją zadań partnerstwa;

8. przedkładanie wniosków o płatność do Instytucji Pośredniczącej w celu rozliczenia wydatków w projekcie oraz otrzymania środków na dofinansowanie zadań Partnera wiodącego projektu i Partnerów;

9. gromadzenie informacji o uczestnikach i uczestniczkach projektu i przekazywanie ich do Instytucji Pośredniczącej;

10. informowanie Instytucji Pośredniczącej o problemach w realizacji projektu;

11. monitorowanie i kontrola udzielanej w ramach partnerstwa pomocy de minimis;

12. koordynację działań partnerstwa na rzecz upowszechniania informacji o nim i jego celów;

13. wypełnianie obowiązków wynikających z umowy o dofinansowanie projektu.

2. Partner wiodący projektu oświadcza, że jest podmiotem o potencjale ekonomicznym zapewniającym prawidłową realizację projektu partnerskiego.⁴ Oznacza to, że roczny obrót wnioskodawcy jest równy lub wyższy od 50% rocznych wydatków w projekcie. Jako obroty należy rozumieć wartość przychodów (w tym przychodów osiągniętych z tytułu otrzymanego dofinansowania na realizację projektów) osiągniętych w ostatnim zatwierdzonym roku przez danego wnioskodawcę na dzień składania wniosku o dofinansowanie.

Pkt 2 nie ma zastosowania do projektów, w których wnioskodawcą jest jednostka sektora finansów publicznych.

3. Partnerzy upoważniają Partner wiodący projektu do reprezentowania Partnerstwa wobec osób trzecich w działaniach związanych z realizacją projektu, w tym do zawarcia w ich imieniu i na ich rzecz umowy o dofinansowanie projektu z Instytucją Pośredniczącą. Zakres upoważnienia został określony w pełnomocnictwach dla Partnera wiodącego projektu do reprezentowania Partnerów stanowiących załącznik nr 1 do niniejszej umowy.

4. Partner wiodący projektu nie może, bez uzyskania uprzedniej zgody Partnerów, akceptować lub przedstawiać propozycji zmian w projekcie lub warunków jego realizacji.

5. Partner zobowiązuje się do zawarcia z Partnerem wiodącym projektu odrębnej umowy przeniesienia autorskich praw majątkowych do utworów wytworzonych w ramach Projektu, z jednoczesnym udzieleniem licencji na rzecz Partnera na korzystanie z ww. utworów. Umowa, o której mowa w zdaniu pierwszym, jest zawierana na pisemny wniosek Partnera wiodącego projektu w ramach środków finansowych, o których mowa w § 6 ust. 1.

6. Partner wiodący projektu jest zobowiązany do współpracy z podmiotami zewnętrznymi, realizującymi badanie ewaluacyjne na zlecenie Instytucji Zarządzającej lub Instytucji Pośredniczącej poprzez udzielanie każdorazowo na wniosek tych podmiotów dokumentów i informacji na temat realizacji projektu, niezbędnych do przeprowadzenia badania ewaluacyjnego.

§ 4. Uprawnienia, obowiązki i odpowiedzialność Partnerów

1. Każda ze Stron ponosi odpowiedzialność za prawidłową realizację projektu, o którym mowa w § 1 ust. 1, w zakresie powierzonego/ych jej zadania/zadań, o którym/ych mowa w § 2 ust.1.

2. Partnerzy zobowiązani są do:

1. zapoznania się z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu, o którym mowa w § 1 ust.1 i przestrzegania obowiązków z niej wynikających;

2. aktywnego uczestnictwa i współpracy w działaniach partnerstwa mających na celu realizację projektu, o którym mowa w § 1 ust. 1;

3. informowania o planowanych zmianach w zadaniach Partnera realizowanych w ramach projektu na zasadach określonych w § 5;

4. stosowania przyjętego systemu przepływu informacji i komunikacji między Stronami umowy;

5. udzielania na wniosek Rady Partnerstwa⁵ informacji i wyjaśnień dot. zadań realizowanych w ramach projektu, w terminie i formie umożliwiającej Partnerowi wiodącemu projektu wywiązanie się z jego obowiązków informacyjnych względem Instytucji Pośredniczącej;

6. niezwłocznego informowania Rady Partnerstwa o przeszkodach przy realizacji zadań, w tym o ryzyku zaprzestania realizacji zadań;

7. informowania Rady Partnerstwa o udziale Partnera w innych projektach finansowanych z funduszy strukturalnych, w tym informowania o wysokości środków przyznanych Partnerowi lub uczestnikom projektu, które stanowią pomoc publiczną/pomoc de minimis;

8. gromadzenia informacji o uczestnikach projektu i przekazywania ich Partnerowi wiodącemu projektu;

9. poddania się kontroli w zakresie prawidłowej realizacji zadań w projekcie przeprowadzanej przez Partnera wiodącego projektu, Instytucję Pośredniczącą oraz inne uprawnione do kontroli podmioty, w tym w szczególności do:

   1. umożliwienia wglądu w dokumenty, w tym dokumenty księgowe, związane z realizacją zadań bezpośrednio przez Strony umowy lub wykonawców;

   2. umożliwienia uprawnionym podmiotom przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym dostępu do swojej siedziby i miejsca realizacji zadań bezpośrednio przez Strony umowy lub wykonawców;

   3. informowania uczestników projektu o obowiązku poddania się czynnościom kontrolnym;

10. współpracy z podmiotami zewnętrznymi, realizującymi badanie ewaluacyjne na zlecenie Instytucji Zarządzającej lub Instytucji Pośredniczącej poprzez przedkładanie każdorazowo na wniosek tych podmiotów lub Partnera wiodącego projektu dokumentów i udzielania informacji na temat realizacji projektu, niezbędnych do przeprowadzenia badania ewaluacyjnego;

11. wykorzystania środków finansowych wyłącznie na realizację zadań powierzonych na mocy niniejszej umowy;

12. informowania uczestników / uczestniczki projektu o pochodzeniu środków przeznaczonych na realizację zadań powierzonych na mocy umowy;

13. oznaczenie materiałów promocyjnych, edukacyjnych, informacyjnych i szkoleniowych związanych z realizacją zadania powierzonego na mocy umowy informacją o otrzymaniu wsparcia z Unii Europejskiej, zgodnie z zasadami określonymi w § 8;

14. wykorzystywania materiałów informacyjnych i wzorów dokumentów przekazanych przez Partnera wiodącego projektu;

15. prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków projektu w sposób przejrzysty, zgodnie z zasadami określonymi w programie, tak aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji związanych z projektem⁶;

16. wydatkowania środków zgodnie z przepisami dot. zamówień wynikającymi z umowy o dofinansowanie projektu, o ile mają one zastosowanie do Partnerów⁷;

17. otwarcia wyodrębnionego rachunku bankowego na środki otrzymane w formie zaliczki/refundacji w ramach projektu oraz informowania o wszelkich zmianach nr rachunków w trakcie realizacji zadań;

18. przedstawiania Partnerowi wiodącemu projektu informacji finansowych i sprawozdawczych w terminach i formie umożliwiającej przygotowanie wniosków o płatność wymaganych w umowie o dofinansowanie projektu;

19. wypełniania obowiązków wynikających z udzielania pomocy de minimis, w tym w szczególności obowiązek weryfikacji limitów pomocy de minimis, wydawanie zaświadczeń o udzieleniu pomocy de minimis oraz obowiązek sporządzania i przedstawiania Prezesowi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów sprawozdań o udzielonej pomocy de minimis, wynikający z art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 743 z późn. zm.);

20. gromadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu w terminach określonych w umowie o dofinansowanie projektu;

21. zachowania zasady trwałości projektu, o której mowa w art. 65 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej, Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, przepisach wynikających z udzielenia pomocy publicznej/pomocy de minimis oraz wniosku o dofinansowanie projektu;

22. wykorzystania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych nabytych w ramach projektu po zakończeniu jego realizacji na działalność statutową lub przekazania ich nieodpłatnie podmiotowi niedziałającemu dla zysku;

23. w przypadku zlecania części zadań w ramach Projektu wykonawcy, obejmujących x.xx. opracowanie utworu, uwzględnienia w umowie z wykonawcą klauzuli przenoszącej autorskie prawa majątkowe do ww. utworu na Partnera;

24. zawarcia z Partnerem wiodącym projektu, na jego wniosek, odrębnej umowy przeniesienia autorskich praw majątkowych do utworów wytworzonych w ramach projektu w ramach środków finansowych przekazywanych Partnerom przez Partnera wiodącego projektu, o których mowa w § 6 ust. 1.

3. Partner ma prawo do zgłaszania zmian w zadaniach realizowanych w ramach projektu na zasadach określonych w § 5.

4. Partner ma prawo do udziału w innych projektach finansowanych z funduszy strukturalnych, o czym informuje Radę Partnerstwa.

5. Parter ma prawo do otrzymania płatności od Partner wiodącego projektu w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych od otrzymania przez niego środków zgodnie z zapisami § 6 ust. 11.

§ 5. Organizacja wewnętrzna partnerstwa

1. W celu prawidłowego zarządzania partnerstwem oraz zapewnienia podejścia partnerskiego w realizacji projektu, o którym mowa w § 1 ust. 1, Strony ustalają następujący system organizacji wewnętrznej partnerstwa:…………………..

(w tym ustępie należy opisać przyjęte w ramach partnerstwa rozwiązania dotyczące organizacji wewnętrznej partnerstwa. Opis ten powinien zawierać co najmniej wskazanie: struktury organizacyjnej projektu; informacje na temat wspólnego zarządzania projektem/Rady partnerstwa (nazwa, skład, rola i zadania gremium podejmującego decyzje, częstotliwość spotkań, sposób podejmowania decyzji, sposób dokumentowania posiedzeń i podejmowanych decyzji), postanowienia dodatkowe (dotyczy partnerstw wprowadzających dodatkowe rozwiązania w zakresie organizacji wewnętrznej partnerstwa, np. dodatkowe ciało doradcze lub rola i zadania Sekretariatu).

2. Strony przyjmują następujący system wewnętrznej kontroli finansowej w ramach partnerstwa: ............................................................................................................

§ 6. Zagadnienia finansowe⁸

1. Środki finansowe przekazywane Partnerom przez Partnera wiodącego projektu stanowią finansowanie kosztów ponoszonych przez Partnerów w związku z wykonaniem zadań określonych w niniejszej umowie.

2. Strony uzgadniają następujący podział środków finansowych na realizację projektu w ramach kwoty dofinansowania projektu w łącznej kwocie nie większej niż ….. PLN⁹ i stanowiącej nie więcej niż …… %¹⁰ wydatków kwalifikowalnych projektu¹¹:

1) na realizację zadania/zadań Partnera wiodącego projektu w łącznej kwocie nie większej niż..... PLN;

2) na realizację zadania/zadań Partnera nr 1 w łącznej kwocie nie większej niż.... PLN;

3) na realizację zadania/zadań Partnera nr 2 w łącznej kwocie nie większej niż .... PLN;

4) na realizację zadania/zadań Partnera nr 3 w łącznej kwocie nie większej niż.... PLN.

3. Budżet Partnera wiodącego projektu i Partnerów w ramach projektu, uwzględniający podział środków finansowych na realizację zadań powierzonych Partnerowi wiodącemu projektu i poszczególnym Partnerom, stanowi załącznik nr 2 do umowy partnerskiej.

4. Strony zobowiązują się do wniesienia wkładu własnego zgodnie z wysokością wskazaną w załączniku, o którym mowa w ust. 3. W przypadku niewniesienia wkładu własnego we wskazanej wysokości, kwota dofinansowania, o której mowa w ust. 2, może zostać proporcjonalnie obniżona¹².

5. Partner wiodący projektu przekazuje Partnerom środki na finansowanie kosztów realizacji zadań, o których mowa w § 2 w formie zaliczki. W szczególnie uzasadnionych przypadkach środki na finansowanie kosztów mogą być wypłacane w formie refundacji kosztów poniesionych przez Partnerów.

6. Środki w formie zaliczki przekazywane są Partnerowi na następujący wyodrębniony rachunek bankowy: ………………………………………………………………..…..¹³.
   Odsetki bankowe od przekazanych Partnerowi transz dofinansowania podlegają zwrotowi, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej. Partner zwraca odsetki, o których mowa w zdaniu drugim na wezwanie Partnera wiodącego projektu.

7. Środki na finansowanie kosztów realizacji zadań przekazywane są zgodnie z harmonogramem płatności stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszej umowy. Aktualizacja harmonogramu nie wymaga formy aneksu do niniejszej umowy.

8. Przy wydatkowaniu środków w ramach projektu, Strony umowy stosują się do aktualnych Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.

9. Pierwsza transza zaliczki wypłacana jest Partnerom w wysokości i terminie określonym w harmonogramie płatności, o którym mowa w ust. 7, pod warunkiem wniesienia przez danego Partnera zabezpieczenia, o którym mowa w § 12¹⁴.

10. Strony ustalają następujące warunki przekazania kolejnych transz środków, o których mowa w ust. 5:

    1. złożenie przez Partnerów do Partnera wiodącego projektu zestawień poniesionych wydatków zgodnie z aktualnym wzorem wniosku o płatność oraz wyciągów bankowych rachunku, o którym mowa w ust. 6, w terminie do … dnia¹⁵ od zakończenia okresu rozliczeniowego, na podstawie których Partner wiodący projektu składa wniosek o płatność do Instytucji Pośredniczącej;

    2. złożenie informacji o wszystkich uczestnikach / uczestniczkach zadania/zadań realizowanego/nych przez Partnera;

    3. zatwierdzenie zestawienia, o którym mowa w pkt. 1) przez Partnera wiodącego projektu;

    4. wystąpienie przez Partnera wiodącego projektu do Instytucji Pośredniczącej z wnioskiem o płatność celem otrzymania środków na dofinansowanie projektu. W przypadku wątpliwości ze strony Instytucji Pośredniczącej do dokumentów Partnerów, udzielają oni – za pośrednictwem Partnera wiodącego projektu – odpowiednich wyjaśnień umożliwiających zatwierdzenie wydatków w ramach danego wniosku o płatność;

    5. dostępność środków na wyodrębnionym na potrzeby realizacji projektu rachunku bankowym Partnera wiodącego projektu.

11. Partner wiodący projektu przekazuje płatności Partnerom w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych od otrzymania środków na rachunek bankowy, o którym mowa w ust. 10 pkt 5).

12. Wszystkie płatności dokonywane w związku z realizacją projektu pomiędzy Partnerem wiodącym projektu a Partnerami są dokonywane za pośrednictwem wyodrębnionych dla projektu rachunków bankowych, pod rygorem nieuznania wydatków za kwalifikowalne¹⁶.

13. Strony zobowiązane są do ujawniania wszelkich dochodów, które powstają w związku z realizacją projektu.

14. Partnerzy zobowiązują się do rozliczenia całości otrzymanego od Partnera wiodącego projektu dofinansowania, zgodnie z ust. 10. W przypadku nierozliczenia całości otrzymanego dofinansowania, podlega ono zwrotowi na rachunek bankowy Partnera wiodącego projektu w terminie … dni¹⁷ od dnia zakończenia projektu.

15. W przypadku, gdy Instytucja Pośrednicząca zażąda zwrotu części lub całości otrzymanego dofinansowania zgodnie z umową o dofinansowanie projektu w części dotyczącej działań realizowanych przez Partnera, Partner wiodący projektu zobowiązany jest bezzwłocznie powiadomić Partnera o zaistniałej sytuacji poprzez przekazanie Partnerowi kopii pisma zawierającego żądanie zwrotu środków. Ponadto, Partner wiodący projektu powinien pisemnie poinformować Partnera o wysokości i terminie zwrotu środków, które powinien przekazać na konto Partnera wiodącego projektu w związku z żądaniem zwrotu, o którym mowa w zdaniu pierwszym.

16. Partner zobowiązany jest zwrócić na konto Partnera wiodącego projektu kwotę określoną przez niego w piśmie, w terminie umożliwiającym zwrot środków przez Partnera wiodącego projektu do Instytucji Pośredniczącej.

17. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowego wydatkowania środków przez Partnerów projektu, środki na wezwanie Partnera wiodącego projektu podlegają zwrotowi wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych.

18. Projekt rozliczany jest na etapie końcowego wniosku o płatność pod względem finansowym proporcjonalnie do stopnia osiągnięcia założeń merytorycznych projektu mierzonych wskaźnikami produktu lub rezultatu określonymi we wniosku o dofinansowanie projektu, wraz z kosztami pośrednimi projektu, co jest określane jako „reguła proporcjonalności". W przypadku, gdy założenia projektu nie zostały osiągnięte z winy Partnera ustala się, co następuje¹⁸:

…………………………………………………………………………………….

19. W przypadku niezatwierdzenia wniosku o płatność przez Instytucję Pośredniczącą w zakresie zadań realizowanych przez Partnera wiodącego projektu jest on zobowiązany do przekazania Partnerom środków odpowiadających wykonanym przez nich zadaniom w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych od powzięcia informacji o zatwierdzeniu przez Instytucję Pośredniczącą prawidłowości wykonania zadań Partnerów¹⁹.

§ 7. Ochrona danych osobowych

1. Zasady przetwarzania danych osobowych określone są w załączniku nr 4 do niniejszej Umowy, pn. Zasady przetwarzania danych osobowych.

§ 8.Obowiązki informacyjne

1. Partner jest zobowiązany we współpracy z Partnerem wiodącym projektu do wypełniania obowiązków informacyjnych i promocyjnych, w tym informowania społeczeństwa o dofinansowaniu projektu przez Unię Europejską, zgodnie z rozporządzeniem ogólnym (w szczególności z załącznikiem IX – Komunikacja i widoczność), zapisami niniejszej umowy w tym powołanymi w niej dokumentami oraz zgodnie z zapisami „Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji”. W razie kolizji treści powyższych dokumentów wymienione wcześniej mają pierwszeństwo przed wymienionymi później.

2. Partner wiodący projektu wspiera Partnerów projektu w wypełnieniu obowiązków informacyjnych, a w szczególności Partner wiodący projektu udostępnia Partnerom obowiązujące logotypy dla FEM 2021-2027 do oznaczania projektu oraz projekt graficzny informacji (plakatu), o którym mowa w ust. 3 lit. a), w formie pliku edytowalnego.

3. Partnerzy zobowiązują się do:

1. umieszczania w widoczny sposób znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej (jeśli dotyczy; wersja pełnokolorowa), loga Województwa Małopolskiego i znaku Unii Europejskiej na dokumentach dotyczących projektu, w tym na:

1. wszystkich prowadzonych działaniach informacyjnych i promocyjnych dotyczących Projektu,

2. wszystkich dokumentach i materiałach (x.xx. produkty drukowane lub cyfrowe) podawanych do wiadomości publicznej,

3. wszystkich dokumentach i materiałach dla osób i podmiotów uczestniczących w Projekcie,

4. produktach, sprzęcie, pojazdach, aparaturze itp., powstałych lub zakupionych z Projektu, poprzez umieszczenie trwałego oznakowania w postaci naklejek.

2. oznaczenia miejsca realizacji Projektu, jeśli Partner realizuje Projekt w innym miejscu niż Partner wiodący Projektu, za pomocą:

1. trwałej tablicy informacyjnej podkreślającej fakt otrzymania dofinansowania z UE dla Projektu, obejmującego inwestycje rzeczowe lub zainstalowaniu zakupionego sprzętu, w odniesieniu do:

• projektów wspieranych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, których całkowity koszt przekracza 500 000 EUR,

• projektów wspieranych z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus lub Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji, których całkowity koszt przekracza 100 000 EUR. Tablica musi być umieszczona niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji Projektu lub zainstalowaniu zakupionego sprzętu aż do końca okresu trwałości Projektu.

2. w przypadku projektów innych niż te, o których mowa w lit. i, umieszczenia w widocznym miejscu realizacji Projektu przynajmniej jednego trwałego plakatu o minimalnym formacie A3 lub podobnej wielkości elektronicznego wyświetlacza, podkreślającego fakt otrzymania dofinansowania z UE,

3. umieszczenie na swoich stronach internetowych (jeśli je posiadają) i w mediach społecznościowych krótkiego opisu projektu. Opis projektu musi zawierać:

1. tytuł projektu lub jego skróconą nazwę,

2. podkreślenie faktu otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej przez zamieszczenie znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej, loga Województwa Małopolskiego i znaku Unii Europejskiej,

3. zadania, działania, które będą realizowane w ramach projektu (opis, co zostanie zrobione, zakupione etc.),

4. grupy docelowe (do kogo skierowany jest projekt, kto z niego skorzysta),

5. xxx xxx cele projektu,

6. efekty, rezultaty projektu (jeśli opis zadań, działań nie zawiera opisu efektów, rezultatów),

7. wartość projektu (całkowity koszt projektu),

8. wysokość wkładu Funduszy Europejskich.

4. dokumentowania działań informacyjnych i promocyjnych w projekcie,

5. podania, po przystąpieniu do realizacji projektu partnerskiego, do publicznej wiadomości w Biuletynie Informacji Publicznej informacji o rozpoczęciu realizacji projektu partnerskiego wraz z uzasadnieniem przyczyn przystąpienia do jego realizacji oraz wskazaniem Partnera wiodącego w tym projekcie (wraz z przypisem: Dotyczy podmiotu, o którym mowa w art. 4, art. 5 ust. 1 i art. 6 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, niebędącego podmiotem inicjującym projekt partnerski.)

4. Szczegółowe informacje i przykłady dotyczące zastosowania powyższych wymagań zostały określone w „Księdze Tożsamości Wizualnej marki Fundusze Europejskie 2021-2027” oraz w „Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027”. Podręcznik, Księga oraz wzory materiałów w formie elektronicznej są dostępne na stronie xxx.xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx pod adresem xxx.xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx

5. Na potrzeby informacji i promocji Partner udostępnia Partnerowi wiodącemu projektu utwory związane z komunikacją i widocznością (np. zdjęcia, filmy, broszury, ulotki, prezentacje multimedialne nt. Projektu) dotyczące projektu i udziela nieodpłatnie licencji niewyłącznej, obejmującej prawo do korzystania z ww. utworów

6. Na wniosek IK UP, IZ, IP i unijnych instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Partner zobowiązuje się do udzielenia tym podmiotom nieodpłatnej i niewyłącznej licencji do korzystania z utworów związanych z komunikacją i widocznością (np. zdjęcia, filmy, broszury, ulotki, prezentacje multimedialne nt. Projektu) powstałych w ramach Projektu w następujący sposób:

1. na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz na terytorium innych państw członkowskich UE,

2. na czas nieoznaczony bez możliwości wypowiedzenia,

3. bez ograniczeń co do liczby egzemplarzy i nośników, w zakresie następujących pól eksploatacji:

4. utrwalanie – w szczególności drukiem, zapisem w pamięci komputera i na nośnikach elektronicznych, oraz zwielokrotnianie, powielanie i kopiowanie tak powstałych egzemplarzy dowolną techniką,

5. rozpowszechnianie oraz publikowanie w dowolny sposób (w tym poprzez: wyświetlanie lub publiczne odtwarzanie lub wprowadzanie do pamięci komputera i sieci multimedialnych, w tym Internetu) – w całości lub w części, jak również w połączeniu z innymi utworami,

6. publiczna dystrybucja utworów lub ich kopii we wszelkich formach (np. książka, broszura, CD, Internet),

7. udostępnianie, w tym unijnym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii, IK UP, IZ, IP i IW oraz ich pracownikom oraz publiczne udostępnianie przy wykorzystaniu wszelkich środków komunikacji (np. Internet),

8. przechowywanie i archiwizowanie w postaci papierowej albo elektronicznej,

9. z prawem do udzielania osobom trzecim sublicencji na warunkach i polach eksploatacji, o których mowa w ust. 5 i ust 6.

§ 9. Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji

1. Partner zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizowaną przez niego częścią projektu w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo, z zastrzeżeniem ust. 4, oraz do informowania Partnera wiodącego projektu o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym projektem. Wszystkie dokumenty dotyczące Projektu powinny być udostępniane przez okres pięciu lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu zestawienia wydatków do Komisji Europejskiej, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonej operacji. Partner wiodący informuje Partnera o ww. terminie.

2. W przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez Partnera działalności przed terminem, o którym mowa w ust. 1, Partner zobowiązuje się pisemnie poinformować Partnera wiodącego projektu o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym projektem. Informacja ta jest wymagana w przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów w terminie, o którym mowa w ust. 1.

3. W przypadku konieczności przedłużenia terminu, o którym mowa w ust. 1, Partner wiodący projektu powiadomi o tym pisemnie Partnera przed upływem terminu określonego w ust. 1 i 4.

4. Dokumenty dotyczące pomocy de minimis Partner zobowiązuje się przechowywać przez 10 lat, licząc od dnia jej przyznania, w sposób zapewniający poufność i bezpieczeństwo, lecz nie krócej niż w terminie wskazanym w ust.1.

§ 10. Odpowiedzialność Stron

Każda ze Stron niniejszej umowy ponosi wyłączną odpowiedzialność wobec osób trzecich za szkody powstałe w związku z realizacją powierzonego/ych jej w ramach projektu zadania/zadań.

§ 11. Zmiany w umowie

1. Strony umowy mogą zgłaszać propozycje zmian umowy, z zastrzeżeniem ust. 2-3.

2. Zmiany w niniejszej umowie, w tym załączników do umowy, mogą nastąpić wyłącznie na zasadach określonych w § 5.

3. Zmiany w umowie skutkujące koniecznością wprowadzenia zmian w umowie o dofinansowanie projektu mogą zostać wprowadzone wyłącznie w terminie umożliwiającym Partnerowi wiodącemu projektu zachowanie terminów dokonywania zmian określonych w umowie o dofinansowanie projektu. Zmiany, o których mowa w zdaniu pierwszym, nie mogą być niezgodne z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu.

4. Zmiany w umowie, z wyjątkiem zmiany załączników wymagają formy pisemnej w postaci aneksu. Postanowienia aneksu nie mogą być sprzeczne z postanowieniami wzoru umowy o partnerstwie na rzecz realizacji projektu.

§ 12²⁰. Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy

Strony postanawiają, że zabezpieczenie prawidłowej realizacji niniejszej umowy jest ustanawiane przez Partnerów, w części, w jakiej odpowiadają za realizację projektu.

§ 13. Okres obowiązywania umowy

1. Umowa obowiązuje od dnia jej podpisania do dnia ……...²¹.

2. Warunkiem wejścia w życie niniejszej umowy jest podpisanie umowy o dofinansowanie projektu zawieranej pomiędzy Partnerem wiodącym projektu, a Instytucją Pośredniczącą.

§ 14. Skutki naruszenia Umowy

W przypadku naruszenia lub niewywiązywania się przez którąkolwiek ze Stron z obowiązków wynikających z umowy lub umowy o dofinansowanie Projektu:

…………………………………………………………………………………………………

(należy opisać przyjęte w ramach partnerstwa rozwiązania dotyczące postępowania w przypadku naruszenia lub niewywiązania się przez któregokolwiek z Partnerów, w tym Partnera wiodącego projektu, z postanowień niniejszej umowy, w tym sposób egzekwowania przez Partnera wiodącego projektu od Partnerów skutków wynikających z zastosowania reguły proporcjonalności z powodu nieosiągnięcia założeń projektu z winy Partnera.

§ 15. Rozwiązanie umowy

1. Umowa może zostać rozwiązana przed terminem określonym w § 13 ust. 1 w następujących przypadkach:

1. na podstawie porozumienia Xxxxx, w przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiających dalsze wykonywanie zobowiązań wynikających z umowy;

2. w razie rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu przez Instytucję Pośredniczącą.

2. Strony umowy mogą wypowiedzieć umowę jednemu lub większej liczbie Partnerów w przypadku rażącego naruszenia obowiązków wynikających z niniejszej umowy lub umowy o dofinansowanie projektu.

3. Strony zobowiązują się do podjęcia negocjacji mających na celu zapewnienie prawidłowej realizacji projektu, w tym do kontynuacji zadania powierzonego Stronie, z którą rozwiązana została umowa²².

§ 16. Postępowanie w sprawach spornych

1. Spory mogące wyniknąć w związku z realizacją umowy, Strony będą starały się rozwiązać polubownie.

2. W przypadku niemożności rozstrzygnięcia sporu w trybie określonym w ust. 1, Strony ustalają zgodnie, że spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie przez właściwy sąd.

§ 17. Postanowienia dodatkowe

(dotyczy Partnerstw, które przyjmują rozwiązania wykraczające poza wspólne wymagane minimum zakresu przedmiotowego umowy o partnerstwie)

§ 18. Postępowanie w sprawach nieuregulowanych niniejszą umową

W sprawach nieuregulowanych umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa krajowego i wspólnotowego.

§ 19. Postanowienia końcowe

1. Strony zapewniają zgodność niniejszej umowy z umową o dofinansowanie projektu.

2. Umowę sporządzono w …²³ jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

3. Integralną część niniejszej umowy stanowią następujące załączniki:

   1. Załącznik nr 1: Pełnomocnictwa dla Partnera wiodącego projektu do reprezentowania Partnerów;

   2. Załącznik nr 2: Budżet projektu z podziałem na Partnera wiodącego projektu i Partnerów;

   3. Załącznik nr 3: Harmonogram płatności;

   4. Załącznik nr 4: Zasady przetwarzania danych osobowych.

Podpisy i pieczęcie:

W imieniu Partnera wiodącego projektu: …………………………………………………………………………………

W imieniu Partnera nr 1: …………………………………………………………………………………

W imieniu Partnera nr 2: …………………………………………………………………………………

W imieniu Partnera nr 3: ………………………………………………………………………………

Załącznik nr 2 do Umowy o partnerstwie na rzecz realizacji projektu: Budżet Projektu z podziałem na Partnera wiodącego projektu i Partnerów

Budżet Projektu z podziałem na Partnera wiodącego projektu i Partnerów

Podmiot	Kwota dofinansowania	Wkład własny	Łącznie środki podmiotu
Partner wiodący projektu
Partner 1
Partner 2
Partner 3
Łącznie:

Załącznik nr 3 do Umowy o partnerstwie na rzecz realizacji projektu: Harmonogram płatności

Harmonogram płatności

Partner 1:

Nr transzy	Kwota zaliczki / refundacji	Okres rozliczeniowy	Kwota wydatków
Transza 1
Transza 2
Transza …
Łącznie:

Partner 2:

Nr transzy	Kwota zaliczki / refundacji	Okres rozliczeniowy	Kwota wydatków
Transza 1
Transza 2
Transza …
Łącznie:

Partner 3:

Nr transzy	Kwota zaliczki / refundacji	Okres rozliczeniowy	Kwota wydatków
Transza 1
Transza 2
Transza …
Łącznie:

Załącznik nr 4 do Umowy o partnerstwie na rzecz realizacji projektu

Zasady przetwarzania danych osobowych

1. Użyte w niniejszych zasadach określenia oznaczają:

1. administrator danych osobowych:

• Instytucja Zarządzająca – Zarząd Województwa Małopolskiego,

• Instytucja Pośrednicząca – Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie,

• minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego,

• Beneficjent i Partnerzy;

2. centralny system teleinformatyczny (CST2021) – system, o którym mowa w art. 4 ust. 2 pkt 6 ustawy wdrożeniowej, który służy do wspierania procesów związanych z obsługą projektu od momentu podpisania umowy o dofinansowanie projektu, albo podjęcia decyzji o dofinansowaniu projektu, jak również do ewidencjonowania danych dotyczących realizacji programów operacyjnych, a także obsługi certyfikacji wydatków;

3. dane osobowe – dane osobowe w rozumieniu art. 4 pkt. 1) RODO: pracowników Beneficjenta²⁴, pracowników Partnera(ów), uczestników projektów realizowanych w ramach Funduszy Europejskich dla Małopolski 2021-2027, osób których dane są przetwarzane w związku z badaniem kwalifikowalności wydatków w projekcie, w tym w szczególności personelu projektu, a także oferentów, uczestników komisji przetargowych i wykonawców, osób uczestniczących w postępowaniach administracyjnych, przetwarzane przez Beneficjenta oraz Partnerów w celu wykonania postanowień umowy o dofinansowanie projektu;

4. dokument – dowolny nośnik, tradycyjny lub elektroniczny, na którym są zapisane dane osobowe;

5. IGA – oznacza to lokalny system teleinformatyczny umożliwiający wymianę danych z CST2021 i zapewniający obsługę procesów związanych z wyborem projektów oraz zawieraniem umów;

6. przetwarzanie danych osobowych – przetwarzanie w rozumieniu art. 4 pkt 2) RODO, tj. oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie; w zakresie niezbędnym do realizacji umowy;

7. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z późn. zm.;

8. ustawa wdrożeniowa – ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027.

2. Obowiązek informacyjny w zakresie danych przetwarzanych przez Instytucję Pośredniczącą.

Informacje podawane w przypadku pozyskiwania danych od osoby, której dane dotyczą oraz pozyskiwanych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą:

Zgodnie z art. 13 oraz 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego dalej RODO – informuje się, że:

I. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie, Xxxx Xx Xxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx, adres do korespondencji: Xxxx Xx Xxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx.

Powyższe nie narusza praw i nie wyłącza obowiązków innych administratorów danych osobowych w rozumieniu art. 88 ustawy wdrożeniowej.

II. Inspektor Ochrony Danych

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Krakowie: xxxxxxxxxxxxx@xxx-xxxxxx.xx

III. Cele przetwarzania danych

Administrator będzie przetwarzać dane wyłącznie w celu realizacji programu Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021-2027, w szczególności do celów monitorowania, sprawozdawczości, komunikacji, publikacji, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytów oraz, w stosownych przypadkach, do celów określania kwalifikowalności uczestników.

IV. Informacja o wymogu podania danych wynikających z przepisu prawa

Przetwarzanie danych jest zgodne z prawem i spełnia warunki, o których mowa w art. 6 ust. 1 lit. c) oraz art. 9 ust. 2 lit g) RODO – dane osobowe są niezbędne dla realizacji Programu na podstawie:

• ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 (ustawa wdrożeniowa),

• rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej (rozporządzenie ogólne),

• rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1056 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające Fundusz na rzecz Sprawiedliwej Transformacji.

V. Konsekwencje niepodania danych osobowych

Podanie danych ma charakter dobrowolny, aczkolwiek jest wymogiem ustawowym, a konsekwencją odmowy ich podania jest brak możliwości udzielenia wsparcia w ramach projektu.

VI. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane do momentu zakończenia realizacji projektu i jego rozliczenia oraz do momentu zamknięcia i rozliczenia programu Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021-2027 oraz zakończenia okresu trwałości dla projektu i okresu archiwizacyjnego w zależności od tego, która z tych dat nastąpi później.

VII. Prawa osób, których dane dotyczą

Osoba, której dane dotyczą posiada prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich: sprostowania, ograniczenia przetwarzania, zgodnie z art. 15, 16, 18 RODO.

VIII. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Osoba, której dane dotyczą ma prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, iż przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

IX. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą zostać ujawnione innym podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa oraz mogą być również powierzone podmiotom przetwarzającym, np. w związku z realizacją umów w zakresie usług IT.

X. Informacja dotycząca zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, w tym profilowania

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również profilowane.

XI. Udostępnianie

Na podstawie art.89 ustawy wdrożeniowej dane osobowe mogą być udostępniane innym podmiotom biorącym udział w procesie realizacji programu Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021-2027.

3. Zasady przetwarzania danych osobowych:

§ 1.

Zasady przetwarzania danych osobowych w ramach programu Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021-2027 odnoszą się bezpośrednio do rozdziału 18 ustawy wdrożeniowej.

§ 2.

Na podstawie art. 88 ustawy wdrożeniowej każda z instytucji wskazanych w artykule pełni funkcję administratora danych osobowych przetwarzanych w ramach FEM 2021-2027. Administrator może przetwarzać dane osobowe tylko w takim zakresie, jaki jest niezbędny do realizacji ciążących na nim zadań wynikających z rozporządzeń oraz ustawy wdrożeniowej. Obowiązek bezwzględnego przestrzegania zakresu oznacza, że przetwarzanie danych osobowych nadmiarowych lub nieadekwatnych do celu ich przetwarzania stanowi naruszenie obowiązujących przepisów RODO.

§ 3.

Na podstawie art. 89 ustawy wdrożeniowej IP przysługuje dostęp do danych osobowych i informacji gromadzonych przez innych administratorów w programie, które zostały pozyskane bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, z systemu teleinformatycznego lub z rejestrów publicznych.

§ 4.

1. Dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w celu realizacji programu Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021-2027, w szczególności do celów monitorowania, sprawozdawczości, komunikacji, publikacji, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytów oraz, w stosownych przypadkach, do celów określania kwalifikowalności uczestników.

2. Przedmiotowe dane osobowe są przetwarzane w celu, o którym mowa w ust. 1, a także w celach archiwalnych i statystycznych.

3. Zakres danych osobowych przetwarzanych w ramach Programu został określony w załączniku nr 1.

§ 5.

Dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 4 ust. 2 pkt 6), art. 8, art. 14, art. 15-19, art. 34, art. 36, art.. 44, art. 80 – 85, art. 87 – 93 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027; art. 61 ust. 1 pkt 2 lit. a, art. 61 ust. 4, art. 64, art. 67 ust. 1, art. 189 ust. 3b i 3e i art. 207 ust. 9 i 12a ustawy o finansach publicznych; art. 2 ust. 2 pkt 2 lit. a), art. 3 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. o rozwoju lokalnym z udziałem lokalnej społeczności; art. 4, art. 5, art. 28-34, art. 69, art. 72 oraz Załączniki: XI, XII, XIV, XV, XVII rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej (rozporządzenie ogólne); art. 12 oraz Załącznik III rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1056 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające Fundusz na rzecz Sprawiedliwej Transformacji; art. 41 par. 1 ustawy z dnia z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy.

§ 6.

IP jest zobowiązana do wykorzystywania pozyskanych danych osobowych tylko do celów związanych z realizacją programu.

§ 7.

IP jako administrator danych, zobowiązuje się do przestrzegania przepisów RODO oraz ustawy odo, a także w zakresie systemów informatycznych stosowania wszystkich niezbędnych zabezpieczeń mających na celu ochronę przetwarzanych danych osobowych.

§ 8.

Każdy administrator danych osobowych, o którym mowa w art. 87 ustawy wdrożeniowej, jest zobowiązany do zapewnienia obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 i art. 14 RODO.

§ 9.

Każdy administrator danych osobowych, o którym mowa w art. 87 ustawy wdrożeniowej, jest zobowiązany do wydawania i odwoływania upoważnień do przetwarzania danych osobowych w zakresie Programu. Tym samym ograniczy dostęp do danych osobowych wyłącznie do osób posiadających uprawnienie do przetwarzania danych osobowych. Dotyczy to zarówno dostępu w wersji dokumentowej, jak i do systemów elektronicznych, m. in. Lokalnego Systemu Informatycznego (IGA) oraz Centralnego Systemu Teleinformatycznego (CST2021).

§ 10.

W przypadku CST2021 Beneficjent zarządza dostępem do systemu i postępuje zgodnie z Procedurą zgłaszania osoby uprawnionej zarządzającej projektem po stronie Beneficjenta stanowiącą załącznik nr 4 do Wytycznych dotyczących warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2021-2027. Zgłoszenie ww. osoby jest dokonywane na podstawie wniosku zgodnie z załącznikiem nr 5 do wskazanych Wytycznych.

§ 11.

Każdy administrator danych osobowych, o którym mowa w art. 87 ustawy wdrożeniowej zobowiązany jest do wypełniania obowiązków administratora w rozumieniu RODO, w tym wypełnienia obowiązku informacyjnego.

§ 12.

1. Każdy administrator danych osobowych, o którym mowa w art. 87 ustawy wdrożeniowej zapewni środki techniczne i organizacyjne umożliwiające należyte zabezpieczenie danych osobowych, spełniające wymagania, o których mowa w art. 32 RODO. Beneficjent oraz Partnerzy będą w szczególności:

1. prowadzić dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę i bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w tym w szczególności politykę bezpieczeństwa z zastrzeżeniem, że system CST2021 oraz instrukcję zarządzania tym systemem udostępnia Beneficjentowi IP,

2. przechowywać dokumenty w przeznaczonych do tego szafach zamykanych na zamek lub w zamykanych na zamek pomieszczeniach, niedostępnych dla osób nieupoważnionych do przetwarzania danych osobowych oraz zapewniających ochronę dokumentów przed utratą, uszkodzeniem, zniszczeniem, a także przetwarzaniem z naruszeniem RODO,

3. prowadzić ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.

2. Każdy administrator danych osobowych, o którym mowa w art. 87 zobowiąże osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych do przestrzegania następujących zasad postępowania z dokumentami:

1. pracowania jedynie z dokumentami niezbędnymi do wykonania obowiązków wynikających z niniejszej umowy;

2. przechowywania dokumentów w czasie nie dłuższym niż czas niezbędny do zrealizowania zadań, do których wykonania dokumenty są przeznaczone;

3. nietworzenia kopii dokumentów innych, niż niezbędne do realizacji niniejszej umowy;

4. zachowania w poufności danych osobowych oraz informacji o stosowanych sposobach ich zabezpieczenia, także po ustaniu stosunku prawnego łączącego osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych z beneficjentem;

5. zabezpieczenia dokumentów przed dostępem osób nieupoważnionych do przetwarzania danych osobowych, przetwarzaniem z naruszeniem RODO, nieautoryzowaną zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

§ 13.

1. Integralną część niniejszych zasad stanowią załącznik nr 1: Zakres przetwarzanych danych osobowych.

2. Zmiana Zakresu przetwarzanych danych osobowych nie wymaga aneksowania umowy, ale wymaga poinformowania Beneficjenta oraz Partnerów.

Załącznik nr 1 do Zasad przetwarzania danych osobowych

Zakres danych osobowych przetwarzanych w programie Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021-2027 przez Instytucję Pośredniczącą

Kategoria osób:

• wnioskodawcy,

• pracownicy wnioskodawców,

• potencjalni wnioskodawcy,

• pracownicy potencjalnych wnioskodawców,

• beneficjenci,

• pracownicy beneficjentów,

• podmioty przygotowujące i realizujące instrumenty terytorialne oraz ich członkowie i pracownicy,

• osoby fizyczne związane/biorące udział w procesie realizacji i wdrożenia projektów w ramach programu,

• personel projektów, wykonawcy, ich pracownicy,

• dane osób fizycznych, które widnieją na dokumentach potwierdzających kwalifikowalność wydatków,

• dane związane z zakresem uczestnictwa osób fizycznych w projekcie (uczestnicy indywidualni),

• osoby fizyczne i osoby prowadzące działalność gospodarczą, których dane będą przetwarzane w związku z badaniem kwalifikowalności środków w projekcie,

• pełnomocnicy stron postępowania administracyjnego,

• biegli powołani w trybie art. 84 k.p.a.,

• biegli wskazywani przez stronę postępowania administracyjnego,

• osoby składające zeznania w charakterze świadków/ osoby składające wyjaśnienia/ osoby fizyczne, w tym osoby prowadzące działalność gospodarczą, których dane będą przetwarzane w związku z prowadzeniem postępowania o zwrot dofinansowania,

• osoby będące członkami organów zarządzających jako osoby trzecie, wobec których możemy prowadzić postępowanie,

• osoby zatwierdzające zabezpieczenia składane do umowy o dofinansowanie,

• osoby dokonujące zgłoszeń do Rzecznika FE,

• członkowie/zastępcy członków oraz obserwatorzy powołani do składu KM 2021-2027.

Zakres danych osobowych:

1. Dane identyfikujące osoby fizyczne:

imię i nazwisko, adres, adres poczty elektronicznej, firma i adres, login, numer telefonu, numer faksu, numer PESEL, numer NIP, numer REGON lub inne identyfikatory funkcjonujące w danym państwie, forma prawna prowadzonej działalności, forma własności mienia tej osoby, płeć, wiek, wykształcenie, identyfikatory internetowe;

2. Dane związane z zakresem uczestnictwa osób fizycznych w projekcie, niewymienione w pkt 1, takie jak:

wymiar czasu pracy, stanowisko, kwota wynagrodzenia, obywatelstwo, obszar według stopnia urbanizacji (DEGURBA), status mieszkaniowy, data rozpoczęcia udziału w projekcie lub wsparciu, data zakończenia udziału w projekcie lub wsparciu, status na rynku pracy, data założenia działalności gospodarczej, kwota przyznanych środków na założenie działalności gospodarczej, kod w Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) założonej działalności gospodarczej, forma i okres zaangażowania w projekcie, planowana data zakończenia edukacji w placówce edukacyjnej, w której skorzystano ze wsparcia;

3. Dane osób fizycznych niewymienione w pkt 1, które widnieją na dokumentach potwierdzających kwalifikowalność wydatków, w tym kwota wynagrodzenia, numer rachunku bankowego, numer działki, gmina, obręb, numer księgi wieczystej, numer przyłącza gazowego, numer uprawnień budowlanych, oraz dane dotyczące szczególnych potrzeb osób, o których mowa w art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami;

4. Dane osób fizycznych niewymienione w pkt 1, które widnieją na dokumentach w związku z prowadzeniem postępowań o zwrot dofinansowania oraz na deklaracjach wekslowych: seria i numer dowodu osobistego, numer legitymacji pełnomocnika, data urodzenia, numer ewidencyjny uprawnień budowalnych, zakres uprawnień, specjalność, dane o niekaralności.

1 Wzór umowy stanowi minimalny zakres i może być przez Strony uzupełniony o postanowienia niezbędne dla realizacji projektu. Postanowienia stanowiące uzupełnienie wzoru umowy nie mogą być sprzeczne z postanowieniami zawartymi w tym wzorze. W uzasadnionych przypadkach wzór umowy o partnerstwie może być modyfikowany za zgodą WUP.

2 Partner wiodący, zgodnie z art. 39 ust. 9 pkt 12 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 (Dz. U. z 2022 r., poz. 1079).

3 Należy wypełnić w przypadku, kiedy na etapie podpisywania umowy o partnerstwie jest znany numer wniosku o dofinansowanie projektu nadany w lokalnym systemie informatycznym IGA.

4 Warunek nie dotyczy Wnioskodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych.

5 Gremium podejmujące decyzje w partnerstwie odpowiadające za wspólne zarządzanie projektem, o którym mowa w § 5. ust.1. dotyczącym organizacji wewnętrznej partnerstwa.

6 Nie dotyczy Partnera, który realizuje zadania rozliczane wyłącznie za pomocą uproszczonych metod rozliczania wydatków.

7 Nie dotyczy Partnera, który realizuje zadania rozliczane wyłącznie za pomocą uproszczonych metod rozliczania wydatków.

8 § 6. Należy zmodyfikować odpowiednio w przypadku, gdy nie wystąpią przepływy finansowe pomiędzy Stronami w związku z realizacją projektu. Dotyczy to także obowiązku wnoszenia wkładu własnego przez Partnerów.

9 Należy uzupełnić.

10 Należy uzupełnić.

11 Podział środków powinien uwzględnić również koszty pośrednie.

12 Zapis dotyczy wyłącznie przypadku, gdy w ramach projektu wnoszony jest wkład własny przez Partnera wiodącego projektu oraz Partnerów.

13 Należy odpowiednio zmienić w zależności od liczby Partnerów otrzymujących środki w formie zaliczki.

14 Należy wykreślić, jeśli Xxxxxx postanowią, że zabezpieczenie nie jest wymagane.

15 Należy uzupełnić.

16 Przepis nie dotyczy sytuacji, gdy przepisy odrębne wymagają przepływu środków przez rachunek dochodów podmiotu tworzącego partnerstwo lub gdy wypłata środków odbywać się będzie z ogólnego rachunku bankowego utworzonego do obsługi Priorytetu/Działania przez Instytucję Zarządzającą lub Instytucję Pośredniczącą.

17 Należy uzupełnić.

18 Należy wskazać sposób postępowania przez Partnera wiodącego projektu w stosunku do Partnerów projektu w sytuacji zastosowania reguły proporcjonalności z powodu nieosiągnięcia założeń projektu z winy Partnera.

19 Należy wykreślić, jeśli Strony postanowią inaczej.

20 Należy dostosować do uregulowań przyjętych w ramach danego partnerstwa. Należy skreślić, jeśli zabezpieczenie nie będzie ustanawiane. Jeśli zabezpieczenie będzie wnoszone przez Partnera wiodącego projektu, należy wskazać formy zabezpieczenia składanego przez poszczególne podmioty oraz termin, na jaki zabezpieczenie jest ustanawiane.

21 Nie wcześniej niż do dnia zatwierdzenia przez WUP wniosku o płatność końcową i upływu okresu trwałości, jeśli dotyczy.

22 W tym ustępie istnieje możliwość wskazania katalogu konkretnych przypadków skutkujących rozwiązaniem umowy.

23 Należy uzupełnić.

24 Pod pojęciem Beneficjent rozumie się Partnera wiodącego, zgodnie z art. 39 ust. 9 pkt 12 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 (Dz. U. z 2022 r., poz. 1079).

Strona 1 z 30