Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji Przykładowe klauzule

Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji. 1. Partner zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizowaną przez niego częścią projektu w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo, z zastrzeżeniem ust. 4, oraz do informowania Xxxxxx projektu o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym projektem. Wszystkie dokumenty dotyczące Projektu powinny być udostępniane przez okres dwóch lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu zestawienia wydatków do Komisji Europejskiej, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonej operacji. Lider informuje Partnera o ww. terminie. 2. W przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez Partnera działalności przed terminem, o którym mowa w ust. 1, Partner zobowiązuje się pisemnie poinformować Lidera projektu o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym projektem. Informacja ta jest wymagana w przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów w terminie, o którym mowa w ust. 1. 3. W przypadku konieczności przedłużenia terminu, o którym mowa w ust. 1, Lider projektu powiadomi o tym pisemnie Partnera przed upływem terminu określonego w ust. 1 i 4. 4. Dokumenty dotyczące pomocy publicznej/pomocy de minimis Partner zobowiązuje się przechowywać przez 10 lat, licząc od dnia jej przyznania, w sposób zapewniający poufność i bezpieczeństwo, lecz nie krócej niż w terminie wskazanym w ust.1.

Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji. W celu zapewnienia właściwej ścieżki audytu Partnerzy zobowiązują się do przechowywania i udostępniania dokumentacji związanej z realizacją Projektu w terminie od rozpoczęcia realizacji Projektu do 31 grudnia 2034 r., z zastrzeżeniem ust. 3 i 4. Okres, o którym mowa w ust. 1, zostaje przerwany w przypadku wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego dotyczącego wydatków rozliczonych w Projekcie albo na wniosek Komisji Europejskiej, o czym Partner jest informowany pisemnie przed upływem tego terminu. Partnerzy zobowiązują się do przechowywania danych osobowych kandydatów na uczestników Projektu do czasu ostatecznego rozliczenia Projektu. W przypadku gdy Projekt objęty jest pomocą de minimis, Partnerzy zobowiązują się do przechowywania i udostępniania dokumentacji związanej z realizacją Projektu przez 10 lat, licząc od dnia jej przyznania. Partnerzy przechowują dokumentację związaną z realizacją Projektu w sposób zapewniający dostępność, poufność, integralność i bezpieczeństwo. W przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentów oraz w przypadku zawieszenia, zaprzestania lub likwidacji przez Partnera działalności przed terminem, o którym mowa w ust. 1, 3 lub 4, Partner wiodący zobowiązuje się niezwłocznie pisemnie poinformować Instytucje Zarządzającą o miejscu przechowywania dokumentów związanych z realizowanym Projektem.

Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji. 1. Partner zobowiązuje się do przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizowaną przez niego częścią projektu w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo, z zastrzeżeniem ust. 6, a także do informowania Xxxxxx projektu o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym projektem. 2. W przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez Partnera działalności przed terminem, o którym mowa w ust. 4, Partner zobowiązuje się pisemnie poinformować Lidera projektu o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym projektem. Informacja ta jest wymagana w przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów w terminie, o którym mowa w ust. 4. 3. Partner ma obowiązek przechowywania i archiwizowania dokumentacji ogólnej projektu, dokumentacji finansowo-księgowej (x.xx. oryginałów dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku, dokumentów potwierdzających zastosowany sposób księgowania operacji projektu), dokumentacji merytorycznej (x.xx. oryginałów dokumentów dotyczących realizowanego wsparcia, zatrudnienia personelu projektu, zakupów sprzętu i wyposażenia – certyfikatów, gwarancji, licencji, aktów notarialnych, umów zawieranych w związku z realizowanym projektem, oryginałów dokumentów potwierdzających przeprowadzenie działań o charakterze promocyjnym), dokumentacji przetargowej, oryginałów informacji z kontroli przeprowadzanych przez uprawnione do tego podmioty. 4. Partner zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu przez okres pięciu lat od dnia 31 grudnia roku, w którym został zatwierdzony końcowy wniosek o płatność w ramach projektu. Bieg terminu, o którym mowa w zdaniu pierwszym, zostaje przerwany w przypadku wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego dotyczącego wydatków rozliczonych w projekcie albo na należycie uzasadniony wniosek Komisji Europejskiej. 5. W przypadku konieczności przedłużenia terminu, o którym mowa w ust. 4, Xxxxx projektu powiadomi o tym pisemnie Partnera przed upływem terminu określonego w ust. 4 i 6. 6. Dokumenty dotyczące pomocy de minimis Partner zobowiązuje się przechowywać przez 10 lat, licząc od dnia jej przyznania, w sposób zapewniający poufność i bezpieczeństwo, lecz nie krócej niż w terminie wskazanym w ust.4.

Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji. 1. Partnerzy zobowiązują się do przechowywania dokumentacji związanej z realizowaną przez nich częścią Projektu w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo, z zastrzeżeniem ust. 2, oraz do informowania Partnera Wiodącego o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym Projektem. Wszystkie dokumenty dotyczące Projektu powinny być przechowywane przez okres dwóch lat od dnia 31 grudnia roku następującego po złożeniu do Komisji Europejskiej zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego Projektu. Partner Wiodący informuje Partnerów o dacie rozpoczęcia okresu, o którym mowa powyżej. Przedmiotowy okres, zostaje przerwany w przypadku wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego dotyczącego wydatków rozliczonych w Projekcie albo na należycie uzasadniony wniosek Komisji Europejskiej, o czym Partnerzy są informowani pisemnie. 2. Dokumenty dotyczące pomocy publicznej Partnerzy zobowiązują się przechowywać przez 10 lat, licząc od dnia jej przyznania, w sposób zapewniający poufność i bezpieczeństwo, lecz nie krócej niż w terminie wskazanym w ust. 1. 3. Dokumentacja związana z realizacją Projektu będzie archiwizowana w: 1) Partner nr 1 - ………………………………………………………………………………… 2) Partner nr 2 - ………………………………………………………………………………… 3) Partner nr 3 - ………………………………………………………………………………… 4. W przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez Partnerów działalności przed upływem terminów, o których mowa w ust. 1-2, Partnerzy zobowiązują się niezwłocznie, na piśmie poinformować Partnera Wiodącego o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym Projektem. Przedmiotowa zmiana nie wymaga formy aneksu do umowy. 5. W przypadku zlecania wykonawcy zadań lub ich części w ramach Projektu, Partnerzy zobowiązują się zapewnić wszelkie dokumenty umożliwiające weryfikację kwalifikowalności wydatków.

Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji. Partnerzy zobowiązują się do przechowywania dokumentacji związanej z realizowaną przez nich częścią projektu w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo, z zastrzeżeniem ust. 3, oraz do informowania Partnera wiodącego o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym projektem. Partnerzy zobowiązują się do przechowywania ww. dokumentacji z uwzględnieniem art. 140 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. W przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez Partnera działalności przed terminem wskazanym w ww. rozporządzeniu, Partner zobowiązuje się pisemnie poinformować Partnera wiodącego o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym projektem. Dokumenty dotyczące pomocy publicznej/pomocy de minimis udzielanej przedsiębiorcom Partnerzy zobowiązują się przechowywać 10 lat, licząc od dnia jej przyznania, w sposób zapewniający poufność i bezpieczeństwo, o ile projekt dotyczy pomocy publicznej.

Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji. Partner zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu przez okres pięciu lat od dnia 31 grudnia roku, w którym został zatwierdzony końcowy wniosek o płatność w ramach projektu. Bieg terminu, o którym mowa w zdaniu pierwszym, zostaje przerwany w przypadku wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego dotyczącego wydatków rozliczonych w projekcie albo na należycie uzasadniony wniosek Komisji Europejskiej. Partner wiodący informuje Partnera o ww. terminie. W przypadku konieczności przedłużenia terminu, o którym mowa w ust. 1, Partner wiodący projektu powiadomi o tym pisemnie Partnera przed upływem terminu określonego w ust. 1.

Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji. 1. Beneficjent zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu do dnia 31 grudnia 2020 r. w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo, z zastrzeżeniem ust. 5, oraz do informowania Instytucji Wdrażającej o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym Projektem. 2. W przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez Beneficjenta działalności przed terminem, o którym mowa w ust. 2, Beneficjent zobowiązuje się pisemnie poinformować Instytucję Wdrażającą o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym Projektem. Informacja ta jest wymagana w przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów w terminie, o którym mowa w ust. 2. 3. W przypadku konieczności przedłużenia terminu, o którym mowa w ust. 2, Instytucja Wdrażająca powiadomi o tym pisemnie Beneficjenta przed upływem terminu określonego w ust. 2 i 5. 4. Dokumenty dotyczące pomocy publicznej udzielanej przedsiębiorcom Beneficjent zobowiązuje się przechowywać przez 10 lat, licząc od dnia jej przyznania, w sposób zapewniający poufność i bezpieczeństwo, o ile Projekt dotyczy pomocy publicznej.

Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji. 1. Partner zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu przez okres dwóch lat od dnia 31 grudnia roku następującego po złożeniu do Komisji Europejskiej zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego Projektu. Xxxxx informuje Partnera o dacie rozpoczęcia okresu, o którym mowa w zdaniu pierwszym. Okres, o którym mowa w zdaniu pierwszym, zostaje przerwany w przypadku wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego dotyczącego wydatków rozliczonych w Projekcie albo na należycie uzasadniony wniosek Komisji Europejskiej, o czym Lider jest informowany pisemnie. 2. Partner przechowuje dokumentację związaną z realizacją Projektu w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo, oraz jest zobowiązany do poinformowania Lidera o miejscu jej archiwizacji w terminie 3 dni roboczych od dnia podpisania umowy, o ile dokumentacja jest przechowywana poza jego siedzibą. 3. W przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez Partnera działalności przed terminem, o którym mowa w ust. 2, Partner zobowiązuje się niezwłocznie, na piśmie poinformować Lidera o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym Projektem. 4. W przypadku konieczności przedłużenia terminu, o którym mowa w ust. 1, Lider powiadomi o tym pisemnie Partnera przed upływem terminu określonego w ust. 1.

Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji. Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo, w tym w szczególności dokumentację związaną z zarządzaniem finansowym, technicznym, procedurami zawierania umów z wykonawcami, przez okres pięciu lat od dnia 31 grudnia roku, w którym dokonano płatności końcowej na rzecz Beneficjenta. Bieg okresu, o którym mowa w zdaniu pierwszym, jest wstrzymywany w przypadku wszczęcia postępowania prawnego albo na wniosek Komisji Europejskiej. Instytucja Zarządzająca FEW 2021+ może przedłużyć termin, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, informując o tym Beneficjenta na piśmie przed upływem tego terminu. W przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentacji, o której mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, jak również w przypadku zawieszenia lub zaprzestania bądź likwidacji przez Beneficjenta działalności przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, Beneficjent zobowiązuje się do niezwłocznego pisemnego poinformowania Instytucji Zarządzającej FEW 2021+ o miejscu przechowywania dokumentów związanych z realizacją Projektu.

Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji. Strony zobowiązują się do przechowywania w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji, wszelkich danych związanych z realizacją projektu, a w szczególności dokumentacji związanej z zarządzaniem finansowym, technicznym lub procedurami zawierania umów z wykonawcami, przez okres co najmniej 10 lat od dnia wejścia w życie umowy o dofinansowanie projektu i udostępnianie ich na żądanie upoważnionych organów, jak również terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt, związanych z projektem systemów teleinformatycznych, wszystkich dokumentów elektronicznych związanych z projektem.