WARUNKI ZAMÓWIENIA (WZ)

1.4. Zamawiający informuje, iż Platforma Zakupowa Xxxxxxxxxx.XXX dostępna na stronie internetowej GK ENEA pod adresem xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx służy wyłącznie do składania ofert i zadawania pytań do treści Warunków Zamówienia, w szczególnych sytuacjach dopuszcza się prowadzenie komunikacji ze pośrednictwem poczty elektronicznej z osobami wskazanymi w pkt 1.19. WZ.

1.5. Zamawiający informuje, że postępowanie, w tym otwarcie Ofert jest niejawne i nie zamierza zwoływać zebrania Wykonawców.

1.6. W niniejszym postępowaniu Wykonawcom nie przysługują żadne środki odwoławcze.

1.7. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z uczestnictwem w niniejszym postępowaniu, w tym także

z przygotowaniem i złożeniem Oferty.

1.8. Żadne materiały dotyczące postępowania, dostarczone przez Wykonawców, nie podlegają zwrotowi.

1.9. Wykonawca może zwrócić się pisemnie do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie dokumentacji postępowania lub wprowadzenie zmian w Warunkach Zamówienia, w tym do Projektu Umowy stanowiącego Załącznik nr 8 do Warunków Zamówienia. Zamawiający udzieli wyjaśnień nie później niż na 3 dni przed upływem terminu składania Ofert – pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści dokumentacji postępowania wpłynął do Zamawiającego za pośrednictwem Platformy Zakupowej Logintrade nie później, niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania Ofert.

Uwaga: Termin zadawania pytań określony na Platformie Logintrade nie jest wiążący z uwagi na ograniczenia narzędzia oraz dopuszczenie możliwości zadania pytania po upływie połowy terminu, o którym mowa powyżej. Zamawiający dopuszcza przesłanie wniosków na adresy e-mail wskazane w pkt 1.19. WZ (konieczne jest wysłanie na oba adresy). Udzielenie odpowiedzi później, niż na 3 dni przed upływem terminu składania Ofert dopuszczalne jest pod warunkiem przedłużenia terminu składania Ofert.

1.10. Zamawiający nie dopuszcza składania pytań drogą telefoniczną.

1.11. Treść zapytań bez ujawniania źródła zapytania wraz z wyjaśnieniami Zamawiając udostępni na swojej stronie

internetowej xxx.xxxx.xx/xxx/xxxxxxxxxx .

1.12. W przypadku wpływu pytań ze strony Wykonawcy (również zadanych poprzez Platformę Zakupową Logintrade) po upływie terminu na składnie wniosku o wyjaśnienie treści dokumentacji postępowania określonego w pkt 1.9. WZ, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania

1.13. Zamawiający może w każdym czasie, przed upływem terminu składania Ofert, zmodyfikować treść Warunków Zamówienia, w tym zmienić termin składania Ofert. Zmiana treści Warunków Zamówienia może również dotyczyć kryteriów oceny Ofert, a także warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu oceny ich spełniania. Dokonana w ten sposób modyfikacja Warunków Zamówienia będzie wiążąca dla wszystkich Wykonawców od momentu opublikowania modyfikacji na stronie xxxx://xxx.xxxx.xx/xxx/xxxxxxxxxx .

1.14. Zamawiający może przedłużyć termin składania Ofert – z uwzględnieniem czasu niezbędnego do wprowadzenia w Ofertach zmian wynikających z modyfikacji treści Warunków Zamówienia. Przedłużenie terminu składania Ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku o wyjaśnienie dokumentacji postępowania.

1.15. Postępowanie jest prowadzone w języku polskim w związku z tym wszelkie oświadczenia, zawiadomienia, zapytania do treści Warunków Zamówienia, Oferty itp. muszą być składane w języku polskim. Zawarte w Ofercie dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniami na język polski. Zamawiający dopuszcza możliwość przedstawienia tłumaczenia zwykłego. W przypadku wątpliwości Zamawiający może zażądać uzupełnienia Oferty o tłumaczenie sporządzone przez tłumacza przysięgłego.

1.16. W postępowaniu obowiązuje zasada pisemności, przy czym:

a) oferty, wyjaśnienia/uzupełnienia treści oferty, załączniki do oferty, oświadczenie o przedłużeniu terminu związania ofertą oraz protokół z negocjacji oraz inna korespondencja składana jest za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej,

b) wszelkie informacje przekazane lub pozyskane w innej formie niż określonej w lit. a) powyżej pozostają bez wpływu na postępowanie,

c) jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują dokumenty, informacje, zawiadomienia za pomocą poczty elektronicznej, każda ze stron żąda niezwłocznego potwierdzenia drugiej stronie faktu ich otrzymania.

1.17. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, zapytanie oraz inne dokumenty i informacje uważa się za złożone w wyznaczonym terminie, jeżeli ich treść została zarejestrowana na Platformie Zakupowej Logintrade lub dotarła do adresata przed upływem terminu wyznaczonego przez Zamawiającego.

1.18. Zamawiający przygotowuje i przeprowadza niniejsze postępowanie w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie Wykonawców. Czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem niniejszego postępowania wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.

1.19. Osobami uprawnionymi do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami są:

Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx

mail: xxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxx.xx

ENEA Centrum Sp. z o.o., Departament Zakupów Biuro Udzielania Zamówień

oraz

Xxx Xxxxx Xxxxxxx

mail: xxxxx.xxxxxxx@xxxx.xx

ENEA Centrum Sp. z o.o., Departament Zakupów Biuro Udzielania Zamówień

2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

2.1. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest zgodnie z wewnętrznymi regulacjami obowiązującymi u Zamawiającego, w oparciu o niniejsze Warunki Zamówienia.

2.2. Do postępowania nie znajdują zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień

publicznych.

2.3. Zamawiający informuje, iż w prowadzonym postępowaniu, Zamawiający najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełnienia warunków udziału w postępowaniu.

3. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

3.1. Przedmiotem zamówienia jest:

Zakup licencji Service Desk IT

Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Rozdziale II Warunków Zamówienia, tj. „Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia”.

3.2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Alternatywy zawarte w treści oferty spowodują jej odrzucenie.

3.3. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych, równoważnych ani wariantowych. Złożona oferta musi dokładnie odpowiadać Szczegółowemu Opisowi Przedmiotu Zamówienia zawartemu w Rozdziale II Warunków Zamówienia, zostać przedstawiona zgodnie z formularzem ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do Warunków Zamówienia i obejmować swoim zakresem całość zamówienia.

3.4. Zamawiający nie dopuszcza powierzenia przez Wykonawcę wykonania zamówienia Podwykonawcom.

4. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

4.1. Wykonawca wykona przedmiot zamówienia w terminie:

• w zakresie dostarczenia licencji - w ciągu 14 dni od podpisania umowy,

• w zakresie usług wsparcia technicznego oraz usług serwisowych od dnia dostarczenia licencji do dnia 30.12.2022 r.

5. WARUNKI GWARANCJI I WSPARCIE SERWISOWE

5.1. Zamawiający wymaga, by usługa wsparcia technicznego była świadczona na standardowych warunkach opieki serwisowej świadczonej przez producenta.

6. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ BRAK PODSTAW WYKLUCZENIA UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

6.1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełnią warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

a) zdolności technicznej lub zawodowej;

Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek, jeżeli wykaże, że:

A. zrealizował co najmniej 2 (dwa) Projekty Podobne, z których każdy będzie spełniać wszystkie poniższe przesłanki (Załącznik nr 6 do Warunków Zamówienia):

i. projekt, którego przedmiotem było dostarczanie licencji Service Desk/świadczenie wsparcia serwisowego wraz z wdrożeniem dla systemu Service Desk Plus Manage Engine,

ii. projekt o wartości nie niższej niż 100 000,00 zł netto (słownie: sto tysięcy złotych) każdy,

iii. projekt, który został zrealizowany w okresie 3 ostatnich lat przed upływem terminu składania ofert

a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie;

iv. projekt zakończony lub trwający i potwierdzony dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie (referencje, protokół odbioru prac lub inne dokumenty potwierdzające należyte wykonanie), wystawione przez Xxxxxxx, na rzecz którego projekt był wykonany z zastrzeżeniem, że Zamawiający nie uznaje referencji własnych, wystawionych przez Wykonawcę składającego ofertę w postępowaniu. Dokumenty winny być oznaczone w taki sposób, aby nie było wątpliwości, których projektów wskazanych przez Wykonawcę dotyczą. W wypadku usług trwających wartość zrealizowanej usługi na dzień składania ofert musi być nie niższa niż kwota wskazana w ppkt. iii. powyżej.

v. W przypadku przedstawienia usług nadal realizowanych, dowód potwierdzający należyte wykonywanie usług musi być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

b) dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca posiada aktualny status autoryzowanego Partnera producenta oprogramowania, z zastrzeżeniem, że Zamawiający nie akceptuje oświadczenia własnego Wykonawcy.

c) sytuacji ekonomicznej lub finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia;

Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek, jeżeli wykaże, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności obejmującej co najmniej działalność związaną z przedmiotem zamówienia na wartość minimum 200 000,00 zł (słownie: dwieście tysięcy 00/100 złotych).

6.2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z udziału

w postępowaniu. Wykonawca podlega wykluczeniu z udziału w Postępowaniu o udzielenie Zamówienia jeżeli:

a) w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert uniemożliwił lub odmówił zawarcia Umowy w sprawie Zamówienia po wyborze jego Oferty przez Zamawiającego lub nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania Umowy;

b) w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert nie wykonał przedmiotu Zamówienia na rzecz Zamawiającego lub wykonał go nienależycie, a w ramach działań naprawczych nie doprowadził przedmiotu Zamówienia do stanu zgodności z Umową lub nie naprawił powstałej w ten sposób szkody, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności;

c) w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert doprowadził do wypowiedzenia albo odstąpienia od Umowy w sprawie Zamówienia z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy;

d) w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert dopuścił się poważnych naruszeń Kodeksu Kontrahentów Grupy ENEA albo dopuścił się innych naruszeń postanowień Kodeksu Kontrahentów Grupy ENEA, a w ramach działań naprawczych nie doprowadził do ich usunięcia;

e) w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert w sposób inny niż wskazany w lit. a) – d) wyrządził Zamawiającemu szkodę w związku z realizacją Zamówienia, której to szkody nie naprawił w ramach podjętych działań naprawczych;

f) został wpisany do Rejestru Wykonawców Wykluczonych zgodnie z „Zasadami dokonywania oceny Wykonawców w Obszarze Zakupowym Zakupy Ogólne w Grupie ENEA”;

g) otwarto jego likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury;

h) doradzał lub w inny sposób był zaangażowany w przygotowanie Postępowania o udzielenie tego Zamówienia, a spowodowane tym zaangażowaniem zakłócenie konkurencji nie może być wyeliminowane w inny sposób niż przez wykluczenie Wykonawcy z udziału w tym Postępowaniu. Przed wykluczeniem Wykonawcy Zamawiający zapewnia temu Wykonawcy możliwość udowodnienia, że jego zaangażowanie w przygotowanie Postępowania o udzielenie Zamówienia nie zakłóci konkurencji;

i) Zamawiający może stwierdzić, na podstawie wiarygodnych przesłanek, że Wykonawca zawarł z innymi Wykonawcami porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji, w szczególności jeżeli należąc do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, złożyli odrębne Xxxxxx, chyba że wykażą, że przygotowali te Oferty niezależnie od siebie;

j) naruszył obowiązki dotyczące płatności podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, chyba że Wykonawca przed upływem terminu składania Ofert dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych należności;

k) złożył nieprawdziwe informacje mające lub mogące mieć wpływ na wynik Postępowania;

l) został wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/20061 lub rozporządzeniu 269/20142 albo na Liście Sankcyjnej jako podmiot podlegający wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu;

m) jego beneficjentem rzeczywistym3 jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 lub rozporządzeniu 269/2014 albo na Liście Sankcyjnej jako podmiot podlegający wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu;

1 rozporządzenie Rady (WE) 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy,

2 rozporządzenie Rady (UE) 269/2014 z dnia 17 marca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odniesieniu do działań podważających integralność terytorialną, suwerenność i niezależność Ukrainy lub im zagrażających,

3 w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

n) jego jednostką dominującą 4 jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 lub rozporządzeniu 269/2014 albo na Liście Sankcyjnej jako podmiot podlegający wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu;

o) nie wykazał spełnienia warunków udziału w Postępowaniu.

6.3. Dodatkowo z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców w stosunku do których zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w art. 7 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

6.4. Zamawiający informuje, iż Wykonawca podlegający wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, który w okresie tego wykluczenia ubiega się o udzielenie zamówienia, podlega karze pieniężnej na warunkach określonych w tej ustawie.

6.5. W celu potwierdzenia, iż Wykonawca spełnia warunki udziału w Postępowaniu oraz nie podlega wykluczeniu z Postępowania, Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą Załącznika nr 2 do Warunków Zamówienia – tj. Oświadczenia wstępnego o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Dokument ten tymczasowo zastępuje dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu oraz potwierdzające brak podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu, wymienione w pkt 7.2. – 7.3. WZ, do złożenia których Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona.

6.6. Wykonawca musi wykazać spełnianie warunków udziału w postępowaniu nie później niż na dzień składania ofert.

6.7. Zamawiający dokona oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu wskazanych w pkt 6.1. WZ oraz braku podstaw wykluczenia wskazanych w pkt 6.2. WZ, na zasadzie „spełnia – nie spełnia”, w oparciu o:

a) informacje zawarte w Oświadczeniu, o którym mowa w pkt 6.5. WZ oraz

b) dokumenty i oświadczenia złożone przez Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, o których

mowa w pkt 7.2.-7.3. WZ.

6.8. Oferta Wykonawcy, który został wykluczony z postępowania podlega odrzuceniu.

6.9. Wykonawcę wykluczonego z postępowania Zamawiający niezwłocznie poinformuje o wykluczeniu wraz

z podaniem uzasadnienia.

6.10. Nie dopuszcza się posługiwania zasobami podmiotów trzecich w celu wykazania spełniania warunków udziału

w postępowaniu.

7. WYMAGANE DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA

7.1. Wykonawca zobowiązany jest do złożenia oferty, na którą składają się następujące dokumenty:

a) formularz oferty obejmujący oświadczenie o zaakceptowaniu Warunków Zamówienia (Załącznik nr 1 do Warunków Zamówienia),

b) klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych reprezentantów i pracowników Zamawiającego, o której mowa w pkt 3 lit. l) Formularza ofert,

c) oświadczenie wstępne Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz spełnianiu warunków udziału w Postępowaniu (Załącznik nr 2 do Warunków Zamówienia),

d) podpisane upoważnienie do podpisania oferty i załączników do niej, o ile nie wynika ono z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę (Zamawiający udostępnia wzór, który Wykonawca może wykorzystać - Załącznik nr 3 do Warunków Zamówienia),

e) oświadczenie Wykonawcy o zachowaniu poufności (Załącznik nr 4 do Warunków Zamówienia),

f) podpisana informacja o Administratorze Danych Osobowych (Załącznik nr 5 do Warunków Zamówienia),

g) oświadczenie o spełnieniu minimalnych wymagań w zakresie stosowanych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych dotyczących ochrony danych osobowych osób fizycznych (załącznik nr 8)

7.2. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych w pkt 6.1. WZ, Zamawiający żąda przedstawienia następujących oświadczeń i dokumentów aktualnych na dzień ich złożenia:

4 w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

a) dokumentu potwierdzającego aktualny status autoryzowanego Partnera producenta oprogramowania,

z zastrzeżeniem, że Zamawiający nie akceptuje oświadczenia własnego Wykonawcy.

b) wykazu zrealizowanych w okresie maksymalnie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert projektów podobnych, z podaniem ich wartości, daty wykonania oraz wskazaniem zleceniodawców wraz z dokumentami potwierdzającymi należyte ich wykonanie (Załącznik nr 6 do Warunków Zamówienia),

c) kopii polisy lub innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca posiada aktualne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na wartość minimum 200 000,00 zł (słownie: dwieście tysięcy 00/100 złotych).

Zamawiający informuje, iż do złożenia dokumentów określonych w pkt 6.2. lit. a) – c) WZ, Zamawiający wezwie

Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona.

7.3. W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu, określonych w pkt 6.2. WZ,

Zamawiający żąda przedstawienia następujących oświadczeń i dokumentów aktualnych na dzień ich złożenia:

a) oświadczenie Wykonawcy o uczestnictwie w grupie kapitałowej (Załącznik nr 7 do Warunków Zamówienia),

b) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie pkt 5.2. lit. g) WZ oraz w zakresie art. 7 ust. 1 pkt 1) i pkt 3) ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (pkt 5.3. WZ) sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania Ofert, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

• w przypadku zaświadczenia o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej -

Zamawiający dopuszcza przedstawienie wydruku ze strony internetowej Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej (xxx.xxxxx.xxx.xx);

• w przypadku odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, Zamawiający dopuszcza przedstawienie wydruku

pobranego ze strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości

(xxxxx://xxx.xx.xxx.xx/xxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx),

c) oświadczenia Wykonawcy o istnieniu albo braku zobowiązania do zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych - zgodnie z ustawą z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

Zamawiający informuje, iż do złożenia dokumentów określonych w pkt 6.3. lit. a) – lit. c) WZ,

Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona.

7.4. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zamiast odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o których mowa w pkt 7.3. lit. b) – składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury, dokument powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania Ofert.

7.5. Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 7.4. WZ lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wymienionego tam zakresu, zastępuje się je w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone przed notariuszem lub przed organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy.

7.6. Dokumenty i oświadczenia, o których mowa w pkt 7.1.-7.3. Warunków Zamówienia należy złożyć w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej Logintrade (z zastrzeżeniem zapisów pkt 13.1. WZ), w jeden z następujących sposobów:

a) Xxxxxx wraz załącznikami należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentowania Wykonawcy,

albo

b) Xxxxxx wraz z załącznikami należy sporządzić i podpisać w postaci papierowej, a następnie zeskanować.

W przypadku, gdy Wykonawca, jako załącznik do oferty, dołącza kopię jakiegoś dokumentu, musi być ona poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. W przypadku złożenia oferty zgodnie z pkt 7.6. lit. a) WZ, dokumenty lub oświadczenia, które nie zostały oryginalnie sporządzone w postaci dokumentu elektronicznego, należy złożyć w elektronicznej kopii dokumentu (skan) opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym. Złożenie takiego podpisu jest równoznaczne z poświadczeniem elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia za zgodność z oryginałem. W przypadku złożenia oferty zgodnie z pkt 7.6. lit. b) WZ, poświadczenia za zgodność z oryginałem należy dokonać poprzez umieszczenie na kopii każdej zapisanej strony dokumentu czytelnego zapisu: „za zgodność z oryginałem” (lub innego – o tożsamym znaczeniu) wraz z czytelnym podpisem osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy.

Zamawiający zastrzega, iż:

• Formularz oferty (Załącznik nr 1 do Warunków Zamówienia) winien być bezwzględnie sporządzony

w oryginale,

• dokument pełnomocnictwa winien być bezwzględnie sporządzony w oryginale lub notarialnie poświadczonej kopii.

7.7. Jeżeli umocowanie do reprezentowania Wykonawcy nie wynika z odpisu z właściwego rejestru lub CEIDG - należy wykazać dokumentami ciąg umocowania do tej reprezentacji.

7.8. Jeżeli termin składania ofert ulegnie przesunięciu, wówczas dokumenty, które do upływu nowego terminu tracą ważność, winny zostać uaktualnione przed upływem terminu składania ofert, zgodnie z formą wskazaną w pkt

7.4. WZ.

7.9. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia Podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w pkt

7.2. lub 7.3. WZ, które Zamawiający posiada (np. zostały one złożone w innym, wcześniej prowadzonym postępowaniu lub zawierają informacje, które dotyczą zamówień wcześniej realizowanych na rzecz tego Zamawiającego), jeżeli Wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność.

8. WADIUM

8.1. W niniejszym postępowaniu wadium nie jest wymagane.

9. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY

9.1. Wraz z ofertą Wykonawca składa dokumenty określone w pkt 7.1. WZ. Formularz oferty generowany przez Platformę Zakupową służy tylko i wyłącznie wprowadzeniu danych składanej oferty do systemu elektronicznego. Obowiązkiem Wykonawcy jest złożenie wszystkich wymaganych dokumentów, w tym formularza ofertowego (Załącznika nr 1 do WZ). Niezałączenie przez Wykonawcę formularza ofertowego zostanie uznane za niezłożenie oferty. Dokumenty określone w pkt 7.2.-7.3. WZ, składa wyłącznie Wykonawca, którego Zamawiający wezwał do ich złożenia zgodnie z pkt 7.2.-7.3 WZ. Zamawiający wymaga złożenia dokumentów zgodnie z załączonymi wzorami dokumentów jeśli takie udostępniono (z wyjątkiem upoważnienia do podpisania oferty i załączników tj. Załącznika nr 3 do WZ).

UWAGA! Jeśli Wykonawca podpisuje ofertę kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym, nie jest konieczne stawianie pieczęci wykonawcy / pieczęci imiennej / składanie własnoręcznego podpisu przedstawiciela Wykonawcy/ uzupełnianie miejscowości i daty złożenia podpisu, zgodnie z udostępnionymi wzorami Załączników do WZ.

9.2. Oferta oraz wszelkie oświadczenia i zaświadczenia składane w trakcie postępowania są jawne w ramach przedsiębiorstwa Zamawiającego; nie są natomiast dostępne publicznie, chyba że obowiązek taki wynika z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

9.3. Oferta wraz z załącznikami i wszystkimi dokumentami musi być podpisana przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy.

UWAGA! W sytuacji gdy Wykonawca podpisuje ofertę podpisem elektronicznym dokument pełnomocnictwa, winien być bezwzględnie złożony w oryginale (tj. kwalifikowany podpis elektroniczny albo podpis zaufany Mocodawcy) lub kopii notarialnie poświadczonej za zgodność z oryginałem (tj. kwalifikowany podpis elektroniczny albo podpis zaufany notariusza). Dokument pełnomocnictwa winien być w takiej sytuacji złożony jako odrębny od oferty plik elektroniczny.

9.4. Wykonawca składa ofertę wraz z załącznikami w formie elektronicznej, za pośrednictwem środków komunikacji

elektronicznej, tj. poprzez elektroniczną Platformę Zakupową xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx0

Przez elektroniczną formę Oferty Zamawiający rozumie:

i. Ofertę przygotowaną zgodnie z Warunkami Zamówienia i podpisaną kwalifikowanym podpisem

elektronicznym albo podpisem zaufanym przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentowania Wykonawcy;

albo

ii. skan ówcześnie przygotowanej zgodnie z Warunkami Zamówienia i podpisanej przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli Oferty w formie pisemnej. Zamawiający wymaga zeskanowania oferty Wykonawcy, wytworzonej przez niego w postaci papierowej, tj. przekształcenia jej w dokument elektroniczny w formie nieedytowalnej. Dokument taki musi zostać stworzony w formacie PDF, JPG, zip.

9.5. Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku przesyłanego do Platformy Zakupowej to 20 MB.

9.6. Platforma Zakupowa zapewnia funkcję automatycznego szyfrowania składanych ofert. Złożenie oferty na

Platformie nie wymaga dodatkowego szyfrowania.

9.7. Zamawiający informuje, że w przypadku wystąpienia w ofercie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jednolity Dz.U. z 2019 r., poz. 1010 z późn. zm.), Zamawiający nie jest upoważniony do ich ujawnienia, jeżeli Wykonawca nie później niż w terminie składania ofert zastrzegł, że nie mogą być one udostępnione oraz wykazał, że stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa. Informacje, które Wykonawca zastrzeże jako tajemnicę przedsiębiorstwa powinny zostać złożone w osobnym pliku wraz z oznaczeniem „Załącznik stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”, a następnie wraz z plikami stanowiącymi jawną część skompresowane do jednego pliku w formacie zip – zgodnie z pkt 9.4. Warunków Zamówienia lub w przypadku opisanym w pkt 13.1. lit. c) WZ – skompresowane do jednego pliku i opatrzone hasłem. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za ujawnienie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, które nie zostały oznaczone i złożone w wymagany sposób. Brak stosownego zastrzeżenia będzie traktowany jako jednoznaczny ze zgodą na ujawnienie całości przekazanych informacji. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za ujawnienie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, które nie zostały oznaczone i złożone w wymagany sposób.

9.8. Oferta nie może zawierać poprawek czy elementów charakterystycznych dla trybu śledzenia zmian, tj. komentarzy poprawek, przekreśleń, powtórzeń i innych. Wszelkie niezaakceptowane przez Wykonawcę zmiany nie będą uwzględniane.

10. OFERTY WSPÓLNE

10.1. Nie dopuszcza się składania ofert wspólnych. Nie dotyczy to przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą zarejestrowaną w CEIDG w formie spółek cywilnych, które traktowane są przez Zamawiającego, jako jeden podmiot.

11. SPOSÓB OBLICZENIA CENY OFERTY

11.1. Cena powinna być skonstruowana w sposób podany w formularzu Oferty, winna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia oraz dotyczyć całości wynagrodzenia, które przysługiwać będzie Wykonawcy za usługi realizowane na rzecz Zamawiającego.

5 W celu złożenia Oferty poprzez Platformę Zakupową Logintrade niezbędna jest rejestracja w bazie dostawców, poprzez formularz rejestracyjny znajdujący się pod adresem xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx

11.2. Podana cena jest obowiązująca w całym okresie ważności oferty i w trakcie realizacji umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia.

11.3. Cena oferty musi być podana w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

11.4. Rozliczenie między Zamawiającym a Wykonawcą będzie prowadzone w walucie złoty polski.

12. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT

12.1. Ofertę należy złożyć w postaci elektronicznej, za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, tj. poprzez elektroniczną platformę zakupową xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx, z zastrzeżeniem przypadku opisanego w pkt 13.1. lit c) WZ.

Ofertę złożyć należy w terminie do dnia 04.08.2022 r. do godz. 10:00.

12.2. Za termin złożenia Oferty uważa się termin jej zamieszczenia na Platformie Zakupowej.

Za termin wycofania oferty lub ponownego złożeniu oferty po jej wycofaniu uważa się moment dostarczenia

wiadomości zawierającej wycofanie / ponownie składaną ofertę na serwer pocztowy Zamawiającego.

12.3. Utrzymywanie dobrej reputacji serwerów pocztowych wykorzystywanych przez Wykonawcę do przesyłania korespondencji elektronicznej z Zamawiającym, leży po stronie usługodawcy poczty elektronicznej / działu IT Wykonawcy. Zamawiający weryfikuje kondycję serwerów pocztowych poprzez portal xxxxx://xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx. Zamawiający informuje, że jeżeli serwer pocztowy Wykonawcy nie zostanie pozytywnie zweryfikowany, korespondencja nie dotrze do Zamawiającego.

12.4. Zamawiający informuje, iż Platforma Zakupowa nie przyjmuje ofert po terminie składania. W przypadku przesłania Ofert za pośrednictwem poczty elektronicznej (przypadek określony w pkt 13.1. lit. c)) po terminie składania ofert, oferty zostaną odrzucone na podstawie pkt 17.1. lit. a).

13. ZMIANA, WYCOFANIE OFERTY

13.1. Wykonawca może wprowadzić zmiany oraz wycofać złożoną przez siebie ofertę przed terminem składania ofert:

a) w przypadku wycofania złożonej w formie elektronicznej za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej Wykonawca przesyła pisemne oświadczenie, że ofertę swą wycofuje lub zmienia na adresy email wskazane w pkt 1.19. WZ.

b) w przypadku zmiany Oferty złożonej za pośrednictwem platformy Logintrade należy:

i. zalogować się na Platformę Zakupową Logintrade xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx ;

ii. wejść w zakładkę „Twoje aukcje i zapytania”, a następnie wybrać „Twoje oferty”;

iii. następnie należy wejść w szczegóły oferty, która ma zostać zmieniona;

iv. na samym dole szczegółów oferty znajduje się przycisk „Aktualizuj ofertę”.

v. po kliknięciu w „Aktualizuj ” zostanie uruchomiony „Kreator oferty”, który pozwoli na zmianę wcześniej wysłanej oferty.

vi. po wprowadzeniu wszystkich zmian należy kliknąć w „Wyślij ofertę”;

UWAGA! Zmiana zostaje dokonana poprzez nadpisanie pierwotnie złożonej przez Wykonawcę Xxxxxx i nie

ma możliwości powrotu do oferty sprzed dokonania zmiany.

c) w przypadku podjęcia decyzji o ponownym złożeniu oferty po jej wycofaniu, zgodnie z lit. a), Wykonawca przesyła nową ofertę na adresy wskazane w pkt 1.19. WZ. UWAGA! Powyższa sytuacja dotyczy wyłącznie ponownego złożenia oferty po dokonaniu jej wycofania. W przypadku zmiany oferty należy dokonać tego zgodnie z lit. b). Zamawiający nie dopuszcza zmiany oferty za pośrednictwem poczty elektronicznej.

d) Oferta, która zostanie złożona w przypadku opisanym w lit. c):

i. musi zostać zaszyfrowana, tzn. opatrzona hasłem dostępowym uniemożliwiającym otwarcie plików bez jego posiadania. W tym celu wykonawca może posłużyć się narzędziami oferowanymi przez oprogramowanie, w którym przygotowuje dokument.

ii. Hasło dostępu do pliku (plików) ze złożoną Ofertą, Wykonawca przesyła Zamawiającemu na adresy email osób do kontaktu podanych w pkt 1.19. WZ (konieczne jest wysłanie korespondencji na oba wymienione wyżej adresy) PO TERMINIE SKŁADANIA OFERT WSKAZANYM W PKT 12.1. WZ, JEDNAK NIE PÓŹNIEJ NIŻ W CIĄGU 2 GODZIN OD UPŁYWU TEGO TERMINU. Wiadomość, o której mowa w zdaniu poprzednim może zawierać, również inne informacje niezbędne dla prawidłowego dostępu do dokumentu,

w szczególności informacje o wykorzystanym programie szyfrującym lub procedurze odszyfrowania danych. UWAGA! PRZESŁANIE HASŁA DOSTĘPU W TERMINIE INNYM NIŻ WSKAZANY POWYŻEJ, SPOWODUJE ODRZUCENIE OFERTY JAKO NIEODPOWIADAJĄCEJ WYMAGANIOM OKREŚLONYM W WZ.

iii. W treści wiadomości z przesłaną ofertą oraz hasłem do oferty należy wskazać oznaczenie i nazwę postępowania, którego powyższe dotyczą oraz nazwę Wykonawcy albo dowolne oznaczenie pozwalające na prawidłową identyfikację Wykonawcy oraz postępowania.

iv. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych w jednej wiadomości email to 20 MB. Zamawiający dopuszcza przesłanie oferty w kilku wiadomościach email, co powinno być wyraźnie zaznaczone przez Wykonawcę w treści tych wiadomości.

13.2. Wykonawca nie może wprowadzić zmian do oferty, ani wycofać jej po upływie terminu do składania ofert.

14. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

14.1. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

14.2. Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 60 dni od upływu terminu składania ofert.

14.3. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, z zastrzeżeniem zdania następnego. Zamawiający może jednokrotnie, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na wydłużenie terminu o oznaczony okres.

15. KRYTERIA OCENY OFERT

15.1. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na podstawie poniższych kryteriów oceny ofert:

Lp.	Kryterium	Waga kryterium
1.	Łączna cena netto oferty	100 %

Liczba punktów, którą można uzyskać w ramach tego kryterium obliczona zostanie zgodnie ze wzorem:

Cena netto oferty najtańszej

Cena netto oferty badanej

x 100 % x 100 pkt

15.2. Za Ofertę najkorzystniejszą będzie uznana Oferta, która uzyska największą łączną liczbę punktów w ww.

kryterium oceny ofert.

15.3. Punktacja będzie liczona z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku.

15.4. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru najkorzystniejszej Oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej Ofert przedstawia taki sam bilans ceny, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te Oferty do złożenia dodatkowych Ofert cenowych w wyznaczonym terminie. Wykonawcy składając Oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych Ofertach.

16. OTWARCIE OFERT I PRZEBIEG POSTĘPOWANIA

16.1. Po otwarciu ofert Xxxxxxxxxxx dokonuje weryfikacji i oceny Ofert złożonych przez Wykonawców, wzywa Wykonawców do uzupełnienia lub wyjaśnienia, w wyznaczonym terminie dokumentów, oświadczeń (w tym oświadczenia, o którym mowa w pkt 7.1. lit. c) WZ) lub pełnomocnictw wymaganych przez Zamawiającego w dokumentacji postępowania oraz wyjaśnienia treści Oferty i dokumentów dotyczących przedmiotu Zamówienia wpływających na ocenę Oferty chyba, że – mimo ich uzupełnienia – oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Zamawiający wzywa Wykonawcę, którego Oferta została najwyżej oceniona do złożenia dokumentów określonych przez Zamawiającego dotyczących spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia z postępowania w wyznaczonym terminie.

16.2. Dokumenty uzupełnione na wezwanie o którym mowa w pkt 16.1. WZ, powinny potwierdzać stan faktyczny, aktualny na dzień składania Ofert.

16.3. Zamawiający poprawia w Ofercie:

a) oczywiste omyłki pisarskie,

b) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,

c) inne omyłki polegające na niezgodności Oferty z Warunkami Zamówienia, niepowodujące istotnych zmian

w treści Oferty.

16.4. Zamawiający niezwłocznie informuje Wykonawcę, którego Oferta została poprawiona, o tym fakcie.

16.5. Jeżeli cena wskazana w ofercie wydaje się Zamawiającemu rażąco niska w stosunku do Przedmiotu Zamówienia, Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny.

16.6. Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami, którzy złożyli oferty spełniające warunki udziału. Przedmiotem negocjacji będzie cena.

16.7. W ramach negocjacji, o których mowa w pkt 16.6. WZ Zamawiający może przeprowadzić:

a) aukcję elektroniczną z zastosowaniem kryteriów oceny (jednego lub wszystkich w zależności od możliwości technicznych Platformy Logintrade) ofert określonych w pkt 15.1. WZ,

b) negocjacje indywidualne w formie telekonferencji, zgodnie z terminem złożenia Ofert – począwszy od najwcześniej złożonej, decyduje data zamieszczenia oferty na Platformie Zakupowej lub wpływu na serwer pocztowy Zamawiającego (wyłącznie w sytuacji opisanej w pkt 13.1. lit c) WZ).

16.8. Wymagania techniczne platformy, za pośrednictwem której przeprowadzona zostanie aukcja elektroniczna są dostępne na stronie Platformy Zakupowej Logintrade pod adresem: xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx/XxxxxxxxxXxxxxxxx,xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx

16.9. Zamawiający zastrzega, iż przed przeprowadzeniem aukcji elektronicznej poinformuje Wykonawców za pośrednictwem Platformy Zakupowej Logintrade (komunikat z Platformy zawierający Reguły Aukcji):

• o danych, które zostaną udostępnione Wykonawcom podczas aukcji elektronicznej,

• o minimalnym postąpieniu aukcji elektronicznej,

• o przebiegu procedury aukcji elektronicznej.

16.10. Zamawiający po przeprowadzeniu negocjacji może przeprowadzić dalsze negocjacje w jednej z form określonych w pkt 16.7. w 2 rundach negocjacyjnych z 4 Wykonawcami, którzy złożyli najkorzystniejsze oferty w 1 turze negocjacji.

16.11. Ustalenia zawarte w raporcie (protokołach) z aukcji / negocjacji są wiążące dla Wykonawców.

16.12. Zakończenie aukcji / negocjacji nie jest równoznaczne z wyborem oferty Wykonawcy ani z przyjęciem oferty złożonej przez Wykonawcę.

16.13. Po przeprowadzonych negocjacjach Zamawiający może żądać złożenia w wyznaczonym terminie potwierdzenia Oferty, uwzględniającej przebieg przeprowadzonych negocjacji.

16.14. Treść umowy, której Projekt stanowi Załączniki nr 8 do Warunków Zamówienia obowiązujące w dniu terminu składania ofert, nie podlegają negocjacjom. Treść umowy może ulec zmianie jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach, za które uznaje się wprowadzenie zapisów techniczno-organizacyjnych zapewniających sprawne wykonywanie umów. Powyższe nie dotyczy postanowień umów, w których pozostawiono miejsce do uzupełnienia.

16.15. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą.

16.16. Niezwłocznie po rozstrzygnięciu postępowania Zamawiający zawiadamia wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyniku postępowania.

17. ODRZUCENIE OFERTY

17.1. Oferta podlega odrzuceniu w przypadkach gdy:

a) nie odpowiada wymaganiom określonym w Warunkach Zamówienia;

b) Wykonawca, pomimo wezwania nie złożył w przewidzianym terminie oświadczenia, o którym mowa w pkt 7.1. lit. c) WZ lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w Postępowaniu lub brak podstaw wykluczenia z udziału z Postępowania lub innych dokumentów lub oświadczeń;

c) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej

konkurencji;

d) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu Zamówienia a Wykonawca nie przedstawił

w wyznaczonym terminie wyjaśnień potwierdzających, że Oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny;

e) została złożona przez Wykonawcę wykluczonego z udziału w Postępowaniu;

f) xxxxxxx przepisy prawa powszechnie obowiązującego;

g) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów;

h) wadium nie zostało wniesione lub zostało wniesione w sposób nieprawidłowy, jeżeli zażądano jego

wniesienia;

i) Wykonawca w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki,

o której mowa pkt 16.3. lit. c) WZ;

j) Wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania Ofertą po otrzymaniu wniosku Zamawiającego o przedłużenie tego terminu;

k) Wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na wybór jego Oferty po upływie terminu związania Ofertą

17.2. Zamawiający niezwłocznie informuje Wykonawcę, którego Oferta została odrzucona w Postępowaniu o udzielnie Zamówienia, o odrzuceniu Xxxxxx wraz z podaniem uzasadnienia.

18. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA

18.1. Postępowanie unieważnia się w przypadku gdy:

a) nie złożono żadnej Oferty lub nie złożono żadnej Oferty niepodlegającej odrzuceniu;

b) cena Najkorzystniejszej Oferty, pomimo przeprowadzenia negocjacji lub aukcji elektronicznej, przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na finansowanie Zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny Najkorzystniejszej Oferty;

c) Kierownik Xxxxxxxxxxxxx nie zatwierdził przedstawionej mu rekomendacji wyboru Najkorzystniejszej

Oferty;

d) wystąpiły inne istotne okoliczności powodujące, że prowadzenie Postępowania lub realizacja Zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego;

e) w trakcie postępowania nastąpiło istotne naruszenie przepisów Regulaminu, które miało wpływ na wynik Postępowania;

f) wystąpiły inne uzasadnione przyczyny

18.2. O unieważnieniu postępowania o udzielenie Zamówienia Zamawiający zawiadomi wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty w postępowaniu.

18.3. Zamawiający dopuszcza możliwość rozstrzygnięcia postępowania również w przypadku złożenia jednej ważnej oferty.

19. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

19.1. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy nie jest wymagane.

20. ZAWARCIE UMOWY

20.1. Z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą zostanie zawarta Umowa w formie pisemnej, w terminie i miejscu wskazanym przez Xxxxxxxxxxxxx. Strony mogą zawrzeć umowę po upływie terminu związania ofertą, o ile wyrażą na to zgodę. Projekt umowy stanowi Załącznik nr 9 do Warunków Zamówienia.

20.2. Jeżeli okaże się, że Wykonawca, którego oferta została wybrana:

a) będzie uchylał się od zawarcia Umowy w sprawie zamówienia lub

b) przedstawił nieprawdziwe dane,

Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych Ofert, bez przeprowadzania ich

ponownej oceny.

20.3. Jeżeli w związku z zaistnieniem przesłanek, o których mowa w pkt 20.2. WZ, Zamawiający zamierza zawrzeć Umowę z kolejnym Wykonawcą stosuje się w tym względzie odpowiednio zapisy o zawarciu Umowy z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę.

ROZDZIAŁ II – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest zakup dodatkowych licencji do oprogramowania Service Desk Plus Manage Engine w wersji ServiceDesk Plus Enterprise Multi-language – 6 licencji dla serwisantów wraz ze wsparciem technicznym i usługami serwisowymi oraz w wersji ServiceDesk Plus Professional Multi-language – 10 licencji dla serwisantów wraz ze wsparciem technicznym i usługami serwisowymi.

2. Opis dodatkowych licencji ze wsparciem technicznym i usługami serwisowymi.

2.1. Po stronie producenta oprogramowania - ZOHO Corporation B.V. działająca pod marką ManageEngine,

z siedzibą w Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxxxx, Xxxxxxxx (dalej: „Producent”):

a) nielimitowane wsparcie techniczne drogą mailową przez cały rok w trybie 24x5,

b) telefoniczne wsparcie techniczne,

c) darmowy dostęp do podstawowych uaktualnień i poprawek w systemie,

d) główne aktualizacje, takie jak zmiana wersji,

e) dostęp do dokumentacji on-line.

2.2. Po stronie partnera Producenta bez dodatkowych opłat:

a) nielimitowane wsparcie techniczne drogą mailową i systemem zdalnej pomocy,

b) dostęp do portalu pomocy technicznej i bazy rozwiązań

c) telefoniczne wsparcie.

ROZDZIAŁ III – WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW

ZAŁĄCZNIK NR 1. FORMULARZ OFERTY (SKŁADANE WRAZ Z OFERTĄ) 17

ZAŁĄCZNIK NR 2. OŚWIADCZENIE WYKONAWCY O NIEPODLEGANIU WYKLUCZENIU Z POSTĘPOWANIA ORAZ SPEŁNIANIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU (SKŁADANE WRAZ Z OFERTĄ) 19

ZAŁĄCZNIK NR 3. UPOWAŻNIENIE UDZIELONE PRZEZ WYKONAWCĘ (SKŁADANE WRAZ Z OFERTĄ – JEŻELI DOTYCZY) 22

ZAŁĄCZNIK NR 4. OŚWIADCZENIE WYKONAWCY O ZACHOWANIU POUFNOŚCI (SKŁADANE WRAZ Z OFERTĄ) 23

ZAŁĄCZNIK NR 5. INFORMACJA O ADMINISTRATORZE DANYCH OSOBOWYCH (SKŁADANE WRAZ Z OFERTĄ) 24

ZAŁĄCZNIK NR 6. WYKAZ PROJEKTÓW PODOBNYCH (SKŁADANY NA WEZWANIE PRZEZ WYKONAWCĘ KTÓREGO OFERTA ZOSTANIE NAJWYŻEJ OCENIONA) 25

ZAŁĄCZNIK NR 7. OŚWIADCZENIE O UCZESTNICTWIE W GRUPIE KAPITAŁOWEJ (SKŁADANE NA WEZWANIE PRZEZ WYKONAWCĘ KTÓREGO OFERTA ZOSTANIE NAJWYŻEJ OCENIONA) 26

ZAŁĄCZNIK NR 8. OŚWIADCZENIE O SPEŁNIENIU MINIMALNYCH WYMAGAŃ W ZAKRESIE STOSOWANYCH ZABEZPIECZEŃ TECHNICZNYCH I ORGANIZACYJNYCH DOTYCZĄCYCH OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH OSÓB FIZYCZNYCH

ZAŁĄCZNIK NR 8. PROJEKT UMOWY 27

ZAŁĄCZNIK NR 1. FORMULARZ OFERTY (SKŁADANE WRAZ Z OFERTĄ)

(pieczęć/ nazwa Wykonawcy)

Oferta w postępowaniu

Ja, niżej podpisany (My niżej podpisani):

działając w imieniu i na rzecz:

Składam(y) ofertę na wykonanie zamówienia, którego przedmiotem jest:

Zakup licencji Service Desk IT

1. Oferujemy wykonanie zamówienia w sposób i na warunkach określonych w Warunkach Zamówienia, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia (Rozdział II Warunków Zamówienia), i na zasadach określonych w Umowie za cenę:

ŁĄCZNA CENA OFERTY:

CENA NETTO: zł

CENA NETTO SŁOWNIE zł

2. Wykonamy przedmiot zamówienia zgodnie z terminem wskazanym w pkt 4 WZ.

3. Oświadczam(y), że:

a) jestem(śmy) związany(i) niniejszą ofertą przez okres 60 dni od upływu terminu składania ofert,

b) zamówienie wykonam(y): samodzielnie

c) otrzymałem(liśmy) wszelkie informacje konieczne do przygotowania oferty,

d) wyrażamy zgodę na wprowadzenie skanu naszej oferty do Platformy Zakupowej Zamawiającego,

e) akceptuję(emy) treść Warunków Zamówienia i w razie wybrania mojej (naszej) oferty zobowiązuję(emy) się do podpisania Umowy Ramowej, zgodnej z projektem stanowiącym Załącznik nr 8 do Warunków Zamówienia,

f) wszelkie informacje zawarte w formularzu oferty wraz z załącznikami są zgodne ze stanem faktycznym,

g) nie posiadam (my) powiązań z Zamawiającym, które prowadzą lub mogłyby prowadzić do braku niezależności lub konfliktu interesów w związku z realizacją przez reprezentowany przeze mnie (przez nas) podmiot przedmiotu zamówienia,

h) zapoznałem(liśmy) się z postanowieniami kodeksu postępowania dla dostawców i partnerów biznesowych Grupy ENEA dostępnymi pod adresem xxxxx://xxx.xxxx.xx/xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxx-xxxxxxxxxxxx oraz zobowiązuję(emy) się do ich przestrzegania,

i) w terminie 3 dni od zawarcia umowy, przekażemy Koordynatorowi umowy kod(y) PKWiU, który(e) dotyczą przedmiotu umowy i będą następnie wskazywane na wystawionej przez nas fakturze VAT,

j) jesteśmy podmiotem, w którym Skarb Państwa posiada bezpośrednio lub pośrednio udziały [dodatkowa informacja do celów statystycznych]:

tak / nie

c) osobą uprawnioną do udzielania wyjaśnień Zamawiającemu w imieniu Wykonawcy jest:

Pan(i) …………………………………………..………. , tel.: …………………………………………….. e-mail: …………………………....

k) informacje o aukcji elektronicznej należy przesłać na adres e-mail: ………………….…….……...

l) dane osobowe osób reprezentujących, pracowników Zamawiającego, które zostały przekazane Wykonawcy w ramach niniejszego postępowania, przetwarzane będą zgodnie z klauzulą informacyjną załączoną/wskazaną do oferty.

4. W przypadku wybrania naszej oferty jako najkorzystniejszej podajemy dane, niezbędne do zawarcia umowy: [należy uzupełnić, o ile dane są znane na etapie składania oferty]

a) W moim(naszym) imieniu umowę zawrze Pan(i) …………………………………Pełniący(a) funkcję…………….………………

która/y posiada/ nie posiada kwalifikowany podpis elektroniczny

b) W celu realizacji przedmiotu Umowy, wyznaczam(y) osobę odpowiedzialną za prawidłową realizację Umowy Koordynatorów Umowy: ……………………………………………………..

Imię I nazwisko: ……………………………………………………..

e–mail – ……………………………………………………..

nr tel. ……………………………………………………..

c) Dane osobowe osób reprezentujących, pracowników, współpracowników oraz innych osób, których dane osobowe zostały lub zostaną przekazane drugiej Stronie w celu zawarcia, realizacji i monitorowania wykonywania Umowy, przetwarzane będą zgodnie z klauzulą informacyjną, której treść:

dostępna jest na stronach internetowych Wykonawcy - link do klauzul; xxxx://xxx. ……

(uzupełnić - jeśli dotyczy)

przekazana zostanie jako załącznik do umowy w wersji papierowej w momencie jej podpisania.

miejscowość i data Pieczęć imienna i podpis przedstawiciela(i)

Wykonawcy

ZAŁĄCZNIK NR 2. OŚWIADCZENIE WYKONAWCY O NIEPODLEGANIU WYKLUCZENIU Z POSTĘPOWANIA ORAZ SPEŁNIANIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU (SKŁADANE WRAZ Z OFERTĄ)

(pieczęć/ nazwa Wykonawcy)

Zakup licencji Service Desk IT

I. Informacja dotycząca podstaw wykluczenia z postępowania:

1. Wykonawca w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert uniemożliwił lub odmówił zawarcia Umowy w sprawie Zamówienia po wyborze jego Oferty przez Zamawiającego lub nie wniósł

wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania Umowy;

tak /

nie

2. Wykonawca w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert, nie wykonał przedmiotu Zamówienia na rzecz Zamawiającego lub wykonał go nienależycie, a w ramach działań naprawczych nie doprowadził przedmiotu Zamówienia do stanu zgodności z Umową lub nie naprawił powstałej w ten sposób szkody, , chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności;

tak /

nie

3. w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert doprowadził do wypowiedzenia albo odstąpienia od Umowy w sprawie Zamówienia z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy;

tak /

nie

4. Wykonawca w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert dopuścił się poważnych naruszeń Kodeksu Kontrahentów Grupy ENEA albo dopuścił się innych naruszeń postanowień Kodeksu Kontrahentów Grupy ENEA, a w ramach działań naprawczych nie

doprowadził do ich usunięcia;

tak /

nie

5. Wykonawca w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert w sposób inny niż wskazany w pkt.1-4 wyrządził Zamawiającemu szkodę w związku z realizacją Zamówienia, której to szkody nie naprawił w ramach podjętych działań naprawczych

tak /

nie

6. Wykonawca został wpisany do Rejestru Wykonawców Wykluczonych zgodnie z „Zasadami dokonywania oceny Wykonawców w Obszarze Zakupowym Zakupy Ogólne w Grupie ENEA”

tak /

nie

7. Otwarto likwidację Wykonawcy, ogłoszono jego upadłość, jego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, jego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w

przepisach miejsca wszczęcia tej procedury;

tak /

nie

8. Wykonawca doradzał lub w inny sposób był zaangażowany w przygotowanie Postępowania o udzielenie tego Zamówienia, a spowodowane tym zaangażowaniem zakłócenie konkurencji nie może

tak /

nie

być wyeliminowane w inny sposób niż przez wykluczenie Wykonawcy z

udziału w tym Postępowaniu;

Jeżeli „tak” Wykonawca ma możliwość udowodnienia, że jego

zaangażowanie w przygotowanie Postępowania o udzielenie zamówienia nie zakłóci konkurencji

…

9. Wykonawca zawarł z innymi Wykonawcami porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji, w szczególności jeżeli należąc do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, złożyli odrębne Xxxxxx, chyba że wykażą, że przygotowali te Oferty niezależnie od siebie;

tak /

nie

10. Wykonawca naruszył obowiązki dotyczące płatności podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, chyba że Wykonawca przed upływem terminu składania Ofert dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące

porozumienie w sprawie spłaty tych należności;

tak /

nie

11. Wykonawca złożył nieprawdziwe informacje mające lub mogące mieć wpływ na wynik Postępowania;

tak /

nie

12. Wykonawca nie wykazał spełnienia warunków udziału w Postępowaniu;

tak /

nie

13. Wykonawca został wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/20066 lub rozporządzeniu 269/20147 albo na Liście Sankcyjnej8 jako podmiot podlegający wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu

tak /

nie

14. Beneficjentem rzeczywistym9 Wykonawcy jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 lub rozporządzeniu 269/2014 albo na Liście Sankcyjnej jako podmiot podlegający wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub

konkursu

tak /

nie

15. Jednostką dominującą10 Wykonawcy jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 lub rozporządzeniu 269/2014 albo na Liście Sankcyjnej jako podmiot podlegający wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu

tak /

nie

16. Wykonawca na podstawie ustawy z dnia 1 marca 2018 r.

o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, jest

tak /

nie

6 rozporządzenie Rady (WE) 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy,

7 rozporządzenie Rady (UE) 269/2014 z dnia 17 marca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odniesieniu do działań podważających integralność terytorialną, suwerenność i niezależność Ukrainy lub im zagrażających,

8 Lista Sankcyjna - lista osób i podmiotów, na które zostały nałożone sankcje w związku z agresją Federacji Rosyjskiej na Ukrainę. Lista wynika z przepisów prawa powszechnie obowiązującego w szczególności z ustawy z dnia 13 kwietnia 2022

r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

9 w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

10 w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

zobowiązany do zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych do

Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych

Jeżeli „nie” Wykonawca wskazuje podstawę prawną braku ww. obowiązku ……………

17. Wykonawca w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z 29 września 1994

r. o rachunkowości jest jednostką zależną, nad którą kontrolę sprawuje jednostka dominująca ……………………………………………………………………….…

(wskazać jednostkę dominującą jeżeli istnieje)

tak /

nie

I. Informacja dotycząca warunków udziału w postępowaniu

1. Wykonawca spełnia określone w WZ warunki udziału w postępowaniu dotyczące uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i posiada wymagane zgodnie z WZ

dokumenty:

a. aktualny status autoryzowanego Partnera producenta

oprogramowania, z zastrzeżeniem, że Zamawiający nie akceptuje

oświadczenia własnego Wykonawcy.

tak /

nie

2. Wykonawca spełnia określone w WZ warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej

lub zawodowej i posiada wymagane zgodnie z WZ dokumenty:

a. wykaz zrealizowanych w okresie maksymalnie ostatnich 3 lat przed

upływem terminu składania ofert projektów podobnych zgodnie z pkt

6.1. lit a) z podaniem ich wartości, daty wykonania oraz wskazaniem zleceniodawców wraz z dokumentami potwierdzającymi należyte ich

wykonanie;

tak /

nie

3. Wykonawca spełnia określone w WZ warunki udziału w postępowaniu dotyczące sytuacji ekonomicznej

lub finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia i posiada wymagane zgodnie z WZ dokumenty:

a. kopia polisy lub inny dokument potwierdzający, że Wykonawca posiada aktualne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na wartość minimum 200 000,00 zł (słownie: dwieście tysięcy 00/100

złotych).

tak /

nie

Oświadczenie:

Niżej podpisany(-a)(-i) oficjalnie oświadcza(-ją), że informacje podane powyżej w częściach I–III są dokładne i prawidłowe oraz że zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji poważnego wprowadzenia w błąd.

miejscowość i data Pieczęć imienna i podpis przedstawiciela(i)

Wykonawcy

ZAŁĄCZNIK NR 3. UPOWAŻNIENIE UDZIELONE PRZEZ WYKONAWCĘ (SKŁADANE WRAZ Z OFERTĄ – JEŻELI DOTYCZY)

(pieczęć/ nazwa Wykonawcy)

Upoważnienie udzielone przez Wykonawcę do podpisania oferty i załączników oraz składania i przyjmowania innych

oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy w postępowaniu na:

Zakup licencji Service Desk IT

W imieniu ………………………………………………………………….………………………….……………………….. upoważniam Pana/Panią

……………………………….......................………………………….. urodzonego/ą dnia ………………………………

w ……………………………………………., PESEL: do:

a) podpisania oferty,

b) podpisania wszystkich załączników wg Warunków Zamówienia stanowiących integralną część oferty,

c) składania i przyjmowania innych oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy w przedmiotowym postępowaniu,

d) zawarcia umowy w przedmiotowym postępowaniu.

miejscowość i data Pieczęć imienna i podpis przedstawiciela(i)

Wykonawcy

ZAŁĄCZNIK NR 4. OŚWIADCZENIE WYKONAWCY O ZACHOWANIU POUFNOŚCI (SKŁADANE WRAZ Z OFERTĄ)

(pieczęć/ nazwa Wykonawcy)

Oświadczenie Wykonawcy o zachowaniu poufności

Zakup licencji Service Desk IT

Niniejszym oświadczam(-y) że, zobowiązuję (-emy) się wszelkie informacje handlowe, przekazane lub udostępnione przez Zamawiającego w ramach prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, wykorzystywać jedynie do celów uczestniczenia w niniejszym postępowaniu, nie udostępniać osobom trzecim, nie publikować w jakiejkolwiek formie w całości ani w części, lecz je zabezpieczać i chronić przed ujawnieniem. Ponadto zobowiązujemy się je zniszczyć, wraz z koniecznością trwałego usunięcia z systemów informatycznych, natychmiast po zakończeniu niniejszego postępowania, chyba, że nasza oferta zostanie wybrana i Zamawiający pisemnie zwolni nas z tego obowiązku.

Obowiązki te mają charakter bezterminowy.

miejscowość i data Pieczęć imienna i podpis przedstawiciela(i)

Wykonawcy

ZAŁĄCZNIK NR 5. INFORMACJA O ADMINISTRATORZE DANYCH OSOBOWYCH (SKŁADANE WRAZ Z OFERTĄ)

1. Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest ENEA Centrum sp. z o.o., Xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxx 0,

00-000 Xxxxxx KRS 0000477231, XXX 0000000000, REGON 630770227, (dalej: Administrator).

2. We wszystkich sprawach związanych z ochroną i przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się

z Inspektorem Ochrony Danych ENEA Centrum sp. z o.o. mailowo: xxx.xxx@xxxx.xx

3. Pana/Pani dane osobowe przetwarzane będą w celu uczestniczenia w postępowaniu pn. Zakup licencji Service Desk IT oraz po jego zakończeniu w celu realizacji usługi na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, f Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. tzw. ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, dalej: RODO).

4. Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do udziału w postępowaniu oraz realizacji usługi.

5. Administrator może ujawnić Pana/Pani dane osobowe podmiotom z grupy kapitałowej ENEA.

Administrator może również powierzyć przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych dostawcom usług lub produktów działającym na jego rzecz, w szczególności podmiotom świadczącym Administratorowi usługi IT, serwisowe.

Zgodnie z zawartymi z takimi podmiotami umowami powierzenia przetwarzania danych osobowych, Administrator wymaga od tych dostawców usług zgodnego z przepisami prawa, wysokiego stopnia ochrony prywatności i bezpieczeństwa Pana/Pani danych osobowych przetwarzanych przez nich w imieniu Administratora.

6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do czasu wyboru wykonawcy w postępowaniu pn. Zakup licencji Service Desk IT. Po zakończeniu postępowania przez czas trwania umowy oraz czas niezbędny do dochodzenia ewentualnych roszczeń, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

7. Posiada Pan/Pani prawo żądania:

a) dostępu do treści swoich danych - w granicach art. 15 RODO,

b) ich sprostowania – w granicach art. 16 RODO,

c) ich usunięcia - w granicach art. 17 RODO,

d) ograniczenia przetwarzania - w granicach art. 18 RODO,

e) przenoszenia danych - w granicach art. 20 RODO,

f) prawo wniesienia sprzeciwu (w przypadku przetwarzania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO –

w granicach art. 21 RODO,

Realizacja praw, o których mowa powyżej może odbywać się poprzez wskazanie swoich żądań przesłane

na Inspektorowi Ochrony Danych na adres e-mail: xxx.xxx@xxxx.xx

8. Przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pan/Pani, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

Potwierdzam zapoznanie się zamieszczoną powyżej informacją dotyczącą przetwarzania danych osobowych. Oświadczam, że dopełniłem obowiązku informacyjnego wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia w niniejszym postępowaniu.

miejscowość i data Pieczęć imienna i podpis przedstawiciela(i)

Wykonawcy

ZAŁĄCZNIK NR 6. WYKAZ PROJEKTÓW PODOBNYCH (SKŁADANY NA WEZWANIE PRZEZ WYKONAWCĘ KTÓREGO OFERTA ZOSTANIE NAJWYŻEJ OCENIONA)

(pieczęć Wykonawcy)

Zakup licencji Service Desk IT

Lp.	Opis	Nazwa podmiotu dla którego wykonywano Usługę	Projekt podobny, którego przedmiotem było dostarczanie …………………………….. o wartość nie niższej niż 100 000 PLN netto (TAK / NIE)	Projekt zrealizowany lub trwający w okresie 3 ostatnich lat, przed upływem terminu składania ofert (TAK / NIE)	Dokument potwierdzający należyte wykonanie Usługi (nazwa i oznaczenie dokumentu)
1
2
3

DOKUMENTY TE POWINNY BYĆ SPORZĄDZONE I OZNACZONE W TAKI SPOSÓB, ABY NIE BYŁO WĄTPLIWOŚCI, KTÓRYCH

PROJEKTÓW WYKAZANYCH PRZEZ WYKONAWCĘ DOTYCZĄ. Przykład: „Referencje do projektu nr 1”

Oświadczam(y), że w przypadku Usług trwających (niezakończonych), do momentu składania ofert Wykonawca otrzymał wynagrodzenie o wartości nie mniejszej niż 100 000,00 (słownie: sto tysięcy 00/100) PLN netto za każdą z usług.∗

W przypadku przedstawienia usług nadal realizowanych, dowód potwierdzający należyte wykonywanie usług musi być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

W przypadku usług świadczonych na rzecz Zmawiającego brak jest konieczności załączania do Oferty dokumentów potwierdzających należyte wykonanie ze względu na fakt, iż Zamawiający jest w ich posiadaniu oraz ma możliwość ich weryfikacji wewnątrz organizacji. W celu umożliwienia weryfikacji wykonania projektu podobnego konieczne jest podanie niniejszych danych:

• W przypadku realizacji projektu na podstawie umowy: nr umowy, daty zawarcia umowy oraz danych

koordynatora umowy.

W przypadku braku zamieszczenia danych jak powyżej, Zamawiający nie uzna projektów podobnych

miejscowość i data Pieczęć imienna i podpis przedstawiciela(i)

Wykonawcy

∗ Należy skreślić jeśli nie dotyczy.

ZAŁĄCZNIK NR 7. OŚWIADCZENIE O UCZESTNICTWIE W GRUPIE KAPITAŁOWEJ (SKŁADANE NA WEZWANIE PRZEZ WYKONAWCĘ KTÓREGO OFERTA ZOSTANIE NAJWYŻEJ OCENIONA)

(pieczęć/ nazwa Wykonawcy)

Zakup licencji Service Desk IT

Działając w imieniu i na rzecz (nazwa/firma/adres Wykonawcy)

.....................................................................................................................................................

1. **oświadczam, że przynależę do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007r. o ochronie konkurencji i konsumentów z wymienionymi poniżej Podmiotami:

lp.	Nazwa podmiotu	Adres
1
2

miejscowość i data Pieczęć imienna i podpis przedstawiciela(i)

Wykonawcy

2. * oświadczam, że nie przynależę do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego

2007r. o ochronie konkurencji i konsumentów.

miejscowość i data Pieczęć imienna i podpis przedstawiciela(i)

Wykonawcy

* niepotrzebne skreślić

**wypełnić w przypadku, gdy Wykonawca należy do grupy kapitałowej

ZAŁĄCZNIK NR 8

OŚWIADCZENIE O SPEŁNIENIU MINIMALNYCH WYMAGAŃ W ZAKRESIE STOSOWANYCH ZABEZPIECZEŃ TECHNICZNYCH I ORGANIZACYJNYCH DOTYCZĄCYCH OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH OSÓB FIZYCZNYCH (SKŁADANE WRAZ Z OFERTĄ)

OŚWIADCZENIE WYKONAWCY

(pieczęć Wykonawcy)

Dotyczy; Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług wsparcia technicznego systemu

Zakup licencji Service Desk IT

Numer postępowania 1400/DW00/ZT/KZ/2022/0000065198

Niniejszym oświadczam(y), że reprezentowany przeze mnie (przez nas) podmiot spełnia następujące minimalne wymagania w zakresie stosowanych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych dotyczących ochrony danych osobowych osób fizycznych:

X - oznacza wymagania konieczne do wystartowania w postępowaniu

Pole puste w kolumnie minimalne wymagania, które Wykonawca zobowiązany jest spełnić oznacza wymagania których spełnienie jest mile widziane ale ich brak nie dyskfalikuje z udziału w postępowaniu.

Obszary wymagań		Rodzaje zabezpieczeń	Minimalne wymagania, które Wykonawca zobowiązany jest spełnić11	W przypadku spełniania warunków proszę wpisać V
środki organizacyjne	zabezpieczenia proceduralne i osobowe	polityki, procedury, instrukcje,	X
		stosuje się do ogólnych zasad przetwarzania określonych w art. 5 RODO,	X
		zapewnia, aby dane przetwarzane były zgodnie z prawem – art. 6 – 11 RODO,	X
		zapewnia, aby przestrzegane były prawa osób, których dane są przetwarzane – art. 12-23 RODO	X
		zapewnia wypełnianie ogólnych obowiązków w zakresie przetwarzania danych ciążących na administratorze i podmiocie przetwarzającym – art. 24 – 31 RODO,	X
		zapewnia bezpieczeństwo przetwarzania danych uwzględniając charakter zakres, kontekst i cele przetwarzania danych – art. 32- 36 RODO,	X
		zapewnia kontrolę nad przetwarzaniem danych w postaci monitorowania przestrzegania przepisów i przyjętych procedur przetwarzania przez Inspektora Ochrony Danych lub podmioty certyfikujące, czy monitorujące przestrzeganie przyjętych kodeksów postepowania – art. 27- 43 RODO,	X
		certyfikacja RODO
		oświadczenia o zachowaniu bezpieczeństwa ,

11 Minimalne wymagania, które jest zobowiązany spełnić Wykonawca zostały oznaczone w następujący sposób: X

		procedury dotyczące zgłaszanie naruszeń ochrony danych do organu nadzorczego (UODO) – art. 33 ust 3 RODO;	X
		procedury dotyczące prowadzenia wewnętrznego rejestru naruszeń ochrony danych, o którym mowa w art. 33 ust 5 RODO;
		wyznaczono IOD zgodnie z art. 37RODO
		raporty dokumentujące wyniki przeprowadzonych ocen skutków dla ochrony danych – art. 35 ust. 7.
		kodeksy branżowe/ stowarzyszenia branżowe
		upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz ewidencja upoważnień	X
		umowy powierzenia z podwykonawcami oraz ewidencja umów powierzenia przetwarzania	X
		zarządzanie aktywami (przetwarzanymi zbiorami danych),	X
		w ciągu ostatnich 24 miesięcy działalność podmiotu została skontrolowana przez właściwe, ze względu na przedmiot działalności danego podmiotu, instytucje zewnętrzne, np. inspekcja pracy, UODO
		wdrożono zalecenia z w/w kontroli w całości
		wdrożono zalecenia z w/w kontroli częściowo
		nie wdrożono zalecenia z w/w kontroli
		zaimplementowano klasyfikację informacji.
		zaimplementowano postępowanie z informacją.
		zaimplementowano obsługę incydentów dot. ochrony danych osobowych.
		zarządzanie ryzykiem przetwarzania danych osobowych	X
środki techniczne	zabezpieczenia teleinformatyczne	systemy antywirusowe, antyspamowe, antymalwareowe	X
		licencje na legalność oprogramowania,	X
		autoryzacja i autentykacja,	X
		kontrole dostępu (rejestrowanie i wyrejestrowywanie użytkowników, zarządzanie hasłami, użycie uprzywilejowanych programów narzędziowych)	X
		Szyfrowanie (np. szyfrowanie pliku/plików zawierających wrażliwe dane w przypadku ich przesyłania/wymiany; może być to wykonane np.poprzez spakowanie i zahasłowanie pliku/plików silnym hasłem o długości min. 12 znaków),	X
		bezpieczne łącza,	X
		pseudonimizacja,
		zabezpieczenie logów systemów,	X
		środki ochrony kryptograficznej (polityka stosowania zabezpieczeń, zarządzanie kluczami)
		segmentacja i separacja sieci,	X

	nie będą wykorzystywane chmury publiczne (np. AWS, GCP, Azure) i publiczne zasoby plikowe (np. DropBox, Google Drive, OneDrive) do wykonywania zadań powierzonych przez Zamawiającego (dla informacji wrażliwych, np. danych osobowych, logów, plików konfiguracyjnych), jedynie za zgodą strony biznesowej Zamawiającego	X
	Wykonawca zapewnia, że zdalny dostęp jest możliwy tylko przez bezpieczne połączenia	X
	nie podłączanie niedozwolonych urządzeń (bez zgody Zamawiającego) do sieci LAN Zamawiającego (za wyjątkiem dostępu jako gość)	X
	Wykonawca stosuje w swoich sieciach bezprzewodowych (np. wifi) standard 802.1X (gdy nie korzysta z VPN Zamawiającego).	X
zabezpieczenia fizyczne	monitoring wizyjny,
	monitoring wizyjny w trybie ciągłym
	monitoring wizyjny w trybie okresowym
	bezpieczeństwo fizyczne i środowiskowe oraz bezpieczeństwo eksploatacji (zarządzanie zmianami, zarządzanie pojemnością, zapewnienie ciągłości działania, rejestrowanie zdarzeń i monitorowanie
	monitoring elektroniczny kontrola dostępu,
	ochrona fizyczna obiektów,
	systemy antywłamaniowe,
	działanie grup interwencyjnych,

ZAŁĄCZNIK NR 9 – PROJEKT UMOWY

UMOWA do postępowania o numerze …..

zawarta w dniu ……………………..

w Poznaniu pomiędzy:

ENEA Centrum Sp. z o.o.,

00-000 Xxxxxx, xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxx 0,

wpisaną do w Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w

Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000477231, NIP: 000-000-00-00; REGON: 630770227,

o kapitale zakładowym: 103 929 000,00 zł

zwaną dalej Zamawiającym, reprezentowaną przez:

…

………………………….

…………………………, ul. ……………………….

REGON: …………………., NIP: ……………………

zarejestrowaną w Sądzie Rejonowym w ……………………..

…………… Wydział Gospodarczy KRS: …………………..

Kapitał zakładowy: …………………………..

albo

… prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą … … …, w … … ul. … , NIP …, REGON ...

zwanym dalej Wykonawcą, reprezentowanym przez:

…

Zamawiający i Wykonawca są w dalszej części Umowy zwani łącznie „Stronami” a każdy z osobna „Stroną”.

§ 1

1. Zamawiający zamawia, a Wykonawca zobowiązuje się zrealizować zamówienie, którego przedmiotem jest:

Zakup licencji Service Desk

2. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia licencji wraz z kluczami licencyjnymi, umożliwiające Zamawiającemu oraz Spółkom z Grupy Kapitałowej korzystanie bez ograniczeń czasowych z oprogramowania ServiceDesk Plus Manage Engine w wersji Enterprise, wielojęzycznej, obejmującej między innymi wersję językową polską, pozwalającą na korzystanie przez 6 (słownie: sześciu)Serwisantów, a także z oprogramowania ServiceDesk Plus Manage Engine w wersji Professional, wielojęzycznej, obejmującej między innymi wersję językową polską, pozwalającą na korzystanie przez 10 (słownie: dziesięciu) Serwisantów. Wykonawca zapewni Zamawiającemu usługi wsparcia technicznego oraz usługi serwisowe dla oprogramowania, świadczone przez Producenta od dnia przekazania licencji do dnia 30.12.2022r.. Szczegółowe warunki świadczenia usług wsparcia technicznego i usług

serwisowych będących przedmiotem zamówienia stanowi Załącznik 1 do niniejszej Umowy.

3. Przez zawarcie Umowy Zamawiający zawiera jednocześnie umowę licencyjną z Producentem, zwaną dalej „Umową Licencyjną” (End User License Agreement, EULA), na mocy których Producent udziela Zamawiającemu licencji niewyłącznych na korzystanie z Oprogramowania w zakresie, o którym mowa w postanowieniu §2 ust. 2 Umowy. Udzielenie licencji następuje na czas wskazany w Umowie Licencyjnej.

4. Warunki i zasady udzielenia Licencji określa Umowa Licencyjna, której egzemplarz sporządzony w języku angielskim oraz języku polskim stanowi Załącznik numer 5 i 6 do Umowy.

5. Dla Stron wiążąca jest Umowa Licencyjna w języku angielskim.

6. Zamawiający oświadcza, że zapoznał się z treścią Umowy Licencyjnej, rozumie jej postanowienia i w pełni je akceptuje.

7. Zamawiającemu przysługuje na zasadach określonych Umową Licencyjną prawo do korzystania z podstawowego wsparcia technicznego świadczonego przez Producenta oraz do korzystania z wszelkich wydanych przez Producenta Aktualizacji i Poprawek Oprogramowania.

8. Wykonawca zrealizuje przedmiot zamówienia zgodnie z Warunkami Zamówienia z dnia: i treścią złożonej

oferty z dnia: ………… roku oraz protokołem z negocjacji z dnia: ……………

9. Wykonawca zapewnia, że przedmiot zamówienia jest zgodny ze wszelkimi dotyczącymi go normami i przepisami prawa.

§ 2

1. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu protokół potwierdzający przekazanie licencji w terminie maksymalnie 14

dni od daty podpisania niniejszej umowy.

2. Wykonawca zapewnia, że zgodnie z niniejszą Umową korzystanie przez Zamawiającego ze świadczonych usług nie będzie stanowić naruszenia majątkowych praw autorskich osób trzecich.

3. Zamawiający nie dopuszcza powierzenia przez Wykonawcę wykonania zamówienia Podwykonawcom

§ 3

1. Wykonawca gwarantuje, że wsparcie techniczne oraz usługi serwisowe świadczone będą w sposób profesjonalny zgodnie z parametrami określonymi w Rozdziale II Warunków Zamówienia oraz Szczegółową specyfikacją warunków wsparcia technicznego oraz usług serwisowych określonymi w Załączniku nr 1 do niniejszej umowy.

2. Wykonawca nie może przenieść praw, w tym wierzytelności wobec Zamawiającego lub obowiązków

wynikających z niniejszej Umowy na osoby trzecie bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

1. Za wykonanie przedmiotu umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości:

kwota netto: ,00 PLN

kwota netto słownie: PLN

– zgodnie z protokołem z negocjacji przeprowadzonych z Wykonawcą.

2. Do powyższej kwoty zostanie doliczony podatek od towarów i usług VAT zgodnie z przepisami obowiązującymi w

dniu wystawienia faktury.

3. Wykonawca pokrywa wszelkie koszty bankowe swojego banku, koszty instytucji go kredytujących i transferujących środki płatnicze na jego zlecenie w związku z realizacją niniejszej umowy.

4. ENEA Centrum Sp. z o.o. pokrywa wszelkie koszty bankowe swojego banku, koszty instytucji go kredytujących i transferujących środki płatnicze na jego zlecenie w związku z realizacją niniejszej umowy.

5. Wykonawca oświadcza, że jest zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT o numerze identyfikacyjnym NIP:………………….., a faktury dokumentujące sprzedaż zostaną zaewidencjonowane w rejestrze sprzedaży dla potrzeb podatku VAT i zostaną ujęte w deklaracji VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.

6. Zamawiający oświadcza, że jest podatnikiem podatku VAT o numerze identyfikacyjnym

NIP: 000-000-00-00.

1. Wykonawca wystawi Zamawiającemu fakturę VAT w terminie 14 dni od dostarczenia przez Wykonawcę protokołu

dostawy licencji oprogramowania ServiceDesk Plus Manage Engine.

2. Faktura winna zawierać dodatkowe oznaczenia, w szczególności:

a) nazwa komórki organizacyjnej: ENEA Centrum – Departament Teleinformatyki,

b) numer umowy –

c) numer MPK: /imię i nazwisko zleceniodawcy;

d) numer dokumentu/protokołu odbioru

Informację wartości powyższych numerów i oznaczeń Wykonawcy winien otrzymać od Zamawiającego przed

wystawieniem faktury.

3. Wykonawca zobowiązuje się do wystawienia Zamawiającemu faktury w formie elektronicznej w formacie nieedytowalnym (np. pdf) oraz przesłania jej na adres: xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx. Wykonawca nie przesyła w takim przypadku wersji papierowej dokumentu.

W sytuacji braku możliwości wystawienia faktury w formie elektronicznej Zamawiający dopuszcza dostarczenie faktury w wersji papierowej oraz przesłanie jej na adres: ENEA Centrum sp. z o.o. Centrum Zarządzania Dokumentami, xx. Xxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxx Xxxx.

Każda faktura powinna być zapisana, jako odrębny plik – nie może być przesłany jeden zbiorczy plik (np. pdf) kilku

faktur.

Faktury, które posiadają załącznik w formie odrębnego pliku (pdf) należy wysyłać, jako pojedyncze wiadomości e-

mail (faktura + załącznik).

4. Wynagrodzenie, o którym mowa w paragrafie 4, będzie płatne przez Zamawiającego w ciągu 30 dni od otrzymania

faktury, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze.

5. Za dzień dokonania płatności uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

6. Błędnie wystawiona faktura lub wystawiona w sposób sprzeczny z warunkami Umowy nie rodzi po stronie Zamawiającego obowiązku zapłaty.

7. Termin płatności wynagrodzenia należnego Wykonawcy zostanie dochowany, gdy w ostatnim dniu tego terminu nastąpi obciążenie rachunku bankowego Zamawiającego kwotą wynagrodzenia należnego Wykonawcy zgodnie z treścią niniejszej Umowy. W przypadku opóźnienia w płatności Wykonawca jest uprawniony do naliczenia odsetek ustawowych od zaległej kwoty za każdy dzień opóźnienia.

8. Wykonawca oświadcza, że rachunek bankowy Wykonawcy, służący do rozliczenia Przedmiotu Umowy spełnia wymogi na potrzeby mechanizmu podzielonej płatności (split payment), tzn. że do ww. rachunku bankowego jest przypisany rachunek VAT, a także, że faktura spełniać będzie inne warunki określone w powszechnie obowiązujących przepisach w tym zakresie.

9. Zamawiający oświadcza, że płatności za wszystkie faktury realizuje z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (split payment).

10. Wykonawca oświadcza, że wyraża zgodę na dokonywanie przez Zamawiającego płatności w systemie podzielonej płatności (split payment).

11. Płatność za prawidłową realizację Przedmiotu Umowy będzie dokonana przez Zamawiającego przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę na fakturze w terminie 30 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury. Wykonawca oświadcza, że rachunek bankowy wskazany na fakturze został wskazany w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym złożonym przez Wykonawcę do naczelnika właściwego urzędu skarbowego i znajduje się na tzw. „białej liście podatników VAT”, o której mowa w art. 96 b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

12. Jeżeli Zamawiający stwierdzi, że rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę na fakturze nie znajduje się na tzw.

„białej liście podatników VAT” lub rachunek wskazany przez Wykonawcę nie spełnia wymogów określonych w ust. 9 niniejszego paragrafu, Zamawiający dokona zapłaty oraz złoży zawiadomienie o zapłacie należności na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96 b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

13. Wykonawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za wszelkie szkody poniesione przez Zamawiającego w przypadku, jeżeli oświadczenia i zapewnienia zawarte w ust. 9 oraz 12 okażą się niezgodne z prawdą. Wykonawca zobowiązuje się zwrócić Zamawiającemu wszelkie obciążenia nałożone z tego tytułu na Zamawiającego przez organy administracji skarbowej oraz zrekompensować szkodę, jaka powstała u Zamawiającego, wynikającą w szczególności, ale nie wyłącznie, z zakwestionowania przez organy administracji skarbowej prawidłowości odliczeń podatku VAT na podstawie wystawionych przez Wykonawcę faktur dokumentujących realizację Przedmiotu Umowy, jak również braku możliwości zaliczenia przez Zamawiającego wydatków poniesionych z realizacją Przedmiotu Umowy w koszty uzyskania przychodu.

14. Zamawiający oświadcza, że posiada status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

15. W terminie 7 dni od zawarcia Umowy, Wykonawca ma obowiązek przekazania Zamawiającemu na adres mailowy koordynatora umowy kody PKWiU, które dotyczą przedmiotu Umowy.

1. Wykonawca z tytułu naruszenia jakiegokolwiek z obowiązków, o których mowa w § 3 ust. 1 zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną w wysokości 20% ustalonego wynagrodzenia netto określonego w § 4 ust. 1.

2. Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną za każdy rozpoczęty dzień zwłoki lub opóźnienia w dostarczeniu protokołu potwierdzającego uruchomienie usług serwisowych – w wysokości 0,5% ustalonego wynagrodzenia netto określonego w §4 ust. 1 liczony od upływu terminu określonego w §2 ust. 1,

3. Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną za rozwiązanie umowy ze skutkiem natychmiastowym przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy – w wysokości 30% ustalonego wynagrodzenia netto określonego w §4 ust. 1.

4. W przypadku, gdy szkody u Zamawiającego spowodowane działaniem lub zaniechaniem Wykonawcy lub osoby za którą ponosi on odpowiedzialność przekraczają wysokość kar umownych określonych w ust. 1, niezależnie od kar umownych oraz w sytuacjach, w których nie zostały one zastrzeżone Zamawiający może dochodzić, na zasadach ogólnych od Wykonawcy odszkodowania w kwocie przewyższającej wartość kar umownych – do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody.

1. Zamawiający może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia przez Wykonawcę postanowień niniejszej umowy, w szczególności zrealizowania przedmiotu umowy niezgodnie z dokumentami wskazanymi w § 1 ust. 3 i ust. 4.

2. Rozwiązanie ze skutkiem natychmiastowym wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

1. Zamawiający oświadcza, że wszelkie informacje uzyskane przez Wykonawcę w związku z zawarciem lub wykonywaniem niniejszej Umowy albo przy okazji tych zdarzeń, stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiającego w rozumieniu art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, chyba że informacje te są lub staną się informacjami dostępnymi publicznie na skutek zdarzeń zgodnych z prawem (Informacje Poufne Zamawiającego). Za tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiającego uznaje w szczególności informacje dotyczące działalności gospodarczej Zamawiającego, informacje organizacyjne, finansowe, prawne, handlowe, marketingowe, produkcyjne, operacyjne, techniczne oraz technologiczne.

2. 2. Wykonawca przyjmuje do wiadomości, że uzyskane przez Wykonawcę w związku z zawarciem lub

wykonywaniem niniejszej Umowy albo przy okazji tych zdarzeń, mogą stanowić ponadto Informacje Poufne ENEA

S.A. i/lub/albo* LWB Bogdanka S.A. w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 596/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie nadużyć na rynku oraz uchylające dyrektywę 2003/6/WE Parlamentu Europejskiego i Rady i dyrektywy Komisji 2003/124/WE, 2003/125/WE i 2004/72/WE (rozporządzenie MAR), wobec czego wykorzystanie lub ujawnienie informacji poufnej, jak też udzielenie rekomendacji lub nakłonienie innej osoby na podstawie informacji poufnej do nabycia lub zbycia instrumentów finansowych, których dotyczy ta informacja, wiąże się z odpowiedzialnością przewidzianą w powszechnie obowiązujących przepisach prawa. Wykonawca oświadcza, że zapewnia zachowanie

3. W pozostałym zakresie, nie określonym w ust. 1 i 2 niniejszego § 8 Informacje Poufne Zamawiającego definiowane są jako wszelkie informacje, dane lub dokumenty, które Wykonawca otrzyma lub wytworzy w związku z realizacją Przedmiotu Umowy, z wyjątkiem informacji, które:

a) są lub staną się ogólnie dostępne w inny sposób niż na skutek niedotrzymania zobowiązań wskazanych w niniejszej klauzuli poufności, lub

b) będą znane Wykonawcy przed rozpoczęciem realizacji Przedmiotu Umowy, a nie zostały otrzymane od Zamawiającego jako poufne w ramach innego zlecenia, lub

c) zostaną otrzymane od osoby trzeciej, która, zgodnie z wiedzą Wykonawcy, nie jest zobowiązana do zachowania poufności w odniesieniu do tych informacji.

4. Wykonawca zobowiązuje się do ochrony informacji określonych w postanowieniach niniejszego § 8 ust. 1, 2 i 3

Umowy, w tym w szczególności:

a) zachować informacje w poufności,

b) zapewnić w pełnym zakresie ochronę przed ujawnieniem informacji, z zachowaniem staranności

wymaganej w stosunkach danego rodzaju,

c) wykorzystywać informacje wyłącznie w celu wykonania niniejszej Umowy,

d) przekazywać informacje wyłącznie podmiotom uprawnionym z mocy ustawy do uzyskania tych informacji, w niezbędnie wymaganym zakresie; o każdym przypadku przekazania informacji Wykonawca jest zobowiązany powiadomić Zamawiającego na piśmie, chyba że powiadomienie jest sprzeczne z obowiązującymi przepisami,

e) niezwłocznie zawiadomić Zamawiającego na piśmie o każdym przypadku nieuprawnionego dostępu do

informacji,

f) po wykonaniu Umowy usunąć wszystkie informacje, chyba że Zamawiający zażąda na piśmie innego sposobu wykonania tego obowiązku, w szczególności zwrotu nośników, na których przechowywane są informacje.

5. Wykonawca jest zobowiązany do ochrony informacji określonych w Umowie przez okres od uzyskania pierwszego dostępu do informacji do upływu pięciu lat od dnia zakończenia wykonywania Umowy w zakresie usług serwisowych, z zastrzeżeniem § 10 ust.4.

6. Niezależnie od obowiązków zawiązanych z ochroną informacji określonych w Umowie Wykonawca zobowiązuje się zachować w poufności wszelkie informacje, które uzyskał w związku z zawarciem lub wykonywaniem Umowy, jeżeli ich ujawnienie mogłoby w jakikolwiek sposób naruszać renomę Zamawiającego. Powyższy obowiązek ma charakter bezterminowy.

7. W trakcie obowiązywania Umowy oraz przez okres pięciu lat od dnia zakończenia jej wykonywania Zamawiający jest uprawniony zwrócić się z wnioskiem o złożenie przez Wykonawcę oświadczenia dotyczącego wypełniania obowiązku ochrony informacji poufnych. Wykonawca jest zobowiązany złożyć oświadczenie w terminie 21 (dwudziestu jeden) dni.

8. Każda ze Stron oświadcza, że osoby ją reprezentujące, pracownicy, współpracownicy oraz inne osoby, których dane osobowe zostały lub zostaną przekazane drugiej Stronie w celu zawarcia, realizacji i monitorowania wykonywania Umowy, odpowiednio zostały lub zostaną poinformowane, że druga Strona jest administratorem ich danych

osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016

r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia Dyrektywy 95/46/WE, oraz że odpowiednio zapoznały lub zapoznają się z informacją o zasadach ich przetwarzania, zamieszczonych odpowiednio na stronie internetowej:

Zamawiającego: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xx/xxxxxxxxx/x-xxxxxx/xxxxxx-xxxxx-xxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx- informacyjny

Wykonawcy: .........................................

1. Zamawiający powierza oraz podpowierza Wykonawcy do przetwarzania Dane osobowe w zakresie i na zasadach określonych w Umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych, która stanowi załącznik nr 4 do niniejszej Umowy.

2. Zamawiający oświadcza, iż w rozumieniu RODO, administratorem danych (dalej: Administrator) w odniesieniu do powierzonych zgodnie z niniejszą Umową danych osobowych, pozostają Spółki (każda z osobna): , a wszelkie prawa do powierzonych danych osobowych przez cały czas trwania

Umowy należą do Administratorów

3. Niniejsza Umowa wraz z Umową DPA stanowią łącznie udokumentowanie polecenia Administratora, o którym

mowa w art. 28 ust. 3 lit. a) RODO

10.

1. Obowiązki koordynującego (sprawy związane z realizacją niniejszej umowy) ze strony Zamawiającego pełnić będzie:

Pan(i) ………………………………., tel.: +48 …………….……….……., e-mail: ……………………………..……….

2. Obowiązki koordynującego (sprawy związane z realizacją niniejszej umowy) ze strony Wykonawcy pełnić będzie: Pan(i) ……………………….……., tel.: +48 ………………….……….., e-mail: ………………………………………

11.

1. W ramach Wynagrodzenia przewidzianego niniejszą Umową, Wykonawca przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe, na następujących polach eksploatacji:

a. wykorzystanie na potrzeby realizacji umowy;

b. digitalizacja, wpisanie do pamięci komputera, udostępnienie za pośrednictwem sieci komputerowych, utrwalenie, zwielokrotnienie za pomocą druku, technik reprograficznych, filmu, nagrania

magnetofonowego, zapisu magnetycznego, nośnika elektronicznego, nośnika cyfrowego;

c. udostępnianie podmiotom z GK audytorom oraz podmiotom prowadzącym obsługę prawną Zamawiającego lub podmiotów z Grupy Kapitałowej ;

d. inkorporowanie do utworu multimedialnego lub utworu zbiorowego;

e. wykorzystanie dla celów realizacji Projektu na potrzeby prowadzenia działalności przez Zamawiającego lub podmioty z Grupy Kapitałowej;

f. wykorzystanie dla celów wewnętrznych Zamawiającego lub podmiotów z Grupy Kapitałowej jako:

i. elementu materiałów edukacyjnych lub szkoleniowych,

ii. części materiałów edukacyjnych lub szkoleniowych umieszczanych w sieciach typu Intranet;

iii. elementu materiałów szkoleniowych lub edukacyjnych, reklamowych i promocyjnych dystrybuowanych wewnątrz przedsiębiorstwa na płytach CD oraz DVD;

g. przechowywanie w pamięciach komputerów na dyskach twardych lub przenośnych;

x. xxxxxxxx, najem, dzierżawę, wniesienie jako aport oraz każde odpłatne i nieodpłatne oddanie do używania lub używania i pobierania pożytków egzemplarzy Produktu prac wyłącznie na rzecz

Zamawiającego lub na rzecz podmiotów z Grupy Kapitałowej Zamawiającego wyłącznie z przeznaczeniem do ich użytku na polach eksploatacji określonych w niniejszej Umowie,

i. wykonywanie praw zależnych i wyłączne prawo do zezwalania na wykonywanie praw zależnych,

j. w zakresie rozpowszechniania w sposób inny niż określony w punktach powyżej – publiczne

wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie, a także publiczne udostępnienie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym,

k. swobodne używanie i korzystanie z Produktów prac oraz ich pojedynczych elementów,

l. wykorzystanie w materiałach poligraficznych,

m. wykorzystanie w kampaniach informacyjnych i reklamowych w mediach, w szczególności w radiu, TV,

internecie, prasie,

n. wykorzystanie, na polach eksploatacji podanych w powyższych podpunktach, dla celów reklamy,

promocji, oznaczenia lub identyfikacji Zamawiającego lub podmiotów z Grupy Kapitałowej, produktów, marek i znaków handlowych podmiotów określonych w niniejszym punkcie, a także przedmiotów własności Zamawiającego i tych podmiotów,

o. w odniesieniu do Produktu Prac w postaci programu komputerowego (jego modyfikacji lub rozszerzenia) nadto:

i. trwałego lub czasowego zwielokrotnienia programu komputerowego w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie;

ii. tłumaczenia, przystosowywania, zmiany układu lub jakichkolwiek innych zmian w

programie komputerowym, z zachowaniem praw osoby, która tych zmian dokonała;

iii. rozpowszechniania, w tym użyczenia lub najmu, programu komputerowego lub jego kopii,

iv. wykorzystania w sieciach komputerowych, w tym w Internecie.

12.

1. Ewentualne spory mogące wynikać z realizacji niniejszej umowy strony będą starały się rozwiązać polubownie.

2. W przypadku gdyby rozwiązania polubownego nie dało się wypracować, strony poddają spory pod rozstrzygnięcie rzeczowo właściwego sądu powszechnego w Poznaniu.

3. Gdyby któreś z postanowień niniejszej umowy były lub stały się bezskutecznymi, Strony dążyć będą do ich zastąpienia takimi postanowieniami, które będą skuteczne i możliwie najpełniej zrealizują cel postanowień bezskutecznych. To samo obowiązuje w przypadku luki w umowie.

4. Zapisy § 8 obowiązują Strony przez czas nieoznaczony.

5. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają zachowania formy aneksu sporządzonego w formie pisemnej lub w

formie elektronicznej, o której mowa w art. 78(1) Kodeksu cywilnego, pod rygorem nieważności. W celu

uniknięcia wątpliwości Strony oświadczają, że ilekroć w niniejszej umowie zastrzeżono złożenie oświadczenia w formie pisemnej, to oznacza to, że Strony w tych przypadkach dopuszczają również zachowanie formy

elektronicznej, o której mowa w zdaniu poprzednim.

6. Zmiany adresu Stron, numeru rachunku bankowego, wykazu osób do kontaktu i danych kontaktowych nie stanowią zmiany umowy i nie wymagają zawierania dodatkowych aneksów. O powyższych zmianach Strony powiadamiają się wzajemnie w formie pisemnej, ze skutkiem od chwili doręczenia.

7. Umowa podlega prawu polskiemu. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową obowiązują w szczególności

przepisy Kodeksu Cywilnego.

8. Treść umowy stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa ENEA Centrum Sp. z o.o. i nie może być ujawniona stronie trzeciej bez pisemnej zgody Zamawiającego.

9. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z postanowieniami „Kodeksu Kontrahentów Grupy ENEA” dostępnego pod adresem xxxxx://xxx.xxxx.xx/xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxx-xxxxxxxxxxxx, akceptuje je oraz zobowiązuje się do przestrzegania zawartych w nim zasad.

10. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Załączniki do umowy:

1. Szczegółowe warunki świadczenia usług serwisowych .

2. Oferta Wykonawcy z dnia r.

3. Protokół z negocjacji z dnia r.

4. UMOWA DPA

5. Umowa EULA w języku angielskim

6. Umowa EULA w języku polskim

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

pieczęć imienna i podpis pieczęć imienna i podpis

Załącznik nr 1 - Szczegółowe warunki świadczenia usług serwisowych .

Załącznik nr 4 – Umowa DPA

UMOWA

O POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH („UMOWA DPA”)

zawarta w dniu pomiędzy:

ENEA Centrum Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, pl. Xxxxxxxxxx Xxxxxxx 7, 61-894 Poznań	………………………………………………………… z siedzibą w ………………………………………
wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu VIII Wydział Gospodarczy – Krajowy Rejestr Sądowy pod numerem KRS 477231, XXX 0000000000, REGON 630770227, wysokość kapitału zakładowego: 103.929.000,00 zł;	wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w …………………………………………………………………… pod numerem KRS ………………………………, NIP …………………………… REGON , wysokość kapitału zakładowego: ……………………………zł,
zwana dalej „EC”	zwana dalej „Przetwarzającym Dane”
reprezentowana przez: ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..	reprezentowana przez: ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..

zwane dalej łącznie „Stronami” a każda z osobna „Stroną”

Preambuła

a. EC przetwarza dane osobowe powierzone jej przez

• Enea Wytwarzanie Sp. z o.o. z siedzibą w Świerże Górne, 00-000 Xxxxxxxxx, xx. Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx 0

• ENEA Badania i Rozwój Sp. z o.o. z siedzibą w Świerżach Górnych ul. Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx 1, 26 - 900 Kozienice

• Enea Bioenergia Sp. z o.o. z siedzibą w Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx,

• Enea Ciepło Serwis Sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku, xx. Xxxxxxxxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxxxxx

• Enea Ciepło Sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku, xx. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxxx

• Enea Operator Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, xx. Xxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx

• Enea S.A. z siedzibą w Poznaniu, xx Xxxxxxx 0, 00-00 Xxxxxx

• Enea Innowacje Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie kod pocztowy 00-000 Xxxxxxxx Xx. Xxxx Xxxxx XX 00

• Enea Logistyka Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, xx. Xxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx

• Enea Oświetlenie Sp. z o.o. z siedzibą w Szczecinie, xx. Xx Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx

• Enea Elektrownia Połaniec S.A. z siedzibą w Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx

• Enea Pomiary Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, xx. Xxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx

• Enea Serwis sp. z o.o. z siedzibą w Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxx

• Enea Trading Sp. z o.o. z siedzibą w Świerżach Górnych, Świerże Górne, gm. Kozienice, 26-900 Kozienice 1

• Enea Połaniec Serwis Sp. z o.o. z siedzibą w Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx

• Enea Nowa Energia Sp. z o.o. z siedzibą w Radomiu, xx. Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxx

• Enea Elkogaz Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Xxxxx Xxxx Xxxxx XX 00, 00-000 Xxxxxxxx

Na podstawie Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych z dnia …………… zawartej między wyżej wymienionymi Spółkami jako Administratorami Danych a EC jako podmiotem przetwarzającym te Dane. Na podstawie tej umowy EC może podpowierzyć przetwarzanie tych danych.

b. Jednocześnie EC jest również samodzielnym Administratorem Danych.

c. Strony oświadczają, że Przetwarzający Dane świadczy na rzecz EC usługi, w ramach których ma miejsce

przetwarzanie danych osobowych.

d. Strony mają świadomość spoczywających na nich obowiązków wynikających z obowiązującego prawa dotyczącego

ochrony danych.

e. Najważniejszym celem niniejszej Umowy DPA jest zapewnienie wysokiego poziomu ochrony danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz ustalenie wysokiego standardu ochrony danych jak również środków osobowych, technicznych i organizacyjnych służących temu celowi.

f. Niniejsza Umowa DPA określa wzajemne prawa i obowiązki Stron w zakresie realizacji wzajemnej współpracy w

odniesieniu do powierzenia przetwarzania danych.

§1. Przedmiot Umowy DPA

1. Strony łączy Umowa ……………………………………. z dnia na Zakup licencji Service, zwana dalej „Umową

Główną”. Przewiduje się w trakcie obowiązywania niniejszej Umowy DPA zawarcie innych stosunków cywilnoprawnych, dotyczących infrastruktury informatycznej EC.

2. Wykonywanie Umowy Głównej wiąże się z czynnościami Przetwarzania Danych Osobowych – zarówno tych, co do których EC jest Administratorem Danych jak i Danych Osobowych Spółek, co do których EC jest podmiotem przetwarzającym Dane.

3. Przetwarzający Xxxx zobowiązuje się, że będzie przetwarzał Xxxx Xxxxxxx na podstawie niniejszej Umowy DPA

zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016

r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE z 4.05.2016, nr L 119/1) („GDPR”), prawa krajowego dotyczącego ochrony danych osobowych oraz jakichkolwiek innych obowiązujących przepisów prawa regulujących ochronę danych osobowych.

4. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności pomiędzy prawem krajowym dotyczącym ochrony danych a GDPR po dniu 25 maja 2018 r. moc wiążącą należy przyznać GDPR.

5. Terminy używane w niniejszej Umowie DPA, które nie zostały konkretnie zdefiniowane w jej treści mają znaczenie nadane im przez GDPR.

§2. Definicje

Dla celów niniejszej Umowy DPA, w tym Preambuły, stosuje się następujące definicje:

Podmiot Danych	każda osoba fizyczna, której dotyczą Dane Osobowe;
Umowa Główna	umowa regulująca współpracę pomiędzy Stronami, o której mowa w § 1 niniejszej Umowy DPA, wskazana w ust 1 ;
Dane Osobowe	wszelkie informacje odnoszące się do zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej (Podmiotu Danych), które stanowią przedmiot niniejszej Umowy DPA – zarówno dane osobowe, co do których EC jest Administratorem Danych jak i dane osobowe przetwarzane przez Spółki, co do których EC jest podmiotem przetwarzającym Dane;
Naruszenie Ochrony Danych Osobowych	każde zdarzenie mające miejsce u Przetwarzającego Dane lub Podprzetwarzającego Dane, które prowadzi do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia, nieuprawnionego dostępu lub dostępności Danych Osobowych dla których EC lub Spółki są Administratorami;
Przetwarzanie Danych Osobowych	operacja lub zestaw operacji wykonywanych na Danych Osobowych lub zestawach Danych Osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, jaką jest zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie,

	ujawnianie poprzez przesyłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;
Prawo Ochrony Danych Osobowych	GDPR oraz inne znajdujące zastosowanie akty i regulacje Unii Europejskiej lub prawa krajowego;
Podprzetwarzający Dane	umowny partner Przetwarzającego Dane, który przetwarza Dane Osobowe dla których EC lub Spółki są Administratorami , będąc włączonym do procesu przetwarzania przez Przetwarzającego Dane;
Spółki	Spółki wskazane w pkt a) preambuły wraz z EC
Administrator Danych	Osoba fizyczna lub prawna lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych;

Pojęcia zdefiniowane powyżej zachowują nadane im niniejszą Umową DPA znaczenie niezależnie od tego, czy występują

w liczbie pojedynczej czy liczbie mnogiej.

§3. Postanowienia dotyczące Przetwarzania Danych Osobowych

1. EC powierza Dane Osobowe do przetwarzania Przetwarzającemu Dane na czas i w celu wykonania Umowy Głównej.

2. Dla celów realizacji przedmiotu niniejszej Umowy DPA określonego powyżej, Przetwarzający Dane przetwarza Dane Osobowe powierzone mu przez EC w zakresie określonym w Załączniku II pkt 1 do niniejszej Umowy DPA.

3. Dane Osobowe będą przetwarzane w sposób określony w Załączniku II pkt 2 do niniejszej Umowy DPA.

§4. Cel przetwarzania

Przetwarzający Dane może przetwarzać Dane Osobowe, w celu realizacji Umowy Głównej wskazanej w § 1 niniejszej Umowy DPA wyłącznie dla celów określonych w Załączniku I pkt 4 do niniejszej Umowy DPA.

§5. Prawa i obowiązki EC

1. Jeżeli w trakcie obowiązywania Umowy zajdzie konieczność przekazania Przetwarzającemu Dane dodatkowych informacji o prawnych, technicznych lub organizacyjnych wymogach, które Przetwarzający Dane powinien znać, aby Przetwarzanie Danych odbywało się zgodnie z obowiązującym prawem, EC przekaże te informacje

niezwłocznie.

2. EC może wydawać polecenia co do rodzaju, zakresu i sposobu Przetwarzania Danych Osobowych. Polecenia te mogą być wydawane pisemnie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.

3. EC może kontrolować przestrzeganie niniejszej Umowy DPA oraz Prawa Ochrony Danych Osobowych. EC jest uprawniona do przeprowadzania kontroli w miejscu przetwarzania jak również w lokalach Przetwarzającego Dane mających na celu uzyskanie potrzebnych informacji lub wglądu w przechowywane Dane Osobowe, a także kontroli programów służących przetwarzaniu Danych Osobowych, w każdym czasie i bez zbędnej zwłoki. W tym celu Przetwarzający Dane udostępni wskazane powyżej miejsca osobom kontaktowym lub, w zależności od konkretnego przypadku, innej osobie trzeciej upoważnionej przez EC do przeprowadzenia czynności kontrolnych. W celu przeprowadzenia kontroli EC poinformuje Przetwarzającego Dane co najmniej 5 dni roboczych przed planowaną datą kontroli o zamiarze jego przeprowadzenia. Jeżeli z ważnych powodów, w ocenie Przetwarzającego Dane, kontrola nie może zostać przeprowadzona we wskazanym terminie Przetwarzający Dane powinien poinformować o tym fakcie EC drogą elektroniczną, wskazując uzasadnienie dla takiej oceny. W takim przypadku Strony wspólnie ustalają późniejszy termin kontroli.

4. Kontrole mogą być przeprowadzane w dni robocze w trakcie normalnych godzin pracy u Przetwarzającego Dane. Kontrola będzie przeprowadzana w sposób niezakłócający bieżącej działalności Przetwarzającego Dane, przy

zachowaniu dobrej woli obu Stron i w racjonalnym czasie. EC może dokumentować wyniki kontroli. Przetwarzający Dane jest zobowiązany do udzielania EC pomocy, również w przypadku kontroli ochrony danych osobowych prowadzonych przez właściwe organy nadzorcze, w zakresie w jakim dotyczą one Przetwarzania Danych Osobowych wynikającego z niniejszej umowy DPA. Przetwarzający Dane zobowiązany jest do bezzwłocznego wdrożenia wymogów wskazanych przez organ nadzorczy w porozumieniu z EC.

5. Prawa EC określone w niniejszym paragrafie przysługują również Spółkom wymienionym w preambule , w zakresie przetwarzania Danych Osobowych, co do których są one Administratorem Danych. Spółki mogą wykonywać kontrole samodzielnie lub w porozumieniu z EC., na warunkach wskazanych w ust. 3 i 4 powyżej.

§6. Prawa i obowiązki Przetwarzającego Dane

1. Przetwarzający Dane ma obowiązek Przetwarzania Danych Osobowych wyłącznie na podstawie postanowień niniejszej Umowy DPA oraz udokumentowanych poleceń EC.

2. Przetwarzający Dane nie może wykorzystywać Danych Osobowych dla innych celów niż wskazane w niniejszej Umowie DPA, w szczególności Przetwarzający Dane nie może bez zgody EC udzielonej na piśmie przekazać Danych Osobowych osobom trzecim. Bez uprzedniej zgody EC Przetwarzający Dane nie może tworzyć kopii i duplikatów Danych Osobowych, z tym że zastrzeżenie powyższe nie obejmuje tworzenia kopii zapasowych w celu zapewnienia właściwego Przetwarzania Danych Osobowych.

3. Przetwarzający Dane zapewni, aby osoby upoważnione przez niego do Przetwarzania Danych Osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy oraz przestrzegania właściwych sposobów zabezpieczenia Danych Osobowych lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy. Przetwarzający Dane zapewni, aby osoby upoważnione przez niego do Przetwarzania Danych Osobowych uczestniczyły szkoleniach z zakresu ochrony danych osobowych. Przetwarzający Dane zobowiązuje się dostarczyć każdorazowo, na żądanie EC i w terminie przez nią wyznaczonym, aktualną listę osób zaangażowanych w przetwarzanie Danych Osobowych w związku z niniejszą Umową DPA. Przetwarzający Dane ogranicza dostęp do powierzonych Danych Osobowych wyłącznie do osób, dla których dostęp jest niezbędny w celu realizacji Umowy Głównej lub niniejszej Umowy DPA.

4. Przetwarzający Dane może przetwarzać Dane Osobowe na podstawie niniejszej Umowy DPA jedynie w kraju i siedzibie, wskazanych w Załączniku I pkt 2 do niniejszej Umowy DPA. O wszystkich innych miejscach wykonywania czynności przetwarzania lub wszelkich zmianach dotychczasowych miejsc przetwarzania w tym samym kraju Przetwarzający Dane uprzednio informuje EC. W takim przypadku EC przysługuje prawo do sprzeciwu. Jeżeli EC nie wniesie sprzeciwu w terminie jednego miesiąca od otrzymania powyższych informacji od Przetwarzającego Dane, uznaje się, że wyraziła zgodę na inne miejsca lub zmianę miejsc przetwarzania w tym samym kraju w zakresie wskazanym w informacji otrzymanej od Przetwarzającego Dane.

5. Jeżeli Przetwarzający Dane zamierza przetwarzać Dane Osobowe w innym kraju, dla takiego Przetwarzania Danych Osobowych wymagana jest uprzednia pisemna zgoda EC.

6. Zaangażowanie Podprzetwarzających Dane oraz miejsca przetwarzania przez nich Danych Osobowych podlegają

paragrafowi 8 niniejszej Umowy DPA.

7. Przetwarzający Dane ma obowiązek bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości nie później niż w ciągu 24 godzin od uzyskania informacji poinformować EC o Naruszeniu Ochrony Danych Osobowych, o wszelkich przypadkach poważnego zakłócenia operacji przetwarzania, jakimkolwiek podejrzeniu naruszenia ochrony danych, nieprzestrzegania Prawa Ochrony Danych Osobowych, które dotyczy Danych Osobowych lub innych zauważonych przez niego nieprawidłowościach przy Przetwarzaniu Danych Osobowych przez Przetwarzającego Dane, pracowników Przetwarzającego Dane lub Podprzetwarzających Dane. Informacja taka powinna zostać przekazana na formularzu, którego wzór stanowi Załącznik III. Przetwarzający Dane powinien dostarczyć wraz z informacją, o której mowa powyżej, wszystkie informacje wymagane przez EC niezbędne do zgłoszenia Naruszenia Ochrony Danych Osobowych. Jeżeli określonych informacji, o których mowa w Załączniku III Przetwarzający Dane nie jest w stanie przedstawić w terminie wskazanym powyżej, zobowiązany jest je udzielać sukcesywnie bez zbędnej zwłoki, jednakże w żadnym wypadku nie później niż w ciągu 48 godzin od powzięcia danych informacji, wraz z wyjaśnieniem przyczyn opóźnienia. W każdym ze wskazanych powyżej przypadków Przetwarzający Dane bezzwłocznie podejmie

wszystkie niezbędne kroki w celu zapewnienia należytej ochrony Danych Osobowych, a następnie postąpi zgodnie z poleceniami przekazanymi mu przez EC. Przetwarzający Dane umożliwi EC uczestnictwo w jakichkolwiek czynnościach wyjaśniających prowadzonych w związku z wymienionymi zdarzeniami. W przypadku jakiegokolwiek naruszenia Prawa Ochrony Danych Osobowych w związku z Przetwarzaniem Danych Osobowych przez Przetwarzającego Dane, Przetwarzający Dane ma obowiązek wspierania EC w powiadamianiu Podmiotów Danych dotkniętych naruszeniem oraz organu nadzorczego, jeżeli zostanie o to poproszony.

8. Jeżeli Przetwarzający Dane otrzyma jakąkolwiek skargę, powiadomienie lub zgłoszenie, które odnosi się do Przetwarzania Danych Osobowych przez Przetwarzającego Dane lub zgodności z Prawem Ochrony Danych Osobowych przez którąkolwiek ze Stron, Przetwarzający Dane niezwłocznie powiadomi o tym EC, w zakresie dozwolonym przepisami prawa, oraz będzie w niezbędnym zakresie współpracował z i pomagał EC w odniesieniu do takiej skargi, powiadomienia lub zgłoszenia.

9. Przetwarzający Dane ma obowiązek niezwłocznego poinformowania EC o każdej:

1) skardze Podmiotu Danych w zakresie jej Danych Osobowych lub jakiejkolwiek prośbie otrzymanej od Podmiotu Danych o dostęp do jej Danych Osobowych lub o każdym innym zgłoszeniu odnoszącym się bezpośrednio lub pośrednio do Przetwarzania Danych Osobowych w związku z niniejszą Umową DPA; Przetwarzający Dane dostarczy EC wszystkich zażądanych informacji dotyczących takiej skargi, prośby lub zgłoszenia,

2) korespondencji lub żądaniu jakiegokolwiek organu nadzoru ochrony Danych Osobowych mających związek z Przetwarzaniem Danych Osobowych, powierzonych Umową DPA,

- a także niezwłocznie podejmie współpracę z EC lub Spółką w związku z takim żądaniem lub komunikacją, skargą, prośbą lub zgłoszeniem, co obejmuje między innymi odpowiedź na żądanie lub komunikację, skargę, prośbę lub zgłoszenie.

10. Jeżeli Podmiot Danych będzie wykonywać swoje prawo do dostępu, sprostowania, uzupełnienia, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania Danych Osobowych względem EC, Przetwarzający Dane będzie zobowiązany do wykonania żądania Podmiotu Danych zgodnie z poleceniami EC. Jeżeli Podmiot Danych przekaże tego rodzaju żądanie bezpośrednio do Przetwarzającego Dane, Przetwarzający Dane jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania o tym EC i działania zgodnie z poleceniami EC.

11. Na żądanie EC Przetwarzający Dane będzie prowadził rejestry przetwarzania Danych Osobowych oraz dostarczy EC aktualne informacje dotyczące ochrony i bezpieczeństwa danych przetwarzanych na podstawie niniejszej Umowy DPA, również wynikające z prowadzonych rejestrów.

12. Po zakończeniu współpracy wynikającej z niniejszej Umowy DPA lub w każdym czasie na życzenie EC Przetwarzający Dane zobowiązuje się do zwrotu EC lub do zniszczenia wszystkich Danych Osobowych przetwarzanych na podstawie niniejszej Umowy DPA oraz do usunięcia ich w trwały sposób ze swoich nośników danych w terminie nie dłuższym niż 14 dni od zakończenia współpracy, chyba że przepisy obowiązującego prawa nakładają na Przetwarzającego Dane obowiązek przechowywania Danych Osobowych przez Przetwarzającego Dane. Wszystkie działania związane z niszczeniem danych powinny być przeprowadzone w sposób, który jest zgodny z najnowszą technologią w zakresie środków zapewnienia poufności danych, chyba że EC wyraźnie wymaga innej procedury. Na życzenie EC Przetwarzający dane przedłoży pisemne potwierdzenie usunięcia Danych Osobowych.

13. Jeżeli Przetwarzający Dane ustanowi Inspektora Ochrony Danych, Przetwarzający dane przekaże niezwłocznie EC

jego dane kontaktowe.

14. Osoba wyznaczona przez Przetwarzającego do spraw ochrony danych będzie pozostawać w kontakcie z EC w zakresie wszelkich kwestii związanych z ochroną danych powierzonych Przetwarzającemu dane przez EC, w szczególności w przypadku wystąpienia incydentów Naruszenia Ochrony Danych Osobowych.

15. Przetwarzający Xxxx wykonuje prawa i obowiązki określone w niniejszym paragrafie odpowiednio w stosunku do Spółek w zakresie w jakim dotyczy to Danych Osobowych dla których to spółki są Administratorami.

§7. Środki techniczne i administracyjne

1. Przetwarzający Dane zobowiązuje się zapewnić adekwatne środki organizacyjne i techniczne lub personel, które zapewnią ochronę Danych Osobowych na poziomie nie niższym niż opisany w niniejszej umowie, w celu zapewnienia właściwego standardu bezpieczeństwa Danych Osobowych odpowiadającego ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. W szczególności Przetwarzający Dane zobowiązany jest zapewnić szczególną ochronę Danych Osobowych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, niedozwolonym ujawnieniem lub dostępem, przesłaniem, przechowywaniem lub przetwarzaniem w inny sposób, co mogłoby w szczególności prowadzić do fizycznego, materialnego lub niematerialnego uszkodzenia Danych Osobowych. W celu zachowania bezpieczeństwa i zapobieżenia Przetwarzaniu Danych Osobowych niezgodnemu z niniejszą Umową DPA, Przetwarzający Dane oceni ryzyko związane z Przetwarzaniem Danych Osobowych i wdroży odpowiednie środki w celu minimalizacji tego ryzyka. Przed przystąpieniem do Przetwarzania Danych Osobowych, Przetwarzający Dane oceni wpływ planowanych czynności przetwarzania na ochronę Danych Osobowych i przedłoży wynik EC lub zapewni EC odpowiednie wsparcie, jeżeli ocena wpływu będzie przeprowadzana bezpośrednio przez EC.

2. Przetwarzający Dane jest zobowiązany do poinformowania EC o wszelkich istotnych decyzjach związanych z bezpieczeństwem, a dotyczących organizacji Przetwarzania Danych Osobowych oraz zastosowanych procedur.

3. Na wniosek EC lub Spółek, Przetwarzający Dane jest zobowiązany do dostarczenia EC wyczerpującej, aktualnej informacji na temat ochrony danych i bezpieczeństwa dla zleconego Przetwarzania Danych Osobowych na podstawie niniejszej Umowy DPA.

§8. Podprzetwarzający Dane

1. Przetwarzający Dane nie będzie powierzał żadnych czynności wynikających z niniejszej Umowy DPA jakimkolwiek osobom trzecim bez uprzedniej pisemnej zgody EC. EC zezwala Przetwarzającemu Dane na zaangażowanie Podprzetwarzających wyłącznie na zasadach wynikających z niniejszej Umowy DPA w zakresie, w jakim mogą i powinny mieć zastosowanie do Podprzetwarzającego Dane. Przetwarzający Dane odpowiedzialny jest za działania i zaniechania Podprzetwarzających Dane jak za swoje własne działania lub zaniechania Lista podmiotów, którym Przetwarzający Dane powierzył dalej przetwarzanie Danych Osobowych znajduje się w Załączniku IV. EC niniejszym wyraża zgodę na dalsze powierzenie Danych Osobowych do tych podmiotów.

2. Przetwarzający Dane podejmie odpowiednie kroki w celu zapewnienia, że Podprzetwarzający Dane będzie zobowiązany wobec Przetwarzającego Dane w taki sam sposób, w jaki Przetwarzający Dane jest zobowiązany względem EC oraz Administratora na podstawie niniejszej Umowy DPA. Przetwarzający Dane jest zobowiązany do przeprowadzania kontroli Podprzetwarzającego Dane w celu weryfikacji, czy Podprzetwarzający Dane prawidłowo wykonuje spoczywające na nim zobowiązania w związku z powierzeniem mu przez Przetwarzającego Dane Danych Osobowych do przetwarzania. W szczególności Przetwarzający Dane powinien sprawdzić, czy środki stosowane przez Podprzetwarzającego Dane są zgodne z ustalonymi między Przetwarzającym Dane a Podprzetwarzającym Dane środkami technicznymi i organizacyjnymi przed rozpoczęciem Przetwarzania Danych Osobowych i później - w regularnych odstępach czasu. Wyniki tych audytów muszą być dokumentowane i przekazywane przez Przetwarzającego Dane EC oraz Administratorowi na ich życzenie.

3. Przetwarzający Dane jest zobowiązany do zagwarantowania, aby EC lub Spółki mogły przeprowadzać audyty względem Podprzetwarzającego Dane na co najmniej takich samych zasadach, na jakich może przeprowadzać audyty u Przetwarzającego Dane. Przetwarzający Dane ma obowiązek zawarcia odpowiednich postanowień umownych zabezpieczających prawo EC lub Spółek do audytu w umowie między nim a Podprzetwarzającym Dane. Powyższy obowiązek obejmuje uprawnienia do audytu, jakie EC lub Spółki uzyskują względem Przetwarzającego Dane na mocy niniejszej Umowy DPA.

§9. Odpowiedzialność. Kary umowne.

1. Przetwarzający Dane ponosi pełną odpowiedzialność względem EC za wszelkie naruszenia niniejszej Umowy DPA wynikłe z nieprawidłowego wykonywania niniejszej Umowy DPA przez Przetwarzającego Dane - poprzez zapłatę kar umownych lub odszkodowania. Wszelkie ograniczenia odpowiedzialności uzgodnione inaczej niż w niniejszej umowie nie znajdują zastosowania do niniejszej Umowy DPA.

2. W przypadku zawinionego naruszenia przez Przetwarzającego Dane niniejszej Umowy DPA EC przysługuje uprawnienie do naliczania kar umownych w wysokości 30.000,00 PLN (słownie trzydzieści tysięcy złotych 00/100) w przypadku każdego naruszenia odrębnie, przy czym za odrębne naruszenie uważany będzie pojedynczy incydent prowadzący do naruszeń niezależnie od ilości danych osobowych. Uprawnienie to przysługuje EC z tytułu naruszenia niniejszej Umowy DPA z przyczyn dotyczących wyłącznie nieprawidłowego wykonywania niniejszej Umowy DPA przez Przetwarzającego Dane.

3. Naliczenie zastrzeżonych Umową kar umownych nie wyłącza możliwości dochodzenia przez EC odszkodowania na zasadach ogólnych wynikających z przepisów kodeksu cywilnego do pełnej wysokości szkody (jeżeli wystąpiła) poniesionej przez EC w związku ze zdarzeniem, które jest podstawą naliczenia określonej kary.

4. Kary umowne są niezależne od siebie i należą się EC w pełnej wysokości. Za każdy przypadek naruszenia niniejszej Umowy DPA, rozumiany w sposób określony w ust.2, kary umowne będą naliczane odrębnie. Kary wynikające z niniejszej Umowy DPA mogą być naliczane w przypadku:

a) Uniemożliwienia przeprowadzenia kontroli i/lub niewywiązania się z obowiązków określonych w §5 ust.3 Umowy DPA związanych z przeprowadzeniem kontroli;

b) Uniemożliwienia przeprowadzenia kontroli i/lub niewywiązania się z obowiązków określonych w §5 ust.3 Umowy DPA w toku kontroli programów służących przetwarzaniu Danych Osobowych;

c) Naruszenia postanowień §6 ust.3 Umowy DPA w związku z obowiązkiem szkoleniowym;

d) Naruszenia postanowień §6 ust.3 zdanie 3 Umowy DPA, w związku z niedostarczeniem lub dostarczeniem znacząco po wyznaczonym terminie listy osób zaangażowanych w przetwarzanie Danych Osobowych;

e) Braku uzyskania zgody lub postąpienia wbrew sprzeciwowi EC, o którym mowa w §6 ust.4 Umowy DPA;

f) Przetwarzania danych w innym kraju bez zgody EC;

g) Postąpienie wbrew stanowisku EC w sytuacjach, o których mowa w §6 ust.7 Umowy DPA w przypadku braku poinformowania o poważnym zakłóceniu operacji przetwarzania, jakimkolwiek podejrzeniu naruszenia

ochrony danych, nieprzestrzegania Prawa Ochrony Danych Osobowych, które dotyczy Danych Osobowych, lub innych zauważonych przez niego nieprawidłowościach przy Przetwarzaniu Danych Osobowych;

h) Brak poinformowania lub poinformowanie ze znacznym opóźnieniem o skardze, powiadomieniu lub zgłoszeniu, o którym mowa w §6 ust.8 Umowy DPA;

i) Niewywiązania się z obowiązków nałożonych na Przetwarzającego Dane w §6 ust.9 ppkt 1 i 2 Umowy DPA;

j) Naruszenia obowiązku określonego w §6 ust.10 Umowy DPA;

k) Niewywiązania się z obowiązków wskazanych w §6 ust.11 Umowy DPA;

l) Naruszenia lub niewywiązania się z obowiązków określonych w §6 ust.12 Umowy DPA;

m) Niewywiązania się z obowiązku określonego w §7 ust.1 Umowy DPA;

n) Niewywiązania się lub znacznego opóźnienia w wykonaniu obowiązku określonego w §7 ust.2 Umowy DPA;

o) Niewywiązania się lub znacznego opóźnienia w wykonaniu obowiązku określonego w §7 ust.3 Umowy DPA;

p) Naruszenia któregokolwiek z obowiązków wskazanych w §8 ust.1 Umowy DPA;

q) Nieprzeprowadzenia kontroli, o której mowa w §8 ust.2 Umowy DPA;

r) Braku umownego zagwarantowania możliwości dokonania kontroli o której mowa w §8 ust.3 Umowy DPA;

W przypadku, o których mowa w niniejszym ust. 4 lit. c), d), k), o) przed nałożeniem kary konieczne będzie wezwanie Przetwarzającego Dane do zaprzestania naruszeń i wyznaczenie dodatkowego odpowiedniego terminu do ich usunięcia, co najmniej 5 dni roboczych.

5. Kary umowne są należne także w przypadku wypowiedzenia niniejszej Umowy DPA lub jej rozwiązania przez

Strony.

6. Kwoty kar umownych będą płatne w terminie 21 (dwadzieścia jeden) dni od otrzymania wezwania do zapłaty, co nie wyłącza możliwości potrącenia naliczonych kar ani zaspokojenia roszczeń z zabezpieczenia należytego

wykonania niniejszej Umowy DPA, o ile takie zabezpieczenie zostało ustanowione.

7. Niezależnie od zasad odpowiedzialności uregulowanych w niniejszym paragrafie, Przetwarzający Dane ponosi odpowiedzialność za naruszenie ochrony danych osobowych na zasadach określonych w GDPR, w szczególności w art. 82 i 83, oraz na zasadach określonych w przepisach prawa krajowego dotyczących ochrony danych osobowych.

8. W przypadku skierowania przez osobę trzecią lub Spółkę będącą Administratorem Danych do EC jakichkolwiek roszczeń, w tym roszczeń odszkodowawczych, wynikających z zawinionych nieprawidłowości w przetwarzaniu Danych Osobowych wyłącznie przez Przetwarzającego Dane lub Podprzetwarzającego Dane, w tym przetwarzaniem Danych Osobowych niezgodnie z niniejszą Umową DPA lub niezgodnie z Prawem Ochrony Danych Osobowych lub niezgodnie z pisemnymi poleceniami EC lub Spółkę będącą Administratorem lub wbrew pisemnym poleceniom EC lub Spółek będących Administratorami Danych, Przetwarzający Dane zwolni EC z obowiązku świadczenia w przypadku jakiegokolwiek roszczenia osoby trzeciej lub Spółek będących

Administratorem Danych w zakresie wszelkich odszkodowań należnych od EC w związku z takim naruszeniem w pełnym zakresie oraz pokrycia wszelkich kosztów związanych z dochodzeniem przez osobę trzecią lub Spółkę będącą Administratorem Danych tego roszczenia, w tym kosztów sądowych i kosztów zastępstwa procesowego. Podmiot Przetwarzający jest odpowiedzialny na zasadach wskazanych powyżej w stosunku do Spółek będących Administratorami Danych w zakresie kierowanych do niego roszczeń związanych z nieprawidłowym

przetwarzaniem Danych Osobowych po stronie Przetwarzającego Dane.

9. Przetwarzający Dane jest zobowiązany do udzielenia EC lub Spółce będącej Administratorem Danych wszelkiej pomocy, w tym informacji i wyjaśnień, potrzebnych do podjęcia obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Przetwarzający Dane wstąpi do procesu na miejsce pozwanego w razie zaistnienia sytuacji z ust.8 lub, gdyby było to niemożliwe, wstąpi do procesu w charakterze interwenienta ubocznego, jeśli przepisy prawa lub charakter postępowania na to pozwolą.

10. Przetwarzający Dane ponosi względem EC lub Spółek będących Administratorami Danych pełną odpowiedzialność za wszelkie działania lub zaniechania Podprzetwarzających Dane, w zakresie, w jakim powierza im przetwarzanie Danych Osobowych, których dotyczy niniejsza Umowa DPA, jak za własne działania lub zaniechania, niezależnie od podjętych przez Przetwarzającego Dane działań mających na celu dokonanie oceny, czy Podprzetwarzający Dane daje rękojmię należytego przetwarzania Danych Osobowych, w tym czy stosuje właściwe środki techniczne lub organizacyjne zabezpieczenia Danych Osobowych.

11. EC nie ponosi żadnej odpowiedzialności w stosunku do Przetwarzającego Dane lub Podprzetwarzającego Dane za szkodę powstałą po stronie Przetwarzającego Dane lub Podprzetwarzającego Dane wskutek nałożenia

odpowiednio na Przetwarzającego Dane lub Podprzetwarzającego Dane przez organ nadzorczy administracyjnej kary pieniężnej lub innej sankcji administracyjnej z tytułu Naruszenia Ochrony Danych Osobowych przez odpowiednio Przetwarzającego Dane lub Podprzetwarzającego Dane.

§10. Komunikowanie się Stron

1. EC wyznacza osobę kontaktową określoną w Załączniku I pkt 5 do niniejszej Umowy DPA.

2. Przetwarzający Dane wyznacza osobę kontaktową określoną w Załączniku I pkt 5 do niniejszej Umowy DPA.

§11. Załączniki do Umowy DPA Poniższe Załączniki stanowią integralną część niniejszej Umowy DPA. Załącznik I określa:

1. datę zawarcia niniejszej Umowy DPA,

2. strony Umowy DPA,

3. przedmiot Umowy DPA,

4. cel przetwarzania Danych Osobowych,

5. osoby kontaktowe Stron.

Załącznik II określa:

1. Dane Osobowe przetwarzane przez Przetwarzającego Dane,

2. Sposób przetwarzania Danych Osobowych.

Załącznik III określa:

1. Wzór formularza zgłoszenia naruszenia. Załącznik IV określa:

1. Listę podmiotów, którym Wykonawca powierza przetwarzanie danych osobowych

§12. Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Umowa DPA zaczyna obowiązywać w dniu jej podpisania przez obie Strony i zastępuje dotychczasowe regulacje odnoszące się do Danych Osobowych jakie obowiązywały pomiędzy Stronami. Niniejsza Umowa DPA ulega rozwiązaniu wraz z rozwiązaniem Umowy Głównej lub w inny sposób określony tamże.

2. Zmiany niniejszej Umowy DPA wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, za wyjątkiem zmian osób kontaktowych Stron, o których Strony zawiadamiają się w formie pisemnej

3. EC może rozwiązać niniejszą Umowę DPA w każdym czasie bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku poważnego naruszenia postanowień niniejszej Umowy DPA, przy czym za poważne naruszenie postanowień niniejszej Umowy DPA uznać należy w szczególności: (i) niewykonanie polecenia lub odmowa zezwolenia na kontrolę ze strony EC, w części lub w całości, lub (ii) Przetwarzanie Danych w zakresie innym niż dozwolony cel lub poza uzgodnionym krajem, lub (iii) zaangażowanie niezatwierdzonych Podprzetwarzających Dane, lub (iv) jakiekolwiek istotne Naruszenie Ochrony Danych Osobowych lub brak zgłoszenia zgodnie z wymogami określonymi w § 6.6 powyżej.

4. Jeżeli podjęcie jakichkolwiek czynności Przetwarzania Danych Osobowych będzie konieczne po wygaśnięciu Umowy Głównej w celu dokonania właściwych rozliczeń między Stronami lub podjęcia innych czynności w celu wygaszenia wynikających z Umowy Głównej zobowiązań, do takiego dalszego Przetwarzania Danych Osobowych zastosowanie będą miały postanowienia niniejszej Umowy DPA.

5. W przypadku, gdy część niniejszej Umowy DPA straci ważność lub stanie się niewykonalna, jej pozostałe postanowienia będą nadal wiążące dla Stron, chyba że Umowa DPA bez tych nieważnych części lub postanowień stałaby się niewykonalna. W takim przypadku Strony natychmiast rozpoczną negocjacje w celu przyjęcia nowych postanowień pozwalających na wykonanie Umowy DPA w sposób jak najpełniej zaspokajający ich wzajemne zobowiązania.

6. Niniejsza Umowa DPA stanowi całość uzgodnień i ustaleń pomiędzy Stronami w zakresie spraw w niej uregulowanych i zastępuje jakiekolwiek poprzednie umowy łączące Strony i odnoszące się do tych spraw.

7. Niniejsza Umowa DPA podlega prawu właściwemu dla EC i zgodnie z nim powinna być interpretowana. Wszelkie spory wynikające z niniejszej Umowy DPA będą rozstrzygane przez sądy właściwe dla siedziby EC.

8. Niniejsza Umowa DPA została sporządzona i podpisana w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron.

Za EC	Za Przetwarzającego Dane

Załącznik I do Umowy DPA

1. Data zawarcia Umowy DPA

Niniejsza Umowa DPA została zawarta w dniu […] 201[ ] r.

2. Strony Umowy DPA

ENEA Centrum Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx
wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu VIII Wydział Gospodarczy – Krajowy Rejestr Sądowy pod numerem KRS 477231, XXX 0000000000, REGON 630770227, wysokość kapitału zakładowego: 103.929.000,00 zł;
zwana dalej „EC”	zwana dalej „Przetwarzającym Dane”
reprezentowana przez: ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..	reprezentowana przez: ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..

3. Przedmiot Umowy DPA

Strony łączy umowa […………………………] z dnia dotycząca świadczenia przez Przetwarzającego Dane usług na rzecz

EC w postaci dostarczenia licencji Service Desk

Niniejsza Umowa DPA stanowi Załącznik do Umowy Głównej.

4. Cel przetwarzania danych osobowych

Przetwarzający Dane może przetwarzać Dane Osobowe, zgodnie z § 1 niniejszej Umowy DPA („Przetwarzanie Danych Osobowych”) wyłącznie dla celów opisanych w Umowie Głównej

5. Osoby kontaktowe Stron

	po stronie EC	po stronie Przetwarzającego
Imię i nazwisko
Stanowisko
Telefon
E-mail

Załącznik II do Umowy DPA

1. Dane Osobowe przetwarzane przez Przetwarzającego Dane

Na potrzeby realizacji przedmiotu Umowy dot. Zakupu licencji Service Desk IT przetwarzane Dane Osobowe dotyczą:

• Pracowników Spółek

• Klientów Spółek

Rodzaje Danych Osobowych, których przetwarzanie dotyczy:

• Imiona/Nazwiska/

• Adres

• Data urodzenia

• Miejsce urodzenia

• PESEL/NIP

• Dane o stanie cywilnym

• Tel./Faks

• Adres e-mail

• Obywatelstwo

• Stanowisko służbowe

• Rachunek bankowy, itd.

• Dane dotyczące PPE (Punktu Poboru Energii)

o Numer

o Moc umowna

o Moc przyłączeniowa

o Adres Punktu Poboru

Dane wrażliwe/specjalne (które muszą zostać tutaj wymienione szczegółowo):

• dane dotyczące przynależności związkowej

• dane dotyczące stanu zdrowia

• religia

• członkostwo w radzie pracowniczej

• płeć

2. Sposób przetwarzania Danych Osobowych

Dane Osobowe będą przetwarzane poprzez dostęp do systemu Service Desk Plus dla instancji:

• Service Desk IT – wsparcieit

• Service Desk HR – sdhr

• Service Desk FK - sdfk

W których zgromadzone są te dane. Sam system usadowiony jest w infrastrukturze ENEA. Dostęp do danych poprzez VPN funkcjonujący w Enea, bądź wysyłkę logów systemu.

Załącznik III do Umowy DPA

- Wzór zgłoszenia o Naruszeniu Ochrony Danych Osobowych

Należy wypełnić w ciągu 24 godzin od uzyskania świadomości o Naruszeniu. Wypełnione zgłoszenie należy przesłać za pośrednictwem zaszyfrowanej wiadomości e-mail do osoby kontaktowej po stronie EC wskazanej w Umowie DPA.

Wzór zgłoszenia o Naruszeniu Ochrony Danych Osobowych
Przetwarzający:
Zgłaszający:
Wydział/departament:	Numer telefonu:	E-mail:

Data zgłoszenia:	Czas zgłoszenia:
Data zdarzenia:	Czas zdarzenia:
Czy zgłoszenie zostało dokonane z opóźnieniem: (minęły więcej niż 24 godzin od daty zdarzenia)	T N
Powód opóźnienia:
Opis Naruszenia Ochrony Danych Osobowych (proszę krótko opisać zdarzenie) 1) Kategorie podmiotów danych (np. klienci, pracownicy) 2) Liczba podmiotów danych dotkniętych Naruszeniem (przybliżona) 3) Kategorie zbiorów/rejestrów danych (np. dane finansowe, numery rachunków bankowych) 4) Liczba zbiorów/rejestrów danych dotkniętych Naruszeniem (przybliżone)
Opis możliwych skutków Naruszenia Ochrony Danych Osobowych:

1) Czy istnieje zagrożenie dla danych szczególnych kategorii? Jeśli tak, proszę wskazać w jakim zakresie.

2) Czy podmioty danych dotkniętych Naruszeniem mają świadomość Naruszenia?

3) Jaki wpływ i konsekwencje dla bezpieczeństwa ich danych może mieć Naruszenie?

4) Czy którykolwiek z podmiotów danych dotkniętych Naruszeniem złożył w związku z nim skargę lub zgłosił

roszczenia?

Środki naprawcze

1) Jakie środki zostały wdrożone w celu zapobieżenia tego rodzaju zdarzeniom?

2) Czy zostały podjęte jakiekolwiek środki mające na celu ograniczenie wpływu zdarzenia na bezpieczeństwo danych? Jeśli tak, proszę je opisać szczegółowo.

3) Czy wobec danych dotkniętych Naruszeniem zastosowano środki naprawcze? Jeśli tak, proszę wskazać jakie i kiedy.

4) Jakie środki podjęto w celu zapobieżenia zajścia takich zdarzeń w przyszłości?

Szkolenia i wytyczne

1) Czy Twój personel został przeszkolony ze znajomości GDPR?

2) Czy szkolenia w zakresie GDPR są obligatoryjne? Czy osoby uczestniczące w zdarzeniu brały udział w szkoleniu?

Pozostałe

1) Czy policja została poinformowana o zdarzeniu? Jeśli tak, proszę podać szczegóły.

2) Czy pozostałe właściwe organy zostały poinformowane o zdarzeniu? Jeśli tak, proszę podać szczegóły.

3) Czy zdarzenie były przedmiotem jakichkolwiek doniesień medialnych? Jeśli tak, proszę podać szczegóły.

Czy zgodnie z Twoją wiedzą zdarzenie dotyczyło któregokolwiek z poniższych elementów?

Telefon Kradzież

Fax Oszustwo

Kserokopiarka Nieautoryzowany dostęp

Hardware komputerowy Klienci

E-mail Osoby trzecie

Pobranie z Internetu Prawo autorskie

Xxxxx Xxxx (proszę wskazać poniżej)

Czy zgłosiłeś Naruszenie: (proszę zaznaczyć właściwe)

Przełożony – Organy wykonawcze – Szef działu IT – Audytor wewnętrzny – Inny (proszę wskazać poniżej)

Dane kontaktowe na wypadek potrzeby uzyskania dalszych informacji lub wyjaśnień (nazwisko, stanowisko, e-mail, telefon)

Data:

Podpis osoby upoważnionej przez Przetwarzającego Dane:

ZAŁĄCZNIK IV DO UMOWY DPA

Lista podmiotów, którym ….. (Wpisać dane wykonawcy) powierza przetwarzanie danych osobowych

Nazwa firmy/instytucji:

Adres:

Czy zawarto umowę dalszego powierzenia? TAK/NIE

Czy dalsza umowa powierzenia pozwala Procesorowi na powierzenie danych w zakresie wskazanym w niniejszej Umowie? TAK/NIE

Cel przetwarzania (przedmiot współpracy): (opis).

Załącznik nr 5 – Umowa EULA w języku angielskim

SOFTWARE LICENSE AGREEMENT

This SOFTWARE LICENSE AGREEMENT, (this “Agreement”), is made and entered into as of

(“Effective Date”)

by and between Zoho Corporation B.V. having its principal place of business at Churchilllaan 11, 3527 GV Utrecht, the Netherlands including its holding company Zoho Corporation Pvt. Ltd. and affiliates (together hereinafter “Zoho”) and

, a having its principal place of business at

(“Lic ensee”)

1. License Grant: Perpetual License: Upon payment of the applicable license fees, Zoho grants Licensee a non-exclusive, non-transferable, perpetual, world-wide license to Use the software products specified in Exhibit A (“Licensed Software”) including user documentation that Licensee has downloaded from or received on media provided by Zoho, including all updates, where applicable, provided that such access and Use of the Licensed Software is in accordance with the Single Installation License granted by Zoho. Minor Releases and major releases to the Licensed Software will be provided as part of maintenance and support. “Use” means installing, executing or displaying the Licensed Software. “Single Installation License” means that license keys provided to Licensee shall not be used for more than one concurrent Use. Subscription License: Upon payment of the applicable License Fees, Zoho grants Licensee a non-exclusive, nontransferable, world-wide license to Use the Licensed Software including user documentation that Licensee has downloaded or received on media provided by Zoho, including all updates, where applicable, provided that such access and Use of the Licensed Software is in accordance with the Single Installation License granted by Zoho. “Use” means storing, locating, installing, executing or displaying the Licensed Software. “Single Installation License” means that the license keys provided shall not be used for more than one concurrent Use. Under the Subscription License, the Licensed Software is licensed only for the period of subscription (“Subscription Period”). If Licensee does not renew the Subscription beyond the Subscription Period, Licensee agrees to stop using the software and remove the software from Licensee’s systems. To continue using the Licensed Software beyond the Subscription Period, Licensee must renew the license at least 10 days before the expiry of the Subscription Period. As part of the Subscription License, all updates, upgrades, email support for problem reporting and online access to product documentation to the Licensed Software will be provided to Licensee at no additional cost during the Subscription Period.

2. Third Party Products: The Licensed Software may contain software which originated with third party vendors and without limiting the general applicability of the other provisions of this Agreement, Licensee agrees that (a) the title to any third party software incorporated in the Licensed Software shall remain with the third party which supplied the same; and (b) Licensee will not distribute any such third party software available with the Licensed Software, unless the license terms of such third party software provide otherwise.

3. Restrictions on Use: In addition to all other terms and conditions of this Agreement, Licensee shall not:

(i)

(ii)

(iii)

(iv)

install one copy of the Licensed Software on more than one server or machine;

remove any copyright, trademark or other proprietary notices from the Licensed Software or its copies;make any copies except for one back-up or archival copy, for temporary emergency purpose; rent, lease, license, sublicense or distribute the Licensed Software or any portions of it on a standalone basis or as

part of Licensee’s application;

modify or enhance the Licensed Software; decompile or disassemble the Licensed Software.

allow any third parties to access, use or support the Licensed Software except employees, contractors, consultants or

other third parties engaged by Licensee to do any of the foregoing on behalf of or for the benefit of Licensee.

(v)

(vi)

(vii)

3. Technical Support:

Perpetual License: Upon payment of annual maintenance and support fee, Zoho provides support that includes email

support for problem reporting, product updates, and online access to product documentation. Subscription License: Zoho provides support that includes email support for problem reporting, product upgrades, updates, and online access to product documentation during the Subscription Period.

5. Ownership and Intellectual Property: Zoho either owns all right, title and interest in and to the Licensed Software or is authorized to distribute the Licensed Software under the terms of this Agreement. Zoho expressly reserves all rights not granted to Licensee herein, notwithstanding the right to discontinue or not to release any Licensed Software and to alter prices, features, specifications, capabilities, functions, licensing terms, release dates, general availability or characteristics of the Licensed Software. The Licensed Software is only licensed and not sold to Licensee by Xxxx.

6. Audit: Zoho has the right to audit Licensee’s Use of the Licensed Software by providing at least seven (7) days prior written notice of its intention to conduct such an audit at Licensee’s facilities during normal business hours.

7. Confidentiality: The Licensed Software contains proprietary information of Zoho and Licensee hereby agrees to take all reasonable efforts to maintain the confidentiality of the Licensed Software. Licensee agrees to reasonably communicate the terms and conditions of this Agreement to those persons employed by Licensee who come into contact with or access the Licensed Software, and to use reasonable efforts to ensure their compliance with such terms and conditions, including but not limited to, not knowingly permitting such persons to use any portion of the Licensed Software for a purpose that is not allowed under this Agreement.

8. Warranty Disclaimer: Zoho does not warrant that the Licensed Software will be error-free. Subject to

applicable laws and except as provided herein, the Licensed Software is furnished “as is” without warranty of any kind, including the warranties of merchantability and fitness for a particular purpose and without warranty as to the performance or results Licensee may obtain by using the Licensed Software. Licensee is solely responsible for determining the appropriateness of using the Licensed Software and assumes all risks associated with the use of it, including but not limited to the risks of programn errors, damage to or loss of data, programs or equipment, and unavailability or interruption of operations.

9. Limitation of Liability: In no event will either party be liable to the other or to any third party for any special, incidental, indirect, punitive or exemplary or consequential damages, or damages for loss of business, loss of profits, business interruption, or loss of business information arising under this Agreement even if such party has been advised of the possibility of such damages. To the extent permitted by applicable laws, Xxxx'x entire liability with respect to its obligations under this agreement or otherwise with respect to the Licensed Software shall not exceed the amounts paid by the Licensee to Zoho in previous 12 months preceding the initiation of such claim.

10. Indemnification: Xxxx agrees to indemnify and defend Licensee from and against any and all claims, actions or

proceedings, arising out of any claim that the Licensed Software infringes or violates any valid U.S. patent, copyright or

trade secret right of any third party; so long as Licensee provides; (i) prompt written notice to Zoho of such claim; (ii)

cooperate with Zoho in the defense and/or settlement thereof, at Xxxx’x expense; and, (iii) allow Zoho to

control the defense and all related settlement negotiations. The above is Xxxx’x sole obligation to Licensee and shall be Licensee’s sole and exclusive remedy pursuant to this Agreement for intellectual property infringement. Zoho shall have no indemnity obligation for claims of infringement to the extent resulting or alleged to result from (i) any

combination, operation, or use of the Licensed software with any programs or equipment not supplied by Zoho; (ii) any

modification of the Licensed Software by a party other than Zoho; and (iii) Licensee’s failure, within a reasonable time frame, to implement any replacement or modification of Licensed Software provided by Zoho.

11. Termination: This Agreement is effective until terminated by either party. Licensee may terminate this Agreement at any time by destroying or returning to Zoho all copies of the Licensed Software in Licensee’s possession. Zoho may terminate this Agreement in the event that Licensee is in breach of any of the terms of this Agreement and does not cure such breach after thirty (30) days advance written notice. Upon termination, Licensee shall destroy or return to Zoho all copies of the Licensed Software and certify in writing that all known copies have been destroyed. All provisions relating to confidentiality, proprietary rights, non- disclosure, and limitation of liability shall survive the termination of this Agreement.

12. General: This Agreement shall be construed, interpreted and governed by the laws of the Netherlands exclusive of its conflicts of law provisions. The parties irrevocably submit to the jurisdiction of Amsterdam and waive any claim in respect of inconvenience thereof. This Agreement constitutes the entire agreement between the parties, and supersedes all prior communications, understandings or agreements between the parties. Any waiver or modification of this Agreement shall only be effective if it is in writing and signed by

both parties hereto. If any part of this Agreement is found invalid or unenforceable, the remainder shall be interpreted so as to reasonably effect the intention of the parties. Licensee shall not export the Licensed Software or Licensee’s application containing the Licensed Software except in compliance with United States export regulations and applicable laws and regulations.

IN WITNESS WHEREOF, the parties have caused this Agreement to be executed by their respective duly authorized

representatives as of the Effective Date.

ZOHO CORPORATION B.V. LICENSEE

Sign: Sign: Name: Name: Title: Title: Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxx, xxx Xxxxxxxxxxx

v1.0 Aug 2018 Confidential Page 5 of 5

EXHIBIT A

Software licensed under Subscription/Perpetual License.

Załącznik nr 7 Umowa EULA w języku polskim

Document Metadata

Table of Contents

WARUNKI ZAMÓWIENIA (WZ)

Document Metadata