Preluarea documentelor. Documentele vor fi preluate de la beneficiar de către operatorul economic/prestator pe bază de proces-verbal de predare-primire semnat de către reprezentanţii ambelor părti si a unui grafic lunar de preluare. Documentele vor fi transportate la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate puse la dispozitie de către acesta, dotate cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS.
Preluarea documentelor. Serviciile de preluare a documentelor presupun transportul acestora din locatia mentionata de catre Beneficiar, pana in locatia unde urmeaza a fi pastrate/arhivate. Cantitatea de documente ce urmeaza a fi preluata este de 200 metri liniari. Transportul documentelor: in vederea depozitarii fondurilor arhivistice ale creatorilor si detinatorilor de documente, personalul responsabil va asigura toate conditiile privind transportul documentelor de la Beneficiar la depozitul de arhiva. La manipularea si transportul documentelor de la beneficiar se vor lua masurile de protectie necesare asigurarii arhivei pe toata durata transportului: ⮚ Documentele se vor introduce in cutii de transport; ⮚ Se vor transporta de la sediul achizitorului la spatiul special amenajat pentru depozitare, cu mijloace de transport (vehicule), care sa le asigure impotriva ploii si incendiilor. In vehiculul care transporta documentele, calatoresc numai insotitorii de transport si este interzis fumatul, de asemenea se va evita stationarea nejustificata a vehiculului incarcat. ⮚ Vehiculele de transport vor avea structura inchisa si vor fi utilizate numai pentru transport si pe cat posibil, transportul de documente se face pe timp favorabil. ⮚ La noua locatie, se executa imediat descarcarea si depunerea documentelor in spatii asigurate. ⮚ Personalul angajat in aceasta operatiune este instruit pentru a respecta in timpul transportului consemnele stabilite; ⮚ Personalul va purta permanent echipamentul din dotare, legitimatia, delegatia de serviciu; ⮚ Transportul si manipularea documentelor in interiorul aceluiasi depozit, intre depozite aflate in aceeasi locatie, in camera de lucru se efectueaza in mijloace de protectie, cu carucioare de transport adecvate. Serviciul de scanare profesională de documente presupune transformarea unei copii a documentului fizic în format electronic, prin intermediul unor scanere profesionale, obținându-se astfel o imagine identică cu originalul. Toate documentele scanate sunt organizate în foldere, reconstituind arhiva originală sau vor fi aranjate în funcție de cerințele autoritatii contractante. Documentele vor fi digitalizare (scanate) alb/negru sau color (acolo unde este cazul) fata/verso (acolo unde este cazul), format TIFF, in functie de genul documentelor. Rezolutia cu care va fi facuta scanarea doumentelor va fi minimum 300 dpi. Informatiile vor fi indexate in functie de fondul arhivistic si tipurile de documente (departamente/directii/servicii si lucrari s...
Preluarea documentelor certSIGN va furniza cutiile de arhiva si codurile de bare de cutie in locatia arhivei Clientului. Documentele vor fi incarcate in cutii de arhiva de catre o echipa certSIGN. Se va intocmi o evidenta electronica (format excel) a documentelor preluate ce va contine cel putin: codul cutiei, codul dosarului/numarul de dosare din cutie, categoria de documente, anii extremi pentru documentele existente in cutie. Documentele se vor prelua pe baza de proces-verbal incheiat in doua exemplare, semnat de reprezentantii ambelor parti, un exemplar pentru certSIGN si un exemplar pentru Client. certSIGN va incarca cutiile in mijlocul de transport si va reloca aceste cutii la sediul depozitului certSIGN. La sediul depozitului, cutiile vor fi descarcate, se va verifica concordanta intre numarul de cutii trecute in PV si cele primite, se va verifica integritatea cutiilor si se vor introduce in zona de procesare sau depozitul de arhiva.