Avropsprocessen. Bilden nedan visar de aktiviteter som avropsprocessen normalt omfattar. Dessa aktiviteter beskrivs närmare i detta kapitel.
Avropsprocessen. Elsäkerhetsverket gör ett avrop per e-post och skickar provexemplaret. Avropet innehåller ett diarienummer för den aktuella provningen. Leverantören får provexemplaret i samband med beställningen eller inom några dagar därefter. Elsäkerhetsverket förser leverantören med arbetsunderlag i den omfattning som behövs. Leverantören bekräftar beställningen per e-post innan arbete påbörjas, dock senast inom 15 dagar. Om leverantören inte kan leverera till avtalade villkor ska leverantören meddela Elsäkerhetsverket om detta skyndsamt.
Avropsprocessen. Innan avropsförfrågan skickas ut kan avropande myndighet föra en dialog med ramavtalsleverantörerna. Det är av mycket stor vikt att samtliga ramavtalsleverantörer bjuds in till detta och att alla likabehandlas. Genom dialogen kan förmågan att leverera säkerställas och ni får värdefull information om vilka möjligheter som finns att uppfylla era behov. Behovsanalysen, nulägesanalysen och den information som inhämtats från ramavtalsleverantörerna kan myndigheten sedan använda vid skapande av underlaget till avropsförfrågan. Ju tydligare behovet är definierat och kravbilden preciserad, desto lättare blir det för ramavtalsleverantörerna att lämna ett optimalt svar på avropsförfrågan. Den förnyade konkurrensutsättningen sker genom att avropsförfrågan simultant skickas till samtliga fem ramavtalsleverantörer. Det är av stor vikt att avropsförfrågan upprättas på ett transparent och tydligt sätt, att ramavtalsleverantörerna likabehandlas och att de har en möjlighet att lämna anbud på samma villkor. Ett bra sätt att säkerställa att avropsförfrågan nått ramavtalsleverantören är att begära bekräftelse på att avropsförfrågan har mottagits av ramavtalsleverantören. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska besvara avrop från avropande myndighet inom den tid som anges i xxxxxxxxxxxxxxx.Xx ramavtalsleverantören inte kan leverera enligt avropsförfrågan ska detta meddelas en avropsberättigade inom den tid som anges. Statens inköpscentral har lagt upp en länk med samtliga ramavtalsleverantörers e-postadresser på xxx.xxxxxx.xx för att underlätta myndigheternas utskick av avropsförfrågningar. I avropsförfrågan bör inte ramavtalsleverantören i sig kvalificeras igen utan avropande myndighet behöver endast ställa krav som direkt kan härröras till det specifika uppdraget. Krav på certifiering kan endast ställas på konsulten inte ramavtalsleverantören.
Avropsprocessen. Vid avrop skall följande gälla:
1. Avropsberättigad skall upprätta en avropsförfrågan (förnyad inbjudan) för att inbjuda ramavtalsleverantörerna att på nytt lämna anbud i enlighet med de villkor som avropsberättigad anger.
2. Avropsförfrågan skall referera till de villkor som anges i Ramavtalet och förfrågningsunderlaget.
3. Avropsförfrågan skall skriftligen ställas till samtliga ramavtals- leverantörer.
4. Av avropsförfrågan skall det framgå vilka kriterier som kommer att ligga till grund för tilldelning av Leveransavtalet samt kriteriernas inbördes viktning alternativt prioritetsordning. Dessa kriterier skall omfattas av de villkor och krav som anges i upphandlingen. Avropsberättigad avgör vilka villkor och krav som är relevanta för det specifika avropstillfället och om dessa behöver preciseras. Vid behov får avropsberättigad komplettera villkor som angetts Ramavtalet med andra villkor som angetts i förfrågningsunderlaget.
5. Avropsberättigad skall ange en skälig tidsfrist för att lämna avropssvar (förnyat anbud). Denna tidsfrist skall fastställas med hänsyn till avropets art och omfattning samt den tid som behövs för att lämna avropssvar.
6. Avropssvaren skall vara skriftliga och avropsberättigad får ta del av innehållet i avropssvaren först när den angivna svarstiden har löpt ut.
7. Leveransavtalet skall tilldelas den ramavtalsleverantör som lämnat det för avropsberättigad bästa avropssvaret på grundval av de tilldelningskriterier som angetts i avropsförfrågan.
8. Avropsberättigad skall snarast möjligt skriftligen meddela ramavtalsleverantörerna om beslut om tilldelning av Leveransavtalet och redovisa skälen för beslutet.