Förberedande arbete, behovsanalys. Inför ett avrop från ramavtalen bör en behovsanalys göras för att fastställa vilka varor/tjänster inom ramavtalsområdet som myndigheten har behov av. Behovsanalysen och den information som eventuellt inhämtats från leverantörerna används som underlag i avropsförfrågan. Ju tydligare behovet är definierat och kravbilden preciserad, desto lättare blir det för leverantörerna att lämna ett optimalt svar på myndighetens avropsförfrågan.
Förberedande arbete, behovsanalys. Det kan vara lämpligt att diskutera följande frågor innan avrop: • Vad har myndigheten för behov av [varor ochtjänster]? • Vilka krav ställs på [varor och tjänster] inom myndigheten? • Vad vill vi uppnå med avropet? • Hur ser nuvarande [lösning/system/funktion] ut?
Förberedande arbete, behovsanalys. Inför avrop från ramavtalen bör en analys göras för att fastställa vilka produkter/tjänster inom ramavtalsområdet som myndigheten har behov av. Behovsanalysen och den information som ev. inhämtats från leverantörerna används som underlag i avropsförfrågan. Ju tydligare behovet är definierat och kravbilden preciserad, desto lättare blir det för leverantörerna att lämna ett optimalt svar på avropsförfrågan. Behovsanalysen kan göras mer eller mindre djupgående beroende på omfattningen av anskaffningen. Även om avropet endast är av mindre omfattning och avser anskaffning av enstaka maskiner, behöver man klargöra sina behov t.ex. i form av specificerade utskriftsvolymer. För mer omfattande avrop av produkter och tjänster, se även Vägledningens bilaga nr 1 ”Behovsanalys”.
Förberedande arbete, behovsanalys. Innan ett avrop görs från ramavtalen bör en grundlig analys göras av vilka behov som finns. Anskaffning av IT-utbildning utgör en av flera möjliga aktiviteter som kan definieras i en IT-avdelnings kompetensförsörjningplan1. Det är viktigt att efterfrågade IT-utbildningar och konsulttjänster specificeras så noggrant som möjligt i avropsförfrågan. Kunder som har möjlighet att specificera sitt behov av IT-utbildning och eventuella konsulttjänster för en längre period framåt kan göra avrop för större volymer av utbildning med successiva leveranser under en längre period. Detta kan innebära följande fördelar: • Mindre arbete kring hantering av avrop jämfört med att göra separata avrop för respektive utbildning vilket kan ge besparingar i form av mindre administration • Möjlighet till lägre priser • Mer kontinuitet i leveranser • Möjlighet att sätta upp effektiva rutiner för medarbetarnas löpande bokning/beställning av utbildningar