Praktisk hantering. I och med införandet av 7 kap. 68 § ABL har regeln genom anvisning nr 3-2010 fått en ändrad lydelse. Vad avser aktieägares rätt att få en avvikande mening antecknad till stämmo- protokollet kan följande noteras. Enligt svensk sammanträdesteknik bör anses gälla att den som vid en omröstning röstat på sätt som avviker från majoriteten har rätt att få denna avvikelse antecknad till protokollet, liksom att den som reserverar sig mot ett beslut har rätt att få reservationen antecknad till protokollet, antingen som en blank reservation eller som en motiverad så- dan. I det senare fallet bör man avkräva vederbörande den exakta lydelsen av reserva- tionen, eftersom den bara kan formuleras av den reserverande själv. Det förekommer emellertid också att aktieägare i den allmänna diskussionen begär att få åsikter och uppfattningar antecknade till protokollet. Det torde inte kunna påstås att svensk sam- manträdesteknik ålägger protokollförare eller ordförande att alltid efterkomma en sådan uppmaning. Det blir då en bedömningsfråga om man vill ta strid om detta eller tycker det är enklast att följa kravet. Regelns utformning innebär att exempelvis verkställande direktören har att ta ställning till om protokollet ska finnas på annat språk än svenska. Om ett sådant ställningstagande har gjorts och bolaget bedömt att förutsättningarna för detta inte föreligger är det inte fråga om någon avvikelse. Som utgångspunkt kan gälla att protokollet ska översättas, i vart fall till engelska, om bolaget har flera större utländska aktieägare eller grupper av aktieägare som bedöms ha intresse av att följa bolagets utveckling. Koden anger ingen tidsfrist inom vilken den eventuella översättningen av protokollet ska göras tillgänglig på bolagets hemsida. För övrig information som enligt punkt 10.3 ska finnas tillgänglig på hemsidan uttalar Koden särskilda tidsfrister. Det kan emellertid inte anses föreligga någon skyldighet att tillhandahålla översättningen på hemsidan ti- digare än inom den tvåveckorsfrist som gäller för tillhandahållandet av protokollet enligt ABL.
Praktisk hantering. Insamling av uppgifter i egenskap av personuppgiftsansvarig sker
Praktisk hantering. Fysisk säkerhet Personuppgiftsbärande system ska skyddas mot elavbrott och andra störningar orsakade i tekniska försörjningsystem. Utrymmen där personuppgifter förvaras, så som serverhallar, ska skyddas genom lämpliga tillträdeskontroller för att säkerställa att endast behörig personal får tillträde. Det ska också finnas ett tillfredställande skydd mot stöld och händelser som kan förstöra IT-system och lagringsmedia.
Praktisk hantering. Det är enligt kodregeln tillräckligt att datum och ort anges för den stämma som ska hål- las. Lokal och exakt tidpunkt för stämman behöver således inte anges. Informationen ska finnas på bolagets webbplats. Kodregeln kräver inte att uppgifterna offentliggörs, på det sätt som offentliggörande definieras i Börsreglerna och lagen (2007:528) om värdepap- persmarknaden.
Praktisk hantering. Det får förutsättas att lagstiftaren avsett att ABLs regler om tider för kallelse och utform- ning av kallelse och annat underlag och tider för tillhandahållande av handlingar, är äm- nade att ge bolagets aktieägare en välgrundad uppfattning om de ärenden som be- handlas på stämman. Så länge bolaget följer ABLs regler föreligger ingen avvikelse från kodregeln.
Praktisk hantering. Det är numera vanligt att bolag i god tid före årsstämman vidtalar någon extern person att vara stämmoordförande. Då valberedningen enligt kodregeln har till uppgift att lämna förslag till ordförande vid årsstämman kan bolaget förslagsvis i samråd och samarbete med valberedningen vidtala en extern stämmoordförande. Kodregeln hindrar inte stämman från att välja en annan ordförande än den som val- beredningen har föreslagit. Koden har genom denna regel ålagt bolaget att presentera valberedningens förslag till stämmoordförande i kallelsen till stämman. Koden reglerar dock inte hur bolaget ska få tillgång till förslaget. För att bolaget ska kunna följa denna regel måste bolaget få infor- mation från valberedningen. En eventuell instruktion till valberedningen som nämns i punkt 2.1 nedan bör således innefatta detta. För det fall valberedningen ej lämnar information till bolaget om förslag till stäm- moordförande och bolaget därför ej kan presentera förslaget i kallelsen kan följande förklaring lämnas.
Praktisk hantering. Regelns utformning innebär att exempelvis verkställande direktören har att ta ställning till om stämmoförhandlingarna ska simultantolkas och om av bolaget presenterat material ska översättas. Om ett sådant ställningstagande har gjorts och bolaget bedömt att för- utsättningarna för simultantolkning etc. inte föreligger, är det inte fråga om någon avvi- kelse.
Praktisk hantering. Bolagsledningen kan i förväg vidtala en eller flera personer att vara justerare. Antalet ju- sterare kan vara angivet i bolagsordningen. För den situationen att bolagsstämman trots kodregeln väljer en styrelseledamot eller anställd till justerare kan följande förklaring lämnas.
Praktisk hantering. Valberedning är inte reglerad i ABL. Med hänsyn härtill kan bolaget överväga att föreslå bolagsstämman att, i samband med beslut om valberedningen, anta övergripande in- struktioner för valberedningen som bl.a. reglerar att valberedningen ska vidarebefordra viss information till bolaget i enlighet med Koden (jfr punkterna 1.4, 2.1, 2.5 och 2.6), så att bolaget kan fullgöra sin informationsskyldighet enligt Koden.
Praktisk hantering. Enligt kodregeln kan majoriteten av valberedningens ledamöter inte vara styrelseleda- möter. Kodregeln innebär således att två styrelseledamöter kan vara ledamöter i valbe- redningen under förutsättning att valberedningen består av fem ledamöter eller fler. Däremot kan inte bolagets verkställande direktör eller annan person från bolagsled- ningen ingå i en valberedning som ledamot. Vidare kan styrelseordföranden eller annan styrelseledamot ej vara ordförande i valberedningen. Det finns dock inte något i kod- regeln som hindrar att styrelseordförande eller annan styrelseledamot är samman- kallande för valberedningen. För det fall styrelsens ordförande eller annan styrelseledamot utses till ordförande i valberedning kan följande förklaring lämnas.