Riktlinjer för beställning och köp av tjänster inom kommunkoncernen exempelklausuler

Riktlinjer för beställning och köp av tjänster inom kommunkoncernen. Kommunfullmäktige har den 29 september 2022 beslutat om Riktlinjer för beställning och köp av tjänster inom kommunkoncernen. Riktlinjerna gäller för alla nämnder, för bolagen gäller riktlinjerna för delarna gällande beställning av tjänster. I riktlinjerna framgår det att syftet med riktlinjen är att tydliggöra ett likartat arbetssätt för köp av verksamhet där Servicenämnden är utförare. Riktlinjerna gäller i första hand de tjänster som Servicenämnden utför till beställande nämnder och bolag, men kan även tillämpas för interna beställningar av tjänster mellan andra nämnder och bolag. Syftet är att nämnder och bolag innan upphandling har ett dialogmöte med Servicenämnden enligt beställar/-utförar modellen för att undersöka om tjänsterna ska köpas internt. Köp av verksamhet kan göras enligt två modeller; dels fördelning av kostnad enligt fördelningsnycklar för obligatoriska tjänster enligt politiska beslut, och dels beställning av tjänster av en utförare, till exempel entreprenadtjänster. Köp av verksamhet inom kommunen behöver inte föregås av någon form av upphandling eftersom kommunen räknas som en gemensam koncern, om än uppdelad på olika nämnder och helägda bolag. Det finns två typer av verksamheter som nämnder och bolag köper av Servicenämnden: verksamhet som kan konkurrensutsättas (t.ex. snöröjning, entreprenad) och annan verksamhet som inte är föremål för konkurrensutsättning (t.ex. IT, löneadministration och ekonomiredovisning). I riktlinjerna framgår även reglering av avtalslösa tillstånd mellan beställare och interna utförare. Vid nyteckning av avtal ska framgå hur ersättning för faktiskt utförd verksamhet ska regleras i samband med att befintliga avtal löper ut och innan nya hunnit tecknas, d.v.s. avtalslösa tillstånd. Den interna utföraren kan inte starta ny verksamhet utan beställning från beställarnämnd, myndig- hetsnämnd eller liknande men kan lämna erbjudande om start av ny verksamhet till berörda beställare. Dock ska alltid Kommunstyrelsen konsulteras innan en ny verksamhet startas om den ligger utanför nämndens reglemente eller bolagets ägardirektiv. Kommunstyrelsen bereder kostnadsfördelning av gemensamma tjänster genom fördelningsnycklar inför Kommunfullmäktiges budgetbeslut. Inför fördelning av kostnader för gemensamma tjänster skall Servicekontoret hålla ett kundmöte, för att ge transparens i tjänsten innehåll och kostnads- beräkningar. Enkelhet bör eftersträvas.19