Ägardirektiv för Ystad Hamn Logistik AB D 17:06
Ägardirektiv för Ystad Hamn Logistik AB D 17:06
Dokumentet gäller för: Ystad Hamn Logistik AB | Gäller fr.o.m. - t.o.m. 2020-03-19-tillsvidare | Fastställd av: Kommunfullmäktige 2020-03-19 § 50 Ersätter: 2017-06-14 § 106 | För revidering ansvarar: Kommunfullmäktige |
Ärendenummer: Ks 2020/29 | Ansvarig för uppdatering: Verkställande direktör/kommundirektör | Xxxxxxx Ystads kfs: Reglementen | |
Innehåll
1. Bolaget som en del av den kommunala organisationen 3
2. Xxxxxxxx och ledning av bolaget 3
4. Rapportering och uppföljning 3
5. Underlag för ekonomisk rapportering 4
9. Samråd beträffande verkställande direktör 4
10. Instruktion för verkställande direktör 4
11. Arbetsordning för styrelsen 5
13. Arbetstagarrepresentanternas ställning i styrelsen 5
Särskilda direktiv för Ystad Hamn Logistik AB 6
17. Grundläggande principer för bolagets verksamhet 6
Detta ägardirektiv gäller för verksamheten i Ystad Hamn Logistik AB (556008–2652) som ägs av Ystads kommun genom Ytornet AB.
Ägardirektivet ska vara föremål för översyn minst en gång per mandatperiod.
Ägardirektivet inleds med generella direktiv som gäller för samtliga kommunala bolag i Ystads kommun. Dessa generella direktiv följs av särskilda direktiv för Ystad Hamn Logistik AB.
Detta ägardirektiv gäller tillsammans med dokumentet Bolagsstyrning i Ystads kommun.
1. Bolaget som en del av den kommunala organisationen
Ystad Hamn Logistik AB är en del av verksamheten inom Ystads kommun och ska enskilt och gemensamt med Ystads kommuns övriga organ verka för att Ystads kommun utvecklas i enlighet med den av kommunfullmäktige fastställda visionen Ystad 2030 och därvid följa den därtill hörande mål- och resultatstyrningsmodellen.
Bolaget ska medverka till att Ystad utvecklas i enlighet med Staden Ystad 2030 – fördjupning av översiktsplanen för Ystads kommun.
Bolaget ska arbeta med de globala målen kopplade till Agenda 2030.
Förutom av kommunallagen, aktiebolagslagen och eventuell särlagstiftning regleras bolagets verksamhet genom bolagsordningen, detta ägardirektiv, avtal mellan bolaget och Ytornet AB respektive kommunen samt i förekommande fall speciella direktiv utfärdade av kommunfullmäktige.
Bolagets styrelse och verkställande ledning ska följa utfärdade direktiv i den mån de inte står i strid med tvingande bestämmelser i aktiebolagslagen, annan lag eller författning eller kollektivavtal.
2. Styrning och ledning av bolaget
Ägarrollen avseende de kommunala bolagen i Ystads kommun är fördelad mellan kommunfullmäktige och moderbolaget Ytornet AB. Kommunstyrelsen har en uppsiktsplikt som omfattar de kommunala bolagen.
Allmänheten har som huvudregel rätt att ta del av samtliga handlingar hos bolaget enligt de regler som gäller för allmänna handlingars offentlighet. Denna rättighet får endast inskränkas om det finns stöd i offentlighets- och sekretesslagen.
4. Rapportering och uppföljning
Bolaget ska hålla Ytornet väl informerat om sin verksamhet. Bolaget ska därför snarast efter det att handlingarna upprättats till moderbolaget översända bolagets affärsplan/verksamhetsplan, protokoll från styrelsemöte och bolagsstämma samt övriga handlingar som Ytornet respektive kommunstyrelsen begär.
Bolaget ska dessutom, i ett så tidigt skede som möjligt, informera Ytornet om viktigare händelser och risker som påverkar eller kan komma att påverka bolagets och/eller kommunens anseende, ekonomi eller utveckling.
Ordföranden i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller Ytornet kan kalla bolagets styrelseordförande och vd till respektive organ för att informera och besvara frågor om bolagets verksamhet.
Kommunstyrelsen i Ystads kommun och Ytornet äger rätt att när som helst ta del av bolagets handlingar och räkenskaper och att även i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet.
5. Underlag för ekonomisk rapportering
Bolaget ska enligt den tidplan som fastställts av kommunen lämna underlag till grund för upprättande av tertial- samt helårsrapport.
Bolaget har ansvar för sin likviditet. Kommunkoncernen ska tillämpa en sammanhållen finansförvaltning och likviditetsplanering. Bolagets likvida medel ska placeras på kommunens koncernkonto med särskilt konto för respektive bolag.
För finansiering av bolagets verksamhet gäller Ystads kommuns Finanspolicy med riskinstruktion.
För lån som upptas av kommunen för bolagets räkning ska provisionsavgift betalas av bolaget enligt kommunfullmäktiges beslut.
Kommunfullmäktige beslutar om arvoden till styrelseledamöter och lekmannarevisorer.
9. Samråd beträffande verkställande direktör
Bolagsstyrelsen ska vid rekrytering av vd samråda med Ytornets presidium och vd innan styrelsen fattar beslut om anställning. Samråd ska dessutom ske med Xxxxxxxx vd om tillträdande vd:s anställningsvillkor och alla förändringar därefter av dessa villkor.
10. Instruktion för verkställande direktör
Styrelsen ska skriftligen meddela riktlinjer och anvisningar för den verkställande direktörens handhavande av den löpande förvaltningen samt ange arbetsfördelningen mellan styrelse och verkställande direktör. Instruktionen ska se över årligen.
11. Arbetsordning för styrelsen
Styrelsen ska utarbeta och anta arbetsordning för sitt eget arbete. Arbetsordningen ska ses över årligen.
Bolaget ska följa de policys, planer och andra styrande dokument som beslutas av kommun- fullmäktige som gällande för bolaget, om de inte står i strid med tvingande bestämmelser i aktiebolagslagen, annan lag eller författning eller kollektivavtal.
13. Arbetstagarrepresentanternas ställning i styrelsen
Lagen om styrelserepresentation (1987:1245) gäller i kommunala bolag med minst 25 anställda.
Huvudregeln innebär att de anställda har rätt att utse två ledamöter och två suppleanter till styrelsen i företag med minst 25 anställda. Beslut om inrättande av styrelserepresentation fattas av lokal arbetstagarorganisation, som ingått kollektivavtal med företaget. Finns fler arbetstagarorganisationer inom företaget och de inte kan enas om valen, fördelas platserna mellan dessa efter deras representativitet på arbetsplatsen. Arbetstagarrepresentanterna bör utses bland de anställda vid företaget. Då styrelsens sammansättning speglar den politiska ställningen i kommunen, kan bolaget påräkna dispens enligt lagens § 17, dvs. arbetstagarrepresentanterna har inte rätt att delta vid beslutsfattande men har rätt att få avvikande mening till protokollet.
Det åligger bolaget att träffa avtal med de lokala arbetstagarorganisationerna.
Enligt kommunallagen ska kommunfullmäktige ges möjlighet att ta ställning innan sådana beslut i ett bolags verksamhet som är av principiell betydelse eller annars av större vikt fattas. Om bolaget avser
• att fatta beslut om åtgärder som innebär ny eller ändrad inriktning av verksamheten
• att ingå avtal eller överenskommelser som medför en väsentlig förändring av balansräkningen
• att ingå avtal eller överenskommelser som har strategisk eller principiell betydelse
• att avyttra betydande del av bolagets verksamhet
ska bolaget vända sig till Xxxxxxxx styrelse som först ska avgöra om frågan är av sådan principiell betydelse eller annars av större vikt att kommunfullmäktige ska ta ställning i frågan innan bolaget fattar sitt beslut.
Bolaget ska göra en årlig verksamhetsplan som bygger på den långsiktiga affärsplanen. Planerna ska bland annat redovisa hur uppdraget ska genomföras samt omständigheter som bolaget har att beakta så som marknaden man verkar på, konkurrenssituation och konjunkturläge. Som grund ligger den av kommunfullmäktige fastställda vision Ystad 2030 och därtill hörande mål- och resultatstyrningsmodellen. Affärs- och verksamhetsplanen ska ligga som grund till den löpande ägardialog bolaget ska ha med Ytornet AB.
Särskilda direktiv för Ystad Hamn Logistik AB
Ystad Hamn Logistik AB ska tillhandahålla hamn- och logistiktjänster inom det hamnområde som bolaget arrenderar av Ystads kommun. Ystad hamn ska vara en naturlig port och samarbetspartner för trafik över södra Östersjön och Ystad Hamn Logistik AB ska där vara en betydande hamnoperatör.
Ystad Hamn Logistik AB ska
• inom arrenderat hamnområde tillhandahålla hamn- och logistiktjänster så att kunderna uppfattar att de får god kvalitet
• marknadsföra Ystad Hamn så att rederier, färjeoperatörer och andra intressenter uppfattar hamnen som en naturlig port och samarbetspartner för trafik över södra Östersjön
• utveckla hamnens verksamhet i nära samverkan med kunderna och Ystad kommun
• informera om hamnens betydelse för Ystads kommuns utveckling och marknadsföra hamnens verksamhet till de som bor, befinner sig eller verkar i Ystads kommun
• förelägga kommunstyrelsens arbetsutskott (KSAU) investeringsobjekt som är viktiga för hamnens utveckling
17. Grundläggande principer för bolagets verksamhet
Verksamheten ska bedrivas enligt affärsmässiga principer. Bolaget ska följa de kommunalrättsliga principerna i 2 kap. kommunallagen, innebärande att verksamheten ska vara förenlig med den kommunala kompetensen och lokaliseringsprincipen, att kommunmedlemmarna ska behandlas lika samt förbud mot stöd till enskild, såvida inte lag eller rättspraxis för viss verksamhet eller åtgärd medger undantag.
Bolaget ska leva på egna intäkter och den ekonomiska stabiliteten ska successivt stärkas. Driftkostnader och investeringar ska därför hållas på en nivå som ger förutsättningar för en långsiktigt god ekonomi.
Resultatkrav på bolaget beslutas årligen av Ytornet AB. Hela resultatet, eller del av, lämnas som koncernbidrag till moderbolaget, varefter del av lämnat koncernbidrag återförs i form av aktieägartillskott.
Lånelimit för bolaget beslutas årligen av Ytornet AB.
Bolaget ska långsiktigt arbeta för konsolidering i syfte att minska kommunens risktagande som ägare och samtidigt som bolagets kreditvärdighet ökar. Bolaget ska under mandatperioden fram till och med år 2022 ha en genomsnittlig soliditet på 85 procent.