STYRANDE DOKUMENT
STYRANDE DOKUMENT
Fastställt av Dokumentansvarig Beslutsdatum
Kommunfullmäktige Xxxxxx Xxxxxxx
VD Kalmar Kommunbolag AB
2023-11-27 1 (9)
Ägardirektiv för Kalmar Kommunbolag AB med sina majoritets- ägda dotterbolag
Gemensamma direktiv
I kommunallagen markeras kommunfullmäktiges överordnade roll i förhållande till de kommunala bolagen. Vidare innehåller lagen bestämmelser om att kommunstyrelsen ska ha uppsikt över den verksamhet som bolagen bedriver. Enligt Kalmar Kommunbolag AB:s styrmodell ska bolagens styrelser i årsrapporten redovisa och bedöma hur verksamheten bedrivits och utfallit mot bakgrund av det i bolagsordningen och i kommunens ägardirektiv angivna syftet och ramarna för densamma. Styrelserna ska uttala om verksamheten under föregående kalenderår bedrivits och utvecklats dels i förhållande till det fastställa ändamålet med verksamheten, dels i förhållande till de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten. Kommunfullmäktige i Kalmar ser vikten av ett kommunalt koncerntän- kande och har samlat de kommunala bolagen i en aktiebolagsrättslig koncern under kom- munen. Med denna konstruktion äger kommunen ett (1) bolag. Kalmar Kommunbolag AB är i sin tur ägare av de kommunala bolagen. Kommunen och dess företag måste ses som en ekonomisk beslutsenhet för vilken fullmäktige har det yttersta ansvaret såväl ekonomiskt som politiskt.
Kommunfullmäktige har angett bland annat följande skäl för att ge ägardirektiv till kommu- nens bolag:
• Kommunallagen förutsätter ett kommunalt inflytande över bolagen eftersom de är ett instrument för kommunal verksamhet.
• Kommunen har ett politiskt och ekonomiskt ansvar för verksamheten i bolagen.
• Förtroendet för kommunal verksamhet ökar om omvärlden kan konstatera att de kommunala bolagen är en del av ägaren/kommunen.
• Bolagen är kommunens egendom. Det finns alltså ett ägaransvar inför kommun- medborgaren. Kommunen är dessutom i borgen för bolagens engagemang vilket understryker ägaransvaret.
De kommunägda bolagens verksamhet och förhållande till kommunen regleras genom:
• Kommunallagen, aktiebolagslagen samt andra lagar och författningar
• Bolagsordning
• Kalmar kommuns verksamhetsplan med budget och ekonomisk planering
• Särskilda direktiv av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen
• Avtal mellan bolagen och kommunen
Kalmar kommuns verksamhetsplan har ett tydligt kommunkoncernperspektiv. Parallellt som arbetet med Kalmar kommuns verksamhetsplan pågår ska ägardirektiven uppdateras vid behov. Efter att kommunfullmäktige beslutat om verksamhetsplan och uppdaterade ägardirektiv ska extra bolagsstämma hållas. Bolagens styrelser ska gå igenom verksamhets- planen och ägardirektivet som ett informationsärende på det första styrelsemötet efter full- mäktiges beslut.
Insyn i bolagens verksamhet
Kommunallagen slår fast att insynsfrågorna är viktiga ur demokratisk synpunkt. Bolagen ska ha en öppen attityd i dessa frågor.
I bolagsordningarna anges: ”Allmänheten har rätt att ta del av handlingar hos bolaget enligt de grunder som gäller för allmänna handlingars offentlighet i 2 kap tryckfrihetsförord- ningen, offentlighets- och sekretesslagen”.
Koncernens uppföljningar per april och augusti, årsbokslut samt övriga ärenden till kom- munstyrelsen och kommunfullmäktige ska vara tillgängliga på kommunens externa hemsida.
I bolagsordningarna för de kommunala bolagen anges att bolagen ska bereda kommunfull- mäktige i Kalmar kommun möjlighet att ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas.
Vidare gäller att ledamöter i kommunstyrelsens arbetsutskott ska få kallelser till sammanträ- den med styrelserna för de kommunägda bolagen. De har rätt att närvara vid dessa sam- manträden och har rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten. De har också rätt att på begäran få sin mening antecknad till protokollet.
Samråd mellan kommunens och bolagens revisorer
Kommunfullmäktige utser för varje bolag två lekmannarevisorer och lika många ersättare för att ”granska det kommunala ändamålet, effektivitet, kvalitet och internkontroll”. Dessa revisorer väljs ur kretsen av kommunens revisorer. Kostnader för den revision lekmannare- visorerna utför ska belasta bolagen.
Det är ur ett koncernperspektiv angeläget att bolagens och kommunens revisorer kan sam- råda med varandra i frågor som rör bolagens angelägenheter.
Arvoden till auktoriserade revisorer och ersättare ska följa den upphandling av revisions- tjänster som gjorts för de kommunägda företagen.
Utgångspunkter för bolagens verksamhet
Utgångspunkten för bolagens verksamhet ska vara att tillgodose intressen som gagnar kom- munkoncernen i dess helhet och därigenom kommuninvånarna.
Den kommunala verksamheten i såväl förvaltningsform som bolagsform ska präglas av samma helhetssyn och princip avseende koncernnytta. Förvaltningarna och bolagen ska i samråd söka lösningar som tillgodoser kommunens samlade intresse. Den sammanvägda koncernnyttan/samhällsnyttan ska vara vägledande i all verksamhet och ska tillgodoses före enskilda bolags intressen.
Med den expansion som nu sker i Kalmar med omfattande investeringar inom kommun- koncernen finns ett ännu större behov av gemensamma insatser de kommande åren.
Verksamheten ska drivas på ett affärsmässigt sätt med beaktande av kommunallagens lik- ställighetsprincip där det är aktuellt. Effektivitetsvinster för bolagen ska alltså innebära för- delar för kommunen som helhet (koncernnyttan). Tillsammans ska bolag och förvaltningar därför i samråd söka lösningar som tillgodoser dessa gemensamma intressen.
Bolagen får inte bedriva någon säljverksamhet som står i strid med konkurrenslagstift- ningen. Bolagen ska prestera ständiga förbättringar.
Bolagen ska verka för de beslut som kommunfullmäktige fattar. Bolagen ska verka för ut- veckling och tillväxt i hela Kalmar kommun.
Enprocentsregeln för konstnärlig gestaltning ska gälla i de fall kommunala bolag på upp- drag bygger offentliga lokaler.
För samarbetet mellan kommunen och bolagen ska vidare gälla följande riktlinjer:
Ekonomisk planering och redovisning:
Bolagens ekonomiska planering och redovisning ska vara sådan att den kan samordnas med kommunens. Bolagen ska rapportera i enlighet med instruktioner från kommunen för att uppfylla bestämmelserna om ”sammanställd redovisning” i lagen om kommunal redovis- ning.
Kalmar Kommunbolag AB med dotterbolag ska använda samma redovisningsprinciper och värderingsregler.
Vid ekonomiska obalanser ska Kalmar Kommunbolag AB så snart det kan ske ge kom- munstyrelsen ekonomisk och verksamhetsmässig information.
Bolagen ska med god framförhållning samråda med Kalmar Kommunbolag AB avseende skattefrågor, nedskrivningsbehov och övriga bokslutsdispositioner.
I bolagens årsredovisningar ska uppgifter om löner, andra ersättningar och sociala kostna- der (med särskild uppgift om pensionskostnader) lämnas för var och en av grupperna sty- relseledamöter (arvoden), verkställande direktör och övriga anställda.
Personal- och lönepolitik:
Kommunens nämnder och de kommunala bolagen ska ha en gemensam personal- och lö- nepolitik. Det innebär att bolagen tillsammans med kommunens förvaltningar ska efter- sträva en enhetlighet inom arbetsgivarpolitiken. Som exempel kan nämnas ledarutveckling, rekrytering samt tillämpning av regelverk gällande bisysslor, resor och representation. In- riktningen är att förmåner kring friskvård mm. på sikt ska vara lika i alla förvaltningar och bolag. Det innebär vidare bland annat att styrelserna för bolagen ska ha en avstämning med kommunstyrelsens arbetsutskott inför förhandlingar om kollektivavtal och tillämpning av dessa. Frågor som rör de verkställande direktörernas anställnings- och lönevillkor hand- läggs av VD i Kalmar Kommunbolag AB i samråd med styrelsen för Kalmar Kommunbo- lag AB.
Tillsättning och entledigande av tjänst som verkställande direktör i något av bolagen hand- läggs och beslutas av styrelsen i Kalmar Kommunbolag AB i samråd med bolagens ordfö- rande och vice ordförande.
Bolagens styrelser fattar därefter det formella beslutet enligt aktiebolagslagen. Kommunens regler för representation ska gälla även för de kommunala bolagen. Styrelseledamöter
Kalmar kommuns arvodesregler ska gälla för styrelsearvoden och ersättningar. Kalmar kommuns pensionspolicy ska gälla styrelseledamöterna och kostnaden fördelas med upp- dragets omfattning som grund.
Medverkan i annan planering:
Bolagen ska medverka och löpande ges möjlighet att yttra sig i den fysiska planeringen och i miljö- och naturresursplaneringen. Bolagen ska också ge underlag till svar på frågor som ställs i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige.
Remisser från andra nämnder och styrelser ska behandlas av bolagens styrelser.
Administrativa system:
Bolagen ska använda sig av administrativa system som underlättar för information mellan kommunen och de kommunägda bolagen. Det är också viktigt att kommunen utåt visar upp ett enhetligt system.
Beredskap och säkerhet:
Krisledningsnämnden ansvarar ytterst för arbetet vid höjd beredskap och extraordinära händelser i Kalmar kommun. Nämnden ska vid extraordinära händelser erbjudas erforder- liga resurser från berörda bolag i den omfattning som är nödvändig med hänsyn till den ex- traordinära händelsen. Vidare ska bolagen, i den utsträckning som de blir kallade, delta i öv- ningar.
Verksamhetens inriktning
Utöver vad som anges i kommunens verksamhetsplan med budget och ekonomisk plane- ring ska bolagen också arbeta mot den gemensamma visionen som är beslutad av kommun- fullmäktige. Vidare ska bolagen följa de mål och uppdrag och andra direktiv som berör dem och som meddelas i olika policy, program och riktlinjer som antagits av kommunfull- mäktige och kommunstyrelsen. Bolagen ska så långt det är möjligt medverka i samordnade
kommunövergripande upphandlingar eller samordnade upphandlingar för bolagskoncernen på uppdrag från Kalmar Kommunbolag AB.
Bolagen ska vara pådrivande i utvecklingen av det långsiktigt hållbara samhället socialt, eko- logiskt och ekonomiskt. Utvecklingen ska ha ett livscykelperspektiv och agenda 2030 ska vara vägledande för allt arbete i bolagen.
Bolagen ska i samverkan med övrig kommunal verksamhet söka samordningsfördelar och arbeta aktivt med energieffektivisering.
I bolagens årsrapporter ska tydligt framgå hur bolagen uppfyllt de bolagsspecifika ägardi- rektiven.
Bolagen ska följa och arbeta efter de styrdokument som Kalmar Kommunbolag AB fast- ställer. Exempelvis övergripande ramverk för arbetsordning för styrelse och verkställande direktör.
Ekonomi
Kalmar Kommunbolag AB ska årligen lämna en utdelning. Förslag till utdelning görs efter direktiv från koncernledningen och eller dotterbolagens behov av koncernbidrag. Utdel- ningen får inte hindra Kalmar Kommunbolag AB från att fullgöra sina förpliktelser på kort och lång sikt och den föreslagna värdeöverföringen måste kunna försvaras med hänsyn till vad som anförs i ABL 17 kap 3 § 2-3 st.
Kalmar Kommunbolag AB anger de avkastningskrav och värdeöverföringar som ska gälla för dotterbolagen.
Beslut på årsstämmorna
Vid årsstämmorna ska kommunens ombud överlämna de ägardirektiv som kommunfull- mäktige beslutat ska gälla för bolagen, om de nya ägardirektiven inte redan överlämnats på en extra stämma.
För de olika bolagen ska i övrigt gälla:
Styrelsen i respektive kommunalt bolag ska hålla moderbolaget informerad om sin verk- samhet och om planerade åtgärder av större vikt. Kommunbolaget har rätt att få ta del av den information från bolagen som Kommunbolaget anser nödvändig för att detta uppdrag ska kunna fullgöras.
Kalmar Kommunbolag AB och dess dotterbolag ska medverka till att utveckla och stärka det lokala näringslivet i hela kommunen. Genom sådana satsningar på olika utvecklingspro- jekt stärker bolagen sin ”kundbas”. Detta innebär att kommunens bolag på sikt förbättrar sitt ekonomiska resultat.
Bolagsspecifika ägardirektiv
Kalmar Kommunbolag AB inklusive HB Telemarken i Kalmar
Bolaget ska förvalta aktier i Kalmar kommuns hel- eller delägda bolag, utveckla samarbetet mellan bolagen i bolagskoncernen och mellan bolagen och förvaltningarna i kommunkon- cernen samt samordna övergripande koncerngemensamma frågor. Bolaget ska svara för en löpande ägardialog med respektive dotterbolag i koncernen. Moderbolaget ska åt kommu- nen bereda och samordna förslag till försäljning av fastigheter och bolag inom koncernen och andra frågor avseende bolagens tillgångsportföljer med undantag av frågor som ligger inom det beslutsmandat som anges i respektive bolags bolagsordning. Vidare ska bolaget efter särskilt uppdrag genomföra näringslivsbefrämjande projekt.
Bolaget äger tillsammans med Kalmar Kommun HB Telemarken i Kalmar. Bolaget skall förvalta fastigheterna och ansvara för verksamheten i handelsbolaget enligt upprättat han- delsbolagsavtal.
Kalmarhem AB
Bolaget ska i allmännyttigt syfte och med iakttagande av kommunallagens likställighetsprin- cip främja bostadsförsörjningen i Kalmar kommun och erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande och inflytande i bolaget.
Verksamheten ska bedrivas enligt affärsmässiga principer.
Bolaget ska erbjuda människor som bor i eller vill flytta till Kalmar ”den goda bostaden”. Med den ”goda bostaden” aves att ge människor, oavsett social situation, likvärdiga möjlig- heter att leva i goda bostäder i bra miljöer och till rimliga kostnader.
Bolaget ska garantera hyresrätten och utifrån bruksvärdesprincipen främja en hyressättning med stabila och rimliga hyror i olika stads- och kommundelar. Xxxxxxx ska aktivt arbeta för att med sin del av hyresrätter i Kalmar kommun minska bostadssegregationen, hemlöshet och utestängning från bostadsmarknaden.
Bolaget har ett speciellt ansvar för att ordna bostäder till studerande, liksom andra grupper med särskilda behov. Bolaget ska i samverkan med övriga aktörer erbjuda möjligheten för folkbokförda ungdomar i Kalmar mellan 18-25 år hyra av bostad genom ett förstahands- kontakt inom 6 månader.
Det är också viktigt att bolaget fortsätter arbetet med att på olika sätt utveckla och stärka inflytandet för de boende.
Bolaget ska arbeta aktivt och ligga i framkant i de miljömässiga- och sociala hållbarhetsfrå- gorna.
Bolaget ska vid specifika behov där det bedöms rimligt bygga verksamhetslokaler för kom- munen på uppdrag av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller Kalmar Kommunbolag AB.
Bolaget ska vara den centrala aktören i kommunens bostadspolitik och utveckling.
De senaste årens nyproduktion om cirka 700 lägenheter har bidragit till att skillnaden mellan marknadsvärdet på det totala fastighetsbeståndet och beståndets bokförda värde i bolaget har ökat. Nyproduktionen genererar medel som bidrar till det ekono- miska utrymmet för underhållsbehov. De kommande åren ska bolagets fokusera vara på underhåll och reinvestering. Så stor del som möjligt av resultatet som överstiger budget ska gå till underhåll och reinvesteringar samtidigt som bolaget långsiktigt ska stärka den finansiella ställningen. Jämförelser ska göras med övriga kommunala bo- stadsföretag i riket (Sveriges Allmännytta).
När förutsättningar finns för att återuppta nyproduktionen ska Kalmarhem uppföra lägenheter även utanför centralorten och på detta sätt bidra till utveckling av lands- bygden.
Kalmar Vatten AB
Bolaget ska svara för en miljömässigt god vattenförsörjning och avloppsrening i gemensam dialog med kommunen och dess utveckling. En huvuduppgift för bolaget är vidare att trygga den framtida vattenförsörjningen, däribland en långsiktig vattenreserv. Bolaget ska aktivt arbeta för att minska kväve- och fosforutsläppen i Kalmarsund.
Kalmar Vatten ska ha en VA-förnyelsetid mellan 100 och 150 år.
Grävarbeten avseende förnyelse av ledningsnätet ska samordnas och planeras med kommu- nens investerings- och underhållsplanering.
Bolaget ska redovisa jämförelser med branschen i övrigt av nyckeltal och taxor vid minst ett tillfälle per år.
Bolaget ska genomföra en förstudie för uppförande av ett avsaltningsverk och återkomma till kommunfullmäktige med ett beslutsunderlag.
Kalmar Science Park AB
Bolaget ska utgöra en arena för affärsidéer och innovationer med målsättningen att främja en miljömässig, social och ekonomiskt hållbar utveckling i Kalmar och regionen. I nära samarbete med näringslivet och Linnéuniversitetet ska bolaget bygga nätverk och vara en innovationspartner för företag i Kalmar.
Bolaget ska erbjuda förutsättningar för att främja förnyelse och innovation och vara en ak- tiv och deltagande partner i syfte att utveckla nya idéer, företag och marknader.
Bolaget ska medverka till nytänkande och inspiration, bidra till att Kalmars attraktivitet stärks och vara en förebild för andra kunskapsintensiva miljöer.
Följande övergripande mål ska nås de kommande åren inom ramen för Kalmar kommuns tjänsteköp:
• aktivt söka projektfinansiering för att växla upp förmågan att leverera på uppdra- gen.
• skapa mötesplatser och nätverk för innovation och utveckling.
• bidra till utvecklingen inom områden som exempelvis digitala tjänster, digitala marknader, e-handel och e-hälsa.
• närma sig de blå och gröna näringarna i olika sammanhang.
• vara en engagerad part tillsammans med Region Kalmar län och Linnéuniversitetet i utvecklingen av eHealth Arena och Health Data Sweden.
• på uppdrag av Region Kalmar län leda och driva det regionala inkubatorsamarbetet.
Destination Kalmar AB
Bolaget ska driva en aktiv och hållbar destinationsutveckling som bidrar till att hela Kalmar är en attraktiv plats året runt för såväl invånare som besökare.
Bolaget ska förvalta och utveckla platsvarumärket Kalmar, i det ingår att marknadsföra Kal- mar kommuns unika historia och kulturbebyggelse, vackra landsbygd och kustmiljö.
Bolaget ska utveckla Kalmar som mötes- och evenemangsdestination samt erbjuda attrak- tiva arenamöjligheter.
Bolaget ska bedriva turistinformativ verksamhet med personlig service samt utveckla plat- sens värdskap tillsammans med näringsliv och invånare.
Bolaget ska bedriva verksamhet i gästhamnen.
Bolaget ska i samverkan med Statens fastighetsverk ansvara för och utveckla verksamheten på Kalmar Slott.
Bolagets uppdrag ska genomföras inom ramen för Kalmar kommuns tjänsteköp.
Kalmar Hamn AB
Bolagets huvuduppgift är att tillhandahålla en hamnanläggning samt utföra hamn-, sjöfarts- och logistikrelaterade tjänster. Bolaget ska erbjuda hamnens kunder ett prisvärt, flexibelt, miljöriktigt och tillförlitligt utbud av service och tjänster av hög kvalitet. Verksamheten ska bidra till en positiv utveckling av näringslivet i kommunen och i regionen. Bolaget har upp- draget att utveckla samarbetet med närliggande hamnar.
Ett övergripande uppdrag de kommande åren är att planera för en fortsatt utveckling av verksamheten genom ökade ytor på Tjärhovet och att i samverkan med Trafikverket verka för utveckling av farleden.
Växtplats i Kalmar AB
Bolaget ska bedriva arbetsmarknadsverksamhet genom att utföra legouppdrag, servicetjäns- ter och arbetslivstjänster. Syftet är att göra samhällsnytta genom att skapa trygg och me- ningsfull praktik, arbetsträning och sysselsättning med sikte på personlig utveckling och ökad livskvalitet för personer som har svårt att konkurrera på arbetsmarknaden.
Verksamheten i bolaget ska bedrivas i nära samverkan med arbetsmarknadsverksamheten som är organiserad på kommunledningskontoret.
Bolaget ska följa arbetsmarknadspolitikens utveckling nationellt och ta till vara de möjlig- heter som finns för att skapa praktik, arbetsträning och sysselsättning i bolaget.
Likt ett socialt företag ska vinstmedel återinvesteras i verksamheten.
Beslutshistorik Kommunfullmäktige 2008-12-15, § 21
2010-03-29, § 24
2011-04-26, § 97
2012-04-23, § 84
2013-04-29, § 75
2014-04-08, § 53
2015-03-30, § 53
2016-04-25, § 72
2017-03-27, § 64
2018-04-23, § 83
2018-12-17, § 190
2020-03-30, § 53
2020-11-30, § 184
2021-11-29, § 213
2022-12-19, § 224
2023-11-27, § 208