för Säffle och Åmåls kommuner.
TFNSÅ 2018/329
SAMVERKANSAVTAL FÖR GEMENSAM TEKNIK- OCH FRITIDSNÄMND
för Säffle och Åmåls kommuner.
Säffle och Åmåls kommuner har kommit överens om att från och med 2011-01-01 inrätta en gemensam nämnd, kallad teknik- och fritidsnämnden i Säffle och Åmål, för samverkan angående kommunalteknik, fritid och lokalvård. Säffle kommun är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i Säffle kommuns organisation. Detta avtal reglerar dessa verksamheters gemensamma nämnd och förvaltning.
§1. Ändamål och verksamhet
Genom detta avtal samverkar Säffle och Åmåls kommuner, nedan kallade kommunerna, inom tekniska verksamheter, kart- och GIS-verksamhet, gator och vägar som ingår i kommunernas ansvarsområden, allmänna VA-anläggningar, renhållning, Östby miljöstation, fritids-, lek-, och friluftsanläggningar, skogar, park- och grönområden, båt- och gästhamnar, miljöstrategiska frågor, lokalvård, parkerings-, och lotteritillstånd samt upplåtelse av allmänplatsmark för särskilda ändamål, inkl. torghandel.
Samverkan sker i enlighet med bestämmelserna i §9 kommunallagen genom att en gemensam nämnd kallad teknik- och fritidsnämnden med tillhörande gemensam förvaltning inrättats.
Samverkan ska vidare syfta till att;
1. Verkställa en väl fungerande kommunal verksamhet inom ovanstående område till minst den nivå som gällande lagstiftning, samverkansavtal samt överenskommelse anger.
2. Skapa förutsättningar för en optimering av resursutnyttjande och ekonomi jämfört med om medlemskommunerna ska bedriva motsvarande verksamhet var för sig.
3. Bidra till att tillhandahålla och utveckla en god samlad kompetens för ovanstående område för var och en av medlemskommunerna.
§2. Värdkommun
Teknik- och fritidsnämnden med förvaltning ingår i Säffle kommuns organisation. Teknik- och fritidsförvaltningen kan ha verksamhet geografiskt lokaliserad/placerad i bägge kommunerna.
§3. Ansvar
Till teknik- och fritidsnämnden har överlåtits de befogenheter och skyldigheter som annars ankommer på enskild kommun enligt vad som anges i upprättade reglementen. Servicenivån gentemot allmänheten ska anpassas till överenskommelsen med respektive medlemskommun. Servicenivåerna ska utgå från en gemensam grund med möjlighet till lokala avvikelser.
Teknik- och fritidsförvaltningen svarar för beredning och verkställighet av nämndens beslut samt planering och administration av nämndens verksamhet.
§ 4 Egendom
a) Fast egendom
Säffle och Åmåls kommuner äger de anläggningar och byggnader som geografiskt finns i respektive kommun. Det gäller anläggningar under mark som rör ledningar med mera och anläggningar över mark som byggnader och andra fasta anläggningar. Med ägandet följer ansvar för drift och underhåll. Teknik och fritidsnämnden svarar för drift- och underhåll av anläggningar enligt lista i bilaga.
Hyreskontrakt har upprättats för lokaler och anläggningar ägda av Åmåls kommun.
b) Lös egendom
Säffle kommun övertog de lösa inventarier som fordon, maskiner, verktyg, möbler och övriga inventarier som finns med i bilaga till bokfört värde per 2011-01-01. Inventarierna slutbetalades 2014-12-31.
Åmåls kommun äger fortsatt den kommunägda konst som är placerad inom kommunens geografiska område.
Säffle kommun övertog per 2011-01-01 övriga inventarier, enligt upprättade inventeringslistor, samt förbrukningsmaterial som fanns i verksamheten i Åmål utan kostnad.
Kommunernas samlade grundläggande kartdatabaser (primärkartan) ska kvarstå i respektive kommuns ägo. Teknik- och fritidsnämnden ska dock ha fulla rättigheter att nyttja dess kartdatabaser och tillgodogöra sig de externa nyttjanderättsavgifter som uppstår i enskilt ärende i anslutning till nämndens verksamhet i Åmåls kommun. I Säffle kommun tillfaller de externa nyttjanderättsavgifterna miljö- och byggnadsnämnden.
Om samverkansavtalet upphör att gälla ska överlåten egendom återgå till respektive kommun.
§ 5 Försäkring
Säffle kommun ansvarar genom teknik- och fritidsnämnden för att personalen är försäkrad enligt gängse normer och att verksamheten omfattas av ansvarsförsäkring.
Teknik- och fritidsnämnden ansvarar för att den egendom som nämnden använder/nyttjar i respektive kommun är försäkrad.
§ 6 Arkiv
Efter 2011-01-01 är värdkommunen arkivansvarig för alla handlingar och dokument i nämndens vård. Arkivansvar för handlingar från tiden före 2011-01-01 ligger kvar hos respektive kommun. Teknik- och fritidsnämnden ska ha obegränsad tillgång till dessa äldre arkiv.
Om samverkansavtalet upphör att gälla ska handling som hör till viss kommun överlåtas till respektive kommun till självkostnadspris.
§ 7 Allmänna avtal
Säffle kommun ansvarar under samverkansavtalets löptid, genom den gemensamma nämnden, för civilrättsliga avtal för verksamheten.
Generella civilrättsliga avtal för Åmåls kommun upphör att ha giltighet för teknik- och fritidsnämndens verksamhet i Åmål och ersätts av motsvarande generella civilrättsliga avtal för Säffle kommun i de fall detta är möjligt utifrån respektive avtal. I de fall detta inte är möjligt ska avtalen löpa ut eller omförhandlas.
§ 8 Resursfördelning, ekonomistyrning och uppföljning
a) Budget
Den gemensamma teknik- och fritidsnämnden är en del i Säffle kommuns nämndorganisation och nämndens budget blir därmed en del av kommunens totala budget. I budgetprocessen sätts ambitionsnivåerna för kommande år. Säffle kommun fastställer budgeten för den gemensamma nämnden efter samråd med Åmåls kommun. Kommunstyrelseordförandena i de bägge kommunerna svarar för samrådet.
Teknik- och fritidsnämnden har att förhålla sig till bägge kommunernas budgetprocesser. Processerna har gemensamma delar men har också delar där arbetssättet skiljer sig åt.
Säffle kommun
Säffle kommun har bokslutsgenomgångar med nämnderna under februari månad. Kommunstyrelsen beslutar om preliminära ramar för de tre kommande åren i mars månad. I början på maj månad lämnar nämnderna en ramskrivelse inklusive övergripande mål till
kommunstyrelsens arbetsutskott/budgetberedning. Kommunstyrelse och kommunfullmäktige beslutar om budgetramar och övergripande mål i juni. Nämndernas arbete med detaljbudgetar och verksamhetsplaner genomförs under hösten för beslut i november.
Åmåls kommun
Åmåls kommun börjar budgetarbetet med att fakta tas fram i kommunstyrelsens arbetsutskott under januari. Budgetdialoger pågår under februari. I mars lämnar kommunstyrelsen en beställning till nämnderna. Under maj månad lämnar nämnderna drift- och investeringsbudget till kommunstyrelsen för politisk beredning. Kommunfullmäktige fastställer drift- och investeringsbudget i juni. Verksamhetsplaner tas fram i septembermånad för fastställande i oktober månad.
b) Separat redovisning
Den kommunaltekniska sektorn omfattar två olika finansieringsprinciper. Gator, vägar, parker och fritidsverksamhet samt städ är skattefinansierade, medan vatten och avlopp samt renhållning/avfall är avgiftsfinansierade. Vatten och avloppsverksamheten ska finansieras av sina avgifter och renhållning/avfall av sina respektive avgiftskollektiv. Vatten- och avloppsverksamheten ska enligt lag dessutom särredovisas i kommunens årsredovisning.
Så länge som det är skilda taxesättningar och därmed skilda avgiftskollektiv mellan Säffle och Åmål sker följande särredovisning på såväl resultaträkning som balansräkning i Säffle kommuns räkenskaper:
1. Den sammanlagda skattefinansierade verksamhet (gator, vägar, parker, fritid m.m.)
2. Vatten- och avloppsverksamheten i Säffle
3. Vatten- och avloppsverksamheten i Åmål
4. Renhållningsverksamheten i Säffle
5. Renhållningsverksamheten i Åmål
c) Årligt bidrag för den skattefinansierade verksamheten från Åmåls kommun
Åmåls kommun lämnar ett årligt bidrag till den gemensamma nämndens skattefinansierade verksamhet. Bidraget betalas med 1/12-del samma dag som preliminära skatter och bidrag bokförs hos Åmåls kommun, dock senast den 25:e varje månad. Bidraget motsvarar det nettoanslag som Åmål fastställt för verksamheten respektive år. I grunden gäller att finansieringen av den gemensamma nämndens skattefinansierade verksamhet fördelas i andelar utifrån de bägge kommunernas invånarantal. Beslut i respektive kommunfullmäktige om olika tilläggsuppdrag och ambitioner gällande drift och underhåll medför att andelarna justeras.
Åmåls kommun lämnar ett nettobidrag till verksamheten, vilket medför att verksamhetens intäkter tillfaller Säffle kommun genom den gemensamma nämnden.
Säffle kommun betalar hyra motsvarande kapitalkostnader (och försäkring) för de lokaler och anläggningar som fortsättningsvis ägs av Åmåls kommun. Betalning sker samma dag som Åmål lämnar bidraget för den totala verksamheten.
Internräntan i Säffle och Åmål som belastar kapitaltjänsten för den gemensamma nämnden ska följa rekommendationerna från Sveriges kommuner och landsting.
d) Avgiftsfinansierad verksamhet
Teknik- och fritidsnämnden ska lägga förslag till taxor inom sitt verksamhetsområde till respektive kommunfullmäktige eller beslut om taxor i de fall då respektive kommunfullmäktige har delegerats denna rätt.
De avgiftsfinansierade verksamheterna styrs av budgeterade intäkter, Intäkterna beror av försåld volym och taxor och tillfaller Säffle kommun i form av den gemensamma nämnden och respektive abonnentkollektiv för att verksamheten ska kunna bedrivas. Fullmäktige i respektive kommun tar beslut om taxorna för renhållning respektive vatten- och avlopp.
Förslag till taxor tas fram av teknik- och fritidsnämnden i samband med budgetprocessen. Strävan är att taxorna ska samordnas.
På samma vis som för den skattefinansierade delen betalar Säffle kommun hyra motsvarande kapitalkostnader och försäkring för de lokaler och anläggningar som används av de avgiftsfinansierade verksamheterna och som fortsättningsvis ägs av Åmåls kommun.
Betalning sker samma dag som Åmål lämnar bidraget för den totala verksamheten.
f) Uppföljning
Nämnden ska regelbundet rapportera till respektive fullmäktige hur verksamheten och den ekonomiska ställningen utvecklas under året. Rapportering ska följa regler och rutiner för verksamhets- och ekonomistyrning samt uppföljning i Säffle kommun. I dagsläget sker redovisning genom månadsuppföljning samt delårsbokslut och årsbokslut.
g) Över- och underskottshantering
Hanteringen av eventuella över- och underskott för den gemensamma nämnden följer reglerna för samtliga nämnder i Säffle kommun.
Avgiftskollektiven
För avgiftskollektiven finns riktlinjerna för bokslutshanteringen i Rådet för kommunal redovisnings skrift Redovisning av affärsverksamhet. Verksamheten ska drivas enligt självkostnadsprincipen, vilket innebär att överskott räknas som skuld till kollektivet och underskott som fordran på kollektivet. Skuld/fordran bokförs separat för respektive avgiftskollektiv. A) Vatten- och avlopp Säffle, B) vatten- och avlopp Åmål, C) renhållning Säffle, D) renhållning Åmål. Dessutom ska avsättningar göras för täckning av deponin på Östby i respektive kommuns balansräkningar.
Skattefinansierade verksamheten
Över- och underskottshanteringen för den skattefinansierade verksamheten likställs i stor utsträckning med hanteringen för avgiftskollektiven. Sedvanlig bokslutshantering med prövning av över- och underskottens uppkomst de fall över-/underskott överstiger 10 % av nettoanslaget inkl kapitaltjänst ska detta beredas särskilt utifrån eventuell kostnadstäckning/återlämning. Över-/underskott balanseras som en särskild avskild del inom Säffle kommuns egna kapital för kostnadstäckning över tid.
VA Säffle | VA Åmål | RE Säffle | RE Åmål | Skattefinanans |
Tillgångar .fordringar Här redov underskott | Tillgångar .fordringar Här redov underskott | Tillgångar .fordringar Här redov underskott | Tillgångar .fordringar Här redov underskott | Tillgångar |
Eget kap Avsättn | Eget kap Avsättn | Eget kap Avsättn | Eget kap Avsättn | Eget kap - Här redov |
Skulder Här redov överskott | Skulder Här redov överskott | Skulder Här redov överskott | Skulder Här redovisas överskott | över/undrsk ott på egen rad i bokslutet - Avsättn - -deponi skattefinans - Skulder |
§9. Nämndens arbetsformer
a) Sammansättning
Teknik- och fritidsnämnden består av fjorton ledamöter och fjorton ersättare, varav sju från Säffle och sju från Åmål.
Val förrättas vid mandatperiodens början för ordförande och vice ordförande att gälla för två år i taget. Medlemskommunerna är överens om att ordförande och vice ordförande ska komma från var sin kommun och att ordförandeskapet skiftar mellan dem efter två år, då nytt val förrättas. Medlemskommunerna är också överens om att andre vice ordföranden väljs att representera nämndens minoritet under hela mandatperioden.
b) Ordförandens arbetsuppgifter
Nämndens ordförande ska:
1. Med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för nämndens verksamhet, effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor.
2. Främja samverkan mellan nämnden och kommunernas övriga nämnder och styrelser.
3. Se till att nämndens ärenden behandlas utan onödigt dröjsmål.
4. Representera vid uppvaktningar, konferenser och sammanträden om inte nämnden bestämt annat.
§10. Reglemente
Vid sidan av detta avtal finns ett reglemente upprättat som ska gälla för nämndens verksamhet. Reglementet och ändringar i detta ska fastställas av båda kommunerna för att vara giltigt.
§11. Förvaltningspersonal
Kommunstyrelsen i Säffle kommun är anställningsmyndighet för förvaltningschefen.
Innan förvaltningschef tillsätts ska kommunstyrelsen i Säffle kommun samråda med teknik- och fritidsnämnden och de båda kommuncheferna.
Teknik- och fritidsnämnden är anställningsmyndighet för övrig förvaltningspersonal under den gemensamma nämnden.
Om samverkansavtalet upphör att gälla och den gemensamma förvaltningens verksamhet upphör ska förvaltningspersonalen övertas av den kommun där den enskilde arbetstagaren var anställd vid tidpunkten för avtalets ikraftträdande. Arbetstagare som rekryterats till den gemensamma förvaltningen ska kvarstanna under värdkommunen om inget annat avtalats.
§ 12 Referensgrupp
Referensgruppen bereder ärenden om inriktning och ekonomi för såväl kommunstyrelserna som nämnden. Referensgruppen är rådgivande och stödjande och en samtalspartner till kommunledningarna, nämnden och ledningsgruppen. Gruppen ska bestå av förvaltningschef, respektive kommunchef och ekonomichef i de båda kommunerna.
§13. Lokaler
Värdkommunen svarar för att ändamålsenliga lokaler upplåts för förvaltningen i båda kommunerna för att verksamheten ska bedrivas så rationellt och effektivt som möjligt.
§14. Regressrätt
Nämnden fattar beslut i Säffle kommun och ingår avtal för Säffle kommuns räkning. Säffle kommun hanterar och svarar för civilrättsliga krav som en utomstående part kan komma att ställa på grund av avtal som nämnden ingått.
Säffle kommun har regressrätt mot Åmåls kommun i anledning av eventuellt civilrättsliga krav som riktas mot Säffle kommun enligt första stycket.
Den gemensamma nämnden är part vid laglighetsprövning och den enskildes motpart vid förvaltningsbesvär.
§15. Omförhandling av avtalet
Om förutsättningarna för att samarbete enligt detta avtal avsevärt förändras får avtalet omförhandlas.
§16. Giltighet
Detta avtal gäller från 1 januari 2019 – 31 december 2022. Därefter förlängs avtalet i ytterligare en mandatperiod, om det inte skriftligen sägs upp senast 1 år innan avtalets utgång.
§17. Uppföljning
Nämnden har ett ansvar att kontinuerligt följa upp verksamheten i samband med delårsbokslut samt årsbokslut.
§18. Avveckling
I det fall den gemensamma verksamheten upphör fördelas avvecklingskostnaderna efter antalet invånare i båda kommunerna, vid det årsskifte som föregick avtalsperiodens utgång.
Med avvecklingskostnader avses onyttiga kostnader inom följande områden som kan uppstå till följd av att den gemensamma verksamheten upphör;
1. kostnad för icke avskriven del av investering
2. kostnader som uppstår vid övertalighet
3. kostnader för att avveckla avtal med tredje man, samt
4. härmed jämförliga kostnader
§19. Tvist
Tvist rörande tolkning och tillämpning av detta avtal ska avgöras av allmän domstol om inte parterna kommer överens om annat.
Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, vilka parterna har tagit var sitt. För Säffle kommun, 2018-
…………………………………………… ………………………………………
Xxx Xxxxx, ordförande i Kommunstyrelsen Xxxxxxx Xxxxx, kommunchef
För Åmåls kommun, 2018-
.................................................................... ……………………………………….
Xxxxxxx Xxxxxxxx, ordförande i Kommunstyrelsen Xxxxxxxx Xxxxxx, kommunchef
Fastställd av Säffles kommunfullmäktige den 2018 § Fastställd av Åmåls kommunfullmäktige den 2018 §