ዓመታዊ የስራ ዕቅድ ማጽደቅ ሂደት. የስራ አመራር ኮሚቴው ያዘጋጀውን ረቂቅ የስራ እና የበጀት ዕቅድ ለጠቅላላ ጉባኤው ከመቅረቡ በፊት ለቁጥጥር ኮሚቴው ቀርቦና ተገምግሞ አስተያየት አንዲሰጥበት መደረግ አለበት፡፡ በአመታዊ የጠቅላላ ጉበኤ ስብሰባ ወቅት የቁጥጥር ኮሚቴው በረቂቅ የስራ እና የበጀት ዕቅዱ ላይ ያያቸውን ስህተቶች እና የማስተካከያ ሃሳቦች በጠቅላላ ጉበኤው ለተሰበሰቡት የማኅበሩ አባለት በሪፖርት ያቀርባል፡፡ በአመታዊ የጠቅላላ ጉባኤ ወቅት አባላት የቀረበውን ረቂቅ የስራ እና የበጀት እቅድ ለማጽደቅ ድምጽ ከመስጠታቸው በፊት የማስተካከል መብት አላቸው፡፡ አመታዊ የስራ እና የበጀት ዕቅዱ በጠቅላላ ጉበኤው እንደፀደቀ ወዲያውኑ የማኅበሩ ስራ አመራር ኮሚቴ የማኅበሩን የፀደቀ እቀድ መዝጋቢው አካል አንዲያየውና እንዲያፀድቀው ያቀርባል፡፡ 3.4.5 ዓመታዊ ሪፖርት የበጀት ዓመቱ እንደ ተጠናቀቀ የስራ አመራር ኮሚቴው የተከናወኑ ተግባራትንና የተገኙ ውጤቶችን፣ ያጋጠሙ ችግሮችን የሚያብራራ ሪፖርት ማዘጋጀት አለበት፡፡ ? የስልጠና ተሳታፊዎችን በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ዓመታዊ ሪፖርት ምን ምን ጉዳዮች መገለጽ አለባቸው የሚል ጥያቄ በመጠየቅና ሁሉም ተሳታፊዎች ሀሳብ እንዲሰጡበት በማድረግ የሚሰጡትን መልስ በፊሊፕ ቻርት ወይም በነጭ ሰሌዳ ጻፍ፡፡ ዓመታዊ ሪፖርቱ የሚከተሉትን ማጠቃለያዎች መያዝ ይኖርበታል፣ • ስንተኛ የስራ አመራር ኮሚቴ እና የጠቅላላ ጉበኤ ስብሰባ እንደሆነ • የስራ አመራር ኮሚቴ፣ የቁጥጥር ኮሚቴ እና / ወይም ሌሎች ንኡሳን ኮሚቴ አባላት ምርጫ • የፈጻሚ ሰራተኞች ቅጥር • በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የተከናወኑ የአሰራርና ጥገና ስራዎች ከአመታዊ እቅዱ ጋር በማወዳደር • በበጀት ዓመቱ በመስኖ የለማ መሬት ስፋት • የማኅበሩን የሂሳብ አቋም የሚያሳዩ የሂሳብ መግለጫዎች/ የገቢና ወጪ ማጠቃለያ፣ የሂሳብ መሞከሪያ ሚዛን/ • በበጀት ዓመቱ የተሰባሰበ የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ • የገቢና የወጪ ማጠቃለያ ከተያዘው ዓመታዊ የበጀት ዕቅድ ጋር በማወዳደር፣ • በተጠናቀቀው የበጀት ዓመት ከመስኖ አሰራርና ጥገና ጋር እና ወይም ከማኅበሩ አመራር ጋር በተያያዘ ያገጠሙ ዋና ዋና ችግሮች የተዘጋጀው ረቂቅ ዓመታዊ ሪፖርት ለማኅበሩ ጠቅላላ ጉባኤው ስብሰባ ከመቅረቡ 3 /ሶሰት/ ሳምንት ቀደም ብሎ የቁጥጥር ኮሚቴው እንዲያየው እና እንዲያፀድቀው መቅረብ አለበት፡፡ የቁጥጥር ኮሚቴው ተግባር በተጠናቀቀው የበጀት ዓመት የቀረበው ሪፖርት የማኅበሩን አቋም በትክክል የሚንፀባርቅ መሆኑን ማረጋገጥ ነው፡፡ በማኅበሩ የጠቅላላ ጉበኤ ስብሰባ ወቅት የቀረበው ሪፖርት ውይይት ሊደረግበትና ሊፀድቅ ይገባል፡፡ በስብሰባው ወቅት ሪፖርቱን የተመለከተው የቁጥጥር ኮሚቴ የጠቅላላ ጉባኤ አባላት የማኅበሩን አቋም የሚገልጽ መሆኑን ማረጋገጥ እንዲችሉ አስተያየቱን ለአባላት ያቀርባል፡፡ ☞ ዓመታዊ ሪፖርት ለሁለት ምክንያቶች ጠቃሚ ነው፡፡ • በማኅበሩ ጠቅላላ ጉባኤ የተመረጡ የስራ አመራር ኮሚቴ አባላት የተሰጣቸውን ኃለፊነት በትክክል የመወጣት ግዴታ ያለባቸው በመሆኑ ምን ምን ተግባራትን እንዳከናወኑ ለጠቅላላ ጉባኤ አባላት መግለጽ አለባቸው፡፡ የጠቅላላ ጉባኤው የቀረበውን አመታዊ የስራ አፈጻፀም ሪፖርት ካላፀደቀው፣ የስራ አመራር ኮሚቴው በጥሩ ሁኔታ ተግባራቱን አላከናውነም የሚል መልዕክት ስላለው ሪፖርቱ እንዲስተካከል ወይም እንደ ጥፋቱ ክብደት የስራ አመራር ኮሚቴነታቸውን እንዲለቁና ሌላ ምርጫ እንዲካሄድ ለማድረግ፣ • የስራ አመራር ኮሚቴ አባላት ከስልጠናቸው ውጭ ለሰሩት ስራ በግላቸው ኃላፊነቱን ይወስዳሉ፡፡ የማኅበሩ ጠቅላላ ጉባኤ አባላት በተጠናቀቀው በጀት ዓመት የቀረበውን ሪፖርት ከፀደቀው በኋላ ሙሉ ኃላፊነቱን የሚወስድ መሆኑንና የስራ አመራር ኮሚቴ አባላት ዓመታዊ ሪፖርቱ ከፀደቀ በኋላ ከግል ኃላፊነታቸው/ተጠያቂነታቸው ነጻ ለማድረግ፣ ዓመታዊ ሪፖርት ጥሩ ነው ሊባል የሚችለው፤ • በዋና ዋና ጉዳዮች ላይ ያተኮረ፣ • ገለጭና አንባብ በቀላሉ ሊረዳው የሚችል • ተአማኒነተ ያለው/እውነተኛ የሆነ • ተጽእኖ/አድልዎ የሌለበት ከሆነ ነው፡፡
