የስብሰባ ቃለ ጉባኤ መዝገብ. የማኅበሩ ፀሃፊ ካሉበት ዋና ኃላፊነቶች መካከል አንዱ የሁሉንም የስራ አመራር ኮሚቴ ስብሰባዎችና የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባዎች ቃለ ጉባኤ መያዝ ነው፡፡ የቁጥጥር ኮሚቴ ግን የራሱን የስብሰባ ቃለ ጉባኤ ያዘጋጃል/ይይዛል፡፡ የሁሉም ስብሰባ ቃለ ጉባኤዎች በስብሰባ ቃለጉባኤ መዝገብ በትክክልና በግልጽ ጽፎ ማስቀመጥ በጣም ጠቃሚ ነው፡፡ ሁሉም የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ፣ የስራ አመራር ኮሚቴ ስብሰባ እና የቁጥጥር ኮሚቴ ስብሰባ ቃለ ጉባኤዎች በስብሰባ ቃለጉባኤ መዝገብ ተመዝግበውና ፋይል ሆነው በማኅበሩ ፀሀፊ መያዝ አለባቸው፡፡ የስም መቆጣጠሪያ ሰነድ /Attendance list/ በማኅበሩ የስራ አመራር ኮሚቴ ስብሰባ የሰብሰባ ተሳታፊዎች ስም ሁል ጊዜ በቃለ ጉባኤ መዝገቡ ውስጥ አብሮ ተጠቃሎ የሚያዝ ነው፡፡ ለትልልቅ ስብሰባዎች ግን ማለትም ለአመታዊ የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ የተለየ የተሳታፊዎች ስም መመዝገቢያ ሰነድ ማዘጋጀት ይመረጣል፡፡ የማኅበሩ ፀሃፊ የሰብሰባውን ቀን፣ የስብሰባውን ርዕሰ በግልጽ በሚያሳይ ሁኔታ የስም መመዝገቢያ ሰነድ ማዘጋጀት ይኖርበታል፡፡ ማንኛውም ለስብሰባ የተጋበዘና በስብሰባው የተገኘ ተሳታፊ በስም መመዝገቢያ ሰነዱ ስሙን መመዝገብና መፈረም ይኖርበታል፡፡ የስም መመዝገቢያ ሰነድ /Attendance list/ ምሳሌ በዕዝል- "ሰ" መመልከት ይቻላል፡፡ የቅሬታዎች መመዝገቢያ መዝገብ፣ በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ተጠያቂነትንና ግልፀኝነትን ለማረጋገጥ፣ ማንኛውም በአባላት እና አባል ባልሆኑ ተጠቃሚዎች የሚቀርቡ ቅሬታዎች ትኩረት በመስጠት መቀበልና የስራ አመራር ኮሚቴው ወዲያወኑ ቅሬታውን/አለመግባባቱን በማጣራት መፍትሄ መስጠት ይኖርበታል፡፡ የማኅበሩ ፀሀፊ በመስኖ አውታሩ አሰራርና ጥገና ወይም በማኅበሩ አመራር በሚመለከት በጽሁፍ የሚቀርቡ ሁሉንም ቅሬታዎች በቅሬታዎች መመዝገቢያ መዝገብ መዝግቦ ፋይል ማድረግ አለበት፡፡ በተጨማሪም የማኅበሩ ፀሀፊ የቀረበለትን ቅሬታ ኮፒ ወዲያውኑ ቀጣይ እርምጃ የመውሰድ ኃላፊነት ላለው ለማኅበሩ ሊቀመንበር ማቅረብ አለበት፡፡ የኦዲት ሪፖርት፣ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር በገንዘብ አስተዳደርና አመራር እና በመስኖ አገልግለት ክልል ወስጥ የመስኖ አውታሩ አሰራርና ጥገና በሚመለከት ተጠያቂነትን እና ግልፀኝነትን ለማረጋገጥ የፋይናንስ እና ፋይናንስ-ነክ ያልሆኑ ሰነዶች በተከታታይ ኦዲት መደረግ/መመርመር አለባቸው፡፡ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ኦዲት በሚከተሉት አደረጃጀቶች ይከናወናል፡፡ • በቀጥታ በአባላት የተመረጠው የማኅበሩ የቁጥጥር ኮሚቴ ጠቅላላ አባላትን በመወከል የውስጥ ኦዲት የማካሄድ ኃላፊነት አለበት፡፡ የቁጥጥር ኮሚቴ ያገኛቸውን ግኝቶች፣ ማጠቃለያዎችንና ምክረ-ሃሳቦችን በዓመታዊ የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ ወቅት ለጉባኤው ማቅረብ አለበት፡፡ • የውሃ መስኖና ኢነርጅ ቢሮ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎቸን ማኅበር የሂሳብ ሰነዶች ኦዲት የማድረግ ኃላፊነት አለበት፣
