የአስተዳደራዊ አመራር ዓላማ. የአስተዳደራዊ አመራር ዓላማ ስልታዊ የሆነ የሰነዶች አመዘጋገብ እንዲሁም አጠባበቅ እና የማኅበሩን መረጃዎች ገንዘብ ነክ ባልሆኑ ሰነዶችንና መዛግብቶችን ወቅታዊ መሆናቸውን ማረጋገጥ ሲሆን የሚከተሉትን ያጠቃልላል፡፡ • የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አባላትን መመዝገብ • የጥገናና ዕድሳት ስራዎችን ዝግጅትና አተገባበር • የማኅበሩ አመራር /ጠ.ጉበኤ፣ ስራ አመራር ኮሚቴ፣ ቁጥጥር ኮሚቴ/ መደበኛ ስብሰባዎች፣ • ገቢና ወጭ ደብዳቤዎች፣ 3.3.3 ገንዘብ ነክ ያልሆኑ ሰነዶች ? የስልጠናው ተሳታፊዎችን በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር መኖር ያለባቸው ገንዘብ ነክ ያልሆኑ ሰነዶች የትኞቹ ናቸው የሚል ጥያቄ በመጠየቅ የሚሰጡትን መልስ በፊሊፕ ቻርት ወይም በነጭ ሰሌዳ ጻፍ፡፡ በአጠቃላይ በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ቢያንስ የሚከተሉት ገንዘብ ነክ ያልሆኑ አስተዳደረዊ ሰነዶች መኖር አለባቸው፡፡ o የአባላት መዝገብ o የመሬት ይዞታ መዝገብ o ህጋዊ የምዝገባ ሰነድ o የስራ አመራር ኮሚቴ እና የቁጥጥር ኮሚቴ መዝገብ o የሙያ መዝገብ/ thechinical register/ o የጥገና መዝገብ o የመስኖ ውሃ ስርጭት መዝገብ o የንብረት መዝገብ o የመጋዘን መቆጣጠሪያ መዝገብ o ፕሮቶኮል /የደብዳቤ ወጭና ገቢ ማድረጊያ/መዝገብ o የቃለ ጉባኤ መዝገብ o የቅሬታዎች መመዝገቢያ መዝገብ o የቁጥጥር መዝደገብ ☞ ማንኛውም የማኅበሩ አባል በማንኛውም ጊዜ ሁሉንም የፋይናንስ እና ፋይናንስ ነክ ያልሆኑ ሰነዶችን የማየትና የመቆጣጠር መብት አላቸው፡፡ ለማኅበሩ ሊቀመንበር ሰነዶችን ለማየት አባላት በጽሁፍ ሲያቀርቡ የማኅበሩ ፀሀፊ ጥያቄው በቀረበ በሰባት ቀናት ውሰጥ ማሳየት አለበት፡፡ ከላይ የተጠቀሱት ሁሉም መዛግብትና ሰነዶች በሚከተለው ክፍል ተብራርተዋል፡፡ የአባላት መዝገብ፣ የአንድ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የአባላት መዝገብ ስለአባሉ የሚከተሉትን መረጃዎች መያዝ አለበት፡፡ • የአባላት ስም እና አድራሻ • የእርሻ መሬቱ ባለቤት / በማኅበሩ የመስኖ አገልግሎት ክልል አባላት ባለቤት ካልሆኑ ነገርግን የመሬቱ ተጠቃሚ ከሆኑ/ • በማኅበሩ የመስኖ አገልግሎት ክልል አባላት ያላቸው የመሬት ስፋት፣ እና • መሬቱ የትቦታ እንደሚገኝ /የቦታውን ስም/ኮድ ወይም የመስኖ ብሎክ በመጠቀም/፣ የመጀመሪያው የአባላት መዝገብ በአብዛኛው የሚዘጋጀው ከምስረታ የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ በፊት ነው፡፡ የመጀመሪያው የአባላት መዝግብ፣ በጠቅላላ ጉባኤ የፀደቀ መተዳደሪያ ደንበ እና ሌሎች ሰነዶች ከማመልከቻ ጋር በፌደራል አዋጅ ቁጥር………… እና በክልሉ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማቋቋሚያ አዋጅ ቁጥር…………መሰረት ህጋዊ ሆኖ እንዲመዘገብ ለመዝጋቢው አካል ይቀርባል፡፡ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ከተመሰረተ እና ከተመዘገበ በኋላ፣ የማኅበሩ ፀሀፊ የአባላትን መዝገብ ቢያንስ በዓመት ሁለት ጊዜ ወቅታዊ እንዲሆን ማድረግ አለበት፡፡ መከናወን ያለበትም • ከጠቅላላ ጉበኤው ዓመታዊ ስብሰባዎች ቀድሞ፣ ስለሆነም ሁሉም የማኅበሩን አባላት በስብሰባው እንዲገኙ መጋበዝ ይቻላል፣ • ሁሉም የማኅበሩ አባላት እንደ ያዙት የመሬት ስፋት መክፈል አለባቸው፣ ለምሳሌ ለአነደ ዓመት ብር 100.00 በሄክታር፣ የአበላት መመዝገቢያ ፎርም /ሞዴል/ በእዝል-ለ ተያይዟል፡፡ 3.3.3.1 የመሬት ይዞታ መዝገብ፣ በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ ገቢ መጠን በመስኖ አገልግሎት ክልሉ ያለውን የተጠቃሚወች የመሬት ስፋት መሰረት በማድረግ ማስላት የሚጠበቅ በመሆኑ፤ ማኅበሩ የመሬት ይዞታ መዝገብ አዘጋጅቶ መረጃውን መያዝ ይኖርበታል፡፡ መዝገቡ መያዝ ያለበት የመሬቱን ስፋት፣ መሬቱ የሚገኝበትን ቦታ፣ ትክክለኛ ባለቤቱን እና መሬቱን በጋራ የሚያለማ /sharecropper/tenant/ ካለ፡፡ በመስኖ አገልግሎት ክልሉ የሚገኙ ሁሉም የእርሻ ማሳዎች የመሬት ይዞታን በሚመለከት፤ የእያንዳንዱ አባል የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ ከመሰላቱ በፊት በማኅበሩ ፀሀፊ ቢያንስ በዓመት አንድ ጊዜ ወቅታዊ መረጃዎቸን በያዘ ሁኔታ መደራጀት አለበት፡፡ ምሳሌ ሊሆን የሚችል የመሬት ይዞታ መዝገብ በእዝል-ሐ ተያይዟል፡፡
