Contract
ДОГОВІР
№ м. Київ "__" _____ 2021 р Німецький культурний центр «Ґете-Інститут» при Посольстві Федеративної Республіки Німеччина в Україні, в особі директора пана Фабіана Мюльталера, що діє на підставі Cтатуту, (далі – Грантодавець), з одного боку та _________________________ в особі ____________________, що діє на підставі Статуту з іншої сторони уклали цей договір про наступне:
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРУ 1.1. Грантодавець надає Грантоотримувачу на умовах, визначених цим Договором, грант для реалізації проєкту створення видання ________________________________ (далі – Проєкт), опис та мінімальні технічні вимоги до якого наведено у грантовій заявці (Додаток 1), а Грантоотримувач забезпечує реалізацію Проєкту на умовах, визначених цим Договором. 1.2. Під Проєктом розуміється переклад книги з мов країн-членів ЄС, чи мов національних меншин України на українську мову або з української мови на мову країн-членів ЄС, з обов’язковим подальшим виданням книги (в електронному або друкованому вигляді) та можливістю подальшого розповсюдження книги. 1.3. Грант, що видається, фінансується Європейським Союзом в рамках програми House of Europe та має виключне цільове призначення зазначене в п.1 Договору.
2. СТРОКИ РЕАЛІЗАЦІЇ ПРОЄКТУ 2.1. Грантоотримувач забезпечує реалізацію Проєкту, включно з подачею звітності, до 01.11.2022 р. 2.2. Проєкт реалізується поетапно згідно з графіком, визначеним у грантовій заявці Проєкту (Додаток 1).
2.3. Для підтвердження реалізації проміжного етапу Проєкту Грантоотримувач надає Грантодавцю проміжний змістовий звіт після виконання перекладу. У випадку, якщо переклад вже був готовий на момент подання заявки, Грантоотримувач подає проміжний змістовий звіт після виконання редагування. Проміжний етап Проєкту вважається реалізованим в день, коли Грантоотримувач подає відповідний проміжний описовий звіт через онлайн платформу Good Grants - xxxxx://xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/ 2.4. Для підтвердження реалізації Проєкту в цілому Грантоотримувач надає Грантодавцю фінальний змістовий звіт (через онлайн платформу Good Grants - xxxxx://xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/) та звіт про використання суми гранту (додаток 2). Днем реалізації Проєкту є день підписання Грантодавцем змістового звіту та звіту про використання суми гранту. 3. СУМА ГРАНТУ ТА ГРАФІК ПЛАТЕЖІВ
3.1. Загальна сума гранту становить _____________ євро (________________________________ грн). Всі платежі виконуються у євро. 3.2. 40% від загальної суми гранту Грантодавець перераховує у вигляді авансового платежу до 15.10.2021 р. 3.3. Грантодавець перераховує решту від загальної суми гранту протягом 14 днів після затвердження Грантодавцем отриманого від Грантоотримувача змістового звіту та звіту про використання суми. 3.4. Перерахування коштів здійснюється в безготівковій формі у євро шляхом переказу на розрахунковий рахунок Грантоотримувача.
4. ПРАВА ТА ОБОВ'ЯЗКИ СТОРІН
4.1. Грантоотримувач має право на реалізацію Проєкту відповідно до умов цього Договору. 4.2. Грантоотримувач зобов'язується: 1)відповідати за будь-якими зобов'язаннями, покладеними на нього цим Договором; 2) не отримувати прибутку від гранту (крім випадків реалізації проєктів, пов'язаних із виключними майновими правами на продукт створений внаслідок реалізації Проєкту); 3)реалізувати Проєкт у строки, визначені розділом 2 цього Договору; 4) надавати Грантодавцю звіти, передбачені розділом 2 цього Договору; 5) надавати фінансові документи, які підтверджують співфінансування Проєкту з інших джерел; 6) повідомити Грантодавця про обставини, що можуть спричинити відкладення, не завершення та/або припинення Проєкту відповідно до умов цього Договору, у триденний строк з моменту виявлення таких обставин. У строк, що не перевищує 5 календарних днів з моменту настання таких обставин, документально підтвердити всі витрати, здійснені за рахунок суми гранту, та повернути Грантодавцю невикористану частину суми гранту; 7) використовувати грант виключно для цілей Проєкту; 8) не пізніше ніж за 3 тижні до друку та видання книги направити макет обкладинки та перших 10 сторінок книги; 9) Грантоотримувач використовує всі можливі засоби для популяризації Проєкту, який фінансується за підтримки Грантодавця. З цією метою рекламні матеріали, офіційні повідомлення, звіти та публікації мають містити інформацію про те, що Проєкт реалізовано за фінансової підтримки Грантодавця та Європейського Союзу з використанням символіки Грантодавця. 10) забезпечити інформаційний (медіа) супровід Проєкту та презентацію виданої книги. На перших сторінках книги виданої в електронному або друкованому вигляді, обов'язково має бути зазначений логотипи Грантодавця House of Europe та «Прямуємо разом» та вказано: "Переклад та публікацію цієї книги підтримує Європейський Союз за програмою «Дім Європи»". Будь-яке альтернативне формулювання цього тексту має бути схвалено Грантодавцем. Якщо заявник вимагає, посилання має бути перекладено цільовою мовою книги; 11) дотримуватися застосовуваного права в рамках будь-якої юрисдикції, в якій реалізується Проєкт; 12) надавати Грантодавцю достовірну інформацію стосовно виконання умов даного Договору; 13) надати Грантодавцю примірник книги виданої в друкованому вигляді у кількості 5 штук. Якщо Проєкт реалізовано у вигляді лише електроної книги, потрібно надати примірник на електронному носії, записаний на диску, флеш-накопичувачі тощо. 14) Вказати ім’я перекладача на обкладинці підтриманої грантом книги 4.3. Грантодавець має право: 1) ознайомлюватися з первинною документацією, пов'язаною з реалізацією Проєкту; 2) вимагати від Грантоотримувача будь-які документи, інформацію та пояснення щодо його дій, пов'язаних з виконанням цього Договору та реалізацією Проєкту; 3) використовувати безоплатно та на власний розсуд всі документи та інформацію, отримані в процесі реалізації Проєкту, якщо таке використання відповідає існуючим правам інтелектуальної та промислової власності. 4.4. Грантодавець зобов'язується: 1) надати грант на реалізацію Проєкту, представленого в Додатку 1 відповідно до умов та положень цього Договору; 2) надавати організаційно-методичну допомогу Грантоотримувачу в межах доцільності; 3) контролювати порядок виконання цього Договору, дотримання строків, у тому числі проміжних, правильність, обґрунтованість та цільове використання гранту. 5. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ СТОРІН 5.1. За умови реалізації Проєкту на території України, Сторони відповідають за своїми зобов'язаннями в межах, визначених чинним законодавством України. 5.2. При реалізації Проєкту на території будь-якої іншої країни – в межах юрисдикції країни, в якій реалізується Проєкт.
5.3. Грантодавець не несе відповідальності за завдані Грантоотримувачем збитки, а також збитки, спричинені третім особам. 6. ПРАВО ВЛАСНОСТІ ЩОДО РЕАЛІЗОВАНОГО ПРОЄКТУ 6.1. Право власності, майнові права, права на промислову та інтелектуальну власність, що виникають в результаті реалізації Проєкту, належать Грантоотримувачу, якщо інше не визначено Грантоотримувачем. 6.2. Грантоотримувач несе відповідальність за дотримання авторських та суміжних прав у межах виконання Проєкту. Грантодавець не несе відповідальності за будь-які порушення авторських прав у ході Проєкту. 6.3. Грантоотримувач гарантує Грантодавцю право використовувати безоплатно та на власний розсуд всі матеріали отримані в процесі реалізації Проєкту, такі як (але не обмежуючись цим) тексти, музика, фотограіфії, відео, рекламна продукція та інші документи та інформацію, якщо таке використання відповідає існуючим правам інтелектуальної та промислової власності. 6.4. Усі публікації Грантоотримувача, що стосуються Проєкту, у будь-якій формі та в будь-який спосіб (включаючи мережу Інтернет) мають містити застереження про те, що їх зміст не є офіційною позицією Грантодавця. 7. ДОПУСТИМІ ВИТРАТИ 7.1. Сума гранту призначена виключно для покриття витрат, зазначених у грантовій пропозиції згідно бюджету Проєкту (Додаток 2). 7.2. Сторони домовились, що фактичні витрати мають відповідати принципам раціонального управління фінансами, які зазначені в фінансових правилах та інструкціях (Додаток 4), бути відображені в бухгалтерському обліку Грантоотримувача (чи його партнерів) та відповідати витратам, передбаченим у бюджеті Проєкту (Додаток 2). 7.3. Сторони домовились, що Грант не може використовуватися для:
8. БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК, ТЕХНІЧНИЙ КОНТРОЛЬ, ЗВІТНІСТЬ 8.1. Грантоотримувач веде належний бухгалтерський облік та звітує перед Грантодавцем в процесі реалізації Проєкту в порядку, передбаченому цим Договором, застосовуючи належну систему бухгалтерського обліку. Ця система повинна відповідати політиці та законам щодо бухгалтерського обліку та фінансової звітності країни, резидентом якої є Грантоотримувач. Бухгалтерська звітність та витрати, пов'язані з Договором про надання Гранту, повинні відповідати фінансовим правилам та інструкціям Грантодавця (Додаток 4), бути точними та піддаватися легкій ідентифікації та перевірці.
9. ДОСТРОКОВЕ РОЗІРВАННЯ ДОГОВОРУ 9.1. У разі істотних порушень умов цього Договору, його може бути розірвано за заявою Грантодавця в односторонньому порядку. 9.2. Рішення Грантодавця про розірвання цього Договору приймається за наявності факту істотного порушення його умов.
9.3. У разі дострокового розірвання цього Договору внаслідок використання будь-якої частини гранту не за призначенням або недотриманням умов Грантової угоди Грантоотримувач зобов'язаний протягом 14 календарних днів з дня отримання повідомлення про розірвання цього Договору в односторонньому порядку повернути у повному обсязі перераховані Грантодавцем кошти. 10. ПЕРЕДАЧА ПРАВ ТРЕТІМ ОСОБАМ 10.1. Ані Грантоотримувач, ані Грантодавець не можуть передавати свої права і обов'язки за даним Договором третій стороні без попередньої письмової згоди другої Сторони. 11. ФОРС-МАЖОР (НЕПЕРЕБОРНА СИЛА) 11.1. Сторони цього Договору звільняються від відповідальності за часткове чи повне невиконання зобов’язань за цим Договором у випадку виникнення та/або дії обставин надзвичайного характеру, що виникли після підписання Договору, зумовлені подіями природного, соціального, юридичного характеру або іншими незалежними від сторін обставинами, що виникли до, після або в момент укладання Договору та перешкоджають належному виконанню зобов'язань сторін. 11.2. Якщо будь-яка з таких обставин безпосередньо спричинила невиконання зобов'язань у строки, встановлені цим Договором, то ці строки пропорційно продовжуються на час дії відповідних обставин. 11.3. Сторона, для якої внаслідок виникнення та дії форс-мажорних обставин виконання обов’язків за даним Договором стає неможливим, зобов’язана протягом 3 (трьох) днів повідомити про це іншу Сторону та в розумні строки надати підтвердження. 11.4. Достатнім підтвердженням виникнення та дії форс-мажорних обставин є сертифікат, що надається Торгово-Промисловою Палатою України, уповноваженими регіональними торгово-промисловими палатами або інший документ, що передбачений чинним законодавством України. 11.5. У випадку дії форс-мажорних обставин штрафні санкції не застосовуються, а Сторони можуть домовитись про зміну обсягу послуг або строків виконання. 11.6. В усіх інших випадках Сторони переглядають умови даного Договору за взаємною домовленістю. 12. ПОРЯДОК ВИРІШЕННЯ СПОРІВ 12.1. Тлумачення умов цього Договору здійснюється відповідно до норм чинного законодавства України. 12.2. Усі спори або розбіжності, що випливають із умов цього Договору або пов'язані з цим Договором та його тлумаченням, дією, припиненням або його розірванням, вирішуються шляхом переговорів між Сторонами. У разі якщо Сторони не можуть дійти згоди шляхом переговорів, такі спори вирішуються у порядку, визначеному чинним законодавством України 13. КОНФІДЕНЦІЙНІСТЬ 13.1. Сторони зобов’язуються зберігати і не розголошувати отриману під час виконання умов даного Договору конфіденційну інформацію, розголошення якої може призвести до збитків і/або негативно вплинути на ділову репутацію однієї з Сторін. 13.2. За розголошення (передачу, витік) конфіденційної інформації третім особам Сторони несуть відповідальність відповідно до умов цього Договору і чинного законодавства. 13.3. До конфіденційної інформації належить наступна:
13.4. Використання деперсоналізованої інформації отриманої під час виконання умов даного Договору не може вважатись розголошенням конфіденційної інформації. 14. ПЕРСОНАЛЬНІ ДАНІ 14.1. Сторони у зв'язку з цим Договором, передають один одному персональні дані своїх представників або інших осіб – суб'єктів персональних даних. 14.2. Сторона, що передає персональні дані гарантує, що є законним і правомірним власником відповідних баз (і) персональних даних в розумінні Закону України «Про захист персональних даних» (далі – Закон), і гарантує що вона отримала згоду на обробку та передачу персональних даних, що передаються іншій Стороні, від відповідних суб'єктів персональних даних, і передача персональних даних здійснюється з дотриманням вимог чинного законодавства України у сфері захисту персональних даних та мети обробки персональних даних. Сторона, що отримує персональні дані від іншої Сторони є третьою особою в розумінні Закону. Сторона, яка отримала персональні дані відповідно до умов цього Договору, обробляє такі персональні дані виключно у зв'язку з цим Договором. Сторони забезпечують всі необхідні організаційні та технічні засоби для належного захисту отриманих персональних даних від несанкціонованого доступу або обробки. 14.3. У разі порушення однією із сторін вимог законодавства про захист персональних даних, інша Сторона не несе відповідальності за таке порушення. Сторони зобов'язуються відшкодувати один одному будь-які збитки і витрати, пов'язані з розглядом або задоволенням претензій з боку суб'єктів, чиї персональні дані передаються згідно з цим розділом Договору і чиї права були порушені через невиконання відповідною Стороною зобов'язань, передбачених цим розділом Договору, а також інші витрати або збитки. 14.4. У разі відкликання суб'єктом персональних даних своєї згоди на обробку переданих персональних даних в базі даних однієї із Сторін, така Сторона зобов'язана повідомити іншу Сторону про термін і умови припинення обробки персональних даних такого суб'єкта.
15. ІНШІ УМОВИ 15.1. Цей Договір набирає чинності з дня його підписання Сторонами та діє до дати, визначеної у пункті 2.1. розділу 2 цього Договору.
15.2. Зміни до цього Договору вносяться шляхом укладення додаткових договорів.
15.3. У разі зміни уповноваженої особи Сторони невідкладно повідомляють одна одну.
15.4. Грантоотримувач вживає всіх необхідних заходів для запобігання випадкам, коли неупереджене та справедливе здійснення цього Договору конфліктує з особистими інтересами (інтересами членів родини), інтересами економічного характеру чи будь-якими іншими подібними інтересами (далі - Конфлікт інтересів). 15.5. Про будь-який випадок, що містить або може призвести до Конфлікту інтересів під час виконання цього Договору, Грантоотримувач зобов'язується негайно повідомити Грантодавця у письмовій формі. 15.6. У разі якщо правила і процедури для Грантоотримувачів вимагають проведення закупівель, такі правила і процедури мають відповідати національним або міжнародним стандартам та принципам прозорості, пропорційності, ефективного фінансового управління, рівного ставлення і відсутності дискримінації, як зазначено в фінансових правилах та інструкціях по звітності Грантодавця (Додаток 4). 15.7. Договір складено українською та англійською мовою у двох примірниках (по одному для кожної зі Сторін), що мають однакову юридичну силу. Умови та зобов'язання, що містяться в цьому Договорі та Додатках, становлять єдину угоду між Сторонами і скасовують всі попередні домовленості Сторін, що стосуються предмету та змісту таких умов\зобов’язань за цим Договором, Додатками до нього, як письмові, так і усні. 15.8. Сторони зобов'язані повідомити про зміну місцезнаходження та адреси для кореспонденції, банківських та інших реквізитів протягом 7 (семи) днів з моменту настання таких змін з подальшим наданням підтверджуючих документів. 15.9. Сторони підтверджують, що на момент підписання цього Договору і вони, і їхні представники, уповноважені на підписання цього договору від імені Сторін, не відсторонені від виконання своїх обов'язків і їх повноваження підтверджені належним чином. 15.10. Даний договір може бути розірваний тільки на підставах, передбачених цим договором та/або нормами чинного законодавства. 15.11. Грантоотримувач гарантує, що ані він, ані інші фізичні або юридичні особи, які володіють або контролюють його, не підпадають під дію будь-яких економічних, торговельних санкцій, законів або постанов, прийнятих США, ЄС, ООН, Швейцарією/іншою країною, яка стосується договору (далі разом – Економічні Санкції). Сторони погоджуються, що під час виконання даного договору Сторона і її уповноважені представники будуть повністю дотримуватись всіх Економічних Санкцій, а також надавати інформацію або документи на обґрунтовані запити іншої Сторони для можливості перевірки дотримання цієї статті Стороною запиту. 15.12. Грантодавець має право розірвати цей договір, письмово повідомивши про це іншу Сторону, у випадку порушення п.15.11. 16. НАЦІОНАЛЬНА ПОДАТКОВА ПРИМІТКА 16.1. Грантодавець є складовою частиною Посольства Федеративної Республіки Німеччина в Україні, яке акредитовано в Україні при Міністерстві Закордонних Справ України, для забезпечення ефективного здійснення функцій дипломатичних представництв як органів, що представляють держави, поширюється Віденська конвенція про дипломатичні зносини від 18 квітня 1961 року (ратифікована Україною 21 березня 1964 року). 16.2. Грантоотримувач несе відповідальність за сплату всіх податків або інших обов'язкових внесків і платежів, які вимагаються актами законодавства країни, резидентом якої є Грантоотримувач.
17. ФОТО- ТА ВІДЕОДОКУМЕНТАЦІЯ ПРОЄКТУ 1. У разі виготовлення фото- та / або відеодокументації свого проєкту, Грантоотримувач зобов’язаний завантажити фото- та відеоматеріали до веб-сховища, наданого House of Europe (Додаток №5). 2. Завантажуючи фото та / або відеоматеріали Грантоотримувач надає House of Europe, Європейській Комісії та Представництву Європейського Союзу в Україні права використовувати фотографії та відео на власний розсуд та безкоштовно, якщо це використання відповідає існуючим правам інтелектуальної та промислової власності. 3.1 Разом із завантаженням фотографій та / або відеозаписів у веб-сховище, надане House of Europe, Грантоотримувач також повинен завантажувати текстовий документ із іменем та прізвищем фотографа або фотографів та / або відеооператорів / відеооператорів, та вказаним роком створення цього контенту.
3.2 Завантажуючи фото- та / та відеоматеріали до веб-сховища, наданого House of Europe, Грантоотримувач погоджується, що в будь-яких засобах коммунікації або звітності ці матеріали матимуть позначку «(c) {Ім’я та прізвище автора}, РІК ”.
3.3 Якщо жоден текстовий документ з даними про автора чи авторів контенту не був завантажений на сховище, надане House of Europe, Грантоотримувач погоджується, що в будь-яких засобах коммунікації або звітності ці матеріали матимуть позначку «(c) Грантоотримувач, ПОТОЧНИЙ РІК ”.
4. Усі перемовини, угоди, платежі та подальші можливі суперечки з фотографами / відеооператорами є обов’язком Грантоотримувача. House of Europe не несе відповідальності за ці дії та їх наслідки.
18. ДОДАТКИ ДО ДОГОВОРУ Невід'ємними частинами цього Договору є додатки до нього, а саме: Додаток 1 – грантова заявка Додаток 2 – поданий у заявці бюджет Проєкту Додаток 3 – форма звіту про використання суми гранту Додаток 4 – фінансові правила та інструкції Додаток 5 –інструкція з висвітлення участі ЄС та House of Europe у видавничих проєктах 19. РЕКВІЗИТИ СТОРІН Грантодавець: Німецький культурний центр «Ґете-Інститут» при Посольстві Федеративної Республіки Німеччина в Україні Адреса: вул. Лаврська, 16 літера Л, м. Київ 01015 ЄДРПОУ: 580309123 IBAN: XX000000000000000000000000000 МФО: 320984
Грантоотримувач: Адреса для листування: вулиця ________________, місто ______________, індекс ___________ Ел. ___________________________ Контактна особа: Адреса реєстрації: Вулиця ___________________, місто ___________, індекс _________ IBAN: __________________________ Підписи Грантодавець:
______________________ Ф. Мюльталер
Грантоотримувач: |
GRANT AGREEMENT No.
Kyiv "__" ____ 2021
The Parties to this Agreement are Goethe-Institut Ukraine, part of the Embassy of the Federal Republic of Germany in Ukraine, legally represented by Director Herrn Fabian Mühlthalter, acting pursuant to the Charter, (hereinafter Grantor) and ___________________ legally represented ____________________ acting pursuant to the Charter (hereinafter Grant Recipient) conclude this agreement as follows:
1. SUBJECT MATTER OF THE AGREEMENT
1.1. The Grantor grants the Grant Recipient a grant for implementation of the Project of _______________________________ (hereinafter Project), with the description and minimum terms of reference for it specified in the Grant Application (Annex 1), and the Grant Recipient ensures the implementation of the Project on the terms set forth in this Agreement. 1.2. The Project means the translation of a book from languages of EU Member States or languages of national minorities of Ukraine into Ukrainian language, or from Ukrainian language into a language of EU Member States, with the obligatory further publication of the book (in electronic or printed form) and the possibility of further distribution of the book. 1.3. The grant that is being provided is funded by the European Union as part of the House of Europe programme, and its exclusive purpose is described in clause 1 of the Agreement. 2. TIME FRAME OF PROJECT IMPLEMENTATION 2.1. The Grant Recipient ensures implementation of the Project, including reporting, by 01.11.2022 р. 2.2. The Project is implemented in accordance with the schedule specified in the Grant Application of the Project (Annex 1). 2.3. To confirm the implementation of the Interim stage of the Project the Recipient provides the Grantor with an interim report after fulfilment of the translation. In case, the translation was already finished at the time of application, the Grantor submits an interim report after the proofreading. The Interim phase of the Project is considered implemented at the day when the Grant recipient submits the relevant interim report through the online platform Good Grants - xxxxx://xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/
2.4. To confirm the implementation of the Project in its entirety, the Recipient provides the Grantor with a final narrative report through the online platform Good Grants - xxxxx://xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/.xxx and a financial report on the use of the grant amount (Annex 2). The day of Project implementation is the day when the Grantor approves by signature the narrative report and the financial report on the use of the awarded amount.
3. GRANT AMOUNT AND DISBURSEMENT SCHEDULE 3.1. The total grant amount constitutes ____________________ EUR (________________________________) All payments are carried out in amounts in Euro. 3.2. 40% of the total grant amount are disbursed by the Grantor as an advance payment by 15.10.2021 3.3. The Grantor pays the remainder of the grant amount within 14 days of approval of the narrative report and financial report from the Grant Recipient by the Grantor. 3.4. Payments will be made by wire bank transfer to the Grant Recipient’s bank account in Euro.
4. RIGHTS AND OBLIGATIONS OF THE PARTIES 4.1. The Grant Recipient has the right to implement the Project pursuant to the terms of this Agreement. 4.2. The Grant Recipient shall: 1) account for any obligations placed upon the Grant Recipient hereunder;
2) receive no profit from the grant (except for the cases of implementation of projects related to exclusive proprietary rights to the product created as a result of the project implementation); 3) implement the Project within the time frame set forth in Section 2 of this Agreement; 4) provide the Grantor with reports as set forth in Section 2 of this Agreement; 5) provide financial documents on the budget parts co-financed of the Project from other sources; 6) notify the Grantor of circumstances that may cause delay, incomplete implementation, or termination of the Project under the terms of this Agreement within three consecutive days since the moment of occurrence of such circumstances. Within five consecutive days since the moment of occurrence of such circumstances, the Grant Recipient shall provide documentary proof of all the expenses covered from the grant amount and return the unused part of the grant to the Grantor; 7) use the grant solely for the purposes of the Project; 8) 3 weeks before printing and publishing the book, send the cover layout and the first 10 pages of the book; 9) the Grant Recipient shall use all the possible means for the promotion of the Project funded with the support of the Grantor. For this purpose, advertising material, official announcements, reports, and publications shall contain information on the fact that the Project is implemented with the financial support of the Grantor and the European Union, and shall include the Grantor’s logo; 10) provide information (media) support of the project and presentation of the published book. In the first page of the book published in electronic or printed form must be specified with the Grantor’s logo House of Europe and the logo of Moving Forward Together, as well as the reference: “Translation and publication of this book is supported by the European Union under the House of Europe programme.” Any alternating wording of this reference needs to be approved by the Grantor. If applicable, the reference shall be translated in the target language of the book; 11) adhere to the law in any jurisdiction where the Project is implemented; 12) provide the Grantor with truthful information concerning implementation of the terms of this Agreement; 13) provide the Grantor with 5 copies of the printed book. If the Project is implemented only in the form of an e-book, you must provide a copy on an electronic device, recorded on a disk, flash drive, etc. 14) Put the translator’s name on the cover of the supported book 4.3. The Grantor may: 1) consult source documents connected with the implementation of the Project;
2) oblige the Grant Recipient to provide any documents, information, and explanations concerning the Grant Recipient’s actions connected with the implementation of this Agreement and of the Project; 3) use all the documents and information obtained in the course of the Project implementation at its own discretion and free of charge as long as this use is in line with the existing intellectual and industrial property rights. 4.4. The Grantor shall: 1) provide the grant for the implementation of the Project set forth in Annex 1 under the terms of this Agreement; 2) provide organisational and methodological support to the Recipient within reasonable limitations; 3) Oversee the implementation of this Agreement, adherence to the schedule, including interim milestones, correctness, validity, and target use of the grant. 5. LIABILITY OF THE PARTIES 5.1. When the Project is implemented on the territory of Ukraine, the Parties shall be held liable for their obligations under the law of Ukraine. 5.2. When the Project is implemented in a different country, the Parties shall be held liable for their obligations within the jurisdiction where the Project is carried out. 5.3. The Grantor shall not be held liable for any damage caused by the Grant Recipient, including damage inflicted to third parties. 6. PROPERTY RIGHTS FOR THE IMPLEMENTED PROJECT 6.1. The right of ownership, property rights, and rights to industrial and intellectual property which emerge as the result of the Project belong to the Grant Recipient unless otherwise specified by the Grant Recipient. 6.2. The Grant Recipient is responsible for taking care of the property rights. The Grantor cannot be held liable for any copyright infringements in the course of the Project.
6.3. The Grant Recipient guarantees the Grantor the right to use any materials generated in the course of Project implementation such as but not limited to texts, music, photos, videos, promotion materials and other documents and information at its own discretion and free of charge as long as this use is in line with the existing intellectual and industrial property rights.
6.4. All the publications of the Grant Recipient as part of and concerning the Project in any form (including publications on the internet) shall contain a disclaimer stating that their content does not reflect the official stance of the Grantor. 7. ELIGIBLE COSTS 7.1. The grant amount is meant exclusively to cover the expenses set forth in the grant proposal in accordance with the Project budget (Annex 2). 7.2. The Parties have agreed that the actual expenses shall comply with the principles of rational financial management, that are specified in financial rules and guidelines (Annex 6), be reflected in the Grant Recipient’s (or Grant Recipient’s partners’) bookkeeping, and be in line with the expenses set forth in the Project budget (Annex 2). 7.3. The Parties have agreed that the Grant cannot be used for:
7.4. If the funds have not been used fully, the remainder shall be returned to the Grantor. Any additional expenses are covered by the Grant Recipient.
7.5. The Grant Recipient shall account for expenditures of the Grant funds by drafting a financial report following the completion of the Project and provide copies of receipts or other billing documents (signed and sealed by an authorised official).
7.6. The Grant Recipient shall keep all receipts and other financial documents for 10 years after the completion of the Project, since awarded grants are subject to full audit of the activity results by the Grantor.
7.7. If the expenses of the Grant Recipient exceed the maximum grant amount, the Grant Recipient shall cover the difference at the Grant Recipient´s own cost. Likewise, if the actual expenses of the Grant Recipient are lower than the maximum grant amount, the Grant Recipient shall not keep the difference between the maximum grant amount and the actual amount spent. 7.8. The Grantor may reduce, withhold, or request the return of the grant (in full or partially) if:
7.9. At the Grantor’s reasonable claim to return the Grant or any part of it, the Grant Recipient shall make this payment within 14 days of the receipt of such a claim.
8. ACCOUNTING, QUALITY ASSURANCE, AND REPORTING 8.1. The Grant Recipient shall keep records properly and report to the Grantor in the course of the Project implementation under the terms of this Agreement, applying an adequate accounting system. This system shall comply with the policy and laws on accounting and financial reporting of the Grant Recipient’s country of residence. Accounting and the records of expenses associated with the Grant Agreement shall comply with the Grantor's financial rules and guidelines (Annex 6), be accurate, easily identifiable and verifiable.
8.2. Supporting documents provided to the Grantor together with financial reports shall contain proof of expenses for the reporting period including proof of delivery of purchased works or services (such as services for proofreading, layout, advertising and presentations), proof of receipt of goods (such as a delivery receipt from the supplier), confirmation of execution of works (such as a statement of acceptance), confirmation of purchases (such as a waybill or a receipt), payment confirmations (such as bank statements). The payment documents shall be certified by an authorised official of the Grant Recipient (signed and sealed).
8.3. At the request of the Grantor, the Grant Recipient shall give the Grantor access to purchased material goods or work results at any time.
8.4. The Grant Recipient shall prepare a final financial report, which the Grant Recipient shall then provide to the Grantor within 14 days after completion of the Project. The Grantor shall provide a template of the final financial report.
8.5. The co-funding from Grant Recipient or the third part shall be at least 30% from the total cost of the project. If the actual amount of co-financing is less than 30% of the total amount of the Project, the amount of Grant Support will be reduced proportionally.
8.6. Divergence of cumulated actual expenses per budget category of up to 20% is allowed. Any divergence shall be approved by the Grantor in writing. The overall Grant sum cannot be increased.
8.7. At the request of the Grantor, the Grant Recipient shall provide all the necessary financial documents associated with the Project, including bank statements. 8.8. The Grantor may carry out quality assurance of the Project implementation, including such assurance on the Grant Recipient’s premises and on site of the Project implementation.
8.9. The Grant Recipient shall provide the Grantor with a final narrative report containing full information on the Project implementation. 8.10. The final narrative report shall contain an overview of the main activities organised, challenges that emerged in the course of the implementation, and results achieved. 8.11. The final narrative and financial reports shall be provided to the Grantor within 14 days of the completion of the Project, using the template, which shall be provided by the Grantor.
9. EARLY TERMINATION OF THE AGREEMENT 9.1. In the event of grave violations of the terms of this Agreement, it can be terminated unilaterally by the Grantor.
9.2. The decision on the termination of this Agreement is made by the Grantor provided there is occurrence of a grave violation of its terms by the Grant Recipient. 9.3. If this Agreement is terminated early due to non-target or illegal use of any part of the grant, or other grave non-compliance with the rules stipulated by this Grant contract, the Grant Recipient shall return the amount paid by the Grantor to the Grant Recipient in full within 14 consecutive days of the receipt of a notice of unilateral agreement termination initiated by the Grantor.
10. ASSIGNMENT 10.1. Neither the Grant Recipient nor the Grantor may assign their rights and obligations hereunder to a third party without prior written agreement of the other Party.
11. FORCE MAJEURE 11.1. Neither Party of this Agreement shall be held liable for partial or full failure to fulfill their obligations hereunder emerging out of, or caused by, directly or indirectly, forces beyond its control, including natural, social, legal causes, or any circumstances beyond the control of the Parties (force majeure), which occurred before, after, or at the moment of conclusion of the Agreement and prevent the Parties from fulfilling their obligations hereunder.
11.2. If any of such circumstances has directly caused delay to fulfill the obligations within the time frame set forth herein, this time frame is extended for the same time that the force majeure circumstances stay in effect. 11.3. The Party which cannot fulfill its obligations hereunder due to force majeure circumstances shall notify the other Party within 3 (three) days and provide proof within reasonable time.
11.4. The sufficient proof of force majeure circumstances is a certificate issued by the Ukrainian Chamber of Commerce and Industry, by authorised regional chambers of commerce and industry, or another document stipulated by the law of Ukraine.
11.5. In the event of force majeure circumstances financial sanctions shall not be applied, and the Parties may agree on a change in the scope of services within the time frame of the implementation. 11.6. In all other situations, the Parties review the terms of this Agreement as mutually agreed. 12. DISPUTE SETTLEMENT 12.1. The provisions of this Agreement shall be interpreted in accordance with the law of Ukraine. 12.2. All the disputes or disagreements arising from the terms of this Agreement or associated with this Agreement and its interpretation, effect, suspension or termination, shall be settled through negotiations between the Parties. In the events of the Parties being unable to reach an agreement through negotiations, such disputes shall be resolved pursuant to the law of Ukraine. 13. CONFIDENTIALITY 13.1. The Parties shall keep confidential and shall not disclose confidential information received in the course of implementation of this Agreement the disclosure of which may lead to damages and/or negatively affect the reputation of one of the Parties. 13.2. The Parties shall be held liable for disclosure (communication, leakage) of confidential information to third parties under this Agreement and the law.
13.3. The following information shall be deemed confidential:
13.4. The use of depersonalised information received in the course of Agreement implementation does not constitute disclosure of confidential information. 14. PERSONAL DATA 14.1. For the purposes hereof, the Parties provide personal information of their representatives or other individuals who are personal data subjects. 14.2. The Party which communicates personal data guarantees that it is a legal and lawful owner of the respective databases of/and personal data as interpreted in the Law of Ukraine “On Personal Data Protection” (hereinafter — Law), and guarantees that it has obtained consent for processing and transfer of personal data being communicated to the other party from the respective personal data subjects, and that the transfer of personal data is carried out in accordance with the Ukrainian law in the sphere of data protection and for legitimate data processing purposes. The Party which obtains personal data from the other Party constitutes a third party under the Law. The Party which has obtained personal data hereunder processes such personal data exclusively for the purposes of Agreement implementation. The Parties ensure all the necessary organisational and technical means for adequate protection of the obtained personal data from unsanctioned access or processing.
14.3. If one of the Parties violates the Law, the other Party shall not be held liable for such violations. A Party shall compensate any damages or losses incurred by the other Party in connection with litigation or satisfaction of a claim from subjects whose personal data are being transferred under this section of the Agreement and whose rights were violated due to the other Party failing to fulfill its obligations under this section hereof, or other expenses or losses connected with such violations.
14.4. If a personal data subject withdraws his/her consent for personal data processing in the database of one of the Parties, this Party shall notify the other Party on the time frame and conditions under which the data of such a personal data subject will be no longer processed.
15. OTHER PROVISIONS 15.1. This Agreement shall become effective on the date of official signature by the Parties and shall remain effective until the date set forth in clause 2.1 of section 2 hereof. 15.2. Any modifications or amendments to the text of this Agreement are made through conclusion of additional agreements.
15.3. If a different authorised representative of a Party is appointed, this Party shall immediately notify the other Party. 15.4. The grant recipient shall take all necessary measures to prevent accidents when impartial and fair implementation of this agreement conflicts with personal interests (the interests of family members), economic interests or any other Conflicts of interest.
15.5. Any case that contains or may result in conflicts of interest during the implementation of the Project, the Grant Recipient shall promptly notify the Grantor in writing.
15.6. If the rules and procedures for Grant Recipients require public procurement, such rules and procedures shall comply with national or international standards and principles of transparency, proportionality, effective financial management, equal treatment, and lack of discrimination as laid out in the Grantor's financial rules and guidelines (Annex 6).
15.7. This Agreement is written in both Ukrainian and English language in two copies, each Party having one copy with equal legal validity. The terms and obligations set forth herein and in the Annexes constitute the entire agreement between the parties hereto with respect to the subject matter contained in this Agreement and supersedes all prior agreements, understandings and negotiations between the parties, either spoken or written. 15.8. Each Party shall notify the other Party of a change of its location and correspondence address, bank information and other relevant information within 7 (seven) days of such a change occurring with further provision of supportive documents. 15.9. The Parties hereby confirm that as of the moment of conclusion of the Agreement, the Parties and their representatives authorised to sign this Agreement on behalf of the Parties are not suspended and are legally authorised to perform legal action. 15.10. This Agreement can be terminated only under the terms set forth herein or pursuant to the law.
15.11. The Grant Recipient guarantees that neither the Grant Recipient nor other physical and legal persons who own or control the Grant Recipient are subject to any economic or trade sanctions, laws or directives passed by the USA, the EU, the UN, Switzerland or any other country relevant to the Agreement (hereinafter — Economic Sanctions). The Parties agree that in the course of Agreement implementation each Party and its authorised representatives will fully adhere to all economic Sanctions and provide information or documents in response to reasonable requests of the other Party to ensure compliance with this provision.
15.12. The Grantor has the right to terminate the Agreement notifying the other Party in writing if provision 15.11. is violated. 16. NATIONAL TAX NOTE
16.1. The Grantor is part of the Embassy of the Federal Republic of Germany in Ukraine, which is accredited in Ukraine with the Ministry of Foreign Affairs of Ukraine, for the purpose of effective performance of functions of diplomatic representative offices as agencies that represent countries and to which the Vienna Convention on Diplomatic relations dated 18 April 1961 (ratified by Ukraine on 21 March 1964) applies.
16.2. The Grant Recipient shall be liable to payment of all taxes or other mandatory fees and payments required by the laws of the Grant Recipient’s country of residence.
17. PHOTO AND VIDEO DOCUMENTATION
1. In the case of producing photo and/or video documentation of the action, Grant Recipient is obliged to upload photo and video materials to the web storage provided by the House of Europe (Annex 5)
2. By uploading a photo and/or video materials Grant Recipient grants House of Europe, the European Commission and the Delegation of the European Union of Ukraine the rights to use photos and videos at its own discretion and free of charge as long as this use is in line with the existing intellectual and industrial property rights. 3.1 Along with uploading photos and/or videos to the web storage provided by the House of Europe Grant Recipient should also upload a textual document with a name of the photographer or photographers and/or videographer/videographers, and a year the content was produced.
3.2 By uploading a photo or/and video materials to the web storage provided by the House of Europe, Grant Recipient agrees that that in any means of communications or reporting those materials will be credited as “(c) {Name of the author provided}, YEAR”.
3.3 If no textual document with credits was uploaded to the storage provided by the House of Europe, Grant Recipient agrees that that in any means of communications or reporting those materials will be credited as “(c) Grant Recipient, CURRENT YEAR”.
4. All communications, agreements, payments and further possible disputes with photographers/videographers are duties of the Grant Recipient. House of Europe takes no liability for these actions and consequences of those.
18. ANNEXES TO THE AGREEMENT The Annexes to this Agreement constitute its integral part, namely: Annex 1 – the grant application Annex 2 – budget Annex 3 – template of report on the use of the grant amount Annex 4 – financial rules and guidelines Annex 5 – EU and House of Europe visibility for traslation grants publications guidelines
19. DETAILS OF THE PARTIES Grantor: Goethe-Institut Ukraine, part of the Embassy of the Federal Republic of Germany in Ukraine
Address: 00 Xxxxxxx xx., litera L Kyiv, 01015 EDRPOU: 580309123 IBAN: XX000000000000000000000000000 MFO: 320984
Grant Recipient: _________________________________ Postal address: __________________________________ Contact person: Official address: __________________, _____ IBAN: ____________________________
Signatures Grantor:
_______________________F. Mühlthalter
Grant recipient: ___________________ ______________
|
