債務管理機能. 5.1. 債務計上情報登録機能
5.1.1. 債務計上情報として、部局、摘要、取引先、伝票税込総額、債務計上入力者、計上日、支払区分、支払条件、支払口座、勘定 科目、予算科目の登録機能を有すること。これらの項目について追加、変更機能を有すること。
5.1.2. 債務計上情報は一意の伝票番号で管理され、情報登録時に自動採番する機能を有すること。
5.1.3. 登録を行った日付をデータ登録日として記録する機能を有すること。
5.1.4. ユーザの担当部局を絞込表示する機能を有すること。
5.1.5. 摘要はあらかじめ設定した複数の値からの選択入力を行う機能及び任意で入力する機能を有すること。
5.1.6. 支払条件に基づき支払予定日を自動設定し、かつ上書き修正する機能を有すること。自動設定する際は休日に当たらないよう に前の日付に自動調整される機能を有すること。
5.1.7. 支払条件として検収日又は請求日を基に任意の支払日を設定する機能を有すること。また、支払条件の追加・変更機能を有す ること。
5.1.8. 取引先は選択入力及び本学が任意で付番した取引先コード入力とし、名称による曖昧検索を行う機能を有すること。
5.1.9. 取引先とは別に支払先の入力を行う機能を有すること。
5.1.10. 未払金等、通常使用する勘定科目についてはユーザがその都度仕訳の入力を行わなくてもよい入力補助機能を有すること。
5.1.11. 登録時に予算を差し引きする機能を有すること。
5.1.12. 予算残高不足時には警告を発する機能を有すること。
5.1.13. 債務計上情報ごとに、予算残高検証結果として予算残高金額を表示する機能を有すること。
5.1.14. 予算科目及び勘定科目は選択入力とし、名称による曖昧検索を行う機能を有すること。
5.1.15. 外部からのCSV形式データを取り込む機能を有すること。
5.2. 債務計上情報確定処理機能
5.2.1. 複数の債務計上情報の確定を一括で行う機能を有すること。
5.2.2. バーコード読み取りにより、確定対象データを連続入力する機能を有すること。また、確定対象データと伝票内容が一致する ことを保障する機能を有すること。
5.2.3. 確定入力待ち(登録済)の債務計上情報の一覧から確定入力対象を複数選択する機能を有すること。
5.2.4. 確定入力後は情報の上書き修正は不可であること。
5.2.5. 確定入力を行ったユーザ名を記録する機能を有すること。
5.2.6. 特定ユーザのみに確定入力権限を付する機能を有すること。
5.3. 債務計上会計情報転記機能
5.3.1. 確定済の債務計上情報を仕訳伝票に自動転記する機能を有すること。
5.3.2. 指定した仕訳伝票の会計情報を総勘定元帳に自動転記する機能を有すること。