Dringende take. 4.15.1 Dringende take of dienste wat weens die dringendheid daarvan nie deur die normale prosedures kan plaasvind nie, moet sover moontlik vermy word. In die lig van die kort periode waarin tenders toegeken behoort te word behoort alle tenders in bostaande proses geakkommodeer te word Departementele voorsitters, afdelingshoofde, professionele spanne, projekleiers en andere moet die prosedures en tydbeperkings in hierdie dokument in ag neem in hulle beplanning. 4.15.2 Versoeke vir dringende take wat nie in die tenderproses geakkommodeer kan word nie, moet vergesel word deur 'n motivering van die persoon wat die magtiging gee dat die uitgawes aangegaan kan word. Hierdie dokumentasie moet by die kantoor van die betrokke aankoper ingehandig word. Die versoek en meegaande motivering moet na die Direkteur: Finansiële Beplanning en Begroting xxxxxx word. Die Direkteur: Finansiële Beplanning en Begroting moet 'n oordeel fel en beslissing maak of die taak werklik dringend van aard is en buite die tenderproses geakkommodeer behoort te word. 4.15.3 Tenderdokumente moet binne drie dae na goedkeuring van dringende werk, deur die verskaffer voltooi word. 4.15.4 Nood/na-uurse instandhoudingstake wat vanweë die dringendheid daarvan nie deur die normale aankoopprosedure kan plaasvind nie, moet as volg geskied: • ’n Skriftelike bestelling word aan die diensverskaffer uitgereik. Indien die totaal van hierdie bestelling ’n bedrag van R500 000 oorskry, moet dit vooraf (telefonies) goedgekeur word deur die betrokke afdelingshoof of indien hy nie beskikbaar is nie deur die Hoofdirekteur: Fasiliteitsbestuur. • Indien die totaal van hierdie bestelling ’n bedrag van R1 000 000 oorskry, moet dit vooraf (telefonies) goedgekeur word deur die Bedryfshoof of sy gedelegeerde. • Die skriftelike bestelling word binne twee werksdae met ’n elektroniese bestelling opgevolg. • Die afdelingshoof keur die plasing van die elektroniese bestelling goed ongeag die bedrag betrokke. 4.16
