Common use of Voorbereidingskosten Clause in Contracts

Voorbereidingskosten. Omschrijving Kosten voor de voorbereiding van de projectaanvraag. Het forfaitaire bedrag vergoedt alle kosten die projectpartners maken vooraf aan de startdatum van het project (personeelsuren, overhead, reis- en verblijfskosten en externe kosten) gepresteerd voor: - het definiëren van partnerschappen, - het uitwerken van projectdoelstellingen en werkpakketten, - het schrijven en indienen van projectaanmeldingen en -aanvragen en - de opmaak van samenwerkingsovereenkomsten. Kosten die na de startdatum gemaakt (= uitvoering van de activiteit) zijn, vormen nooit voorbereidingskosten. 18 De managementautoriteit kan ad hoc besluiten om uitgaven van projectpartners of projectpartners light voor leveringen en/of diensten door een organisatie die ook als projectpartner light fungeert, toch in aanmerking te laten komen voor EFRO-steun. Dit kan wel enkel in gevallen waarbij de activiteiten van die organisatie als projectpartner light zich situeren in een deeltraject dat op inhoudelijk en administratief vlak te onderscheiden is van haar activiteiten als leverancier van goederen en/of diensten. Ook op dergelijke uitgaven echter zijn de overige subsidiabiliteitsregels uit dit programmareglement onverkort van toepassing. De projectpartner (light) dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken. Voor de voorbereidingskosten mag een forfaitair bedrag van 30.000 euro voorzien worden in het kostenplan van de projectverantwoordelijke. Dit dekt ook de voorbereidingskosten van de deelnemende projectpartners. Over de eventuele verdeling van de subsidie op dit bedrag, kunnen de projectpartners onderlinge afspraken maken. Dit forfaitair bedrag kan echter niet aanvaard worden in de financiële declaratie van projectverantwoordelijken die hun projectaandeel uitsluitend uitvoeren via een externe opdracht van werken, goederen of diensten en daardoor niet de volledige controle over het management en de uitvoering van hun projectactiviteiten behouden (cfr. art. 67, lid 4 van Verordening nr. 1303/2013). Bewijslast Het goedgekeurde project fungeert als bewijs dat de projectaanvraag werd voorbereid. Er moet geen bewijslast worden geleverd om te staven dat de kosten effectief gemaakt en betaald zijn of dat het forfaitair bedrag overeenkomt met de realiteit. b.

Voorbereidingskosten. Omschrijving Kosten voor de voorbereiding van de projectaanvraag. Het forfaitaire bedrag vergoedt alle Voor deze kosten die projectpartners maken vooraf aan de startdatum van het project (personeelsuren, overhead, reis- en verblijfskosten en externe kosten) gepresteerd voor: - het definiëren van partnerschappen, - het uitwerken van projectdoelstellingen en werkpakketten, - het schrijven en indienen van projectaanmeldingen en -aanvragen en - de opmaak van samenwerkingsovereenkomsten. Kosten die na de startdatum gemaakt (= uitvoering van de activiteit) zijn, vormen nooit voorbereidingskosten. 18 De managementautoriteit kan ad hoc besluiten om uitgaven van projectpartners of projectpartners light voor leveringen en/of diensten door een organisatie die ook als projectpartner light fungeert, toch in aanmerking te laten komen voor EFRO-steun. Dit kan wel enkel in gevallen waarbij de activiteiten van die organisatie als projectpartner light zich situeren in een deeltraject dat op inhoudelijk en administratief vlak te onderscheiden is van haar activiteiten als leverancier van goederen en/of diensten. Ook op dergelijke uitgaven echter zijn de overige subsidiabiliteitsregels uit dit programmareglement onverkort van toepassing. De projectpartner (light) dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken. Voor de voorbereidingskosten mag een forfaitair bedrag van 30.000 euro voorzien worden in het kostenplan van de projectverantwoordelijke. Dit dekt ook de voorbereidingskosten van de deelnemende projectpartners. Over de eventuele verdeling van de subsidie op dit bedrag, kunnen de projectpartners onderlinge afspraken maken. Dit forfaitair bedrag kan echter niet aanvaard worden in de financiële declaratie van projectverantwoordelijken die hun projectaandeel uitsluitend uitvoeren via een externe opdracht van werken, goederen of diensten en daardoor niet de volledige controle over het management en de uitvoering van hun projectactiviteiten behouden (cfr. art. 67, lid 4 van Verordening nr. 1303/2013). Bewijslast Het goedgekeurde project fungeert als bewijs dat de projectaanvraag werd voorbereid. Er moet geen bewijslast worden geleverd om te staven dat de kosten effectief gemaakt en betaald zijn of dat het forfaitair bedrag overeenkomt met de realiteit. b.b. Personeel Omschrijving Loonkosten (=salariskosten) van personeel en voltijds of deeltijds direct betrokken bij de uitvoering van het project (i.e. projectmedewerker). Kosten voor interimpersoneel vallen hier niet onder. Dergelijke kosten dienen ondergebracht te worden in kostenrubriek ‘externe expertise en diensten’. Interimpersoneel is personeel dat via een uitzendkantoor wordt tewerkgesteld. De berekening van de directe personeelskosten kan gebeuren op basis van een forfaitair percentage of op basis van een standaarduurtarief (SUT). De toepassing van het forfaitair percentage of SUT situeert zich op projectpartnerniveau. De toepassing forfaitair percentage of SUT kan enkel gewijzigd worden indien er voor deze partner nog geen enkele gedeclareerde uitgave is aanvaard (uitgezonderd het forfaitaire bedrag voor voorbereidingskosten). Forfaitair percentage Het bedrag wordt berekend als een forfaitair percentage van 20 procent op de subsidiabele directe kosten van de projectpartner uitgezonderd de directe personeelskosten (i.c. externe expertise en diensten, uitrusting, infrastructuur en bouwwerken). Projectpartners die hun projectaandeel uitsluitend uitvoeren via een externe opdracht van werken, goederen of diensten en daardoor niet de volledige controle over het management en de uitvoering van hun projectactiviteiten behouden, kunnen geen gebruik maken van dit forfaitair percentage (cfr. art. 67, lid 4 van Verordening nr. 1303/2013). Bewijslast Door gebruik te maken van het forfaitair percentage van 20% voor personeelskosten moeten projectpartners geen bewijslast leveren om te staven dat de kosten effectief gemaakt en betaald zijn of dat het forfaitair percentage overeenkomt met de realiteit. Standaarduurtarieven (Gewoon) Standaarduurtarief De voorwaarde om van dit uurtarief gebruik te maken, is dat de betrokken medewerker als personeel van de projectpartner kan worden beschouwd (werknemer of ambtenaar). Dit betekent dat deze een arbeidsovereenkomst of aanstellingsbesluit heeft met de werkgever (waarbij er sprake is van een hiërarchische relatie en patronale lasten op het loon). Voor uren gepresteerd vanaf 1 juli 2019 kan hierop gecontroleerd worden. Personeelskosten worden berekend door de reëel gepresteerde en betaalde uren in het kader van het project te vermenigvuldigen met het standaarduurtarief (SUT) van de betreffende werknemer. Uitgangspunt voor de berekening van het SUT is het bruto maandsalaris van de maand januari (dan wel de eerste volledige maand na indiensttreding) van het kalenderjaar waarin de uren worden gemaakt. Hierop wordt een coëfficiënt van 1,2% toegepast. Het betreffende standaarduurtarief geldt vervolgens voor het gehele kalenderjaar. Voor deeltijds werkende personeelsleden wordt het voltijds bruto maandsalaris als berekeningsbasis genomen. Voor kostendeclaraties vanaf 1 juli 2017 wordt voor personeelsleden met een maandloon op basis van een uurloon, het bruto maandsalaris als berekeningsbasis voor het SUT op volgende manier berekend: xxxxx xxxxxxx (januari/eerste maand na indiensttreding) x 7,6 x 21,5 Indien een personeelslid een arbeidsovereenkomst heeft met twee verschillende onderdelen van een projectpartner is de berekeningsbasis van het SUT de totaliteit van het loon, tenzij de inzet slechts betrekking heeft op één arbeidsovereenkomst. Het is mogelijk personeelskosten via het SUT te berekenen voor een werknemer die tussen organisaties wordt gedetacheerd op voorwaarde dat hiervoor een detacherings­overeenkomst is opgesteld. Hierbij gelden volgende regels: wanneer een personeelslid binnen het partnerschap wordt gedetacheerd, worden de personeelskosten gedeclareerd door de projectpartner die de loonkost draagt. wanneer een personeelslid van een organisatie die niet als partner aan het project deelneemt, wordt gedetacheerd naar een projectpartner, is de personeelskost ervan subsidiabel onder ‘personeelskosten’ als wordt aangetoond dat de loonkosten worden gedragen door de projectpartner. Overuren zijn enkel subsidiabel indien ze gecompenseerd of vergoed zijn. Om overuren te kunnen declareren dient de projectorganisatie een degelijke urenregistratie te hebben. Bewijslast Opgave aantal voor project gewerkte uren. Loonfiche (=loonstrook) januari, voor elk jaar waarin de werknemer aan het project meewerkt. Indien de werknemer later in dienst is gekomen (in dit geval moet de latere indiensttreding uit de loonfiche blijken of bij declaratie expliciet worden vermeld): de loonfiche van de eerste volledige maand in dienst. Wanneer de eerste maand in dienst een onvolledige maand is, mag ook de loonfiche van die onvolledige maand worden gebruikt, op voorwaarde dat die loonfiche het brutoloon voor een volledige maand vermeldt. Bijkomende bewijslast voor personeelsleden die van buiten het partnerschap worden gedetacheerd: een detacheringsovereenkomst, factuur, en betalingsreferentie boekhouding. Dit is de minimale bewijslast die dient toegevoegd te worden bij de declaratie. Als onderliggende bewijslast moeten voor elke werknemer overzichten bewaard worden in de projectadministratie van de betreffende projectpartner waaruit het aantal vergoede uren blijkt dat op een concrete dag is gepresteerd voor het project. Deze overzichten vermelden ook de naam van het project, van de projectpartner en van de werknemer. Voor werknemers waarvoor uren worden ingebracht die vanaf 1 juli 2019 zijn gepresteerd, moet ook een arbeidsovereenkomst of aanstellingsbesluit beschikbaar zijn in de administratie van de projectpartner. Wanneer er sprake is van een detachering, moet ook de detacheringsovereenkomst beschikbaar zijn. De managementautoriteit kan ad hoc aan een projectpartner toestaan afwijkende onderliggende bewijsstukken in de projectadministratie te gebruiken voor de projecten waaraan deze partner deelneemt. De projectpartner dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken. Indien overuren gedeclareerd worden, moet een onderbouwing aanwezig zijn bij de controle op plaats dat deze in het kader van het project gepresteerde overuren uitbetaald of gecompenseerd werden. Personeelsleden van “verbonden ondernemingen” kunnen onder bepaalde voorwaarden als personeelskosten worden gedeclareerd, ondanks het feit dat de loonfiche een werkgever vermeldt die niet identiek is aan de partner die declareert. Voorwaarden zijn dat er voldoende argumenten en bewijsstukken zijn van de verbondenheid of eenheid. De managementautoriteit kan dit ad hoc toestaan, met als toetsingskader de relevante wetgeving omtrent staatssteun en de toepasselijke bepalingen van het Belgische19 en Nederlandse vennootschapsrecht 20. De projectpartner dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken. Specifiek standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB (uitsluitend voor projecten onder Specifieke Doelstellingen 1A, 1B, 2C en 3B) Dit uurtarief is vastgesteld volgens de regels die binnen Horizon 2020 van toepassing zijn voor de berekening van personeelskosten van eigenaars van KMO’s/MKB’s die geen loon op basis van een arbeidsovereenkomst ontvangen (cfr. artikel 67, lid 5b van Verordening nr. 1303/2013 en het besluit van de Commissie C(2013)8197). De personeelskosten worden berekend door de reëel gepresteerde uren in het kader van het project te vermenigvuldigen met het specifiek standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB. Voor uren gepresteerd in de periode 2014-2017 bedraagt dat specifieke standaarduurtarief: Voor Vlaanderen: 32,51 euro Voor Nederland: 33,92 euro Voor uren gepresteerd in de periode 2018-2022 bedraagt dat specifieke standaarduurtarief: Voor Vlaanderen: 34,12 euro Voor Nederland: 36,82 euro De managementautoriteit kan ad hoc een projectpartner van buiten Vlaanderen of Nederland toelaten gebruik te maken van het standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB. Om van dit standaarduurtarief gebruik te maken, moet cumulatief aan volgende voorwaarden worden voldaan: de projectpartner is een KMO/MKB de rechtsvorm van de projectpartner is: Voor Vlaanderen: bvba (incl. e-bvba en s-bvba), cvba, NV, VOF, CommV, CommVA, CVOA, BV, CV Voor Nederland: nv, bv of coöperatie de projectpartner is betrokken in een project in Specifieke Doelstelling 1A, 1B, 2C of 3B de persoon waarvoor op basis van dit uurtarief kosten worden gedeclareerd, is (mede-)eigenaar van de KMO/MKB de persoon waarvoor op basis van dit uurtarief kosten worden gedeclareerd, heeft geen arbeidsovereenkomst met de projectpartner Het aantal uren dat per persoon volgens dit uurtarief wordt gedeclareerd, is gebonden aan volgende begrenzingen (over alle Europese programma’s heen): maximum 1720 uren per jaar maximum 10 uur per dag De projectuitgaven o.b.v. het specifiek standaarduurtarief vormen slechts een gedeelte van de subsidiabele kosten van de betrokken projectpartner Onder de kostenrubriek Externe Expertise en Diensten (zie 4.13e) zijn kosten voor externe expertise en diensten van personen waarvoor via het specifiek standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB uren worden gedeclareerd, niet subsidiabel.

Voorbereidingskosten. Omschrijving Kosten voor de voorbereiding van de projectaanvraag. Het forfaitaire bedrag vergoedt alle kosten die projectpartners maken vooraf aan de startdatum van het project (personeelsuren, overhead, reis- en verblijfskosten en externe kosten) gepresteerd voor: - ● het definiëren van partnerschappen, - ● het uitwerken van projectdoelstellingen en werkpakketten, - ● het schrijven en indienen van projectaanmeldingen en -aanvragen en - ● de opmaak van samenwerkingsovereenkomsten. Kosten die na de startdatum gemaakt (= uitvoering van de activiteit) zijn, vormen nooit voorbereidingskosten. 18 Voor de voorbereidingskosten mag een forfaitair bedrag van 30.000 euro voorzien worden in het kostenplan van de projectverantwoordelijke. Dit dekt ook de voorbereidingskosten van de deelnemende 19 De managementautoriteit kan ad hoc besluiten om uitgaven van projectpartners of projectpartners light voor leveringen en/of diensten door een organisatie die ook als projectpartner light fungeert, toch in aanmerking te laten komen voor EFRO-steun. Dit kan wel enkel in gevallen waarbij de activiteiten van die organisatie als projectpartner light zich situeren in een deeltraject dat op inhoudelijk en administratief vlak te onderscheiden is van haar activiteiten als leverancier van goederen en/of diensten. Ook op dergelijke uitgaven echter zijn de overige subsidiabiliteitsregels uit dit programmareglement onverkort van toepassing. De projectpartner (light) dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken. Voor de voorbereidingskosten mag een forfaitair bedrag van 30.000 euro voorzien worden in het kostenplan van de projectverantwoordelijke. Dit dekt ook de voorbereidingskosten van de deelnemende projectpartners. Over de eventuele verdeling van de subsidie op dit bedrag, kunnen de projectpartners onderlinge afspraken maken. Dit forfaitair bedrag kan echter niet aanvaard worden in de financiële declaratie van projectverantwoordelijken die hun projectaandeel uitsluitend uitvoeren via een externe opdracht van werken, goederen of diensten en daardoor niet de volledige controle over het management en de uitvoering van hun projectactiviteiten behouden (cfr. art. 67, lid 4 van Verordening nr. 1303/2013). Bewijslast Het goedgekeurde project fungeert als bewijs dat de projectaanvraag werd voorbereid. Er moet geen bewijslast worden geleverd om te staven dat de kosten effectief gemaakt en betaald zijn of dat het forfaitair bedrag overeenkomt met de realiteit. b.4.13.2

Voorbereidingskosten. Omschrijving Kosten voor de voorbereiding van de projectaanvraag. Het forfaitaire bedrag vergoedt alle kosten die projectpartners maken vooraf aan de startdatum van het project (personeelsuren, overhead, reis- en verblijfskosten en externe kosten) gepresteerd voor: - het definiëren van partnerschappen, - het uitwerken van projectdoelstellingen en werkpakketten, - het schrijven en indienen van projectaanmeldingen en -aanvragen en - de opmaak van samenwerkingsovereenkomsten. Kosten die na de startdatum gemaakt (= uitvoering van de activiteit) zijn, vormen nooit voorbereidingskosten. 18 De managementautoriteit kan ad hoc besluiten om uitgaven van projectpartners of projectpartners light voor leveringen en/of diensten door een organisatie die ook als projectpartner light fungeert, toch in aanmerking te laten komen voor EFRO-steun. Dit kan wel enkel in gevallen waarbij de activiteiten van die organisatie als projectpartner light zich situeren in een deeltraject dat op inhoudelijk en administratief vlak te onderscheiden is van haar activiteiten als leverancier van goederen en/of diensten. Ook op dergelijke uitgaven echter zijn de overige subsidiabiliteitsregels uit dit programmareglement onverkort van toepassing. De projectpartner (light) dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken. Voor de voorbereidingskosten mag een forfaitair bedrag van 30.000 euro voorzien worden in het kostenplan van de projectverantwoordelijke. Dit dekt ook de voorbereidingskosten van de deelnemende projectpartners. Over de eventuele verdeling van de subsidie op dit bedrag, kunnen de projectpartners onderlinge afspraken maken. Dit forfaitair bedrag kan echter niet aanvaard worden in de financiële declaratie van projectverantwoordelijken die hun projectaandeel uitsluitend uitvoeren via een externe opdracht van werken, goederen of diensten en daardoor niet de volledige controle over het management en de uitvoering van hun projectactiviteiten behouden (cfr. art. 67, lid 4 van Verordening nr. 1303/2013). Bewijslast Het goedgekeurde project fungeert als bewijs dat de projectaanvraag werd voorbereid. Er moet geen bewijslast worden geleverd om te staven dat de kosten effectief gemaakt en betaald zijn of dat het forfaitair bedrag overeenkomt met de realiteit. b..