KENNIS WORD HIERMEE GEGEE VAN DIE ALGEMENE JAARVERGADERING VAN NEGESTER KLEIN- KARIBA HUISEIENAARSVERENIGING, ‘N MAATSKAPPY SONDER WINSOOGMERK MET REGISTRASIENOMMER: 2013/091301/08
KENNIS WORD HIERMEE GEGEE VAN DIE ALGEMENE JAARVERGADERING VAN NEGESTER XXXXX-KARIBA HUISEIENAARSVERENIGING, ‘N MAATSKAPPY SONDER WINSOOGMERK MET REGISTRASIENOMMER: 2013/091301/08
Kennis word hiermee gegee dat die algemene jaarvergadering van die Negester Xxxxx-Kariba Huiseienaarsvereniging 26 Augustus 2017 om 09:00 by Negester Xxxxx-Kariba plaasvind met die oogmerk om alle statutêre sake te hanteer xxxx omskryf deur die Akte van Oprigting
• om die finansiële jaarstate vir die jare geëindig op 29 Februarie 2016 en 28 Februarie 2017, goed xx xxxx;
• om spesiale besluit 1 te oorweeg en goed xx xxxx;
• om trustees te verkies ooreenkomstig die bepalings van die Akte van Oprigting;
• om ouditeure aan te stel
Aangeheg aan hierdie kennisgewing xxx u die volgende dokumente vind:
1. Sakelys
2. Ordereëlings
3. Voorsittersverslag
4. Notule van die 2016 Algemene Jaarvergadering
5. Motivering van die spesiale besluit 1
6. Nominasievorm vir die verkiesing van trustees
7. Volmagstemvorm
8. Resolusie
9. Finansiële jaarstate
10. Begroting
11. Aanstelling van ouditeure
12. Klubhuis Voorlegging
Neem asseblief kennis dat u by magte is om die voorsitter of verteenwoordigende lid aan te stel om namens u xx xxxxxx gedurende die vergadering. U word versoek om die volmagstembrief te voltooi en aan die voorsitter te versend voor of op 21 Augustus 2017.
Voorts word u ook genooi om nominasies vir kandidate vir verkiesing as trustee xx
xxxx deurdat u die nominasievorm voltooi en versend aan xxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xx voor of op 21 Augustus 2017. Die vorm moet asseblief vergesel word van ʼn verkorte CV van die kandidaat.
Indien die eenheid aan ʼn regspersoon xxxx bv. ʼn trust of maatskappy behoort xxx ʼn resolusie van sodanige regspersoon benodig word ten einde ʼn individu in staat te stel om namens die regspersoon op te tree. ʼn Pro forma van die resolusie word ook aangeheg as ʼn aanhangsel tot hierdie dokument.
Neem asseblief kennis dat slegs lede wie se rekeninge op datum betaal is mag deelneem aan die algemene jaarvergadering.
SAKELYS
09:00-13:00 Algemene jaarvergadering van die Negester Xxxxx-Kariba Huiseienaarsvereniging
1. Opening
2. Konstituering
3. Verwelkoming
4. Ordereëlings
5. Voorsittersverslag
6. Notule van die 2016 Algemene Jaarvergadering
7. Spesiale besluit 1 - Motivering
8. Verkiesing van trustees
9. Finansiële jaarstate vir die jare tot 29 Februarie 2016 en 28 Februarie 2017
10. Begroting 2017/2018
11. Algemeen
ORDEREËLINGS
Neem asseblief kennis dat die volgende xxxxxxxx xxx geld tydens die Negester Xxxxx-Kariba Huiseienaarsvereniging se algemene jaarvergadering vir 2017.
Slegs lede wie se rekeninge in goeie orde is mag deelneem aan die verrigtinge. Hierdie lede mag:
• Die vergadering bywoon
• Stem ten opsigte van die Spesiale besluit
• Stem tydens die verkiesing van trustees
Lede wat kwalifiseer xx xxxx te neem xxx van stembriewe voorsien word om die handelinge te verrig.
Die onus berus op lede om te verseker dat hul rekeninge in orde is.
VOORSITTERSVERSLAG/CHAIRMAN REPORT AUGUSTUS 2017
Die afgelope jaar was weereens ʼn opwindende jaar met die van die Negester Landgoed Ontwikkeling en die vestiging van nuwe eienaars vanuit alle windrigtings wat baie nuwe vriendskappe tot gevolg het en wat aanleiding gee tot ʼn permanente vakansie atmosfeer. Die administratiewe bestuursprosesse is in plek gestel en personeel is aangestel om die nodige administratiewe bystand en ondersteuning xx xxxx.
Verlede jaar xxx waarskynlik onthou word vir die vestiging van die eerste eienaars en groot hoeveelheid tyd en energie wat aangewend is om die Landgoed so te ontwikkel dat dit in 'n pragtige en aangename leefstyl-area, met genoegsame en relevante infrastruktuur, omskep kon word.
The MST Developing Company embarked on the following essential projects which were completed in the past year in addition to services installation in various phases:
• Completion of the access road to the Estate
• Completion of four Hiking Trails
• Upgrading of the tennis court
• Upgrading of the mini golf course
• Removal of invasive plants (Lantanas)
• Upgrade and landscaping of the open and identified "green" areas of the Estate.
• Commissioning of the biometrical system at the main gate
• Building of the first 20 Caravan Sheds
Ten spyte van die bo-gemiddelde leefstyl-landgoed wat ons hier skep, xxx verkope in die eiendomsmark oor die algemeen baie xxxxx. Met die land nou amptelik in ʼn resessie, blyk die swak eiendomsmark voort te duur. Hiermee saam plaas die onbestendigheid van die Suid-Afrikaanse sosio-ekonomiese en politieke omgewing ook ʼn demper op eiendomsverkope. Nieteenstaande bogenoemde het die verkope gedurende die tweede helfte van Mei en Junie vir die eerste keer in maande begin optel en is daar steeds baie belangstelling en besoeke oor naweke aan die Landgoed en besoekers aan die ATKV-Xxxxx- Kariba Vakansieoord besoek ook die Negester Landgoed wanneer hul op die oord tuisgaan.
Die oordragproses verloop xxxx beplan. Daar is reeds 90 erwe in Fase 1, 28 erwe in Fase 2A, 25 erwe in Fase 2B en 1 erf in Fase 3A na kopers oorgedra. ʼn Verdere 19 erwe se planne is reeds ingedien of reeds uit vir die tenderproses en ʼn totaal van 248 erwe is reeds gediens.
Grootmaat elektrisiteitsvoorsiening word deur Eskom verskaf en skakeling met die hoofnetwerk is suksesvol voltooi. Telefoon- en internetdienste word deur Telkom verskaf en die skakelkamer en die xxxxx netwerk is reeds voltooi. Interkom, internet en telefoon aansluitings na alle voltooide huise xxx gedurende die vierde kwartaal voltooi word.
Met die bouwerk van die privaathuise gaan dit volgens plan. Daar word tans 54 huise bewoon en konstruksie van 50 huise is in proses. Die stand van verkope xxx xxxx volg opgesom word:
During the first AGM (September 2016) three new members were selected to represent the home owners on the HOA. They are Xxxxx Xxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxx and Xxxx Xxxxxxx. The XXX represented by the owners in the Estate, as well as the developers of the Estate is playing an important role in the management, maintenance and future development of a sustainable culture for the Estate.
It is a great pleasure to announce that the HOA has appoint Xxx Xxxxxxxx ( Former Manager of Warmbath Forever) as our first Estate Manager. Xxx will resume with his duties on 1 August and will take over all the day to day management of the estate. Xxxxxx Xxxxxx retired end Februarie 2017 as director and Xxxxxxxxx Xxxxxxx was appointed in his place. As mentioned before, other fulltime appointments are Xxxxxxx van der Xxxx (083 405 0351) who heads the administration function and she is the official contact person for HOA matters. With the increase in maintenance demands, it became clear that we needed a full time technical person and therefore we appointed Xxxxxx Xxxxxx (079 402 8501). Xxxxx Xxxxxxx (071 612 9129) is the sales agent appointed for the Development.
Xxxxxxx SA was appointed to give support to the medical service at the Estate and Xxxxx Xxxxxx (082 494 2717) was appointed to manage the relevant function. Medwell started on 1 March 2016 with a home nursing service.
Die vorige jaar se finansiële syfers is ingesluit by die AJV-kennisgewing vir kennisname. Ons huidige heffingstruktuur is nog voldoende en dek alle operasionele koste wat tans in die begroting is. Ingesluit in die dokumentasie is ook die HEV-begroting vir die huidige finansiële jaar (Maart 2017 tot Februarie 2018).
Die finansiële posisie van die HEV verbeter deurlopend met die registrasie en oordragte van erwe wat op 'n deurlopende grondslag plaasvind. Daar is tans 144 erwe oorgedra en die maandelikse inkomste by wyse van heffings beloop net meer as R2 124 00.00. Baie dankie aan almal wat so stiptelik elke maand hul heffing getrou betaal, dit word baie waardeer. 'n Uiteensetting van heffings wat ongelukkig maandeliks nie stiptelik betaal word nie, is as volg:
• 60 dae agterstallig: R7 079 [4 erwe]
• 90 dae agterstallig: R7 072[4 erwe]
• 120 dae en xxxxxx agterstallig: R37 000[4 erwe]
The financial position of the HOA can still improve by a strong drive to reduce the bad debt as stated on our balance sheet in the financial statements. We ask every one's cooperation in this regard.
I am satisfied that our team has managed to serve our members to the best of their abilities, but we are fully aware that it requires the full support and co-operation from our members to sustain our financial position and current lifestyle experience.
Ten slotte 'n woord van dank aan die volgende persone
• Xxxxxxx van der Xxxx, Xxxxxx Xxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxx en Xxxxx Xxxxxxxx vir xxx xxxxx werk en positiewe ingesteldheid om 'n sukses xx xxxx van die Negester Ontwikkeling.
• Xxxxx Xxxxxxxxx en Xxxx Xxxxxxx vir hulle hulp met die uitlê van ons pragtige staproetes
• Al ons diensverskaffers en kontrakteurs wat betrokke is.
• Xxx xx Xxx en die ATKV-Xxxxx-Kariba Vakansieoord vir hulle hulp en ondersteuning asook die skenking van vier pragtige rooibokke.
• Aan al die inwoners van die Landgoed vir jul ondersteuning en deurlopende positiewe ingesteldheid om te help bou aan Negester Landgoed Xxxxx-Kariba.
• My voorganger Xxxxxx Xxxxxx vir sy waardevolle bydrae die afgelope twee jaar.
• My mededirekteure, Xxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxx, Xxxxxxxxx Xxxxxxx, Xxxxx Xxxxxx en Xxxxxx Xxxxxxxx wat baie hard werk om van hierdie projek 'n sukses xx xxxx.
Xxxx Xxxxxxx
Voorsitter/Chairman
NOTULE VAN DIE ALGEMENE JAARVERGADERING VAN DIE NEGESTER LANDGOED XXXXX-KARIBA HUISEIENAARSVERENIGING, GEHOU OP SATERDAG,
24 SEPTEMBER 2016, OM 08:30 BY ATKV-XXXXX-KARIBA VAKANSIEOORD
1. OPENING
Xxxxxx Xxxxxxxx open met Skriflesing en gebed.
2. KONSTITUERING
Xxxxxx Xxxxxx, voorsitter van die Negester Landgoed Xxxxx-Kariba Huiseienaarsvereniging (HEV), meld dat die kennisgewing van die algemene jaarvergadering gepubliseer is xxxx voorgeskryf in artikel
3.1 van die HEV Akte van Oprigting (AVO) asook in die Maatskappywet, Wet nr. 71 van 2008 (die Wet) artikel 61 (7). Hierdie kennisgewing word met instemming van die aanwesiges as gelese beskou. Daar is 55 stemgeregtigdes aanwesig en drie Proxy (volmag) stemme in totaal 58. ʼn Kworum word ingevolge artikel 3.6 van die HEV se AVO, asook in die Wet artikel 64 (1) daargestel uit ʼn meerderheid van alle stemgeregtigdes xxxx bepaal met konstituering. Die volledige teenwoordigheidsregister is by die maatskappysekretaris beskikbaar. Die voorsitter verklaar die algemene jaarvergadering ingevolge artikel 3 van die HEV se AVO as behoorlik gekonstitueer.
3. VERWELKOMING
Die voorsitter verwelkom al die eienaars teenwoordig, insluitend die MST direksielede en personeel. Hy verwelkom spesifiek almal by 'n baie geskiedkundige geleentheid, die eerste algemene jaarvergadering van Negester Landgoed Xxxxx-Kariba en spreek die wens uit dat dit ʼn aangename en verrykende ervaring xxx xxxx.
4. REGLEMENT VAN ORDE
Die voorsitter vestig die vergadering se aandag op die bepalings in die reglement van orde vir die algemene jaarvergadering. Slegs lede wie se rekeninge in goeie orde is (opbetaal tot einde Augustus 2016) mag deelneem aan die verrigtinge. Die onus berus op lede om te verseker dat hul rekeninge op datum is. Hierdie lede mag:
• Stem vir die spesiale besluit
• Stem vir die verkiesing van HEV direkteure.
Stemmery xxx met stembriewe geskied. Enige volmagte wat xxx hanteer word volgens voorgeskrewe handeling xxxx uiteengesit in die kennisgewing van die Algemene Jaarvergadering.
Besluit HEV AJV
01/2016
Dat die verrigtinge volgens die gepubliseerde reglement van orde vir die algemene jaarvergadering xxx geskied.
5. XXXXX XXX XXXXXXXXX
Die xxxxxxxx xxxxx word eenparig aanvaar: Hierdie algemene jaarvergadering bring dankbare hulde aan Xxxxxx Xxxxxx en xxxxx xxx xx seun aan hul huis oorlede is gedurende Augustus 2016. Xxxxxx Xxxxxx het ook 'n ligte hartaanval gehad en word vinnige beterskap en sterkte toegewens.
6. GOEDKEURING VAN DIE NOTULE VAN DIE ALGEMENE JAARVERGADERING
Dit is die eerste vergadering van die Negester Landgoed Xxxxx- Kariba HEV en dus geen notule om goed xx xxxx nie.
HEV AJV 02/2016
7. SAKE BYGEVOEG VIR BESPREKING
7.1. Estetiese komitee
Die gevoel bestaan dat die genoemde komitee nie konsekwent optree nie. Die aangeleentheid xxx xxxx die HEV ondersoek word en die samestelling van die Estetiese xxxxxxx xxx verander word sodat die genoemde komitee effektief kan funksioneer
7.2. Honde en Wild
Die bekommernis bestaan dat die wild verjaag xxx word xxxx die rondloper honde wat tans op die Landgoed voorkom. 'n Beroep word op die honde-eienaars gedoen om by HEV reëls xx xxx wat honde betref sodat die wild vrylik tussen eiendomme kan rondbeweeg en nie deur honde gesteur word nie.
7.3. Woonwa-afdakke/motorhuise
Die eerste skrywes wat uitgegaan het aan eienaars was om die belangstelling te toets en met die enkele belangstelling op daardie stadium was die kostes bepaal op R450 per maand. Die belangstelling aan bogenoemde xxx xxxx getoets word en die HEV xxx ook die kostes en ooreenkomste finaliseer en kommunikeer aan eienaars vir oorweging.
7.4. Eskom
Die oponthoud om die Eskomkrag in plek xx xxxxx het gegaan oor die lewering van waarborge xxxx xxxx Eskom versoek wat grootliks dui om die beskerming en instandhouding van die kragnetwerk. Hierdie proses is afgehandel op 22 September 2016 waarna Eskom die terreinoorhandigingsprogram xxx bespreek met die Ontwikkelaar teen week van 4 Oktober 2016 om die aansluiting van die
kragnetwerk te finaliseer. Die nodige sertifikate om proses af xx xxxxxx is reeds deur Eskom gelewer.
7.5. Stormwatersloot
Die omheining van die stormwatersloot by erwe 355, 357 en 360 moet nog aandag kry. Die estetiese komitee moet besluit oor die materiaal wat gebruik gaan word vir die omheining en nodige aandag gee. Konsultasie xxx met eienaars gevoer word voordat die omheining van die sloot gedoen gaan word sodat saamgestem word oor die tipe xxxxxxx wat opgerig gaan word.
7.6. Watervoorsiening
Enkele eienaars spreek hul uit oor die beskikbaarheid van water in die lig van die droogte en aantal huise wat teen Desember 2016 voltooi gaan word en bewoon xxx xxxx. Die druk op voorsiening van water is 'n nasionale probleem en almal moet water bespaar. Die ondergrondse watervlakke is laag en eienaars moet spesiale pogings aanwend om waterbesparings te bewerkstellig. Die HEV xxx die watervlakke monitor en nodige besparingsmaatreëls instel wanneer nodig.
7.7. Reëls oor huishulpe
Die HEV xxx nodige reëls oor huishulpe opstel en beskikbaar stel.
7.8. HEV reëls
Die HEV reëls is versprei aan eienaars. Die nuutverkose HEV- bestuur xxx xxxx die reëls deurgaan en nodige aanpassings maak, indien van toepassing. Reëls xxx deurlopend gekommunikeer word en xxxxx xxxxx die aandag van nuwe intrekkers gebring word wanneer huise bewoon word.
7.9. Kommunikasie
Die HEV-bestuur onderneem om baie meer tyd te spandeer om kommunikasie na die eienaars te verbeter. Maandelikse bulletins word tans oorweeg om reeds bestaande inwoners ingelig xx xxx oor wat op die Landgoed aangaan, reeds bestaande nuusbriewe xxx kwartaalliks uitgestuur word en meer gereelde byeenkomste op die Landgoed word beplan om eienaars bymekaar te bring.
8. STATUTÊR-VOORGESKREWE SAKE: GEWONE BESLUITE
8.1. Die behandeling van die voorsittersverslag
Xxxxxx Xxxxxx lig sy voorsittersverslag deur middel van ʼn
aanbieding toe xxxx dit in die kennisgewing verskyn het.
Hy bedank die Hemelse Vader, asook al die eienaars wat deur middel van hulle betrokkenheid ʼn bydrae tot die verwesenliking van die doelwitte van die ontwikkeling maak. Namens die algemene jaarvergadering bedank hy die bestuur, al die ander
belanghebbendes en die direksie vir hulle tyd en diens wat hulle xxxxx.
Besluit HEV AJV
03/2016
Dat die voorsittersverslag as behandel beskou en aanvaar word.
8.2. Aanstelling van ouditeure
Xxxxxx Xxxxxx, voorsitter, noem dat die volgende aspekte belangrik en noodsaaklik is om 'n effektiewe en doelmatige gemiddelde grootte ouditeursfirma aan te stel:
• moet onafhanklik van klant wees
• moet oor voldoende kundigheid en ondervinding besit
• bekend met ondervinding veral aan ATKV en oorde-omgewing
Xxxxx Xxxxxxx Ouditeure van Randburg voldoen aan die kriteria. 'n Voorstel word deur die voorsitter gemaak om Xxxxx Xxxxxxx Ouditeure aan te stel vir 'n termyn van 3 jaar met bevestiging van aanstelling elke jaar tydens die AJV.
Besluit HEV AJV
04/2016
Dat die algemene jaarvergadering besluit:
1. Dat Xxxxx Xxxxxxx aangestel word vir 'n periode van drie (3) jaar tot en met die 2019 AJV.
2. Dat die bevestiging van aanstellingjaarliks tydens die AJV xxx plaasvind.
8.3. Spesiale besluit
Die volgende spesiale besluit, ter wysiging van die titelvoorwaardes deur Negester Xxxxx-Kariba Huiseienaarsvereniging MSW in opdrag van die direksie word oorweeg vir goedkeuring.
SPESIALE BESLUIT
Verandering van titelvoorwaardes (HEV)
Dat die titelvoorwaarde wat bepaal dat daar twee meter xxxxx xxxx erfgrens vir dienste toegelaat word, geskrap word.
Uitwerking van hierdie spesiale besluit:
Dié verslapping in die bepaling rondom erfgrense ten opsigte van dienste xxx tot voordeel van eienaars wees, aangesien die erwe xxx vergroot. Die impak op die lewering van dienste is nie van toepassing nie omdat die dienste binne die straatstrukture geleë is.
Motivering van hierdie spesiale besluit:
Dat die verandering aan die titelvoorwaardes ingedien word vir registrasie by die Registrateur van Aktes ten einde uitvoer xx xxx aan die spesiale besluit.
Besluit HEV AJV
05/2016
Dat die algemene jaarvergadering besluit:
Dat die spesiale besluit oor die verandering van titelvoorwaardes, xxxx xx uiteengesit, goedgekeur word.
8.4. Verkiesing van direkteure
Die verkiesing van direkteure word gedoen deur middel van stembriewe. Daar is drie (3) vakatures beskikbaar waarin drie (3) direkteure verkies moet word. Die ontwikkelaar het ook drie (3) direkteure en dus bestaan die direksie van die Negester Landgoed Xxxxx-Kariba HEV uit ses (6) direkteure.
Daar was 55 stemgeregtigde eienaars geregistreer en drie (3) volmagte ontvang – dus 58 stemgeregtigde eienaars. Slegs eienaars het deelgeneem aan stemmery en nie die ontwikkelaar nie. Eienaars van 'n Beslote Xxxxxxxxxx, 'n Trust of Maatskappy moet 'n resolusie voltooi van hul geregistreerde instansie voordat hul aan stemmery kan deelneem. Genomineerde kandidate het elk twee (2) minute ontvang om hulself voor te stel.
Xxxxx Xxxxxxx ouditeursfirma hanteer die verkiesing van die direkteure.
Die kandidate wat as direkteure genomineer is, is:
mnr. Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx, mnr. Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx,
mnr. L Swanich, en
mnr. Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx.
Besluit HEV AJV
06/2016
Dat die algemene jaarvergadering kragtens die uitslag van die verkiesing die volgende persone vir ʼn termyn van een jaar tot en met 2017 as direkteure op die Negester Xxxxx-Kariba HEV aanstel, naamlik:
mnr. Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
mnr. Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx en mnr. Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx
8.5. Finansiële jaarstate van die Negester landgoed Xxxxx-Kariba HEV vir die jaar geëindig 29 Februarie 2016
Xxxxxx Xxxxxx, voorsitter, behandel die finansiële state van die Negester Landgoed HEV vir die eerste sewe maande geëindig 29
Februarie 2016. Die state is nie geoudit nie en xxx met die huidige jaar se finansiële state geoudit word aan die einde van Februarie 2017. 'n Verduidelikings rakende die Staat van Omvattende inkomste is xxxx volg:
Negester Xxxxx-Kariba Retirement Estate Home Owners Finansiële state vir die jaar geëindig 29 Februarie 2016 Staat van omvattende inkomste | |
Syfers in randwaarde Nota | 2016 |
7 mnde | |
Bedryfsinkomstes | |
Heffings | 375,828 |
Bedryfsuitgawes | |
Bankkoste | 1,149 |
Bemarkingskoste | 42,050 |
Bestuurskoste en verblyf | 21,616 |
Instandhouding | 119,566 |
Munisipalekoste | 55,597 |
Personeelkoste | 119,710 |
Professionele fooi | 77,315 |
Skryfbehoeftes, drukwerk en telefoon | 19,750 |
Sekuriteit | 250,074 |
Versekering | 22,190 |
Totale bedryfsuitgawes | 729,017 |
Bedryfsverlies voor rente | (353,189) |
Rente ontvang | 944 |
Verlies voor belasting | (352,245) |
Terugvoering oor die volgende aspekte word verlang:
8.5.1. Bemarkingkoste
Die bedrag bestaan hoofsaaklik uit onthaal en ander kantoorkostes en nie soseer uit bemarkingskoste nie.
Dit xxx in die toekoms teen die regte uitgawe-items verantwoord word.
Professionele kostes/Hoofsaaklik regskoste en betalings aan die mediese diensteverskaffer, Elsorg.
8.5.2. Groepslening van R2,8 miljoen
Die groepslening verteenwoordig hoofsaaklik die finansiering van die sorgsentrum wat op hierdie stadium as 'n HEV bate beskou word.
Die aangeleentheid word tans ondersoek en xxx na oorleg met die ouditeure geherklassifiseer word.
Besluit HEV AJV
07/2016
Dat die algemene jaarvergadering kennis neem van die finansiële jaarstate vir die eerste sewe maande van 2015/2016 finansiële jaar.
8.5.3. Begrotings 2016/2017 finansiële jaar
Xxxxxx Xxxxxx, die voorsitter, hanteer die bedryfsbegroting vir die 2016/2017 finansiële jaar. Die begroting word kortliks as volg opgesom:
NEGESTER LANDGOED KK(HEV) | |
BEDRYFSBEGROTING 2016/17 | |
Begroting 2016/2017 | |
TOTALE INKOMSTE 2,325,599 | |
HEFFINGS ONTVANGBAAR | 2,325,599 |
UITGAWES 2,098,788 | |
ADMINKOSTE EKSTERN | 538,612 |
BEMARKING | 25,000 |
BESTUURSKOSTE | 32,500 |
BEDRYFSKOSTE | 1,050,185 |
DEPRESIASIE | 22,600 |
INSTANDHOUDING | 120,000 |
PERSONEELKOSTE | 309,891 |
2,098,788 | |
NETTO SURPLUS 226,810 | |
Besluit HEV AJV
08/2016
Dat die algemene jaarvergadering besluit dat die bedryfsbegroting vir die 2016/2017 xxxx bespreek goedgekeur word.
9. ALGEMEEN
Geen verdere bespreking vind plaas nie.
10. AFSLUITING
Die voorsitter bedank al die eienaars wat teenwoordig was vir hul tyd en opoffering om vergadering by xx xxxx en sluit die vergadering af om 12:30.
GOEDKEURING VAN DIE SPESIALE BESLUIT
Die volgende spesiale besluite, ter wysiging van die naam van die ontwikkeling van Negester Xxxxx-Kariba Retirement Estate na Negester Xxxxx-Kariba Lifestyle Estate in opdrag van die raad van trustees voor te lê vir oorweging en goedkeuring.
SPESIALE BESLUIT 1
Die verandering van die naam.
Uitwerking van hierdie spesiale besluit:
Die naam van die ontwikkeling word verander na Negester Xxxxx-Kariba Leefstyl Landgoed en die wysiging xxx ingedien word by die toepaslike instansie vir registrasie indien nodig.
Motivering van hierdie spesiale besluit:
Die verandering van die naam is gemotiveer uit die geledere van die eienaars. Eienaars is van mening dat die omskrywing van ʼn leefstyl landgoed meer gepas is en dit ook so in die naam van die ontwikkeling weerspieël behoort te word. Die landgoed het inwoners wat nie afgetree is nie, maar wel oor 50 is. Die bemarking van die landgoed het nog altyd gefokus op ʼn leefstyl landgoed vir vyftig plussers.
NOMINASIEVORM
Genomineer deur: Eenheid:
Handtekening Datum
Genomineerde: Eenheid:
Handtekening Datum
E-pos adres:
Selnr.: Tel.:
Toepaslike ervaring ter motivering van die nominasie:
Die nominasie moet vergesel word van ʼn verkorte curriculum vitae van die kandidaat.
Die nominasie moet asseblief na xxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xx versend word teen nie later as 21 Augustus 2017.
VOLMAGVORM
Ek, van (adres) ʼn lid, verteenwoordiger van die eienaar van eenheid , ID no. stel hiermee vir (volle naam) van (adres),
of by gebrek aan hom/haar, (volle naam) van (adres), of indien xxxxxxx van die voormelde, die voorsitter van die vergadering, aan as my gevolmagtigde om namens my by die algemene jaarvergadering wat gehou staan te word op of by enige vergadering daarvan, xxxx volg namens my te stem, of by gebrek aan sodanige aanduiding, na goeddunke te stem:
Ten gunste (X) | Teen (X) | Buite stemming (X) | |
Spesiale Besluit 1 Wysiging van geregistreerde naam | |||
Besluit 2: rakende voorlegging van die finansiële jaarstate van die HEV | |||
Besluit 3: rakende die begroting vir 2017/2018 | |||
Besluit 4: rakende aanstelling van trustees |
(dui opdrag aan gevolmagtigde aan met ʼn kruisie in die betrokke ruimte)
Ek magtig ook my gevolmagtigde om na goeddunke namens my te stem of buite stemming xx xxx rakende enige aangeleentheid buiten die bogenoemde wat tydens die vergadering ter stemming gebring mag word.
Geteken op hierdie dag van 201 .
Handtekening:
Geteken op hierdie dag van 201 .
Getuie:
VOLMAG - REËLS
1. Die volgende bepalings geld ten opsigte van gevolmagtigdes:
1.1. ʼn volmaginstrument moet op skrif, gedateer en deur die lid onderteken wees.
1.2. ʼn afskrif van die instrument waarvolgens ʼn gevolmagtigde benoem is, moet by die maatskappy afgelewer word, of aan enige persoon namens die maatskappy, voordat die gevolmagtigde enige regte van die lid by die algemene jaarvergadering uitoefen.
1.3. ongeag die formaat van die instrument wat gebruik word om die gevolmagtigde te benoem:
(i) word die benoeming op enige tydstip opgeskort en in soverre die lid besluit om direk xx xxxxxx en persoonlik enige regte van die lid uit te oefen:
(ii) kan die benoeming herroep word, tensy die gevolmagtigde-benoeming uitdruklik anders bepaal: en
(iii) indien die benoeming herroep kan word, kan ʼn lid die gevolmagtigde- benoeming herroep deur dit skriftelik te kanselleer of ʼn later onverenigbare benoeming van ʼn gevolmagtigde te doen en ʼn afskrif van die herroepingsinstrument by die gevolmagtigde en die maatskappy af xx xxxxx.
1.4. die gevolmagtigde is geregtig om enige stemreg van die lid sonder aanwysing uit te oefen of hom/haar daarvan te weerhou om dit uit te oefen, behalwe in soverre die maatskappy se AVO of die instrument waarvolgens die gevolmagtigde benoem is, anders bepaal.
2. ʼn Lid se opdragte aan die gevolmagtigde moet aangedui word deur die invoeging van die toepaslike aantal stemme wat deur die lid uitgeoefen kan word, in die toepaslike ruimte wat voorsien word. Versuiming om dit na te kom, xxx geag word die gevolmagtigde te magtig om op die algemene jaarvergadering na goeddunke te stem ten opsigte van die lid xx xxxxxx wat op daardie vergadering uitgeoefen kan word.
3. Volmagvorms moet ingedien word by xxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xx teen 21 Augustus 2017.
RESOLUSIE
Resolusie van die raad van direkteure, alternatiewelik die lede van ‘n beslote korporasie, alternatiewelik die trustees van
Naam van die maatskappy, beslote korporasie of trust As die geregistreerde eienaar van
Eenheid:
Geteken te op hierdie dag van 2017.
Besluit dat:
(Naam in drukskrif)
As gevolmagtigde verteenwoordiger aangestel word. Die xxxxxxx xxx namens die eienaar die algemene jaarvergadering bywoon en enige stem wat gevra word uitbring en alle handelinge verrig wat van die eienaar vereis word. Die handelinge van die persoon is bindend op die maatskappy, beslote korporasie of trust.
Naam: Handtekening:
(Direkteur/ Lid/ Trustee)
Naam: Handtekening:
(Direkteur/ Lid/ Trustee)
NOTICE IS HEREBY GIVEN FOR THE ANNUAL GENERAL MEETING OF NEGESTER XXXXX-KARIBA HOMEOWNERS ASSOCIATION (HOA), A NON-PROFIT COMPANY WITH REGISTRATION NUMBER: 2013/091301/08
Notice is hereby given for the Annual General Meeting of the Negester Xxxxx-Kariba Homeowners Association takes place on 26 August 2017 from 09:00 at Negester Xxxxx- Kariba with the aim to deal with all statutory matters as defined by the Article of Association.
• to approve the financial statements for the years ending 29 February 2016 and 28 February 2017;
• to consider and approve special resolution 1;
• to elect trustees in accordance with the provisions of the Articles of Association;
• to appoint auditors.
Attached to this notice you will find the following documents:
1. Agenda
2. Proceedings
3. Minutes of the Annual General Meeting of 2016
4. Chairman’s Report
5. Motivation for the special resolution 1
6. Nomination forms for the trustee election
7. Proxy voting form
8. Resolution
9. Financial statements
10. Budget
11. Apointment of auditors
12. Proposal:clubhouse
Please note that you have the power to have the chairperson or a representative member vote on your behalf during the meeting. You are requested to complete the proxy voting letter and send it to the chairperson on or before 21 August 2017.
Furthermore, you are also invited to nominate candidates for election as a trustee. Complete the nomination form and send it to xxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xx on or before 21 August 2017. The form must please be accompanied by a brief CV of the candidate.
If the unit of a corporate body, for example a trust or company, be required, a resolution will be established in order for an individual to act on behalf of the corporate body. A pro forma of the resolution is also attached as an appendix to this document.
Please note that only members whose accounts are up to date may participate in the Annual General Meeting.
AGENDA
09:00-13:00 Annual General Meeting of the Negester Xxxxx-Kariba Homeowners Association
1. Opening and Constitution
2. Welcome
3. Proceedings
4. Chairman’ Report (page 5)
5. Minutes of the Annual General Meeting 2016
6. Special resolution 1 - Motivation
7. Election of trustees
8. Financial statements for the years ending 29 February 2016 and 28 February 2017
9. Budget 2017/2018
10. General
PROCEEDINGS
Please take note that the following arrangements will apply during the Negester Xxxxx-Kariba Homeowners Association’s annual general meeting for 2017.
Only members whose accounts are in good standing order are allowed to participate in the proceedings. These members may:
• Attend the meeting
• Vote regarding the Special resolution
• Vote in the trustee election
Members who qualify to participate will be provided ballots to perform these actions. The onus is on the members to ensure that their accounts are in order.
APPROVAL OF THE SPECIAL RESOLUTION
The following special resolution to amend the name of the development as requested by Xxxxxxxx Xxxxx-Kariba Homeowners Association NPC by the board of trustees is submitted for consideration and approval.
SPECIAL RESOLUTION 1
Changing the name of the development.
That the name of the development be changed from Negester Xxxxx-Kariba Retirement Estate to Negester Xxxxx-Kariba Lifestyle Estate.
Effect of this special resolution:
The estate will be known as Negester Xxxxx-Kariba Lifestyle Estate. The change of name will be submitted to the relevant authorities if necessary.
Motivation for this special resolution:
The amendment of the name will be in keeping with the marketing strategy as well as the rules of the estate. Owners are not necessarily retired and the estate prides itself on the lifestyle it offers.
NOMINATION FORM
Nominated by: Unit:
Signature Date
Nominated: Unit:
Signature Date
E-mail address:
Cell No.: Tel.:
Appropriate experience in support of the nomination:
The nomination must be accompanied by a short curriculum vitae of the candidate.
The nomination must please be sent to xxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xx no later than 21 August 2017.
PROXY FORM
I, of (address) a member, representative of the owner of unit , ID no. Hereby appoint (full name)
of (address), or failing him/her, (full name)
of (address), or if none of the
aforementioned, the chairperson of the meeting, as my proxy to vote on my behalf at the annual general meeting to be held on or at any adjournment thereof, to vote as directed by me, or in the absence of such indication, to vote at their discretion:
In favour (X) | Against (X) | Abstain (X) | |
Special Resolution 1 Change of registered name | |||
Resolution 2: regarding presentation of the financial statements of the HOA | |||
Resolution 3: regarding the 2017/2018 budget | |||
Resolution 4: regarding appointment of trustees |
(Indicate instructions to proxy with a cross in the appropriate space)
I also authorize my proxy to vote or abstain for me at their own discretion on any matter other than the above that may be out to vote at the meeting.
Signed on this the day of 201 .
Signature:
Signed on this the day of 201 .
Witness:
PROXY - RULES
1. The following provisions apply in respect to proxies:
1.1. a proxy instrument must be written, dated and signed by the member.
1.2. a copy of the instrument in which a proxy is appointed, must be delivered to the company, or to any person on behalf of the company before the proxy exercises any rights of the members at the annual general meeting.
1.3. Regardless of the format of the instrument used to appoint the proxy:
(iv) suspension of the nomination may occur at any time and to the extent that the member chooses to act directly and to personally exercise any right of the member:
(v) the appointment man be revoked, unless the proxy nomination explicitly states otherwise: and
(vi) if the appointment is revoked, a member can revoke the proxy nomination by cancelling it in writing or later doing an incompatible appointment of a proxy and sending a copy of the revoke instrument to the proxy and to the company.
1.4. The proxy is entitled to exercise any voting rights of the member without withholding him/her from exercising it, except to the extent the company’s memorandum of incorporation or instrument where the proxy is appointed, provides otherwise.
2. A member’s instructions to be exercised by the proxy must be indicated with the insertion of the relevant number of votes by the member in the appropriate space provided. Failure to comply with this will be deemed to authorize the proxy to vote at the annual general meeting at their own discretion with regard to the member’s votes that can be exercised at that meeting.
3. Proxy forms must be submitted to xxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xx by no later than 21 August 2017.
RESOLUTION
Resolution of the board of directors, alternatively members of a close corporation, alternatively trustees of
Name of the company, close corporation or trust As the owner of
Unit:
Signed on this the day of _2017.
Resolved that:
(Print name)
If authorized representative is appointed, the person will attend the annual general meeting on behalf of the owner to cast any required vote and all acts of the person that are required of the owner. The actions of the person are binding to the company, close corporation or trust.
Name:
Signature: (Director/ Member/ Trustee)
Name:
Signature: (Director/ Member/ Trustee)
NEGESTER XXXXX-KARIBA RETIREMENT ESTATE HOME OWNERS ASSOCIATION NPC (REGISTRASIENOMMER 2013/091301/08) FINANSIËLE STATE VIR DIE JARE GEËINDIG 29 FEBRUARIE 2016 EN 28 FEBRUARIE 2017
Sien asseblief finansiële state aangeheg / Please see attached the financial statements.
BEGROTING 2017/2018
Sien aangeheg / Please see attached