Директора на дирекция „Централно координационно звено“ в администрацията на I Министерския съвет, в качеството му на ръководител на Националното координационно звено (НКЗ) по Норвежкия финансов механизъм (НФМ) 2014-2021, с ; адрес: гр. София 1594,...

Споразумение за изпълнение на програма „Правосъдие“

Във връзка с Програмно споразумение между Министерство на външните работи
на Кралство Норвегия и Националното координационно звено за финансирането
на програма „Правосъдие“, подписано на 23 май 2018 г.

Днес, г. в гр. София, между:

Директора на дирекция „Централно координационно звено“ в администрацията на I Министерския съвет, в качеството му на ръководител на Националното координационно звено (НКЗ) по Норвежкия финансов механизъм (НФМ) 2014-2021, с ; адрес: гр. София 1594, бул. „Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx“ № 1, от една страна,

и

! Министерство на правосъдието на Република България - програмен оператор по | програма „Правосъдие“ с адрес: Xxxxx 0000, xx. „Славянска“ № 1, представлявано от ; проф. Xxxxxxx Xxxxxxxx - заместник-министър и ръководител на програмния ; оператор, от друга страна

¹ се сключи настоящото споразумение за изпълнение на програма:

Член 1 — Предмет на споразумението

1. Настоящото споразумение се сключва на основание на Програмно споразумение между Министерство на външните работи на Кралство Норвегия и Националното координационно звено за финансирането на програма „Правосъдие“, като има за цел да определи условията и правилата за изпълнение на програмата, както и правата и задълженията на страните.

2. С настоящото споразумение НКЗ възлага изпълнението на програма „Правосъдие“, а Програмният оператор се задължава да изпълни програмата при спазване на условията на програмното споразумение и представляващите неразделна част от него приложения.

Член 2 - Нормативна рамка за предоставяне на безвъзмездната финансова помощ

1. Следните документи установяват нормативната рамка за предоставяне на безвъзмездната финансова помощ по настоящето споразумение:

   1. Споразумението между Европейския съюз и Кралство Норвегия относно Норвежкия финансов механизъм 2014-2021;

   2. Регламентът относно изпълнението на Норвежкия финансов механизъм 2014- 2021, приет от Министерство на външните работи на Кралство Норвегия съгласно чл. 10. 5 от Споразумението между Европейския съюз и Кралство Норвегия относно Норвежкия финансов механизъм 2014-2021 г., наричан по- долу Регламента;

   3. Меморандумът за разбирателство относно изпълнението на Норвежкия финансов механизъм 2014-2021 г. между Република България и Кралство Норвегия, наричан по-долу Меморандума;

   4. Програмното споразумение между Министерство на външните работи на Кралство Норвегия и Националното координационно звено на Република България за финансиране на програма „Правосъдие“ и приложенията към него;

   5. Други правила и указания, приети от Министерство на външните работи на Кралство Норвегия, в съответствие с Регламента;

   6. Системите за управление и контрол на изпълнението на Финансовия механизъм нк Европейското икономическо пространство и Норвежкия финансов механизъм 2014-2021 г. на национално ниво.

2. С| подписване на настоящото споразумение Програмният оператор декларира, че е | запознат със съдържанието на посочените по-горе документи и приема произтичащите от тях условия за изпълнение на програмата. Всяко действие или бездействие на страна по това споразумение, което е несъвместимо с нормативната рамка, се счита за нарушение на споразумението за изпълнение.

3. При наличие на несъответствие между настоящото споразумение за изпълнение на програмата и Регламента или програмното споразумение с предимство се прилагат съответно Регламента и програмното споразумение.

Член 3 4|Размер на безвъзмездната финансова помощ

1. Допустимите разходи по програмата, максималният размер на безвъзмездната финансова помощ от Норвежкия финансов механизъм и процентното съотношение на безвъзмездна финансова помощ, както и разпределението на разходите по бюджетни линии са посочени в Анекс I към Програмното споразумение.

2. Програмният оператор има право на авансово плащане съгласно Xxxxx X.

3. Разходите за управление на програмата, извършени от програмния оператор, не могат да надвишават сумата, посочена в Анекс I към Програмното споразумение.

Член 4 - Допустимост на разходите

1. Безвъзмездната финансова помощ се предоставя за покриване на разходи по програмата, които отговарят на правилата за допустимост, посочени в чл. 8.1 от Регламента, както следва:

1. Разходи за управление на програмата, направени от програмния оператор в съответствие с чл. 8.10 от Регламента;

2. Плащания по проекти в рамките на програмата в съответствие с Регламента, програмното споразумение и договорите по конкретните проекти.

2. Допустими разходи по проектите са разходи, които са извършени действително от! бенефициента или проектните партньори, съответстват на критериите съгласно чл. 8.2 от Регламента и попадат в категориите и покриват условията за директни допустими разходи съгласно чл. 8.3 от Регламента, за стандартни размери на единични разходи съгласно чл. 8.4 от Регламента или за непреки разходи по чл. 8.5 от Регламента.

3. Разходите, извършени от Програмния оператор, бенефициентите и проектните партньори се доказват с издадени фактури или други разходооправдателни документи с еквивалентна доказателствена сила съгласно чл. 8.12 от Регламента.

4. Период на допустимост на разходите:

1. Периодът на допустимост на разходите по програмата е посочен в Анекс I на програмното споразумение, като крайният срок на допустимост на разходите по програмата е до 31.12.2024 г.

2. Началната дата на допустимост на разходите по проектите се определя в договора за изпълнение на съответния проект в съответствие с чл. 8,13 от Регламента. Началната дата на допустимост на разходите по предварително дефинираните проекти е не по-рано от датата, на която Националното координационно звено уведоми Министерство на външните работи на Кралство Норвегия за позитивната оценка на предварително дефинираните проекти от програмния оператор или за извършена външна оценка в съответствие с чл. 6.5.3 от Регламента. Срокът за това уведомление следва да бъде не по-дълъг от 7 дни от датата на получаване на известие в НКЗ от ПО за приключилата оценка.

3. Крайната дата на допустимост на разходите по проектите се определя от Програмния оператор в решението за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ, като същата трябва да бъде до една година от планираното завършване на проекта, но не по-късно от 30.04.2024 г.

4. Разходите се признават за извършени, ако са фактурирани, изплатени и съответните стоки/услуги/строителство са доставени/извършени в рамките на периода на допустимост. По изключение, разходи, които са фактурирани през последния месец на допустимост на разходите по проекта, се считат за извършени в рамките на периода за допустимост, ако е извършено плащане в рамките на 30-дневен срок, считано от датата, на която изтича срокът на допустимост на разходите.

4.5. В случай, че са извършени разходи в нарушение на чл. 11 от настоящото споразумение относно промяна на програмата, те се считат за недопустими.

Член 5 — Задължения на страните

1. Задължения на Програмния оператор:

1. Да спазва разпоредбите на Регламента и по-специално чл. 3.3 и чл. 5.6, уреждащи задълженията на програмния оператор, разпоредбите на програмното споразумение и на приложенията към него, споразумението за изпълнение на програмата, както и съответните изисквания на действащото национално законодателство, както и законодателството на ЕС;

2. Да осигури изпълнението на програмата в съответствие с нейната цел, резултати, продукти, индикатори и заложени целеви стойности, както и всички условия, посочени в настоящото споразумение за изпълнение на програмата и в програмното споразумение;

3. Да уведомява НКЗ относно всички обстоятелства, които биха имали ефект върху изпълнението на програмното споразумение;

4. Да осигури високо ниво на прозрачност и отчетност, както и спазване на принципите на добро управление, зачитане на основните човешки права, устойчиво развитие и нулева толерантност към корупционни практики;

5. Да представи на НКЗ и на Сертифициращия орган детайлно описание на системите си за управление и контрол в шестмесечен срок от одобрението на програмата от Министерство на външните работи на Кралство Норвегия. Детайлното описание включва задължително следната основна информация: организационна структура и функции на Програмния оператор, вкл. делегиране щ функции, процедури за подбор и оценка на проектни предложения, вкл. процедура за подбор и оценка на проекти по малката грантова схема и за оценка на предварително дефинирани проекти, допустимост на разходите, сключване на договори за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ с бенефициентите и ; изменения на договорите, процедури по предварителен и/или последващ контрол на избора на изпълнители, верифицикация, плащания, вкл. прогнози и лимити, система за предотвратяване, докладване и коригиране на нередности, създаване на одитна пътека за всички дейности, финансирани по програмата, счетоводна отчетност, докладване, вкл. предоставяне на информация от ПО към НКЗ, Сертифициращия орган и Одитния орган и докладване от бенефициентите къ;м ПО, мониторинг на ниво програма, процедура по промяна на програмата, информация и публичност, съхранение и архивиране на документацията, използване на информационна система (ИСУН 2020) за целите на кандидатстване, оценка и отчитане на разходите по проектите и процедура за промяна на СУК;

6. При извършване на промени в СУК Програмния оператор следва да информира НКЗ и Сертифициращия орган в 14-дневен срок;

7. Да проведе процедури по подбор на проектни предложения в съответствие с Рфдел 7 от Регламента и Xxxxx XX — Оперативни правила на Програмното споразумение, както и всички поети ангажименти и договорености, постигнати с Министерство на външните работи на Кралство Норвегия в процеса на подготовката на програмното споразумение, в съответствие с разпоредбите на чл|. 1.4 от Програмното споразумение. По отношение на въпроси, които не са изрично уредени в горепосочените документи, в сила е приложимото национално законодателство. Подаването на проектни предложения и оценителният процес се извършват в Информационната система за управление и наблюдение на средствата от Европейските структурни и инвестиционни фондове (ИСУН 2020). Ако не е налице пълна техническа възможност на съответните модули на ИСУН 2020, подаването на проектните предложения и тяхната оценка се извършва на хартиен носител. Допустимите кандидати и партньори са посочени в чл. 7.2 от Регламента, като ограничения могат да бъдат въведени само в случаите, когато това е посочено изрично в Анекс II Оперативни правила;

8. Да проведе оценка на предварително дефинираните проекти, посочени в Xxxxx XX-! Оперативни правила, в съответствие с чл. 6.5 от Регламента и Програмното споразумение, като в случай, че в Анекс I се изисква външна оценка същата следва да бъде извършена от външна организация, която е независима и несвързана с Програмния оператор. Програмният оператор следва да информира Националното координационно звено за взетите решения;

9. Да създаде организационна структура, която гарантира независимост и функционално разделение на структурите, отговорни за верификацията на плащанията от другите структури, отговорни за изпълнение на програмата. В случаите, в които структура в рамките на администрацията на ПО изпълнява и предварително дефинирани проекти по програмата, ПО следва да осигури функционално разделение на функциите на отдела, отговарящ за верификацията от другите отдели, отговорни за изпълнението на предварително дефинираните проекти с цел избягване на конфликт на интереси. В случай, че в Анекс I е включено условие за външна верификация, Програмният оператор следва да сключи договор с външен и независим верификатор и да уведоми НКЗ;

10. При оценката на проектните предложения и изпълнението на програмата Програмният оператор следва да предприеме всички необходими мерки за предотвратяване на конфликт на интереси съгласно чл. 7.5 от Регламента. При установяване на ситуация, която води до конфликт на интереси, Програмният оператор следва да уведоми незабавно Националното координационно звено;

11. За всеки одобрен проект да сключи договор със съответния бенефициент. Съдържанието на договора следва да съответства на чл. 7.6 от Регламента, като урежда правилата и условията за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ, както и правата и задълженията на страните. Форматът на договор се изготвя от Националното координационно звено в съответствие с изискванията на Регламента. Сключените договори следва да гарантират устойчивост на резултатите от проектите;

12. Да осъществява предварителен контрол и/или последващ контрол върху обществените поръчки по отношение на одобрените проектни предложения;

13. Да предоставя годишен доклад и друга информация, свързана с изпълнението на програмата при поискване от НКЗ, Сертифициращия орган, Одитния орган, Офиса на ФМ или Министерство на външните работи на Кралство Норвегия. Програмният оператор следва да гарантира, че информацията, предоставена на НКЗ или На други заинтересовани страни, е изчерпателна и вярна;

14. Да осъществява редовен мониторинг на проектите, одобрени за изпълнение в рамките на програмата, с цел удостоверяване на степента на постигане на заложените индикатори и на приноса им към постигане на целите на програмата;

15. Да осигури верифициране на извършените разходи по програмата, като извършва плащания към крайните бенефициенти в срока, посочен в Анекс 2 към програмното споразумение. При отчитането на разходите на проектно ниво следва да се използва ИСУН 2020;

16. Да информира НКЗ за обстоятелствата, които застрашават или може да застрашат успешното изпълнение на програмата;

17. Да предприема необходимите мерки и да въведе надеждни контролни механизми за предотвратяване, установяване, докладване на нередности и коригиране на въздействието на нередностите при изпълнението на програмата и при изпълнение на конкретните проекти от страна на бенефициентите, вкл. мерки за финансови корекции и възстановяване на неправомерно изразходвани средства, съгласно Раздел 12 от Регламента;

18. Да поддържа адекватна счетоводна отчетност по отношение на програмата, като гарантира, че бенефициентите поддържат отделно счетоводна система по отношение на всички разходи, свързани с изпълнението на проектите в съответствие с националните счетоводни правила;

19. Да изпълнява и допълнителни указания на Сертифициращия орган, свързани с финансовото управление и контрол на програмата;

20. Програмният оператор е длъжен да спазва действащите разпоредби за държавните помощи на българското и европейско законодателство, а именно - Закона за държавните помощи, Правилник за прилагане на Закона за държавните помощи, членове 106 — 108 от Договора за функциониране на ЕС и вторичното законодателство (acquis) на ЕС в областта на държавните помощи, като съгласува предоставянето на БФП с Министерството на финансите. Програмният оператор изпълнява функциите на администратор на помощ по смисъла на Закона за държавните помощи. Програмният оператор следва да поддържа писмено описание на всички извършени оценки относно съответствие с Държавните помощи, в частност решенията за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ и за определяне на размера на безвъзмездната финансова пфмощ, като документите се представят на Министерство на външните работи на Кралство Норвегия и на НКЗ при поискване;

21. В случай на решение на Европейската комисия за възстановяване на неправомерно предоставена държавна помощ, възстановяването се извършва по рбда на Правилника за прилагане на Закона за държавните помощи. Решението на ЕК подлежи на принудително изпълнение по реда на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК).

2. Задължения на НКЗ:

1. Да информира своевременно Програмният оператор за възникнали промени в изйскванията на Офиса на ФМ/Министерство на външните работи на Кралство Норвегия по отношение на отделните аспекти и/или етапи от изпълнението на Норвежкия финансов механизъм и програмата;

2. Да; оказва съдействие на Програмния оператор при необходимост от консултиране с Xxxxx на ФМ по възникнали специфични въпроси, свързани с изпълнението на програмата;

3. Да подготвя и представя методически указания и методологическо ръководство относно изпълнението на програмата;

4. Да извършва мониторинг на програмно ниво, който има за цел да верифицира постигнатия напредък по програмата по отношение на определените цели и резултати въз основа на одобрените индикатори;

5. Да поддържа актуална информацията за програмата, публикувана на Единния информационен портал за финансовите механизми;

6. Да оказва съдействие при необходимост относно кандидатстването с проектни предложения, оценяването и отчитането в ИСУН 2020.

Член 6 - Партньорство на ниво програма и на ниво проект

1. Настоящата програма се изпълнява в сътрудничество с Норвежката корекционна служба и Министерството на правосъдието и обществената сигурност на Кралство Норвегия с цел да бъде насърчен обмена на опит и добри практики.

2. Програмният оператор следва да създаде Комитет за сътрудничество, състоящ се от представители на програмния оператор и на партньорите от Кралство Норвегия и международните партниращи организации. Като наблюдатели следва да бъдат поканени Министерство на външните работи на Кралство Норвегия, Норвежкото посолство в Румъния, Националното координационно звено и партньорите от Кралство Норвегия, в случаите, в които са потвърдили, че ще участват като наблюдатели.

3. Комитетът за сътрудничество предоставя съвети относно подготовката и изпълнението на програмата съгласно чл. 4.4 от Регламента.

4. Програмният оператор следва да насърчава и подкрепя създаването на партньорства с представители на Кралство Норвегия, като в процеса на оценка на проектите е необходимо да бъде представен проект на партньорско споразумение или писмо за намерения. Програмният оператор следва да гарантира, че партньорското споразумение е в съответствие с разпоредбите на чл. 7.7 от Регламента. Споразумението трябва да бъде на английски език.

5. Разходите, извършени от партньор по проекта, са обект на същите правила и ограничения, които важат и за разходите, извършени от бенефициента по проекта.

Член 7 - Фонд за двустранни отношения

1. В съответствие с Меморандума за разбирателство по НФМ 2014 - 2021 г. Националното координационно звено предоставя на програмния оператор средства в размер на 100 000 евро за подкрепа на създаване на двустранни партньорства, и насърчаване на двустранни инициативи. Програмният оператор може да изпрати обосновано искане до ръководителя на НКЗ за предоставяне на допълнителна сума от Фонда за двустранни отношения след изразходване на предвидените в Меморандума за разбирателство средства за програмата.

2. Програмният оператор има право на извънредно авансово плащане в размер до 50 000 евро в съответствие с разпоредбите на чл. 4.6.4 от Регламента за изпълнение на дейности, свързани с двустранно сътрудничество на етапа на подготовка на програмното споразумение, след представяне на искане (по образец) със съответна обосновка.

3. Програмният оператор изготвя и представя на НКЗ междинни финансови отчети на английски език на шестмесечен период, в следните срокове:

• до 30 януари за разходи, извършени по двустранния фонд в периода 1 юли - 31 декември на предишната календарна година и

• до 30 юли за разходи, извършени по двустранния фонд в периода 1 януари - 30 юни на текущата година.

4. Междинните отчети и финалният отчет трябва да съдържат техническа и финансова част, като във финансовата част се включват разходите, извършени от ПО през отчетния период съгласно т. 7.3. В техническата част се включва описание на дейностите/инициативите, които са изпълнени от допустимите бенефициенти и са свързани с докладваните разходи.

5. НКЗ верифицира разходите на ПО, извършени в качеството му на бенефициент по двустранния фонд на програмно ниво. Разходите, извършени от други допустими бенефициенти по двустранния фонд, се верифицират от ПО или от външен верификатор, с който ПО е сключил договор.

Член 8 - Докладване на ниво програма

1. Междинни финансови отчети:

1. Програмният оператор изготвя и представя на Сертифициращия орган (СО) междинни финансови отчети на английски език, в следните срокове:

• на или преди 25 февруари за междинни финансови отчети, които подлежат на изпращане към Министерство на външните работи на Кралство Норвегия на или преди 15 март;

• на или преди 25 август за междинни финансови отчети, които подлежат на изпращане към Министерство на външните работи на Кралство Норвегия на или преди 15 септември.

2. В докладите се включват разходи, извършени през съответния отчетен период и разходи, планирани за следващия отчетен период.

3. Ако неспазването на горепосочените срокове се дължи на забавяне от страна на Програмния оператор, което от своя страна би довело до забавяне на предоставянето на прогнозирания финансов ресурс от страна на ОФМ, то ПО се задължава да осигури необходимия финансов ресурс за срока на забавянето.

j |

4. В j [случай, че в рамките на процеса по сертификация на разходите СО не придобие необходимата увереност, за да сертифицира към ОФМ разходи, вфифицирани и включени от програмния оператор в междинен финансов доклад, СО има право да върне доклада или да изиска неговата корекция, като посочи обосновка за взетото решение.

5. В случай, че СО установи съществени и/или системни пропуски в системата за управление и контрол на програмата, СО има право да прекрати отпуснати на програмния оператор лимити за разплащане.

8.2. Г одишен доклад

Програмният оператор изготвя и представя на Националното координационно звено годишен доклад за изпълнение на програмата съгласно чл. 6.11 от Регламента в срок до 15 януари на всяка календарна година. НКЗ трябва да предостави коментари и предложения по доклада в срок до 10 работни дни. Програмният оператор следва да представи ревизиран вариант на доклада на НКЗ и на Министерство на външните работи на Кралство Норвегия в срок до 15 февруари на съответната календарна година.

3. Финален доклад по програмата

1. Програмният оператор трябва да представи на НКЗ работен вариант на Финален доклад за коментари в срок от два месеца след приключване на последния проект по програмата, но не по-късно от 28 февруари 2025 г. НКЗ трябва да даде своите коментари по доклада в срок от 10 работни дни.

2. Ревизиран вариант на Финалния доклад трябва да бъде представен на СО за сертифициране на финансовия анекс към доклада с копие до НКЗ, не по-късно от 20 календарни дни преди крайния срок за представяне на доклада на Министерство на външните работи на Кралство Норвегия, както е посочено в чл,

2. от Регламента (четири месеца след изтичане на крайната дата на допустимост на разходите за управление по програмата).

3. Стратегически доклад

Програмният оператор трябва да представи информация, необходима на НКЗ за

изготвяне на Стратегическия доклад, съгласно чл. 2.6 от Регламента.

3. Други отчети.

1. Програмният оператор изготвя и представя справки за напредъка в изпълнението на програмата при поискване от Националното координационно звено, както и за провеждане на редовни срещи за проследяване на напредъка по програмата.

2. Програмният оператор следва да представи и всяка друга информация относно напредъка по програмата при поискване от Офиса на ФМ, Националното координационно звено, Сертифициращия орган, Одитния орган или др. оторизирана институция в указаните срокове.

Член 9 - Плащания

1. Програмният оператор следва да осигури одитна пътека за проследяване на разходването на средствата по безвъзмездната финансова помощ, вкл. националното съфинансиране, на аналитично ниво на сметката, открита за целите на програмата.

2. Плащанията по програмата се превеждат по посочената банкова сметка на Програмния оператор под формата на авансово плащане, междинни плащания и окончателно плащане.

3. Плащанията към бенефициентите по конкретни проекти могат да бъдат под формата на авансови плащания, междинни плащания и окончателни плащания. Размерът на авансовите плащания и схемата за междинните плащания с е уреден в Анекс II - Оперативни правила.

4. Плащанията се извършват от Сертифициращия орган на посочената банкова сметка на Програмния оператор въз основа на одобрени междинни отчети в срок от 15 работни дни след получаване на съответния трансфер от Офиса на ФМ.

Член 10 - Наблгодение/оценка

1. Наблюдение/оценка на ниво програма

1. Програмният оператор подлежи на наблюдение/оценка по време на и във връзка с изпълнение на програмата от страна на следните институции: НКЗ, Министерство на външните работи на Кралство Норвегия, Офиса на Финансовия механизъм, Сертифициращия орган и упълномощени от тях организации.

10.1.2.3а целите на наблюдението/оценката Програмният оператор е задължен да предоставя на НКЗ, Офиса на ФМ, Сертифициращия орган, както и на всяка упълномощена от тях организация, пълен достъп до информацията,

документацията и помещенията, в които се осъществяват дейностите,

финансирани по програмата при спазване на съответните ограничения съобразно националното законодателство.

3. Програмният оператор следва да предприеме мерки, които да гарантират, че

бенефициентите по проектите ще осигурят пълен достъп до информацията, документацията и помещенията, в които се осъществяват дейностите,

финансирани по съответните проекти при спазване на съответните ограничения съобразно националното законодателство.

3. Програмният оператор е длъжен да предоставя достъп на външни експерти, наети от горепосочените институции, като ще бъде уведомен за планирания мониторинг не по-късно от 2 седмици преди планираната начална дата на посещението. По изключение ОФМ, НКЗ и Сертифициращия орган могат да извършват наблюдение без предварително предупреждение.

2. Наблюдение от страна на ПО

Мониторингът се осъществява съгласно правилата и процедурите, подробно описани в Системите за управление и контрол на програмата, като включва: редовни проверки на докладите относно изпълнението на проектите, подавани от бенефициентите, проверки на място при бенефициентите, както и на мястото, на което се изпълняват проектите с оглед да бъде потвърдено изпълнението на дейностите и постигане на целите на програмата/проектите.

Член 11 — Промяна на програмата

1. Всяка промяна на програмата изисква предварително писмено одобрение от страна на Министерство на външните работи на Кралство Норвегия в съответствие с чл. 6.9 от Регламента.

2. Програмният оператор следва да опише и обоснове исканата промяна, както и нейното въздействие върху финансовата част на програмата, оценка на риска, продуктите и резултатите.

3. Искането за промяна се изпраща на ръководителя на Националното координационно звено.

4. При наличие на съмнения дали дадена промяна изисква одобрение от Министерство на външните работи на Кралство Норвегия, Националното координационно звено следва да се консултира предварително с Министерство

на

външните работи на Кралство Норвегия.

5. Щционалното координационно звено изразява съгласие с промяната преди изпращането й на Министерство на външните работи на Кралство Норвегия.

Член 12 -J- Одит

1. Програмният оператор подлежи на одит по време на и във връзка с изпълнение на!-програмата от страна на следните институции: Изпълнителна агенция „Одит на средствата от ЕС“, Сметна палата, Министерството на външните работи на Кралство Норвегия, Офиса на генералния одитор на Норвегия или техни представители.

2. Одит ще бъде осъществяван в офиса на Програмния оператор и/или на мястото на изпълнение на проектите.

3. Във връзка с осъществявания одит от посочените по-горе институции Програмният оператор е длъжен да осигури пълен достъп до информацията, документацията и помещенията, свързани с изпълнението на проектите по програмата, като достъпът се осигурява при спазване на съответните ограничения съобразно националното законодателство.

4. Програмният оператор е задължен да информира НКЗ за всички однти, за резултатите от одитите и предложените корективни мерки. Програмният оператор следва да задължи бенефициентите по проектите да му предоставят информация за всички проверки, извършвани по проектите. Програмният

■ оператор следва да представи на НКЗ и на СО в рамките на 5 работни дни от получаването им одитните доклади от извършени одитни проверки по програмата.

5. Програмният оператор е задължен да информира за предприетите корективни мерки и за тяхното изпълнение институцията, която е извършила одита, като информацията бъде изпратена с копие и до НКЗ.

Член 13 - Архив

Съгласно чл. 9.8 от Регламента Програмният оператор е длъжен да съхранява всички

документи, свързани с изпълнението на програмата за период от минимум три години

от датата на одобрението на финалния доклад на програмата от Министерство на

външните работи на Кралство Норвегия.

Член 14 — Информация и публичност

1. Програмният оператор предприема необходимите мерки за изпълнение на Комуникационния план но съответната програма с цел гарантиране на спазване на изискванията за информираност и публичност.

2. Програмният оператор определя служител по информация и публичност, който координира бъдещите стъпки за изпълнение на изискванията за информация и публичност с НКЗ, включително чрез участие в различни дискусионни формати, работни срещи и др. форми на сътрудничество.

3. Програмният оператор определя поне един служител, който следва да актуализира раздела за съответната програма в Единния информационен портала на финансовите механизми. Определените служители актуализират своевременно информацията на български и английски език за съответната програма и координират работата си със съответните служители в НКЗ.

4. Програмният оператор информира НКЗ най-малко две седмици предварително за планирани публични събития на програмно и проектно ниво, като публикува информация и снимки на Единния информационен портал на финансовите механизми.

5. Програмният оператор предоставя на НКЗ бройки от всички рекламни материали и продукти, създадени в рамките на програмата и подкрепените от нея проекти.

6. Програмният оператор оказва съдействие на НКЗ за организирането и провеждането на посещения на място на проекти, презентации и информация за всички подкрепени проекти, организация на откриваща и закриваща конференция и други публични събития, съгласно Комуникационния план на НКЗ. Програмният оператор следва да осигури необходимото съдействие от страна на бенефициентите, във връзка с провеждането на посочените събития.

Член 15 - Забрана за използването на други източници на безвъзмездна финансова помощ (двойно финансиране)

Програмният оператор гарантира, че дейностите, предложени за финансиране с безвъзмездна финансова помощ по Норвежкия финансов механизъм, не са финансирани от други финансови източници, в т.ч. държавен бюджет, Европейските структурни и инвестиционни фондове, програми финансирани от ЕС или други донорски програми, като за целта въвежда надеждни контролни механизми, които осигуряват предотвратяването, установяването и коригирането на случаи на двойно финансиране по програмата.

Член 16 - Докладване на нередности

1. Програмният оператор е задължен незабавно да информира Националното координационно звено за всички предполагаеми и/или действителни случаи на нередности, открити във връзка с изпълнението на програмата.

2. Програмният оператор определя служител, отговорен за докладването на нередности.

3. Програмният оператор представя доклад за нередностите на тримесечен период, в срок от един месец от изтичане на съответното тримесечие, както и доклади за проследяване на вече докладвани нередности, до окончателното им закриване от Офиса на Финансовия механизъм. Докладите за нередности включват всички предполагаеми и/или действителни случаи за нередности през съответния период.

4. Служителят по нередностите на Програмния оператор трябва да поддържа регистър на всички случаи на нередности и всички сигнали за нередности, като при поискване предоставя информация на Националното координационно звено, Сертифициращия орган, Одитния орган, Офиса на ФМ или други оправомощени институции.

5. В случай на получени сигнали за нередности от Министерството на външните работи на Кралство Норвегия или НКЗ, Програмният оператор следва да представя на НКЗ изисканата информация, като при необходимост извършва проверки на място.

Член 17 - Финансови корекции

1. В |случаи на установени от програмният оператор нередности програмният оператор следва да изготви обосновани предложения за налагане на финансови корекции, след извършване на подробно проучване и оценка.

2. При определяне на конкретния размер на финансовата корекция програмният оператор използва като референция Насоките за определяне на финансови корекции, които да бъдат извършвани от Европейската комисия, спрямо разходите, финансирани от ЕС съгласно принципа на споделено управление, за несъответствие с правилата на обществени поръчки, одобрени с Решение С (2013) 9527 От 19.12.2013 г., като се отчитат спецификите на Регламента за изпълнение на НФМ.

3. При необходимост преди регистрирането на нередност и определяне на размера на финансовите корекции, финансовите корекции може да бъдат предварително съгласувани с Националното координационно звено. Преди налагането на финансовата корекция следва да бъде дадена възможност на бенефициента по съответния проект да представи становище във връзка с предложената корекция.

4. Програмният оператор е отговорен за своевременното подаване на информация за целите на счетоводното отчитане към Сертифициращия орган в случаите на нередности с финансово отражение, в съответствие със Системите за управление и контрол на национално ниво.

Член 18 - Временно прекратяване на плащанията

1. Министерство на външните работи на Кралство Норвегия може да вземе решение за временно прекратяване на плащанията по безвъзмездната финансова помощ в съответствие с раздел 13 от Регламента.

2. Програмният оператор има право да представи на НКЗ документи или други доказателства, както и свое становище, преди вземането на окончателно решение за спиране на плащанията, както и да изпрати искане чрез НКЗ до Министерство на външните работи на Кралство Норвегия да преразгледа решението си за спиране на плащанията.

3. НКЗ уведомява Програмният оператор относно взетото решение веднага, след като е получено уведомление от Министерство на външните работи на Кралство Норвегия.

4. НКЗ следва да информира редовно Програмният оператор относно резултатите от процедурите и консултациите, проведени между НКЗ и Министерство на външните работи на Кралство Норвегия във връзка с решението за спиране на плащанията.

Член 19 — Възстановяване на средства

1. Националното координационно звено има право да поиска възстановяване на средства от Програмния оператор в случаите, в които е взето такова решение от Министерство на външните работи на Кралство Норвегия или когато е взето решение за това на национално ниво.

2. Програмният оператор следва официално да поиска от бенефициентите да възстановят сумите по всички регистрирани нередности и/или неправомерно изплатени суми. ПО може да приспадне неправомерно платена сума, включително и лихвата, от последващите допустими плащания по проектите. Сумите по регистрирани нередности и/или неправомерно изплатени суми следва да бъдат възстановявани от бенефициентите в рамките на срока за доброволно възстановяване — 14 дни от получаване на поканата за доброволно възстановяване, изпратена от програмния оператор. В случай, че изискването за възстановяване на дължимите суми не бъде изпълнено в указания срок, програмният оператор следва да начислява и изисква лихва за просрочие.

3. В случай на нередности и/или неправомерно изплатени суми, когато същите не се; дължат на пропуск от страна на бенефициента и не подлежат на възстановяване от него,, програмният оператор възстановява на Сертифициращия орган от бюджета на съответния първостепенен разпоредител с бюджетни кредити, в чиято структура е програмният оператор, неправомерно изплатените суми с източник извънбюджетната сметка на Сертифициращия орган.

4. В случай, когато бенефициентът не възстанови сумата в рамките на посочения краен срок, ПО е длъжен да уведоми Националната агенция за приходите относно предприемането на действия за събиране на вземанията в съответствие с приложимата процедура в националното законодателство.

5. В|; случай, когато бенефициентът възстанови дължимата сума, програмният оператор трябва да представи на Националното координационно звено и Сертифициращия орган писмена информация за възстановените суми.

|;

Член 20 р- Отговорност

Програмният оператор гарантира и потвърждава верността на документите и информацията, въз основа, на която е изготвено програмното споразумение, както и отговаря; ;за контрола, изпълнението, приключването или действието на програмата и проектите, финансирани по нея.

Член 21 р- Разрешаване на спорове

Страните: ще решават споровете, възникнали при или по повод изпълнението на настоящото споразумение или свързани с неговото тълкуване, недействителност, неизпълнение или прекратяване, по взаимно съгласие.

Член 22 -г Прекратяване на споразумението

1. НКЗ може да прекрати настоящото споразумение в случай, че бъде прекратено програмното споразумение между Министерство на външните работи на Кралство Норвегия и НКЗ.

2. Настоящото споразумение може да бъде прекратено със съвместно решение или в резултат на обстоятелства, които правят невъзможно по-нататъшното изпълнение на дейностите и целите на програмата.

Член 23 - Информация за контакти

Цялата писмена кореспонденция, свързана с програмата, следва да съдържа наименованието на програмата. Кореспонденцията се води от Ръководителя на Програмния оператор или упълномощено от него лице и Ръководителя на НКЗ или упълномощено от него лице и се осъществява по един от следните начини:

* електронно - на посочен от НКЗ електронен адрес;

• на хартиен и електронен носител — на следния адрес:

Национално координационно звено по НФМ Дирекция „Централно координационно звено“

Министерски съвет

Бул. „Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx“ № 1, София 1594 България

За Програмния оператор Министерство на правосъдието Ул. „Славянска“ № 1, София 1040 България

Член 24 - Заключителни разпоредби

1. Настоящото споразумение влиза в сила на датата, на която е подписано от последната от страните.

2. Споразумението се изготвя в четири оригинала, три от които са за НКЗ, а един - за Програмния оператор.

3. Споразумението е в сила за 5-годишен период от датата на одобрение на финалния доклад по програмата.

; 24.4. Следните приложения са неразделна част на споразумението:

I 24.4.1 . Програмно споразумение между Министерство на външните работи на Кралство ! Норвегия и НКЗ за финансирането на програмата;

2. Анекс I към Програмното споразумение;

3. Xxxxx XX: Оперативни правила към програмното споразумение.

ГР. СОФИЯ

ГР.СОФИЯ

ДАТА:

ДАТА:

11