Evidence majetku. Navrhované řešení zajistí věcnou evidenci všech nemovitých majetků (budov, pozemků a staveb) ve vlastnictví SMKV, včetně majetku ve správě organizací zřízených městem nebo dalších organizací. Musí umožnit evidovat i majetek, který není ve vlastnictví SMKV. Řešení musí umožnit přístup k evidenci majetku a správu údajů o majetku a jeho pasportu přímo správcům majetku na jejich pracovištích na základě oprávnění. Evidence majetku musí být napojena na data Registru nemovitostí (data KN) a v měsíčních intervalech musí být možné verifikovat evidovaný majetek proti jeho aktuálnímu stavu na KN. Evidence majetku musí být navázána na stávající účetní systém a musí poskytovat základní ekonomické údaje o majetku města s využitím rozhraní na stávající účetní systém GINIS. Evidence musí být propojena s aplikací Evidence majetkových úkonů parcel a musí umožnit zobrazení údajů z této aplikace přímo v Evidenci majetku. Evidence musí být propojena s aplikací Archív stavebního úřadu a musí umožnit zobrazení údajů z této aplikace přímo v Evidenci majetku. Evidence musí být propojena s aplikací Evidence smluv GINIS a musí umožnit zobrazení údajů z této aplikace přímo v Evidenci majetku
Evidence majetku. Aktuální stav: zadavatel provozuje modul majetek systému Ginis společnosti Gordic. Cíl: kompletní vedení majetku včetně autorizovaného schvalování změn, které bude bezešvě navazovat na další SW nástroje a umožní rychlou a efektivní práci, a to v jedné instanci ve vnější síti. Předběžné požadavky na funkcionalitu: • evidence majetku: o budovy, o autodoprava ▪ evidence vozů, ▪ knihy jízd, ▪ spotřeba PHM, o hardware: ▪ počítače, ▪ telefony, ▪ autentizační tokeny jednotlivých pracovníků, o software: ▪ vydané softwarové licence, o libovolné další položky – vezmeme za příklad knihy: ▪ vedení evidence knih, ▪ vedení půjčování knih, ▪ odpisy knih po X letech, • plná integrace na čtečky QR/čárových kódů pro jednoduchou inventarizaci, kompletní seznam požadavků v této oblasti připraví dodavatel na základě předaných podkladů a vlastní analýzy pracovních procesů NÚKIB.
Evidence majetku. Evidence strojů a zařízení a správa inventáře je v pracovní náplni referentky školy. Eviduje počet, stav, rozmístění a použití strojů a zařízení, přiděluje inventární čísla. Dává návrhy na nákup nových přístrojů, učebních pomůcek a didaktické techniky podle podkladů učitelů a správců sbírek ke schválení řediteli školy. Zajišťuje objednávky a evidenci učebnic a učebních pomůcek. - Sklad učebních potřeb I. stupně vede pověřená pedagogická pracovnice, sklad učebních potřeb II. stupně vede referentka školy. Obě pracovnice vydávají učební potřeby učitelům podle normy a pokynů ředitele popř. jeho zástupce.
Evidence majetku. V podpoře procesu správy a evidence majetku systémovým nástrojem panuje velká roztříštěnost. Tuto roztříštěnost si uvědomil i zřizovatel, který sám nabídl řešení problému evidence majetku svěřeného do správy – formou zadávání do nástroje Kevis. Ten je však zamýšlen jako provizorní řešení. Organizace interně často nemají řešenu evidenci majetku a účetnictví v rámci jednoho produktu, ačkoli většina systémů modul pro evidenci majetku nabízí. Nicméně z historických hledisek je mnohdy ponechána evidence majetku v různých systémech lokálních výrobců. Je snahou sjednotit správu majetku do stejného prostředí používaného ekonomického programu, ve kterém je zavedeno účetnictví – nejčastěji Helios Fenix a VIS. Nicméně u více než 70 % většinou menších organizací je majetková evidence prováděna bez použití specializovaného SW nástroje. Majetek je veden přinejlepším formou tabulek v MS Excel, nebo přímo na papírových kartách majetku. Jelikož evidence majetku je dlouhodobě věnována pozornost ze strany zřizovatele, existuje i jednotná směrnice pro inventarizaci majetku, která je závazná pro všechny PO PK. Každá organizace je také povinna odevzdávat hlášení do nástroje Kevis. Údaje do Kevis jsou zadávány v drtivé většině případů ručně bez provádění importů. Jak již bylo řečeno, více než 70 % PO nepoužívá pro evidenci majetku žádný specializovaný SW. Snaha o sjednocení podpory těchto procesů do jednotného systému by tedy byla v tomto případě více než žádoucí. Jde i o majetkovou evidenci kraje, který jistou část majetku PO vlastní a do správy PO je tento majetek jen svěřen. Zprůhlednění této evidence je ostatně jeden z důvodů zavádění mezikroku v podobě nástroje Kevis. Nicméně paralelní zavádění dat do Kevis způsobuje organizacím vícepráce. Systémovým řešením je zavedení jednotného systému pro správu majetku.
Evidence majetku. Problematika podpory procesu evidence majetku je řešena daleko širším souborem informačních systémů – je celkem využíváno 29 informačních systémů, či jednoúčelových aplikací. Celkem využívá nějaké SW podpory 86 % z vybraných organizací. K tomu je také potřeba přidat skoro pětinu organizací, které žádnou podporu nevyužívají a svůj majetek mají veden formou karet majetku (papírově nebo v Excelu). Převaha systému Xxxxxx Xxxxx je opět dána jeho rozšířením ve školství, kdy je logické, že školy využijí dalšího modulu, který se jim v jednom informačním systému nabízí. Není však zdaleka pravidlem, že je použit pro správu majetku modul stejného informačního systému jako pro účetnictví. Výhody automatického propojení mezi moduly pro správu majetku a účetnictvím se tak ztrácejí, navíc musí organizace řešit problémy s několika aplikacemi, jejich podporou a platit několik udržovacích poplatků. Některé organizace si sami uvědomují nedostatky ve své evidenci majetku a přiznávají, že jistý řád byl do této evidence zanesen až při nutnosti zadání dat do Kevis. Jako stinnou stránku evidence majetku v Kevis PO vnímají duplicitu – evidence majetku pro svou vlastní potřebu a pak do Kevis. Případné sjednocení evidence majetku by znamenalo možnost sjednocení přístupu k evidenci majetku – jak pro PO, tak pro PK. Sestavy generované z modulu majetek by tak mohli nahradit a dále rozšířit informace zjišťované dnes pomocí Kevis. Velkým problémem, větším než v případě účetnictví, by však byly importy dat o majetku ze stávajících systémů evidence majetku. Unicos 9% VIS 4% žádný, Excel tlivé Jiné, jedno zastoupení 32% Bakaláři 2% Helios Fenix 34%
Evidence majetku. Provozně - technický úsek se dělí:
Evidence majetku. 1. Systém musí zajistit evidenci informací o majetku včetně souborů majetku, jeho zatřídění a definice způsobu odepisování. 1. je standardní funkcionalita ERP aplikace Dodavatel systému DCC grarantuje splnění všech legislativních požadavků v modulu majetku (typy majetku,účetní a daňové odpisy, zatřídění dle SKP apod.). 2. Dále musí být možné zaznamenávat jednotlivé pohyby majetku s možností účtování dle definovatelných předkontací. 1. je standardní funkcionalita ERP aplikace Každý pohyb na stavu majetku, který je účetní změnou, má definovanou předkontaci pro vytvářené účetní položky. Každá změna - pohyb - je v rámci historie vždy dostupná. 3. Možnost evidovat, změnit a sledovat umístění majetku a odpovědné osoby a podporovat inventarizaci majetku. 1. je standardní funkcionalita ERP aplikace V plném rozsahu. 4. V systému musí být možné pro drobný majetek vést operativní evidenci a evidovat osobní ochranné pracovní pomůcky v návaznosti na zaměstnance. 1. je standardní funkcionalita ERP aplikace Komplexní evidenci ochranných pomůcek je v systému zajištěna v modulu Personalistika. 5. Možnost evidence různých druhů majetku - dlouhodobý nehmotný majetek, dlouhodobý hmotný majetek. Evidence libovolného počtu karet majetku. Možnost začlenit majetek do společných celků. Možnost členění majetku dle tříd a podtříd. 1. je standardní funkcionalita ERP aplikace Typy majetku jsou definované a garantované dodavatelem a umožňují sledovat veškerý majetek dle legislativy v rámci daných období. Mimo legislativních zatřídění lze karty zařadit do skupin pro statistické členění, věcné členění nebo vlastní. 6. Integrace modulu majetku do účetnictví. Možnost definice účetních předkontací pro jednotlivé pohyby majetku (zařazení, technické zhodnocení, odpis, vyřazení). 1. je standardní funkcionalita ERP aplikace Měsíční závěrka majetku provede výpočty odpisů a zaúčtuje všechny změny z majetku dle předdefinovaných kontací. Systém lze nastavit tak, aby účtování probíhalo automaticky bez nutnosti dalšího zásahu v modulu účetnictví. 7.
Evidence majetku. Skladové evidence Odbyt Mzdové a personální evidence včetně evidence školení Funkční požadavky na IS Veškeré uvedené požadavky musí být dodány jako součást plnění předmětu zakázky. Pokud dodavatel nenaplní jakýkoliv z požadavků, bude jeho nabídka z hodnocení vyřazena z důvodu nesplnění zadávacích podmínek a dodavatel bude vyloučen z účasti v zadávacím řízení.
Evidence majetku. Aktuální stav: zadavatel provozuje modul majetek systému Ginis společnosti Gordic. Cíl: kompletní vedení majetku včetně autorizovaného schvalování změn, které bude bezešvě navazovat na další SW nástroje a umožní rychlou a efektivní práci, a to v jedné instanci ve vnější síti. Předběžné požadavky na funkcionalitu: evidence majetku: budovy, autodoprava evidence vozů, knihy jízd, spotřeba pohonných hmot, hardware: počítače, telefony, autentizační tokeny jednotlivých pracovníků, software: vydané softwarové licence, libovolné další položky – na příkladu knih: vedení evidence knih, vedení půjčování knih, odpisy knih po X letech, plná integrace na čtečky QR/čárových kódů pro jednoduchou inventarizaci,