Povinnost uchovávat doklady, podklady a pomůcky Vzorová ustanovení

Povinnost uchovávat doklady, podklady a pomůcky. Obchodní zástupce má povinnost uchovávat pro zastoupeného doklady, podklady i jiné pomůcky či předměty, které při provádění činnosti obchodního zástupce získal či které získal od zastoupeného za účelem sjednávání či uzavírání obchodů. Povinnost uchovávat doklady obchodnímu zástupci trvá po dobu, po kterou mohou být pro zastoupeného významné. Význam pro zastoupeného mohou mít takové doklady např. z důvodu plynutí záruční doby či promlčení. Může se pak jednat například o daňové doklady nebo objednávky či smlouvy, které si zastoupený od obchodního zástupce nepřevzal, avšak jejich uchování může být pro ochranu zájmů zastoupeného důležité. Právě popsanou povinností obchodního zástupce uchovávat doklady, které mohou být pro zastoupeného důležité, není dotčena povinnost obchodního zástupce uchovávat doklady o vlastní činnosti podle obecné právní úpravy. Co se týče podkladů a pomůcek, které mu zastoupený předal z důvodu jejich nezbytnosti k provádění činnosti obchodního zástupce dle smlouvy o obchodním zastoupení, je obchodní zástupce povinen opatrovat je s péčí, jaká se vyžaduje podle ustanovení o smlouvě o uložení věci37, neboť jsou po celou dobu trvání smluvního vztahu zásadně ve vlastnictví zastoupeného. Může se jednat např. o katalogy zboží, ceníky, propagační materiály, vzorky zboží apod. Po skončení smluvního vztahu vzniklého na základě smlouvy o obchodním zastoupení je obchodní zástupce povinen tyto věci zastoupenému vrátit, přičemž však není povinen vracet zastoupenému tu část věcí, jež vzhledem k jejich určení není možné zastoupenému vrátit. Věci, které obchodní zástupce zastoupenému při ukončení obchodního zastoupení nevrací, jsou konkrétně takové věci, které obchodní zástupce při své činnosti vykonávané dle smlouvy o obchodním zastoupení spotřebovává. Spotřebovat podklady a pomůcky může obchodní zástupce spotřebovat při plnění svého závazku např. tím, že je poskytne v rámci nabídky třetím osobám.