Workflow o Uživatelsky nastavitelné schvalovací procesy
Workflow. (1) Možnost elektronicky schvalovat interní i externí dokumenty. Workflow pomáhá v automatizaci interních procesů a to včetně možnosti sledování stavu a průběhu, schvalování a kontroly plnění termínů u těchto automatizovaných procesů.
Workflow. Každý typ úkolů má své vlastní schvalovací workflow, které se nastavuje systémem předchůdce – následník v administraci. U každého přechodu ze stavu-do stavu lze nastavit název přechodu, komu odejde informační email (zadavatel, řešitel), bypass a povinný komentář.
Workflow. Vytváření workflow a jeho publikaci řeší správce pro danou organizační jednotku. Tato osoba musí být speciálně proškolena a je nastavena ručně v aplikaci. K tvorbě nesmí být zapotřebí znalost programování, workflow musí umožnit jednoduché a intuitivní vytvoření postupu z předem definovaných funkcí tak, aby uživatel mohl rychle a snadno automatizovat procesy jako např. od jednoduchého schválení žádosti o dovolenou, až po komplexní procesy zahrnující integraci externích aplikací (byť není v této chvíli uvažována). Funkce workflow musí být úzce propojeny s organizační strukturou a se strukturou hierarchie projektových týmů, odkud mohou čerpat informace např. o nadřízenosti apod. U workflow se podobně jako u modulu úkoly definují základní systémové stavy odesláno (počáteční stav) nesplněno odloženo do splněno (koncový stav) zamítnuto (koncový stav) předáno na externí helpdesk Ve workflow lze pak stavy libovolně definovat (s novými názvy) s tím, že vždy vychází z některého ze systémových stavů. Každý typ úkolů má své vlastní schvalovací workflow, které se nastavuje systémem předchůdce – následník v administraci. U každého přechodu ze stavu-do stavu lze nastavit název přechodu, komu odejde informační email (zadavatel, řešitel), bypass a povinný komentář automatický přechod.
Workflow schématické zobrazení workflow
Workflow. Aktuální stav: zadavatel podobným řešením nedisponuje. Cíl: vytvořit, změnit a jednoduše vizuálně zobrazit postup jakéhokoliv schvalovacího procesu. Pro celý NÚKIB by šlo o stejnou aplikaci, nasaditelnou na nejrůznější scénáře. Možné scénáře využití: • žádost a schválení o vstup do budovy, • žádost a schválení školení, • žádost a schválení účasti na konferenci, • žádost o schválení nepřítomnosti na pracovišti (dovolená, sickday…), • žádost a schválení vnitrostátní nebo zahraniční pracovní cesty, včetně o automatického výpočtu stravného (priorita), o v ideálním případě s automatickou výzvou k doložení naskenovaných faktur a účtenek a možností vyplnit elektronické vyúčtování cesty, • žádost o přidělení o hardwaru (např. notebooku), o nehmotného majetku (např. softwarové licence), o movitého majetku (např. nové židle), • rezervace a schválení zapůjčení služebního vozidla plus knihy jízd (tuto funkci uvádíme i v sekci evidence majetku – ponecháme na další analýze, kde bude tuto funkci vhodnější provozovat), • požadavek na realizaci zadávacího/výběrového řízení, kompletní seznam požadavků v této oblasti připraví dodavatel na základě předaných podkladů a vlastní analýzy pracovních procesů NÚKIB.
Workflow. 1. Konfiguraci a vytváření nových workflow bude moci provádět Adminstrátor systému.
Workflow. 3.2 Předmětem Smlouvy je závazek Dodavatele na vlastní náklady a nebezpečí pro Objednatele provést řádně a včas Dílo, a to za cenu a za podmínek stanovených ve Smlouvě. Plnění předmětu Xxxxxxx bude probíhat na základě Smlouvy, v termínech dle Harmonogramu, který tvoří přílohu č. 2 této Smlouvy, a dle Životního cyklu implementace EIS, který tvoří přílohu č. 3 této Smlouvy. Plnění dle Xxxxxxx bude rovněž probíhat dle Zakládací listiny projektu, kterou Objednatel spolu s Dodavatelem uzavřou nejpozději do 30 dnů od nabytí účinnosti Smlouvy jako rámec společného postupu v procesu implementace, a rovněž na základě Technické studie a Detailního návrhu systému. V Zakládací listině projektu budou rovněž určeny osoby oprávněné jednat za Strany ve věcech smluvních a ve věcech technických. Plnění dle Smlouvy zahrnuje všechny činnosti nezbytné k dodání EIS dle specifikace Objednatele, jeho instalaci a implementaci, poskytnutí potřebných licenčních oprávnění, a zajištění služeb souvisejících, to vše ve Smlouvě, ZD a v nabídce Dodavatele stanoveném rozsahu. Souvisejícími službami se pro účely Smlouvy rozumí služby poskytované v souvislosti s plněním předmětu Smlouvy, zejména všechny činnosti uvedené v příloze č. 3 – Životní cyklus implementace EIS (dále jen „Služby“), (Dílo a Služby společně jen jako „Plnění“).