Udbudsbetingelser
Udbudsbetingelser
Offentligt udbud vedr. anskaffelse af biler til DanPilot
Indholdsfortegnelse
1. Generelt vedr. udbudsprocessen
1
1.4 Ejendomsret og godtgørelse for deltagelse 3
1.5.2 Åbning af indkomne tilbud eller Tilbud 4
1.9.1 Elektronisk kommunikation i udbuddet 5
1.9.4 Alternative og sideordnede tilbud 6
7
2.1 Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) 8
2.1.1 Oplysninger der skal udfyldes i ESPD 8
2.2 Sammenslutninger eller støttende enheder 10
2.2.3 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen 11
2.3 Verificering af oplysninger i ESPD 11
2.3.1 ESPD Del III – Dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunde 12
2.3.2 ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier, dokumentation for formåen 12
2.3.3 Støtteerklæring og erklæring om fælles hæftelse 12
2.6.1 Tilbudsgivers forbehold 14
15
3.1 Vurdering af konditionsmæssighed 16
3.3 Tildelingskriterium og underkriterier 16
3.3.2 Ad. Underkriterium ”Pris” 17
3.3.3 Ad. Underkriterium ”Kvalitet” 18
3.4 Underretning og standstill-periode 18
Side 1 af 18
1. Generelt vedr. udbudsprocessen
1.1 Indledning
Nærværende udbud vedrører anskaffelse af biler fordelt på to (2) delaftaler på henholdsvis leasing af 23 stk. tjenestebiler (delaftale 1) samt leasing af 10 stk. eldrevne ’nulemissions’ stationsbiler (delaftale 2) til DanPilot.
Udbuddet gennemføres som et offentligt1 udbud.
Alle virksomheder, der opfylder egnethedskrav og mindstekrav vil have mulighed for at afgive tilbud.
Udbuddet gennemføres i udbudssystemet ETHICS. Al kommunikation i forbindelse med udbuddet foregår i udbudssystemet ETHICS jf. punkt 1.9.1.
1.2 Ordregiver
Den ordregivende myndighed (herefter benævnt Ordregiver) er: DanPilot – Lodseriet Danmark
Havnepladsen 3A, 3.
5700 Svendborg
CVR-nr. 30071735
Udbudsprocessen varetages af Tolstrup & Hvilsted.
1.3 Materialet
Udbudsmaterialet er tilgængeligt via udbudssystemet ETHICS, jf. punkt 1.9.1. Det samlede udbudsmateriale består af følgende:
• Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)
• Bilag 1 – Støtteerklæring
• Bilag 2 – Erklæring om fælles hæftelse
• Bilag 3 – Tro- og loveerklæring vedr. Rusland
• Tilbudsbetingelser (afsnit 2)
• Tilbudsevaluering (afsnit 4)
• Udkast til Kontrakt
o Kontraktbilag A1 - Kravspecifikation, delaftale 1
o Kontraktbilag A2 - Kravspecifikation, delaftale 2
o Kontraktbilag B1 – Tilbudsbesvarelse, delaftale 1
o Kontraktbilag B2 – Tilbudsbesvarelse, delaftale 2
o Kontraktbilag C1 - Tilbudsliste, delaftale 1
o Kontraktbilag C2 - Tilbudsliste, delaftale 2
o Kontraktbilag D - Leasingaftale
o Kontraktbilag E - Tilbageleveringsaftale
o Kontraktbilag F - Spørgsmål/svar
1 i henhold til proceduren i Direktiv 2014/25/EU (Forsyningsvirksomhedsdirektivet) art. 45
Side 2 af 18
Virksomheder, som ønsker at afgive tilbud benævnes i det følgende ”Tilbudsgiver”.
Ordregiver kan, indenfor rammerne af de gældende udbudsregler, ændre i materialet. Ændringer i materialet vil blive meddelt via udbudssystemet ETHICS. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget i nyeste version. Tilbudsgiver bør derfor løbende holde sig orienteret om ændringer i udbudssystemet.
Tilbudsgiver bærer risikoen for, at tilbud afgives i overensstemmelse med udbudsbetingelserne og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold, eller væsentlige uklarheder i tilbuddet, påhviler udelukkende Tilbudsgiver.
1.4 Ejendomsret og godtgørelse for deltagelse
Tilbudsmaterialet betragtes som Ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret.
Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af tilbudsmateriale eller deltagelse i udbudsprocessen i øvrigt.
1.5 Beskrivelse af udbuddet
Udbuddet er opdelt i to (2) delaftaler for henholdsvis operationel leasing af tjenestebiler med en forbrændingsmotor og dertilhørende brændstof som drivmiddel samt operationel leasing af eldrevne nulemissions stationsbiler. Anvendelsesformålet med bilerne i delaftalerne er ganske forskellig, hvilket er nærmere beskrevet i nedenstående pkt. 1.5.1.
Aftalen inkluderer den månedlige leasingydelse, service- og dækaftale, som løber over
en periode på 48 måneder pr. bil gældende fra leveringstidspunktet. Ordregiver må ikke have afledte omkostninger i forbindelse med leasingaftalen. Leasingydelsen skal angives med fast ydelse i hele leasingperioden og må ikke være genstand for ændring udover som nævnt i Udkast til Kontrakt, punkt 2.4 og 4.4.
1.5.1 Delaftaler
Delaftale 1 – Tjenestebiler:
Køretøjerne omfattet af delaftale 1 er formålsbestemt til fortrinsvist at skulle anvendes til lange ture på større veje som motorveje og landeveje i Danmark, i forbindelse med lodsernes transport fra eks. hjemmeadressen og frem til den havn hvorfra DanPilot sejler lodsen ud for at påmønstre det skib, som har bestilt lodsning. Efter færdigudført lodsning afmønstrer lodsen skibet og DanPilot sejler lodsen tilbage på land, hvilket kan være i den anden ende af landet, hvorfra lodsen kan tage en anden tjenestebil og køre hjem.
Det er Ordregivers forestilling at køretøj i mellemklassen (bilsegment C og D) vil være velegnede i forhold til den formålsbestemte anvendelse. Et alternativ kan være SUV eller Crossover, såfremt køretøjerne er velegnede til den formålsbestemte brug samt brændstoføkonomi.
Delaftale 2 – Stationsbiler:
Side 3 af 18
Køretøjerne omfattet af delaftale 2 er formålsbestemt til enkeltvis at blive tilknyttet én af DanPilots stationer/adresser rundt i Danmark og derfra fortrinsvist at skulle anvendes til korte køreture. Ordregiver har en forestilling om at en mindre eldreven bil, vil være velegnet i forhold til den formålsbestemte anvendelse.
Delaftale | Beskrivelse af delaftalen |
Delaftale 1 – Tjenestebiler | Levering af 23 stk. ens fabriksnye biler. Levering sker af tre (3) omgang med henholdsvis 6, 11 og 6 biler pr. levering. Samlet kørselskilometerpulje gældende på tværs af bilerne pr. år. |
Delaftale 2 - Stationsbiler | Levering af 10 stk. ens elbiler der senest er produceret i år 2022 og maksimalt har kørt 5.000 km. Levering hurtigst mulig, delvis levering accepteres. |
Der kan afgives tilbud på en eller begge af de udbudte delaftaler. Tilbudsgiver bedes i ESPD del ll. A angive hvilke delaftaler Tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud på.
Der skal afleveres et (1) tilbud per delaftale, Tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud på. Det er valgfrit for tilbudsgiver at aflevere et ESPD pr. delaftale eller en samlet ESPD for begge delaftaler, Tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud på.
For nærmere beskrivelse af de udbudte Tjeneste- og stationsbiler, herunder de krav de skal opfylde, henvises til Kontraktbilag A1 – Kravspecifikation Delaftale 1 og Kontraktbilag A2 – Kravspecifikation Delaftale 2.
1.5.2 Åbning af indkomne tilbud eller Tilbud
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbud.
1.6 Aftaleperiode
Ordregiver ønsker at indgå aftalen med én (1) Leverandør pr. delaftale for en periode på 48 måneder pr. leaset bil gældende fra leveringstidspunktet. Dermed vil Aftalen først endeligt udløbe når den sidst leverede bil har været leaset i 48 måneder.
Leverandørens første levering til Ordregiver skal ske:
- Delaftale 1 – Tjenestebiler Til marts 2024, dog ikke senere end 15.03.2024
- Delaftale 2 – Stationsbiler Hurtigst muligt
1.7 Underleverandører
Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen oplyse, om Tilbudsgiver har til hensigt at give dele af den udbudte ydelse i underleverance til tredjemand, og hvilke underleverandører Tilbudsgiver i så fald påtænker at anvende.
Tilbudsgiver bedes anføre disse oplysninger i ESPD, Del ll. D.
Side 4 af 18
Hvis der er tale om en underleverandør, som Tilbudsgiver baserer sin egnethed på, jf. punkt 2.2.3, skal der udfyldes og indsendes ESPD for både Tilbudsgiver og den underleverandør, Tilbudsgiver baserer sin egnethed på. Hvis Tilbudsgiver IKKE baserer sin egnethed på underleverandøren, skal der IKKE indsendes ESPD for underleverandøren, men derimod blot angives oplysninger om underleverandøren i Tilbudsgivers ESPD jf. ovenstående.
Det bemærkes, at Tilbudsgiver ikke vil være berettiget til at udskifte underleverandør(er), som Tilbudsgiver har baseret sin egnethed på i aftalens løbetid. Andre underleverandører oplyst i ESPD, del II. D kan alene udskiftes efter godkendelse fra Ordregiver jf. Kontraktens pkt. 1.7.
1.8 Vejledende tidsplan
Udbuddet forventes gennemført efter nedenstående vejledende tidsplan:
Aktivitet | Tidspunkt | Fase |
Udbudsbekendtgørelse fremsendes til EU-tidende | 27.02.2023 | Tilbudsfase |
Tidsfrist for at indsende spørgsmål til udbudsmaterialet | 16.03.2023 | |
Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål | 23.03.2023 | |
Tilbudsfrist | 30.03.2023, Kl. 10.00 | |
Virksomheders verificering af oplysninger i ESPD som oplyst i tilbuddet | Uge 14-15, 2023 | |
Forventet udsendelse af underretning og igangsætning af standstill-periode | 21.04.2023 (uge 16) | Underretnings- og aftale- indgåelsesfase |
Forventet standstilludløb, aftaleindgåelse og bestilling | 02.05.2023 | |
Dato for første levering: Delaftale 1 Delaftale 2 | November 2023 Hurtigst muligt |
1.9 Formkrav
1.9.1 Elektronisk kommunikation i udbuddet
Udbuddet gennemføres i udbudssystemet ETHICS.
Side 5 af 18
Al kommunikation mellem Tilbudsgiver og Ordregiver skal ske gennem ETHICS, som ligeledes skal benyttes i forbindelse med aflevering af tilbud. Ordregiver vil således se bort fra spørgsmål og tilbud, der er modtaget udenfor ETHICS.
Beskrivelse af ETHICS: • For at få adgang til ETHICS, skal Tilbudsgiver oprette sig som bruger. Det er vederlagsfrit at benytte ETHICS. • Udbudsmaterialet ligger under ”Hent materiale” øverst i højre hjørne. I ”Kommunikation” er alle Ordregivers fællesbeskeder og Tilbudsgivers egne beskeder placeret. • Det er beskrevet i punkt 1.9.2, hvorledes spørgsmål stilles i ETHICS, og i punkt 2.5 er det beskrevet, hvorledes tilbud afleveres i ETHICS. |
Ordregiver har desuden mulighed for at indhente oplysninger fra specifikke tilbudsgivere ved at sende beskeder i ETHICS, som Tilbudsgiver kan svare på. Tilbudsgiver har alene mulighed for på eget initiativ at kontakte Ordregiver gennem egentlige spørgsmål.
1.9.2 Spørgsmål og svar
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.
Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet ETHICS ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.
Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade spørgsmål/svar-dokumentet.
Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet ETHICS.
I henhold til tidsplanen i punkt 1.8 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, hvis spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.
Spørgsmål modtaget senere end syv (7) dage, inden tilbudsfristen, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.
Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet ETHICS skal stilles til supporten: 70 22 70 07 eller ved at klikke på ikonet ”Kundeservice”.
1.9.3 Sprog
Af hensyn til ressourceforbruget hos Ordregiver, skal kommunikation i udbuds- og aftaleperioden være på Dansk.
Der gøres opmærksom på, at ovenstående er et formkrav, og Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet til at afvise Tilbudsgiver, hvis formkravet ikke overholdes.
1.9.4 Alternative og sideordnede tilbud
Der kan ikke afgives alternative bud.
Side 6 af 18
Der kan ikke afgives mere end ét tilbud pr. delaftale fra hver Tilbudsgiver.
Side 7 af 18
2. Tilbudsbetingelser
2.1 Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)
Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet fremsende en udfyldt udgave af det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD). Såfremt Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet eller udgør en sammenslutning af virksomheder (konsortier) skal der afleveres flere ESPD'er, jf. udbudsbetingelsernes punkt
2.2. ESPD er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at Tilbudsgiver, andre enheder eller sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse og egnethed. Disse oplysninger skal senere verificeres jf. punkt 2.3.
Vejledning til udfyldelse af ESPD i ETHICS:
• Tilbudsgiver udfylder ESPD i ETHICS ved at klikke på ”Opret nyt svar: ESPD” under ”Tilbudsafgivelse” i henhold til de efterspurgte oplysninger i punkt 2.1.1. Dokumentet kan gemmes undervejs ved at klikke på ”Gem ESPD”.
• Evt. andre enheder eller deltagere i sammenslutninger skal ligeledes aflevere ESPD. Disse tilføjes til udbuddet via pilen på ”Opret nyt svar: ESPD”. Ved at klikke på ”Inviter andre til at svare” fremkommer en tekstboks, hvor mailadresse på underleverandører udfyldes, hvorefter der trykkes ”Del med Begrænset adgang”.
2.1.1 Oplysninger der skal udfyldes i ESPD
Side 8 af 18
Der skal udfyldes følgende i ESPD:
Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør |
• Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør, herunder oplysning om, hvilke delaftaler (delkontrakter) Tilbudsgiver afgiver tilbud til. • Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter. • Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet (se nærmere i punkt 2.2). • Punkt D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på. |
Del III: Udelukkelsesgrunde |
• Punkt A: Grunde vedr. straffedomme. • Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger, oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses. • Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet: • Tilbudsgiver skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 134a, § 135, stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er Ordregiver forpligtet til at udelukke Tilbudsgiveren, jf. dog udbudslovens § 135, stk. 4 og 5. • Tilbudsgiver skal yderligere bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1: ▪ Forhold vedr. insolvens/konkurs eller lign., jf. nr. 2. ▪ Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 3. ▪ Ubetalt offentlig gæld under 100.000 DKK, jf. nr. 6. Ordregiver påser oplysningen som afgivet under punkt B. |
Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt A: Egnethed |
Ikke relevant i nærværende udbud |
Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt B: Økonomisk og finansiel formåen |
• Tilbudsgiver skal oplyse likviditetsgrad som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”. • Likviditetsgraden skal beregnes og oplyses efter følgende metode: ▪ Likviditetsgrad = omsætningsaktiver x 100 / kortfristet gæld • Tilbudsgiver trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere nøgletal. • Det er et mindstekrav, at likviditetsgraden er på minimum 25 pct. (%) for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår. • Tilbudsgiver skal oplyse sin soliditetsgrad som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”. • Soliditetsgraden skal beregnes og oplyses efter følgende metode: ▪ Soliditetsgrad = Egenkapital ultimo x 100 / Samlede aktiver ultimo ▪ Egenkapitalen skal beregnes i henhold til Årsregnskabslovens §25 (LBK nr. 838 af 08/08/2019) • Tilbudsgiver trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere nøgletal. • Det er et mindstekrav, at soliditetsgraden er på minimum 15 pct. (%) for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår. |
Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt C: Teknisk og faglig formåen |
• Tilbudsgiver skal anføre de op til tre (3) referencer, som alene eller sammen opfylder mindstekravene jf. sidste bullet. • Hvis der oplyses flere referencer, vurderer Ordregiver alene på de tre (3) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmest tilbudsfristen. Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer Ordregiver på referencerne med nyeste startdato. • Tilbudsgiver trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere referencer. • Referencerne skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for tilbudsfristens udløb. • Ordregiver vil se bort fra referencer, der er afsluttet mere end tre (3) år før tilbudsfristen. • For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil Ordregiver alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som Tilbudsgiver har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra tilbudsfristens udløb. Det er Tilbudsgivers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om. • Referencerne skal indeholde følgende: 1. Beskrivelse: Beskrivelse af leverancen med fokus på de elementer, som gør referencen konditionsmæssig i forhold til mindstekravene nedenfor. Der kan desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer). 2. Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste opgave, der er anført under ”Beskrivelse”. For referencer som endnu ikke er afsluttet efterlades feltet ”Slutdato” blankt/tomt. 3. Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne. • Mindstekrav Delaftale 1: • Det er et mindstekrav, at: |
Side 9 af 18
▪ Minimum én (1) reference omfatter leasing af minimum 10 fabriksnye biler inkl. Serviceaftale, som er leveret samlet eller delvist over en periode på maksimum seks (6) måneder (dvs. maksimum seks (6) måneder mellem levering af første og sidste bil). ▪ Minimum én (1) reference omfatter leasing af minimum 5 biler som alle kan låses/låses op af flere brugere ved anvendelse af den samme app. • Mindstekrav Delaftale 2: • Det er et mindstekrav, at: ▪ Minimum én (1) reference omfatter leasing af minimum 10 fabriksnye biler inkl. Serviceaftale, som er leveret samlet eller delvist over en periode på maksimum seks (6) måneder (dvs. maksimum seks (6) måneder mellem levering af første og sidste bil). • Mindstekravene kan opfyldes ved en reference indeholdende ovennævnte opgaver eller ved en kombination af referencer fra flere kunder, så længe referencerne samlet godtgør, at hver af de nævnte opgaver er udført for mindst én (1) kunde. Tilbudsgiver har mulighed for at vedlægge supplement til besvarelsen, der ikke kan indeholdes i ESPD, f.eks. i form af billeder og illustrationer mv. |
Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt D: Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder: |
Ikke relevant i nærværende udbud |
Del V: Begrænsning af antallet af kvalificerede Tilbudsgivere |
Ikke aktuel i offentligt udbud. |
Del VI: Afsluttende erklæringer |
Ved aflevering af ESPD er det valgfrit, om Tilbudsgiver underskriver ESPD. |
Det bemærkes, at ovenstående egnethedskrav og dokumentation kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker inden for de udbudsretlige rammer.
2.2 Sammenslutninger eller støttende enheder
2.2.1 Generelt
Side 10 af 18
Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode Tilbudsgiver om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere tilbud ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise sådanne tilbudsgivere.
2.2.2 Sammenslutning
Såfremt en sammenslutning (eks. et konsortium) afgiver tilbud, skal dette oplyses under ESPD del II, punkt A. Herudover skal samtlige deltagere i sammenslutningen udfylde et særskilt og for den enkelte deltager i sammenslutningen individuelt ESPD i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser.
Såfremt Tilbudsgiver baserer sin egnethed på andre enheders formåen, vil der i relation til Ordregivers vurdering af egnethed ske en vurdering af Tilbudsgivers samlede kapacitet, hvorfor der maksimalt afleveres tre (3) referencer for sammenslutningen eller Tilbudsgiver og andre enheder – eksempelvis to (2) referencer fra sammenslutningen eller fra Tilbudsgiver og en (1) reference fra andre enheder.
I forbindelse med den endelige dokumentation, jf. punkt 2.3 skal sammenslutningen desuden være opmærksom på at vedlægge en erklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave. Sammenslutningen skal bekræfte, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave.
Sammenslutningen kan anvende Bilag 2 – Erklæring om fælles hæftelse, men må tillige anvende eget bilag, hvis det bekræfter ovenstående hæftelse.
2.2.3 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen
Tilbudsgiver kan, i forbindelse med afgivelse af tilbud, basere sig på andre enheders (virksomheders) økonomiske og finansielle formåen samt tekniske og/eller faglige formåen. Tilbudsgiver skal angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll, punkt C. Der skal vedlægges et særskilt udfyldt ESPD-dokument med de oplysninger, der anmodes om i del ll, punkt A og B, del lll samt del IV, for hver enhed, som Tilbudsgiver baserer sig på. Xxx XX skal udfyldes for de forhold, som Tilbudsgiver baserer sin egnethed på. Den støttende enhed skal vedlægge et underskrevet ESPD.
I forbindelse med den endelige dokumentation, jf. punkt 2.3 skal Tilbudsgiver desuden være opmærksom på at vedlægge en støtteerklæring, hvormed de andre enheder erklærer at stille alle nødvendige ressourcer til rådighed for Tilbudsgiver i forbindelse med løsning af opgaven. De andre enheder skal desuden på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § 144, stk. 4 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD.
Tilbudsgiver kan anvende Bilag 1 – Støtteerklæring, men må anvende eget bilag, hvis det bekræfter ovenstående.
2.3 Verificering af oplysninger i ESPD
Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger skal, på Ordregivers opfordring, fremlægge dokumentation2 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i forbindelse med tilbuddet. I punkt 2.3.1 og punkt
2.3.2 beskrives det, hvordan denne dokumentation skal fremlægges.
2 i henhold til udbudslovens §§ 144 og 152
3 jf. udbudslovens § 151, stk. 4.
Side 11 af 18
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation3.
2.3.1 ESPD Del III – Dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunde
Hvis Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:
• Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
• Skatteforvaltningen
• ATP
• Politiet (Kriminalregistret)
o Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.
Serviceattesten bestilles hos Virk.
Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra den dato, som Ordregiver ved en opfordring har fastsat som frist.
Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling er modtaget.
Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud.
Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.
2.3.2 ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier, dokumentation for formåen
Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier sker på følgende måde:
• Der skal ikke afleveres dokumentation på godkendelse hos Finanstilsynet til at drive leasingvirksomhed i henhold til Lov om finansiel virksomhed, da dette fremgår af offentligt tilgængelige registre. Ordregiver forbeholder sig uanset retten til at få Finanstilsynets godkendelse dokumenteret af tilbudsgiver.
• Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om Tilbudsgivers samlede egenkapital, medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database, eller Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.
• Der skal ikke aflevere dokumentation for referencer, men ordregiver forbeholder sig retten til at få bekræftet referencernes rigtighed hos kunderne.
Hvis Tilbudsgiver har baseret sin formåen på andre enheders ressourcer eller udgør en sammenslutning, skal
der indsendes følgende dokumentation:
Side 12 af 18
2.3.3 Støtteerklæring og erklæring om fælles hæftelse
• en støtteerklæring, hvormed andre enheder erklærer at have stillet alle nødvendige ressourcer til rådighed for Tilbudsgiver i forbindelse med nærværende udbud. Egen-erklæring kan anvendes.
• en erklæring, hvormed deltagerne i sammenslutningen erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave. Derudover skal de bekræfte, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. Egen-erklæring kan anvendes.
2.4 Tro- og love erklæring
Tilbudsgiver skal enten i forbindelse med afgivelse af tilbud eller efter anmodning fra Ordregiver indsende udfyldt og underskrevet Bilag 3 – Tro og loveerklæring vedrørende RÅDETS FORORDNING (EU) 2022/576 af.
8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine.
2.5 Aflevering af tilbud
Det er obligatorisk, at tilbud afleveres i ETHICS jf. punkt 1.9.1. Tilbud, der ikke afleveres i ETHICS, vil blive betragtet som ukonditionsmæssige og vil ikke komme i betragtning.
Bemærk, at Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem, jf. den i punkt 1.8 angivne tidsfrist, og at tilbuddet indeholder de efterspurgte dokumenter. Desuden gøres der opmærksom på, at alle tilbud skal opfylde samtlige mindstekrav.
Aflevering i ETHICS: • For at aflevere dokumenter til tilbuddet, skal der klikkes på indsendelsesboksen ”Indsend Tilbud” ikonet fanen ”Tilbudsafgivelse”. Tilbudsdokumenterne indsættes og herefter klikkes der på ”Luk”. • Alle dokumenter i indsendelsesboksen under fanebladet ”Tilbudsafgivelse” kan ændres eller nye dokumenter kan løbende tilføjes i mappen. Bemærk, at dette ikke afleverer tilbuddet. • Tilbuddet skal afleveres i ETHICS ved at klikke på ”Underskriv og afslut tilbud” i øverste højre hjørne af skærmbilledet. Herefter skal Tilbudsgiver bekræfte, at tilbuddet skal fremsendes til Ordregiver. • Der sendes kvittering til den registrerede e-mailadresse. Tilbuddet kan frem til tilbudsfristen trækkes tilbage ved at uploade nye tilbudsdokumenter. |
Materialet skal kunne åbnes i nyeste version af MS Word, MS Excel og/eller seneste version af Adobe Acrobat PDF-viewer.
Side 13 af 18
2.5.1 Tilbuddets indhold
Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af: • Tilbudsgivers ESPD jf. punkt 2.1 • Eventuelle andre enheders underskrevne ESPD’er, jf. punkt 2.2.3 eller underskrevne ESPD’er fra deltagerne i sammenslutning, jf. punkt 2.2.2. • Kontraktbilag B1 – Tilbudsbesvarelse, delaftale 1 og/eller Kontraktbilag B2 – Tilbudsbesvarelse, delaftale 2 • Kontraktbilag C1 - Tilbudsliste, delaftale 1 og/eller Kontraktbilag C2 - Tilbudsliste, delaftale 2 • Evt. bilag. Det er Tilbudsgivers ansvar, at der er entydige henvisninger i tilbudsmaterialet til evt. vedlagte bilag. |
2.5.2 Vedståelse
Tilbuddet skal være gældende i tre (3) måneder fra tilbudsfristen.
Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af aftale, og ophører således ikke førend endelig aftale er underskrevet.
2.6 Forbehold
2.6.1 Tilbudsgivers forbehold
Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet.
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, så forbehold i videst muligt omfang kan undgås.
Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet, jf. punkt 3.1.
Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsevalueringen.
Side 14 af 18
Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder, men ikke begrænset til, overstregninger, omskrivninger og lignende.
Side 15 af 18
3. Tilbudsevaluering
3.1 Vurdering af konditionsmæssighed
Ordregiver vurderer indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt, og at følgende punkter er opfyldt:
1. Tilbuddet er indkommet rettidigt.
2. Tilbuddet indeholder den efterspurgte dokumentation og information.
3. Om Tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i henhold til § 134a, § 135 stk. 1-3, § 136 og § 137 nr. 2, 3 og 6.
4. Om Tilbudsgiver lever op til mindstekrav til egnethed, jf. pkt. 2.1.1, del IV.
5. Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode en Tilbudsgiver om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, hvis dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5.
3.2 Evaluering af tilbud
De tilbud, der vurderes at være konditionsmæssige, evalueres herefter i overensstemmelse med punkt 3.3. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, om det opfylder de af Ordregiver fastsatte under- og delkriterier.
3.3 Tildelingskriterium og underkriterier
Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på hver delaftale på baggrund af tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet”, hvor nedenstående under- og delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tildeling af aftalen.
Underkriterium | Vægt i procent |
Pris | 70 % |
Kvalitet | 30 % |
Se beskrivelse af den anvendte pointskala i punkt 3.3.1 og yderligere beskrivelse af underkriterierne i punkt 3.3.2 – 3.3.3.
I tilfælde af, at der måtte være to eller flere tilbud, som, efter Ordregivers gennemførte evaluering, har samme pointscore, findes vinderen ved lodtrækning.
3.3.1 Pointskala
• Underkriteriet ”Pris” evalueres efter en relativ model, jf. punkt 3.3.2.
Side 16 af 18
• De kvalitative underkriterier ”Kvalitet” evalueres efter en absolut model jf. nedenstående prosavurderinger, hvor 0 point tildeles tilbud uden nogen opfyldelse af underkriteriet og 8 point tildeles tilbud med bedst mulig opfyldelse af underkriteriet.
Point | Prosavurdering |
Det tilbudte er vurderet til følgende grad af opfyldelse | |
0 | Ingen opfyldelse |
1 | Meget begrænset opfyldelse |
2 | Begrænset opfyldelse |
3 | Under middel opfyldelse |
4 | Middel opfyldelse |
5 | Over middel opfyldelse |
6 | Høj grad af opfyldelse |
7 | Meget høj grad af opfyldelse |
8 | Bedst mulige opfyldelse |
3.3.2 Ad. Underkriterium ”Pris”
Underkriteriet ”Pris” vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag C1/C2 – Tilbudsliste. Således vil Tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger, blive lagt til grund.
I Kontraktbilag C1/C2 – Tilbudsliste summeres samlede evalueringssum automatisk.
Nedenfor fremgår den anvendte evalueringsmodel for underkriteriet ”Pris”.
Primær evalueringsmodel
De samlede evalueringspriser evalueres relativt og ud fra en lineær pointmodel fra 0 – 8 point. ”Laveste samlede evalueringspris” blandt de konditionsmæssige tilbud, jf. punkt 3.1, tildeles 8 point. En samlet evalueringspris der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 25 % eller derover tildeles 0 point, dog med forbehold for anvendelse af nedenstående sekundære og tertiære evalueringsmodel, såfremt betingelser herfor er opfyldt.
Xxxxxx samlede evalueringspriser tildeles points ud fra følgende formel:
𝑍 =
𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑝𝑟𝑖𝑠 − 𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑠𝑝𝑟𝑖𝑠
𝐿𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑠𝑝𝑟𝑖𝑠
𝑍
𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 = 𝑀𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 − 𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 •
𝑿
hvor X således fastsættes til 25 %.
Hvis nedenstående sekundære eller tertiære evalueringsmodel anvendes, tilpasses ovenstående formel i overensstemmelse hermed.
De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet pris. Sekundær evalueringsmodel
Hvis Ordregiver konstaterer, at den samlede evalueringspris i halvdelen eller flere af de konditionsmæssige
tilbud er højere end ”laveste samlede evalueringspris” plus 25 %, fastsættes X til 50 %. Således tildeles en samlet evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 50 % eller derover tildeles 0 point.
Side 17 af 18
Tertiær evalueringsmodel
Hvis Ordregiver konstaterer, at den samlede evalueringspris i halvdelen eller flere af de konditionsmæssige tilbud er højere end ”laveste samlede evalueringspris” plus 50 %, fastsættes X til 100 %. Således tildeles en samlet evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 100 % eller derover 0 point.
3.3.3 Ad. Underkriterium ”Kvalitet”
Underkriteriet vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag B1/B2 –
Tilbudsbesvarelse.
Underkriteriet Kvalitet er opdelt i to (2) delkriterier:
1. Bilens motor (vægter 50 % af underkriteriet Kvalitet)
2. Bilens kørekomfort (Vægter 50 % af underkriteriet Kvalitet)
Underkriteriet vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Bilag B1/B2 – Tilbudsbesvarelse, hvoraf det fremgår, hvad Ordregiver lægger vægt på i sin evaluering af Tilbudsgivers besvarelse.
Evalueringsmetode:
• Tilbuddene evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 3.3.1.
• Ordregiver foretager en samlet vurdering af det tilbudte for hvert delkriterie.
• Ordregiver vurderer, hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret.
• Ordregiver vurderer, i hvilken grad Tilbudsgiver kan sandsynliggøre opfyldelsen af de opstillede punkter, f.eks. underbygget af erfaringer og dokumentation.
3.4 Underretning og standstill-periode
Alle berørte Tilbudsgivere vil4 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse, der er truffet med hensyn til tildeling af aftalen, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort5.
Indgåelse af aftale vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til tilbudsgiverne er sket ad elektronisk vej. Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter.
3.5 Aftaleindgåelse
Indgåelse af aftalen vil ske på baggrund af vedlagte udkast til aftalen (med tilhørende bilag) efter afsluttet udbud.
4 i overensstemmelse med udbudslovens § 171
5 i overensstemmelse med udbudslovens § 129
Side 18 af 18
Aftalen regulerer parternes vilkår i aftaleperioden.