UDB
Udbudsbetingelser, Midttrafiks 4. udbud
Lokale ruter og skoleruter i Ringkøbing-Skjern Kommune
5. november 2019 - version 4
UDB
UDSMATERI ALE
xxxxxxxxxx.xx
Indholdsfortegnelse
2. Væsentlige forhold i dette udbud 2
5. Udarbejdelse og aflevering af tilbud 7
7. Meddelelse af resultatet 18
Udbudsbetingelser
1. Indledning
Midttrafiks 54. udbud omfatter driften af lokal- og skoleruter i Ringkøbing-Skjern Kom- mune. Udbudsbekendtgørelse er fremsendt til offentliggørelse i EU-tidende den 30. sep- tember 2019.
Udbuddet foretages som et offentligt udbud i henhold til EU-direktiv 2014/25/EU (Forsy- nings-virksomhedsdirektivet) 1, jf. bekendtgørelse nr. 1624 af 15. december 2015.
2. Væsentlige forhold i dette udbud
2.1. Samlet udbud af A-kontrakter og B-kontrakter
54. udbud omfatter to pakker med A-kontrakter og tre pakker B-kontrakter vedrørende lokal- og skoleruter i Ringkøbing-Skjern kommune.
Midttrafik udbyder busdriften i form af antal busser og antal køreplantimer i henhold til de angivne pakker med udgangspunkt i det definerede stationeringssted, jf. Nøgleoplysnin- gerne.
Kontraktgrundlaget for hver pakke er defineret med udgangspunkt i de i pakkebeskrivelsen anførte ruter med tilhørende køreplaner og vognløb.
Midttrafik forbeholder sig retten til at ændre i ruter, nedlægge ruter og ændre i anvendel- sen af busser og køreplantimer, eksempelvis til brug på andre ruter. Ved sådanne ændrin- ger sker dette i henhold til krav og bestemmelser i kontrakten, herunder bestemmelser om ændringer i antal busser, antal køreplantimer og køreplaner, regulering for tomgangs- kørsel etc.
2.1.1 Særlige forhold vedrørende B-kontrakterne
Ringkøbing-Skjern Kommune og Midttrafik har på udbudstidspunktet indgået en udvidet samarbejdsaftale vedrørende B-kontrakterne (Pakke 3, Pakke 4 og Pakke 5). Midttrafik varetager således køreplanlægningen på vegne af kommunen på B-kontrakterne. Indtil denne samarbejdsaftale eventuelt ophører, skal busselskabet således samarbejde med Midttrafik i forhold til køreplanlægningen og afregning. Så længe Midttrafik varetager kø- replanlægningen på B-kontrakterne, vil disse blive afregnet på samme måde som A-kon- trakterne. Se A-kontrakten afsnit 20.
Samarbejdsaftalen inkluderer også, at busselskabet skal indberette eventuelle driftsfor- styrrelser til Midttrafik og skolerne i stedet for til kommunen. Midttrafik fastlægger ret- ningslinjer herfor forud for driftsstart.
2.2. Opdateret A-Kontrakt
1 Europaparlament og rådsdirektiv 2014/25/EU af 26. februar 2014 om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand og energiforsyning, transport samt posttjenester og om ophævelse af direk- tiv 2004/14/EF.
Midttrafik har foretaget en gennemgang af A-kontrakten, der således er blevet opdateret på nogle områder i forhold til tidligere gennemførte udbud (til og med 50. udbud). Xxxxxx- gerne har primært karakter af præciseringer og tydeliggørelse af hidtidige bestemmelser. Der er dog indført følgende ændringer af mere væsentlig betydning:
• Opdatering af krav til håndtering af hittegods fundet i busserne, således at lovgiv- ningen bliver overholdt. Se A-kontrakt pkt. 14.7.2.
• Revideret betalingsmodel, hvor der er indført en ny afregningssats, der dækker over faste administrative omkostninger, der afregnes pr. måned. Se A-kontrakt pkt. 18.1.4.
• Kontraktgrundlaget indeholder ikke tomkørsel. Tomkørsel medregnes, hvis senere ændringer af kørslen medfører øget tomkørsel i vognløbene. Se A-kontrakt bilag 5.
• Reviderede krav til chaufførfaciliteter, hvor der for hvert udbud vil blive defineret, hvor busselskabet som minimum skal stille faciliteter til rådighed, og hvad facilite- terne minimum skal indeholde. Se A-kontrakt afsnit 8.
• Krav om USB-stik i alle busser. Se A-kontrakt bilag 7.2, afsnit 2.5.
• Indførelse af bonusmodel for kundetilfredshed i alle A-kontrakter med mere end
15.000 køreplantimer. Denne bestemmelse er dog ikke relevant i nærværende ud- bud.
2.3. Opdateret B-kontrakt
Midttrafik har foretaget en gennemgang af B-kontrakten, der således er blevet opdateret på nogle områder i forhold til de senest gennemførte udbud (til og med 50. udbud). Æn- dringerne har primært karakter af præciseringer og tydeliggørelse af hidtidige bestemmel- ser. Der er dog indført følgende ændringer af mere væsentlig betydning:
• Opdatering af krav til håndtering af hittegods fundet i busserne, således at lovgiv- ningen bliver overholdt. Se B-kontrakt pkt. 6.11.
• Indsat krav om, at chaufførerne er bekendte med relevante afsnit i Midttrafiks chaufførhåndbog. Se B-kontrakt pkt. 7.3.
• Kontraktgrundlaget indeholder ikke tomkørsel. Tomkørsel medregnes, hvis senere ændringer af kørslen medfører øget tomkørsel i vognløbene. Se B-kontrakt pkt. 14.2.3.
• Krav om at bestiller skal orienteres om ture, hvor der gennem længere tid ikke har været behov for køre den fulde tur. Se B-kontrakt pkt. 14.2.4.
• Ved indsættelse af flere busser/reduktion i antal busser, reguleres busbetalingen forholdsmæssigt efter antallet af kontraktdage, som de ekstr/reducerede busser kører i kontrakten. Se B-kontrakt pkt. 14.6.
2.4. Tidsplan og kontaktoplysninger
Tidsplan for udbuddet | |
Informationsmøde | 29. oktober 2019, kl. 13.00 – til- melding senest den 24. oktober 2019 |
Frist for indsendelse af spørgsmål | 4. november 2019 kl. 12.00 |
Frist for besvarelse af spørgsmål | 7. november 2019 |
Tilbudsfrist | 14. november kl. 12.00 |
Forventet meddelelse om kontrakttildeling | Ultimo november 2019 |
Frist for garantistillelse | Senest 14 dage efter meddelelse om kontrakttildeling |
Vedståelsesfrist | 1.marts 2020 |
Kontraktstart | 28. juni 2020 |
Henvendelser til Midttrafik under udbudsprocessen | |
Primær kontaktperson | Xxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx Mail: xxx@xxxxxxxxxx.xx Tlf.: 0000 0000 |
Sekundær kontaktperson (ved fra- vær) | Xxxx Xxxxxxxxxx Mail: xx@xxxxxxxxxx.xx Tlf.: 0000 0000 |
Skriftlig henvendelse vedrørende dette udbud skal ske via udbuds- hjemmesiden: | xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/x0000x0x- 35ea-4ed5-aa6d-b06ccf6a8f2e/homepage |
3. Udbudsmateriale
3.1. Udbudsmaterialets omfang
Det samlede udbudsmateriale består af:
• Udbudsbetingelser inkl. bilag
o Bilag 1 – Garantierklæring
o Bilag 2 – Støtteerklæring
o Konsortieerklæring
o Spørgsmål/svar (offentliggøres løbende)
• A-Kontrakt og B-kontrakt med tilhørende bilag
• Nøgleoplysninger om den udbudte kørsel
• Pakkebeskrivelse
• Dokumenter til tilbudsafgivelse
o ESPD dokument
o Bilag A – Tilbudsskema (prisbilag)
o Bilag B – Busoplysningsskema
o Bilag C – Løsningsbeskrivelse vedr. tilbuddets kvalitative indhold
Udbudsbetingelserne anvendes i forbindelse med tilbudsgivning og efterfølgende indgåelse af kontrakter og indeholder vejledninger og krav til tilbudsgiveren.
Kontrakterne med tilhørende bilag fastlægger de krav, der gælder for kørslens udførelse og angiver, hvordan forholdet mellem Midttrafik og busselskabet reguleres. Det er et bin- dende vilkår, at kørslen skal udføres på grundlag af kontrakten.
Nøgleoplysningerne indeholder summariske oplysninger om bl.a. kravene til busmateriel og øvrige krav samt vigtige datoer vedr. kontrakten. I tilfælde af uoverensstemmelse mel- lem udbudsbetingelserne og Nøgleoplysningerne, har Nøgleoplysningerne forrang. Nøgle- oplysningerne indsættes i kontrakten i forbindelse med kontraktindgåelsen.
Pakkebeskrivelserne indeholder blandt andet foreløbige køreplaner, vognløb, rutekort, op- lysninger om busser til overtagelse, samt oplysninger om det personale, der kan blive tale om at overtage, jf. pkt. 4.4. Herudover er der i beskrivelsen oplysning om andre forhold på ruterne.
På opfordring kan Midttrafik levere køreplaner og vognløb elektronisk i VDV-format.
3.2. Spørgsmål til udbudsmaterialet
Midttrafik opfordrer tilbudsgivere til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af kravene i udbudsmaterialet, eller der er forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud.
Mundtlige henvendelser vil, af hensyn til Midttrafiks forpligtelse til at behandle tilbudsgi- vere lige, blive afvist.
Alle spørgsmål og svar vil blive gjort tilgængelige for samtlige tilbudsgivere i anonymiseret form på udbudshjemmesiden.
I tilfælde af, at Midttrafik finder det nødvendigt at foretage ændringer i udbudsmaterialet og/eller supplere oplysningerne i udbudsmaterialet, vil meddelelse herom blive meddelt i form af rettelsesblade. Rettelsesblade indgår i udbudsmaterialet og offentliggøres på ud- budshjemmesiden.
3.4. Informationsmøde
Midttrafik afholder informationsmøde vedrørende udbuddet, hvor de væsentligste detaljer omkring udbuddet og tilbudsafgivelse vil blive gennemgået.
4. Udbuddets omfang
4.1. Lokal- og skoleruter i Ringkøbing-Skjern Kommune
54. udbud omfatter 5 pakker med A-kontrakter og B-kontrakter vedrørende lokal- og sko- leruter i Ringkøbing-Skjern kommune. Udbuddet omfatter således samlet set ca. 22.059 køreplantimer på A-kontrakterne fordelt på 17 kontraktbusser og ca. 9.527 køreplantimer på B-kontrakterne fordelt på 14 kontraktbusser.
Midttrafik udbyder busdriften i form af antal busser og antal køreplantimer i henhold til de angivne pakker med udgangspunkt i det definerede stationeringssted, jf.
Nøgleoplysningerne. Kontraktgrundlaget for hver pakke er defineret med udgangspunkt i de i pakkebeskrivelsen anførte ruter med tilhørende køreplaner og vognløb.
Midttrafik forbeholder sig retten til at ændre i ruter, nedlægge ruter og ændre i anvendel- sen af busser og køreplantimer, eksempelvis til brug på andre ruter. Ved sådanne ændrin- ger sker dette i henhold til krav og bestemmelser i kontrakten, herunder bestemmelser om ændringer i antal busser, antal køreplantimer og køreplaner, regulering for tomgang- kørsel etc.
Der udbydes to A-kontrakt pakker og tre B-kontrakt pakker, se nærmere i Nøgleoplysnin- gerne. De fem pakker indgår samlet set i to mulige kombinationer, der ligeledes fremgår af Nøgleoplysningerne.
Udbuddet omfatter følgende optioner, som tilbudsgiver skal afgive tilbud på i samtlige pakker med A-kontrakter:
• Option på følgende alternative drivmidler. Optionen skal prissættes som et fast til- læg til de variable busomkostninger for A-kontrakternes vedkommende og som et fast tillæg til de variable omkostninger, dagskørsel for B-kontrakternes vedkom- mende.
o Biodiesel (HVO)
Biobrændstoffet skal leve op til EU’s bæredygtighedskriterier for biobrænd- stoffer fastsat i VE-direktivet (direktiv 2009/28/EF med senere ændringer), jf. Bekendtgørelse om biobrændstoffers bæredygtighed m.v. (BEK 1044 af 07/09/2017).
o GTL
Udbuddet omfatter desuden følgende optioner for alle B-kontrakt pakkerne, som tilbuds- giver skal afgive tilbud på:
• Option på aftenkørsel, pris på variable omkostninger, aftenkørsel, jf. Kontrakten pkt. 14.5.
o Prisen indregnes i evalueringen af tilbuddet på baggrund af et fiktivt kør- selsomfang på 100 køreplantimer om året
• Option på montering af seler i alle busser
o Prisen skal afgives som et samlet engangsbeløb, der dækker samtlige busser omfattet af pakken.
4.3. Kontraktens løbetid
Kontrakten omfattet af udbuddet er en tidsubegrænset kontrakt, hvor begge parter har mulighed for at opsige kontrakten til køreplanskifte med minimum 6 måneders varsel for Midttrafiks vedkommende og minimum 18 måneders varsel for busselskabets vedkom- mende. Kontrakten kan dog tidligst opsiges til ophør til den i Nøgleoplysningerne anførte dato. Kontrakten løber således indtil en af parterne opsiger den, jf. kontrakten.
4.4. Overdragelse af medarbejdere
4.4.1. Overdragelse jf. Virksomhedsoverdragelsesloven
Såfremt betingelserne for, at der er sket en virksomhedsoverdragelse i virksomhedsover- dragelseslovens forstand, er opfyldt, skal reglerne i lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse, jf. LBK nr. 710 af 20. august 2002 følges.
Den tilbudsgiver, der opnår kontrakt og overtager kørslen fra den afgående kontrakthaver, vil derfor være stillet som erhverver af en virksomhed i lovens forstand. Dette indebærer bl.a., at kontrakthaveren umiddelbart indtræder i de pligter, som påhvilede den tidligere kontrakthaver i henhold til (1) kollektiv overenskomst og aftale, (2) bestemmelser om løn- og personaleforhold, der er fastsat eller godkendt af offentlig myndighed, eller (3) indivi- duel aftale om løn- og arbejdsforhold, jf. virksomhedsoverdragelseslovens § 2, stk. 1.
4.4.2. Overdragelse uden for Virksomhedsoverdragelsesloven
Såfremt betingelserne for, at der er sket en virksomhedsoverdragelse i virksomhedsover- dragelseslovens forstand ikke er opfyldt, er den tilbudsgiver, der opnår kontrakt og over- tager kørslen fra den afgående kontrakthaver, forpligtet til at ansætte de hos den tidligere kontrakthaver ansatte lønmodtagere på datoen for kontraktens ikrafttræden i det omfang, at de pågældende lønmodtagere i det væsentligste er tilknyttet den eller de af kontrakten omfattede busruter. Tilbudsgiveren er ligeledes forpligtet til at give de pågældende løn- modtagere minimum samme vilkår, som påhvilede den tidligere kontrakthaver i henhold til (1) kollektiv overenskomst og aftale, (2) bestemmelser om løn- og personaleforhold, der er fastsat eller godkendt af offentlig myndighed, eller (3) individuel aftale om løn- og arbejdsforhold.
4.4.3. Oplysninger om medarbejdere
Oplysninger vedrørende de medarbejdere, der skal overtages, er angivet under den enkelte pakkebeskrivelse. Oplysningerne er givet af det nuværende busselskab og oplyses uden ansvar for Midttrafik. En efterfølgende uenighed mellem de to busselskaber og/eller løn- modtageren eller dennes organisation er Midttrafik uvedkommende.
5. Udarbejdelse og aflevering af tilbud
Midttrafik gør opmærksom på, at såfremt et tilbud ikke er vedlagt de krævede oplysninger og dokumenter, vil Midttrafik være berettiget til og i de tilfælde, hvor manglende oplysnin- ger ikke lovligt kan indhentes efterfølgende, forpligtet til at afvise tilbuddet i sin helhed. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiveren følger nedenstående anvisninger og vedlægger de ønskede oplysninger og dokumenter i tilbuddet.
5.1. Mindstekrav for deltagelse
Tilbudsgiver skal have autorisation for udøvelse af hvervet i form af enten en tilladelse efter buslovens § 1, stk. 1 (grundtilladelse), og tilladelse for det nødvendige antal busser.
5.1.2. Økonomisk og finansiel kapacitet
Tilbudsgivere, der afgiver tilbud, skal opfylde følgende mindstekrav:
• Tilbudsgivers egenkapital skal være positiv i de to seneste disponible regnskabsår.
Seneste disponible regnskab defineres som det seneste generalforsamlings-godkendte års- regnskab.
Er tilbudsgiver etableret inden for de seneste 3 år, skal tilbudsgiver alene have haft en positiv egenkapital i afsluttede regnskabsår.
Har tilbudsgiver endnu ikke afsluttet det første regnskabsår, skal tilbudsgiver på tilbuds- afgivelsestidspunktet have en positiv egenkapital.
5.2. Udformning af ESPD i Ethics
Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen aflevere udfyldt ESPD med følgende oplysninger:
5.3.1. Fanen procedure
Del II Oplysninger om den økonomiske aktør, A, B C og D
A: Oplysninger om den økonomiske aktør
Skal udfyldes.
Følgende dele skal dog ikke udfyldes:
• ”Kun i forbindelse med en reserveret kontrakt”
• ”Er den økonomiske aktør optaget på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører, eller har denne et tilsvarende certifikat …”
• ”Er den økonomiske aktør i stand til at fremlægge et certifikat vedrørende betaling af bidrag til sociale sikringsordninger og skatter og afgifter …”
B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter
Kan udfyldes.
Midttrafik bruger som udgangspunkt kontaktdata angivet ved Ethics bruger. Her kan såle- des angives oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter, såfremt den som ind- sender tilbuddet ikke kan repræsentere den økonomiske aktør i forbindelse med udbuds- proceduren.
”Fornavn”, ”Efternavn”, ”E-mail”, ”Telefonnummer” og ”Stilling” er tilstrækkeligt.
C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet
Skal udfyldes.
Såfremt tilbudsgiver baserer sig på underleverandører eller andre enheders kapacitet i forhold til den økonomiske og finansielle formåen eller den tekniske formåen, herunder i forhold til opfyldelse af mindstekrav, jf. pkt. 5.1, skal tilbudsgiver vedlægge sit tilbud et særskilt ESPD udfyldt af underleverandøren (eller den/de andre enheder) med de oplys- ninger, der anmodes om i ESPD del II, afsnit A og B samt ESPD del III og del IV.
D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på
Skal udfyldes.
5.3.2. Fanen Udelukkelse
Del III: Udelukkelsesgrunde
Tilbudsgivere, der befinder sig i en eller flere af de nedenfor anførte udelukkelsesgrunde, risikerer at blive udelukket fra udbudsproceduren.
A: Grunde vedrørende straffedomme
Skal udfyldes.
Udbudsloven § 135, stk. 1 og stk. 2:
• handlinger begået som led i en kriminel organisation
• bestikkelse
• svig
• terrorhandlinger elle strafbare handlinger med forbindelse til terroraktiviteter
• hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme
• børnearbejde og andre former for menneskehandel
B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordnin- ger
Skal udfyldes.
Udbudsloven § 135, stk. 3:
• Ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på mere end 100.000 kr.
C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet
Skal udfyldes.
Udbudsloven § 136 og § 137, nr. 1-5:
• en interessekonflikt som følge af deltagelse i udbuddet
• direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af udbuddet
• afgivelse af groft urigtige oplysninger, tilbageholdelse af oplysninger samt mang- lende fremsendelse af supplerende oplysninger i forhold til øvrige udelukkelses- grunde samt udvælgelseskriterier
• tilsidesættelse af gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejds- retlige område
• konkurs, under insolvens- eller likvidationsbehandling, under tvangsakkord eller en situation, der i henhold til national ret svare til konkurs
• alvorlige forsømmelser i forbindelse med udøvelsen af erhvervet
• plausible indikationer på aftale med henblik på konkurrencefordrejning
• misligholdelse af tidligere offentlig kontrakt
• uretmæssig påvirkning af ordregivers beslutningsproces, besiddelse af fortrolige oplysninger der giver uretmæssige fordele i forbindelse med udbuddet, groft uagt- som afgivelse af vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på ordregivers beslutninger i udbuddet
5.3.3. Fanen Udvælgelse
Del IV: Udvælgelseskriterier
A: Egnethed
Skal udfyldes.
B: Økonomisk og finansiel formåen
Skal udfyldes.
Tilbudsgiver skal oplyse om tilbudsgivers egenkapital i de seneste to disponible regn- skabsår.
Oplysningerne angives under ”Finansielle nøgletal”, hvor der i ”Nøgletal” skal angives et ciffer, og i ”Beskrivelse” angives både navn på nøgletallet (egenkapital) og årstal for regn- skabsåret.
Såfremt tilbudsgiver ikke har rådighed over det krævede nøgletal inden for de krævede regnskabsår, skal tilbudsgiver oplyse, hvornår tilbudsgivers virksomhed blev etableret. Dette gøres ved at udfylde feltet ”Etablering af virksomhed”.
C: Teknisk og faglig formåen
Skal ikke udfyldes.
5.3.4. Fanen Afslut
Del V: Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere
Skal ikke udfyldes.
Del VI: Afsluttende erklæringer
Tilbudsgiver skal erklære, at de oplysninger, der er angivet i ESPD er nøjagtige og korrekte. Dette sker ved at indsætte dato og underskrive med Ethics signatur.
5.4. ESPD fra andre end tilbudsgiveren selv
Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, skal alle konsortiedeltagere aflevere et særskilt udfyldt ESPD.
Såfremt tilbudsgiver baserer sig på underleverandører eller andre enheders kapacitet i forhold til den økonomiske og finansielle formåen eller den tekniske formåen, herunder i forhold til opfyldelse af mindstekrav, jf. pkt. 5.1, skal tilbudsgiver aflevere et særskilt ESPD udfyldt af underleverandøren med de oplysninger, der anmodes om i ESPD del II, afsnit A og B samt ESPD del III og del IV.
5.5. Vejledning til Udfyldelse af ESPD
ESPD er udarbejdet af Europa-Kommissionen og udfyldes på udbudshjemmesiden. ESPD udfyldes/besvares på følgende måde:
1. klik på "Besvar ESPD"
2. Udfyld relevante felter under alle faner. Felter markeret med lyserødt skal som mi- nimum udfyldes. Det kan følges i fanebladet om obligatoriske felter er udfyldt. Når alle obligatoriske felter er udfyldt, bliver farven omkring tallene grøn.
3. klik på "Gem".
ESPD'et kan efterfølgende tilpasses frem til tilbudsfristen ved klik på "Rediger ESPD".
5.6. Yderligere oplysninger
Ud over udfyldt ESPD, herunder eventuel ESPD for underleverandører/andre enheder og/eller konsortiedeltagere, jf. pkt. 5.4, skal tilbuddet vedlægges følgende materiale, hvis relevant:
a) Konsortieerklæring
Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, skal tilbuddet vedlægges en erklæring om, at alle deltagere i konsortiet hæfter direkte, ubegrænset og solidarisk for kontraktens udfø- relse og med angivelse af en konsortiedeltager, med hvem Midttrafik kan indgå bindende aftaler på konsortiets vegne.
Midttrafik henstiller til, at tilbudsgiver benytter Bilag 3 - Konsortieerklæring, såfremt til- budsgiver er et konsortium.
b) Støtteerklæring
Såfremt tilbudsgiver baserer sig på underleverandører eller andre enheders kapacitet, skal tilbuddet vedlægges en erklæring om, at underleverandøren/enheden stiller sine ressour- cer til rådighed for Midttrafik i forbindelse med opgaven.
Opmærksomheden henledes på, at såfremt tilbudsgiver baserer sin økonomiske og finan- sielle formåen på en underleverandør eller andre enheders kapacitet, skal den pågældende underleverandør/anden enhed hæfte solidarisk for kontraktens opfyldelse.
Opmærksomheden henledes desuden på, at såfremt tilbudsgiver baserer sin tekniske og faglige formåen på underleverandører eller andre enheders kapacitet, skal den/de pågæl- dende underleverandører/enheder udføre den del af kontrakten, som underleverandø- rens/enhedens kapacitet relaterer sig til.
Midttrafik henstiller til, at tilbudsgiver benytter Bilag 2 - Støtteerklæringen, såfremt ansø- ger baserer sig på underleverandører/andre enheder, jf. ovenstående.
c) Såfremt ovennævnte oplysninger under litra a), og b) ikke vedlægges ansøgningen, eller såfremt der ikke vedlægges ESPD for eventuelle underleverandører/andre enheder og/eller konsortiedeltagere, vil tilbuddet ikke være ukonditionsmæssig, men vurderingen af tilbud- det vil alene ske på baggrund af tilbudsgivers kompetencer eller de oplysninger, der
fremgår af det af tilbudsgiver udfyldte ESPD. Midttrafik forbeholder sig dog retten til at indhente supplerende og/eller manglende oplysninger i det omfang udbudsreglerne giver mulighed for det.
5.7. Antal tilbud og alternative tilbud
Der kan afgives tilbud på enkeltpakker samt på de kombinationer af pakker, der er anført i Nøgleoplysningerne. Der kan ikke afgives tilbud på andre kombinationer af pakker end de i Nøgleoplysningerne anførte.
Der skal afleveres én udfyldt tilbudsblanket for hver pakke/kombination, der afgives tilbud på.
Der kan ikke afgives tilbud på en del af en pakke. Tilbud må ikke være afhængige af andre juridiske personers tilbud.
Alternative tilbud accepteres ikke.
5.8. Forudsætninger for tilbudsafgivelsen
5.8.1. Sprog og tilbudsfrist
5.8.2. Vedståelsesfrist
Tilbud skal være bindende indtil 1. marts 2020. Dette gælder også ved Midttrafiks under- skrivelse af kontrakten med en anden tilbudsgiver.
5.8.3. Køreplanændringer og evt. reduktion i forhold til den udbudte kørsel
Tilbuddet skal baseres på køreplanerne oplyst i udbudsmaterialet inkl. eventuelle ændrin- ger heraf i løbet af udbudsprocessen.
Køreplanerne inkl. eventuelle ændringer heraf vil være udgangspunktet for beregning af ændringer i kørselsomfanget, jf. kontraktens bestemmelser om reduktion i kørselsomfang, og eventuelle ændringer i forhold til de endelige køreplaner vil eventuelt kunne udløse regulering efter kontraktens bestemmelser herom.
5.8.4. Oplysninger om vejforhold og andre forhold på ruterne
Oplysninger om vejforhold og andre forhold på ruterne, jf. pakkebeskrivelsen, er afgivet af det nuværende busselskab på baggrund af det nuværende rutenet. Det er tilbudsgive- rens ansvar, at tilbuddet tager højde for alle forhold på ruten. Midttrafik opfordrer derfor alle tilbudsgivere til selv at køre ruterne igennem med henblik på at identificere forhold, der kan være relevante i forhold til tilbuddet.
5.9. Pris/tilbudsblanketten – Bilag A
Tilbudsgiveren skal udfylde alle grå felter på tilbudsblanketten. Der skal udfyldes særskilt fane i regnearket for hver af de pakker/kombinationer, som der afgives tilbud på.
Priserne skal afgives i danske kroner, inkl. eventuel moms og afgifter.
A-kontrakterne, Pakke 1 og Pakke 2
B-kontrakterne, Pakke 3, Pakke 4 og Pakke 5
Delpriserne angives som betalingen pr. køreplantime for variable omkostninger, dagskørsel og betalingen pr. kontraktbus pr. måned for faste busomkostninger. De specificerede priser refererer til betalingsmodellen i kontraktens afsnit 14, samt de krævede optioner, jf. pkt.
4.2 nærværende dokument.
5.10. Kvalitative underkriterier
Til brug for vurdering af underkriterierne Organisation og beredskab, Driftskvalitet og Busalder skal tilbudsgiver udarbejde og vedlægge beskrivelse af de tilbudte løsninger, jf. pkt. 6.3. Alle tilbud skal således vedlægges følgende bilag:
• Bilag B – Busalder
o Der udfyldes særskilt fane i regnearket for hver af de pakker/kombinationer, som der afgives tilbud på.
• Bilag C – Løsningsbeskrivelse
o Hvis tilbudsgiver afgiver tilbud på flere pakker/kombinationer, og de tilbudte løsninger varierer alt afhængig af den/de konkrete pakker/kombinationer, skal tilbudsgiver udfylde særskilt Bilag C for hver enkelt pakke/kombination, som der afgives tilbud på.
5.11. Forbehold
Midttrafik accepterer ikke forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsbetingel- serne, herunder, men ikke begrænset til, vilkår for overdragelse af personale, busoverta- gelsespriser eller Midttrafiks videregivelse af nøgleoplysninger om den udbudte kørsel. Så- danne forbehold betyder, at tilbuddet vil være ukonditionsmæssigt.
Midttrafik er berettiget til at afvise tilbud med forbehold mod ikke-grundlæggende elemen- ter. Midttrafik er imidlertid også berettiget til at tage tilbud med sådanne forbehold i be- tragtning.
Vælger Midttrafik at tage tilbuddene i betragtning, vil forbeholdene blive prissat af Midt- trafik, og værdien heraf tillægges evalueringssummen, hvorefter de vil indgå i den samlede vurdering af tilbuddene.
Såfremt forbeholdene ikke kan prissættes, betyder dette, at tilbuddet ikke er konditions- mæssigt.
Tilbudsgiver opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbuds- materialet afklaret ved at stille spørgsmål, jf. pkt.3.2, således at forbehold i videst muligt omfang undgås.
Eventuelle forbehold over for udbudsmaterialet skal anføres på tilbudsblanketten. Der kan ikke afgives tilbud med forbehold om, at andre pakker vindes.
5.12. Aflevering og åbning af tilbud
Tilbuddet afgives elektronisk via udbudshjemmesiden ved at uploade de udfyldte bilag og anden relevant dokumentation til udbudshjemmesiden. Der er først afgivet tilbud, når føl- gebrevet er underskrevet (signeret elektronisk).
Det anbefales, at tilbudsgiverne navngiver bilagene/dokumenterne på en logisk og gen- kendelig måde, således at det er muligt at identificere dokumenterne, efter de er uploa- dede.
Der vil ikke være offentlig adgang i forbindelse med åbning af tilbuddene.
5.13. Fortrolighed
Midttrafik vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold.
Fortrolighedstilsagnet fraviges i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand.
Ordregiver vil oplyse den vindende tilbudsgivers samlede evalueringssum samt give en overordnet beskrivelse af det vindende tilbuds karakteristika og relative fordele til de øv- rige tilbudsgivere. Den vindende tilbudsgivers pris vil endvidere fremgå af EU-Tidende i forbindelse med offentliggørelsen af bekendtgørelse om indgåede kontrakter.
Hvis tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette ty- deligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter ordregiver vil til- stræbe, at oplysningerne ikke videregives.
Tilbudsgivere samt deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetin- get tavshed med hensyn til enhver oplysning om ordregiver, der kommer til deres kend- skab i forbindelse med udbuddet.
6. Evaluering af tilbud
Kontrakten vil blive tildelt til det økonomisk mest fordelagtige tilbud ved anvendelse af tildelingskriteriet ”det bedste forhold mellem pris og kvalitet”, hvor nedenstående under- kriterier vil blive lagt til grund for evalueringen.
Underkriterier | Vægtning i pro- cent |
Pris | 60 % |
Organisation og beredskab | 20 % |
Driftskvalitet | 10 % |
Busalder | 10 % |
6.2. Priskriteriet
Til brug for vurderingen af underkriteriet Pris skal tilbudsgivers tilbud vedlægges udfyldt tilbudsblanket – bilag A. Alle delpriser skal angives i prisbilaget.
Pris vurderes på baggrund af den i tilbudsblanketten beregnede evalueringssum. Evalue- ringssummen beregnes som en fiktiv kontraktbetaling inkl. optioner i kontraktens første 12 måneder. Følgende indgår i beregningen for både A- og B-kontrakter:
• Basisbetaling: antal køreplantimer og antal kontraktbusser, som angivet i tilbuds- blanketten, samt faste administrative omkostninger i 12 måneder.
• Optioner: Tillæg til betaling pr. køreplantime for alternative drivmidler.
For B-kontrakter indgår desuden følgende optioner:
• Option på aftenkørsel, variable omkostninger, jf. Kontrakten pkt. 14.6
o Optionen prissættes som en timepris for variable omkostninger ved udfø- relse af aftenkørsel. Da de nuværende køreplaner ikke indeholder aftenkør- sel, indgår der et fiktivt antal køreplantimer for aftenkørsel på 100 timer pr. år for hver B-kontrakt pakke.
• Option på montering af seler i alle busser
o Optionen prissættes som én samlet engangsbetaling for montering af seler i alle busser omfattet af kontrakten. Dette beløb indgår i den beregnede evalueringssum.
Tilbudsgivers tilbud skal vedlægges en beskrivelse af det tilbudte kvalitetsniveau, hvad angår de kvalitative underkriterier Organisation og beredskab, Driftskvalitet og Buskvali- tet. Tilbudsgiver anmodes om at benytte løsningsbeskrivelsen i Bilag C samt udfylde op- lysninger om busalder og eventuel busudskiftning i Bilag B.
Beskrivelsen er forpligtende for busselskabet, og de tilbudte løsninger vil således indgå som kontraktkrav i kontraktperioden.
De anførte besvarelser under underkriterierne Organisering og beredskab og Driftskvali- tet indgår i en helhedsvurdering af hvert enkelt underkriterium, hvor der lægges vægt på de forhold, der angivet at blive vægtet positivt.
6.3.1. Organisation og beredskab
Ved vurderingen af underkriteriet Organisation og beredskab vil der blive lagt vægt på følgende forhold, der indgår i en helhedsvurdering af det samlede kriterium:
6.3.1.1. Driftsledelse, herunder også driftsovervågning
a) Der lægges vægt på, at der er en driftsleder, der har ansvaret for den daglige håndtering af/opfølgning på driften. Lokal placering og kendskab til det geografiske område for kørslens udførelse vægtes positivt.
b) Der lægges vægt på, at driften overvåges. Lokalt kendskab til det geografiske om- råde for kørslens udførelse vægtes positivt.
6.3.1.2. Garageanlæg for busserne, både kontrakt- og reservebusser
a) Lokal placering i forhold til kørslens udførelse vægtes positivt
6.3.1.3. Værkstedets placering
a) Lokal placering i forhold til garageanlæg for busserne vægtes positivt
6.3.2. Driftskvalitet
Ved vurderingen af underkriteriet driftskvalitet vil der blive lagt vægt på følgende forhold, der indgår i en helhedsvurdering af det samlede kriterium:
6.3.2.1. Systemunderstøttelse af driftsovervågningen
a) Det vægtes positivt, hvis driftsovervågningen understøttes af systemer, der skaber overblik over driften, fx skærme med realtidsvisning af bussernes aktuelle positio- ner
6.3.2.2. Fremmødekontrol, evt. elektronisk med alarmer ved forsinket fremmøde
a) Det vægtes positivt, hvis der er fremmødekontrol i forhold til chaufførerne. Det vægtes særligt positivt, hvis fremmødekontrollen understøttes af et system, der automatisk giver alarmer ved forsinket fremmøde.
6.3.2.3. Alkoholkontrol
a) Det vægtes positivt, hvis der inden udkørsel gennemføres alkoholkontrol på alle chauffører. Flere kontroller i løbet af dagen vægtes særligt positivt.
6.3.3. Busalder
A-kontrakter – Pakke 1 og Pakke 2
På A-kontrakterne vurderes Busalder på følgende måde:
Ved vurderingen af underkriteriet Busalder vil der blive lagt vægt på den alder, som de tilbudte busser har på kontraktstartstidspunktet, og ved (eventuel) busudskiftning i løbet af kontraktperioden, lægges der desuden vægt på, de indskiftede bussers alder på ind- skiftningstidspunktet. Oplysning om bussernes alder mm. skal angives i Bilag CB.
B-kontrakter – Pakke 3, Pakke 4 og Pakke 5
På B-kontrakterne vurderes Busalder på følgende måde:
Ved vurderingen af underkriteriet Busalder vil der blive lagt vægt på den garanterede mak- simale gennemsnitlige busalder for kontraktbusserne i pakken. Oplysning om garanteret gennemsnitlig busalder skal angives i Bilag B.
En garanteret gennemsnitlig busalder på 15 år (max. alder) vil blive tildelt 0 point i evalu- eringen, mens en garanteret gennemsnitlig busalder på 1 år vil blive tildelt 100 point i evalueringen. Tilbud med garanteret busalder mellem disse to yderpunkter bliver tildelt point forholdsmæssigt derimellem, fx vil en garanteret gennemsnitlig busalder på 10 år
udløse 35,71 point, mens en garanteret gennemsnitlig busalder på 6 år vil udløse 64,29 point.
Busselskabet er i kontraktperioden forpligtet til at udskifte kontraktbusserne løbende, så- ledes at den gennemsnitlige busalder for samtlige kontraktbusser på ethvert tidspunkt i kontraktperioden ikke overstiger den tilbudte garanterede gennemsnitlige busalder.
6.4. Evaluering og behandling af tilbud
6.4.1 Kvalitative underkriterier
Ved bedømmelsen af de modtagne tilbud i henhold til de kvalitative underkriterier vil føl- gende skala blive anvendt:
Point | Opfyldelse af kriteriet |
100 point | Bedst mulige opfyldelse af kriteriet |
90 point | Glimrende opfyldelse af kriteriet |
80 point | Meget god opfyldelse af kriteriet |
70 point | God opfyldelse af kriteriet |
60 point | Mere end tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet |
50 point | Tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet |
40 point | Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet |
30 point | Jævn opfyldelse af kriteriet |
20 point | Begrænset opfyldelse af kriteriet |
10 point | Meget begrænset opfyldelse af kriteriet |
0 point | Kun akkurat tilstrækkelig opfyldelse af kriteriet (mindstekrav er opfyldt, men ingen oplysninger, der belyser opfyldelsen af kriteriet) |
Da der indgår flere delkriterier til de kvalitative underkriterier kan der samlet set blive gi- vet point i form af decimaltal for hvert af de kvalitative underkriterier.
Ved karaktergivningen vil Midttrafik lægge vægt på, om oplysningerne i bilag C er formu- leret i generelle og uforpligtende vendinger eller som forpligtende løfter overfor Midttrafik i forhold til den udbudte kontrakt. Generelle og uforpligtende vendinger vil, ligesom manglende oplysninger, medføre karakteren 0 for det pågældende underkriterium.
Ved vurderingen af underkriteriet ”Pris” vil der også blive anvendt en pointskala fra 0-
100. Laveste pris får 100 point, mens laveste pris + 30 % får 0 point. Det enkelte tilbud tildeles point ved en lineær interpolation mellem disse to yderpunkter.
Formlen der vil blive anvendt for tildeling af point for underkriteriet ”Pris” er:
Point = maksimumpoint – ((maksimumpoint / X pct.) * (pris – laveste pris)) / laveste pris
Hvis det faktiske spænd i de indkomne tilbud er større end 30 % anvendes 35 %. Hvis det faktiske spænd er større end 35 % anvendes 40 %. Og så fremdeles i forhold til det faktiske spænd.
Point for ”Pris” beregnes på baggrund af den i bilag A beregnede evalueringssum for hver enkelt pakke/kombination.
6.4.3 Valg mellem tilbud på enkeltpakker og kombinationstilbud
Valget mellem de bedste tilbud på enkeltpakker på den ene side og på kombinationstil- bud på den anden side sker efter følgende metode:
1) Først identificeres det bedste tilbud på hver enkelt pakke og hver kombination i overensstemmelse med den beskrevne evalueringsmetode, jf. pkt. 6.1-6.3.
2) Det bedste tilbud på hhv. Pakke 1 og pakke 3 danner til sammen et fiktivt tilbud på kombination A, der sammenlignes med det bedste tilbud på Kombination A. Til- svarende danner det bedste tilbud på hhv. Pakke 2, Pakke 4 og Pakke 5 til sam- men et fiktivt tilbud på Kombination B, der sammenlignes med det bedste tilbud på Kombination B.
4) På de kvalitative kriterier vægtes de tildelte point for det bedste tilbud på hver en- keltpakke med antallet af køreplantimer i pakken, hvorefter disse vægtede point lægges sammen til et samlet tildelt point for det pågældende kriterie.
5) Slutteligt vægtes de beregnede point på samtlige kriterier for det fiktive kombina- tionstilbud med den overordnede vægtning, jf. pkt. 6.1, og der beregnes et sam- let point for det fiktive kombinationstilbud, der sammenholdes med det samlede point for det bedste kombinationstilbud, jf. pkt. 1) ovenfor.
6) Opnår det fiktive kombinationstilbud højere karakter end kombinationstilbuddet, tildeles kontrakterne til de tilbudsgivere, der isoleret set har afgivet de bedste til- bud på enkeltpakkerne i kombinationen. Omvendt tildeles kontrakterne til kombi- nationstilbuddet, hvis kombinationstilbuddet opnår højere point end det fiktive kombinationstilbud.
7. Meddelelse af resultatet
Alle tilbudsgivere vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet af udbuddet.
Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at dennes tilbud er identificeret som det vin- dende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakten er underskrevet ubetinget af begge parter.
Kontrakt vil tidligst blive indgået efter udløbet af en stand-still periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Midttrafik har afsendt elektronisk underretning til tilbudsgiverne om resultatet af udbudsforretningen. Underretning fremsendes elektronisk via udbudshjemmesiden
Meddelelse om resultatet af udbuddet vil blive bekendtgjort i EU-Tidende i overensstem- melse med de herom gældende regler.
8. Ordregivers forbehold
Midttrafik forbeholder sig ret til at annullere udbuddet eller dele heraf (en eller flere pak- ker), såfremt Midttrafik finder, at der er en saglig grund hertil. Såfremt udbuddet eller dele heraf annulleres, er Midttrafik ikke forpligtet til at dække tilbudsgivers udgifter til deltagel- sen i udbuddet.
9. Garantistillelse
Midttrafik skal senest den dato, som fremgår af tidplanen jf. pkt. 2.4 have modtaget gyldig garanti, der opfylder kravene i kontrakten.
Såfremt en gyldig garanti ikke foreligger i rette tid, jf. tidplanen, vil Midttrafik være beret- tiget til at undlade at indgå kontrakt eller ophæve allerede indgåede kontrakter og i stedet indgå kontrakter på basis af det næstbedste konditionsmæssige tilbud for den pågældende pakke. Det skal i denne forbindelse præciseres, at alle tilbudsgivere er bundet af deres tilbud, indtil vedståelsesfristens udløb. Dette gælder også ved underskrivelse af kontrakten med en anden tilbudsgiver.
Se nærmere vedrørende garantistillelse i kontrakten samt udkast til formulering af garan- tien i Bilag 1.
Medfører en manglende garantistillelse, at kontrakten ikke kan indgås eller må ophæves, kan busselskabet blive erstatningsansvarlig for det tab, Midttrafik eventuelt pådrager sig. Tilbudsgiverne opfordres derfor til, inden de afgiver tilbud, at få afklaret med deres pen- geinstitut, hvorvidt der er mulighed for garantistillelse.
10. Indgåelse af kontrakt
Kontrakten underskrives elektronisk på kontraktsiden i Ethics af både vindende tilbudsgiver og Midttrafik. Det tilbud, der danner grundlag for kontrakten, optages som Bilag 1 til kon- trakten.
For aktie- og anpartsselskaber skal Midttrafik i forbindelse med kontraktindgåelsen have oplysning om ejerforholdene i selskabet.