Bilag 1: Udkast til Rammeaftale
Bilag 1: Udkast til Rammeaftale
Nærværende Udkast til Rammeaftale (herefter benævnt Aftale) er en integre- ret del af det samlede udbudsmateriale.
Udkastet til Aftalen udfyldes ikke af tilbudsgiver. Udkast til Aftale udfyldes af Aarhus Kommune og evt. i samarbejde med den vindende tilbudsgiver i til- fælde af en aftaleindgåelse.
(Hvis tilbudsgiver har forbehold for bestemmelserne i Aftalen, angives dette tydeligt i tilbudsgivers tilbud jf. udbudsbetingelsernes afsnit 7.6.7.)
Aftale om
Levering af [fagentreprise]-arbejder Mellem:
[Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By]
CVR. nr. [angiv CVR nr.]
og
Aarhus Kommune Indkøb & Udbud Rådhuspladsen 2
8000 Aarhus C
Side 1 af 23
CVR. nr. 55 13 30 18
Indhold
4.1 Tildeling af konkrete ordrer 5
6 Samarbejdet mellem Aarhus Kommune og Entreprenøren 6
6.2 Entreprenørens service til Aarhus Kommune 7
6.4.1 Opfølgning på Entreprenørens aftaleoverholdelse 8
6.5 Entreprenørens forpligtelser i forbindelse med nyt udbud 8
10 Fakturering og betalingsbetingelser 10
10.3 Fejlbehæftede fakturaer 11
10.4 Kreditering af prisdifferencer 11
11.1 Klausul om arbejdsvilkår 12
11.1.1 Løn – og arbejdsvilkår 12
11.1.2 Orientering om løn - og arbejdsvilkår 13
11.1.3 Registret for Udenlandske Tjenesteydere (RUT) mm 13
11.2 Etik og socialt ansvar 14
11.4 Miljø, arbejdsmiljø, sundhed og sikkerhed 16
11.4.1 Påbud fra Arbejdstilsynet 16
11.6.1 Faglige kvalifikationer 17
11.6.3 Identifikation af medarbejdere 18
11.7 Kvalitets- og miljøstyring 18
13.1 Brug af underentreprenører 19
13.2 Entreprenøren baserer sig på andre aktørers formåen 19
16 Ret til tidsfristforlængelse 20
18 Ophævelse og opsigelse af Aftalen 21
18.1 Aarhus Kommunes rettigheder 21
18.2 Virkning af ophævelse og opsigelse 21
21 Betingelser for indgåelse af Aftalen 22
1 Parterne
Nærværende Aftale er indgået mellem:
[Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By]
CVR. nr. [angiv CVR nr.] (herefter kaldet Entreprenøren)
og
Aarhus Kommune Indkøb & Udbud Rådhuspladsen 2
8000 Aarhus C
CVR. nr. 55 13 30 18
(herefter kaldet Aarhus Kommune)
2 Indledning
Aarhus Kommune har i 2016 gennemført et udbud af Aftaler vedrørende håndværkerydelser.
Udbuddet omfatter udførelse af vedligeholdelses-, genopretnings-, modernise- rings- og ombygningsopgaver i fagentreprise for murer-, tømrer-, maler-, VVS- samt elinstallationsarbejder, i Aarhus Kommune.
Parterne er ligeværdige gennem aftaleperioden og er enige om at samarbejde med en positiv, professionel og loyal holdning for at opnå det bedst mulige re- sultat.
Entreprenøren skal orientere sine ansatte om Aftalen, således det sikres, at Aarhus Kommunes afdelinger og institutioner mv. kun tilbydes ydelser, som er omfattet af Aftalen.
Endvidere skal Entreprenørens personale, som udfører opgaver for Aarhus Kommune, have faglige forudsætninger samt erfaring med området for på rette måde at kunne udføre opgaverne og servicere kommunens medarbej- dere.
3 Aftalegrundlag
Aftalegrundlaget består af en aftale med maksimalt 5 entreprenører, og køb på Aftalen foregår som beskrevet i afsnit 4.1.
Aftalen er indgået som en obligatorisk aftale således, at Aarhus Kommune er forpligtet til at benytte den indgåede Aftale, når der opstår et indkøbsbehov inden for de af Aftalen omfattede ydelser.
Ligeledes forpligter Entreprenøren sig ved nærværende Aftale til at levere de i Aftalen nævnte ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser.
Entreprenøren er orienteret om, at Aarhus Kommune har indgået Aftaler med andre Entreprenører.
På baggrund af de indkomne tilbud har Aarhus Kommune valgt Entreprenø- rens tilbud, da dette vurderes at være et af de for kommunen økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra kriteriet Pris.
Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af:
A. Nærværende Aftale mellem Entreprenøren og Aarhus Kommune inkl. bilag (i det følgende benævnt Aftalen)
B. Eventuelt uddybende materiale, eksempelvis referat(er) fra opstarts møde(r), som er nærmere aftalt mellem parterne
C. Eventuelle rettelsesblade og svar på spørgsmål til Aarhus Kommunes udbudsmateriale af [mm.åååå], inkl. bilag
D. Udbudsmaterialet fra Aarhus Kommune af [mm.åååå], inkl. bilag
E. Tilbud fra Entreprenøren af [dd.mm.åååå]
Med mindre andet fremgår klart og utvetydigt af Entreprenørens tilbud, forud- sættes alle krav i udbudsmaterialet overholdt.
4 Aftalens omfang
Nærværende aftale vedrører udførelse af [fagentreprise]-arbejde for Aarhus Kommune, og fagentreprisen omfatter vedligeholdelses-, genopretnings-, mo- derniserings- og ombygningsopgaver (dvs. opgaver der ikke fører til en areal- forøgelse) i størrelsesordenen 300.000-1.000.000 kr. ekskl. moms i område [angiv delområde].
Leverancens omfang bestemmes af de ordrer, som Aarhus Kommune løbende afgiver.
4.1 Tildeling af konkrete ordrer
Konkurrencen genåbnes i form af miniudbud ved tildeling af konkrete ordrer. Tildeling af konkrete ordrer sker ud fra følgende underkriterier:
• Pris
For yderligere information om proceduren for miniudbud se bilag 9 Retnings- linjer for miniudbud.
Enhver form for kartelvirksomhed og konkurrencebegrænsende adfærd, her- under, men ikke begrænset til, koordinering af priser og tilbud, begrænsning af kapacitet mv. under rammeaftalen vil medføre ophævelse af Aftalen og an- meldelse til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen.
Entreprenører på Aftalen accepterer at fremlægge sin tilbudskalkulation på den enkelte miniudbud for Aarhus Kommune på Aarhus Kommunes forlan- gende ved eventuel tvivl om tilbud og tilbuddets prissammensætning. Kalku- lationen skal foreligge indenfor 2 hverdage at regne fra Aarhus Kommunes anmodning. Kalkulationen behandles fortroligt overfor for andre fagentrepre- nører. Dokumentation fremsendes uden omkostninger for Aarhus Kommune.
5 Aftalens varighed
Aftalen træder i kraft den 01.04.2017 og er uopsigelig for begge parter indtil den 31.03.2021, jf. dog afsnit 18 Misligholdelse og afsnit 19 Ophævelse og opsigelse af Aftalen.
Rekvisitioner/ordrer, der skriftligt er tilgået Entreprenøren inden aftaleperio- dens udløb, skal effektueres i henhold til nærværende Aftale.
6 Samarbejdet mellem Aarhus Kommune og Entre- prenøren
6.1 Kontaktpersoner
Nærværende Aftale er organisatorisk forankret i Borgmesterens afdeling. Den overordnede kontakt mellem Entreprenøren og Aarhus Kommune sker via Indkøb & Udbud.
Kontaktpersonerne hos Entreprenøren er:
Aftaleansvarlig:
[Her indsættes navn og kontaktoplysninger på Entreprenørens aftaleansvar- lige].
Kontaktperson i det daglige i forhold til den daglige drift og brugerhenvendel- ser:
[Her indsættes navn og kontaktoplysninger på Entreprenørens kontaktper- son].
Det er Entreprenørens ansvar at underrette Aarhus Kommunes aftaleansvar- lige, såfremt der sker ændringer i Entreprenørens kontaktpersoners kontakt- oplysninger. Underretning skal ske skriftligt pr. mail. Ændringer er først mod- taget og registreret, når Aarhus Kommunes aftaleansvarlige har afsendt en skriftlig kvittering herfor pr. mail.
Kontaktpersonerne hos Aarhus Kommune er:
Aftaleansvarlig:
[Her indsættes navn og kontaktoplysninger på Aarhus Kommunes aftalean- svarlige].
Såvel Aarhus Kommune som Entreprenøren er til enhver tid berettiget til at ændre kontaktpersoner ved skriftlig besked til den anden part.
6.2 Entreprenørens service til Aarhus Kommune
Relevant personale hos Entreprenøren orienteres om aftalegrundlaget af denne.
Inden for normal åbningstid, dvs. mandag til torsdag kl. 7.00 til 16.00, fredag kl. 7.00 til 14.00, skal Aarhus Kommune kunne komme i telefonisk kontakt med Entreprenøren for blandt andet rådgivning vedrørende de af Aftalen om- fattede ydelser med videre.
6.3 Statistik
Entreprenøren skal på opfordring fra Aarhus Kommune udarbejde og frem- sende statistik over omsætningen på Aftalen.
Statistik udarbejdes i et af Aarhus Kommune udleveret regneark og fremsen- des elektronisk til Aarhus Kommunes aftaleansvarlige. Statistik fremsendes senest 30 dage fra datoen for afsendelsen af forespørgslen.
6.4 Statusmøder
På hver af parternes initiativ kan der til enhver tid indkaldes til en fælles eva- luering af samarbejdet mellem Entreprenøren og Aarhus Kommune. På mødet kan alle emner, som Entreprenøren og/eller Aarhus Kommune finder rele- vante, diskuteres. Entreprenørens deltagelse sker uden beregning for Aarhus Kommune.
6.4.1 Opfølgning på Entreprenørens aftaleoverholdelse
Skema til opfølgning på Entreprenørens aftaleoverholdelse udarbejdes af Aar- hus Kommune til systematisk opfølgning, såfremt Aarhus Kommune måtte finde dette nødvendigt. Skemaet benyttes i så fald til løbende opfølgning og præsenteres for Entreprenøren i forbindelse med statusmøderne.
6.4.2 Servicemål
Overholdes nedenstående servicemål ikke, anses dette som misligholdelse af Aftalen. Entreprenøren skal på anmodning kunne dokumentere at servicemå- lene er overholdt. Dokumentationen skal leveres skriftligt til Aarhus Kommu- nes aftaleansvarlige senest 5 hverdage efter anmodning.
Svar på henvendelser
Ved bestillers kontakt til entreprenøren, skal entreprenøren senest svare 48 timer efter, at henvendelsen er kommet entreprenøren i hænde (på hver- dage).
Afgivelse af tilbud på miniudbud
I forbindelse med hver genåbning af konkurrencen (miniudbud), skal entre- prenøren på forhånd tilkendegive, om vedkommende vil afgive tilbud. Såfremt entreprenøren tilkendegiver at ville afgive tilbud, skal entreprenøren afgive til- bud. Såfremt entreprenøren alligevel ikke afgiver tilbud, forbeholder Aarhus Kommune sig ret til at idømme entreprenøren en bod på 5.000 kr.
6.5 Entreprenørens forpligtelser i forbindelse med nyt udbud
Statistik som beskrevet i afsnit 6.3 skal fremsendes på forespørgsel.
Manglende indsendelse af efterspurgt materiale kan medføre, at Entreprenø- ren bliver inhabil ved genudbud, hvis Entreprenøren er i besiddelse af oplys- ninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige potenti- elle tilbudsgivere.
7 Ordreafgivelse
Ordreafgivelse sker skriftligt pr. e-mail efter afholdelse af miniudbud.
8 Udførelse af ydelser
Entreprenørens udførelse af ydelser omfattet af nærværende aftale skal ske i overensstemmelse med de i udbudsmaterialet angivne krav og den til enhver tid gældende lovgivning på området.
8.1 Bodsbestemmelser
I det omfang, Entreprenøren ikke på opfordring udleverer oplysninger om hvilke specifikke produkter, der er benyttet i forbindelse med arbejdets udfø- relse, herunder f.eks. farvekoder, inden 3 hverdage, kan Aarhus Kommune li- geledes pålægge Entreprenøren en dagbod. Tilsvarende gør sig gældende, så- fremt Entreprenøren ikke på opfordring fremlægger dokumentation for ind- købspris på materialer faktureret til indkøbspris + maksimalt 10 % samt hvis Entreprenøren ikke på opfordring fremlægger timesedler som dokumentation for medgået tid.
Boden udgør 500 kr. ekskl. moms pr. påbegyndt arbejdsdag, indtil udlevering af oplysninger eller fremlæggelse af dokumentation har fundet sted, og det betragtes som væsentlig misligholdelse, såfremt der som følge heraf påløber flere end 10 dagbøder.
Påløbet dagbod betales ugevis efter forsinkelsens opståen efter skriftligt på- krav fra Aarhus Kommune. Har Entreprenøren ikke senest 12 måneder efter [dd.mm.åååå]modtaget skriftligt påkrav fra Aarhus Kommune, bortfalder kommunens ret til boden.
Disse bodsbestemmelser er ud over bodsbestemmelser, der fremgår af AB92 med Aarhus Kommunes tilføjelser.
9 Priser og prisregulering
9.1 Priser
Entreprenøren er i Aftalens løbetid forpligtet til at levere de tilbudte ydelser til de priser, der fremgår af Entreprenørens Tilbudsliste af [dd.mm.åååå] (Afta- lens bilag 1).
Alle priser er angivet i danske kr. ekskl. moms, men inkl. eventuelle øvrige af- gifter og gebyrer.
Priserne kan reguleres i henhold til afsnit 9.2 vedr. prisregulering.
Ved genåbning af konkurrencen i forbindelse med tildeling af konkrete ordrer, er priserne i Entreprenørens tilbudsliste af [dd.mm.åååå] maksimumpriser (husk eventuelt prisreguleringer).
9.2 Prisregulering
Priserne er faste indtil den 31.03.2018. Herefter kan de reguleres én gang år- ligt den 01.04 i henhold til Byggeomkostningsindekset for [fagentreprise]-ar- bejde. Første mulighed for regulering er den 01.04.2018. Udgangspunktet for reguleringen er indekset for 3. kvartal.
Priserne angives med to decimaler.
Prisreguleringer sker på Entreprenørens eller Aarhus Kommunes foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foreta- get. Dette skal meddeles modparten skriftligt senest 30 dage før ønsket ikrafttræden. Enhver prisregulering forudsætter skriftlig godkendelse fra mod- parten. Meddelelse skal sendes til modparten pr. e-mail.
Entreprenøren kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at Aftalen er indgået, og som bliver pålagt Entreprenøren i forhold til de af Aftalen omfattede produk- ter, tillægges de aftalte priser. I så fald skal Entreprenøren fremsende doku- mentation for afgiftsændringerne.
10 Fakturering og betalingsbetingelser
10.1 Fakturering
Alle fakturaer skal fremsendes elektronisk.
Alle fakturaer skal overholde standarderne bag NemHandel (OIOUBL og OIO- RASP).
Aarhus Kommune understøtter følgende NemHandels modtagerprofiler
• OIOXML Elektronisk Regning
• Procurement-BilSim-1.0
• urn:xxx.xxxxxx.xx:profiles:profile5:ver2.0
• Reference-Utility-1.0
Følgende oplysninger skal fremgå af alle fakturaer:
• Bestillers navn og adresse
• EAN-lokationsnummer på den enhed i Aarhus Kommune, som skal modtage fakturaen
• Personreference – fx navn eller az-ident – på Bestiller
• Ordrenummer
• Entreprenørens CVR- eller SE-nummer, navn og adresse
• Fakturadato (udstedelsesdato) og fakturanummer
• Betalingsdato
• Dato for levering af ydelserne, såfremt leveringsdatoen adskiller sig fra fakturadatoen
• Mængden og arten af leverede ydelser (sigende varebeskrivelser jf. til- budslisten)
• Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden afgift samt eventuelle prisned- slag og rabatter, hvis disse ikke er indregnet i prisen pr. enhed
• Gældende momssats samt det momsbeløb, der skal betales
• Fakturatotal
• Varenummer jf. gældende tilbudsliste
Bemærk at udkaldstillæg ikke må benævnes ”udkaldsgebyr”, ”gebyr” eller lig- nende i forbindelse med fakturering.
Aarhus Kommune er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger helt eller delvist mangler.
Aarhus Kommune betaler ikke fakturagebyrer.
10.2 Samlefaktura
Aarhus Kommune skal have mulighed for at vælge, hvorvidt man ønsker at modtage samlefakturaer eller om der ønskes faktura for hvert enkelt køb. Såfremt der anvendes samlefaktura, skal det af fakturaen fremgå, hvem der er ordrereference for det enkelte køb. Bemærk at der som udgangspunkt skal fremsendes en faktura for hvert enkelt køb.
I øvrigt henvises til de generelle fakturakrav i afsnit 10.1.
10.3 Fejlbehæftede fakturaer
Ved fremsendelse af fejlbehæftede fakturaer i henhold til dels bestemmel- serne i denne aftale, dels i forhold til OIOUBL-formatet, kan Aarhus Kommune opkræve et administrationsgebyr på kr. 125,00 pr. fejlbehæftede faktura til dækning af administrationsomkostninger forbundet med håndtering af kredit- nota.
Administrationsgebyr på 125 kr. tillægges det krediterede beløb og kan på- lægges Entreprenøren pr. fejlfaktura.
10.4 Kreditering af prisdifferencer
Faktura ligger til behandling i Aarhus Kommunes økonomisystem:
Såfremt Aarhus kommune konstaterer prisdifference på en Aftale, skal Entre- prenøren udarbejde en kreditnota med angivelse af indkøbsordrenummer, jf. de almindelige procedureregler, hvorefter bilagsbehandlingen kan afsluttes.
Faktura er betalt:
Såfremt Aarhus Kommune konstaterer prisdifferencer på Aftalen, skal Entre- prenøren fremsende kreditnota direkte til de respektive enheder. ”Iflg. aftale med Indkøb & Udbud” påføres under produktbeskrivelsen.
Samlet kreditering til Indkøb & Udbud:
Såfremt det aftales direkte med Aarhus Kommune, skal kreditering af forskel- lig karakter kunne foretages samlet til Indkøb & Udbud. Dette kan være tilfæl- det i forbindelse med kontraktstyring, hvor uoverensstemmelser af forskellig art fremkommer. Entreprenøren aftaler fra gang til gang med Aarhus Kom- mune, hvordan ordlyden skal fremgå på den pågældende kreditnota i henhold til den givne uoverensstemmelse.
10.5 Betalingsbetingelser
Aarhus Kommunes betalingsbetingelser er fakturaens fremsendelsesdag plus 30 kalenderdage. Afsendelse af betalingen fra Aarhus Kommune på forfalds- dag betragtes som rettidig betaling.
Xxxxxx den sidste rettidige betalingsdag ikke på en bankdag, vil førstkom- mende bankdag herefter være sidste rettidige betalingsdag.
11 Øvrige vilkår
11.1 Klausul om arbejdsvilkår
11.1.1 Løn – og arbejdsvilkår
Entreprenøren skal sikre, at ansatte hos Entreprenøren og eventuelle under- entreprenører, som medvirker til at opfylde Aftalen, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gun- stige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder for hele det danske område. Der henvises til ILO-konventionens nr. 94.
Tilsvarende gælder også arbejde, der udføres af underentreprenører eller af personer, der har fået overdraget (dele af) Aftalen til udførelse. I så tilfælde påhviler det den virksomhed, der står som leverandør, at påse, at bestemmel- sen finder anvendelse.
Aarhus Kommune kan til enhver tid udbede sig nødvendig dokumentation for, at løn - og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til forpligtelsen i ILO-kon- ventionens nr. 94. Entreprenøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe nød- vendig dokumentation fra såvel egne som eventuelle underentreprenørers ar- bejdstagere.
Dokumentationen skal være Aarhus Kommune i hænde senest to arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Entreprenøren og Aarhus Kommune kan i særlige tilfælde aftale en forlængelse af fristen. Relevant dokumentation kan være lønsedler, lønregnskab, ansættelseskontrakter, ansættelses-beviser eller ud- skrift fra eIndkomst registeret.
Aarhus Kommune er desuden berettiget til at anmode Entreprenørens ansatte om at fremvise den nødvendige dokumentation for deres løn- og ansættelses- vilkår. Entreprenøren giver ved indgåelsen af Aftalen sin accept til, at Aarhus Kommune kontakter den ansatte direkte.
11.1.2 Orientering om løn - og arbejdsvilkår
Entreprenøren skal ved arbejdets start orientere medarbejderne om løn- og arbejdsvilkårene. Tilsvarende gælder også arbejde, der udføres af underentre- prenører eller af personer, der har fået overdraget Aftalen til udførelse. På op- fordring fra Aarhus Kommune skal Entreprenøren inden to dage dokumentere, at medarbejderne er orienteret herom.
11.1.3 Registret for Udenlandske Tjenesteydere (RUT) mm.
Entreprenøren skal overholde den til enhver tid gældende lovgivning herunder anmeldelse til Registret for Udenlandske Tjenesteydere i Danmark (RUT).
Leverandører, der har anmeldelsespligt til RUT registeret skal på eget initiativ sende kvittering for anmeldelsen til Aarhus Kommune straks efter anmeldel- sen er sket.
Entreprenøren skal desuden sikre, at eventuelle underentreprenører eller per- soner, der har fået overdraget Aftalen til udførelse, overholder gældende lov- givning, herunder anmeldelse til RUT registret.
På opfordring fra Aarhus Kommune skal Entreprenøren inden 3 dage fra ar- bejdets påbegyndelse dokumentere, at anmeldelsen til RUT registret er sket.
11.1.4 Misligholdelse
Hvis Entreprenøren ikke efter påkrav eller forhandlinger sender relevant doku- mentation, herunder anmeldelse til RUT registeret, kan Aarhus Kommune kræve dagbøder af 10.000 kr. pr. påbegyndt arbejdsdag indtil dokumentatio- nen er modtaget. Aarhus Kommune er berettiget til at modregne boden i be- talingen til Entreprenøren.
Ligeledes kan Aarhus Kommune kræve dagbøder af 10.000 kr. pr. begyndt arbejdsdag, hvis det viser sig, at Entreprenøren ikke lever op til betingelserne i denne klausul. Dagbøderne kan opkræves, indtil forholdene bringes i orden. Aarhus Kommune er berettiget til at modregne boden i betaling til Entrepre- nøren.
Såfremt Entreprenøren ikke inden for rimelig tid opfylder betingelserne i klau- sulen eller sender den krævede dokumentation, kan det sidestilles med væ- sentlig misligholdelse af Aftalen.
Uanset ovenstående forbeholder Aarhus Kommune sig, jf. afsnit 17 Mislighol- delse og afsnit 18 Ophævelse og opsigelse af Aftalen, ret til at ophæve Aftalen med øjeblikkelig virkning, såfremt der sker overtrædelse af klausul om ar- bejdsvilkår.
11.1.5 Uddannelsesklausul
Det er obligatorisk for Entreprenøren at have en nedskrevet personalepolitik, der skal omfatte en uddannelses- og arbejdsfastholdelsespolitik for ansættel- serne på den udbudte opgave. Personalepolitikken skal fremme uddannelses- pladser og kompetenceudvikling samt fremme integration og fastholdelse af de ansatte i virksomheden. Entreprenøren skal på Aarhus Kommunes anmodning orientere kommunen om personalepolitikken og dens udmøntning.
Aarhus Kommune tilbyder Entreprenøren et uddannelsesbesøg med henblik på at understøtte udarbejdelsen og udmøntningen af personale- og uddannelses- politikken samt informere om mulighederne for at ansætte personer i prakti- kantstillinger. Ved personer i praktikstillinger forstås personer, der påbegynder eller er påbegyndt en erhvervsuddannelse og i den forbindelse skal gennemføre en del af uddannelsen som virksomhedspraktik eller ledige, der skal i virksom- hedspraktik som led i afklaring eller opkvalificering.
Såfremt Entreprenøren ikke på anmodning kan redegøre for personalepolitik- ken, herunder uddannelses- og arbejdsfastholdelsespolitikken, kan Aarhus Kommune stille krav om en uddybende redegørelse fra Entreprenøren.
Såfremt Entreprenøren fortsat ikke kan redegøre for personalepolitikken, her- under uddannelses- og arbejdsfastholdelsespolitikken, kan Aarhus Kommune meddele Entreprenøren, at forsat manglende formuleret personalepolitik, her- under uddannelses- og arbejdsfastholdelsespolitik, vil blive betragtet som mis- ligholdelse af kontrakten. Sker der fortsat misligholdelse fra Entreprenøren side, betaler Entreprenøren en bod på 1.000 kr. til Aarhus Kommune. Aarhus Kommune er berettiget til at modregne boden i den førstkommende betaling til Entreprenøren, efter boden er forfaldet til betaling.
I forbindelse med indgåelse af nærværende aftale forpligter Entreprenøren sig desuden til at deltage i et informationsmøde med Aarhus Kommune. På mødet vil Aarhus Kommunes Sociale Forhold og Beskæftigelse orientere om de for- skellige frivillige muligheder, Entreprenøren har for at ansætte personer i praktikstillinger.
11.2 Etik og socialt ansvar
Entreprenøren og dennes underentreprenører skal overholde internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-kon- ventioner:
• Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og nr. 105)
• Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og nr. 111)
• Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgå- ende indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO- konvention nr. 138 og nr. 182)
• Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, nr. 98 og nr. 135)
• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155)
Entreprenøren og dennes underentreprenører skal respektere grundlæggende menneskerettigheder, herunder leve op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.
Såfremt Aarhus Kommune bliver bekendt med, at Entreprenøren eller dennes underentreprenører ikke lever op til betingelserne i denne klausul, kan Aarhus Kommune:
• kræve en tilsvarende ydelse, som opfylder Aftalens krav, eller
• efter påkrav kræve dagbøder 10.000 kr. pr. påbegyndt arbejdsdag, el- ler
• vælge at sidestille forholdet med væsentlig misligholdelse af Aftalen
Entreprenørens eventuelle omkostninger forbundet med at opfylde Aftalen med en tilsvarende ydelse er Aarhus Kommune uvedkommende
Dagbøder kan opkræves, indtil forholdene bringes i orden. Aarhus Kommune er berettiget til at modregne boden i betaling til Entreprenøren.
11.3 Børneattest
Entreprenøren og dennes personale samt eventuelle Underentreprenører skal i forbindelse med varetagelsen af denne aftale have en børneattest i henhold til Xxx om indhentelse af børneattest i forbindelse med ansættelse af personale
m.v. (LOV nr. 362 af 2. april 2014), samt Bekendtgørelse om indhentelse af børneattest ved ansættelse eller beskæftigelse af personer i skoler, fritids- og klubtilbud (BKG. nr. 494 af 21. maj 2014.
I henhold til Børneattestloven skal Entreprenøren eller dennes Underentrepre- nører indhente og være i besiddelse af børneattest på fast tilknyttet perso- nale, der som led i udførelsen af deres opgaver kan have direkte kontakt med børn under 15 år. Ved fast tilknyttet personale forstås, at det fra ansættelsens eller beskæftigelsens begyndelse er hensigten, at personens tilknytning til daginstitutionen, skolen eller lignende skal have mere end enkeltstående eller kortvarig karakter. Børneattest skal dog under alle omstændigheder indhen- tes, så snart medarbejderen har været tilknyttet dagsinstitutionen, skolen el- ler lignende i mere end 3 måneder, og inden for dette tidsrum i mindst 3 til- fælde eller i en sammenhængende periode af mere end 1 uges varighed har været tilknyttet entreprisen, forudsat at medarbejderen fortsat skal være til- knyttet dagsinstitutionen, skolen eller lignende.
Entreprenøren er ansvarlig for at indhente og være i besiddelse af godkendel- ser og attester i henhold til ovenstående for de af Entreprenørens samt even- tuelle Underentreprenørers personale, som varetager opgaveudførelserne i henhold til denne aftale.
Aarhus Kommune kan med behørigt varsel i hele perioden for entreprisens udførsel kræve at få fremsendt dokumentation for ovenstående på alt perso- nale, som varetager opgaveudførelserne i henhold til denne aftale.
11.4 Miljø, arbejdsmiljø, sundhed og sikkerhed
Arbejdet skal udføres i overensstemmelse med de til enhver tid gældende love og bekendtgørelser samt de af Arbejdstilsynet udsendte meddelelser, for- skrifter, cirkulærebeskrivelser og anvisninger mv. for miljø, arbejdsmiljø, sundhed og sikkerhed.
Det forudsættes, at Entreprenøren, ud fra et almindeligt kendskab til de af Af- talen omfattede opgaver, har viden om særlige og væsentlige arbejdsmiljøfor- hold, der er forbundet med opgavens udførelse og det regelgrundlag, som gælder herfor.
Entreprenøren skal kontrollere, at krav vedrørende miljø, arbejdsmiljø, sund- hed og sikkerhed opfyldes. Entreprenøren skal på anmodning kunne doku- mentere dette.
Entreprenørens personale skal anvende nødvendige personlige værnemidler, f.eks. åndedrætsværn og høreværn.
Det forudsættes, at entreprenøren har en arbejdsmiljøpolitik.
11.4.1 Påbud fra Arbejdstilsynet
Entreprenøren har pligt til omgående at orientere Aarhus Kommunes aftalean- svarlige, såfremt Entreprenøren modtager påbud fra Arbejdstilsynet i forbin- delse med udførelse af arbejder for Aarhus Kommune.
11.5 Miljøzone
Der er indført en miljøzone i Aarhus Midtby.
I miljøzonen er der krav om, at dieselkøretøjer over 3,5 tons – indregistrerede som lastbiler og busser – har påmonteret et partikelfilter, medmindre køretø- jet som minimum opfylder EURO 4 motornormen. De nævnte køretøjer skal i miljøzonen være forsynet med et miljøzonemærke, som udstedes ved ordi- nære bilsyn. Udenlandske køretøjer er ikke omfattet af mærkningen, men skal opfylde de tekniske krav. Miljøstyrelsen kan i særlige tilfælde dispensere fra partikelfilterkravet.
Yderligere oplysninger om miljøzonen kan findes på xxxx://xxx.xxx- xxx.xx/xx/xxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx.xxxx
Aarhus Kommune har i bekendtgørelse nr. 664 af 16. december 1982, vedta- get et tomgangsregulativ for holdende køretøjer med motoren i tomgang i Aarhus Kommune, som skal overholdes.
Det medfører, at motoren i et holdende motorkøretøj - herunder knallerter - må ikke være i gang i mere end 3 minutter.
Bestemmelsen gælder ikke for de tilfælde, hvor brug af motoren er nødvendig for køretøjets arbejdsfunktion samt ved nødvendig reparation og justering af motoren.
Undtaget fra bestemmelsen er endvidere motorkøretøjer, som befordrer per- soner, for hvem konstant varme er påkrævet som følge af varige lidelser, som eksempelvis omfatter lunge-, nyre- og kredsløbsfunktioner.
Overtrædelse af regulativet straffes med bøde. Sagerne behandles som politi- sager.
11.6 Medarbejdere
Af sikkerhedsmæssige årsager er det Entreprenørens pligt at sikre sig, at alt personalet beskæftiget med varetagelsen af denne kontrakt, forstår skriftlige og mundtlige instruktioner/meddelelser på dansk fra såvel arbejdsledelse som fra bestillers medarbejdere. Entreprenøren skal om nødvendigt afholde udgif- ter til, at medarbejderen kan følge et relevant dansk-kursus. Medarbejderen skal, såfremt det er relevant, påbegynde et dansk-kursus inden for de første to uger efter, at medarbejderen udfører opgaver under denne kontrakt.
11.6.1 Faglige kvalifikationer
Entreprenøren skal til enhver tid have det fornødne antal fagligt kvalificerede medarbejdere til rådighed, jf. Udbudsmaterialets afsnit 6.1. Medarbejderne skal være fuldt fortrolige med og fuldt kvalificerede til at udføre det krævede arbejde. Desuden skal medarbejderne, forinden de udfører opgaver, som er omfattet af Aftalen, have modtaget instruktion om alle forhold, der er rele- vante for opgavens udførelse, herunder særligt kvalitetskrav til arbejdet og relevante arbejdsmiljø- og sikkerhedsforhold.
Entreprenøren skal på anmodning fra Aarhus Kommune fremlægge dokumen- tation for medarbejdernes faglige kvalifikationer.
11.6.2 Ansættelsesvilkår
Alle medarbejdere på opgaven skal inden arbejdets påbegyndelse have mod- taget ansættelsesbevis efter ansættelsesbevisloven. Efter anmodning fra Aar- hus Kommune fremsender Entreprenøren inden for 5 hverdage kopi af ansæt- telsesbevis til Aarhus Kommune.
Alle medarbejdere på opgaven skal være ansat af Entreprenøren eller af en godkendt underentreprenør. Det er ikke tilladt for medarbejderne at gøre brug af egne medhjælpere, familiemedlemmer m.fl. ved arbejdets udførelse. Entreprenøren er ansvarlig for, at der kun anvendes medarbejdere med gyldig opholds- og arbejdstilladelse eller registreringsbevis. Medarbejdere, der er omfattet af disse regler, skal på Aarhus Kommunes forlangende fremvise gyl- dig opholds- og arbejdstilladelse eller registreringsbevis.
Efter anmodning fra Aarhus Kommune, fremlægger Entreprenøren inden for 5 hverdage dokumentation for, at der er sket indberetning af A-indkomst og A- skat for de medarbejdere, der er tilknyttet opgaven. Dokumentation fremlæg- ges i form af udskrift fra eIndkomst-registret.
Der henvises i øvrigt til Aftalens afsnit 11.1.
11.6.3 Identifikation af medarbejdere
Alle medarbejdere på opgaven skal bære synligt Id-kort, udstedt af Entrepre- nøren eller en godkendt underentreprenør. Kortet skal være forsynet med medarbejderens billede og en entydig identifikation af medarbejderen (med- arbejdernummer el. lign.). Firmanavn skal tydeligt fremgå på medarbejdernes arbejdstøj.
Entreprenørens personale skal ligeledes kunne identificere sig i form af skrift- lig legitimation.
11.7 Kvalitets- og miljøstyring
Entreprenøren er forpligtet til at drage omsorg for, at det gennem den lø- bende kvalitetsstyring sikres, at udførelse af ydelser omfattet af Aftalen til stadighed udføres i overensstemmelse med den kvalitet og de arbejdsgange, der er beskrevet i Aarhus Kommunes udbudsbetingelser af [dd.mm.åååå] og Entreprenørens tilbud af [dd.mm.åååå].
12 Forsikring
Entreprenøren er forpligtet til at tegne professionel erhvervsansvarsforsikring og opretholde sådan forsikring i hele aftaleperioden. Forsikringen skal mindst dække indtil 5 mio. danske kr. pr. skade og 5 mio. danske kr. pr. forsik- ringsår.
Entreprenøren skal senest 30 kalenderdage inden nærværende Aftales ikraft- træden fremsende dokumentation for tegnet erhvervsansvarsforsikring i hen- hold til ovenstående.
Entreprenøren skal varetage al sagsbehandling angående skadesanmeldelse mv.
Aarhus Kommune er berettiget til på ethvert tidspunkt i Aftalens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft.
Såfremt Entreprenøren anvender underentreprenører til opfyldelse af Aftalen, er Entreprenøren forpligtet til at sørge for, at underentreprenørerne på samme måde opfylder ovennævnte krav om forsikringsdækning. Aarhus Kom- mune kan ligeledes på ethvert tidspunkt i Aftalens løbetid forlange dokumen- tation herfor.
13 Overdragelse af Aftalen
Ingen af parterne er berettiget til at overdrage sine rettigheder og forpligtel- ser i henhold til nærværende Aftale til tredjemand uden forudgående skriftlig accept fra den anden part.
13.1 Brug af underentreprenører
Entreprenøren er som udgangspunkt alene berettiget til at anvende eventuelle underentreprenører oplyst senest ved tilbudsafgivelsen på det enkelte miniud- bud, såfremt underentreprenørerne er kendte på tidspunktet for tilbudsafgi- velsen.
Såfremt Entreprenøren foretager ændringer eller udskiftninger i underentre- prenørerne i byggeperioden for den enkelte opgave, skal Aarhus Kommune godkende ændringen.
13.2 Entreprenøren baserer sig på andre aktørers formåen Såfremt Entreprenøren er udvalgt på baggrund af en erklæring om at basere sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, er Entreprenøren over for Aarhus Kommune forplig- tet til at benytte sig af disse i hele aftaleperioden.
Navn på den / de aktører, hvorpå Entreprenøren baserer sin [finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen]:
[Skal kun medtages i det omfang, at Entreprenøren i tilbudsfasen har afleve- ret erklæring på, at de baserer sig på anden aktørs formåen.]
14 Lovvalg og tvister
Tvister afgøres efter AB92 med Aarhus Kommunes tilføjelser. Nærværende Aftale er undergivet dansk ret.
Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med nærværende Aftale, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvar- lig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten.
Når dette har været forsøgt, er hver af parterne berettiget til at kræve uover- ensstemmelsen afgjort ved Retten i Aarhus ved første instans.
15 Myndighedskrav m.v.
Entreprenøren er forpligtet til at overholde alle myndighedskrav, der er gæl- dende for opfyldelse af Aftalen, såvel på tidspunktet for Aftalens indgåelse som i aftaleperioden, ligesom det fulde ansvar efter arbejdsmiljøloven for de beskæftigede medarbejdere, og den i forbindelse hermed nødvendige forsik- ringsdækning, er pålagt Entreprenøren.
Entreprenørens ansvar gælder også for eventuelle underentreprenører.
Forekommer der overtrædelse af myndighedskrav, vil det være at betragte som væsentlig misligholdelse fra Entreprenørens side.
16 Ret til tidsfristforlængelse
Jf. bilag 7 AB92 med Aarhus Kommunes tilføjelser.
17 Misligholdelse
Enhver af parterne kan hæve Aftalen uden varsel med virkning for fremtidige leverancer, såfremt modparten gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse, eller såfremt aftalegrundlaget gentagne gange overtrædes, uden at der isoleret set foreligger en væsentlig misligholdelse.
Gør Entreprenøren sig skyldig i væsentlig misligholdelse kan Aarhus Kom- mune opkræve en bod, svarende til 2 % af de seneste 12 måneders omsæt- ning på Aftalen.
Som væsentlig misligholdelse betragtes bl.a.:
• Gentagne tilfælde af ydelser af utilfredsstillende kvalitet, hvor dette ikke skyldes Aarhus Kommunes forhold eller forhold i øvrigt, som Aarhus Kom- mune bærer risikoen for
• Gentagne tilfælde af manglende overholdelse af forhold ved udførelse af ydelsen (jf. Udbudsbetingelsernes afsnit 6)
• Manglende overholdelse af bestemmelserne om klausul om arbejdsvilkår (jf. afsnit 11.1)
• Manglende overholdelse af bestemmelserne om miljø, arbejdsmiljø, sund- hed og sikkerhed (jf. afsnit 11.4)
• Manglende overholdelse af bestemmelserne om etik og socialt ansvar (jf. afsnit 11.2)
• Overtrædelse af offentlige påbud (jf. afsnit 15 om Myndighedskrav.)
I øvrigt er parterne ansvarlige efter dansk rets almindelige regler om mislig- holdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, erstatningsansvar mv., jf. dog afsnit 18.
18 Ophævelse og opsigelse af Aftalen
18.1 Aarhus Kommunes rettigheder
Aarhus Kommune kan i tilfælde af væsentlig eller gentagen misligholdelse fra Entreprenørens side ophæve Aftalen med virkning for fremtidige leverancer, ved skriftlig meddelelse herom til Entreprenøren, jf. Aftalens afsnit 17.
Derudover har Aarhus Kommune ret til at opsige Aftalen uden, at Entreprenø- ren har ret til erstatning eller økonomisk kompensation, hvis:
• Entreprenøren afhænder sin virksomhed helt – eller hvis ejerskabet til virksomheden delvist overgår til anden virksomhed
• Entreprenøren bliver insolvent eller anmelder betalingsstandsning
• Entreprenøren går konkurs – eller ved åbning af tvangsakkord, likvida- tion eller tvangslikvidation
Hvis Aarhus Kommunes udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og Klagenævnet for Udbud eller domstolene annullerer Aarhus Kommunes beslutning om at tildele Entreprenøren Aftalen, erklærer Aftalen
for ”uden virkning”, anser en ændring af Aftalen for en ændring af grundlæg- gende elementer, der ville have krævet en ny udbudsbekendtgørelse eller i øvrigt pålægger Aarhus Kommune at bringe Aftalen til ophør, kan Aftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af Aarhus Kommune med 30 da- ges varsel til den 1. i en måned. Uanset tidspunktet for opsigelse kan Entre- prenøren ikke kræve erstatning som følge af opsigelsen.
Ophævelse/opsigelse af Aftalen fritager ikke Entreprenøren for et eventuelt erstatningsansvar.
18.2 Virkning af ophævelse og opsigelse
Ved ophævelse eller opsigelse af Aftalen tilbagebetaler Entreprenøren eventu- elt modtaget vederlag for endnu ikke fuldførte leverancer, og Aarhus Kom- mune betaler for eventuelle fuldførte, men endnu ikke betalte, leverancer.
Aarhus Kommune kan foretage modregning i betalingen, såfremt Aarhus Kommune har krav mod Entreprenøren.
19 Fortrolighed
Aftalen betragtes som fortrolig. Entreprenøren har i forhold til tredjemand tavshedspligt med de oplysninger, som Entreprenøren og dennes ansatte kommer i besiddelse af ved samhandel med Aarhus Kommune.
Tavshedspligten gælder også efter Aftalens udløb.
Aftalen må hverken helt eller delvist offentliggøres, uden at Parterne på for- hånd og skriftligt har aftalt, hvad der skal/kan offentliggøres.
Fortroligheden må dog vige i den udstrækning, at lovgivningen, herunder lov om offentlighed i forvaltningen, forpligter Aarhus Kommune til at videregive oplysninger til tredjemand.
20 Markedsføring
Brug af Aarhus Kommune i markedsføringsøjemed og/eller som reference kan kun ske efter forudgående godkendelse fra Aarhus Kommunes aftaleansvar- lige.
21 Betingelser for indgåelse af Aftalen
Nærværende Aftale er betinget af, at Aarhus Kommune kan godkende forsik- ringsbetingelserne for den af Entreprenøren tegnede professionelle erhvervs- ansvarsforsikring. Dokumentation for relevant erhvervsansvarsforsikring skal fremsendes til Aarhus Kommune inden 30 dage inden aftalens ikrafttræden.
22 Underskrift
Nærværende Aftale underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar.
Entreprenøren skal underskrive ved tegningsberettiget person eller person, som har modtaget fuldmagt fra den tegningsberettigede.
For Aarhus Kommune: For [Entreprenøren]:
Dato: Dato:
[Navn] [Navn]
23 Bilag til Aftalen
1. Entreprenørens tilbudsliste af [dd.mm.åååå]
2. [Bilagets navn]
3. [Bilagets navn]